INTRANET JAKO NOWOCZESNE NARZĘDZIE KOMUNIKACJI WEWNĄTRZ ORGANIZACJI

Transkrypt

1 INTRANET JAKO NOWOCZESNE NARZĘDZIE KOMUNIKACJI WEWNĄTRZ ORGANIZACJI dr Iwona Błaszczak Wydział Nauk Społecznych, Katedra Edukacji i Kultury, SGGW Ul. Nowoursynowska 159, Warszawa i.blaszczak@wp.pl

2 POJĘCIE ORGANIZACJI I SYSTEM KOMUNIKOWANIA ORGANIZACYJNEGO Komunikacja, jaka zachodzi między członkami organizacji stanowi system komunikowania organizacyjnego. Ma on największy zasięg, gdyż jest na poziomie komunikowania grupowego i międzygrupowego. Uczestnikami tego systemu są jednostki, które dobrowolnie wstąpiły do danej organizacji. Komunikaty przepływają w zdecydowanej większości od góry do dołu, w formie obligatoryjnych poleceń czy zaleceń, wszyscy uczestnicy systemu mają przydzielone zadania i obowiązki.

3 ROLA KOMUNIKACJI W ORGANIZACJI Komunikacja wewnętrzna w organizacji jest ważnym narzędziem budowania kultury organizacji i przeciwdziałania kryzysom wewnętrznym. Komunikacja wewnętrzna sprzyja wzrostowi efektywności pracy. Poinformowani pracownicy czują się ważni i wartościowi, lepiej zmotywowani do wykonywania powierzonych im zadań. Informowanie pracowników o trudnościach, sukcesach i kierunku rozwoju przedsiębiorstwa budzą zaufanie do kadry zarządzającej, sprzyjają dobremu klimatowi psychospołecznemu, wzmacniają autorytet przełożonych.

4 ŚRODKI KOMUNIKOWANIA SIĘ W PRZEDSIĘBIORSTWIE Związane z przekazywaniem informacji Związane z komunikacją bezpośrednią Wpływające na kształtowanie obrazu firmy w oczach pracowników media drukowane: Formalne -wydawnictwa firmowe (biuletyn firmowy, gazeta firmowa, podręcznik pracownika, kronika firmowa), -raporty dla pracowników (roczne, okresowe) -tablice informacyjno-ogłoszeniowe, -publikacje dla kadry zarządzającej, -broszury informacyjne, -instrukcje pisemne, -pisma wewnętrzne, memoranda, formalne zebrania i konferencje pracownicze, -system identyfikacji wizualnej, -wystawy, -konkursy dla pracowników i ich rodzin, -działalność charytatywna na rzecz społeczności lokalnej, -drzwi otwarte firmy, -imprezy okolicznościowe, rekreacja, kluby pracownicze,

5 ŚRODKI KOMUNIKOWANIA SIĘ W PRZEDSIĘBIORSTWIE media elektroniczne nieformalne media audiowizualne: -internet, -poczta elektroniczna, -radio zakładowe, -infolinia, -komunikacja osobista, -brifingi, -konsultacje, -odwiedzanie pracowników w ich miejscu pracy -video, -projekt, -inne, inne: skrzynka skarg, zażaleń, pomysłów Źródło: J. Penc, Komunikacja i negocjowanie w organizacji, Warszawa 2010, s. 114.

6 FORMY KOMUNIKOWANIA SIĘ W ORGANIZACJI komunikowanie interpersonalne, komunikowanie ustne i pisemne, komunikowanie w sieciach i zespołach roboczych, pionowe i poziome, ukośne, komunikowanie nieformalne, komunikacja elektroniczna,

7 BARIERY W SKUTECZNYM KOMUNIKOWANIU Bariery indywidualne Bariery organizacyjne -sprzeczne lub niespójne sygnały -kwestie wiarygodności partnera(rozmówcy) -niechęć do komunikowania się -brak nawyku słuchania -z góry przyjęte nastawienie do sprawy -semantyka -różnica statusu lub władzy -różnica percepcji -szumy -przeciążenie Źródło: R. W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 2005, s. 610.

8 PRZEZWYCIĘŻENIE BARIER W KOMUNIKOWANIU umiejętności indywidualne umiejętności organizacyjne - doskonalenie umiejętności uważnego słuchania - zachęcanie do komunikowania się w obu kierunkach - świadomość języka i znaczenia - utrzymanie wiarygodności - wrażliwość na punkt widzenia odbiorcy i nadawcy - rozwijanie i kontynuacja - regulowanie strumieni informacji - zrozumienie bogactwa środków przekazu Źródło: R. W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 2005, s. 611.

9 INTRANET JAKO WSPÓŁCZESNE NARZĘDZIE KOMUNIKACJI Intranet jest to sieć komputerowa, która swoim zasięgiem obejmuje jedną organizację lub instytucję. Może być to sieć LAN (Local Area Network), co dosłownie oznacza sieć lokalnego terenu, a w języku polskim używamy nazwy sieć lokalna. Jej działanie opiera się na protokole komunikacyjnym TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) oraz innych technologiach stosowanych w Internecie.

