PROTOKÓŁ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli wewnętrznej doraźnej: art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. h ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz ze zm.) oraz 9 ust. 3 Regulaminu przeprowadzania kontroli przez Wojewodę Pomorskiego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 35/10 Wojewody Pomorskiego z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu przeprowadzania kontroli przez Wojewodę Pomorskiego. Imiona i nazwiska kontrolerów, stanowiska słuŝbowe, nazwa komórki organizacyjnej przeprowadzającej kontrolę, przewodniczący Zespołu Kontrolnego, numery upowaŝnień do przeprowadzenia kontroli: 1) Grzegorz DruŜyński, inspektor wojewódzki z Oddziału Organizacyjnego i Kontroli Wewnętrznej Biura Kadr i Organizacji, przewodniczący Zespołu Kontrolnego, upowaŝnienie nr 1/2011, znak BKO-III GD z 16 sierpnia 2011 r., 2) Anna Dąbrowska, inspektor wojewódzki z Oddziału Organizacyjnego i Kontroli Wewnętrznej Biura Kadr i Organizacji, upowaŝnienie nr 2/2011, znak BKO-III AD z 16 sierpnia 2011 r. [Dowód: akta kontroli, str ] Oznaczenie podmiotu kontrolowanego: 1) Oddział Logistyki i Ratownictwa Medycznego, 2) Oddział Planowania Cywilnego, 3) Oddział Obronności i Bezpieczeństwa, Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych: od 24 do 30 sierpnia 2011 r. Przedmiot kontroli: ocena wykonywania przez komórki organizacyjne Urzędu zadań kontrolnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi w pierwszym półroczu 2011 r.. Zakres przedmiotowy kontroli - ocena stosowania przepisów i procesów: 1) ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.); 2) ustawy z dnia 21 czerwca 2002 r. o materiałach wybuchowych przeznaczonych do uŝytku cywilnego (Dz. U. Nr 117, poz ze zm.); 3) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 czerwca 2009 r. w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz. U. Nr 106, poz. 884); 4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2004 r. w sprawie kontroli wykonywania zadań obronnych (Dz. U. Nr.16, poz. 151 ze zm.); 1

2 5) zarządzenia Nr 35/10 Wojewody Pomorskiego z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu przeprowadzania kontroli przez Wojewodę Pomorskiego; 6) procesów działalności kontrolnej (procedury ISO): P-SZJ/2.1.1 Planowanie kontroli, P-SZJ/2.1.2 Przeprowadzanie kontroli, P-SZJ Sprawozdawczość. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia do 30 czerwca 2011 r. Ilekroć w protokole jest mowa o: 1) audicie oznacza to audit NR NC-1045/O7 przeprowadzony w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku w dniach od 27 do 28 czerwca 2011 r. przez Polski Rejestr Statków - Biuro Certyfikacji Systemów Zarządzania; 2) dyrektorze wydziału oznacza to Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku; 3) rozporządzeniu oznacza to rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 czerwca 2009 r. w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz. U. Nr 106, poz. 884); 4) Urzędzie oznacza to Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku; 5) ustawie oznacza to ustawę z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.); 6) Wojewodzie oznacza to Wojewodę Pomorskiego; 7) wydziale oznacza to Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku; 8) zarządzającym kontrolę oznacza to Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku; 9) zarządzeniu oznacza to zarządzenie Nr 35/10 Wojewody Pomorskiego z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu przeprowadzania kontroli przez Wojewodę Pomorskiego. Zagadnienia objęte badaniem kontrolnym: Mając na względzie ustalenia auditu oraz obowiązujące przepisy prawne regulujące tryb i sposób przeprowadzania kontroli przez komórki organizacyjne Urzędu, ocenie poddano następujące zagadnienia (analizując dokumentację wytypowanych kontroli, przeprowadzonych przez pracowników Oddziału: Logistyki i Ratownictwa Medycznego, Planowania Cywilnego, Obronności i Bezpieczeństwa Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego w I półroczu 2011 r., kontrola wewnętrzna odpowie na poniŝsze pytania): 1. czy kontrole zastały przeprowadzone na podstawie upowaŝnień do kontroli, co wynika z art. 36 ustawy; 2. czy zarządzający kontrolę wyznaczał przewodniczącego Zespołu Kontrolnego spośród kontrolujących, co wynika z 2 ust. 5 rozporządzenia; 3. czy kontrolerzy złoŝyli pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie z udziału w kontroli, które następnie zostały zatwierdzone przez kierownika komórki co wynika z 19 ust. 2 i 3 zarządzenia; 2

