RAPORT Z AUDYTU GOSPODARKI FINANSOWEJ W ZBLEWIE

Transkrypt

1 RAPORT Z AUDYTU GOSPODARKI FINANSOWEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PUBLICZNYCH W ZBLEWIE WÓJT Gl\llNY NA DZIEŃ r. Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek Tczew, ul. Polna Ia/a/I2 1

2 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych 1. Nazwa jednostki audytowanej. Zespół Szkół Publicznych Adres: ul. Kościerska zsp_zblewo@wp.pl 2. Adresat Protokołu.. Wójt Gminy Zblewo Urząd Gminy Zblewo Zblewo ul. Główna 40. Zblewo 3. Przedmiot Audytu wewnętrznego. Audyt w zakresie gospodarki finansowej w Zespole Szkół Publicznych za 2012 r. ze szczególnym uwzględnieniem wydatków w zakresie wynagrodzeń. 4. Cele audytu wewnętrznego. Obiektywna i niezależna ocena gospodarki finansowej w Zespole Szkół Publicznych w Zblewie w zakresie poniesionych kosztów z tytułu wynagrodzeń za pracę. 5. Okres działalności objęty audytem. Audytern objęto okres od do r. 6. Osoba prowadząca audyt wewnętrzny. Audyt przeprowadziła Hanna W szołek - biegły rewident nr ideat prowadząca działalność pod nazwą Kancelaria Audytorsko-Rachunkową ABAKUS Hanna Wszołek z siedzibą w Tczewie, przy ul. Polna 1a/a/12 kod poczt (nr ewid na liście KIBR). Audyt przeprowadzono na podstawie zawartej umowy w dniu r. pomiędzy Urzędem Gminy Zblewo a Kancelarią Audytorsko-Rachunkową 7. Ryzyko audytu 1) Ryzyka nieodłączne: a) Niekompletne ujęcie zobowiązań z tytułu wynagrodzeń. b) Ryzyko prowadzenia nieprawidłowej dokumentacji. ABAKUS Hanna Wszołek Tczew, ul. Polna 1a/a/I2 2 es'

3 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych c) Nie zgodność regulaminów wewnętrzne z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych, ustawy karta nauczyciela. d) Nie stosowanie przepisów regulaminów wewnętrznych oraz ustaw o rachunkowości i finansach publicznych. e) Stosowanie uproszczeń. f) Wadliwy obieg dokumentów. g) Niewłaściwa komunikacja zewnętrzna (ZEAPOW - Urząd Gminy - ZSP w Zblewie). h) Częste zmiany przepisów. 2) ryzyka kontroli wewnętrznej: a) Ryzyko nie wykrycia nieprawidłowości. b) Ryzyko stosowania nieodpowiednich procedur kontroli. c) Nie przestrzeganie procedur kontroli wstępnej i ostatecznej. 3) ryzyka przeoczenia: a) Biegły rewident nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek doboru niewłaściwej metody badania. b) Biegły rewident nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek doboru niewłaściwej próby. c) Biegły rewident nie wykryje istotnych nieprawidłowości na skutek zatajenia informacji przez osoby audytowane. Ryzyko oszacowane na dzień Poziom ryzyka rozpoczęcia audytu nieodłączne kontroli wewnętrznej przeoczema średnie średnie średnie 8. Kryteria audytu. a. Prawidłowa dokumentacja kadrowa. b. Prawidłowa dokumentacja płacowa. c. Rzetelne oraz bezbłędne księgi rachunkowe w zakresie wynagrodzeń Tczew, ul. Polna 1a/a/12 3

