WSZYSCY OFERENCI. Dotyczy postępowania przetargowego pn.: Obsługa bankowa budżetu miasta Stalowa Wola oraz jednostek organizacyjnych.

Transkrypt

1 Or VI Stalowa Wola, 20 listopada 2012 r WSZYSCY OFERENCI Dotyczy postępowania przetargowego pn.: Obsługa bankowa budżetu miasta Stalowa Wola oraz jednostek organizacyjnych. Zamawiający Gmina Stalowa Wola, działając na podstawie art. 38 ust 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), udziela odpowiedzi na pytania wykonawcy: 1. Prosimy o wyrażenie zgody, aby wszystkie wyciągi (historie rachunku) pobierane były poprzez system bankowości elektronicznej. Wyciągi bankowe dostępne w systemie bankowości elektronicznej wraz z elektronicznymi załącznikami zawierają elementy wymagane przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości z uwzględnieniem art. 21 ust. 1a, niezbędne do uznania wyciągów elektronicznych za dowody księgowe. Wyciągi w formie papierowej realizowane byłyby (wysyłane do Zamawającego) jedynie w sytuacji awarii systemu bankowości elektronicznej. 2. Prosimy o potwierdzenie, ze poprzez dokumenty źródło zamawiający rozumie załączniki do wyciągu, które zawierają wszystkie szczegóły dotyczące danej transakcji. 3. Prosimy o wyrażenie zgody na realizację wszystkich przelewów w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej. Przelewy w formie papierowej realizowany byłyby jedynie w sytuacjach awaryjnych. 4. Dotyczy szkolenia z zakresu bankowości elektronicznej: prosimy o wyrażenie zgody na organizację szkoleń grupowych w grupach ok osobowych w siedzibie Zamawiającego. Z doświadczenia wykonawcy wynika, że szkolenia w takich grupach są efektywne i pozwalają na pełne zdobycie wiedzy i umiejętności w zakresie bankowości elektronicznej. Szkolenia organizowane byłyby w grupach w zależności od profilu działalności. 5. Wykonawca udostępnia pliki zawierające historię rachunków w różnych interwałach czasowych (miesiąc, kwartał, rok..). Prosimy o potwierdzenie, że rozwiązanie to spełnia wymagania dotyczące archiwum systemu i uzyskiwania danych o wszystkich operacjach. 6. Dotyczy importu przelewów: - prosimy o podanie dokładnej nazwy wersji - modułu systemu finansowo-księgowego, dla którego Wykonawca ma zapewnić import przelewów; - prosimy o podanie formatów, jakie obsługuje system w zakresie przelewów czy jest to tylko format ELIXIR? Prosimy także o udostępnienie przykładowego pliku z przelewami (z zaszyfrowanymi danymi) w celu zapoznania się Wykonawcy z jego strukturą.

