INFORMACJA POKONTROLNA

Transkrypt

1 Egzemplarz nr INFORMACJA POKONTROLNA nr 7/12 z wizyty monitorującej projektu nr Z/2.32/III/3.2/554/05 Budowa kanalizacji sanitarnej na osiedlu Wilkowo w Koszalinie objętego umową o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego nr Z/2.32/I/3.2/554/05/U/123/07 z dnia 13 lipca 2007 r. Kontrola została przeprowadzona w dniu 12 marca 2012 r. przez zespół kontrolujący w składzie: 1. Anna Muszak Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 7/12 z dnia 27 lutego 2012 r. wydanego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. 2. Samanta Ułybin Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 7/12 z dnia 27 lutego 2012 r. wydanego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Kontrolę zgłoszono w Książce Kontroli pod nr 7 w dniu 12 marca 2012 r. W dniu kontroli, tj. 12 marca 2012 r. funkcje j.n. sprawowali: 1. Prezydent Miasta Koszalina Piotr Jedliński, 2. Pan Przemysław Krzyżanowski Zastępca Prezydenta Miasta, 3. Pan Andrzej Kierzek Zastępca Prezydenta Miasta, 4. Skarbnik Miasta Janina Ciesiołkiewicz. Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - 2 i 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. nr 90 z 2007 r. poz. 602), - 11 Umowy o dofinansowanie projektu Nr Z/2.32/III/3.2/554/05/U/123/07 z dnia 13 lipca 2007 r. Rodzaj kontroli: wizyta monitorująca projektu dotycząca trwałości projektu. Celem wizyty monitorującej jest potwierdzenie utrzymania warunków trwałości projektu. Przedmiot kontroli: 1. Sprawdzenie czy nie wystąpiła znacząca modyfikacja Projektu w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia (KE) 1260/1999). Strona 1 z 1

2 2. Sprawdzenie zachowania celu i charakteru Projektu. 3. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku wynikającego z Umowy o dofinansowanie w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o współfinansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. 4. Sprawdzenie prawidłowości utrzymania przedmiotu Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego Projektu ze wspólnotowymi politykami horyzontalnymi, 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów. Rodzaj projektu: roboty budowlane, usługi USTALENIA: Kontrolę przeprowadzono analizując oryginalne dokumenty będące w posiadaniu Beneficjenta. Ad. 1 W trakcie wizji lokalnej w dniu 12 marca 2012 r., przeprowadzonej przy udziale osób reprezentujących Beneficjenta potwierdzono zachowanie przedmiotu projektu tj.: wybudowanie sieci kanalizacji sanitarnej na osiedlu Wilkowo. Projekt obejmuje budowę sieci kanalizacyjnej na ulicach: Jaskółek, Słowików, Sikorek, Skowronków (wraz z przepompownią ścieków), Manowskiej i Okrężnej. Beneficjentem projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu nr Z/2.32/III/3.2/554/05/U/123/07 z dnia 13 lipca 2007 r. jest Miasto Koszalin. Po zakończeniu realizacji, projektem zarządza spółka Miejskie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o. Załącznik 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Koszalinie tekst ujednolicony (Zarządzenie nr 194/741/08 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia r.) Załącznik 2. Wypis aktu notarialnego Repertorium A numer 890/2009 z dnia r. Załącznik 3. Lista osób uczestniczących przy oględzinach inwestycji. Załącznik 4. Dokumentacja fotograficzna. Ad. 2 Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu zostało złożone przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej ZPORR w dniu 28 września 2007 r., korekta sprawozdania końcowego w dniu 19 października 2007 r.. Sprawozdanie zatwierdzone zostało pismem, znak: FE.I.AK/3062/451/07 w dniu 30 października 2007 r.. Zgodnie ze sprawozdaniem końcowym oraz z wnioskiem o dofinansowanie wskaźniki przedstawiają się następująco: - długość wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej 3,83 km - liczba wybudowanych przepompowni ścieków 1 szt. - liczba gospodarstw domowych/budynków podłączonych do sieci wodociągowej 67 szt. Strona 2 z 2

