Obok akronimu w opisie konieczne jest podanie kursu wymiany w danym dniu. System uwzględnia zawsze kurs względem daty fakturowania.

Transkrypt

1 Waluta System JOBPERFEKT obsługuje rozliczenia w dowolnej walucie w zakresie faktur wychodzących, które są wystawiane w PLN a na końcu przeliczane, np. na EUR, przy czym podaje się przeliczenie i specyfikuje kurs. Obok akronimu w opisie konieczne jest podanie kursu wymiany w danym dniu. System uwzględnia zawsze kurs względem daty fakturowania. Strona 1 z 26

2 Święta i dni wolne od pracy Aby prowadzić rejestrację czasu pracy dla klienta, każdy program podaje czas systemowy, więc wie, które dni są świąteczne i weekendowe, ale nie może znać polskich świąt. Możliwe jest jednak takie ustawienie, żeby analiza obciążenia godzinowego pracownika była w 100% dokładna. Aby szybciej odnaleźć święta, trzeba kliknąć tytuły kolumn i zmienić sortowanie. Ważne jest, żeby system sortował zawsze według pierwszej kolumny. Wprowadzamy dane bez względu na to, w jaki dzień tygodnia przypada święto, a święta stałe powinny być zaznaczone myszką. Święta stałe to takie, które przypadają zawsze na tę samą datę. Jeżeli zrobimy takie oznakowanie, to w przyszłym roku będziemy mieli korzystniejszy układ; Klik NOWY ROK Święta stałe zostaną automatycznie przeniesione na nowy rok. Konieczne będzie tylko wprowadzanie świąt ruchomych. Strona 2 z 26

3 Gdy usuniemy haczyk w polu "tylko święta stałe" i klikniemy "ZACHOWAJ", wtedy wszystkie święta zostaną skopiowane. Koniecznie trzeba pamiętać, żeby prawdziwą datę ustawić w trybie "ZMIENIĆ". Strzałkami (góra/dół) można za każdym razem sprawdzać dany rok lub go skasować Klasy kosztów KK Klasy kosztów sterują wieloma funkcjami w tym programie. Są one odpowiedzialne za poprawne obliczanie i poprawne zaksięgowanie. Poza tym, KK wprowadzają pojedyńcze rodzaje kosztów do rentowności i oferty kosztorysowej na właściwym miejscu. SZCZEGÓŁOWY OPIS KK 10 obejmują honoraria agencji generowane przez stawki godzinowe (lub dzienne), liczy się według wzoru = liczba godzin x stawka. W cenniku muszą być dostępne rodzaje usług. KK 15 ustala i oblicza ryczałt za usługi. System nie liczy wynagrodzenia za stworzenie koncepcji, lecz trzeba wprowadzić zakładaną kwotę. W trakcie fakturowania te dane nie muszą być umieszczone w cenniku. KK 30 w tym miejscu ustala się usługi z KK 10, jeżeli są wykonywane przez freelancerów i policzone klientom po stawkach agencji. W ten sposób uzyskujemy kontrolę nad planowaną OFERTĄ KOSZTORYSOWĄ, jako informację o kosztach, wynagrodzeniach dla freelancerów w zestawieniu z tymi, które rzeczywiście były policzone klientom za usługi. Rodzaje usług muszą być dostępne w cenniku. Wzór obliczeniowy faktury proponowanej = OFERTA KOSZTORYSOWA minus Dotychczas Rozliczone. KK 10 i KK 30 mają wspólny cennik KK 10 KK 15 KK 30 mają wspólną tabelę rodzajów usług Strona 3 z 26

