INFORMACJA POKONTROLNA NR 30/11/INT-IV. Gmina-Miasto Koszalin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 30/11/INT-IV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej INT Prezentacje gospodarcze na obszarze Euroregionu Pomerania Schwedt/n. Odrą Koszalin 2009 do 2011 Gmina-Miasto Koszalin Urząd Miejski ul. Rynek Staromiejski Koszalin 4 Termin kontroli 21 grudnia 2011 r. 5 6 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 7 Zakres kontroli 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów 1

2 związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 8 Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 21 grudnia 2011 r. funkcję sprawowali: - Piotr Jedliński: Prezydent Miasta Koszalin (od ), p. o. Prezydenta Miasta Koszalin (od ); - Mirosław Mikietyński: Prezydent Miasta Koszalin; - Andrzej Kierzek: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Gospodarczej (od ) - Andrzej Jakubowski: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Gospodarczej; - Przemysław Krzyżanowski: Zastępca Prezydenta ds. Polityki Społecznej; - Janina Ciesiołkiewicz Skarbnik Miasta Koszalin; - Małgorzata Głowacka Inspektor w Wydziale Rozwoju i Współpracy Zagranicznej UM; - Anna Liskowska: Inspektor w Wydziale Księgowości. 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy: - umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/6/09 z dnia r. pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Małgorzatą Głowacką na pełnienie funkcji kierownika projektu w latach ; kwota umowy: 8 600,00 PLN; - umowa najmu nr RWZ.EU-03/7/09/10 z dnia r. zawarta między Gminą- Miasto Koszalin, a Biurem Targów BAŁTYK Eugeniusz Krwasz na wynajem powierzchni wystawienniczej dla potrzeb koszalińskich targów w latach ; kwota umowy: ,00 PLN; aneks z dnia r.; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla PER MEDIA Dziennik Koszaliński Miasto na publikację ogłoszenia informacyjnego i zaproszenia do odwiedzania stoiska miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach marca 2010 r. wraz z promocją projektu; kwota zlecenia: 3 100,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla firmy SILLA Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas XVI Koszalińskich Targów Budownictwa i Energii Odnawialnej w dniach r.; kwota zlecenia: 1 000,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla Agencji Reklamowo- Informacyjnej CORINFO s.c. na publikację ogłoszenia odnośnie niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą oraz niemieckich przedsiębiorców zainteresowanych współpracą gospodarczą podczas koszalińskich targów w dniach r. wraz z promocją projektu w Głosie Koszalińskim oraz tygodniku Teraz Koszalin ; wartość zlecenia: 3 660,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla firmy SILLA Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas Targów Budownictwa i Czystego Środowiska w dniach r.; kwota zlecenia: 1 240,00 PLN; 2

3 - umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/7/09/10 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Joanną Piotrkowską-Ciechomską na aktualizację zawartości merytorycznej: filmu Koszalin tu warto inwestować, Przewodnika Inwestycyjnego oraz broszury informacyjnej Zainwestuj w Koszalinie ; wartość zlecenia: 1 200,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla Agencji Reklamowo- Informacyjnej CORINFO s.c. na publikację ogłoszenia odnośnie niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach r. wraz z promocją projektu w Głosie Koszalińskim ; wartość zlecenia 2 189,40 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla firmy SILLA Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas XVII Koszalińskich Targów Budownictwa i Energii Odnawialnej w dniach r.; kwota zlecenia: 984,00 PLN; - umowa zlecenie nr RWZ.EU-3/8/09/10/11 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą-Miasto Koszalin, a Joanną Piotrkowską-Ciechomską na aktualizację zawartości merytorycznej: filmu Koszalin tu warto inwestować, Przewodnika Inwestycyjnego oraz broszury informacyjnej Zainwestuj w Koszalinie ; wartość zlecenia: 1 500,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasta Koszalin z dnia r. dla Agencji Reklamowo- Informacyjnej CORINFO s.c. na publikację ogłoszeń dotyczących projektu oraz niemieckiej prezentacji miasta Schwedt/n. Odrą podczas koszalińskich targów w dniach r. w Głosie Koszalińskim i tygodniku Teraz Koszalin ; wartość zlecenia 4 551,00 PLN; - zlecenie Gminy-Miasto Koszalin z dnia r. dla firmy SILLA Sylwia Bohdziewicz na tłumaczenie ustne podczas I Koszalińskich EKO Targów w dniach r. oraz przetłumaczenie z języka polskiego na język niemiecki tekstu poprawek do materiałów promocyjnych; kwota zlecenia: 1 250,00 PLN. Ponadto: - uaktualniono film Koszalin tu warto inwestować (edycja 2010 i 2011) w ramach umowy nr RWZ.EU-3/5/09 z dnia zawartej pomiędzy Gminą- Miasto Koszalin, a firmą kreatywnie.org - Agencja Reklamowa Marcin Golik na wykonanie filmu promującego koszalińską gospodarkę oraz projekt okładki do filmu wraz z drukiem w 2009 r.; - zaktualizowano i wydrukowano materiały (przewodnik dla inwestorów, broszura informacyjna, ulotka o targach, plakat - edycja 2010 i 2011) w ramach umowy o dzieło RWZ.EU-3/4/09 z dnia r. zawartej między Gminą-Miasto Koszalin, a Agencją Reklamową RHEMA-PRESS Krzysztof Gołaszewski na zaprojektowanie i druk materiałów dotyczących roku Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Dla Gminy-Miasta Koszalin (partner polski) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z czterema Raportami partnera za okres na łączną kwotę wydatków kwalifikowalnych ,72 PLN, z czego kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała raporty: INT /01/02 na kwotę ,23 PLN, INT /01/03 na kwotę 8 175,40 PLN oraz INT /01/04 na kwotę ,11 PLN. Do momentu kontroli 3