2 7. Prosimy o wyrażenie zgody, aby wpłaty zamknięte były realizowane poprzez konwoje udostępnione przez bank, odbierające wpłaty zamknięte zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym i potrzebami Zamawiającego oraz poprzez placówkę Poczty Polskiej na terenie Stalowej Woli. 8. Prosimy o podanie średniomiesięcznej liczby (w szt.) oraz wartości miesięcznej wpłat zamkniętych realizowanych przez zamawiającego. Prosimy także o podanie przedziału godzin, w jakich Zamawiający realizuje wpłaty zamknięte. 9. Prosimy o doprecyzowanie, co zamawiający rozumie pod pojęciem przechowywania depozytów (punkt 16 zakresu zamówienia)? Czy chodzi o przechowywanie depozytów pieniężnych na lokatach bankowych? 10. Dotyczy placówki przy ul. Wolności 9: prosimy o usunięcia zakazu zlecenia prowadzenia placówki przy ul. Wolności 9 na zasadach określonych w art. 6a. - 6d. ustawy Prawo bankowe, czyli de facto usunięcie w tym zakresie zakazu podwykonawstwa. Stosownie do art. 36 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający może zastrzec, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom, wyłącznie ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia. Zgodnie z niekwestionowanym orzeczeniem KIO "Ograniczenie podwykonawstwa może nastąpić jedynie w uzasadnionych okolicznościach (...). Ograniczenie podwykonawstwa wpływa na ograniczenie możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne przez wykonawców, a tym samym na ograniczenie konkurencyjności postępowań o zamówienie publiczne. Nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa stanowi zatem naruszenie w postępowaniu zasady uczciwej konkurencji." (wyrok KIO z z dnia 2 listopada 2011 r; KIO 2274/11; teza 2.). Jednocześnie, w odniesieniu do usług bankowych, podzlecanie przez banki podmiotom zewnętrznym, niektórych czynności bankowych, jest powszechne i w zakresie uregulowanym Prawem bankowym, w pełni akceptowalne (art. 6a.- 6d. ustawy z dn r. Prawo bankowe - tzw. outsourcing bankowy). Gdyby specyfika przedmiotu zamówienia, składającego się z szeregu czynności bankowych (w rozumieniu ustawy Prawo bankowe), nie zezwalała na powierzanie/podzlecanie ich podmiotom zewnętrznym, ustawodawca nie dopuściłby takiej możliwości w Prawie bankowym. Usługi zlecane na zasadach prawa bankowego podlegają nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego, są ściśle wyspecjalizowane i bank ponosi za nie odpowiedzialność. Jeśli zatem sam ustawodawca nie widzi przeszkód w podwykonawstwie czynności bankowych w tym także dotyczących np. obsługi kasowej, to trudno uznać stanowisko Zamawiającego o zakazie podwykonawstwa (outsourcingu) w zakresie prowadzenia placówki przy ul. Wolności 9 z uwagi na specyfikę usług bankowych/przedmiotu zamówienia, za usprawiedliwione. W związku z tym wnosimy o usunięcie zastrzeżenia, że placówka przy ul. Wolności 9 nie może być placówką prowadzoną na podstawie art. 6a-d ustawy Prawo Bankowe. 11. Prosimy o wyrażenie zgody na realizację wypłat gotówkowych poprzez czeki elektroniczne składane w bankowości elektronicznej będącymi powszechniej stosowną i wygodniejszą formą wypłaty gotówkowej, wypłata odbywałaby się za okazaniem dowodu

3 osobistego. 12. Prosimy o wyrażenie zgody, aby wydawanie blankietów czekowych odbywało się poprzez wysłanie przez Wykonawcę blankietów (książeczki czekowej) na adres zamawiającego/danej jednostki zgodnie z zamówieniem złożonym przez Zamawiającego. 13. Prosimy o wyrażenie zgody, aby realizacja usług odbywała się poprzez placówkę przy ul. Wolności 9 (prowadzoną w lokalu Urzędu Miasta) bez wymogu posiadania dodatkowej placówki na terenie Stalowej Woli. Przedmiot zamówienia i zakres obsługi pozwala na sprawną i efektywną obsługę w jednej lokalizacji na terenie Stalowej Woli (placówka przy ul.wolności). Wymóg posiadania dodatkowej placówki/filii ogranicza krąg potencjalnych wykonawców a więc wpływa negatywnie na atrakcyjność złożonych ofert. Wymóg posiadania dodatkowej placówki przy określonym zakresie i ilości usług jest nieuzasadniony w kontekście możliwości realizacji przedmiotu zamówienia przez placówkę/punkt kasowy przy ul. Wolności 9. Prosimy o wyrażenie zgody na powyższe i dopuszczenie placówki przy ul. Wolności, 9 jako spełnienie warunku dot. potencjału technicznego. 14. Dotyczy placówki prowadzonej w lokalu Urzędu Miasta przy ul. Wolności 9: - czy obecnie we wskazanym pomieszczeniu przy ul. Wolności 9 prowadzony jest punkt kasowy/placówka/filia?; - prosimy o doprecyzowanie czy Wykonawca będzie obciążany kosztami najmu? Jeżeli tak, prosimy o podanie miesięcznych kosztów najmu i potwierdzenie, ze będą one niezmienne okresie wykonywania zamówienia; - prosimy o doprecyzowanie czy Wykonawca będzie obciążany kosztami eksploatacyjnymi (mediów)? Jeżeli tak, prosimy o podanie średniej wysokości tych kosztów; - prosimy o udostępnienie rzutów/map pomieszczenia przeznaczonego na placówkę; 15. Dotyczy warunku posiadania wiedzy i doświadczenia: Prosimy o potwierdzenie, że poprzez wartość usługi obsługi bankowej na kwotę, co najmniej zł brutto Zamawiający rozumie łączne wynagrodzenie Wykonawcy za zrealizowaną usługę dla Jednostki Samorządu Terytorialnego. 16. Prosimy o wyjaśnienie, co zamawiający rozumie poprzez zapis SIWZ Wyższej kwocie nadwyżki środków powinien odpowiadać wyższy wskaźnik? Co zamawiający rozumie przez wyższą kwotę nadwyżki? 17. Prosimy o podanie średniomiesięcznego salda na rachunku podstawowym (bieżącym) Urzędu Miasta w podziale na poszczególne miesiące 2012r. 18. Prosimy o podanie średniomiesięcznego salda na rachunkach podstawowym (bieżących) jednostek organizacyjnych w podziale na poszczególne miesiące 2012r. 19. Prosimy o podanie średniomiesięcznego salda na rachunkach pomocniczych Urzędu Miasta w podziale na poszczególne miesiące 2012r. 20. Prosimy o podanie średniomiesięcznego salda na rachunkach pomocniczych jednostek miasta w podziale na poszczególne miesiące 2012r. 21. Dotyczy lokat overnight: - Jaką wartość środków średniomiesięcznie zamawiający lokuje w formie lokat overnight?

