Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku Działając na podstawie upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownicy Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli: 1. Ewa Juralewicz główny specjalista, nr upoważnienia 41/2015, 2. Grażyna Derdzińska inspektor, nr upoważnienia 40/2015, 3. Henryk Barna inspektor, nr upoważnienia 39/2015 przeprowadzili w dniach od 30 września 2015 r. do 23 października 2015 r. kontrolę problemową w zakresie postępowania z depozytami wartościowymi i pieniężnymi mieszkańców Domu Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku. Kontrolą objęto: - uregulowania wewnętrzne dotyczące zasad postępowania ze środkami pieniężnymi i rzeczami wartościowymi mieszkańców, - zakres odpowiedzialności pracowników za gospodarkę środkami depozytowymi mieszkańców, - prawidłowość funkcjonowania DPS w zakresie zapewnienia bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych, - prawidłowość postępowania z depozytami po śmierci mieszkańca. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Leśnej 8 w Słupsku. Podstawa prawna : 1. Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 163 ze zm.), 2. Ustawa z dnia 18 października 2006 r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. z 2006 Nr 2008, poz ze zm.), 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2004 Nr 210 poz ), 4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 01 października 1991 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania przy zabezpieczaniu spadku i sporządzaniu spisu inwentarza (Dz. U. Nr 92, poz. 411), 5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. z 2012 r., poz. 964), 6. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2013 r. w sprawie wykazu wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie (Dz. U. z 2013 r., poz. 1565). USTALENIA KONTROLI Dom Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku jest samodzielną jednostką organizacyjną Miasta Słupsk miasta na prawach powiatu. Aktem prawnym regulującym zadania, strukturę organizacyjną i sposób działania jednostki jest statut nadany uchwałą Nr XI/133/11 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 czerwca 2011 r. Zgodnie ze statutem oraz decyzją Wojewody Pomorskiego nr PS-IV z 10 maja 2011 roku Dom Pomocy Społecznej posiada 86 miejsc dla mieszkańców, w tym: - 43 miejsca dla osób w podeszłym wieku, - 43 miejsca dla osób przewlekle somatycznie chorych. Przedmiotem podstawowej działalności Domu jest świadczenie, na rzecz mieszkańców wymagających całodobowej opieki, usług bytowych, opiekuńczych, wspomagających i edukacyjnych na poziomie obowiązującego standardu w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb.

2 Dyrektorem Domu pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku jest Pani Wanda Perchel, zatrudniona w jednostce z dniem r. W aktach osobowych pani Perchel znajduje się zakres czynności, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku dyrektora z dnia r oraz pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych, związanych z kierowaniem bieżącą działalnością jednostki udzielone zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska Nr 23/ZiSS/2014 z dnia 21 stycznia 2014 r. Obowiązki głównego księgowego w jednostce pełni pani xxxxxxxxxxxxx, zatrudniona w jednostce od dnia r. W aktach osobowych pani xxxxxx znajduje się zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień z dnia r. oraz zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia r. Na dzień rozpoczęcia kontroli w placówce zamieszkiwało 86 osób, w tym: - 24 osoby ubezwłasnowolnione całkowicie, - 2 osoby ubezwłasnowolnione częściowo. Z informacji złożonej przez pracownika socjalnego wynika, że: - 20 mieszkańców samodzielnie dysponuje środkami pieniężnymi, - 19 mieszkańców posiada przedstawiciela ustawowego spoza DPS, - 3 mieszkańców posiada