3 Beneficjent przedłożył oświadczenie o osiągnięciu wskaźników projektu, z którego wynika, że osiągnięto i utrzymano zawarte we wniosku aplikacyjnym wartości wskaźnika produktu, natomiast wartość wskaźnika rezultatu - liczba gospodarstw domowych/budynków podłączonych do sieci wodociągowej - na dzień kontroli wyniosła 68 szt. Załącznik 5. Oświadczenie o osiągnięciu wskaźników z dnia 27 kwietnia 2012 r. Załącznik 6. Stan kanalizacji sanitarnej na dzień r. na osiedlu WILKOWO. Załącznik 7. Pismo znak: IK.I.BW /07 z dnia r., przekazujące dokumenty PT Miejskim Wodociągom i Kanalizacji Sp. z o.o. wraz z dokumentami PT o numerach: 162/07, 161/07, 165/07, 163/07, 167/07, 164/07, 166/07 oraz protokołem odbioru ostatecznego robót z dnia r. Załącznik 8. Przyjęcie środka trwałego OT numer 28 z dnia r. wraz z analitycznym zestawieniem sald i obrotów dla księgi rachunkowej Fundusze UE dochody i wydatki za miesiące r. z dnia r. Ad. 3. Obowiązek w zakresie informowania społeczeństwa o dofinansowaniu Projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Beneficjent spełnił poprzez umieszczenie tablicy pamiątkowej w miejscu realizacji projektu. Kontrolujący potwierdzają prawidłowe oznakowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu (logo ZPORR, UE, informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR). Ad. 4. Beneficjent spełnia obowiązek przeprowadzania okresowych kontroli stanu technicznego przepompowni. Załącznik 9. Pismo Miejskich Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. znak: KG-225/21/1829/12/TS z dnia r. informujące o tym, że od października 2006 roku przepompownia ścieków przy ul. Skowronków znajduje się w eksploatacji i konserwacji spółki Miejskie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o. oraz że wszystkie urządzenia wodociągowe i kanalizacyjne służące potrzebom zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzenia ścieków są eksploatowane przez MWiK Sp. z o.o. Załącznik 10. Schemat i dane z pracy w IV kwartale 2011 roku. Ad. 5. Polityki horyzontalne Polityka ochrony środowiska Polityka równości szans Uwagi Zgodność projektu z polityką ochrony środowiska projekt o pozytywnym wpływie na środowisko. Zgodność projektu z polityką równych szans. Projekt o neutralnym wpływie na politykę równych szans. Strona 3 z 3

4 Polityka społeczeństwa informacyjnego Zgodność projektu z polityką społeczeństwa informacyjnego projekt o neutralnym wpływie na politykę społeczeństwa informacyjnego. Kontrolujący potwierdzają utrzymanie charakteru polityk określonych we wniosku o dofinansowanie. Załącznik 11. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące wpływu zrealizowanego projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne z dnia 12 marca 2012 r. Ad. 6. Postanowienia 13 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu zobowiązywały Beneficjenta do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. z zastrzeżeniem, że termin może być przedłużony przez Instytucję Pośredniczącą. Zgodnie z oświadczenie beneficjenta, w zakresie archiwizacji dokumentacji projektowej działa on w oparciu o Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w zamkniętych szafach, w stosownie oznakowanych segregatorach: w Urzędzie Miejskim w budynku przy ul. Mickiewicza 26 w Koszalinie (dokumentacja rozliczeniowa wniosek o płatność, dokumentacja budowy, dokumentacja aplikacyjne wniosek, dokumentacja, sprawozdania, korespondencja dotycząca projektu), w Urzędzie Miejskim w budynku przy ul. Rynek 6-7 w Koszalinie (dokumentacja finansowa faktury, wyciągi bankowe, druki OT), w Archiwum Zakładowym znajduje się dokumentacja związana z zamówieniami publicznymi. Dostęp do powyższej dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione. Załącznik 12. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji z dnia r. Podsumowanie: W trakcie wizyty monitorującej, kontrolujący stwierdzili, że na dzień kontroli tj. 12 marca 2012 r. cele projektu zostały zachowane. Kontrolujący potwierdzają zachowanie wskaźników produktu. Beneficjent oświadczył, że nie osiągnął dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu oraz że nie zmienił się status podatkowy Beneficjenta. Załącznik 13. Oświadczenie Beneficjenta o nie osiągnięciu dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu. Załącznik 14. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące statusu podatkowego Beneficjenta. Załącznik 15. Lista sprawdzająca. Integralną część informacji pokontrolnej stanowią ww. załączniki, tylko egzemplarz nr 2. Strona 4 z 4

5 Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią informacji pokontrolnej, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem informacji pokontrolnej, kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie co do jej treści w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. Zastrzeżenia wraz z nie zaakceptowaną informacją pokontrolną kontrolowany przesyła do jednostki kontrolującej. 2. Po rozpatrzeniu zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący przesyłają informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia ponownego otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz nr 2 albo przekazuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z nie podpisanym egzemplarzem nr Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Informację pokontrolną sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których - egzemplarz nr 1 otrzymuje Beneficjent, - egzemplarz nr 2 zostaje włączony do dokumentacji Projektu w WCFE. Szczecin, dnia czerwca 2012 r. Przedstawiciel Beneficjenta:... Strona 5 z 5