Egzemplarz nr 1 17/14/INT-IV Szczecin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 1 1 Numer kontroli 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Gmina Miasto Szczecin 3 Adres jednostki kontrolowanej pl. Armii Krajowej Szczecin 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/ Termin kontroli 16 czerwca 2014 r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę 8 Zakres kontroli Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu nr INT Punkt Kontaktowo Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza , na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia 16 czerwca 2014 r. funkcje w jednostce kontrolowanej jn. sprawowali: Piotr Krzystek - Prezydent Miasta Szczecin; Soska Krzysztof - Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin; Lipiński Stanisław - Skarbnik Miasta; Patrycjusz Ceran - Kierownik Referatu Współpracy Międzynarodowej i Regionalnej. 1

2 Dla Gminy Szczecin zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,24 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. Kontroli na zakończenie realizacji Projketu podlegał raport końcowy nr INT /02/04 za okres: na łączną kwotę wydatków kwalifikowalnych ,75 PLN Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Punkt Kontaktowo Doradczy działa transgranicznie wykorzystując już utworzoną sieć urzędów będąc jednocześnie łącznikiem pomiędzy urzędami a obywatelami z zagranicy. Dla wielu urzędów po polskiej i niemieckiej stronie Punkt Kontaktowo Doradczy jest ważnym pośrednikiem w znalezieniu właściwego partnera (administracji lub sfery pozarządowej). Punkt jest obsadzony personelem dwujęzycznym posiadającym wiedzę w zakresie prawodawstwa polskiego i niemieckiego oraz znającym strukturę i kompetencje administracji publicznej obu państw. Zadaniem Punktu jest monitorowanie i rozwijanie procesu integracji polskich i niemieckich obywateli oraz stworzenie i ułatwienie kontaktu z odpowiednimi władzami i urzędami w Polsce i w Niemczech. Ponadto Punkt wspiera polskich i niemieckich obywateli przy wypełnianiu formularzy, przygotowuje pisma informacyjne, współpracuje z odpowiednimi urzędami i instytucjami w celu wyjaśnienia kwestii indywidualnych związanych z problemem językowego porozumienia się, tłumaczy dokumenty otrzymane od urzędów i instytucji oraz pośredniczy w podawaniu partnerów do rozmów przy poszukiwaniu mieszkania, kursów językowych, usługodawców, szkół, ofert czasu wolnego itp. Efekt końcowy przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana przez Zespół Kontrolujący, podczas kontroli projektu na miejscu w dniu 16 stycznia 2014 r. (Raport z oględzin Załącznik 1 do informacji pokontrolnej nr 2/14/INT-IV) Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy/ zlecenia: 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Aleksandrą Przeradzką w pełnym wymiarze czasu pracy. W związku z decyzją Komitetu Monitorującego o dofinansowaniu projektu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia- Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) (INTERREG IV A) pn. Punkt Kontaktowo Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza stanowiącego kontynuację projektu, który zakończył się r. podpisano aneks do porozumienia zawartego w dniu 2 marca 2010 r. na wykonywanie zadań w zakresie realizacji projektu nr INT pn. Punkt Kontaktowo Pracownikowi w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto o równowartości 2 296,34, które obejmuje wynagrodzenie zasadnicze brutto w wysokości 3 600,00 zł. Pracodawca wskazał miejsce wykonywania pracy w Niemczech w Punkcie Kontaktowo Doradczym mieszczącym się w miejscowości Löcknitz. 2) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Agnieszką Lubowińską w wymiarze pół etatu na czas określony od dnia r. do dnia r., na wykonywanie zadań w zakresie realizacji projektu nr INT pn. Punkt Kontaktowo Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza Pracownikowi w okresie od r. do r. przysługiwało miesięczne wynagrodzenie brutto 2 700,00 zł. 3) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Agnieszką Lubowińską w wymiarze pół etatu na czas określony od dnia r. do dnia r., na wykonywanie zadań w zakresie realizacji projektu nr INT pn. Punkt Kontaktowo Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza Pracownikowi w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto 2 700,00 zł. 4) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Natalią Woronowicz w wymiarze pół etatu na czas określony od dnia r. do dnia r., na wykonywanie zadań w zakresie realizacji projektu nr INT pn. Punkt Kontaktowo 2