przedstawiciela ustawowego w osobie pracownika DPS, - 44 mieszkańców wyraziło zgodę na pobieranie przez pracownika socjalnego swoich środków pieniężnych na dokonywanie zakupów. Z przedstawionej przez główną księgową ewidencji wynika, że na dzień rozpoczęcia kontroli: - funkcjonowało 85 indywidualnych rachunków bankowych dla mieszkańców (jeden mieszkaniec nie wyraził zgody na prowadzenie rachunku w ramach DPS), - na koncie 139 Inne rachunki bankowe znajdowały się depozyty 12 zmarłych mieszkańców. Osobami odpowiedzialnymi za gospodarkę środkami pieniężnymi mieszkańców Domu są następujący pracownicy: Pani xxxxxxxxxxxxxxxx kierownik Działu Opiekuńczo-Terapeutycznego. Z zakresu czynności z dnia r. wynika, że do obowiązków pani xxxxxxxxxxxx należy m.in. dokonywanie zakupów na rzecz mieszkańców i dysponowanie środkami finansowymi mieszkańców niepełnosprawnych oraz prowadzenie rejestru wraz z rachunkami. Pani xxxxxxxxxxxx pracownik socjalny. Z zakresu czynności z dnia r. wynika, że do obowiązków pani xxxxxxxx należy między innymi: - informowanie mieszkańców o przysługujących mu prawach, przywilejach i obowiązkach, - dokonywanie zakupów na rzecz mieszkańców i dysponowanie środkami finansowymi mieszkańców niepełnosprawnych, prowadzenie rejestru wraz z rachunkami, - reprezentowanie i obrona praw mieszkańców. Pani xxxxxxxxxxxxxxxx zatrudniona na stanowisku inspektora. Z zakresu obowiązków z dnia r. wynika, że do obowiązków pani xxxxxxxxx należy między innymi: - prowadzenie gospodarki kasowej DPS, w tym wypłata emerytur i rent dla mieszkańców, - sporządzanie list i księgowanie obciążeń za leki, - prowadzenie księgi depozytów. W aktach osobowych znajduje się oświadczenie o odpowiedzialności materialnej z r. Pani xxxxxxxxxx instruktor terapii zajęciowej. Wykonywanie poleceń zleconych przez dyrektora wynika z zakresu czynności z r. 2

3 Pani xxxxxxxxxxxxxxx terapeuta. Z zakresu obowiązków z r. wynika, że pani xxxxxxxxx pełni zastępstwo za pracownika socjalnego i uczestniczy w realizacji zadań w tym zakresie. Zarządzeniem Nr 16/2010 Dyrektora DPS Leśna Oaza w Słupsku z 10 grudnia 2010 r. w sprawie wyznaczenia osoby do prowadzenia i rozliczania środków finansowych mieszkańców DPS Leśna Oaza w Słupsku, którzy ze względu na niepełnosprawność nie są w stanie samodzielnie dokonywać zakupów na swoje potrzeby, jako osobę odpowiedzialną w tym zakresie wskazano panią xxxxxxxxxxxxxx. Pani xxxxxxxxx odpowiedzialna jest więc za prowadzenie i rozliczanie środków finansowych mieszkańców. Na czas jej nieobecności, obowiązki przejmuje pani xxxxxxxxxxx lub pani xxxxxxxxxxxxx. W trakcie kontroli, w dniu r. pani xxxxxxxxxx i pani xxxxxxxxxxx złożyły oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone środki finansowe mieszkańców. Natomiast pani xxxxxxxxxxxx oświadczenie swoje złożyła w dniu r. Brak oświadczenia o odpowiedzialności materialnej pani xxxxxxxxxxxxx. Uregulowania wewnętrzne dotyczące zasad postępowania ze środkami pieniężnymi i rzeczami wartościowymi: 1) Zarządzeniem Nr 11/2014 Dyrektora DPS Leśna Oaza w Słupsku z dnia 30 maja 2014 r. wprowadzono zmiany do zarządzenia Nr 17/2010 Dyrektora DPS z 10 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w DPS. Załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia po zmianach stanowi Instrukcja obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych w DPS Leśna Oaza w Słupsku. 2) Zarządzeniem Nr 5/2012 Dyrektora DPS Leśna Oaza w Słupsku z dnia 23 lutego 2012 r. w sprawie wprowadzenia do obowiązywania procedur DPS Leśna Oaza w Słupsku wprowadzono między innymi procedury: - Nr PS/7/12 z 22 lutego 2012 r. - Procedura przyjmowania mieszkańców do Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku, - Nr PS/13/12 z 22 lutego 2012 r. - Procedura dokonywania zakupów dla mieszkańców Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku, - Nr PSF/01/12 z 22 lutego 2012 r. - Procedura postępowania z depozytami mieszkańców, - Nr POT/38/12 z 22 lutego 2012 r.