Zarząd Województwa Lubuskiego

Transkrypt

1 Zarząd Województwa Lubuskiego Wytyczne Instytucji Zarządzającej LRPO w sprawie przechowywania dokumentacji w związku z realizowanymi projektami przez Beneficjentów Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wersja 1.0. Zielona Góra, lipiec 2008 r. 1

2 I Podstawy prawne 1. Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/19991 art. 90; 2. Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego2, art. 13; 3. Umowa o dofinansowanie projektu 13 ust. 2 i 3; 4. Ustawa o Postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej z dnia 30 kwietnia 2004 roku3, art. 21 ust. 2 i art. 39; 5. Ustawa o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.4 art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 10, art. 71. II Skróty i terminy 1. IZ Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata IP II Instytucja Pośrednicząca II stopnia, na mocy porozumienia z Marszałkiem Województwa Lubuskiego z dnia 13 grudnia 2007 zadania związane z wdraŝaniem Priorytetu III Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego otrzymał Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze 3. WE Wspólnoty Europejskie 4. LRPO Lubuski Regionalny program Operacyjny na lata ilekroć w niniejszych wytycznych jest mowa o Beneficjencie, naleŝy przez to rozumieć Beneficjenta Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata realizującego projekty współfinansowane z LRPO na podstawie decyzji, umowy, porozumienia zgodnie z rozporządzeniem Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności 1 Dz. Urz. UE L 210 z r. Dz. Urz. UE L 371/1 z r. 3 Tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 59 poz. 404, Dz. U. z 2008 r. Nr 93 poz Dz. U z 1994 r. Nr 121 poz. 591 ze zm. 2 2

3 i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r.) i z ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz ze zm.); 6. ilekroć w niniejszych wytycznych jest mowa o projekcie, naleŝy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, będące przedmiotem umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu między Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą LRPO 7. ilekroć w niniejszych wytycznych jest mowa o wniosku aplikacyjnym, naleŝy przez to rozumieć dokument składany przez Beneficjenta w celu uzyskania wsparcia ze środków LRPO; 8. ilekroć w niniejszych wytycznych jest mowa o wniosku o płatność, naleŝy przez to rozumieć określony przez Instytucję Zarządzającą LRPO, standardowy formularz wniosku Beneficjenta o płatność, składający się z części finansowej i sprawozdawczej wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent występuje do Instytucji Zarządzającej LRPO/Instytucji Pośredniczącej II stopnia o zaliczkę lub refundację części albo całości kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych bądź rozlicza otrzymaną zaliczkę. III Zakres wytycznych Niniejsze wytyczne stanowią podstawę do gromadzenia i przechowywania dokumentacji przez Beneficjentów Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata w związku z realizowanymi projektami w ramach Programu. 3

4 IV Okres przechowywania i wykaz dokumentów - Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 nakłada na Instytucję Zarządzającą Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym obowiązek przechowywania dokumentów uzupełniających dane dotyczące wydatków i audytów do wglądu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu. Zgodnie z art. 90 dokumenty te naleŝy przechowywać przez okres trzech lat od zamknięcia Programu Operacyjnego w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. - Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006, art. 13 zobowiązuje IZ LRPO do zapewnienia informacji na temat obowiązku przechowywania i przedkładania danych finansowych i innych informacji. - W celu uniknięcia postanowień art. 44 Ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej z dnia r. W związku z powyŝszym IZ LRPO nakłada na Beneficjenta obowiązek przechowywania dokumentacji - w okresie do 10 lat od dnia zakończenia finansowej realizacji projektu, określonej w umowie o dofinansowanie projektu zawartej między Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Niniejszy obowiązek został określony w 13 ust. 2 Umowy o dofinansowanie. Ponadto IZ LRPO wypełniając obowiązek art. 90 ust. 1 pkt. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 zastrzega sobie prawo do przedłuŝenia terminu przechowywania dokumentacji przez Beneficjenta na podstawie 13 ust. 3 Umowy o dofinansowanie. Beneficjent jest ponadto zobowiązany do stosowania Ustawy o rachunkowości a w szczególności do art. 4 ust. 3 punkt 6, art. 10 i art. 71 mówiących o obowiązku gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych. W celu zapewnienia, Ŝe Beneficjent posiada i przechowuje dokumenty zdolne potwierdzić prawidłowe wydatkowanie środków z LRPO Instytucja Zarządzająca określa dokumenty jakie Beneficjent zobowiązany jest gromadzić i przechowywać w terminach określonych powyŝej. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentów związanych z dofinansowaniem z LRPO w sposób gwarantujący naleŝyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych i dokumentów związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami. Wykaz dokumentów: 1. Wniosek aplikacyjny wraz z załącznikami; 4

