ROZEZNANIE OFERTOWE Nr 1/2017

Transkrypt

1 Lubań, dnia r. ROZEZNANIE OFERTOWE Nr 1/ Zamawiający: Powiatowy Urząd Pracy w Lubaniu zaprasza do złożenia ofert na: 2. Przedmiot zamówienia: Obsługa bankowa Funduszu Pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Lubaniu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: zakładanie i prowadzenie rachunków bankowych w PLN, tj. rachunku Funduszu Pracy oraz rachunku projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej, możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, dostarczenie, instalacja i aktualizacja w siedzibie Zamawiającego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie wskazanych pracowników, realizacja poleceń przelewu w formie elektronicznej, przyjmowanie wpłat gotówkowych na rachunek Zamawiającego, realizowanie wypłat gotówkowych, wydawanie czeków gotówkowych, generowanie w formie dokumentu wyciągów bankowych oraz historii zapisów księgowych przez Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego, automatyczne przekazywanie na rachunki bankowe, w dniu naliczenia, odsetek od zgromadzonych środków. Wymagania Zamawiającego oraz istotne postanowienia umowy: Wykonawca będzie posiadał filię, oddział, placówkę lub punkt kasowy na terenie miasta Lubania przez cały okres trwania umowy, Wykonawca nie będzie pobierał opłat i prowizji: za otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych; za korzystanie z systemu elektronicznej obsługi bankowej; za realizację przez Zamawiającego przelewów w formie elektronicznej na rachunek bankowy Wykonawcy oraz na rachunki we wszystkich innych bankach; za realizacje przelewów w formie papierowej, w przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej; od wpłat gotówkowych na rachunek Zamawiającego; za zmianę karty wzorów podpisów; za sporządzanie i przesłanie elektronicznych wyciągów bankowych dla poszczególnych rachunków z ustaleniem salda na każdy dzień roboczy; za sporządzenie potwierdzenia sald na koniec roku; za otwieranie i prowadzenie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych, Wykonawca zapewni realizację przelewów w formie elektronicznej złożonych do godz. 15-tej w tym samym dniu, Wykonawca zapewni realizację przelewów złożonych w formie papierowej do godz. 12-tej w tym samym dniu, Wykonawca udostępni Zamawiającemu środki do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek bankowy bez stosowania prowizji, Wykonawca zapewni miesięczne naliczanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Zamawiającego w ostatnim dniu danego miesiąca, Wykonawca dokona zerowania rachunków bieżących i pomocniczych polegającego na przekazaniu z dniem 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych na inne rachunki bankowe, zgodnie z dyspozycją Zamawiającego, 1

2 Wykonawca bezpłatnie dostarczy, zainstaluje i będzie aktualizował w siedzibie Zamawiającego oprogramowanie związane z systemem bankowości elektronicznej. Dopuszcza się rozwiązanie on-line przez przeglądarkę WWW bądź dedykowaną aplikację, Wykonawca dokona kompleksowego bezpłatnego przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu (w siedzibie Zamawiającego), Wykonawca dokona instalacji oprogramowania, przeszkolenia pracowników i otwarcia rachunków bankowych w sposób umożliwiający właściwe funkcjonowanie od dnia r., Wykonawca zapewni codzienne generowanie w formie dokumentu wyciągów bankowych oraz historii zapisów księgowych przez Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego w dniu następnym do godziny 11-tej, Wykonawca będzie wydawał zaświadczenia i opinie na żądanie Zamawiającego oraz dokona innych czynności bankowych, np. zmiany karty wzorów podpisów itp., Wykonawca wyznaczy osobę lub osoby w Banku, których zadaniem będą bieżące kontakty operacyjne z Zamawiającym, udzielanie porad i konsultacji, Wykonawca umożliwi wykonanie przelewów w formie papierowej, zgodnie z potrzebami Zamawiającego, w przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej, Umowa może być wypowiedziana przez zamawiającego w terminie jednego miesiąca, w przypadku stwierdzenia niewłaściwej jej realizacji, Wymagania systemowe: współpraca z systemem Windows m Vista/Windows 7/Windows 8/Windows 10; dostęp do usług przez 24 godz. w każdym dniu roboczym; dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym; funkcja zaczytywania przelewów przygotowanych w systemie zewnętrznym w formatach plików m.in. Elixir i VideoTEL; praca grupowa z wykorzystaniem podziału uprawnień wprowadzanie/ zatwierdzanie przelewów w ustalonym i zatwierdzonym formacie. O zmianie formatu przelewu Zamawiający musi zostać powiadomiony minimum 2 miesiące wcześniej; zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu, funkcja bezpiecznej transmisji przez sieć Internet; uwierzytelnienie użytkownika poprzez wpisanie identyfikatora (nazwy użytkownika) wraz z hasłem; dopuszczalne metody autoryzacji zleceń: listy haseł jednorazowych (TAN), certyfikaty cyfrowe, tokeny; system powinien umożliwiać uzyskanie bieżącej informacji o stanie rachunków bankowych oraz bieżącego odbioru wyciągów bankowych z rachunków na każdym stanowisku, w ustalonym i zatwierdzonym formacie. O zmianie formatu wyciągu Zamawiający musi zostać powiadomiony minimum 2 miesiące wcześniej; informacja o dacie operacji; przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu; wykonywania analiz i raportów z operacji i transakcji za wskazane okresy z możliwością ich drukowania; zapewnienie w instalowanym systemie bankowości elektronicznej wymogów związanych z bezpieczeństwem pracy, tj. jednoznacznej identyfikacji użytkowników w procesie logowania się do systemu, dodatkowego uwierzytelniania użytkownika i sprawdzenie jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych, szyfrowania transakcji danych, automatycznej blokady konta użytkownika po kilkukrotnych próbach dostępu z błędnie podanym hasłem; instalowanie wersji aktualizacyjnych w okresie trwania umowy; w przypadku awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjęcie działań w celu ich usunięcia. 2

