INFORMACJE POUFNE. Obsługa finansów. Wersja 1.0

Transkrypt

1 Wersja 1.0 Producent i dystrybutor BAZUS Sp. z o.o Lublin 2014

2 SPIS TREŚCI 1.1 Zatwierdzanie pozycji finansowych Zatwierdzanie pozycji finansowych dotyczących akademików Masowe zatwierdzanie pozycji finansowych Eksport dokumentacji do ERP Mapowanie wartości słownikowych Filtrowanie oraz tworzenie eksportu Obsługa transakcji

3 1.1 Zatwierdzanie pozycji finansowych Zatwierdzanie pozycji finansowych można włączać lub wyłączać w panelu wdrożeniowym w przypadku braku widoczności zgłosić konsultantom wdrożeniowym. Zatwierdzanie wykorzystywane jest przy integracji z ERP. Aby wyeksportować pozycje do ERP należy najpierw je zatwierdzić. W module Dom studenta możliwe jest zatwierdzanie wielu pozycji na raz. Aby tego dokonać należy zaznaczyć wiele pozycji, a następnie nacisnąć przycisk Zatwierdź. Zatwierdzone zostaną wszystkich pozycje z zaznaczenia, które wcześniej nie były zatwierdzone Zatwierdzanie pozycji finansowych dotyczących akademików Zatwierdzanie pozycji finansowych w module Dom studenta możliwe jest na ekranach z finansami [Dom studenta: Wnioski/Rezerwacje/Kwaterunki: Finanse wniosku/rezerwacji/kwaterunku oraz Finanse kontrahenta]. Po wejściu w każde z wymienionych miejsc pojawia się ekran zarządzania finansami. 3

4 Pozycje niezatwierdzone mają puste pola w kolumnach data zatwierdzenia oraz kto zatwierdził. Pozycje już zatwierdzone nie są możliwe do ponownego zatwierdzenia oraz nie ma możliwości ich modyfikacji czy usunięcia. Istnieje możliwość zatwierdzania od razu naliczanych należności za kwaterunki w Rezerwacje oraz Kwaterunki. Przycisk Naliczenie ręczne daje możliwość naliczania dla wszystkich kwaterunków powiązanych z jedną rezerwacją. Przycisk Naliczenie masowe daje możliwość naliczania dla wszystkich kwaterunków, które użytkownik zaznaczył. 4

5 1.1.2 Masowe zatwierdzanie pozycji finansowych Aby móc masowo zatwierdzać pozycje finansowe studenta, pracownika lub kontrahenta należy wejść w odpowiedni moduł [moduł: Finanse/zakładka: zatwierdzanie pozycji]. Aby wyświetlić finanse oczekujące na zatwierdzenie należy zaznaczyć poziom studiów oraz wybrać filtr, po którym będą wyświetlane pozycje poprzez przycisk filtrowanie pozycji studenta (pracownika, kontrahenta w zależności od tego, na której zakładce się znajduje). Po wybraniu powyższych wyświetli się lista pozycji spełniających wybrane kryteria. Aby zatwierdzić pozycje należy je zaznaczyć, a następnie nacisnąć przycisk Zatwierdź. Funkcja zatwierdzania działa na wszystkie zakładki na raz (student, pracownik, kontrahent). 5

6 W przypadku niewybrania filtra pojawi się komunikat. Dodatkowo na każdej liście istnieje możliwość zaznaczenia wybranych pozycji do zatwierdzenia poprzez zaznaczenie wierszy i naciśnięcie prawego przycisku myszy. Pojawi się pod menu. Pozycje finansowe będące już wcześniej zatwierdzone nie pojawiają się w zakładce Zatwierdzanie pozycji. 6

7 1.2 Eksport dokumentacji do ERP Eksport dokumentacji do ERP możliwy jest do włączenia/wyłączenia w Panelu wdrożeniowym. Aby stworzyć eksport należy najpierw zmapować wartości słownikowe oraz zatwierdzić pozycje finansowe pożądane do eksportowania do ERP (funkcjonalność zatwierdzania opisana w rozdziale Zatwierdzanie pozycji finansowych). Status eksportu jest widoczny w pozycjach finansowych w przypadku, gdy opcja jest włączona w Panelu wdrożeniowym. Kolumna status ERP widoczna w module Dom studenta. 7