4 KK 45 koszty własne, np. wydatki na zakupy po cenach detalicznych. Rodzaje usług muszą być dostępne w cenniku, wzór = cena x sztuka. KK 46 koszty własne, np. wydatki na zakupy hurtem. KK 46 nie mogą być dostępne w cenniku! KK 47 obejmuje koszty zewnętrzne, którymi obciąża się klientów, ale sprzedaje im 1:1, tzn. bez narzutu. KK 47 nie mogą znaleźć się w cenniku! KK 45 KK 46 KK 47 mają wspólną tabelę rodzajów usług KK 40 ujmuje wszystkie koszty zewnętrzne, którymi obciąża się klientów (powiększone ewentualnie o narzut, tzw. Handlingfee). Rodzaje usług muszą być dostępne w cenniku 1:1, bez narzutu. KK 50 funkcja odnosi się do KK 40 z tą różnicą, że chodzi tu o faktury przychodzące, które agencja kazała wystawić na nazwisko klienta (Umowa-Zlecenia: na nazwisko i na fakturę Waszego klienta). Te faktury wystawia się z dwóch powodów: 1. od tego momentu widoczny jest narzut na fakturze i 2. widać sumy potrzebne dla kontroli budżetu klienta. Oba te KK prowadzi się rozdzielnie, żeby zapobiec błędnemu wpisowi w księgowości przez interfejs, ma być 1:1. KK 20 obejmuje wszystkie kwoty prowizji agencji lub narzuty, które normalna faktura KK 55 ta klasa jest potrzebna w sytuacji, gdy po szczegółowej kalkulacji oferujemy klientowi sztywną cenę za całe zlecenie (Umowę) lub wtedy, gdy uzgadnia się z klientem miesięczne ryczałty lub okresowe płatności powtarzające się regularnie. Są one wylistowane na OFERCIE KOSZTORYSOWEJ, ewentualnie z datą faktury. Te pozycje są wtedy dostępne w automatycznym fakturowaniu (ARCHIWUM, Fakturowanie Seryjne). jeżeli uzgodniono z klientem zaliczki na poczet bieżącego projektu-zlecenia, to są one ujmowane w tej klasie i dostępne w do fakturowania automatycznego (ARCHIWUM, Fakturowanie Seryjne). KK 56 zapłacił klient, KK 60 obejmuje koszty zewnętrzne generowane przez freelancerów, jeżeli zdecydowaliście się na ustalanie ich kosztów w KK 30. KK 70 to jest klasa, której, niestety, nie można uniknąć. Ustala się tutaj koszty, którymi nie można obciążyć klientów, tzn. które nie dają się im policzyć. Robi się to po to, żeby ukazały się w STATUSIE każdego Zlecenia, jako miejsca kosztowe, które nie są bezpośrednio powiązane z klientem. Strona 4 z 26

5 Dla lepszego zrozumienia, program pokazuje teksty, które objaśniają klasy kosztów. Jeżeli użytkownik ustawi w "ZMIENIĆ", które teksty najlepiej pasują do sposobu działania agencji, to będą się one ukazywały na widoku ekranu i na wydrukach OFERTA KOSZTORYSOWA lub Faktury. W klasach obejmujących jakieś honoraria (KK10, KK15, KK30), oprócz opisu KK potrzebne jest jeszcze ich grupowe ujęcie. W opisie takim należy rozdzielić w sposób sensowny honoraria występujące w agencji. Teksty opisowe ukazują się tylko na wydrukach - np.: OFERTA KOSZTORYSOWA i faktura. System używa przynajmniej raz grupowego ujęcia uzgadnianych później usług i cenników. Oto przykłady: Strona 5 z 26

6 W zasadzie, system sortuje opisy grupowe względem literek. Mamy tu możliwość indywidualnego kształtowania ujęcia grupowego poprzez wpisanie "ich kolejnych numerów" (wskaźników) Rodzaje usług Ze względu na każdą klasę kosztów wprowadza się najważniejsze dane wejściowe tego programu. Rodzaje usług to te, które agencja sprzedaje klientom. W kwestii honorarium ustala się aktualne cenniki i stawki godzinowe. W temacie kosztów zewnętrznych można ustalić % stawki dla narzutu/prowizji od usługi. Dalej potrzebne nam będą rodzaje usług do KK10, żeby móc przyporządkować funkcje indywidualnym pracownikom. Strona 6 z 26

