OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Bankowa obsługa budżetu Miasta Słupsk

Transkrypt

1 nr postępowania: OU.RZP Załącznik nr 2 do Zaproszenia do składania ofert OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Bankowa obsługa budżetu Miasta Słupsk I. Informacje ogólne 1. Budżet 1) Wykonanie w 2014 roku a) Dochody: ,- b) Wydatki: ,- 2) Przewidywane wykonanie w 2015 roku a) Dochody: ,92,- b) Wydatki: ,32,- 2. Stan zadłużenia na dzień 1) roku ,21 2) roku ,64 3. Statystyka: 1) Liczba jednostek organizacyjnych Miasta Słupska: 68 2) Liczba rachunków Urzędu Miejskiego w Słupsku (w zł i walutowych): - stan na dzień roku: 134 rachunków w PLN 3) Liczba rachunków bieżących podległych jednostek organizacyjnych: 215 4) średnie saldo Rachunku Bieżącego Budżetu Miasta Słupska w 2014 roku: ,94 5) średnie saldo rachunku skonsolidowanego w 2014 roku: ,52 6) średnie saldo Rachunku Bieżącego Budżetu Miasta Słupska w 2015 roku: ,92 7) średnie saldo rachunku skonsolidowanego w 2015 roku: ,71

2 styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień 2014 rok bieżącym skonsolidowanym , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,52 styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień 2015 rok bieżącym skonsolidowanym , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,71 8) Liczba przelewów wychodzących krajowych: sztuk 9) Liczba przelewów wychodzących zagranicznych: 79 przelewów rocznie. 10) Liczba wpłat w kasach w 2014 roku pełniących rolę kas dochodowych Urzędu Miejskiego w Słupsku: wpłat - w siedzibie zamawiającego średniomiesięczna ilość: wpłat 11) Wartość wpłat w kasach pełniących rolę kasy dochodowej Urzędu Miejskiego w Słupsku (rocznie): ,- zł. - w siedzibie zamawiającego średniomiesięczna wartość zł. 12) Liczba stanowisk systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych: ) Kontrahenci płatności masowych: ) Liczba kart płatniczych: 8 sztuki 15) Plik wymiany danych mt940 Zamawiający zastrzega, iż ilość operacji, rachunków w PLN i walucie obcej i kart płatniczych, może ulec zmianie np. wskutek uregulowań prawnych, które będą nakładały na Zamawiającego obowiązek otwarcia wyodrębnionych rachunków bankowych dla wskazanych operacji finansowych, pojawienia się nowych rozwiązań technicznych, powstania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego bądź zmian organizacyjnych Zamawiającego. 4. Sprawozdania z wykonania Budżetu Miasta Słupska z poszczególnych lat oraz informacja z wykonania budżetu dostępne są na stronie internetowej: bip.um.slupsk; 5. Lokalizacja placówki bankowej, która ma pełnić rolę kasy dochodowej Urzędu Miejskiego: 1) Urząd Miejski, Plac Zwycięstwa 3. pomieszczenie na parterze, 1 boks kasowy, z tym, że od 15 lutego do 30 kwietnia każdego roku będą udostępnione trzy boksy kasowe, wyposażone w instalację elektryczną, łącze telefoniczne i instalację centralnego ogrzewania; dostęp do toalet i poboru wody zapewniony- korzystanie z toalet i poboru wody tak, jak dla pracowników Zamawiającego;

