INFORMACJA POKONTROLNA NR 4/11/PWT PB. ul. Dworcowa 11-15, Koszalin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr... INFORMACJA POKONTROLNA NR 4/11/PWT PB Numer kontroli Nazwa jednostki kontrolowanej Adres jednostki kontrolowanej 4/11/PWT PB Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego ul. Dworcowa 11-15, Koszalin Termin kontroli r. i r. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Skład zespołu kontrolującego Zakres kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pan Andrzej Bell kierownik oddziału Europejskiej Współpracy Terytorialnej w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Paulina Klym starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Aneta Chowańska - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Marta Zagórska - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 1

2 8 Ustalenia kontroli 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 01 sierpnia 2008 r. do dnia 8 grudnia 2010 r. funkcje jn. sprawowali: Mirosław Mikietyński - Prezes Zarządu Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego, Roman Szewczyk Wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego, Czesław Zdrojewski Dyrektor Biura Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego, Grażyna Nowak Skarbnik Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego, Joanna Minkiewicz Information Officer w Biurze Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego. 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. Partner zawarł szereg umów oraz zleceń na realizację zadań związanych na realizacją projektu. Poprawność robót budowlanych, dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Ustalenia szczegółowe kontroli finansowej projektu SB/PL/Kos/2.3/08/01-16 a. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. b. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z czterema Raportami partnera, na łączną kwotę dofinansowania ,98 EUR: Raportem WTPB /08-00/01/02 za okres 2

3 na kwotę ,42 EUR, raportem WTPB /08-00/01/04 za okres na kwotę 8 273,10 EUR, raportem WTPB /08-00/01/06 za okres na kwotę 6 012,28 EUR oraz raportem WTPB /08-00/01/08 za okres na kwotę ,18 EUR. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w poszczególnych Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załączniku nr 1 do raportu. Partner polski przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raporcie poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Kontrolerzy stwierdzili, że Beneficjent powinien zwrócić szczególną uwagę na właściwe uzupełnianie załącznika nr 1. Każdorazowo powinny być uzupełniane kolumny: Supplier, Invoice no. Ponadto wydatki, które dotyczą tego samego komponentu oraz tej samej linii budżetowej należy umieszczać w sąsiednich, kolejno po sobie następujących wierszach. Weryfikując oryginały dokumentów, Kontrolerzy stwierdzili rozbieżności między numerami księgowymi na kopiach dokumentów dostarczonych do WCFE jako załączniki do w/w raportów, a oryginałami znajdującymi się u Beneficjenta. Na podstawie wyjaśnień SGiPPŚ (Załącznik do protokołu) zaleca się pisemne informowanie Kontrolera o dokonanych przez partnera korektach czy zmianach w dokumentacji, która dotyczyła scertyfikowanych wydatków, a także rzetelne przygotowywanie dokumentacji, z uwagi na nieprawidłowości powstałe podczas ręcznego znakowania dokumentów. Analiza dokumentów oraz wyjaśnień Beneficjenta pozwoliła na wykrycie w dokumentacji nieprawidłowości dotyczących momentu kontroli merytorycznej i rachunkowej danego dokumentu w stosunku do momentu zapłaty. Wydatki były sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzane do zapłaty już po samym fakcie zapłaty, co Beneficjent wyjaśnił nieobecnością osób odpowiedzialnych za w/w czynności i terminem zapłaty. Ponieważ praktyka taka stosowana była bardzo często, zaleca się zaprzestania powyższej procedury, ponieważ są to nieprawidłowości z zakresu rozliczania faktur i innych dokumentów księgowych. Zapłata musi nastąpić dopiero po zweryfikowaniu dokumentu i zatwierdzeniu go do zapłaty przez upoważnione osoby. W przypadku kosztu rozmów telefonicznych (wydatek kwalifikowalny w kwocie 20,00 PLN), zaleca się, by faktury główne nie Rozliczenia zbiorcze, stanowiły dokumenty wiodące w raportach, do których każdorazowo należy dołączyć również potwierdzenie zapłaty kwoty niekwalifikowalnej, a datę zapłaty dopisać w zestawieniu dokumentów. Ponadto zaleca się opisywanie wyciągów bankowych w przypadku przelewów zbiorczych poprzez wskazanie w danej kwocie transakcji kwot oraz dokumentów dotyczących kwalifikowalnych wydatków. W przypadku rozliczania wynagrodzeń (umowy o pracę - listy płac, umowy cywilno prawne - rachunki) zaleca się sporządzanie do danego dokumentu tabel, w których należy ująć wszystkie 3