4 - Z ilu rachunków bankowych zamawiający dokonuje lokat overnight? 22. Czy Zamawiający korzysta z dotacji lub dofinansowania ze środków unijnych? Prosimy o podanie, jakie dotacje i dofinansowania zamawiający może uzyskać w 2013 i 2014r. oraz jakie dofinansowania i dotacje zamawiający uzyskał w roku 2011 i Czy Zamawiający dokonuje zakupu lub sprzedaży walut? Prosimy o podanie dokonanych przewalutowań w 2011 i 2012 roku. 24. Prosimy o podanie liczby wszystkich użytkowników bankowości elektronicznej (zarówno wprowadzających jak i autoryzujących transakcje). 25. Prosimy o podanie średniomiesięcznej liczby wszystkich wpłat gotówkowych dokonywanych w ramach zamówienia w podziale na wpłaty własne Zamawiającego oraz wpłaty obce (kontrahentów, podatników itp.) 26. Prosimy o potwierdzenie, że zarówno wpłaty jak i wypłaty będą dokonywane w w PLN. Jeżeli zamawiający realizuje wpłaty i wypłaty w walutach obcych prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości (w szt.) oraz wartości wpłat i wypłatach w podziale na poszczególne waluty. 27. Prosimy o podanie średniomiesięcznej liczby przelewów zewnętrznych w podziale na przelewy krajowe i zagraniczne. 28. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający wyraża zgodę na podpisanie z wybranym Wykonawcą dodatkowych umów produktowych wymaganych wewnętrznymi procedurami banku oraz zapisami ustaw chociażby ustawą z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych czy też Ustawą Prawo Bankowe. Postanowienia ww. umów (np. na karty kredytowe, rachunku bankowego, kredytu w rachunku bieżącym itp.) będą zgodne ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, Istotnymi Postanowieniami Umowy oraz ofertą 29. Prosimy o podanie, jakie jest planowanie wykorzystanie kredytu w rachunku bieżącym w latach objętych finansowaniem? 30. Prosimy o podanie jak historycznie był wykorzystywany kredyt w rachunku bieżącym przez ostatnie 2 lata w podziale na poszczególne miesiące (średniomiesięczne wykorzystanie kredytu). 31. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zapewni użytkownikom systemu komputery spełniające poniższe wymagania techniczne?: - Procesor taktowany zegarem 1.0 GHz, - Pamięć operacyjna (RAM) 512 MB lub więcej, - Karta graficzna, - monitory obsługujące wyświetlanie w rozdzielczości 1024x768,True Color, - wolne miejsce na dysku twardym Powyżej 250 MB, - system operacyjny Windows 9x, 2000, XP, Vista, - przeglądarka internetowa Microsoft Internet Explorer w wersji 6.0 lub nowszy, - Java SUN Wersja 1.4.2_03 lub nowsza, - program Adobe Reader 5.0 lub nowszy,

