WYBRANE METODY DOSKONALENIA SYSTEMÓW ZARZDZANIA. L. KRÓLAS 1, P. KRÓLAS 2 Orodek Kwalifikacji Jakoci Wyrobów SIMPTEST ul. Przemysłowa 34A Pozna

Transkrypt

1 22/21 ARCHIWUM ODLEWNICTWA Rok 2006, Rocznik 6, Nr 21(1/2) ARCHIVES OF FOUNDARY Year 2006, Volume 6, Nº 21 (1/2) PAN Katowice PL ISSN WYBRANE METODY DOSKONALENIA SYSTEMÓW ZARZDZANIA L. KRÓLAS 1, P. KRÓLAS 2 Orodek Kwalifikacji Jakoci Wyrobów SIMPTEST ul. Przemysłowa 34A Pozna STRESZCZENIE Doskonalenie systemów zarzdzania zgodne z przedmiotowymi normami jest obowizkowe. Mona równie doskonali systemy zarzdzania przez ich integracj. W referacie przedstawiono przykłady metod doskonalenia systemu zarzdzania i korzyci z nich wynikajce. Key words: managing systems, improvement, integrated managing systems 1. WPROWADZENIE Obecnie gospodarka wolnorynkowa wymaga od wszystkich firm (małych, rednich i duych) dostosowania si do zachodzcych w ich otoczeniu zmian, uwzgldniajcych ostr konkurencj, potrzeb pozyskiwania nowych rynków zbytu i racjonalizacj działalnoci. Potwierdzeniem realizacji wymienionych działa przez poszczególne organizacje jest wdroenie, utrzymanie i rozwój jednego systemu lub wicej systemów zarzdzania. Na podstawie wieloletnich dowiadcze Orodka Kwalifikacji Jakoci Wyrobów SIMPTEST w Poznaniu mona stwierdzi, e najczciej opracowuje si i wdraa, a póniej doskonali nastpujce systemy zarzdzania jakoci wg wymaga norm PN-EN 9001 [1] lub /TS [2], PN-EN [3] albo innych branowych, zarzdzania rodowiskowego wg PN- EN 14001:2005 [4] w ostatnim okresie i/lub EMAS [5], zarzdzania 1 dr in., Ludwik.Krolas@simptest.poznan.pl 2 pawel.krolas@simptest.poznan.pl

2 bezpieczestwem i higien pracy wg PN-N-18001:2004 [6], zarzdzania bezpieczestwem informacji wg PN-I [7]. Wprowadzenie jednego lub wicej z wymienionych systemów zarzdzania i ich potwierdzenie certyfikacj systemu(ów) podnosi wiarygodno danej organizacji wród zainteresowanych stron takich jak: klienci, pracownicy, instytucje samorzdowe i pastwowe (np. urzdy gminne, miejskie i wojewódzkie, PIO, PIP i inne), banki, potencjalni inwestorzy, instytucje ubezpieczeniowe. Ustanowione i wdroone systemy zarzdzania powinny by cigle doskonalone i modernizowane w celu poprawy i rozwoju działalnoci poszczególnych organizacji. 2. METODY DOSKONALENIA STOSOWANYCH SYSTEMÓW ZARZDZANIA Obecnie mona wyodrbni 2 zasadnicze metody doskonalenia utworzonych, wdroonych i utrzymywanych systemów zarzdzania. S one nastpujce: 1) Doskonalenie systemu(ów) zarzdzania obowizkowe, wynikajce z wymaga poszczególnych przedmiotowych norm, co jest realizowane jest ono po takich działaniach systemowych jak np.: a) analizy zapisów, b) badanie zadowolenia klientów, c) audity (wewntrzne, klientowskie i jednostek certyfikujcych), d) przegldy zarzdzania stymulujcych przeprowadzenie działa korygujcych i/lub zapobiegawczych. 2) Doskonalenie i rozwój stosowanych systemów zarzdzania poprzez utworzenie nowych systemów zarzdzania jako: a) nowe, funkcjonujce niezalenie (równoległe) od istniejcych, b) nowe, ale funkcjonujce z istniejcymi jako zintegrowane systemy zarzdzania Obowizkowe działania doskonalce W przypadku prowadzenia tradycyjnych działa doskonalcych, realizowane s one wg obowizujcych udokumentowanych procedur (działania korygujce i zapobiegawcze). Zdarza si jednak czasami realizacja działa korygujcych o duym zakresie działania wymagajcych powołania np. interdyscyplinarnego zespołu specjalistów. W takim przypadku optymalnym działaniem jest opracowanie Planu jakoci dla realizacji danego przedsiwzicia. Plan taki systematyzuje niezbdne do podjcia działania, okrela ich metodyk (poprzez przywołanie odnonej dokumentacji np. procedury, instrukcji), podaje odpowiedzialnych za realizacj oraz moe okrela termin i niezbdne rodki do realizacji tematu (przedsiwzicia lub poszczególnego działania). 216

3 2.2. Rozwój wdroonych systemów zarzdzania W przypadku rozwoju stosowanych systemów zarzdzania mona stosowa jedn z dwóch wymienionych metod, które zostały przedstawione na rysunkach 1 i (1) PN-I (4) PN-N (1) do (4) - kolejno wdraania Rys. 1. Schodkowe utworzenie, wdroenie i utrzymanie systemów zarzdzania w organizacjach bez ich integracji Fig. 1. Step-by-step creation, implementation and maintenance of managing systems in organizations without integration Przedstawione na rys. 2 przykłady podaj rón kolejno wdraania i integracji systemów zarzdzania. Z dowiadczenia wynika, e najkorzystniej jest rozpocz projektowanie i utworzenie Zintegrowanego Systemu Zarzdzania od systemu jakoci wg Zawsze przy rozbudowie stosowanych systemów zarzdzania wystpuj te same elementy w systemach zarzdzania, ale nie zawsze razem we wszystkich systemach realizowane. Wspólne elementy we wdroonych systemach zarzdzania w organizacji: polityki systemów zarzdzania, schemat organizacyjny Systemu, zakresy obowizków i uprawnie, planowanie systemów zarzdzania, programy realizacji poszczególnych polityk, zarzdzanie przepisami i wymaganiami prawnymi, nadzorowanie dokumentów, zarzdzanie zapisami, szkolenia, 217