3 4. czy zarządzający kontrole w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed terminem rozpoczęcia kontroli, zawiadomił kierowników podmiotów kontrolowanych o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, co wynika z 3 ust. 1 rozporządzenia; 5. czy kontrole podjęte na podstawie planu kontroli przeprowadzano zgodnie z programami kontroli zatwierdzonymi przez kierownika komórki co wynika z 20 ust. 1 zarządzenia; 6. czy protokoły kontroli zawierały elementy określone w 10 ust. 2 rozporządzenia; 7. czy protokoły kontroli zostały sporządzone nie później niŝ 15 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli i przekazane kierownikowi podmiotu kontrolowanego, co wynika z 10 ust. 4 i 5 rozporządzenia; 8. czy po zakończeniu kontroli przewidzianej w planie kontroli kontrolujący sporządził, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, co wynika z art. 45 ust. 1 i 2 ustawy; 9. czy wystąpienia pokontrolne sporządzone przez kontrolującego zawierały elementy określone w art. 46 ust. 3 ustawy; 10. czy kaŝdorazowo po zakończonej kontroli przekazywano wystąpienie pokontrolne i informacje o wynikach kontroli do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, co wynika z 41 zarządzenia; 11. czy kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki czynności kontrolnych w załoŝonych aktach kontroli, co wynika z 5 ust. 1 pkt 1, 2, 3 rozporządzenia oraz potwierdzał za zgodność z oryginałem dokumenty stanowiące dowody, co wynika z 27 ust. 5 zarządzenia; 12. czy sporządzano analizy z realizacji zaleceń pokontrolnych, co wynika z pkt 24 i 25 procedury P-SZJ/2.1.2 Przeprowadzanie kontroli. W toku kontroli ustalono, co następuje: W okresie objętym kontrolą, tj. od 1 stycznia do 30 czerwca 2011 r.: dyrektorem wydziału był Pan Władysław Sulęta; zastępcą dyrektora wydziału był Pan Jarosław Kopczyński; kierownikiem: Oddziału Logistyki i Ratownictwa Medycznego był Pan Zbigniew Kmiecik; Oddziału Planowania Cywilnego: - od r. do r. był Pan Andrzej Stasiak, - od r. była Pani Alina Petruczenko, Oddziału Obronności i Bezpieczeństwa był Pan Roman Dłutek; pracownikami wydziału byli - wykaz został zawarty w aktach kontroli. [Dowód: akta kontroli, str ] Badaniem kontrolnym objęto dokumentację kontrolną z kontroli przeprowadzonych przez pracowników poszczególnych oddziałów, stosując przyjętą w toku czynności kontrolnych metodykę kontroli. [Dowód: akta kontroli, str. 35] 3

4 Do badania wytypowano dokumentację z kontroli przeprowadzonych: przez Oddział Logistyki i Ratownictwa Medycznego: 1) w Samodzielnym Publicznym Specjalistycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej z siedzibą w Lęborku, znak BZK.II.AO.0932/01/11, w okresie od 11 do 13 stycznia 2011 r., 2) w Szpitalu Miejskim im. J. Brudzińskiego w Gdyni, znak BZK.II AO, w okresie od 5 do 6 kwietnia 2011 r., 3) w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Powiatowe Centrum Zdrowia w Malborku, znak BZK.II AO, w okresie od 12 do 13 kwietnia 2011 r., 4) w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zdrowie w Kwidzynie, znak BZK.II AO, w okresie od 17 do 19 maja 2011 r., w zakresie: organizacji udzielanych świadczeń zdrowotnych, wyposaŝenia i składu osobowego jednostki, kwalifikacji i uprawnień pracowników, zapewnienia ustawowych parametrów czasów dotarcia zespołów ratownictwa medycznego do miejsca zdarzenia od chwili przyjęcia zgłoszenia (dot. zespołów ratownictwa medycznego), prowadzenia i składu dokumentacji medycznej; przez Oddział Planowania Cywilnego: 1) w Starostwie Powiatowym w Kościerzynie, znak BZK.I /KW, w dniu 29 kwietnia 2011 r., w zakresie: zagadnień obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego; przez Oddział Obronności i Bezpieczeństwa: 1) w Starostwie Powiatowym w Kartuzach, znak BZK.III KD, w dniu 19 maja 2011 r., 2) w Starostwie Powiatowym w Człuchowie, znak BZK.III KD, w dniu 18 kwietnia 2011 r., 3) w Starostwie Powiatowym w Wejherowie, znak BZK.III KD, w dniu 25 maja 2011 r. w zakresie: realizacji prowadzenia kwalifikacji wojskowej przez organy samorządu terytorialnego w województwie pomorskim. W wyniku przeprowadzonych czynności stwierdzono, Ŝe: 1. Kontrola w Samodzielnym Publicznym Specjalistycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej z siedzibą w Lęborku, przeprowadzona przez Panią Agnieszkę Owczarską - inspektora wojewódzkiego: 1.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 1.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 1.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 4

