Zarządzanie projektami. Wykład 7 Zarządzanie komunikacją w projekcie

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Wykład 7 Zarządzanie komunikacją w projekcie

2 Podstawowe elementy procesu komunikowania się Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich interesariuszy, zasady formalne) Komunikowanie się interpersonalne poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne)

3 Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK Planowanie zarządzania komunikacją Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych Komunikowanie się Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją Kontrolowanie komunikacji Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy

4 Wymiary działań komunikacyjnych Wewnętrzne i zewnętrzne Formalne i nieformalne Wertykalne i horyzontalne Oficjalne i nieoficjalne Pisane i inne inne

5 Planowanie zarządzania komunikacją

6 Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Organizacja Komunikacją (PMBOK Guide 5th) Aktywa procesowe organizacji Czynniki otoczenia Aktualizacja dokumentacji projektowej Dokumentacja Projektu Plan Zarządzania Projektem Plan zarządzania projektem Rejestr interesariuszy Identyfikacja Interesariuszy Plan Zarządzania Komunikacją Planowanie zarządzania komunikacją Zarządzanie Zaangażowaniem Interesariuszy Komunikowanie się

7 Inputs (Na wejściu) 1. Plan zarządzania projektem 2. Rejestr interesariuszy 3. Opis otoczenia 4. Aktywa procesowe organizacji

8 Rejestr interesariuszy Informacje identyfikacyjne Informacje opisowe Klasyfikacja

9 Czynniki otoczenia organizacji Kultura organizacji, struktura i ład korporacyjny Standardy w branży/standardy prawne Uwarunkowania rynkowe Tolerancja na ryzyko interesariuszy Klimat polityczny Kanały komunikacyjne organizacji System informacji w projekcie inne

10 Narzędzia i techniki 1. Analiza wymagań komunikacyjnych 2. Technologie komunikacyjne 3. Modele komunikacyjne 4. Metody komunikacji 5. Spotkania

11 Analiza wymagań komunikacyjnych Określa potrzeby komunikacyjne interesariuszy projektu Wymagania są definiowane zarówno poprzez łączenie typu i formatu informacji z wartością informacji Następuje szacowanie kanałów informacyjnych (element złożoności projektu) Liczba kanałów=n(n-1)/2, gdzie n- liczba interesariuszy

12 Technologie komunikacyjne Czynniki determinujące wybór technologii: Pilność potrzeb informacyjnych Dostępność technologii Łatwość użycia Środowisko projektu Wrażliwość i tajność informacji

13 Typy sieci komunikacyjnych (R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563) Łańcuch Koło wozu Okrąg Y Każdy z każdym

14 Modele komunikacyjne Kodowanie Transmitowanie komunikatu Dekodowanie Potwierdzanie Feedback/Odpowiedź

15 Podstawowy model komunikacji Transmisja wiadomości Kodowanie Sz um Szum Dekodowanie Wysyłający Szum Potwierdzenie Odbiorca Dekodowanie Kodowanie Szum Feedback

16 Metody komunikacji Komunikacja interaktywna Komunikacja typu Push Komunikacja typu Pull

17 Spotkania Zwykle formalne, wymagające planu i aranżacji obecności uczetników

18 Outputs (Wyniki) 1. Plan zarządzania komunikacją 2. Aktualizacja dokumentów projektowych

19 Plan Zarządzania Komunikacją Wymagania komunikacji interesariuszy Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości) Przyczyna dystrybucji informacji Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych

20 Plan Zarządzania Komunikacją - cd Osoba lub odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację Metody i techniki przenoszenia informacji (np. ) Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet) Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją Słowniki terminologiczne Inne elementy

21 Aktualizowane dokumenty Harmonogram projektu Rejestr interesariuszy

22 Komunikowanie się

23 Inputs (Na wejściu) Plan Zarządzania Komunikacją Raporty wydajności pracy Czynniki otoczenia Aktywa procesowe organizacji

24 Narzędzia i techniki Technologia komunikacyjna Modele komunikacji Metody komunikacji System zarządzania informacją Raportowanie efektywności

25 System zarządzania informacją Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi Zarządzanie komunikacją elektroniczną: , telefon, webinaria Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie

26 Raportowanie o efektywności Analiza efektywności w ujęciu historycznym Analiza prognoz projektu (czas i koszt) Bieżący status ryzyka i problemów Praca ukończona w danym czasie Praca, które ma być ukończona w następnym okresie Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie Inne

27 Outputs (Wyniki) Aktualizacja Planu Zarządzania Projektem Aktualizacja dokumentów projektowych Aktualizacja dokumentacji projektowej Aktualizacja aktywów procesowych organizacji (np. raportów)

28 Kontrolowanie komunikacji

29 Inputs (Na wejściu) Plan Zarządzania Projektem Komunikacje projektu Issue Log Dane efektywności pracy Aktywa procesowe organizacji

30 Plan Zarządzania Projektem Wymagania komunikacji z interesariuszami Powody dystrybucji informacji Ramy czasowe i częstość dystrybucji informacji Osoba lub grupa odpowiedzialna za komunikację Osoba lub grupa odbierająca informację

31 Issue log Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc.

32 Narzędzia i techniki System zarządzania informacją Opinie eksperckie Spotkania

33 Outputs (Wyniki) Informacja o efektywności pracy Żądania zmian Aktualizacja planu zarządzania projektem Aktualizacja dokumentów projektu Aktualizacja aktywów procesowych organizacji

34 Komunikowanie się interpersonalne

35 Proces komunikacji komunikat komunikat komunikat komunikat NADAWCA KODOWANIE KANAŁ DEKODOWANIE ODBIORCA SPRZĘŻENIE ZWROTNE J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999

36 Style komunikowania się - Metoda okna Johari Otwarty Ukryty Nieznany Ślepy

37 Komunikacja: Komunikacja Werbalna Niewerbalna Słowna Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę ciała.

38 Komunikacja: Komunikacja Ustna Pisemna Za pomocą komunikatów werbalnych Za pomocą skodyfikowanych komunikatów Formalizacja

39 Bariery komunikacyjne Różnice kulturowe Brak umiejętności decentracji Utrudnienia percepcyjne rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się Stereotypy łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)