3 Pracownikowi w okresie od r. do r. przysługiwało miesięczne wynagrodzenie brutto 2 700,00 zł. 5) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Natalią Woronowicz w wymiarze pół etatu na czas określony od dnia r. do dnia r., na wykonywanie zadań w zakresie realizacji projektu nr INT pn. Punkt Kontaktowo Pracownikowi w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto 2 700,00 zł. 6) Umowa o pracę na zastępstwo zawarta w dniu 08 lipca 2013 r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panem Pawłem Piaseckim w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownikowi w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto o równowartości 2 296,34, które obejmuje wynagrodzenie zasadnicze brutto w wysokości 2 200,00 zł. Pracodawca wskazał miejsce wykonywania pracy w Niemczech w Punkcie Kontaktowo Doradczym mieszczącym się w miejscowości Löcknitz. 7) Umowa zlecenie nr BPM-II/PC/2150/1/12 CRU 12/ z dnia r. zawarta pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panem Patrycjuszem Ceranem na realizację działań w ramach merytorycznego nadzoru nad projektem pn. Punkt Kontaktowo Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza Zleceniobiorcy w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto o równowartości 350,00. 8) Umowa zlecenie nr BPM-II PC CRU 13/ z dnia r. zawarta pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Panią Natalią Woronowicz na doradztwo dla obywateli polskich i niemieckojęzycznych w zakresie spraw należących do Urzędu Miasta Szczecin, pośredniczenie w kontaktach między urzędami i instytucjami po stronie polskiej i niemieckiej, pośrednictwo w kontaktach mieszkańców z poszczególnymi urzędami i instytucjami po stronie polskiej i niemieckiej informowanie na temat działań podejmowanych przez Punkt Kontaktowo Doradczy poprzez lokalne media oraz internet. Zleceniobiorcy w okresie od r. do r. będzie przysługiwać miesięczne wynagrodzenie brutto o równowartości 2 061,00 PLN Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Obowiązujące u Beneficjenta zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Środki na finansowanie projektu pn. Punkt Kontaktowo-Doradczy dla obywateli polskich i niemieckich na obszarze pogranicza , Beneficjent zabezpieczył w Uchwale Nr IV/42/11 Rady Miast Szczecin dnia 31 stycznia 2011 w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2011 r., Uchwale Nr IX/146/11 Rady Miasta Szczecin z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2012 r. oraz Uchwale Nr XXV/726/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2013 r. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała Raport partnera za okres: Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniu wydatków Załącznik nr 2 do raportu. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego Beneficjenta. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on, więc koszt projektu. Partner jest podatnikiem podatku VAT i zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, 3

4 że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując nr zadania Projekt UE 113 z podziałem na wkład własny (113-W) i środki z EFRR (113-U). Zaksięgowane wydatki i koszty zostały zweryfikowane na kontach księgowych z rozszerzoną analityką na projekt - punkt kontaktowo-doradczy dla obywateli pol. z omyłkowo wprowadzonym do systemu księgowego błędnym numerem projektu INT (winno być: INT Beneficjent złożył stosowne wyjaśnienia, które stanowią załącznik do informacji pokontrolnej nr 2/14/INT/IV): : Rachunek bieżący - wydatki; : Rachunki środków funduszy pomocowych; - 225: Rozrachunki z budżetami; - 229: Pozostałe rachunki publicznoprawne; - 231: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń; - 404: Wynagrodzenia; - 405: Ubezpieczenia społecznie i inne świadczenia; : Dochody budżetu (refundacja). Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,10 EUR. Dla powstałego środka trwałego w ramach zrealizowanego projektu utworzono dokument OT/2013/000016/WINF-0. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do Informacji Pokontrolnej Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską Na wszystkich dokumentach znajdują się informacje dotyczące Programu. Strona internetowa Beneficjenta zawiera informację o Projekcie asp. W ramach działań marketingowych zakupiono materiały promocyjne, tj. broszura informacyjne, breloki, długopisy, smycze, notesy i rollbaner oraz tablicę informacyjną Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność usług została potwierdzona zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców. W ramach realizacji projektu przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które podlegały kontroli w trakcie realizacji projektu. 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dostawa materiałów promocyjnych z odpowiednim znakowaniem przeznaczonych do celów promowania Miasta Szczecin postępowanie nr BZP/63/12. Wybrany wykonawca PPH Zapol Dmochowski, Sobczyk Spółka Jawna, al. Piastów 42 z siedzibą w Szczecinie. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,70 zł brutto. 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dostawę sprzętu komputerowego postępowanie nr BZP/133/12. Wybrany wykonawca El Toro Bobrowski, Blatkiewicz Spółka Jawna, ul. Racławicka 23 z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: 6 869,55 zł brutto. 4

5 Poprawność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zweryfikowano w trakcie kontroli administracyjnej (kontrola ex-post postępowania). W trakcie kontroli nie wykryto naruszeń przepisów Ustawy Pzp. Pozostałe zamówienia/umowy zostały udzielone w oparciu o art. 4 pkt 4 oraz art. 4 pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.prawo Zamówień Publicznych. b. Prawa budowlanego W ramach realizacji projektu nie prowadzono robót budowlanych Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumenty znajdują się w następujących wydziałach Urzędu Miejskiego w Szczecinie: 1) Wydział Księgowości i Wydziale Zarządzania Finansami Miasta; 2) Biuro ds. Zamówień Publicznych ; 3) Biuro Prezydenta Miasta. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska Wskaźniki. Realizacja projektu pozwoliła na osiągnięcie zaplanowanych wskaźników. STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Brak. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Kontrola objęła oryginały dokumentów znajdujące się w siedzibie Beneficjenta: - rachunki, listy płac; - umowy; - protokoły odbioru; - wyciągi bankowe; - ewidencja księgowa. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 5