5 1.4. zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, 1.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki podjęto działania naprawcze po audicie, - uzupełniono program o niezbędne informacje, [Dowód: akta kontroli, str ], 1.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu, 1.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 1.8. kontrolujący po zakończeniu czynności kontrolnych, na podstawie protokołu kontroli, sporządził informację o wynikach kontroli, 1.9. wystąpienie pokontrolne zawierało elementy określone w ustawie, po zakończonej kontroli przekazano informację o wynikach kontroli oraz wystąpienie pokontrolne do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki kontroli w załoŝonych aktach kontroli, kontrolujący po zakończonej kontroli sporządził analizę z realizacji wniosków pokontrolnych. 2. Kontrola w Szpitalu Miejskim im. J. Brudzińskiego w Gdyni, przeprowadzona przez Panią Agnieszkę Owczarską - inspektora wojewódzkiego: 2.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 2.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 2.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 2.4. zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, 2.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki podjęto działania naprawcze po audicie, - uzupełniono program o niezbędne informacje, [Dowód: akta kontroli, str ], 2.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu, 2.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 2.8. po zakończeniu kontroli kontrolujący sporządził, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 2.9. wystąpienie pokontrolne zawierało elementy określone w ustawie, po zakończonej kontroli przekazano wystąpienie pokontrolne i informację o wynikach kontroli do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki kontroli w załoŝonych aktach kontroli, niemniej jednak nie wszystkie zgromadzone dokumenty (dowody) zostały potwierdzone 5

6 za zgodność z oryginałem, [Dowód: akta kontroli, str ], podjęto działania naprawcze w toku kontroli polegające na złoŝeniu brakujących paraf na zabezpieczonych dokumentach, kontrolujący po zakończonej kontroli sporządził analizę z realizacji wniosków pokontrolnych. 3. Kontrola w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Powiatowe Centrum Zdrowia w Malborku, przeprowadzona przez Panią Agnieszkę Owczarską - inspektora wojewódzkiego: 3.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 3.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 3.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 3.4. zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, 3.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki podjęto działania naprawcze po audicie, - uzupełniono program o niezbędne informacje, [Dowód: akta kontroli, str ], 3.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu, 3.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 3.8. po zakończeniu kontroli kontrolujący sporządził, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 3.9. wystąpienie pokontrolne zawierało elementy określone w ustawie, po zakończonej kontroli przekazano wystąpienie pokontrolne i informację o wynikach kontroli do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki kontroli w załoŝonych aktach kontroli, kontrolujący po zakończonej kontroli sporządził analizę z realizacji wniosków pokontrolnych. 4. Kontrola w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zdrowie w Kwidzynie, przeprowadzona przez Panią Agnieszkę Owczarską - inspektora wojewódzkiego: 4.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 4.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 4.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 4.4. zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, 6

7 terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, zawiadomienie nie zostało podpisane przez kierownika komórki [Dowód: akta kontroli, str ], 4.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki podjęto działania naprawcze po audicie - uzupełniono program o niezbędne informacje, [Dowód: akta kontroli, str ], 4.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu, 4.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 4.8. po zakończeniu kontroli kontrolujący sporządził, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 4.9. wystąpienie pokontrolne zawierało elementy określone w ustawie, po zakończonej kontroli przekazano wystąpienie pokontrolne i informację o wynikach kontroli do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki kontroli w załoŝonych aktach kontroli, kontrolujący po zakończonej kontroli sporządził analizę z realizacji wniosków pokontrolnych. 5. Kontrola w Starostwie Powiatowym w Kościerzynie, przeprowadzona przez Pana Andrzeja Stasiaka - starszego inspektora wojewódzkiego, Panią Małgorzatę Gaj-Szczepańską - starszego specjalistę, Panią Jolantę Kondrat - specjalistę: 5.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnień do kontroli, 5.2. zarządzający kontrolę wyznaczył przewodniczącego Zespołu Kontrolnego spośród kontrolujących, 5.3. kontrolerzy złoŝyli oświadczenia, które zostały zatwierdzone przez kierownika komórki 5.4. zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, aczkolwiek zawiadomienie nie było oparte na wzorze określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia, [Dowód: akta kontroli, str ], 5.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki 5.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu, 5.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 5.8. kontrolujący sporządził po zakończeniu czynności kontrolnych, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 5.9. wystąpienie pokontrolne zawierało elementy określone w ustawie, po zakończonej kontroli przekazano informację o wynikach kontroli oraz wystąpienie pokontrolne do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, kontrolujący dokumentował przebieg i wyniki kontroli w załoŝonych aktach kontroli, 7

