Informacja Pokontrolna nr 28/13/INT-IV

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 28/13/INT-IV INT Nazwa jednostki kontrolowanej Gmina Police Życie nad Zalewem Szczecińskim i w Puszczy Wkrzańskiej edukacja ekologiczna i historia. 3 Adres jednostki kontrolowanej Urząd Miejski w Policach, ul. Stefana Batorego Police 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli 5-6 września 2013 r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego, Pani Katarzyna Wołyńska-Tarnowska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego, Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego, Pan Rafał Mańczak -starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami 1

2 dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego. 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 25 lipca 2012 r. do dnia 6 września 2013 r. w jednostce kontrolowanej funkcje sprawowali: Władysław Diakun - Burmistrz Polic Janusz Zagórski - Skarbnik Gminy Police Ewa Chmielewska Usewicz p.o. Naczelnika Wydziału Rozwoju i Funduszy Pomocowych Aneta Soprych - Naczelnik Wydziału Rozwoju i Funduszy Pomocowych Elżbieta Karaśkiewicz główny specjalista w Wydziale Techniczno Inwestycyjnym UM Police Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1) Umowa nr TI-272/14/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Firmą ELWA Przedsiębiorstwo Budowlane z siedzibą w Szczecinie przy ul. Gdańskiej 40. Przedmiotem umowy było wykonanie zamówienia dodatkowego na roboty budowlane dla zadania pn. Budowa Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: ,52 PLN brutto. 2) Umowa nr TI-272/34/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Firmą ELWA Przedsiębiorstwo Budowlane z siedzibą w Szczecinie przy ul. Gdańskiej 40. Przedmiotem umowy było wykonanie zamówienia dodatkowego na roboty budowlane dla zadania pn. Budowa Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: ,86 PLN brutto. 3) Umowa nr TI/53/2013 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Maciejem Kęsy, zamieszkałym w Policach przy ul. Kresowej 3/2a. Przedmiotem umowy było opracowanie znaku graficznego dla Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: 2.198,00 PLN brutto. 4) Umowa nr TI/51/2013 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a WIPMEDIA Monika Hałgas, ul. Siedlecka 3f/8, Police. Przedmiotem umowy było wykonanie 2

3 materiałów promocyjnych promujących Transgraniczny Ośrodek Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: 9.320,00 PLN brutto. 5) Zamówienie z dnia r. zawarte pomiędzy Gminą Police a WIPMEDIA Monika Hałgas, ul. Siedlecka 3f/8, Police. Przedmiotem zamówienia było tłumaczenie materiałów promocyjnych z języka polskiego na język niemiecki. Wartość zlecenia: 1.617,00 PLN brutto. 6) Umowa nr TI/54/2013 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Studio Doa Renata Ostrowska, pl. Piłsudskiego 1 w Goleniowie. Przedmiotem umowy było oznakowanie Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: 6.257,67 PLN brutto. 7) Umowa nr TI-272/23/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Firmą PUPH PERFEKT Paweł Szabłowski, ul. Akwarelowa 6/14, Szczecin. Przedmiotem umowy było wykonanie zadania pn. Aranżacja Sali Ekosystemów w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 8) Umowa nr TI-272/8/20123 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Zakładem Produkcyjno-Handlowym LUMAR Jacek Ogórkiewicz, ul. Wierzbowa 3, Bydgoszcz. Przedmiotem umowy było wykonanie zamówienia pn. Kompleksowe wyposażenie Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: ,61 PLN brutto. 9) Umowa nr TI-272/24/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Towarzystwem Projektowym KREATOR Lech Nowicki, Tropinka 7, Białowieża. Przedmiotem umowy było wykonanie zadania pn. Aranżacja Sali Zjawisk Atmosferycznych w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wartość umowy: ,08 PLN brutto. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. W trakcie kontroli, stwierdzono, iż Beneficjent zabezpieczył środki na finansowanie Projektu pn. Życie nad Zalewem Szczecińskim i w Puszczy Wkrzańskiej ekologia, edukacja i historia Uchwałą Nr XXXV/264/08 Rady Miejskiej w Policach z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Police na rok 2009 oraz Uchwałą Nr XXXVII/270/09 Rady Miejskiej w Policach z dnia 24 lutego 2009 r. w sprawie zmian budżetu Gminy Police na rok Poza tym Gminie Police udzielono dotacji do kwoty ,00 zł z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Szczecinie. Otrzymana dotacja pokrywa wydatki niekwalifikowalne oraz wkład własny Beneficjenta. Kontroler stwierdził, że nie zachodzi podwójne finansowanie na Projekcie. Zarządzeniem Nr 254/2010 z dnia 29 października 2010 r. oraz Zarządzeniem Nr 124/2012 z dnia 29 czerwca 2012 roku, Burmistrz Polic ustalił zasady polityki rachunkowości i wprowadził zakładowy plan kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Gminy Police zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych ,75 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. 3