10 INTRANET JAKO WSPÓŁCZESNE NARZĘDZIE KOMUNIKACJI Intranet może wykroczyć poza budynek głównej siedziby instytucji i połączyć filie znajdujące się w różnych miejscowościach. Intranet rozproszony wykorzystuje sieć WAN (Wide Area Network), co oznacza sieć rozległą, która może przekraczać granice jednego miasta. Intranet dostępny jest tylko grupie określonych osób np. pracownikom organizacji, którzy przystępując do niej otrzymują autoryzowany dostęp do Intranetu firmowego. Pozwala to kontrolować przepływ informacji oraz uniemożliwia dostęp dla osób poza organizacji, osób nieupoważnionych.

11 MOŻLIWOŚCI INTRANETU Książka telefoniczna Ogłoszenia pracowników Baza kontaktów zewnętrznych Aktualności firmowe Baza dokumentów firmowych Baza wiedzy i szkoleń firmowych Wniosek urlopowy Kalendarz firmowy Rezerwacja zasobów Księga wypożyczeń Dyskusje firmowe Galeria firmowa Przydatne linki Ankiety i sondy pracownicze Statystyki Intranetu

12 KORZYŚCIE Z INTRANETU Zmniejszenie kosztów związanych z przepływem informacji wewnątrz firmy (redukcja kosztów: dystrybucji biuletynów, materiałów szkoleniowych, ogłoszeń zarządu, danych teleadresowe). Zgromadzenie w jednym miejscu najważniejszych dokumentów i ich wzorów (wzory umów, ofert, zamówień), rozporządzeń i postanowień, ważnych, przydatnych informacji.

13 KORZYŚCIE Z INTRANETU Łatwy dostęp do informacji oraz skrócenie czasu ich poszukiwania, elektroniczna wersja artykułów, procedur, wzorów umów w połączeniu z Intranetowym mechanizmem wyszukiwania zwiększa efektywność pracy oraz udoskonala obieg informacji w firmie. Usprawnienie komunikacji oraz procesu zarządzania zasobami. Baza wiedzy firmowej rozwija kapitał intelektualny firmy poprzez wymianę wiedzy i doświadczeń pracownicy mają możliwość publikowania wartościowych informacji, czy wymianę poglądów na tematy związane z branżą.

14 KORZYŚCIE Z INTRANETU Baza wiedzy firmowej rozwija kapitał intelektualny firmy poprzez wymianę wiedzy i doświadczeń pracownicy mają możliwość publikowania wartościowych informacji, czy wymianę poglądów na tematy związane z branżą. Krótki czas wdrożenia do firmy nowego pracownika, który z chwilą otrzymania uprawnień do Intranetu dostaje gotową procedurę jak postąpić w danej sytuacji.

15 WNIOSKI Intranet to jedno z najlepszych i najczęściej używanych narzędzi do komunikacji wewnątrz organizacji. Wdrożenie Intranetu do firmy jest niewielką inwestycją, która w znaczny sposób przynosi w dość krótkim czasie, oczekiwane efekty takie, jak: integracja pracowników, dostęp do prawdziwych informacji, usprawnienie komunikacji, zwiększenie motywacji pracowników i ich wiedzy. Skuteczna komunikacja wewnętrzna prowadzona poprzez Intranet, pozwala zapobiegać kryzysom, gdyż pracownicy mają dostęp do rzetelnych informacji.

16 WNIOSKI Za pośrednictwem Intranetu bardzo łatwo i szybko możemy przekazać informacje wszystkim pracownikom wystarczy tylko dostęp do komputera. Decydując się na Intranet organizacje postawiły na poprawę komunikacji i wygodę pracy. Sprawna komunikacja wewnętrzna pozwala łatwiej zarządzać organizacją, poinformowani pracownicy czują się ważni i wartościowi, lepiej zmotywowani do wykonywania powierzonych im zadań.

17 WNIOSKI Z uwagi, że jest to narzędzie bardzo elastyczne możemy go modyfikować według naszych zmieniających się potrzeb. Oprócz oficjalnych informacji w Intranecie spotkamy się z modułami takimi jak, blogi, które są prowadzone przez pracowników. Wymiana informacji blogach jest cenną bazą wiedzy, która może być wykorzystywana w codziennej pracy.

18 Literatura Błaszczak I., Zbieć M., Principles of lifelong learning in woodworking industry, (w:) Annals of Warsaw University of Life Sciences SGGW, Forestry and Wood Technology No 77, Warsaw 2012, Błaszczak I., Niziałek I., Sponsoring jako instrument promocji wizerunku uczelni wyższej, (w:) Public relations sztuka skutecznej komunikacji w teorii i praktyce. Wykorzystanie nowych mediów w PR. Zeszyty naukowe Studia Ekonomiczne, Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Katowice Griffin E., Podstawy komunikacji społecznej, wydanie pierwsze w języku polskim, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk 2003, Griffin R. W., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, Goban-Klas T., Media i komunikowanie masowe, wydanie III, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008, Golko M., Bariery w komunikowaniu i społeczeństwo (dez)informacyjne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008,