4 ". Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych 9. Charakterystyka audytowanego obszaru. DOKUMENTACJA KADROWA I PŁACOWA Zasady naliczania wynagrodzenia nauczycieli reguluje Rozdział 5 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U Nr 3 poz. 19 z późno zm.). Ponadto Jednostkę obowiązują przepisy Ustawy z dnia r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późno zm.). Zespół Szkół Publicznych a) 50 nauczycieli w tym: pedagoga, logopedę, b) 3 osoby w administracji, w 2012 r. zatrudniał: c) 14 osób obsługi.. W 2012 r. zatrudnieni nauczyciele posiadali stopnie: a) nauczyciel stażysta 1 osoba, b) nauczyciel kontraktowy 12 osób, c) nauczyciel mianowany 9 osób, d) nauczyciel dyplomowany 28 osób. Składniki wynagrodzenia zostały ustalone zgodnie z Kartą Nauczyciela: a) wynagrodzenie zasadnicze ~ nauczyciel stażysta zł ~ nauczyciel kontraktowy zł ~ nauczyciel mianowany zł ~ nauczyciel dyplomowany zł b) dodatek za wysługę lat (1% wynagrodzenia za każdy rok pracy), c) dodatek motywacyjny (od 0% do 13% dla nauczycieli w zależności od zaangażowania przyznawany uznaniowo i 18% dla zastępcy dyrektora), d) dodatek funkcyjny (80 zł z tytułu wychowawstwa w gimnazjum i 70 zł z tytułu wychowawstwa e) dodatek mieszkaniowy, w szkole podstawowej), f) dodatek wiejski stanowiący 10% wynagrodzenia. Uchwałą nr XVII Rady Gminy Zblewo z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie: zmiany Uchwały Nr XXXV /323/2009 Rady Gminy Zblewo z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie ustalenia zasad wynagradzania nauczycieli i regulaminu wynagradzania określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, mieszkaniowego oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw w szkołach i Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek Tczew, ul. Polna Ia/a/I2

5 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych przedszkolach prowadzonych przez Gminę Zblewo wprowadzono dodatek mieszkaniowy w wysokości: ~ przy jednej osobie w rodzinie - 35 złotych, ~ przy dwóch osobach w rodzinie - 45 złotych, ~ przy trzech osobach w rodzinie - 65 złotych, ~ przy czterech i więcej osobach w rodzinie - 80 złotych. W związku z powyższym, wydatek z tytułu dodatku mieszkaniowego w miesiącu styczniu wynosił zł. Miesięczny wydatek z tytułu dodatku wiejskiego w miesiącu styczniu wynosił ,33 zł. Czynności finansowo-księgowe sprawowane były przez Zespół Ekonomiczno- Administracyjny Placówek Oświatowych. Szkoła prowadzi nauczanie w zakresie: a) oddziałów przedszkolnych w szkole - klasy 0, b) szkoły podstawowej, c) gimnazjum. Funkcję Dyrektora sprawuje Lucyna Błaszak. Zespół Szkół Publicznych w 2012 r. naliczył wynagrodzenia brutto w kwocie ,94 zł w tym : a) wynagrodzenie dyrekcji ,46 zł, b) wynagrodzenie nauczycieli ,17 zł, c) wynagrodzenie administracji i obsługi ,91 zł d) umowy zlecenia ,40 zł e) nagrody zł. w ZSP w Zb1ewie prowadzona jest kasa zapomogowo-pożyczkowa, której rozliczenia z pracownikami za ich zgodą prowadzone są przez potrącenia z listy płac. Ponadto z wynagrodzeń potrącane są składki za przynależność do organizacji - związków zawodowych nauczycieli. W dniu r. wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2011 r. w kwocie ,46 zł. Natomiast w dniu r. wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2012 r. w kwocie ,59 zł. Jednostka wypłaciła również dodatkowe wynagrodzenie w kwocie ,91 zł Tczew, ul. Polna la/a/12 5

6 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych Dokumenty wewnętrzne naliczenia wynagrodzeń - listy płac podlegają kontroli: a) merytorycznej dokonywanej przez Dyrektora Jednostki, b) formalno-rachunkowej przez specjalistę ds. płac Zytę Rucińską (pracownika ZEAPOW). Uwaga: Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez osobę sporządzającą dowody - listy płac. Ryzyko z tytułu nie ujawnienia błędów rachunkowo-formalnych należy przyjąć na poziomie wysokim, gdyż błędy mogą zostać nie wykryte. Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy oraz czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Polega ona w szczególności na sprawdzeniu, czy: dowód posiada cechy wymagane dla dowodów księgowych (art. 21 Ustawy o rachunkowości), dowód został opatrzony właściwymi czytelnymi podpisami osób działających w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia, dowód jest wolny od błędów rachunkowych. Zalecane jest więc sprawowanie kontroli formalno-rachunkowej przez osobę, która nie bierze udziału w naliczeniu płac i nie sporządza dokumentu. Jednostka w czasie prowadzonego audytu poinformowała, iż zasady dokonywania kontroli formalno-rachunkowej w 2013 r. uległy zmianie Tczew, ul. Polna la/a/i2 6

