Kontrola na miejscu realizacji projektu Procedury i zarządzanie projektem Archiwizacja

Transkrypt

1 1

2 Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Kontrola na miejscu realizacji projektu Procedury i zarządzanie projektem Archiwizacja 2

3 Procedury, do których posiadania i stosowania Beneficjent zobowiązał się na etapie ubiegania się o dofinansowanie projektu w ramach PO IiŚ (oświadczenie składane na etapie WoD) udokumentowana struktura organizacyjna uwzględniająca zarządzanie projektem wraz z opisem zadań komórek biorących udział w realizacji projektu zakresy czynności i odpowiedzialności pracowników biorących udział w realizacji projektu (np. powołanie Kierownika Projektu / Zespołu Projektowego, regulaminy wynagradzania, zakresy obowiązków / opisy stanowisk pracy, ewidencja czasu pracy) 3

4 Procedury dotyczące zawierania umów dla zadań objętych projektem, do których stosuje się ustawę Pzp i/lub zawierania umów dla zadań objętych projektem, do których nie stosuje się ustawy Pzp udzielania zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę Pzp i/lub udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Pzp weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową 4

5 przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji PO IiŚ oraz 3 lat od zamknięcia PO IiŚ, zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 5

6 UoD Beneficjent zobowiązuje się do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia PO IiŚ. Z uwzględnieniem ust. 2, w przypadku Projektu, w którym występuje pomoc publiczna obowiązek, o którym mowa w ust. 2 trwa 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. 6

7 Zgodnie z art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 należy zapewnić, że wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji i Trybunału Obrachunkowego przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. W odniesieniu do projektów, w których udzielone dofinansowanie stanowiło pomoc publiczna okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat od daty udzielenia pomocy (termin przedawnienia windykacji). 7

8 Zgodnie z art. 15 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999: 1. Kompetencje Komisji w zakresie windykacji pomocy podlegają dziesięcioletniemu okresowi przedawnienia. 2. Okres przedawnienia rozpoczyna bieg w dniu, w którym bezprawnie przyznano pomoc beneficjentowi albo w charakterze pomocy indywidualnej, albo w ramach programu pomocowego. Jakiekolwiek działanie, podejmowane przez Komisje lub Państwo Członkowskie, działające na wniosek Komisji w odniesieniu do pomocy przyznanej bezprawnie powoduje przerwanie okresu przedawnienia. Każde przerwanie powoduje, że okres przedawnienia zaczyna biec od początku. Okres przedawnienia zostaje zawieszony, dopóki decyzja Komisji jest przedmiotem postępowania toczącego się przez Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich. 3. Jakąkolwiek pomoc, w odniesieniu do której upłynął okres przedawnienia, uznaje się za pomoc istniejącą. 8

9 Art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 uszczegóławia wymóg przechowywania dokumentacji nakładając następujące obowiązki: 1. zapewnienia dostępu do dokumentacji zawierającej dane identyfikacyjne i adresowe podmiotów przechowujących dokumenty na dowód poniesienia wydatków i przeprowadzenia audytów będące niezbędną podstawą dla ustanowienia właściwej ścieżki audytu 2. zapewnienia żeby dokumenty były dostępne dla celów kontroli 3. przechowywania informacji niezbędnych do celów oceny (ewaluacji) i sprawozdawczości, w tym zapisów księgowych odnoszących się do operacji oraz danych odnoszących się do procesu realizacji niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji i oceny (ewaluacji). 9

10 Właściwa ścieżka audytu, zgodnie z zapisami art.15 rozporządzenia 1828/2006: 1. umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami dowodowymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego 2. umożliwia weryfikację dokonania płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta, 10

11 3. umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru ustanowionych przez komitet monitorujący program operacyjny 4. obejmuje, w odniesieniu do każdej operacji, stosownie do potrzeb, specyfikacje techniczne, plan finansowy, dokumenty dotyczące przyznania pomocy, dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów. 11

12 W przypadku dokumentacji związanej z rekompensatą za świadczenie usług publicznych istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres powierzenia świadczenia usług publicznych w ramach umowy ramowej oraz przez okres co najmniej 10 lat od końca okresu powierzenia. 12

13 Akty prawa krajowego Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983, Nr 38, poz. 173) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia r. 13

14 Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować: 1. Instrukcję kancelaryjną 2. Jednolity rzeczowy wykaz akt 3. Instrukcje w sprawie organizacji i zasad działania archiwum zakładowego (składnicy akt) Ww. przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych. 14

15 Regulacje wewnętrzne opracowane i przyjęte zgodnie z aktami prawnymi Zarządzenia wprowadzające instrukcje o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych Zarządzenia wprowadzające Instrukcje Kancelaryjne określające zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz organizację pracy kancelaryjnej Jednolity rzeczowy wykaz akt Zapisy w Polityce rachunkowości Podręczniki procedur 15

16 Każdy inny podmiot niż ww. musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. 16

17 Sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektu, niezbędnej dla zapewnienia ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków (szczególną uwagę należy zwrócić na ryzyko niezachowania ścieżki audytu w zakresie dokumentacji księgowej, skutkujące brakiem / trudnościami potwierdzenia, że wydatki zostały faktycznie i prawidłowo poniesione). 17

18 UWAGA! Przepisy prawa krajowego w zakresie prawa zamówień publicznych i ustawy o rachunkowości w odmienny sposób definiują okresy przechowywania dokumentacji (ryzyko brakowania dokumentacji) 18

19 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Kontakt: Centrum Unijnych Projektów Transportowych ul. Bonifraterska 17, Warszawa tel. (022) ,fax (022)