7 Dla każdej klasy kosztów można wprowadzić maksymalnie 999 usług. Każdą usługę reprezentuje trzycyfrowy numer. Zaleca się zostawić na początku przy jednocyfrowych numerach usług wolne miejsce do późniejszego wypełnienia. Podamy teraz kilka uwag o KK. Każdorazowo przy wprowadzaniu danych można strzałkami "góra/dół" zobaczyć zawartość indywidualnych KK na ekranie. Z ikonki drukarki w górnej części ekranu z każdego poziomu programu drukuje się listę usług, przy czym można docelowo zdefiniować zawartość treści wydruku. Przy zapisywaniu danych w tej konfiguracji system pamięta ustawienia przy następnym wydruku. Jeżeli cofniemy się przez "wróć" przed drukowaniem, wtedy widok zamyka się bez DRUKOWANIA. A więc najpierw wybieramy DRUK lub WIDOK STRONY, potem "POWRÓT". Poznaliśmy już dobrze następujące symbole: ZMIEŃ/WIDOK NOWY USUŃ Teraz wprowadzamy tu wymagane dane. Jeżeli pracujemy w języku obcym, to trzeba wpisywać teksty w tym języku. Pięć pól poniżej jest przeznaczonych do sterowania dekretami księgowości. Najpierw trzeba je wprowadzić przed zalogowaniem się do Księgowości. (por. Rozdział "Interfejs Księgowość). Strona 7 z 26

8 Cenniki Wprowadzamy teraz tyle cenników, ile potrzebujemy (ewentualnie po jednym dla klienta), ale co najmniej jeden. Strona 8 z 26

9 Przy definiowaniu nowego cennika lub następnego, należy nadać mu nazwę i datę obowiązywania "ważny od". Tytułem informacji można oznaczyć jeden z cenników jako "STANDARDOWY". Następny krok po zachowaniu, to wprowadzanie pojedyńczych pozycji cennika POZYCJE wtedy: NOWY i z wprowadzonej tabelki wybieramy za pomocą "D&D" indywidualne rodzaje usług, przy czym robimy to kolejno dla tych trzech KK 10 H 40 B 45 A Bez obawy, system prowadzi nas za rękę, ale nie zapominajmy o dodatkowych danych dla każdej usługi, na przykład pozycje cennika STAWKA PROWIZJA % CENA JEDNOSTK Gdy wprowadziliśmy już z powodzeniem pierwszy cennik, to nie zapomnijmy go zapisać, i tu także bez obaw, ponieważ wystarczy patrzeć na komunikaty systemu, które trzeba czytać i zwracać na nie uwagę, wtedy obejdzie się bez przykrych niepodzianek Kopiowanie Po założeniu pierwszego cennika, dalsze nie są już problemem, ponieważ zazwyczaj usługi pokrywają się a zmieniają tylko ceny i prowizje. A więc mamy KOPIOWANIE Kopiowanie oznacza, że przejmowane są wszystkie pozycje. Trzeba tylko nadać nową nazwę i datę początku ważności i zapisać, a potem wywołać wszystkie pozycje w trybie zmiany, żeby dokonać niezbędnych korekt. ZMIEŃ NOWY Oczywiście, można przy tej okazji, albo później, dodać NOWE pozycje do każdego cennika UWAGA! Cenniki można zmieniać dowolną ilość razy, a dodawanie pozycji jest zawsze dozwolone, ALE w sytuacji, gdy jeden cennik został już raz użyty w systemie, na przykład w ofercie kosztorysowej albo ewidencji godzin etc., wtedy zastosowanej pozycji NIE MOŻNA już zmienić ani skasować! Wprowadzono to dla bezpieczeństwa - inaczej system nie wiedziałby, która informacja jest prawdziwa - wcześniejsza czy późniejsza. Stąd wniosek jest taki, że gdy już kasujemy jakiś cennik, wtedy konieczne jest sprawdzenie, czy wszystko jest w porządku. Jeżeli mimo to, okaże się, że popełniono jakiś błąd, wtedy pozostaje możliwość założenia nowego cennika i przypisania go do odpowiedniego klienta Przeniesienie danych Rozpatrzmy taką sytuację, która powstaje, gdy z klientem zostały wynegocjowane nowe ceny na nadchodzący okres. Skopiowaliśmy dawny cennik pod nowa nazwą i zachowaliśmy na nowy okres ważności. Teraz musimy ten cennik ręcznie przypisać odpowiedniemu klientowi, w ten sposób, że zmiany danych wejściowych dokonujemy przez drag&drop. Strona 9 z 26

