INFORMACJA POKONTROLNA nr 17/15/INT-IV

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 17/15/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Gmina Miasto Szczecin Projekt nr INT pn. Baza turystyki żeglarskiej - Port Jachtowy Szczecin i ZeRUM Ueckermünde - na transgranicznym szlaku wodnym. 3 Adres jednostki kontrolowanej Urząd Miasta Szczecin Plac Armii Krajowej 1, Szczecin 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/ Termin kontroli r. Wizja lokalna na miejscu inwestycji: r. 7 Osoby przeprowadzające Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji kontrolę i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich; przy udziale Pani Katarzyny Wołyńskiej - Tarnowskiej - starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich. 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: zamówień publicznych oraz prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony 1

2 środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 30 kwietnia 2009 r. do dnia 8 maja 2015 r. funkcję sprawowali: Piotr Krzystek Prezydent Miasta Szczecin, Krzysztof Soska Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin, Stanisław Lipiński Skarbnik Miasta, Bogdan Jaroszewicz Zastępca Prezydenta Miasta (Koordynator projektu), Elżbieta Ostatek Dyrektor Wydziału Inwestycji Miejskich (Konsultant ds. ogólnobudowlanych), Krystyna Bartnik Zastępca Dyrektora Wydziału Inwestycji Miejskich (Konsultant ds. instalacyjnych), Agnieszka Belina Zastępca Dyrektora Wydziału Inwestycji Miejskich (Konsultant ds. hydrotechnicznych), Bożena Kowalewska Zastępca Dyrektora Wydziału Inwestycji Miejskich (Specjalista ds. rozliczenia projektu), Katarzyna Merska Kierownik Referatu w Wydziale Inwestycji Miejskich (Specjalista ds. realizacji projektu), Patrycjusz Ceran Kierownik Referatu w Biurze Prezydenta Miasta (Specjalista ds. współpracy z partnerem projektu), Joanna Zimny Inspektor w Wydziale Inwestycji Miejskich (Specjalista ds. rozliczenia projektu). Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. Umowa CRU/13/ z dnia 5 sierpnia 2013 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Energopol-Szczecin Spółka Akcyjna, ul. Św. Floriana 9/13, Szczecin. Przedmiotem umowy było wykonanie zadania pn. Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wartość umowy: ,38 PLN brutto. 2. Umowa CRU/13/ z dnia 24 października 2013 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Panem Łukaszem Podczaszym prowadzącym działalność gospodarczą pn. PPA podczaszy pracownia architektury, ul. Lubelska 24/7, Kraków. Przedmiotem umowy było pełnienie nadzoru autorskiego przy realizacji zadania pn. Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 3. Umowa CRU/13/ z dnia 25 lipca 2013 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a NBQ Sp. z o.o., ul. Gdańska 3c, Szczecin. Przedmiotem umowy było pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu na zadaniu pn. Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 4. Zamówienie nr BM/178/2009 CRU nr /2009 z dnia 28 sierpnia 2009 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Przedsiębiorstwem EKOLOG-POL Henryk Dominiak, ul. Piaskowa 61, Police. Przedmiotem zlecenia było przygotowanie map ewidencyjnych, 2