4 składniki danego wynagrodzenia (w tym składki opłacane przez pracodawcę). W przypadku rozliczania kosztów delegacji zaleca się: - ujęcie tego kosztu w jednym wierszu (nie należy rozbijać kosztu delegacji na kilka wierszy,) - wpisywanie w komórce dotyczącej wartości brutto dokumentu wartość wynikającą z rozliczenia delegacji (nie należy wpisywać osobno pobranych zaliczek, wartości biletów kolejowych oraz noclegów jeśli są to koszty wymienione w druku delegacji). W raporcie WTPB /08-00/01/06 za okres stwierdzono dwa wydatki niekwalifikowalne: - Wniosek z dn (dopłata do kosztu zakupu okularów) na kwotę 250,00 PLN, - Rachunek nr FFS 634/10/09 z dn r. (badanie lekarskie) na kwotę 62,00 PLN. W powyższym raporcie szczególną uwagę kontrolujący zwrócili na Rachunek nr 0109/2009 z dnia r., wystawiony przez Piotr Trojanek tłumacz przysięgły i lektor angielskiego. Rachunek dotyczył tłumaczenia z języka angielskiego tekstu prawno-ekonomicznego na podstawie umowy o dzieło nr 15/09/PB (Załączniki do protokołu). Zgodnie z umową przyjmującemu zamówienie przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 25,00 PLN brutto za stronę tłumaczenia, a zaplata miała nastąpić na podstawie faktury. Do umowy jednak załączony został w/w rachunek, na którym wyszczególniono cenę jednostkową brutto 25,00 PLN oraz wartość brutto towaru/usługi 725,00 PLN, przy czym na rachunku wystawca oświadczył, iż nie jest płatnikiem podatku VAT. Zarówno umowa, jak rachunek zawierają błędy i zostały sporządzone nierzetelnie, ponieważ umowa o dzieło powinna wskazywać wynagrodzenie w kwocie netto oraz rachunek jako dowód księgowy, na podstawie którego powinna mieć miejsce zapłata, natomiast wystawca nie powinien na rachunku wskazywać kwot brutto, a także podpisywać umowy z błędami. Beneficjent zobowiązany był poprosić wystawcę o korektę rachunku oraz umowy. Wobec powyższego zaleca się, aby SGiPPŚ zwróciło szczególną uwagę na poprawność formy i treści zawieranych umów oraz księgowanych dokumentów. W trakcie kontroli raportu WTPB /08-00/01/08 za okres zwrócono uwagę na następujące błędy: - brak wyliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych (nie wykazano ilości przejechanych kilometrów w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika); - nieprawidłowe zapisy na koncie 132 w przypadku dokumentu PWS2/2010 (nazwisko pracownika oraz kwota); - jako dokument księgowy przedstawiono Potwierdzenie rezerwacji /10 wystawione na pracownika Beneficjenta, zapłacone z rachunku bankowego SGiPPŚK, z tytułu którego na konto pracownika wpłynął zwrot środków; - zmiany dekretacji na dokumentach przedstawionych do kontroli na miejscu w porównaniu z dokumentami dostarczonymi do kontroli administracyjnej. Beneficjent dostarczył wyjaśnienia (Załącznik do Protokołu), po przeanalizowaniu których zaleca się w przyszłości następujące postępowanie: - przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej odbytej przez pracownika samochodem prywatnym wymagane jest każdorazowe udokumentowania kwoty wydatku kwalifikowalnego poprzez załączanie kalkulacji wartości zużytego paliwa (należy załączać wykaz przejechanych kilometrów oraz umowę na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych, z której wynika współczynnik stosowany do wyliczenia kosztu); - w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, dokonywać udokumentowania operacji gospodarczej za pomocą księgowych 4

5 dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. W przypadku sytuacji zaistniałej w związku z podróżą służbową pana Czesława Zdrojewskiego takim zastępczym dokumentem może być np. złożone przez pracownika oświadczenie, że dokonał płatności za przejazd promem o danej wartości, na którą nie mógł pozyskać dowodu zakupu (lub też z innego powodu nie dysponuje biletami, paragonem, innym dowodem potwierdzającym dokonanie płatności). Zaleca się, aby takie oświadczenie stanowiło załącznik do polecenia wyjazdu służbowego jako dokument potwierdzający poniesienie wydatku przez pracownika i ujęcia go w rachunku kosztów podróży, rezygnując jednocześnie z ujmowania go w odrębnej pozycji Załącznika nr 1 do raportu. Zwrot kosztów rezerwacji powinien nastąpić na konto, z którego został poniesiony. c. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego nr Z uwagi na to, że Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego pełni rolę Partnera Wiodącego kontrolujący stwierdzili poprawność przekazania refundacji dla pozostałych partnerów projektu z konta wskazanego w umowie nr Natomiast dla PW zrefundowane zostały w/w raporty (Załączniki do protokołu): - dnia r. raport nr WTPB /08-00/01/02 na kwotę ,42 EUR, - dnia r. raport nr WTPB /08-00/01/04 na kwotę 8 273,10 EUR, - dnia r. raport nr WTPB /08-00/01/06 na kwotę 6 012,28 EUR, - dnia r. raport nr WTPB /08-00/01/08 na kwotę ,18 EUR. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt inwestycji zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera d. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent nie posiadał zaktualizowanego planu kont w polityce rachunkowości, co zostało uzupełnione dopiero po kontroli (zaktualizowaną dokumentację dosłano do WCFE w dniu r. Załącznik do protokołu). Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Poszczególne operacje księgowe zostały zapisane na koncie księgowym 132-PB Rachunek bankowy w PLN 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym w ramach realizacji projektu zorganizowano szereg spotkań między Partnerami mających na celu omówienie sposobu realizacji 5