5 2. Korespondencja pomiędzy Beneficjentem a IZ LRPO i IP II dotycząca wyboru projektu i podpisywania umowy; 3. Umowa o dofinansowanie, aneksy do umowy o dofinansowanie, załączniki i korespondencja prowadzona w tej sprawie; 4. Wnioski o płatność wraz z załącznikami oraz korespondencją prowadzoną w tej sprawie; 5. Dokumenty związane z realizowanym projektem w ramach LRPO, określone w art.10 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. ze zm., jeŝeli Beneficjent zobowiązany jest do jej stosowania ( zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu informatycznego słuŝącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych); 6. Dokumentacja związana z prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego w ramach realizowanego, np.: ustalenie wartości zamówienia (np. kosztorys inwestorski), dokument powołujący komisję przetargową, ogłoszenie o zamówieniu publicznym, SIWZ, wykaz pobranych dokumentów do przygotowania oferty, lista obecności w momencie otwarcia ofert, oferty, wnioski, zawiadomienia, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, formularz ofertowy, umowa/aneks do umowy z wykonawcą, zbiorcze zestawienie ofert, informacja o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, lista wykonawców wykluczonych z postępowania o udzielenia zamówienia, lista ofert odrzuconych, streszczenie oceny i porównania złoŝonych ofert, informacja o zgłoszonych protestach i odwołaniach; 7. Dokumentacja związana z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem a prowadzonych poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np.: ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, oferty, badanie rynku, cenniki ofertowe; 8. Dokumentacja związana z dostawami, usługami i robotami budowlanymi realizowanymi w ramach projektu, np.: protokoły odbioru, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące realizowanych inwestycji, świadectwa, certyfikaty, gwarancje, licencje); 9. Dokumenty, korespondencja związana z przeprowadzonymi kontrolami przez IZ LRPO, IP II, inne instytucje prowadzące kontrole związane z realizowanym projektem, np.: protokoły kontroli, ksiąŝki kontroli, dokumenty opatrzone pieczęcią kontroli, zalecenia pokontrolne, pisma informujące o zastosowaniu się do zaleceń, korespondencja w tej sprawie); 5

6 10. Wyniki audytów prowadzonych w związku z realizowanym projektem, w szczególności dokumentacja audytów prowadzonych zgodnie z art. 20 umowy o dofinansowanie pomiędzy Beneficjentem a IZ LRPO; 11. Dokumenty związane z promocją projektu, w tym wycinki prasowe i inne dowody dotyczące promocji projektu; 12. Sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencja z nimi związana. 13. Inne dokumenty związane z realizowanym przez Beneficjenta projektem przy wykorzystaniu środków z LRPO nie określone powyŝej, np. wyjaśnienia IZ LRPO, odpowiedzi na zapytania Beneficjenta dotyczące realizowanego projektu. 14. JeŜeli Beneficjent przekazuje do IZ, IP dokumenty w celu uzyskania opinii, zgody, co do których zachodzi moŝliwość uzyskania milczącej zgody jest zobowiązany przechowywać dowody przekazania/przesłania niniejszych dokumentów. Wszystkie dokumenty wymienione powyŝej naleŝy przechowywać w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. 6