3 Istotne informacje o Zamawiającym (według danych za 2016 rok): Wpływy na rachunki bankowe w łącznej kwocie ,27 zł; w tym 52 wpłat gotówkowych na łączną kwotę ,51 zł; Wypłat gotówkowych nie dokonywano; Wykonano przelewów elektronicznych; Wydatkowano z rachunków bankowych łączną kwotę ,85; Średnia miesięczna kwota środków na rachunkach bankowych ,64 zł. Nomenklatura według wspólnego słownika zamówień (CPV): Usługi bankowe. 3. Termin realizacji zamówienia: Miejsce i termin złożenia oferty: w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy ul. Lwówecka Lubań Sekretariat pokój nr 9 do dnia r. do godziny w formie oryginału (oferty przesłane faxem lub em nie będą rozpatrywane) dostarczone osobiście lub przesłane pocztą (w przypadku wysyłki pocztą decyduje data wpływu do urzędu a nie data stempla pocztowego). 5. Warunki płatności: nie dotyczy 6. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Sylwia Maciukiewicz, tel wew. 276 lub Ewa Wójcik tel wew Sposób przygotowania oferty: 1) ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim 2) inne wymogi: Wykonawca musi spełniać następujące warunki: - posiada zezwolenie, o którym mowa w art. 30a ustawy - Prawo bankowe (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 1988) - posiada wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Do oferty należy dołączyć: - kopię aktualnego odpisu z KRS-u, poświadczoną za zgodność z oryginałem, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty - kopię zezwolenia Komisji Nadzoru Finansowego do wykonywania czynności bankowych, poświadczoną za zgodność z oryginałem - aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; - aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; - wzór umowy 8. Kryteria wyboru wykonawcy zamówienia: A) opłaty za usługi 90% obliczone wg wzoru: Cena najniższa (najkorzystniejsza) A = x 100 x 90% Cena badanej oferty 3

4 B) wysokość oprocentowania rachunku 10% obliczone wg wzoru: Oprocentowanie środków badanej oferty B = x 100 x 10% Najwyższe zaproponowane oprocentowanie Całkowita wartość zamówienia zostanie obliczona jako suma poszczególnych kryteriów, tj.: P = A + B gdzie: P ilość punktów A opłaty za usługi, B wysokość oprocentowania rachunku Każdy oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie warunków zamówienia w terminie nie później niż 4 dni robocze przed upływem terminu składania ofert. O wyniku wyboru oferty Oferenci, którzy złożyli oferty zostaną zawiadomieni pisemnie.. (data i podpis Dyrektora PUP) 4

5 Część II do Rozeznania Ofertowego nr 1/2017 z dnia (wypełnia Oferent) 1. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy NIP Regon nr rachunku bankowego Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: Rodzaj usługi Opłata/prowizja Otwarcie rachunku bankowego Prowadzenie rachunku bankowego opłata miesięczna Prowadzenie rachunków pomocniczych opłata miesięczna Likwidacja rachunku bankowego Otwarcie dodatkowych rachunków bankowych w trakcie trwania umowy Prowadzenie dodatkowych rachunków bankowych w trakcie trwania umowy Korzystanie z systemu bankowości elektronicznej opłata miesięczna Realizacja polecenia przelewu w formie elektronicznej na rachunki bankowe prowadzone przez bank Wykonawcy Realizacja polecenia przelewu w formie elektronicznej na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki Realizacja polecenia przelewu w formie papierowej na rachunki bankowe prowadzone przez bank Wykonawcy, w przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej Realizacja polecenia przelewu w formie papierowej na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki, w przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej Wpłata gotówkowa na rachunek bankowy Wypłata gotówkowa z rachunku bankowego Wydanie czeku gotówkowego 5

6 Zmiana karty wzorów podpisów Sporządzenie dziennego wyciągu bankowego w formie elektronicznej Wydanie potwierdzenia sald Uznanie rachunku bankowego w dniu operacji Obciążenie rachunku bankowego w dniu operacji Udostępnienie Zamawiającemu środków do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek bankowy Miesięczne naliczenie odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Zamawiającego w ostatnim dniu danego miesiąca Przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych na inny rachunek bankowy Instalacja oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie pracowników Aktualizacja oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie pracowników Przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu (w siedzibie Zamawiającego) Wydawanie zaświadczenia lub opinii na żądanie Zamawiającego Złożenie do realizacji przelewów w placówce bankowej mimo możliwości ich realizacji za pomocą systemu elektronicznego Oprocentowanie rachunku bankowego w stosunku rocznym % Inne (jakie?) 6

7 7. Inne kryteria ustalone przez zamawiającego - nie dotyczy 8. Termin realizacji zamówienia 9. Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w rozeznaniu ofertowym. 11. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń 12. Do oferty dołączam:... ( podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej, pieczątka) 7