Nr postępowania: 24/2016/WSP, data: r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem sali konferencyjnej, usługę cateringu i noclegową dla potrzeb tematycznych debat doradczo-programowych w ramach projektu Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych wspólna sprawa Nr postępowania: 24/2016/WSP, data: r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. 10, Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Lubelskim Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych Sejmikiem Wojewódzkim, Warmińsko-Mazurskim Sejmikiem Osób Niepełnosprawnych, Akademią Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej i kancelarią prawną Domański Zakrzewski Palinka Sp. k., w ramach Osi Priorytetowej II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.6 Wysoka jakość polityki na rzecz włączenia społecznego i zawodowego osób niepełnosprawnych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , projekt pn. Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych wspólna sprawa, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na wynajem sali konferencyjnej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, usługę cateringową i noclegową dla uczestników tematycznych debat doradczoprogramowych realizowanych, w ramach ww. projektu. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków Hotelarskie usługi noclegowe 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Wynajem sali konferencyjnej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, usługę cateringową i noclegową dla uczestników tematycznych debat doradczo-programowych realizowanych w Warszawie w terminach: r., r., r., r., r., r., r., r., r., r., r., r. zgodnie z następującymi uwarunkowaniami: planowana liczba uczestników debat: średnio 35 osób / dzień debaty, przybliżony czas wynajmu sali konferencyjnej każdego dnia: 7 h, wszystkie powierzchnie użytkowe, niezbędne do realizacji zamówienia, dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku inwalidzkim oraz osób

2 niedowidzących i niewidomych (sale konferencyjne, zaplecze socjalne, w tym toalety w odległości nie większej niż 50 m od sali konferencyjnej, sale konsumpcyjne, pokoje gościnne), zapewnione bezpłatne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu szatnia strzeżona, zapewnione bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników debat i prowadzących (ok. 30 miejsc), noclegi i catering dla uczestników debat i prowadzących zapewnione w tym samym obiekcie, co sala konferencyjna. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej: powierzchnia sali min. 80 m 2, zapewnienie stołu prezydialnego i krzeseł dla prowadzących (liczba w zależności od potrzeb), odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali w miarę potrzeb, drzwi w obiekcie, ciągi komunikacyjne, pomieszczenia dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich oraz osób niedowidzących i niewidomych, umożliwiające swobodny dojazd/przejazd/przejście, bez progów, schodów, wykładziny utrudniającej poruszanie się, stoły i krzesła miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, przy czym aranżacja sali będzie ustalona z Zamawiającym najpóźniej na 5 dni przed daną debatą. łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), flipchart lub tablica łatwo ścieralna, markery, dostęp do bezprzewodowego Internetu, zapewnienie sprzętu multimedialnego i nagłaśniającego w tym: laptop/notebook, 2 rzutniki z pilotem oraz 2 podwieszane ekrany do rzutnika lub ekrany LCD z podłączeniem do komputera (zapewniające bardzo dobrą widoczność wyświetlanych prezentacji z dowolnego miejsca sali, nagłośnienie, min. 3 mikrofony w tym przynajmniej 2 bezprzewodowe oraz podłączenie ich pod urządzenie nagrywające; sprzęt nagłaśniający musi współpracować ze sprzętem wspomagającym słyszenie (pętlą indukcyjną), zapewnienie słuchawek dla uczestników oraz 1kabiny do tłumaczenia symultanicznego w miejscu umożliwiającym swobodny widok na stół prezydialny, zapewnienie obsługi technicznej podczas trwania debat, wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu zapewniająca komfort prowadzenia debat, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w debacie), umożliwienie zainstalowania w sali sprzętu wspomagającego słyszenie pętli indukcyjnej; Wykonawca powinien udostępnić salę konferencyjną z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym zainstalowanie i przetestowanie sprzętu (na min. 3-4 h przed debatą/opcjonalnie dzień wcześniej), zapewnienie odpowiedniego miejsca dla tłumacza język migowego, znajdującego się na podwyższeniu, na jasnym tle, w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników debaty, 2