8 1.2.1 Mapowanie wartości słownikowych W celu poprawnego wysłania pozycji niezbędne jest zmapowanie wartości słownikowych z systemu Bazus z wartościami z ERP. Mapowanie stawek VAT Aby zarządzać mapowaniem słownika stawek VAT z ERP na słownik Bazus należy uruchomić odpowiedni moduł [Finanse: Eksport dokumentów do ERP: Ustawienia: mapowanie stawek VAT]. Mapowania nie mogą się powtarzać, dla jednej pozycji ze słownika Bazus może być dokładnie jedna pozycja ze słownika Erp. Mapowanie typów dokumentów Aby zarządzać mapowaniem słownika typów dokumentów z ERP na słownik Bazus należy uruchomić odpowiedni moduł [Finanse: Eksport dokumentów do ERP: Ustawienia: mapowanie typów dokumentów]. 8

9 Mapowania nie mogą się powtarzać, dla jednej pozycji ze słownika Bazus (rodzaj finansów i kontekst) może być dokładnie jedna pozycja ze słownika Erp. 9

10 Mapowanie struktury organizacyjnej Aby zarządzać mapowaniem słownika organizacji uczelni z ERP na słownik Bazus należy uruchomić odpowiedni moduł [Finanse: Eksport dokumentów do ERP: Ustawienia: mapowanie struktury organizacyjnej]. Mapowania nie mogą się powtarzać, dla jednej pozycji ze słownika Bazus może być dokładnie jedna pozycja ze słownika Erp Filtrowanie oraz tworzenie eksportu Aby móc stworzyć eksport do ERP z pozycji finansowych studenta, pracownika lub kontrahenta należy wejść w odpowiedni moduł [moduł: Finanse/zakładka: eksport dokumentów do ERP]. Aby wyświetlić finanse zatwierdzone i oczekujące na eksport należy zaznaczyć poziom studiów oraz wybrać filtr, po którym będą wyświetlane pozycje poprzez przycisk filtrowanie finansów studenta (pracownika, kontrahenta w zależności od tego, na 10

11 której zakładce się znajduje). Po wybraniu powyższych wyświetli się lista pozycji spełniających wybrane kryteria. Aby wyeksportować pozycje należy je zaznaczyć, a następnie nacisnąć przycisk Eksportuj. Funkcja eksportowania działa na wszystkie zakładki na raz (student, pracownik, kontrahent). W przypadku niewybrania filtra pojawi się komunikat. Dodatkowo na każdej liście istnieje możliwość zaznaczenia wybranych pozycji do eksportu poprzez zaznaczenie wierszy i naciśnięcie prawego przycisku myszy. Pojawi się pod menu. 11

12 Pozycje finansowe będące już wcześniej wyeksportowane lub będące w transakcji jako oczekujące nie pojawiają się w zakładce eksport dokumentacji do ERP Obsługa transakcji Wszystkie tworzone eksporty widoczne są po wejściu w opcję Transakcje na zakładce eksport dokumentów do ERP. 12

13 Po zaznaczeniu pożądanej transakcji pojawi się poniżej lista pozycji wybranego eksportu. Możliwe jest wycofanie dowolnych pozycji z danej transakcji poprzez zaznaczenie rekordu, a następnie naciśnięcie przycisku Usuń pod listą pozycji. Wycofana pozycja trafi ponownie na listę finansów do eksportu. Po wycofaniu pozycji z transakcji aktualizowane jest na bieżąco saldo końcowe oraz wpływ i wypływ. Możliwe jest usunięcie całej transakcji poprzez zaznaczenie rekordu, a następnie naciśnięcie przycisku Usuń pod listą transakcji. Pozycje z usuniętego eksportu trafią ponownie na listę finansów do eksportu. W celu przesłania eksportu do ERP należy zaznaczyć wybraną transakcję, a następnie nacisnąć przycisk Zatwierdź Transakcję. Zatwierdzonych transakcji nie można już usuwać. Status danego eksportu można podglądać na liście pozycji danej transakcji w kolumnie status ERP oraz w przypadku błędnego przetwarzania informacje o powodzie w kolumnie uwagi ERP. W przypadku braku zmapowanych wartości słownikowych, przy próbie zatwierdzania transakcji, pojawi się odpowiedni komunikat. 13