5 - program do obsługi plików z archiwum (spakowanych) typu "zip"; - sieć /dostęp do Internetu:- transfer do/z sieci zewnętrznej (pojedynczej stacji) min.56 kbs, zalecamy 128kbs; - otwarte porty http (80) i https (443); - brak skanowania, blokowania oraz cache'owania apletów Javy i Active X dla wskazanych przez bank adresów serwerów Odpowiedzi: Ad. 1) NIE wyrażamy zgody. Ad. 2) TAK Ad. 3) Przelewy w formie papierowej będą zawsze występowały chociażby na koniec roku, a dotyczyć będą odsetek na rachunkach jednostek czy zwrotu środków do gminy, w więc nie są to sytuacje awaryjne. Wobec powyższego nie wyrażamy zgody na realizację wszystkich przelewów w formie elektronicznej Ad. 4) Nie wyrażamy zgody. Ad. 5) Jeżeli archiwizowane wszystkie dane będą możliwe do przeglądania w bieżącej wersji program, to wyrażamy zgodę. Ad. 6a) W Urzędzie są to programy: Mikrobit - Płace i Kadry; Infor Amazis i Nemezis; TALES (stypendia) i program Elixir w przedszkolach, szkołach i żłobku program Vulkan - Place Optimum MOPS program Zeto Płace i generowany do systemu bankowego WideoVTel ŚDS firma ProgMan program Płace, Finanse przelewy wprowadzane ręcznie MOSiR - program Optima przelewy wprowadzne ręcznie MBP program Comarch - Optima ZMKS program Firmy Taran EEP MunicomPremium, przelewy wprowadzane ręcznie Ad. 6b) przelewy obsługuje się w formacie ELIXIR, WideoVTel lub wprowadza ręcznie Ad. 6c) Zamawiający zamieszcza w załącznikach przykładowy plik przelewu: przelewy.txt Ad. 7) Nie wyrażamy zgody gdyż jednostka, która dokonuje tych wpłat ma zawartą umowę z firmą ochroniarską na konwój środków do banku. Ad. 8) Z wrzutni nocnej korzysta tylko 1 jednostka - MOSiR. Poniżej zestawienie miesięcznych obrotów z tytułu wpłat zamkniętych: Miesiąc Obroty w 2011 roku Obroty w 2012 roku STYCZEŃ 57937, ,00 LUTY 73834, ,00 MARZEC 64178, ,00

6 KWIECIEŃ 35885, ,00 MAJ 53782, ,00 CZERWIEC 28805, ,00 LIPIEC 65584, ,00 SIERPIEŃ 93990, ,00 WRZESIEŃ 61702, ,00 PAŹDZIERNIK 64643, ,00 LISTOPAD 68167,00 0,00 GRUDZIEŃ 50592,00 0,00 RAZEM , ,00 Ad. 9) Obecnie nie posiadamy depozytów i w przyszłości prawdopodobnie nie wystąpią. Ad. 10) Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia podwykonawcom za wyjątkiem prowadzenia placówki przy ul. Wolności 9 co wynika jasno z opisu przedmiotu zamówienia. Ad. 11) Nie wyrażamy zgody Ad. 12) Nie wyrażamy zgodę Ad. 13) Nie wyrażamy zgody. Ad. 14a) Tak, w lokalu przy ul. Wolności 9 obecnie prowadzony jest punkt obsługi klienta. Ad. 14b) Tak, czynsz za wynajmujący lokal wraz z opłatami za media ale bez energii elektrycznej wyniesie 422,63 zł + 23 % VAT i nie ulegnie zmianie przez okres związany umową. Ad. 14c) Opłaty za energię elektryczną Wykonawca płacił będzie na podstawie umowy zawartej z Zakładem Energetycznym. Ad. 14d) Zamawiający zamieszcza w załącznikach przykładowy plik: mapka lokalu Ad. 15) Tak Ad. 16) Zapis Wyższej kwocie nadwyżki środków powinien odpowiadać wyższy wskaźnik dotyczy lokat typu overnight ale tylko w tym przypadku gdyby kwota lokowanej nadwyżki od środków na rachunku była określona. Ponieważ w SIWZ nie podano żadnej kwoty przy Oprocentowaniu lokat na rachunku lokat typu overnight więc powyższy zapis nie ma racji bytu i zostaje skreślony. Ad. 17) Średniomiesięczne salda na rachunku podstawowym Urzędu Miasta: Lp. Miesiąc Saldo średniodobowe 1 styczeń ,48