- Procedura zakupu leków, środków opatrunkowych i sprzętu do gabinetu medycznej pomocy doraźnej. Kontrolą objęto losowo wybrane akta osobowe 22 mieszkańców i dokonano ich analizy w oparciu o funkcjonujące w jednostce uregulowania: 1) Procedura przyjmowania mieszkańców do Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku Zgodnie z procedurą Nr PS/7/12 z 22 lutego 2012 r. - Procedura przyjmowania mieszkańców do Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku, pracownik socjalny informuje mieszkańca o możliwości zabezpieczenia rzeczy wartościowych bądź większych sum pieniężnych przed ewentualnym zagarnięciem. Kontrola wybranych akt wykazała, że we wszystkich aktach znajdują się oświadczenia mieszkańców z zapisem dotyczącym możliwości skorzystania z tego rodzaju zabezpieczenia. Jednocześnie zgodnie z przyjętą procedurą mieszkańcy informowani są o możliwości otwarcia na ich rzecz subkonta do wpływu środków z przysługujących im świadczeń. Mieszkańcom, którzy wyrazili zgodę, są one otwierane w ramach umowy zawartej do rachunku bieżącego DPS Leśna Oaza. 3

4 Ponadto pracownik socjalny zawiadamia ZUS, KRUS, MOPR lub inną instytucję wypłacającą świadczenia o przyjęciu mieszkańca i o związanej z tym konieczności potrącania należności 70% za pobyt w DPS i przekazywania 30% świadczenia na nowy, wskazany rachunek. W aktach osobowych pensjonariuszy znajdują się powyższe zawiadomienia podpisane zarówno przez pracownika socjalnego jak i przez mieszkańca/opiekuna prawnego. Pracownik socjalny zapoznaje również mieszkańca z prawami i obowiązkami określonymi w regulaminie organizacyjnym DPS i informuje o wysokości odpłatności za pobyt w Domu. Ponadto w regulaminie organizacyjnym wprowadzonym zarządzeniem Nr 1317/ZiSS/12 z dnia 17 grudnia 2012 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego DPS Leśna Oaza zapisano w 19 pkt 9, że mieszkaniec DPS ma prawo do dysponowania posiadanym mieniem i środkami finansowymi. Dla mieszkańców placówki otwierane są indywidualne rachunki w ramach umowy nr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx na wniosek składany elektronicznie przez kontrolowaną jednostkę do banku. Dla wnioskowanego rachunku obowiązują aktualne karty wzorów podpisów do rachunku bankowego nr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Należy zaznaczyć, że DPS jest jedynie depozytariuszem środków pieniężnych zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych, służących wyłącznie do przechowywania środków pieniężnych swoich pensjonariuszy. Właścicielami tych środków są osoby fizyczne mieszkańcy Domu. Ze względu na brak określenia w dokumentacji wewnętrznej jednostki zasad obiegu dokumentów w zakresie ewidencji środków mieszkańców, zarządzeniem nr 9/2015 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku z dnia 14 października 2015 r. wprowadzono zmiany do zarządzenia nr 17/2010 z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości. Zmiany dotyczyły między innymi dodania w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych rozdziału XIII - Ewidencja środków mieszkańców. Kontrolą objęto wpływy i wydatki za miesiąc wrzesień 2015 r. na rachunkach bankowych losowo wybranych mieszkańców. Porównano wyciągi z indywidualnych rachunków mieszkańców z dokonanymi w kasie wypłatami należnych świadczeń. Sprawdzono zgodność ww. obrotów z decyzjami. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 2) Procedura dokonywania zakupów dla mieszkańców Zgodnie z procedurą dokonywania zakupów dla mieszkańców Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" w Słupsku każdy mieszkaniec posiada indywidualne subkonto w ramach konta DPS. Procedurę stosuje się w stosunku do mieszkańców, którzy nie są w stanie samodzielnie dokonywać zakupów ze względu na stan zdrowia. W toku kontroli stwierdzono, że z konta mieszkańca za jego pisemną zgodą regulowane są opłaty za pobyt oraz zakup leków. Kontrola wybranych 22 teczek wykazała, że w aktach osobowych znajdowały się poświadczone podpisem zgody mieszkańców lub ich opiekunów prawnych na pobieranie z otwartego na ich rzecz rachunku niezbędnych środków finansowych celem uregulowania ustalonych kosztów pobytu w DPS oraz zakupionych na jego potrzeby leków i pampersów. Raz w miesiącu kierownik Działu Opiekuńczo-Terapeutycznego pobiera z zeszytu mieszkańców kwotę na pieluchomajtki a otrzymaną fakturę umieszcza w zeszycie. Pozostała kwota pozostaje do dyspozycji mieszkańca. Mieszkańcom, którzy nie mogą samodzielnie dysponować środkami finansowymi, zakładane są zeszyty do rozliczania pobieranych z subkonta środków finansowych. Kasjerka wypłaca je osobie upoważnionej zgodnie z datą wpływu świadczenia emerytalnego. Pobrane kwoty 4

5 ewidencjonowane są ( dodawane ) do poszczególnych zeszytów mieszkańców. Zgodnie z zapisem procedury, Kierownik Działu Opiekuńczo-Terapeutycznego wspólnie z pracownikiem socjalnym przynajmniej raz w tygodniu ocenia potrzeby bytowo-rzeczowe mieszkańców, sporządza wykaz zakupów (według wzoru - załącznik nr 1 do procedury) i dokonuje zakupów. Pieniądze na zakupy pobiera za pisemną zgodą mieszkańca pracownik socjalny, a w razie jego nieobecności kierownik DOT. Rozliczenie zaliczki następuje w dniu wpisu paragonu do zeszytu, nie później niż dnia następnego po dokonaniu zakupów. Dwa razy w roku komisja powołana przez dyrektora placówki dokonuje kontroli losowo wybranych zeszytów i sporządza protokół (zarządzenie nr 24/2009 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku z dnia 10 listopada 2009 roku w sprawie powołania Komisji do sprawdzania sposobu przechowywania i wydatkowania środków pieniężnych mieszkańców Domu). Zgodnie z przywołanym zarządzeniem powołano komisję w składzie: - pani xxxxxxxxxxxxxxxx, - pani xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, - pani xxxxxxxxxxxxxxx. Komisja została zobowiązana do przeprowadzania kontroli co najmniej raz na pół roku. Po przeprowadzonej kontroli komisja sporządza protokół i przedstawia go Dyrektorowi jednostki. W trakcie kontroli stwierdzono, że w wybranej losowo grupie 22 osób, zeszyty założone były dla 19 pensjonariuszy. W każdym przypadku w aktach mieszkańca znajdowała się ich pisemna zgoda. Trzy osoby z wybranej grupy samodzielnie dysponują swoimi środkami pieniężnymi, dokonując zakupów i opłat. Po dokonaniu analizy zapisów procedury i postępowania w jej zakresie, kontrolujący stwierdzili: - mieszkaniec wyraża pisemną zgodę na pobieranie świadczenia z subkonta przez panią xxxxx xxxx pracownika socjalnego DPS, upoważniając ją jednocześnie do prowadzenia zeszytu rozliczeniowego i dokonywania wskazanych przez niego zakupów. Zgoda podpisywana jest przez mieszkańca, świadka i pracownika socjalnego, - obowiązująca na dzień rozpoczęcia kontroli procedura zakupów nie normuje w pełni sposobu postępowania z zaliczkami, którymi dysponują upoważnieni pracownicy. W zapisach jej brak uszczegółowienia sposobu oceniania potrzeb mieszkańców, sporządzania wykazu zakupów oraz zasad rozliczania pobranych środków pieniężnych, - zgodnie z zapisami procedury wyznaczeni pracownicy dokonują drobnych zakupów spożywczych, przemysłowych, odzieżowych, higienicznych oraz regulują rachunki wskazane przez pensjonariusza, - w zeszytach znajdują się imienne faktury za pampersy, - zakupy dla mieszkańców dokonywane są na podstawie wykazu zakupów, który nie jest zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik do procedury. Zawiera on jedynie imienne zapotrzebowanie a w rubryce uwagi kwotę pobranych środków finansowych. Brakuje na nim podpisu osoby sporządzającej wykaz, akceptacji Kierownika DOT oraz zapisu o całkowitej