7 WYNAGRODZENIE BRUTTO W 2012 R Składnik/Miesiąc Ol Razem bez dodatkowego wynagrodz. rocznego Dyrekcja 10823, , , , , , , , , , , , ,46 Nauczyciele , ,1 I , , , , , , , , , , ,87 Nauczyciele 28037, , , , , , , , , , , , ,23 Administracja 9603, , , , , , , , , , , , ,59 Obsługa 17371, , , , , , , , , , , , ,32 Zlecenia opieka nad dziećmi 737,40 528,40 l 059, ,80 784, ,40 0,00 0,00 909, ,60 l 022,00 l 490, ,40 Zlecenia inne 300,00 900,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 100,00 0,00 650, ,00 Dyrekcja - Nagroda 3000, ,00 Nauczyciele-Nagrody 18440, ,00 Administracja - Nagrody 2420, ,00 Obsługa - Nagrody 5 120, ,00 Nauczyciele - jubileusz. 4335, ,07 Obsługa - jubileusz. l 848,00 l 848,00 Razem , , , , , , ,1 I , , , , , ,94 Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszo/ek Tczew, ul. Polna lalaii 2 7 t

8 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych Paragraf WYDATKI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ PONIESIONE W 2012 R. Rozdział Oddziały Szkoła Stołówka Świetlica przedszkolne w Gimnazjum podstawowa szkolna szkolna szkole Razem 4010 Wynagrodzenia , , , , , ,99 Wydatki osobowe nie zaliczane do 3020 wynagrodzeń, w tym dodatek wiejski i , , , ,24 mieszkaniowy, środki czystości i odzież BHP 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne , , , , , , Ubezpieczenie społeczne , , , , , , FP 34536, , , , , ,01 Razem , , , , , , Tczew, ul. Polna 1aJaJ12 8 ~

9 Ponadto w 2012 r. Jednostka zawarła umowy cywilnoprawne na kwotę ,4 zł z tytułu: a) opieki nad uczniami w czasie dowozów i na przystanku ,40 zł b) BHP 2.800,00 zł c) usługi informatyczne 1.250,00 zł. DOKUMENTOWANIE CZASU PRACY. W myśl art. 42 ust 7a Karty Nauczyciela zajęcia i czynności realizowane w ramach czasu pracy nauczyciela: 1) o których mowa w ust. 2 pkt I, są rejestrowane i rozliczane w okresach tygodniowych odpowiednio w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć; 2) o których mowa w ust. 2 pkt 2, realizowane w wymiarze określonym w ust. 2 pkt 2 odpowiednio w lit. a i b, są rejestrowane i rozliczane w okresach półrocznych w dziennikach zajęć pozalekcyjnych. W związku z powyższym w celu zweryfikowania poprawności ewidencji czasu pracy dokonano audytu: a) dzienników lekcyjnych, b) dzienników biblioteki szkolnej, c) księgi zastępstw, d) kart pracy - rozliczenie godzin ponadwymiarowych, e) zestawień godzin ponadwymiarowych zrealizowanych w okresie od stycznia do grudnia 2012 r. W zakresie realizacji godzin ponadwymiarowych a) nadgodziny stałe b) nadgodziny doraźne. ujawniono: Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek Tczew, ul. Polna Ia/a/12 9

10 ZESTAWIENIE NADGODZTN I NIEOBECNOŚCI NAUCZYCIELI Nadgodziny Nieobecności nauczycieli inne (np. urlop opieka nad opieka nad Miesiąc zastępstwa zwolnienia urlop szkoleniowy, stałe Razem zdrowym chorym doraźne lekarskie bezpłatny okolicznościowy dzieckiem dzieckiem i uzupełniający) Razem styczeń 655,90 133,00 788,90 199,50 9,00 11,00 11,50 231,00 luty 424,00 97,50 521,50 111,50 12,00 19,00 26,00 168,50 marzec 766,00 93,50 859,50 195,50 2,00 8,00 2,00 207,50 kwiecień 626,70 53,00 679,70 41,00 6,00 38,00 85,00 maj 748,00 55,00 803,00 77,00 10,00 23,00 6,00 116,00 czerwiec 699,60 72,50 772,10 151,00 3,00 37,00 191,00 lipiec 0,00 0,00 sierpień 0,00 0,00 wrzesień 606,00 22,50 628,50 23,00 3,00 2,00 2,00 20,00 50,00 październik 695,80 108,50 804,30 121,00 33,00 2,00 156,00 listopad 558,50 159,50 718,00 202,00 24,00 36,00 33,00 2,00 297,00 grudzień 399,60 120,50 520,10 153,50 40,00 15,00 4,50 213,00 Razem 6180,10 915, ,60 l 275,00 127,00 136,00 74,50 102,50 l 715, Tczew, ul. Polna la/a/i2 10 ~