4 Beneficjent otrzymał refundację w wysokości ,82 PLN. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych ujętych w raportach. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Kontrolujący stwierdzili, że kopie dokumentów dołączonych do raportów są zgodne z oryginałami. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując w analitykę konta syntetycznego nr 48 oznaczający koszty i wydatki dotyczące projektu Prezentacje gospodarcze. Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym, zgodnie z dekretem, na kontach analitycznych w następujący sposób: Księgowania w jednostce: 1) Przyjęcie faktury (Wn) Koszty według rodzaju z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 201(Ma) Rozrachunki z dostawcami, 2) Zapłata za fakturę - 201(Wn) Rozrachunki z dostawcami, (Ma) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 3) Rozliczenie wynagrodzeń zespół 4 (Wn) Koszty według rodzaju z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 231(Ma) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 4) Wypłata wynagrodzeń - 231(Wn) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, (Ma) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu z podziałem na środki własne i pomocowe, zgodnie z klasyfikacją budżetową, 5) Wpływ środków finansowych na rachunek wydatków (Wn) Wydatki dotyczące projektu poniesione z rachunku bankowego z analityką dla realizowanego projektu, 223 i 228 (Ma) rozliczenie wydatków z analityką na realizowany projekt. Księgowania w organie: 1) Przeksięgowanie kosztów ze środków funduszy pomocowych na konto 967(Wn) Fundusze Pomocowe z analityką na projekt, 2) Wpływ refundacji (Ma) Dochody budżetu, Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. PW jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy 4

5 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. Kontrolerzy stwierdzili, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki z kontroli finansowej do Informacji Pokontrolnej z kontroli w/w projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt dotyczy działań mających na celu promocję Koszalina oraz Schwedt w zakresie wspierania nawiązywania kontaktów regionalnych przedsiębiorców polskich i niemieckich. Wszystkie zaplanowane działania zostały wykonane zgodnie z harmonogramem. W okresie objętym kontrolą zrealizowano m.in. działania w ramach projektu: - Targi Budownictwa i Energii Odnawialnej w Koszalinie ( r.); - Targi Budownictwa i Czystego Środowiska w Koszalinie ( r.); - Targi Budownictwa i Energii Odnawialnej w Koszalinie ( r.); - I Koszalińskie EKO Targi ( r.); - kampania promocyjna (ogłoszenia w prasie, na bezpłatnych stronach internetowych, broszury i ulotki, Przewodnik dla inwestora, film na płycie DVD Koszalin tu warto inwestować. Fotorelację ze zorganizowanych targów przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana przez Beneficjenta (Zał. 1. do Informacji Pokontrolnej). 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na wszystkich materiałach promocyjnych zawarto informacje o dofinansowaniu projektu przez UE z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach INTERREG IV wraz z logo Programu. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych W okresie objętym kontrolą zamówień dokonano na postawie: - Zarządzenia wewnętrznego nr 180/10 Prezydenta Miasta Koszalin z dnia 10 września 2010 r. w sprawie: zasad dokonywania zamówień na roboty budowlane, usługi i dostawy w Urzędzie Miejskim w Koszalinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; - Zarządzenia wewnętrznego nr 107/07 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 11 czerwca 2007 r. zasad dokonywania zamówień na roboty budowlane, usługi i dostawy w Urzędzie Miejskim w Koszalinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty ,00 euro. b. Prawa budowlanego nie dotyczy. 5

6 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumentacja projektowa znajduje się: - w Wydziale Rozwoju i Współpracy Zagranicznej (ul. Mickiewicza 26, pokój 7A); - w Biurze Zamówień Publicznych (ul. Mickiewicza 26, pokój 13 i 15); - w Wydziale Księgowości (Rynek Staromiejski 6-7, pokój 130). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 6