3 wypisu z rejestru gruntów oraz przygotowanie karty informacyjnej przedsięwzięcia pn. Port Jachtowy Szczecin. Wartość zamówienia: 2.989,00 PLN brutto. 5. Umowa nr BM/46/09 CRU/09/ z dnia 6 maja 2009 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Przedsiębiorstwem Geologicznym Geoprojekt Szczecin, ul. Tartaczna 9, Szczecin. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji geotechnicznej, która miała zawierać wyniki polowych i laboratoryjnych badań podłoża na potrzeby utworzenia Portu Jachtowego Szczecin na Wyspie Grodzkiej w Szczecinie. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 6. Zamówienie nr BM/45/2009 CRU/09/ /2009 z dnia 30 kwietnia 2009 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Urzędem Morskim w Szczecinie, Pl. Batorego 4, Szczecin. Przedmiotem zlecenia było wykonanie pomiarów głębokości Odry Zachodniej i Duńczycy na akwenie przeznaczonym na Port Jachtowy Szczecin. Wartość zamówienia: 3.942,70 PLN brutto. 7. Zamówienie nr BM/165/2009 CRU/09/ /2009 z dnia 25 sierpnia 2009 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Miejskim Ośrodkiem Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, Pl. Św. J. Odrowąża 1, Szczecin. Przedmiotem zlecenia było wykonanie kopii mapy zasadniczej w skali 1:500 obszaru objętego konkursem wraz z obszarem otaczającym dla potrzeb Konkursu na opracowanie koncepcji urbanistyczno-architektonicznej Portu Jachtowego Szczecin zlokalizowanego na Wyspie Grodzkiej i przy Nabrzeżu Starówka na Łasztowni. Wartość zamówienia: 848,05 PLN brutto. 8. Zamówienie nr BM/161/2009 CRU/ /2009 z dnia 25 sierpnia 2009 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Panem Arkadiuszem Czarkowskim, ul. Iwaszkiewicza 87, Szczecin. Przedmiotem zlecenia było przygotowanie wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy dla Portu Jachtowego Szczecin. Wartość zamówienia: 1.220,00 PLN brutto. 9. Zamówienie nr BM/185/2009 CRU/ /2009 z dnia 21 października 2009 r. zawarte pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Panem Arkadiuszem Czarkowskim, ul. Iwaszkiewicza 87, Szczecin. Przedmiotem zlecenia było przygotowanie wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy dla Portu Jachtowego Szczecin. Wartość zamówienia: 1.220,00 PLN brutto. 10. Umowa Nr BM/8/2010 CRU 10/ z dnia 24 lutego 2010 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Panem Łukaszem Podczaszym prowadzącym działalność gospodarczą pn. PPA podczaszy pracownia architektury, ul. Lubelska 24/7, Kraków. Przedmiotem umowy było wykonanie przez Projektanta kompletnej dokumentacji projektowej dla zadania inwestycyjnego pn.: Port Jachtowy Szczecin na podstawie zwycięskiej koncepcji projektowej Projektanta wybranej w Konkursie na opracowanie koncepcji urbanistyczno-architektonicznej Portu Jachtowego Szczecin, zlokalizowanego na Wyspie Grodzkiej i przy Nabrzeżu Starówka na Łasztowni. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 11. Umowa nr BKSiME/EO/101/2015 CRU 15/ z dnia 13 kwietnia 2015 r. zawarta pomiędzy Gminą Miasto Szczecin a Międzynarodowi Targami Szczecińskimi sp. z o.o., ul. Struga 6-8, Szczecin. Przedmiotem umowy było przeprowadzenie działań promocyjnych związanych z projektem pn. Baza turystyki żeglarskiej - Port Jachtowy Szczecin i ZeRUM Ueckermünde - na transgranicznym szlaku wodnym. Wartość umowy : ,00 PLN brutto. 3

4 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Obowiązujące u Beneficjenta zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie Zasad Prowadzenia Rachunkowości. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała sześć Raportów partnera za okres: Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Zapisy na kontach księgowych wyróżniono poprzez wpisanie numeru zadania: Projekt UE 110 z podziałem na wkład własny (110-W) i środki z EFRR (110-U).01 Ewidencja księgowa projektu została zweryfikowana na kontach: Środki trwałe w budowie, Usługi obce, Rachunek bieżący wydatki, Rozrachunki (z rozbudowaną analityką). Podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowalnego w projekcie. Do dnia kontroli Beneficjent otrzymał refundację poniesionych wydatków w kwocie ,06 PLN. Operację zaksięgowano na kontach: Rachunki środków funduszy pomocowych Dochody budżetu UE. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do niniejszej Informacji Pokontrolnej. Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Celem projektu było stworzenie ponadregionalnego produktu turystycznego, poprzez budowę i modernizację infrastruktury sieci portów i przystani jachtowych w Szczecinie. W zakresie etapu Ib - część wodna wykonano następujący zakres robót: budowa zwodzonego mostu pieszego i jezdnego wraz z instalacjami, budowa pomostów pływających P1 wraz z instalacjami (44 szt.) przy Wyspie Grodzkiej (na południowy zachód od mostu), budowa pomostów pływających P2 (29 szt.) przy Nabrzeżu Starówka (na południowy zachód od mostu), wykonanie elementów zagospodarowania terenu - Nabrzeże Starówka, budowa zapory lodowej przy wejściu do Kanału Duńczyca. Wykonane prace budowlane zostały przedstawiony w dokumentacji fotograficznej wykonanej na miejscu inwestycji w dniu r. (Raport z oględzin załącznik nr 1). Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na miejscu inwestycji oraz na wszystkich materiałach, dokumentach znajdują się wymagane informacje dotyczące przyznanego dofinansowania projektu. Materiały promocyjne posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu 4