10 Nie jest to problem dla jednego czy dwóch klientów, ale gdy jest ich więcej dla jednego cennika, wtedy staje się to kłopotliwe. Tę trudność rozwiązuje PRZENIESIENIE. Zaznaczamy myszką cennik, który chcemy przenieść i wybieramy "Przenieść", a dalej zaznaczamy w otwartym oknie cennik, który ma zostać zastąpiony. Jeszcze raz "Przenieść" i gotowe. Cennik został zmieniony u wszystkich klientów. Poczynając od daty ważności nowego, wszystkie nowe zlecenia będą miały nowy cennik, przy czym starsze zlecenia zachowują dawniejsze cenniki TEKSTY Jeżeli mamy zamiar udostępnić klientom cenniki systemowe na wydruku, wtedy jest możliwość zredagowania tekstów, które mogą wiele wyjaśnić i sprawić, że cenniki będą bardziej poglądowe. Wybierzmy ze standardów tekstowych lub wprowadźmy swój tekst na temat cennika, jako nagłówek albo stopkę. Po zapisaniu będzie dostępny przy następnym wydruku i można go dalej edytować. Na ten temat proszę porównać Rozdział "XII. Edytor layoutu A_CD" Standardy tekstowe JOBPERFEKT nie jest edytorem, ale ma zintegrowaną funkcję edycji często powtarzających się tekstów, np.: w Ofercie kosztorysowej, lub fakturach wychodzących w kilku językach obcych, które to teksty można wywoływać i przenosić według potrzeb. Jest też opcja ponownej zmiany tych tekstów przy drukowaniu. Ale ta opcja nie obejmuje zawartości tabelek, lecz tylko wygląd bieżącego wydruku. Dla lepszej identyfikacji tekstów do wyboru trzeba przy zakładaniu nowego podać jakieś oznakowanie ale bez numeru. Jak zwykle, przy edytowaniu programu mamy następujące możliwości: Strona 10 z 26

11 Program prowadzi nas krok po kroku dalej; Na temat tekstów warto przeczytać Rozdział "XII. Edytor layoutu A_CD" Zlecenie na prace wewnętrzne Oprócz zleceń dla klienta, to znaczy prac wykonanywanych dla klienta I odpowiednio rozliczanych, istnieją także trwające w czasie czynności, których nie można klientom przypisać ani im policzyć, np. urlop lub choroba. Są jeszcze inne tego rodzaju quasi działania. W dwóch wymienionych przypadkach, mamy możliwość zdefiniowania 10 dalszych prac wewnętrznych, które zostaną później uwzględnione przy rejestracji czasu pracy, i które zostaną zaliczone jako zlecenia na rzecz klienta przez agencję. Oto przykład: Aby mieć rzetelną rejestrację czasu pracy, w pierwszym rzędzie zostaną zaliczone te zlecenia, które trafiły do analizy wykorzystania czasu pracownika i "Agencja w całości". Strona 11 z 26

12 5. Dane wejściowe W celu zapewnienia bezkonfliktowego funkcjonowania naszego programu powinniśmy stosować się dokładnie do opisu, który teraz podamy. Oprócz tego, możemy w Danych wejściowych umieścić dodatkowe informacje, które ułatwią nam życie i uczynią program bardziej interesującym. 5.1 KLIENCI Po wywołaniu symbolu klienta pokazuje się aktualna w danej chwili lista klientów: Przełącznikami w prawej części, wybieramy czynność, którą mamy zamiar wykonać ZAŁÓŻ NOWY / ZMIEŃ Klikamy "NOWY" i pokazuje się pusta maska wprowadzania danych klienta: Strona 12 z 26

13 Tryb wprowadzania zmian jest łatwo zrozumiały. Kursor miga w polu numer klienta, zalecamy pierwszy wolny numer w systemie. Można go przyjąć lub wstawić swój własny, który jeżeli jest wolny, to otrzymamy odpowiedni komunikat systemu. Widzimy, że są podpowiadane standardowe ustawienia w profilu Danych wejściowych agencji (Waluta, VAT, cenniki i język). Wprowadzamy teraz wszystkie wymagane informacje po kolei, z pola na pole skaczemy tabulatorem. Wiersz 1,2,3: Akronim: Waluta: VAT: Budżet: Konto: S-Konto: Akwizycja: Oferta kosztorysowa Cennik: Język: Centrum Zysku: Obszar Branża! przekroczenie NIP EKD-Ident Stawka podatku CIT pełna nazwa klienta w trzech wierszach jakaś ksywka do użytku wewnętrznego, albo system sam weźmie pięć pierwszych liter z nazwy w linii 1; PLN albo wybór na "W"; stawka lub wybór pod "VAT"; tylko w przypadku podzlecenia w tej funkcji; tylko dla Księgowości (por. Rozdział tylko dla Księgowości to pole umożliwia identyfikację nowego lub już istniejacego klienta, pokazuje się pole daty, która oznacza, że od tego momentu nowy interesant stał się klientem, a koszty do tej chwili były kosztami akwizycji; kliknięcie myszką w tym polu oznacza, że ewentualne koszty ZUS zostaną policzone klientom jako koszty zewnętrzne; zaleca się zmiany, które wprowadzać można otwierając "P" i wybór; zalecane, zmiany przez otwarcie "S" i wybór uwzględniamy "miejsca powstawania kosztów"/cetra Zysku, wybór przez NOWE; patrz Centrum Zysku; patrz Centrum Zysku % margines zysku przyjęty z profilu "Agencja", można dowolnie zmieniać; przepisy skarbowe wymagają umieszczanie NIP-u na fakturach i notach księgowych, system drukuje w odpowiednim formacie; wg katalogu, później będzie to jako funkcja Strona 13 z 26