kwocie pobranej zaliczki, - imienne zeszyty stanowią ewidencję przychodów z tytułu wpłat oraz rozchodów z tytułu zakupów i opłat oraz wskazują stan konta saldo, - w przedstawionej dokumentacji wydatków na zakupy mieszkańców brak dowodów zakupu usług fryzjerskich. Z wyjaśnień pani Dyrektor jak i pracownika socjalnego wynika, że usługi fryzjerskie świadczone są na rzecz mieszkańców przez osobę trzecią, za które mieszkańcy w ramach podziękowania przekazują niewielkie sumy pieniężne, - w imiennych zeszytach mieszkańców widnieje podział rozliczeniowy na miesiące. W każdym miesiącu wpisywana jest data zakupu, opis zakupu oraz kwota wydatku, 5

6 - wpisy wpływów do zeszytów z kasy są zgodne z kwotami zawartymi w ewidencji kasowej wypłat emerytur lub zasiłków za dany miesiąc, - potwierdzenia zrealizowanych zakupów w postaci faktur, rachunków i paragonów przechowywane są w zeszytach do czasu przeprowadzenia kontroli przez powołaną w tym celu komisję. Z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej wydatkowania i przechowywania środków pieniężnych mieszkańców Domu sporządzany jest protokół. Z jego zapisów wynika, że sprawdzeniu podlegają wpisy w zeszytach dotyczące zrealizowanych zakupów z załączonymi rachunkami, zgodność salda oraz zasadność wydatku (ostatni sporządzony protokół nr 1/2015 z dnia 16 czerwca 2015 r.). Po przeprowadzonej kontroli dokumentacja w postaci paragonów, faktur i rachunków jest likwidowana, - mieszkaniec, na rzecz którego realizowane są zakupy, nie jest zobowiązany do potwierdzenia ich otrzymania, co jest zgodne z przyjętą w jednostce procedurą, - w zeszytach nie stwierdzono błędów pod względem rachunkowym. Po dokonaniu analizy rozliczanych ze środków pieniężnych mieszkańców dokumentów zakupu wątpliwości budziła niekiedy ich zasadność. W związku z powyższym poproszono osoby dokonujące zakupów, jak również osobę wyznaczoną w tym zakresie do kontroli, o ustne wyjaśnienie zasadności wskazanych zakupów. Z wyjaśnień wynika, że zakupów dokonywano na prośbę mieszkańców. Mają oni bowiem prawo i możliwość zagospodarowywania własnej przestrzeni życiowej, realizacji swoich zainteresowań bądź dokonywania prezentów dla osób trzecich. Kilka osób wyraziło również prośbę o zaopiekowanie się miejscem spoczynku bliskich osób, co wiązało się z zakupem kwiatów, gresu czy kostki brukowej. Zakwestionowano zakup 2 klamek do okien, które rozliczono z prywatnych środków dwóch pensjonariuszek. Faktury wystawione zostały na DPS Leśna Oaza. Aby w przyszłości nie dochodziło do wątpliwości dotyczących zasadności zakupów, kontrolujący zwrócili uwagę na konieczność doprecyzowania zapisów procedury zakupów. Z omawianą procedurą związany jest również zakup pieluchomajtek. W trakcie kontroli dokumentacji zakupu i rozliczenia pieluchomajtek stwierdzono, że faktury wystawiane są imiennie na każdego mieszkańca Domu, zgodnie ze zleceniem. Wystawca faktury - Przedsiębiorstwo Wielobranżowe MEDEX Kraków, określa na niej kwotę refundacji NFZ oraz odpłatność do limitu ceny. Kwotą odpłatności do limitu ceny obciążani są mieszkańcy DPS. W przypadku osób dotkniętych nietrzymaniem moczu zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia r. w sprawie wykazu wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie (Dz.U. z 2013 r. poz. 1565), refundacją objęte są środki pomocnicze - pieluchomajtki, wyszczególnione w grupie wyrobów medycznych pod liczbą porządkową P.101. Zgodnie z ww. rozporządzeniem zaopatrzenie w pieluchomajtki lub zamiennie pieluchy anatomiczne, podkłady higieniczne lub wkłady anatomiczne przysługuje świadczeniobiorcy w wysokości 60 szt. miesięcznie, co oznacza, że pacjent może skorzystać z refundacji NFZ do wskazanych 60 szt. wybranego zaopatrzenia w miesiącu. Refundacja NFZ wynosi 70% do limitu ceny, resztę czyli 30% limitu ceny i ewentualną dopłatę ponad limit pokrywa