8 5.12. nie sporządzono analizy z realizacji wniosków pokontrolnych, poniewaŝ kontrolowany nie poinformował Wojewody o sposobie wykorzystania uwag i wniosków. 6. Kontrola w Starostwie Powiatowym w Kartuzach, przeprowadzona przez Panią Krystynę Dembs - starszego inspektora wojewódzkiego: 6.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 6.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 6.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 6.4. w aktach kontroli znajduje się zawiadomienie, aczkolwiek nie było potwierdzenia, Ŝe zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, [Dowód: akta kontroli, str ], 6.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki 6.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu za wyjątkiem parafy kontrolera i kierownika podmiotu kontrolowanego na kaŝdej stronie protokołu oraz daty i miejsca przekazania protokołu, [Dowód: akta kontroli, str ], 6.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 6.8. kontrolujący sporządził po zakończeniu czynności kontrolnych, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 6.9. kontrolowanemu, po zakończeniu czynności kontrolnych, przekazano wystąpienie pokontrolne (pismo nie zostało zatytułowane wystąpienie pokontrolne, nie zawierało właściwej podstawy prawnej dla wystąpienia pokontrolnego oraz oceny działalności podmiotu kontrolowanego, wynikającej z protokołu kontroli oraz złoŝonych wyjaśnień), [Dowód: akta kontroli, str ], po zakończonej kontroli przekazano informację o wynikach kontroli oraz wystąpienie pokontrolne do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, dokumentacja kontrolna nie zawierała akt kontroli, nie sporządzono analizy z realizacji wniosków pokontrolnych, poniewaŝ kontroler nie sformułował zaleceń, a kontrolowany nie przedstawił informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków. 7. Kontrola w Starostwie Powiatowym w Człuchowie, przeprowadzona przez Panią Krystynę Dembs - starszego inspektora wojewódzkiego: 7.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 8

9 7.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 7.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 7.4. w aktach kontroli znajduje się zawiadomienie, aczkolwiek nie było potwierdzenia, Ŝe zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, [Dowód: akta kontroli, str ], 7.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki 7.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu za wyjątkiem parafy kontrolera i kierownika podmiotu kontrolowanego na kaŝdej stronie protokołu oraz daty i miejsca przekazania protokołu, [Dowód: akta kontroli, str ], 7.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 7.8. kontrolujący sporządził po zakończeniu czynności kontrolnych, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 7.9. kontrolowanemu, po zakończeniu czynności kontrolnych, przekazano wystąpienie pokontrolne (pismo nie zostało zatytułowane wystąpienie pokontrolne, nie zawierało właściwej podstawy prawnej dla wystąpienia pokontrolnego oraz oceny działalności podmiotu kontrolowanego, wynikającej z protokołu kontroli oraz złoŝonych wyjaśnień), [Dowód: akta kontroli, str ], po zakończonej kontroli przekazano informację o wynikach kontroli oraz wystąpienie pokontrolne do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, dokumentacja kontrolna nie zawierała akt kontroli, nie sporządzono analizy z realizacji wniosków pokontrolnych, poniewaŝ kontroler nie sformułował zaleceń, a kontrolowany nie przedstawił informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków. 8. Kontrola w Starostwie Powiatowym w Wejherowie, przeprowadzona przez Panią Krystynę Dembs - starszego inspektora wojewódzkiego: 8.1. kontrola została przeprowadzona na podstawie upowaŝnienia do kontroli, 8.2. kontrola przeprowadzona jednoosobowo - nie było obowiązku wyznaczenia 8.3. kontroler złoŝył oświadczenie, które zostało zatwierdzone przez kierownika komórki 8.4. w aktach kontroli znajduje się zawiadomienie, aczkolwiek nie było potwierdzenia, Ŝe zarządzający kontrolę w terminie nie krótszym niŝ 7 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zawiadomił kierownika podmiotu kontrolowanego 9