14 5.1.2 USUŃ /NIEAKTYWNY KASUJ /NIEAKTYWNY KASUJ: NIEAKTYWNY: usunąć profil klienta można tylko wtedy, gdy nie wstawiono mu żadnych zleceń, z kolei zlecenia można kasować tylko wtedy, gdy nie ma w nich żadnych wartości. aby poprawić widok na ekranie i zasłonić nierzetelne informacje, możemy ustawić klienta jako "NIEAKTYWNY", usuwając standardowo załączoną haczykę. Przy odpowiednich ustawieniach w konfiguracji podstawowej klient jest niewidoczny na ekranie, przy czym, oczywiście, wszystkie Zlecenia tego klienta zostały przedtem zamknięte KRYTERIA Chodzi tutaj o możliwość zachowywania różnych informacji, które później mogą posłużyć do wnikliwych analiz (por. Wstęp - funkcje filtrujące); NOWE K Wybór w otwierającym się wtedy oknie NOTATKI Mamy jeszcze możliwości dodawania różnych informacji tekstowych na temat naszych klientów (bez ograniczeń) a także ich drukowania. Wprowadzamy pełny adres z dodatkowymi informacjami, przedtem klikamy przycisk "NOWE". Strona 14 z 26

15 5.1.5 ROZBIEŻNOŚCI w ADRESIE na FAKTURZE Nie ma problemu, jeżeli klient ma inny adres dla faktury lub oferty kosztorysowej, albo nawet inne jest nazwisko odbiorcy. Zarówno przy nazwisku klienta, jak w adresie widzimy te 5 pól: Jeżeli teraz adres jest dostępny, to wszystkie haczyki są w pierwszym wierszu. Jeżeli chcemy zmienić nazwisko lub adres na fakturze, to przez funkcję "NOWA" zmieniamy dane, nie zapominając przy tym zaznaczyć pole przed zapisaniem. Pole "DODATKOWE" nie ma na razie żadnej funkcji, ale wkrótce ją otrzyma i będziemy poinformowani. Teraz oferta kosztorysowa i faktura pójdą na różne, ale prawidłowe adresy. Jeżeli jakiś adres zmieni się później, wtedy przechodzimy do trybu zmiany, zaznaczając przedtem właściwy adres myszką: Klikając "ZMIENIĆ" możemy teraz wstawić nowy haczyk w dolnej części widoku. Po "OK" zmiana jest przeprowadzona, ale nie zapominamy o "ZAPISZ". Strona 15 z 26

16 5.1.6 Partner do rozmowy Mamy możliwość zapamiętania tylu partnerów do rozmowy, ile nam się podoba, i można jednego z nich wydrukować na ofercie kosztorysowej lub fakturze tudzież zebrać centralnie info nt. naszych rozmówców u klienta, co też jest bardzo ważne. Mamy możliwość gromadzenia prywatnych lub służbowych info (np. data urodzenia i adres), a oprócz tego umieszczania tam uwag o opcjach doboru i innych wiadomości tekstowych, które dają się zapisywać i uzupełniać. Można też zaznaczyć głównego rozmówcę. Strona 16 z 26