pacjent. W przypadku mieszkańców DPS w związku z art. 58 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej to dom pomocy społecznej winien dokonywać zapłaty 30% limitu ceny pieluchomajtek. Mieszkaniec natomiast zobowiązany jest pokrywać z własnych środków zakup pieluchomajtek wykraczający poza limit ilościowy 60 szt. z zastrzeżeniem art. 58 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. W przypadku, gdy mieszkaniec nie dysponuje odpowiednią ilością środków pieniężnych, dom pomocy społecznej może pokryć wydatki ponoszone na niezbędne usługi pielęgnacyjne w zakresie wykraczającym poza uprawnienia wynikające z przepisów o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. 6

7 W związku z wyżej wymienionymi nieprawidłowościami i uchybieniami dotyczącymi procedury zakupów już na etapie kontroli dokonano jej zmiany (doprecyzowano zapisy), przedkładając kontrolującym wydanie III z 14 października 2015 r. Ponadto odpowiedzialni za realizację zakupów pracownicy dokonali, na rzecz wskazanych mieszkanek, zwrotu środków pieniężnych za zakup klamek. 3) Procedura postępowania z depozytami mieszkańców Zgodnie z 5 ust. 1 pkt 3 lit. h rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej dom pomocy społecznej, niezależnie od typu, świadczy usługi wspomagające, polegające na zapewnieniu bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych. W procedurze postępowania z depozytami mieszkańców Nr PSF/01/12 z 22 lutego 2012 r. zapisano, iż osoba przybywająca do DPS informowana jest w formie pisemnej o możliwości przekazania do depozytu przedmiotów wartościowych (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do procedury). DPS prowadzi księgę depozytów. Z chwilą przyjęcia przedmiotów do depozytu wartościowego sporządza się protokolarny spis przedmiotów (wzór protokołu przyjęcia przedmiotów wartościowych określony jest w załączniku nr 2 do procedury), natomiast w przypadku odbioru z depozytów przedmiotów wartościowych sporządza się protokół ich odbioru (wzór protokołu odbioru przedmiotów wartościowych określono w załączniku nr 3 do procedury). Przedmioty wartościowe przyjęte do depozytu powinny być zabezpieczone w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie, zniszczenie lub kradzież. Tryb postępowania z depozytami wartościowymi należącymi do mieszkańców DPS Leśna Oaza w Słupsku zawarty jest w punkcie V omawianej procedury. W jednostce prowadzona jest księga depozytów przedmiotów oddawanych na czas pobytu mieszkańca w placówce, założona r. Księga zawierająca 60 ponumerowanych i przesznurowanych stron, została opieczętowana i podpisana przez główną księgową i dyrektora (podpis nieczytelny). Księga zawiera 7 wpisów. Ostatni wpis to wpis nr 7 z r. (data przyjęcia depozytu r., data wydania r.). Za prowadzenie księgi depozytów odpowiedzialna jest pani xxxxxxxxxxxxxxx. W wyniku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych każdego z mieszkańców znajduje się oświadczenie, że został poinformowany o możliwości złożenia do depozytu w kasie DPS środków pieniężnych i innych środków wartościowych oraz, że dyrekcja DPS nie ponosi odpowiedzialności za zaginione środki pieniężne i rzeczy wartościowe mieszkańca niezłożone do depozytu. Z dokumentacji wynika, że wszystkie przedmioty przyjęte w depozyt zostały wydane. Nieprawidłowości nie stwierdzono. W procedurze określono również tryb postępowania z depozytami pieniężnymi. Indywidualne wpłaty przyjmowane są w kasie DPS (za potwierdzeniem, odprowadzane na rachunek depozytowy) lub przyjmowane bezpośrednio na bankowy rachunek depozytowy. Wypłaty sum depozytowych odbywają się na każde żądanie mieszkańca w obecności kierownika DOT oraz pracownika socjalnego, co potwierdzają własnoręcznymi podpisami. Wszystkie wpłaty i wypłaty są odnotowywane na kontach osobistych mieszkańców. Dysponowanie środkami pieniężnymi osób ubezwłasnowolnionych następuje zgodnie z wolą opiekuna prawnego, z zachowaniem przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Ze względu na nieprecyzyjne zapisy punktu VI. Tryb postępowania z depozytami pieniężnymi, w trakcie kontroli wprowadzono wydanie III procedury PSF/01/15 z dnia 14 października 2015 r. 7