3 2) ww. placówka musi działać w godzinach pracy Urzędu Miejskiego. Obecne godziny funkcjonowania Urzędu: poniedziałek od 7:30 16:30 od wtorku do czwartku od 7:30 15:30 i w piątek w godzinach 7:30 14:30; 3) Zamawiający udostępni pomieszczenie na placówkę bankową nieodpłatnie; Bank zobowiązany jest zapewnić aby wszystkie placówki Banku zlokalizowane w granicach administracyjnych Słupska (oddziały, filie), realizowały płatności dokonywane na rzecz Zamawiającego przez Kontrahentów i pracowników Zamawiającego bez opłat i prowizji. II. Opis szczegółowy 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta Słupska oraz podległych mu jednostek organizacyjnych (których wykaz stanowi załącznik nr 1 do SIWZ) w okresie od 30 kwietnia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. oraz prowadzenie wybranych trzech rachunków pomocniczych na potrzeby Zamawiającego wraz z dostępem do bankowości elektronicznej (umożliwiającej dokonywanie przelewów, drukowanie wyciągów, raportów, plików z płatności masowych) w okresie od r. do r., 2. Prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta Słupska oraz podległych mu jednostek organizacyjnych (których wykaz stanowi załącznik nr 1 do SIWZ) w okresie od 30 kwietnia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. polega na: 2.1. otwarciu i prowadzeniu Rachunku Bieżącego Budżetu Miasta Słupska- rachunku, na którym gromadzone są wpłaty oraz z którego dokonywane są wypłaty środków; a) środki gromadzone na Rachunku będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID O/N 2.2. prowadzeniu pozabilansowego wirtualnego Rachunku Skonsolidowanego (usługa konsolidacyjna) obejmującego wskazane przez Zamawiającego rachunki; 2.3. otwarciu i prowadzeniu kasy dochodowej w siedzibie Zamawiającego, zgodnie z rozdziale I ust. 5 Kasa winna być czynna od dnia r. do r realizowaniu wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego (tj. jednostek organizacyjnych Miasta Słupsk, określonych w załączniku nr 1 do SIWZ), w każdej formie (np. w postaci wypłat elektronicznych, za pomocą czeków), w oddziałach i filiach Banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Słupska; 2.5. otwarciu i prowadzeniu Rachunków Dochodów; a) Bank zobowiązany jest otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego Rachunki Dochodów w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej; b) Bank zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu możliwość automatycznej identyfikacji źródeł dochodów, poprzez określenie nazwy Kontrahenta, tytułu płatności, daty obciążenia rachunku Kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez Kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłat, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. Zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych; 2.6. otwarciu i prowadzeniu Rachunków Wydatków; a) Bank zobowiązany jest otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego Rachunki Wydatków w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej; b) każdorazowo po dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego) System musi zapewnić dostęp do danych o wypłacie środków (wszystkie informacje, jakie będą umieszczone na przelewie), niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego; 2.7. otwarciu i prowadzeniu Rachunków Pozostałych, czyli rachunków: a) dla których zgromadzone wpływy pozostają na tych rachunkach, a odsetki pozostają na tych rachunkach lub są przekazywane na Rachunek Bieżący Budżetu Miasta Słupska- zgodnie z dyspozycją Zamawiającego oraz dokonywane są wydatki;

4 b) z których wydatki są dokonywane zgodnie z odrębnymi przepisami. Rachunkami Pozostałymi mogą być w szczególności Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, sumy depozytowe; c) na których zgromadzone środki będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID O/N; d) dla których odsetki od środków na nich zgromadzonych będą dopisywane z częstotliwością uzgodnioną z Zamawiającym, z kapitalizacją dzienną; 2.8. zapewnieniu systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego oraz jego serwisowania; System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego. Ponadto System musi umożliwiać w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na Rachunku Bieżącym Budżetu Miasta, Rachunkach Dochodów, Rachunkach Wydatków, Rachunkach Pozostałych; b) tworzenie zbiorów danych rachunków, Kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową oraz prowadzić w tym okresie archiwum; d) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; e) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku; f) dostęp upoważnionym pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych poprzez System; g) import przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego do Systemu, wg formatu wynikającego z systemu finansowo- księgowego; h) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); i) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank); j) zabezpieczenie logowania użytkownika systemu bankowości elektronicznej z miejsca pracy. Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu na czas trwania umowy bezpłatnej, niewyłącznej licencji na System. Ponadto, Bank zobowiązany jest na własny koszt zainstalować i konserwować w okresie trwania umowy dodatkowe urządzenia takie, jak np. karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne dla pracy tego Systemu/ akcesoria bankowe. Bank zobowiązany jest również dostosować format wymiany danych do stosowanego u Zamawiającego systemu finansowo-księgowego w zakresie formatu plików danych źródłowych z systemu bankowego (Systemu) w sposób umożliwiający bezproblemową współpracę z systemem finansowo-księgowym Zamawiającego, jak również jednostek organizacyjnych. Po zakończeniu realizacji umowy Bank zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki Kontrahentów i dane teleadresowe), w formacie uzgodnionym z Zamawiającym generowaniu i przekazywaniu wyciągów bankowych, jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych. Bank zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu wyciągi w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godz. 8:00 następnego dnia roboczego. W przypadku braku możliwości przekazywania wyciągów w formie elektronicznej, Bank zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej; a) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności; b) przekazane przez Bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w Systemie; c) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kursie jaki był zastosowany w