17 5.1.7 ODDZIELNY BUDŻET W przypadku dużego klienta, np koncernu, albo przy obsłudze różnych osobnych budżetów o różnej wysokości, warto rozdzielnie potraktować te budżety. W ten sposób uzyskuje się wgląd, z jednej strony w pojedyńczy budżet, a z drugiej strony na całościową kwotę dużego klienta. Do tego celu używamy przycisku: System kopiuje dostępne informacje o klientach w całości, przejmuje numer klienta i podpowiada dalsze dwa miejsca wolne w "xxxx-01". Można je zaakceptować lub zmienić według życzenia. Poza tym, system oczekuje tylko jednego wpisu w polu: BUDŻET Ten wpis jest obowiązkowy. Więc założyliśmy drugiego klienta. Sprawdźmy teraz wszystkie dane i zmieńmy je odpowiednio Drukowanie info o kliencie Dokonuje się to tak samo, jak w całym systemie. W górnym wierszu ekranu znajduje się "DRUKOWANIE", klikamy i widać ustawienia wydruku. Należy wypróbować różne opcje. Tak samo przy drukowaniu info o kliencie, mamy różne parametry do wyboru. Wybieramy myszką, stawiając haczyk obok odpowiedniej informacji. Jeżeli ma to być standard obowiązujący dla następnych wydruków, to zapisujemy zmiany. 5.2 DOSTAWCY Po kliknięciu w oknie startowym pokazuje się lista dostawców. Strona 17 z 26

18 Po prawej do wyboru: NOWEGO ZAŁOŻYĆ / ZMIENIĆ Wybieramy NOWY i ukazuje się maska klienta. Kursor stoi w polu "numer dostawcy" i system podpowiada następny wolny numer. Można go przyjąć lub wprowadzić własny numer, np. taki, który jest numerem kredytodawcy z bazy danych w księgowości. Tabulatorem przemieszczamy się po masce i wprowadzamy dane. Po naciśnięciu ZAPISZ, system podpowiada, jakich danych brakuje, a które nie są obligatoryjne. Niektóre ustawienia konfiguracji w profilu AGENCJA są zadane z góry i trzeba tylko sprawdzić ich poprawność: Waluta, zaliczka na podatek, język. Można to zmieniać otwierając Drag&Drop i wybierając właściwą opcję. Strona 18 z 26

19 KONTO i S-KONTO: Oferta kosztorysowa: EKD-Identyfikacja EKD-Stawka podatku: Numer klienta agencji Pismo obciążające Nota księgowa dane obligatoryjne, gdy jest aktywny tryb przekazywania dekretów do księgowości. jeżeli chcemy mieć automatyczną i zawsze prawidłową obsługę ZUS-u, to zaznaczamy w tym miejscu, że dostawca jest zobowiązany do takiego świadczenia oraz według jakiej klasyfikacji ustawowej dostarczanej usługi. Wstawiamy haczykę myszką i wybieramy z okna: tylko info nie obligatoryjne jeżeli w trakcie regulowania płatności życzymy sobie, aby na dokumencie znalazł się numer klienta agencji, to w tym miejscu należy go wstawić gdy jesteśmy w trybie płatności i dany dostawca nie otrzymuje zapłaty automatycznie, np. rachunek telefoniczny, to wstawiamy haczykę i płatność nie zostanie wykonana automatycznie. Skonto ma też wartości predefiniowane w ustawieniach: Jeżeli chcemy, możemy zarejestrować tak, jak u naszych klientów: Przyporządkowujemy różne opcje wyboru do właściwych branż. Jeżeli istnieje jakiś inny adres, np. dla doręczeń umów, to tutaj jest możliwość wpisania. Strona 19 z 26