5 Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: Zamówień publicznych publicznych Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wybrany wykonawca: Energopol-Szczecin Spółka Akcyjna, ul. Św. Floriana 9/13, Szczecin. Wartość umowy: ,38 PLN brutto. W wyniku kontroli ex-post udzielonego zamówienia podczas kontroli administracyjnej Raportu partnera, Kontroler stwierdził naruszenie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia bez zachowania przesłanek wymienionych w tym przepisie. publicznych na pełnienie nadzoru autorskiego na zadaniu pn. Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wybrany wykonawca: Pan Łukasz Podczaszy prowadzący działalność gospodarczą pn. PPA podczaszy pracownia architektury, ul. Lubelska 24/7, Kraków. Wartość umowy nie przekroczy: ,00 PLN brutto. publicznych na pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu na zadaniu pn. Budowa Portu Jachtowego w Szczecinie w zakresie etapu Ia część lądowa i etapu Ib część wodna. Wybrany wykonawca: NBQ Sp. z o.o., ul. Gdańska 3c, Szczecin. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzone zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na wykonanie przez Projektanta kompletnej dokumentacji projektowej dla zadania inwestycyjnego pn.: Port Jachtowy Szczecin na podstawie zwycięskiej koncepcji projektowej Projektanta wybranej w Konkursie na opracowanie koncepcji urbanistyczno-architektonicznej Portu Jachtowego Szczecin, zlokalizowanego na Wyspie Grodzkiej i przy Nabrzeżu Starówka na Łasztowni. Wybrany wykonawca: Pan Łukasz Podczaszy prowadzący działalność gospodarczą pn. PPA podczaszy pracownia architektury, ul. Lubelska 24/7, Kraków. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. publicznych na wsparcie organizacyjne przy realizacji projektów promujących Miasto Szczecin. Wybrany wykonawca: Międzynarodowe Targi Szczecińskie sp. z o.o., ul. Struga 6-8, Szczecin. Wartość umowy : ,00 PLN brutto. Poprawność przeprowadzonego postępowania Wsparcie organizacyjne przy realizacji projektów promujących Miasto Szczecin w trakcie weryfikacji. Na dzień przeprowadzenia kontroli na miejscu nie zakończono kontroli ex-post, prowadzonej w trakcie kontroli administracyjnej końcowego Raportu partnera. 5

6 Prawa budowlanego Przedmiotem dofinansowania była inwestycja polegająca na wybudowaniu części wodnej Portu Jachtowego w Szczecinie. Inwestycja była realizowana na podstawie projektu budowlanego, którego autorem jest mgr inż. arch. Łukasz Podczaszy, upr. Nr R-Z/A-8/08. Prace budowlane były prowadzone na podstawie decyzji Wojewody Zachodniopomorskiego o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę nr 35/2012 z dnia r., nazwa i adres zamierzenia budowlanego: budowa Tymczasowego Portu Jachtowego w Szczecinie, dz. nr 11, 16, 12/21, 12/20, 12/6, 12/26, 95/4 obręb 1084 Szczecin (zmieniona decyzją 346/2014 z dnia r. oraz 95/2015 z dnia r. Dziennik budowy nr 167/2012 został wydany dnia r., części wodnej dotyczą tomy III, V, VII, XI. Prace rozpoczęto w dniu r. - zgodnie z protokołem przekazania placu budowy z dnia r. Wykonawca zgłosił wykonanie przedmiotu zamówienia w dniu r. Pozwolenie na użytkowanie zostanie wydane po zakończeniu budowy części lądowej, która nie jest przedmiotem dofinansowania z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W zrealizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Podczas dokonywania czynności kontrolnych w dniu 25 maja 2015 r. nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości. Podczas dokonywania czynności kontrolnych w dniu 25 maja 2015 r. ustalono, że po otrzymaniu pozwolenia na użytkowanie oraz zrealizowaniu wskaźników, dokumenty zostaną przekazane przez Partnera Wiodącego do Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - faktury, rachunki, - umowy, zlecenia, - protokoły odbioru, - dokumentacja przetargowa, - materiały promocyjne, - wyciągi bankowe, - polityka rachunkowości z planem kont. 6

7 Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 7