INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA W CERTYFIKACJI (IPOC)

Transkrypt

1 INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA W CERTYFIKACJI (IPOC) Na podstawie Porozumienia w sprawie przekazania zadań z zakresu certyfikacji prawidłowości poniesienia wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla województwa warmińsko-mazurskiego, zawartego w dniu 11 sierpnia 2009 r. (z późn. zm.) między Ministrem Rozwoju Regionalnego a Wojewodą Warmińsko-Mazurskim, Instytucja Certyfikująca (IC) powierzyła Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji realizację niektórych zadań w zakresie certyfikacji prawidłowości poniesienia wydatków, określonych w art. 61 lit. b) rozporządzenia nr 1083/2006. IPOC jest odpowiedzialna za poświadczenie, iż deklaracja wydatków przygotowana przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ RPO funkcje te pełni Zarząd Województwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie) jest sporządzona w sposób poprawny, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na poprawnej i kompletnej dokumentacji uzupełniającej, jak również, że zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami określonymi w prawie wspólnotowym i krajowym oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie w RPO. Wydział Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji tworzą następujące oddziały: 1) Oddział systemu (IPC-I), 2) Oddział certyfikacji wydatków (IPC-II), 3) Oddział kontroli (IPC-III), 4) Samodzielne stanowisko pracy ds. informacyjno-organizacyjno-administracyjnych (IPC-IV). Szczegółowe zadania i czynności wewnętrznych komórek organizacyjnych Do zakresu działania oddziału systemu należy: 1) koordynowanie procesu wprowadzania zmian do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w Wydziale, przygotowywanie projektu zmian do Instrukcji Wykonawczej oraz prowadzenie rejestru zmian; 2) przekazywanie zatwierdzonej Instrukcji Wykonawczej IPOC oraz zmian do Instrukcji, poświadczonych za zgodność z oryginałem, do wiadomości Instytucji Certyfikującej; 1

2 3) koordynowanie procesu analizowania i opiniowania, analizowanie oraz opiniowanie procedur zawartych w instrukcji wykonawczej IZ RPO/zmian do instrukcji wykonawczej IZ RPO, w szczególności w zakresie zarządzania finansowego i kontroli, dotyczących realizacji RPO; 4) pozyskiwanie, gromadzenie, analizowanie, weryfikacja informacji dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w ramach RPO oraz współpraca z właściwymi instytucjami w tym zakresie; 5) analizowanie oraz uwzględnianie do celów poświadczenia wydatków, wyników kontroli prowadzonych przez uprawnione instytucje w ramach RPO, w szczególności w zakresie wykrytych nieprawidłowości oraz podjętych środków naprawczych i przekazywanie niezbędnych informacji do oddziału IPC-II; 6) pozyskiwanie, analizowanie informacji i dokumentów dotyczących stwierdzonych przez odpowiednie instytucje nieprawidłowości w ramach RPO oraz przekazywanie tych informacji do oddziału certyfikacji wydatków; 7) dokumentowanie, analizowanie stwierdzonych odstępstw od procedur oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie; 8) współpraca z właściwymi instytucjami w zakresie prac koncepcyjnych i organizacyjnych związanych z tworzeniem i doskonaleniem systemu zarządzania i kontroli finansowej w ramach RPO; 9) monitorowanie prawidłowości przechowywania dokumentacji księgowej oraz dokumentacji procesu wdrażania, w szczególności w IZ RPO, w oparciu o wyniki kontroli/audytu; 10) udział w kontrolach przeprowadzanych w IZ RPO, Instytucji Pośredniczącej (IP - Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie), Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP II - Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie) oraz u beneficjentów, zgodnie z obowiązującymi procedurami; 11) przekazywanie do Instytucji Certyfikującej drogą elektroniczną informacji o rozpoczęciu kontroli i audytów w Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji przez Najwyższą Izbę Kontroli lub inne uprawnione służby kontrolne i audytowe; 12) przesyłanie do Instytucji Certyfikującej wyników powyższych kontroli i audytów oraz projektu pisemnej odpowiedzi w celu konsultacji stanowiska odnośnie zaleceń lub rekomendacji kontroli i audytów dotyczących systemu certyfikacji; 13) koordynacja kontroli i audytów przeprowadzanych w Wydziale przez uprawnione instytucje; 14) przygotowywanie analiz, zestawień, opinii w zakresie poświadczania lub wstrzymywania procesu certyfikacji wydatków RPO, we współpracy z pozostałymi oddziałami; 2