20 Opracowanie jest identyczne, jak danych wejściowych klienta. Przy pisaniu umowy pod JOBPERFEKTEM mamy tutaj możliwość wprowadzenia różniących się adresów, ale przy płaceniu w trybie płatności, tutaj wpisuje się właściwy adres etc. Możemy tutaj podać bank dostawcy dla obliczenia płatności podatku Zmiany W tych danych wejściowych można łatwo wprowadzać wchodząc przyciskiem na listę dostawców i potem znowu ZMIENIĆ/OBEJRZEĆ za każdym razem WYCZYŚĆ/NIEAKTYWNY Dostawcę można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma żadnych faktur przychodzących od niego. Gdybyśmy chcieli po pewnym czasie zrezygnować ze współpracy z nim i nie oglądać go na liście, to po prostu ustawiamy go jako NIEAKTYWNY: Zdejmujemy myszką standardowy haczyk. Jeżeli ustawienia konfiguracji są prawidłowe, to ten dostawca nie znajdzie się w przyszłości na liście, ale jego dane wejściowe pozostaną, przy czym, jeżeli jest widoczny na liście, to z odpowiednim znaczkiem G, co blokuje i wyklucza naliczanie kosztów zewnętrznych Tryb specjalny "analiza dostawców". Istnieje specjalny tryb, w którym możliwa jest analiza dostawców według kryteriów ISO 9000ff. Wzrokowo zauważa się to na prawej kolumnie listy dostawców. Podamy za chwilę dokładny opis tego trybu, w którym podejmuje się decyzje o zakupie Drukowanie info dostawców Dla sprawdzenia zawartości danych wejściowych można zrobić ich wydruk, poprzez górny wiersz "listy dostawców". Wybieramy "Drukowanie" i dalej "Dostawcy info", a potem na widoku to, co ma być wydrukowane Po właściwym doborze zawartości wydruku, klikamy symbol drukowania, albo wybieramy nowe kryteria a następnie drukujemy. Jeżeli nie mamy ochoty powtarzać za każdym razem tych samych typowych ustawień, to zwyczajnie je zapisujemy. Strona 20 z 26

21 A przy okazji, zwróćmy uwagę, jakie opcje wydruku sa dostępne w polu "Drukuj": Lista dostawców według kryteriów własnych Lista obrotów z dostawcami Dostawcy info (wydruk danych wejściowych) Partnerzy do rozmowy według urodzin A wszystko to według najróżniejszych kryteriów i opcji wyboru. Dobrze byłoby to przetestować. Strona 21 z 26

22 5.3 Pracownicy Właściwe utrzymywanie danych wejściowych pracowników jest rzeczą bardzo ważną z kilku powodów: Wynagrodzenia i wszelkie dodatki są naliczane według rejestracji RZECZYWISTEGO czasu pracy. Liczy się z dokładnością do jednego dnia, stąd trzeba koniecznie podać zawsze datę ważności. Dokładny czas pracy jest potrzebny do analizy stopnia obciążenia pracą i zależy nam, żeby również pracownik na części etatu osiągnął 100% wykorzystanie czasu. Zlecenia wewnętrzne są niezbędne, żeby podać prawdziwy i rzeczywisty czas pracy. Każdemu pracownikowi przyporządkowywuje się jakąś funkcję (rodzaj usługi, którą wybiera się z odpowiedniej tabeli), żeby rejestracja czasu pracy szła szybciej. Należy tu wybrać funkcję, którą pracownik wykonuje najczęściej ZAŁOŻYĆ NOWEGO / ZMIENIĆ W widoku startowym wybieramy przycisk Pokazuje się bieżąca lista pracowników. NOWY ukazuje nam pustą maskę, w której kursor stoi w polu numeru pracownika. System podpowiada następny wolny numer zaczynający się od 001, możemy numer zaakceptować lub zmienić według swojego życzenia Wpisujemy dane, posługując się tabulatorem. Jeżeli brakuje jakichś danych i próbujemy ZAPISAĆ, wtedy system generuje komunikat. Zwróćmy uwagę na następujące aspekty rejestracji czasu pracy. Dla uniknięcia nieporozumień między ADMINISTRATOREM a normalnym funkcjonowaniem JOBPERFEKTa należy przyjrzeć się przyciskowi: To samo odnosi się również do sytuacji, gdy zakładamy w ADMINISTRATORZE nowego użytkownika. Klikamy ten przycisk i sprawdzamy, czy nowozakładany pracownik jest już użytkownikiem. Jeżeli tak jest, to zaznaczamy myszką i klikamy PRZEJĘCIE, co ma zapobiec powstaniu dwa razy tego samego "konta" pracownika, co mogłoby stworzyć później problemy. Wprowadzamy godziny, które ma przepracować ta osoba według umowy, system podpowiada 8 godzin dziennie. Wprowadzanie godzin w skali tygodnia umożliwia podanie wszelkiego zatrudnienia w częściowym wymiarze pracy, przy czym Strona 22 z 26