4 Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała dwa raporty za okres r. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załączniku nr 2 do raportu. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z dwoma Raportami partnera, na łączną kwotę kwalifikowalną ,96 PLN Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Gmina Police spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu, zgodnie z klasyfikacją budżetową: (8 oraz 9)-04-1 inwestycje/środki trwałe w budowie z analityką dla realizowanego projektu; Rachunek bieżący jednostki z analityką dla realizowanego projektu - wkład własny, rachunek bankowy z analityką dla projektu dofinansowanie z EFRR, 130-(9 oraz 8) zakres rachunek bankowy z analityką dla realizowanego projektu, w podziale na wkład własny i dofinansowanie z EFRR, 201 rozrachunki z analityką dla kontrahentów oraz na realizowany projekt, w podziale na wkład własny (9) i dofinansowanie z EFRR (8) dla wydatków inwestycyjnych, 225- rozrachunki z budżetami - z analityką dla pracowników oraz dla realizowanego projektu, w podziale na wkład własny (9) i dofinansowanie z EFRR, 229- pozostałe rozrachunki publicznoprawne - z analityką dla realizowanego projektu, w podziale na wkład własny i dofinansowanie z EFRR, (8 oraz 9)- zakres rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - z analityką dla pracowników oraz dla realizowanego projektu, w podziale na wkład własny i dofinansowanie z EFRR, 402-(8 oraz 9) *-zakres usługi z analityką dla realizowanego projektu, w podziale na wkład własny i dofinansowanie z EFRR. Faktura VAT nr 37/12 z dnia na kwotę ,17 PLN za roboty dodatkowe oraz faktura VAT nr 03/13 z dnia na kwotę 3.724,69 PLN za roboty dodatkowe, zostały zaksięgowane z czwartą cyfrą paragrafu 0. Dla powstałego środka trwałego w ramach realizowanego projektu utworzono dokumenty OT nr środki trwałe oraz dla przyjętego wyposażenia utworzono dokumenty OW nr wyposażenie. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,64 EUR. 4

5 Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontroler stwierdził, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do protokołu z kontroli w/w projektu. Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt przewidywał stworzenie wspólnego polsko-niemieckiego centrum edukacji ekologicznej w Zalesiu, Eggesin i Ogrodzie Zoologicznym w Ueckermünde. Projekt ma na celu wspieranie sąsiedzkiej współpracy i rozwój turystyki. Celem działań po stronie polskiej było przebudowanie ze zmianą sposobu użytkowania budynku gospodarczego wraz z obiektami i urządzeniami infrastruktury. Ośrodek po przeprowadzonych pracach adaptacyjnych został wyposażony między innymi w: - salę konferencyjno-projekcyjną wyposażona w sprzęt audiowizualny, - salę zjawisk atmosferycznych, - salę ekosystemów, - praktyczne pracownie oraz laboratoria. Wykonane prace budowlane oraz dostarczone wyposażenie zostały przedstawione w dokumentacji fotograficznej wykonanej na miejscu inwestycji (Raport z oględzin załącznik nr 1). Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na miejscu inwestycji znajduje się tablica informacyjna (zdjęcia z wizji lokalnej - załącznik nr 1). Pomieszczenia w przebudowanym budynku również zostały oznaczone tablicami informacyjnymi, które posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację o współfinansowaniu z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Tablice informacyjne zostały umieszczone w widocznym miejscu i spełniają normy graficzne. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy. Informacje o Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu zostały zamieszczone na stronie internetowej oraz w prasie i mediach. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: Zamówień publicznych 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Aranżacja Sali Ekosystemów w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wybrany wykonawca: PUPH PERFEKT Paweł Szabłowski, ul. Akwarelowa 6/14, Szczecin. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została 5