3 15) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna oraz zarządzanie projektami własnymi; 16) prowadzenie spraw w zakresie budżetu IPOC; 17) występowanie do Instytucji Certyfikującej o interpretacje i zalecenia; 18) udział w pracach zespołów i grup roboczych ds. przeciwdziałania i zwalczania nieprawidłowości przy wykorzystaniu funduszy strukturalnych; 19) obsługa prac związanych z udziałem przedstawiciela Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w Komitecie Monitorującym RPO; 20) wykorzystanie Krajowego Systemu Informatycznego (KSI SIMIK ) na potrzeby certyfikacji wydatków, zgodnie z procedurami; 21) współpraca z Instytucją Certyfikującą w zakresie wydawanych wytycznych; 22) opracowywanie we współpracy z pozostałymi oddziałami informacji i przekazywanie do Biuletynu Informacji Publicznej; 23) opracowywanie informacji na wewnętrzne potrzeby IPOC/IC; 24) archiwizowanie dokumentów zgodnie z zasadami archiwizacji; 25) przeprowadzanie analizy Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego. Do zakresu działania oddziału certyfikacji wydatków należy: 1) weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej RPO do Instytucji Certyfikującej oraz deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu operacyjnego w podziale na osie priorytetowe od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dla regionalnych programów operacyjnych; 2) poświadczenie wydatków dla RPO, wykazanych przez IZ RPO w poświadczonej przez nią deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową oraz poświadczanie wydatków do celów częściowego zamknięcia programu operacyjnego; 3) przekazywanie Instytucji Certyfikującej poświadczonego przez IPOC Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej oraz poświadczonej deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej; 4) weryfikowanie elektronicznej ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla danego projektu, prowadzonej przez IZ RPO w KSI; 3

4 5) przekazywanie do Instytucji Certyfikującej zbiorczej informacji dla RPO za okres od początku realizacji programu do dnia 31 grudnia poprzedniego roku, dotyczącej ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla danego projektu, zgodnie z wzorem określonym przez Instytucję Certyfikującą; 6) udział w kontrolach przeprowadzanych w IZ RPO, IP, IP II oraz u beneficjentów, zgodnie z obowiązującymi procedurami; 7) informowanie Instytucji Certyfikującej o stwierdzeniu wystąpienia rażącego niewypełniania przez IZ RPO bądź inną instytucje zaangażowaną we wdrażanie RPO nałożonych na nią obowiązków lub informowanie o przypadkach stwierdzenia poważnych nieprawidłowości w realizacji RPO, mogących być postawą wstrzymania procesu certyfikacji wydatków do Komisji Europejskiej dla RPO, osi priorytetowej, działania, poddziałania, grupy projektów lub projektu, w szczególności na podstawie kontroli przeprowadzanych przez IPOC lub na podstawie kontroli i audytów przeprowadzonych przez służby lub podmioty kontrolne i audytowe, w tym przez IZ RPO oraz podległe jej jednostki; 8) wnioskowanie do Instytucji Certyfikującej o wstrzymywanie procesu certyfikacji w stosunku do RPO; 9) dokumentowanie, analizowanie stwierdzonych odstępstw od procedur i przekazywanie informacji na bieżąco do oddziału IPC-I w celu odnotowania w rejestrze; 10) przygotowywanie analiz, zestawień, opinii w zakresie poświadczania lub wstrzymywania procesu certyfikacji wydatków RPO, we współpracy z pozostałymi oddziałami; 11) analizowanie oraz uwzględnianie, do celów poświadczenia wydatków, informacji o nieprawidłowościach, uzyskanych na podstawie raportów i zestawień przedkładanych przez IZ RPO do IPOC, zgodnie z procedurami; 12) pozyskiwanie z pozostałych oddziałów informacji o nieprawidłowościach dotyczących RPO, analizowanie tych informacji, prowadzenie rejestru nieprawidłowości; 13) udział w pracach zespołów i grup roboczych ds. przeciwdziałania i zwalczania nieprawidłowości przy wykorzystaniu funduszy strukturalnych; 14) analizowanie oraz uwzględnianie, do celów poświadczenia wydatków, wyników kontroli prowadzonych przez IZ RPO i instytucje, do których IZ RPO delegowała swoje zadania oraz wyników kontroli i audytów prowadzonych przez Instytucje Audytowe, NIK i inne uprawnione instytucje w ramach RPO, w szczególności w zakresie wykrytych nieprawidłowości oraz podjętych środków naprawczych; 15) analizowanie informacji dotyczących procesu realizacji RPO, zawartych w otrzymywanych od IZ RPO informacjach miesięcznych oraz sprawozdaniach okresowych, rocznych i końcowych i ich uwzględnianie w procesie certyfikacji wydatków dla RPO; 4