23 poprzez parametr daty "OD" można wprowadzić wszelkie ograniczenia czasu pracy, a system liczy zawsze poprawnie. W tym widoku wpisuje się prawdziwe wynagrodzenie pracownika (uprawnienia dostępu do tej informacji nadaje ADMINISTRATOR). Ważne jest tutaj także wprowadzenie parametru daty "OD". Możliwe są wszelkie zmiany wynagrodzenia, a system liczy z dokładnością do jednego dnia. Jeżeli jest taka potrzeba, to można dodać wyjaśnienia tekstowe. Przez "zmianę" rozumiemy tutaj korektę nieprawidłowego wpisu, a przez "nowy" rozumiemy wprowadzenie zmiany wynagrodzenia z datą ważności. Wypłaty dodatkowe można wprowadzać tutaj indywidualnie dla każdego pracownika. Data "wypłata OD" oznacza dla systemu, że ta kwota będzie ograniczona codziennie w okresie od tego dnia aż do końca roku, tzn. kwota zostanie podzielona na resztę roku po to, żeby w miesiącu wypłaty nie obliczono zbyt wysokiej należności. Można dodatkowo opisać/zaznaczyć, jeżeli nie zrobiono tego wcześniej tekstem, o jaki typ wynagrodzenia tutaj chodzi. W pracach (zleceniach) wewnętrznych kumuluje się czas każdego takiego pracownika, który jest NIEPRODUKTYWNY w sensie tego systemu, chociaż w potocznym tego słowa znaczeniu może być bardzo produktywny. Pod tym względem, nie jesteśmy uzależnieni bezwarunkowo od klienta. Jednakże, wprowadzanie prac wewnętrznych jest bardzo ważne, bo w przeciwnym razie, w systemie zostaną uwzględnione tylko godziny produktywne podczas, gdy controlling opiera się na rozdzielaniu kosztów pracy na zlecenia, przy których tę pracę wykonano. Łatwo to widać u pracowników zorientowanych na klienta - doradców, kreatywnych etc. Gdyby uwzględniono także prace wewnętrzne, wtedy stawki godzinowe na zleceniach byłyby za niskie a koszty ogólne za wysokie. Powinniśmy jednak pamiętać, że w każdej agencji są tacy pracownicy, których zakres obowiązków służbowych nie jest zorientowany tylko na klienta - administracja, zarząd etc. Gdyby w ewidencji czasu uwzględniono także i tych pracowników, wtedy byłoby za dużo godzin kosztowych, które obciążałyby rentowność Zlecenia. Jest to odpowiednia chwila, żeby podjąć decyzję, który układ będzie korzystniejszy w konkretnej sytuacji Waszej agencji. Poprzez parametr daty ważności możliwe są zmiany statusu jakiegoś pracownika. Podobnie jak w profilu klientów i dostawców, tak samo i tutaj można dopisywać kryteria i notki. Strona 23 z 26

24 5.3.2 Data rozpoczęcia System podpowiada bieżącą datę i prawidłowe jest najpierw wprowadzenie danych wejściowych. Jeżeli te dane wprowadzano przez kilka dni, wtedy trzeba się zdecydować na jakąś konkretną datę startową, jeżeli chcemy mieć informacje osadzone w czasie Drukowanie danych pracowniczych Jeżeli są nam potrzebne zbiorcze dane wejściowe wszystkich pracowników, to możemy je wydrukować. W widoku listy pracowników mamy w górnym wierszu "DRUKOWANIE", wybieramy kliknięciem info pracowników i potrzebne opcje, potem ikonkę drukarki. Zwróćmy uwagę na dalsze opcje wyboru, które są w tym widoku: Strona 24 z 26

25 5.3.4 Drukowanie karty rejestracji czasu pracy Są tu różne możliwości: Jeżeli nie wszyscy pracownicy wpisują swoje tzw. "godzinki", czyli czas przepracowany, w komputerze, to można zrobić wydruk odpowiedniego formularza. Dla każdego pracownika można zrobić wydruk w postaci "kontrolki", czyli karty ewidencji czasu pracy. Ważnym aspektem controllingu w agencji reklamy jest: Status czasu pracy który pokazuje, w jakim okresie i którzy pracownicy wpisali swój czas pracy, a którzy tego obowiązku nie dopełnili. Strona 25 z 26

26 "X" oznacza, że godziny pracy zostały wprowadzone. Szare tło oznacza weekendy i dni świąteczne. Strona 26 z 26