INFORMACJA POKONTROLNA nr 3/15/INT-IV

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 3/15/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Gmina Wałcz 3 Adres jednostki kontrolowanej ul. Dąbrowskiego 8, Wałcz Projekt nr INT pn. Polsko Niemieckie Centrum ds. Młodzieży, Edukacji i Komunikacji w związku gmin Oder- Welse gminie Passow i gminie Pinnow oraz w gminach Chojna, Gryfino, Kołbaskowo, Stare Czarnowo i Wałcz. 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Anita Romańczyk starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego, Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu kontrolującego; Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: zamówień publicznych, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych 1

2 z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 06 czerwca 2014 r. do dnia 30 grudnia 2014 r. funkcję sprawowali: Jan Matuszewski Wójt, Aneta Kaźmierczak Główna Księgowa, Joanna Rychlik - Łukasiewicz- Dyrektor szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Strącznie. Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. Umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Szkołą Podstawową w Strącznie a Przedsiębiorstwem Handlowo Usługowym JET Katarzyną Królak. Przedmiotem umowy był zakup 60 sztuk (w ramach projektu 22 sztuki) uniwersalnych komputerów przenośnych 2 IN MG101A1TH/UNIT 402 i stacja dokująca z klawiaturą i dodatkową baterią, oprzyrządowaniem ILS zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 8.1.PL. Wartość umowy: ,72 PLN brutto. 2. Zlecenie z dnia wobec Przedsiębiorstwa Handlowo Usługowego JET ul. Obr. Westerplatte Wałcz. Zlecenie obejmowało dostawę i montaż 3 tablic interaktywnych (w ramach projektu 1sztuka) SMART SB680 i 3 projektorów (w ramach projektu 1 sztuka) Hitachi Super Short Throw CP-CX250 z uchwytem ściennym Chief WP23US oraz przyłącza instalacyjne ABtUS IFP 701/Bi okablowanie. Wartość zlecenia: 6 740,40 PLN brutto. 3. Zlecenie z dnia wobec Firmy PTAK REKLAMY Sławomir Ptak ul. Brylantowa Wałcz. Zlecenie obejmowało wykonanie tablicy informacyjnej oraz materiały informacyjno-promocyjne (promocja projektu). Wartość zlecenia: 1 000,00 PLN brutto. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała jeden Raport partnera za okres: r. Beneficjent nie dokonywał odliczeń podatku VAT, stanowi on koszt projektu. Jednostka realizująca projekt: Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Strącznie, nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT, nie przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego. Beneficjent złożył oświadczenie, że nie 2

3 może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. Ewidencję kosztów kwalifikowalnych projektu zweryfikowano na wydzielonych kontach księgowych: Koszty zakupu materiałów dydaktycznych i naukowych Polsko Niemieckie Centrum Koszty zakupu usług pozostałych Polsko Niemieckie Centrum Wydatki (z analityką dla materiałów i usług). Ponadto zweryfikowano ewidencję kosztów na kontach: Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową. Beneficjent spełnił obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu. Wydatki w projekcie zostały sfinansowane ze środków własnych jednostki realizującej projekt. Do dnia kontroli Beneficjent nie otrzymał refundacji wydatków. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do Informacji Pokontrolnej. Ewidencja prowadzona była zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową. Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt zakładał wzmocnienie współpracy pomiędzy przedszkolami po stronie polskiej i niemieckiej, tak by dzieci poznały kulturę i obyczaje sąsiadów oraz rozpoczęły naukę języka niemieckiego. W tym celu zostały zakupione pomoce dydaktyczne przydatne w nauce języka niemieckiego oraz oglądania zdjęć i filmów krajoznawczych. Temu służyć mają zakupione w ramach niniejszego projektu tablety, tablica interaktywna oraz pozostałe materiały dydaktyczno naukowe. Osiągnięte wskaźniki przez polskiego Partnera projektu: - liczba projektów na rzecz przezwyciężania barier językowych. Po zakończeniu projektu będą kontynuowane dalsze działania parterów. 3

4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na wszystkich materiałach oraz dokumentach znajdują się wymagane informacje dotyczące przyznanego dofinansowania projektu. Materiały promocyjne posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: Zamówień publicznych - W ramach realizacji projektu nie przeprowadzono postepowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W zrealizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Podczas dokonywania czynności kontrolnych w dniu 12 marca 2015 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. 11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - faktury, rachunki, - umowy, zlecenia, - protokoły odbioru, - materiały promocyjne, 4

5 - wyciągi bankowe, - polityka rachunkowości z planem kont. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 5