7 2 luty ,77 3 marzec ,20 4 kwiecień ,65 5 maj ,73 6 czerwiec ,32 7 lipiec ,35 8 sierpień ,78 9 wrzesień ,03 Średniomiesięczne ,15 saldo za III kw r. Ad. 18) Zamawiający zamieszcza w załącznikach plik: Średniomiesięczne salda na rachunkach podstawowych jednostek organizacyjnych. Ad. 19) Udzielenie odpowiedzi na to pytanie z uwagi na dużą i zmienną ilość rachunków pomocniczych Urzędu Miasta, ograniczenia techniczne i czasochłonność jest niemożliwe w tak krótkim czasie. Ad. 20) Zamawiający zamieszcza w załącznikach plik: Średniomiesięczne salda na rachunkach pomocniczych. Ad. 21) w 2012 roku lokaty wystąpiły w m-ach: LP Miesiąc Saldo średniodobowe 1 styczeń ,48 2 luty ,56 3 marzec ,89 4 kwiecień ,27 5 maj 0,00 6 czerwiec 0,00 7 lipiec 0,00 8 sierpień 0,00 9 wrzesień 0,00 saldo średniomiesięczne za III kw 2012r ,24 Lokaty dokonuje się z jednego rachunku podstawowego gminy. Ad. 22) Tak, Zamawiający otrzymuje dofinansowanie ze środków unijnych: - w 2011 roku ,36 zł

8 Ad. 23) Nie - w 2012 roku ,11 zł Ad. 24) 63 osoby - w 2013 roku ,70 zł - w 2014 roku ,61 zł Ad.25) Wpłaty dokonywane na rachunki Zamawiającego i jednostek organizacyjnych nie są w systemie bankowym ewidencjonowane w podziale na wplaty Zamawiającego i wpłaty osób trzecich stąd też podanie wnioskowanej informacji nie jest możliwe. Jednocześnie zaznaczyć należy, że załączona do SIWZ tabela podaje ww. ilości średniomiesięcznie przelewów, wpłat i wyplat gotówkowych na rachunkach Zamawiającego oraz jednostek organizacyjnych. Obowiązująca obecnie opłata za wpłatę gotówkową jest jednakowa dla operacji dokonywanych przez Zamawiającego jak i dla osób trzecich. W ogłoszonym przetargu ma obowiązywać ta sam zasada. Ad. 26) Wpłaty i wypłaty realizowane są przede wszystkim w walicie PLN. Wpłaty i wypłaty w walutach obcych występują sporadycznie, około 4 szt. rocznie i w momencie obciążenia rachunku lub uznania przeliczane są przez Bank na PLN. W 2012 roku wyplata (1 szt.) występuje w Euro (dotyczy składki do organizacji zagranicznej) na kwotę EURO, natomiast wpłaty (2 szt.) w funtach (dotyczą zwrotów zasiłków rodzinnych lub alimentacyjnych) na kwotę 234 funty. Ad. 27) Średniomiesięczna liczba przelewów zewnętrznych podana jest w załączniku do SIWZ Tabela informacyjna, w tym zawarte są przelewy zagraniczne, które występują sporadycznie około 4 szt. rocznie. Ad. 28) Wyrażamy zgodę. Ad. 29) Trudno nam określić jak będzie wykorzystywany kredyt w rachunku bieżącym. Ad. 30) Średniomiesięczne procentowe wykorzystanie kredytu w roku 2011 i trzech kwartałach 2012 roku przedstawia się następująco: Lp. Miesiąc Rok 2011 Rok styczeń 0% 17% 2 luty 1% 21% 3 marzec 7% 14% 4 kwiecień 22% 0% 5 maj 27% 0% 6 czerwiec 56% 34% 7 lipiec 37% 63% 8 sierpień 62% 87% 9 wrzesień 84% 72% 10 Październik 66%

9 11 Listopad 86% 12 grudzień 62% Ad. 31) Zamawiający zapewni użytkownikom systemu komputery spełniające wymienione wymagania techniczne.