6 zawarta w dniu r. na kwotę: ,00 PLN brutto. 2) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Kompleksowe wyposażenie Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wybrany wykonawca: Zakład Produkcyjno-Handlowy LUMAR Jacek Ogórkiewicz, ul. Wierzbowa 3, Bydgoszcz. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,61 PLN brutto. 3) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Aranżacja Sali Zjawisk Atmosferycznych w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Wybrany wykonawca: Towarzystwo Projektowe KREATOR Lech Nowicki, Tropinka 7, Białowieża. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,08 PLN brutto. 4) W trakcie realizacji projektu udzielono zamówień dodatkowych na roboty budowalne w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Podpisano następujące umowy: Umowa nr TI-272/14/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Firmą ELWA Przedsiębiorstwo Budowlane z siedzibą w Szczecinie przy ul. Gdańskiej 40. Wartość umowy: ,52 PLN brutto. Umowa nr TI-272/34/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Firmą ELWA Przedsiębiorstwo Budowlane z siedzibą w Szczecinie przy ul. Gdańskiej 40. Wartość umowy: ,86 PLN brutto. W udzielonych zamówieniach tj. Kompleksowe wyposażenie Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu, Aranżacja sali zjawisk atmosferycznych w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu oraz Aranżacja sali ekosystemów w Transgranicznym Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Zalesiu doszło do naruszenia zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia posłużył się nazwami własnymi i wskazał na konkretne produkty. Kontroler uznał, że doszło do naruszenia art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W zamówieniu dodatkowym na roboty budowlane, udzielonym na podstawie umowy nr TI-272/34/2012 z dnia r. Kontroler stwierdził naruszenie art. 67 ust.1 pkt 5 polegające na udzieleniu bez zachowania ustawowych przesłanek zamówień dodatkowych o łącznej wartości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia podstawowego. Prawa budowlanego 1) Pozwolenie na budowę AB.HG P/09, decyzja nr 1168/2009 z dnia r. wydana przez Starostę Polickiego. Pozwolenie na budowę dotyczy zamierzenia budowlanego polegającego na przebudowie wraz ze zmianą sposobu użytkowania istniejącego budynku gospodarczego na cele związane z edukacją w zakresie utrzymania gospodarki leśnej oraz ochrony zasobów leśnych i walorów przyrodniczych przynależnych do obszarów leśnych pn. Transgraniczny Ośrodek Edukacji Ekologicznej, zlokalizowanego na terenie działki nr ewid. 535/2 wraz z budową obiektów: oczko wodne (kategoria VIII), zbiornik przeciwpożarowy (kategoria VIII) oraz urządzeń infrastruktury technicznej: wody ze studni wierconej, kanalizacji sanitarnej do biologicznej oczyszczalni ścieków, kanalizacji 6

7 deszczowej poprzez skrzynki rozsączające, instalacji pompy ciepła, instalacji solarnej na terenie działki nr ewid. 535/2 oraz elektroenergetycznej na terenie działek nr ewid. 535/2, 535/1, w miejscowości Zalesie, gm. Police. 2) W trakcie robót budowlanych prowadzono dziennik budowy nr 625/2011 wydany w dniu r. przez Starostwo Powiatowe w Policach oraz dziennik budowy nr 180/2012 Tom II wydany w dniu r. przez Starostwo Powiatowe w Policach. 3) Protokół z dnia roku w sprawie odbioru zamówienia pn. Budowa Transgranicznego Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Zalesiu. Roboty budowalne wykonywano w terminie od r. do r. Wartość robót wynosi 4,620,567,38 PLN brutto. W trakcie odbioru końcowego nie stwierdzono istotnych wad uniemożliwiających użytkowanie obiektu. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumenty znajdują się w następujących wydziałach Urzędu Miejskiego w Policach: 1) Wydział Rozwoju i Funduszy Pomocowych dokumenty związane z rozliczaniem dofinansowania i realizacją projektu. 2) Wydział Finansowo Budżetowy dokumenty księgowe. 3) Wydział Techniczno-Inwestycyjnym dokumenty związane z zamówieniami publicznymi i realizacją procesu inwestycyjnego. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W zrealizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Naruszenie art. 29 ust. 3 oraz art. 67 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - faktury, rachunki, - umowy, zlecenia, - protokoły odbioru, dokumenty OT, - dokumentacja przetargowa, - dokumentacja budowlana, 7

8 - materiały promocyjne, - wyciągi bankowe, - polityka rachunkowości z planem kont. Pan/i... Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 8