10 o przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywalnym czasie trwania kontroli, [Dowód: akta kontroli, str ], 8.5. kontrola została przeprowadzona na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez kierownika komórki 8.6. protokół kontroli zwierał elementy określone w rozporządzeniu za wyjątkiem parafy kontrolera i kierownika podmiotu kontrolowanego na kaŝdej stronie protokołu oraz daty i miejsca przekazania protokołu, [Dowód: akta kontroli, str ], 8.7. protokół kontroli został sporządzony w terminie określonym w rozporządzeniu, 8.8. kontrolujący sporządził po zakończeniu czynności kontrolnych, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, 8.9. kontrolowanemu, po zakończeniu czynności kontrolnych, przekazano wystąpienie pokontrolne (pismo nie zostało zatytułowane wystąpienie pokontrolne, nie zawierało właściwej podstawy prawnej dla wystąpienia pokontrolnego oraz oceny działalności podmiotu kontrolowanego, wynikającej z protokołu kontroli oraz złoŝonych wyjaśnień), [Dowód: akta kontroli, str ], po zakończonej kontroli przekazano informację o wynikach kontroli oraz wystąpienie pokontrolne do Wydziału Nadzoru i Kontroli Urzędu, dokumentacja kontrolna nie zawierała akt kontroli, nie sporządzono analizy z realizacji wniosków pokontrolnych, poniewaŝ kontroler nie sformułował zaleceń, a kontrolowany nie przedstawił informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w zakresie przeprowadzania kontroli przeprowadzono z pracownikami kontrolowanych oddziałów indywidualne rozmowy podczas których omówiono stwierdzone nieprawidłowości oraz przedstawiono uwagi oraz sugestie dotyczące doskonalenia pracy w zakresie przeprowadzania kontroli. [Dowód: akta kontroli, str ] W toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) niepodpisanie zawiadomienia o kontroli przez zarządzającego kontrolę (kontrola w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Zdrowie w Kwidzynie); 2) nieopracowanie zawiadomienia o kontroli zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia (kontrola w SP w Kościerzynie); 3) brak potwierdzenia odbioru zawiadomienia o kontroli w aktach kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego (kontrola w SP w Kartuzach, Człuchowie, Wejherowie); 4) nieparafowanie protokołu kontroli na kaŝdej stronie przez kontrolera i kierownika podmiotu kontrolowanego (kontrola w SP w Kartuzach, Człuchowie, Wejherowie); 5) niezawieranie w protokole kontroli informacji o miejscu i dacie przekazania protokołu kontroli (kontrola w SP w Kartuzach, Człuchowie, Wejherowie); 10

11 6) opracowywanie wystąpień pokontrolnych w oparciu o niewłaściwą podstawą prawną, nietytułowanie pism po zakończeniu czynności kontrolnych jako wystąpienia pokontrolne oraz nieocenianie w nich działalności podmiotu kontrolowanego, na podstawie protokołu kontroli oraz złoŝonych wyjaśnień (kontrola w SP w Kartuzach, Człuchowie, Wejherowie). Osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości: 1) dyrektor wydziału - dot. pkt 1; 2) Pan Andrzej Stasiak, Pani Małgorzata Gaj-Szczepańska, Pani Jolanta Kondrat - dot. pkt 2; 3) Pani Krystyna Dembs - dot. pkt 3, 4, 5, 6. Skutki stwierdzonych nieprawidłowości: naruszenie przepisów ustawy, rozporządzenia, zarządzenia. Na tym protokół zakończono. Protokół zawiera 11 stron. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron. Dyrektor wydziału został poinformowany o przysługującym mu prawie: - zgłoszenia Dyrektorowi Biura Kadr i Organizacji przed podpisaniem protokołu kontroli, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania niniejszego protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeŝeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli, - odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia Dyrektorowi Biura Kadr i Organizacji na tę okoliczność, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania niniejszego protokołu, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyny odmowy. Gdańsk, r. (data przekazania protokołu) Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego SEKRETARIAT (podpis i pieczątka kontrolowanego) INSPEKTOR WOJEWÓDZKI INSPEKTOR WOJEWÓDZKI /-/ Grzegorz DruŜyński /-/ Anna Dąbrowska (podpis i pieczątka kontrolującego) (podpis i pieczątka kontrolującego) Gdańsk, r. (data podpisania protokołu) Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego /-/ Władysław Ryszard Sulęta (podpis i pieczątka kontrolowanego) 11