3 ustawienie przed salą stołu recepcyjnego wraz z krzesłami dla 3 osób, możliwość przygotowania i oznaczenia miejsca debaty przez Zamawiającego min. 1,5 h przed rozpoczęciem rejestracji. Wymagania dotyczące cateringu podczas debat: zapewnienie serwisu kawowego przed salą konferencyjną w miejscu zapewniającym swobodny dostęp dla uczestników, w tym również dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich oraz osób niedowidzących i niewidomych, przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty (różne rodzaje), wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), mleka, cytryn, drobnych słonych i słodkich przekąsek typu paluszki lub kruchych ciastek lub owoców, przerwa kawowa zaserwowana przed salą konferencyjną przed rozpoczęciem debaty i uzupełniona dwukrotnie podczas przerw w debacie, zapewnienie w sali konferencyjnej wody mineralnej z cytryną dla prowadzących oraz uczestników podczas trwania całej debaty, lunch serwowany składający się z: zupy, drugiego dania (do wyboru mięsne/bezmięsne) z surówką/gotowanymi warzywami i dodatkami ziemniaki/ryż/kasze, napojem woda/sok/kompot. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić co najmniej 3 propozycje menu w jednakowej cenie, lunch zasiadany, podany w sali restauracyjnej, na terenie obiektu, zapewniającej swobodny dostęp dla uczestników, w tym również do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich oraz osób niedowidzących i niewidomych, zapewnienie własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu, zapewnienie realizacji usługi przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm.) Wymagania dotyczące zakwaterowania uczestników debat: zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych, w tym pokojach dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, pokoje wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu i TV, zapewnienie wyżywienia uczestnikom debat korzystającym z noclegu w formie 1 śniadania (w przypadku osób korzystających z 1 noclegu) lub 2 śniadań (w przypadku osób korzystających z 2 noclegów), szacowana liczba noclegów: średnio 5 noclegów / dzień debaty. Jednostkowe ceny za ww. usługi nie mogą przekroczyć następujących wartości: - przerwa kawowa: 15 PLN osoba/dzień - lunch: 35 PLN osoba/dzień - nocleg: 250 PLN/1 nocleg za 1 osobę 3

4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników i terminów debat w uzgodnieniu z Wykonawcą. W związku z tym, Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione usługi. Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń i sprzątanie oraz dbał będzie o estetykę miejsca podania cateringu. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Podanie ostatecznej liczby osób uczestniczących w debacie i korzystających z noclegów w terminie nie późniejszym niż 4 dni przed planowanym terminem debaty. Zainstalowanie pętli indukcyjnej. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: r., r., r., r., r., r., r., r., r., r., r., r. 2. Miejsce wykonania zamówienia: Warszawa. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca dysponujący hotelem / pensjonatem / obiektem o minimum średnim standardzie 3-gwiazdkowym według kategoryzacji obiektów hotelarskich ( 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2004 roku nr 188, poz. 1954): a) dostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (dostosowany budynek, sala szkoleniowa, toalety, restauracja, minimum 2 dostosowane pokoje oraz parking), b) usytuowanym w odległości max 5 km. od Centrum Warszawy, licząc od Dw. Centralnego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej), c) który spełnia poniższe warunki: a. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, b. dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia, c. znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia, d. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonał należycie co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać do Wykonawcy dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych usług. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 4

5 8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Wykaz wykonanych usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. 9. WARUNKI ZMIANY UMOWY Dopuszcza się możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 10. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) ofertę wykonania zamówienia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, zawierającą dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, ) oraz proponowaną cenę (netto i brutto) za wykonanie zamówienia dla 1 (jednego) dnia debaty; 2) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 3) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego; 4) kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5) wykaz wykonanych usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na wybrane terminy. 12. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, joanna.wojtynska@pfon.org 13. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres oferty@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 9 sierpnia 2016 r. do godz. 23:59:59. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Organizacja debat - oferta". 5

6 14. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia max 70 pkt; 2. odległość od Centrum Warszawy, licząc od Dw. Centralnego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej) max 30 pkt. 15. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia - ocena na podstawie ceny wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 70. Oferta z najniższą ceną otrzyma 70 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = (C min / Co x ) x 70 pkt gdzie: C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny C min najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena oferty ocenianej 2. Punktacja dla kryterium odległość od Centrum Warszawy - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz adresu wskazanego przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 30. Oferta z najmniejszą odległością otrzyma 30 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: O = (O min / Oo x ) x 30 pkt gdzie: O liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium odległości O min najmniejsza odległość w złożonych ofertach Oo x odległość w ofercie ocenianej Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + O gdzie: S x suma punktów oferty C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia O punkty za kryterium odległość od Centrum Warszawy Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 6

7 Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru maksymalnie 12 (dwunastu) Wykonawców do realizacji zamówienia (jednego dla każdego z terminów). 16. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie. 17. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ r. 18. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 19. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych wspólna sprawa. 20. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 21. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oferta wykonania zamówienia (wzór) Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (wzór) 7

8 Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (wzór) Załącznik nr 4 Wykaz wykonanych usług (wzór) r.. (data i podpis) 8