5 przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek; d) na żądanie Zamawiającego Bank zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego; obsługa płatności masowych; a) Bank zobowiązany jest otworzyć wirtualne rachunki dla Kontrahentów płatności masowych; b) Na warunkach określonych w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych Bank zobowiązany jest do powiadomienia Kontrahentów Miasta Słupsk o zmianie numeru rachunku bankowego (bazę Kontrahentów udostępni Zamawiający). Zamawiający zawrze z Bankiem dodatkową umowę dot. ochrony danych osobowych i ich powierzenia do przetwarzania (zgodnie z załącznikiem nr 6 do Zaproszenia); c) Bank zobowiązany jest otworzyć wirtualne rachunki dla Kontrahentów płatności masowych i powiadomić Kontrahentów Miasta Słupsk o zmianie numeru rachunku bankowego w terminie trzech miesięcy od daty zawarcia umowy; d) identyfikacja płatności przychodzących i wychodzących będzie odbywała się w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie w indywidualnym numerze rachunku bankowego; e) księgowanie wpłat i wypłat na rachunki wirtualne będzie odbywało się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach; f) plik elektroniczny wg formatu określonego przez Zamawiającego o wpłatach i wypłatach dokonywanych za pośrednictwem wirtualnych rachunków Bank zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu najpóźniej do godz. 8:00 następnego dnia roboczego; g) Bank zobowiązany jest zapewnić również dokonywanie płatności na wirtualne rachunki Kontrahentów za pomocą kart płatniczych; h) Bank zobowiązany jest zapewnić import przelewów przygotowanych w systemie finansowoksięgowym Zamawiającego do Systemu wg stosowanego obecnie formatu; udostępnieniu kredytu krótkoterminowego w Rachunku Bieżącym Budżetu Miasta Słupska; a) Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w Rachunku Bieżącym Budżetu Miasta nie później jak w dniu podpisania umowy; b) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z Uchwały Rady Miasta Słupska (uchwały budżetowej); każdorazowo uruchamiany będzie po przekazaniu do Banku stosownej uchwały oraz podpisaniu Aneksu do umowy o kredyt krótkoterminowy; c) w pierwszym roku obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do wysokości 20 mln zł; w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Miasta Słupska w uchwale budżetowej upoważnienia do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Miasta Słupska, jednakże nie przekroczy 20 mln. d) przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Miasta Słupska. Oznacza to, że będzie on spłacany ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy- ostatniego dnia obowiązywania umowy; e) pułap kredytu krótkoterminowego będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy; faktycznie kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia; f) oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stopę WIBOR O/N; g) odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego będą płatne ostatniego dnia każdego miesiąca wykorzystania kredytu, jeżeli ostatni dzień przypada na dzień wolny od pracy płatność nastąpi w 1-szy dzień roboczy po tym terminie; h) do naliczania odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok 365 dni; realizowaniu przelewów krajowych i zagranicznych (elektronicznych i papierowych);