8 Ponadto zarządzeniem nr 9/2015 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku z dnia 14 października 2015 r. wprowadzono zmiany do Zarządzenia nr 17/2010 z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości. Zmiany dotyczyły między innymi dodania w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych rozdziału XII - Ewidencja depozytów mieszkańców. W procedurze Nr PSF/01/12 z 22 lutego 2012 r. w Postanowieniach końcowych określono, że w razie zgonu mieszkańca wydanie depozytu następuje na podstawie prawomocnego postanowienia sądu o nabyciu prawa do spadku. Termin odbioru depozytu wynosi 3 lata od dnia doręczenia wezwana do odbioru. W razie zgonu mieszkańca, jeżeli nie są znani spadkobiercy Dyrektor Domu niezwłocznie powiadamia Sąd Rejonowy w Słupsku o zaistniałej sytuacji. W przypadku braku możliwości doręczenia wezwania do odbioru spadku lub nieustalenia uprawnionego, DPS dokonuje wezwania do odbioru spadku poprzez wywieszenie informacji na tablicy informacyjnej w swojej siedzibie na okres 6 miesięcy. Jeżeli wartość szacunkowa depozytu przekracza sumę zł., dodatkowo umieszcza informacje o spadku na stronie internetowej BIP placówki. Zapisy powyższej procedury w zakresie trybu postępowania z depozytami w przypadku zgonu mieszkańca zgodne są z ustawą z dnia 18 października 2006 r o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. z 2006 Nr 208 poz ze zm). W toku kontroli stwierdzono, że ewidencja środków depozytowych zmarłych mieszkańców prowadzona jest na koncie 139 Inne rachunki bankowe. Na dzień rozpoczęcia kontroli na koncie depozytowym znajdowały się środki pieniężne 12 zmarłych mieszkańców. Na podstawie kont analitycznych do konta 240 Pozostałe rozrachunki (konto analityka "DEPOZYTY") oraz prowadzonej dokumentacji zmarłych mieszkańców, na kontach których pozostały środki pieniężne, ustalono: 1) xxxxxxxx C zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi ,97 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, ogłoszenie to zostało opublikowane na stronie BIP DPS zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 18 października 2006 roku o likwidacji niepodjętych depozytów, który mówi że jeżeli wartość szacunkowa depozytu przekracza kwotę 5 000,00 zł, przechowujący depozyt zamieszcza również ogłoszenie w dzienniku poczytnym w danej miejscowości lub BIP. 2) xxxxxxx D zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 295,71 zł; - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 292,67 zł plus odsetki 3) xxxxxxxx K zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 406,59 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu (obowiązek wywieszenia na tablicy informacyjnej w swojej siedzibie na okres 6 miesięcy tablica ogłoszeń DPS zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 8

9 18 października 2006 roku o likwidacji niepodjętych depozytów), - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sądu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 391,40 zł plus odsetki 4) xxxxxxxxxx K zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 517,03 zł; - ogłoszenie z 21 maja 2012 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 500,79 zł plus odsetki 5) xxxxxxxxxx M zm r., stan depozytu na dzień roku wynosi 645,81 zł; - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 627,23 zł plus odsetki 6) xxxxxxxxx O zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 91,55 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 86,29 zł plus odsetki 7) xxxxx P zm r., stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 216,99 zł; - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sądu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 207,14 zł plus odsetki 8) xxxxx S zm r, stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 339,09 zł; - notatka z roku sporządzona przez p. xxxxxxxxxxxx, informująca, że członek rodziny złożył do sądu wniosek w sprawie nabycia spadku po zmarłej. Po uzyskaniu postanowienia zgłosi się po depozyt, - notatka służbowa z roku o ponownej rozmowie z członkiem rodziny zmarłej, który oświadczył, że sprawa jest w trakcie załatwiania z powodu niezgodnych danych zawartych w jego akcie urodzenia. 9

10 9) xxxxxxxxxxx S zm r., stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 351,31 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 347,72 zł plus odsetki 10) xxxxxxxxx T zm r., stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 468,61 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sadu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 448,81 zł plus odsetki 11) xxxxxxxxxx U zm r., stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 282,05 zł; - ogłoszenie z roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej "Leśna Oaza" dotyczące postępowania w przypadku niepodjęcia depozytu, - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sądu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 269,76 zł plus odsetki 12) xxxxxxxxx W zm , stan środków pieniężnych na dzień roku wynosi 655,22 zł; - wniosek z r. o złożenie świadczenia do depozytu sądowego skierowany do Sądu Rejonowego Wydział Cywilny w Słupsku, kwota określona we wniosku to 618,63 zł plus odsetki W toku kontroli stwierdzono, że postępowanie w sprawie likwidacji niepodjętych depozytów prowadzone jest w sposób prawidłowy, zgodny z zapisami ustawy z dnia 18 października 2006 r. o likwidacji niepodjętych depozytów i przyjętymi procedurami. UWAGI KOŃCOWE Działalność Domu Pomocy Społecznej Leśna Oaza w Słupsku w zakresie postępowania z depozytami wartościowymi i pieniężnymi mieszkańców została uregulowana procedurami wewnętrznymi, opracowanymi w oparciu o obowiązujące przepisy. Dyrektor jednostki wyznaczył 10

11 osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami pieniężnymi mieszkańców, dokonując w tym zakresie odpowiednich zapisów w zakresach czynności. Ponadto wydał zarządzenie, w którym wyznaczył osoby odpowiedzialne za prowadzenie i rozliczanie środków finansowych mieszkańców, niebędących w stanie samodzielnie dokonywać zakupów na swoje potrzeby. Dyrektor DPS powołał również stałą komisję do okresowego sprawdzania sposobu przechowywania i wydatkowania środków pieniężnych mieszkańców Domu. W objętym kontrolą obszarze działalności pozytywnie oceniono postępowanie z depozytami o charakterze rzeczowym oraz depozytami pieniężnymi zmarłych mieszkańców. Stwierdzono, że DPS w pełni nie przestrzega ustawowych regulacji w zakresie płatności za zakup środków pomocniczych, takich jak pieluchomajtki. Zastrzeżenia budziły także nieprecyzyjne i niepełne zapisy poszczególnych procedur w zakresie dysponowania i gospodarowania środkami pieniężnymi mieszkańców. W trakcie kontroli poprawiono i uzupełniono procedury we wskazanym zakresie. POUCZENIE Kierownikowi jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku w terminie 3 dni od daty otrzymania protokołu. Kierownik jednostki ma prawo do odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół kontrolujących i ewentualnego sporządzenia zaleceń pokontrolnych. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: DYREKTOR DPS Leśna Oaza Wanda Perchel Ewa Juralewicz główny specjalista Grażyna Derdzińska - inspektor Henryk Barna - inspektor Słupsk, dnia r. Wyłączenia jawności danych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2015 r. poz ze zm.) dokonała Grażyna Derdzińska - inspektor ZAWiK 11