11 Zastępstwa stałe stanowią 6.180,10 godzin czyli średnio 8,58 etatu. Od września 2012 r. przydzielone zostały godziny ponadwymiarowe nauczycielom uczącym następujących przedmiotów: a) matematyka 13 b) język polski 19 c) edukacja wczesnoszkolna 33 d) edukacja przedszkolna 22 e) język niemiecki 1 f) wf 25 g) przyroda 7 h) religia 13 i) język angielski 16 j) informatyka 1 k) biblioteka 6 Uwaga: Jednostka mając na uwadze zasadę gospodarności wynikającą z ustawy o finansach publicznych powinna rozważyć możliwości zmniejszenia stałych godzin ponadwymiarowych. Do audytu przedłożono dokumentację zastępstw za okres od stycznia do grudnia 2012 r. Nauczyciel realizujący zastępstwo doraźne potwierdzał przeprowadzenie lekcji w dzienniku lekcyjnym oraz parafował odbyte zastępstwo w księdze zastępstw. Natomiast wicedyrektor dokonywała wpisu w księdze zastępstw. Analiza szczegółowa wskazuje na realizowanie zastępstw przez nauczyciela bibliotekarza w godzinach otwarcia biblioteki i czytelni. Następnie godziny biblioteczne są "odpracowywane" w innym terminie. Takie sytuacje występują bardzo często. Wg wyjaśnień Dyrektora nauczyciel bibliotekarz jest jedynym nauczycielem dyspozycyjnym mogącym prowadzić lekcje w klasach 1-3. Powyższe wg wyjaśnień Dyrektora jest spowodowane dużą ilością godzin ponadwymiarowych stałych realizowanych przez innych nauczycieli. Zdaniem audytora Jednostka powinna dokonać zmian organizacyjnych, których celem byłoby zapewnienie możliwości zastępowania nauczycieli przy jednoczesnym nie dezorganizowaniu pracy biblioteki Tczew, ul. Polna Ia/a/12 11

12 Raport z Audytu Zespołu Szkół Publicznych DOKUMENTACJA PRZYDZIAŁU ODZIEŻY ROBOCZEJ Zespół Szkół Publicznych przydział odzieży roboczej dokonuje na podstawie Zarządzenie Nr 5/12/2010 Dyrektora Zespołu Szkół Publicznych z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu w sprawie zakładowego przydziału odzieży ochronnej i obuwia roboczego dla pracowników Zespołu Szkół Publicznych w Zblewie. Kontrola kart odzieży roboczej nie ujawniła nieprawidłowości w zakresie wydawania odzieży roboczej. DOKUMENTACJA URLOPÓW Dokonano audytu planu urlopów obsługi i administracji, a także wniosków urlopowych pod względem zgodności z Kodeksem Pracy. Audyt nie ujawnił istotnych nieprawidłowości. 10. Wnioski Przy wykonywaniu audytu opisanego w rumejszym raporcie nie zauważyliśmy niczego, co kazałoby nam sądzić, że dokumentacja kadrowa i płacowa jak również księgi rachunkowe w zakresie wynagrodzeń są nierzetelne we wszystkich istotnych aspektach w świetle przyjętych kryteriów. Raport zawiera 12 kolejno ponumerowanych stron podpisanych przez Biegłego Rewidenta. Raport sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego dwa przekazano Urzędowi Gminy Zblewo. Tczew, dn r. Kancelaria Audytorsko-Rachunkowa ABAKUS Hanna Wszołek Tczew ul. Polna 1a/a/12 tel abakus@kancelaria-abakus.com.pl Wpis na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod nr 3653 Hanna W szołek 'Biegły Rewident Nr Tczew, ul. Polna Ia/a/12 12