6 2.13. wydawaniu i obsłudze kart płatniczych; a) na wniosek Zamawiającego Bank zobowiązany jest wydać karty płatnicze oraz prowadzić ich obsługę przez okres obowiązywania umowy; b) karty będą obsługiwały wydatki służbowe wskazanych osób, dokonywane podczas np. delegacji służbowych; c) z tytułu czynności związanych z wystawieniem kart oraz obsługą transakcji kartami Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów; d) Bank zobowiązany jest wydawać karty od dnia roku; e) karty będą umożliwiały dokonywanie wypłat gotówkowych; f) wydatki każdej karty będą dokonywane do wysokości środków, jakie będą przez Zamawiającego przyznane w ramach zasilenia rachunku karty; g) obecne zapotrzebowanie na karty określa się na 8 szt., przy czym zwiększenie liczby kart nie może spowodować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego; zapewnieniu doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym; a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.; b) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo; c) Bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym np. w zakresie Systemu; realizacji operacji walutowych związanych z dokonywaniem płatności walutowych; a) przyjmowania wpłat z zagranicy bez obciążania kosztami rachunku Urzędu Miejskiego umożliwieniu dokonania płatności przez Kontrahentów na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali kart płatniczych: a) prowizje od transakcji płatniczych i związane z korzystaniem z terminali płatniczych będą ponoszone przez Bank; b) w przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych na wyciągu musi znaleźć się informacja o dacie obciążenia rachunku karty Kontrahenta; przyjmowaniu wpłat zamkniętych i dokonywanie wypłat zamkniętych (w bezpiecznych kopertach) oraz umożliwieniu korzystania z wrzutni nocnych (bez dodatkowych opłat) 3. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia i skalkulowanej opłaty ryczałtowej, Bank zobowiązany jest zapewnić także: 1) szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi Systemu. Szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w ich siedzibach; 2) realizację przelewów w czasie rzeczywistym między jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego; 4. Wpłaty dokonywane w placówce bankowej otwartej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, na rzecz Zamawiającego będą zwolnione z opłat i prowizji bankowych. Ponadto wszystkie placówki Banku zlokalizowane w granicach administracyjnych Miasta Słupska (oddziały, filie), będą realizowały płatności na rzecz Zamawiającego bez opłat i prowizji. 5. Zamawiający zastrzega prawo do wprowadzenia zmian w okresie trwania umowy dotyczących połączenia systemu bankowego z wdrażanym u Zamawiającego systemem finansowo-księgowym, umożliwiającym bezpośrednie przekazywania informacji (m.in. import, eksport danych, automatyczną identyfikację Kontrahenta, rodzaju płatności, automatyczne wczytywanie przelewów z systemu finansowo-księgowego do systemu bankowego oraz z systemu bankowego do systemu finansowoksięgowego). Powyższe zmiany Bank zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat. 6. Zwiększenie lub zmniejszenie liczby prowadzonych rachunków bankowych (tj. Rachunek Bieżący Budżetu Miasta, Rachunki Dochodów, Rachunki Wydatków, Rachunki Pozostałe) nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej.

7 III. Koszty obsługi: 1. Bank z tytułu prowadzenia bankowej obsługi Zamawiającego będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową, 2. Miesięczna opłata będzie pokrywała koszty wszelkiego typu rozliczeń pieniężnych krajowych i zagranicznych, przelewów krajowych i zagranicznych (w tym kosztów banków zagranicznych, KIR, SORBNET, ELIXIR, SWIFT itd.), prowadzenia rachunków, wydawania czeków, obsługi kart płatniczych, przekazywania informacji, zestawień na rzecz Zamawiającego, koszty wyciągów, dodatkowych potwierdzeń, wezwań, obsługi płatności masowych, płatności za pośrednictwem terminali kart, koszt powiadomienia Kontrahentów Miasta o zmianie rachunku bankowego, przygotowania i prowadzenia kasy dochodowej Urzędu Miejskiego w Słupsku ponosi Bank (w okresie od 15 lutego do 30 kwietnia będą czynne 3 boksy w kasie), koszt prowadzenia wybranych rachunków pomocniczych na potrzeby Zamawiającego wraz z dostępem do bankowości elektronicznej w okresie r. oraz inne zawarte w Opisie Przedmiotu Zamówienia, za wyjątkiem kosztu kredytu w rachunku bieżącym. 3. Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana 10-go dnia kalendarzowego miesiąca z jednego wskazanego przez Zamawiającego rachunku, a jeżeli dzień ten wypada w dzień wolny od pracy to w następnym dniu roboczym; 4. Bank nie może naliczyć innych opłat ani obciążyć Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi. Zamawiający będzie ponosił na rzecz Banku: miesięczną opłatę ryczałtową oraz odsetki od kredytu w Rachunku Bieżącym Budżetu Miasta Słupska. IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia w okresie od 30 kwietnia 2016 roku do 31 grudnia 2018 roku, w tym: - w okresie od 30 kwietnia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. - prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta Słupska oraz podległych mu jednostek organizacyjnych (których wykaz stanowi załącznik nr 1 do SIWZ) - w okresie od r. do r. -prowadzenie wybranych trzech rachunków pomocniczych na potrzeby Zamawiającego wraz z dostępem do bankowości elektronicznej (umożliwiającej dokonywanie przelewów, drukowanie wyciągów, raportów, plików z płatności masowych). 2. Wykonywanie zamówienia następować będzie w siedzibie Zamawiającego oraz jednostkach organizacyjnych Miasta Słupska. 3. Realizacja przedmiotu umowy w zakresie instalacji Systemu w jednostkach organizacyjnych Miasta Słupska odbywać się będzie na sprzęcie komputerowym jednostek organizacyjnych.