5 16) współpraca z właściwymi instytucjami w zakresie prac koncepcyjnych i organizacyjnych związanych z tworzeniem oraz doskonaleniem systemu zarządzania i kontroli finansowej w ramach RPO; 17) inicjowanie zmian, przygotowywanie projektu zmian do Instrukcji Wykonawczej IPOC, prowadzenie rejestru zmian w zakresie kompetencji oddziału, współdziałanie w aktualizacji Instrukcji Wykonawczej z pozostałymi oddziałami; 18) współpraca z pozostałymi oddziałami w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie i wykorzystywaniu środków w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna ; 19) analizowanie oraz opiniowanie we współpracy z pozostałymi oddziałami procedur zawartych w instrukcji wykonawczej IZ RPO/zmian do instrukcji wykonawczej IZ RPO, w szczególności w zakresie zarządzania finansowego i kontroli, dotyczących realizacji RPO; 20) wykorzystanie KSI SIMIK na potrzeby certyfikacji wydatków, zgodnie z procedurami; 21) występowanie do Instytucji Certyfikującej o interpretacje i zalecenia; 22) współpraca z Instytucją Certyfikującą w zakresie wydawanych wytycznych; 23) opracowywanie i przekazywanie informacji z zakresu działania oddziału do oddziału systemu, celem zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej; 24) opracowywanie informacji na wewnętrzne potrzeby IPOC/IC; 25) archiwizowanie dokumentów zgodnie z zasadami archiwizacji; 26) przeprowadzanie analizy Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego. Do zakresu działania oddziału kontroli należy: 1) opracowywanie w oparciu o analizę ryzyka rocznego planu kontroli oraz przekazywanie do Instytucji Certyfikującej w celu zaopiniowania, występowanie do Instytucji Certyfikującej z uzasadnionym wnioskiem o akceptację zmian do planu; 2) przeprowadzanie, przy współudziale pracowników pozostałych oddziałów Wydziału, kontroli w IZ RPO, IP, IP II oraz u beneficjentów, zgodnie z obowiązującymi procedurami; 3) informowanie Instytucji Certyfikującej, instytucji audytowej, podmiotu kontrolowanego o rozpoczęciu kontroli; 4) niezwłocznie informowanie Instytucji Certyfikującej o przypadkach stwierdzenia podczas kontroli, wystąpienia sytuacji rażącego zaniedbania zasad systemu zarządzania i kontroli albo rażącego naruszenia warunków certyfikacji; 5) przygotowywanie ustaleń oraz zaleceń z przeprowadzonych kontroli, rozpatrywanie uwag zgłoszonych przez instytucje poddane sprawdzeniu; 5

6 6) przekazywanie do Instytucji Certyfikującej kopii informacji pokontrolnych z zakończonych kontroli zawierających ustalenia o wysokiej istotności, informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych oraz ocenę wdrożenia zaleceń przez instytucje kontrolowane; 7) monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych przez instytucje poddane kontroli; 8) gromadzenie, analizowanie oraz uwzględnianie do celów poświadczenia wydatków, wyników kontroli prowadzonych przez: a) Instytucje Audytowe, NIK i inne organy upoważnione do przeprowadzania kontroli i audytów w zakresie prawidłowości realizacji wydatków w ramach RPO, b) IZ RPO i instytucje, do których IZ RPO delegowała swoje zadania, w szczególności w zakresie wykrytych nieprawidłowości oraz podjętych środków naprawczych i przekazywanie niezbędnych informacji do oddziału certyfikacji wydatków; 9) pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie informacji o nieprawidłowościach oraz przekazywanie tych informacji do oddziału certyfikacji wydatków, zgodnie z procedurami; 10) udział w pracach zespołów i grup roboczych ds. przeciwdziałania i zwalczania nieprawidłowości przy wykorzystaniu funduszy strukturalnych; 11) zbieranie i analizowanie informacji o systemie kontroli w ramach RPO; 12) dokumentowanie, analizowanie stwierdzonych odstępstw od procedur i przekazywanie informacji na bieżąco do oddziału IPC-I w celu odnotowania w rejestrze; 13) przygotowywanie analiz, zestawień, opinii w zakresie poświadczania lub wstrzymywania procesu certyfikacji wydatków RPO, we współpracy z pozostałymi oddziałami; 14) współpraca z Instytucją Certyfikującą w zakresie wydawanych wytycznych; 15) występowanie do Instytucji Certyfikującej o interpretacje i zalecenia; 16) analizowanie oraz opiniowanie we współpracy z pozostałymi oddziałami procedur zawartych w instrukcji wykonawczej IZ RPO/zmian do instrukcji wykonawczej IZ RPO, w szczególności w zakresie zarządzania finansowego i kontroli, dotyczących realizacji RPO; 17) współpraca z właściwymi instytucjami w zakresie prac koncepcyjnych i organizacyjnych związanych z tworzeniem systemu zarządzania i kontroli finansowej w ramach RPO; 18) inicjowanie zmian, przygotowywanie projektu zmian do instrukcji wykonawczej IPOC, prowadzenie rejestru zmian w zakresie kompetencji oddziału, współdziałanie w aktualizacji Instrukcji Wykonawczej z pozostałymi oddziałami; 19) współpraca z pozostałymi oddziałami w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie i wykorzystywaniu środków w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna ; 20) wykorzystanie KSI na potrzeby certyfikacji wydatków, zgodnie z procedurami; 21) opracowywanie i przekazywanie informacji z zakresu działania oddziału do oddziału systemu, celem zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej; 22) opracowywanie informacji na wewnętrzne potrzeby IPOC/IC; 6

7 23) archiwizowanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami archiwizacji; 24) przeprowadzanie analizy Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego; 25) przeprowadzanie kontroli u kontrolera I stopnia w Programie Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk. Do zakresu działania samodzielnego stanowiska pracy ds. informacyjno-organizacyjno administracyjnych należy: 1) prowadzenie sekretariatu Wydziału; 2) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Wydziału; 3) prowadzenie spraw organizacyjno kadrowych Wydziału; 4) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników IPOC w ramach realizowanych projektów; 5) udzielanie informacji z zakresu programów UE wdrażanych w województwie. 7