4 9001 (1) PN-I PN-N PN-I (1) PN-N (1) do - kolejno wdraania Rys. 2. Przykłady rónych metod integracji systemów zarzdzania Fig. 2. Examples of different methods of integration of managing systems zakupy, komunikacja wewntrzna i zewntrzna, działania korygujce, działania zapobiegawcze, nadzorowanie wyposaenia do pomiarów i monitorowania, 218

5 sterowanie operacyjne, audity wewntrzne prowadzone oddzielnie dla poszczególnych systemów, przegldy zarzdzania systemem prowadzone indywidualnie dla poszczególnych systemów zarzdzania. Nie wszystkie z wymienionych elementów w przypadku indywidualnego wdroenia systemów zarzdzania s realizowane, poniewa czsto powoływani s pełnomocnicy dla kadego systemu, którzy zarzdzaj oddzielnie kady swoim systemem. Taka sytuacja powoduje istotne zwikszenie kosztów stosowania poszczególnych systemów, biurokracji i straty czasu niezbdnego do stosowania i utrzymania poszczególnych systemów (np. w przypadku trzech systemów na potrójne audity, przegldy zarzdzania). 3. KORZYCI WYNIKAJCE Z DOSKONALENIA PRZEZ ROZWÓJ SYSTEMÓW ZARZDZANIA Korzyci wynikajce z: 1) obowizkowego doskonalenia stosowanego systemu zarzdzania: zwikszenie wiadomoci pracowników w zakresie organizacji, realizacji i poprawy jakoci produkcji i wyrobów finalnych, wiksza ni przed wdroeniem systemów zarzdzania dyscyplina technologiczna i organizacyjna, przy poprawnym stosowaniu systemów zarzdzania zmniejszenie kosztów braków wewntrznych i reklamacji i/lub kosztów kar za nieprzestrzeganie wymaga BHP, zarzdzania rodowiskowego i innych, uproszczenie (zmniejszenie objtoci) dokumentacji, nie wczeniej jak po roku stosowania systemów zarzdzania, poprawienie wskaników i mierników procesów. 2) doskonalenia systemów zarzdzania przez integracj: poprawa jakoci i niezawodnoci produkowanych wyrobów i wiadczonych usług zgodnie z wymogami specyfikacji i wymogami prawnymi, poprawa wizerunku organizacji wród klientów, dostawców i innych zainteresowanych stron (np. PIO, urzdy miejskie, wojewódzkie, UE, policja, społeczestwo), poprawa komunikacji wewntrznej i zewntrznej, wiksza atrakcyjno organizacji dla potencjalnych inwestorów (udziałowców), wiksza wiarygodno dla banków I firm ubezpieczeniowych, lepsza organizacja pracy, zmniejszajca ryzyko popełniania błdów, złej jakoci oraz awarii, objcie ochron informacji przetwarzanych w firmie przed utrat, modyfikacj, kradzie lub ujawnieniem, mniejsze koszty opracowania zintegrowanego systemu zarzdzania od kosztów opracowania kadego z pojedynczych stosowanych systemów oddzielnie, 219

6 zmniejszenie biurokracji i kosztów zarzdzania istniejcych systemów zarzdzania poprzez ograniczenie dokumentacji systemu, zmniejszenie iloci pełnomocników. 4. WNIOSKI 1) Doskonalenie stosowanych systemów zarzdzania jest obowizkiem kadej organizacji, wynikajcym z przedmiotowych norm. 2) Zawsze wprowadzenie nowych systemów zarzdzania daje efekty organizacyjne i materialne organizacji. 3) Najlepsze efekty organizacji moe przynie rozbudowa stosowanych systemów zarzdzania o nowe z równoczesnym łczeniem wszystkich systemów w Zintegrowany System Zarzdzania. LITERATURA [1] PN-EN 9001:2001 Systemy zarzdzania jakoci. Wymagania. [2] /TS Systemy zarzdzania jakoci. Szczegółowe wymagania stosowania 9001:2000 w przemyle motoryzacyjnym w produkcji seryjnej oraz produkcji czci zamiennych. [3] PN-EN Wyroby medyczne. Systemy zarzdzania jakoci. Wymagania konieczne do spełnienia wymogów przepisów. [4] PN-EN 14001:2005 Systemy zarzdzania rodowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania. [5] EMAS System Ekozarzdzania i Auditu wg Rozporzdzenia (WE) NR 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca [6] PN-N-18001:2004 Systemy zarzdzania bezpieczestwem i higien pracy. [7] PN-I Systemy zarzdzania bezpieczestwem informacji. Specyfika i wytyczne do stosowania. (Polskie tłumaczenie normy BS :2002). SUMMARY CHOSEN METHODS OF IMPROVEMENT OF SYSTEMS OF MANAGEMENTS Improvement of management systems according to basic norms is a neccesity. It is possible also to improve management systems by their integration. In the lecture there are presented methods of improvement of management system and the advantages of it. Recenzował: prof. Jan Głownia. 220