6 projektu, gdzie poruszane były kluczowe kwestie z tym związane tj. rozplanowanie szlaków rowerowych, forma współpracy oraz podział zadań i kompetencji. Partner również zgodnie z planem wykonał place zabaw oraz miejsca postojowo-wypoczynkowe wzdłuż ścieżek rowerowych, których wytyczenie było przedmiotem projektu. Wydano również przewodnik turystyczny po regionie. Wskaźniki zostały osiągnięte. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. Utworzone w ramach realizacji projektu place zabaw oraz miejsca postojowo-wypoczynkowe oznaczono tablicami informacyjnymi zawierającymi mapę ze szlakami rowerowymi, które opatrzono logo Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Ponadto na przewodniku turystycznym oraz sprzęcie zakupionym z projektu umieszczono logo Programu oraz UE wraz z informacją o dofinansowaniu. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, Przeprowadzone i zrealizowane zamówienia w ramach realizacji projektu zostały zrealizowane zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców co zostało sprawdzone i potwierdzone na etapie kontroli administracyjnej. b) prawa budowlanego, Roboty budowlane będące przedmiotem projektu tj. budowę placów zabaw oraz miejsc postojowo-wypoczynkowych rozpoczęto zgodnie z planem na podstawie zgłoszeń zamiaru budowy/wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę. Roboty budowlane zostały odebrane zgodnie z umowami z wykonawcami protokołami odbioru końcowego z dnia r. oraz r. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacja projektu znajdują się w opisanych nazwą projektu i logo programu segregatorach. 1. Dokumentacja dotycząca zamówień, umów z wykonawcami, faktur, protokołów odbioru, przelewów i wyciągów bankowych, znajduje się w Biurze Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego. 2. Oryginały dokumentów dotyczących wyłonienia wykonawcy robót budowlanych Biurze Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego.. 3. Korespondencja prowadzona w ramach projektu, kopia wniosku aplikacyjnego, umowa o dofinansowanie Biurze Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego.. 4. Dokumentacja z rozeznania rynku, wydatki i koszty marketingu w Biurze Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 6

7 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości 1. Rozbieżności między numerami księgowymi na kopiach dokumentów dostarczonych do WCFE jako załączniki do raportów, a oryginałami znajdującymi się u Beneficjenta. 2. Nieprawidłowość dotyczących momentu kontroli merytorycznej i rachunkowej danego dokumentu w stosunku do momentu zapłaty. 3. W raporcie WTPB /08-00/01/06 za okres stwierdzono dwa wydatki niekwalifikowalne: - Wniosek z dn (dopłata do kosztu zakupu okularów) na kwotę 250,00 PLN, - Rachunek nr FFS 634/10/09 z dn r. (badanie lekarskie) na kwotę 62,00 PLN. 4. Umowa o dzieło nr 15/09/PB, jak i rachunek nr 0109/2009 z dnia r. zawierają błędy i zostały sporządzone nierzetelnie, ponieważ umowa o dzieło powinna wskazywać wynagrodzenie w kwocie netto oraz rachunek jako dowód księgowy, na podstawie którego powinna mieć miejsce zapłata, natomiast wystawca nie powinien na rachunku wskazywać kwot brutto, a także podpisywać umowy z błędami. 5. Brak wyliczenia kwoty wydatków kwalifikowalnych (nie wykazano ilości przejechanych kilometrów w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika). 6. Nieprawidłowe zapisy na koncie 132 w przypadku dokumentu PWS2/2010 (nazwisko pracownika oraz kwota). 7. Jako dokument księgowy przedstawiono Potwierdzenie rezerwacji /10 wystawione na pracownika Beneficjenta, zapłacone z rachunku bankowego SGiPPŚ, z tytułu którego na konto pracownika wpłynął zwrot środków. 8. Zmiany dekretacji na dokumentach przedstawionych do kontroli na miejscu w porównaniu z dokumentami dostarczonymi do kontroli administracyjnej. 9. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent nie posiadał zaktualizowanego planu kont w polityce rachunkowości, zaktualizowaną dokumentację dosłano do WCFE w dniu r. 7

8 8