8.2 Drukowanie arkusza kalkulacyjnego

Transkrypt

1 przede wszystkim zastanów się, co chcesz pokazać na wykresie (te same dane można pokazać na różne sposoby, uwypuklając różne ich aspekty) zaznacz zakres danych jeszcze przed wywołaniem kreatora wykonaj poszczególne kroki kreatora 8.2 Drukowanie arkusza kalkulacyjnego Drukowanie arkusza Naturalnym podsumowaniem pracy z arkuszem kalkulacyjnym jest wydrukowanie go. Można to zrobić za pomocą jednego przycisku. Ale nie warto żeby wydruk miał sens należy nad nim trochę popracować. Szczegóły są omówione dalej, w tym punkcie koncentrujemy się na podstawach. Podgląd wydruku Obszar drukowania Drukowanie Drukowanie wywołujemy odpowiednim przyciskiem lub poleceniem z menu Plik Drukuj Nie należy jednak tego robić bez uprzedniego ustalenia obszaru wydruku. Standardowo arkusz drukuje się cały (cała wykorzystana jego powierzchnia, od komórki A1 do ostatniej kolumny zawierającej dane i do ostatniego wiersza z danymi). Często chcemy na wydruku pokazać tylko fragment arkusza (np. bez dodatkowych opisów, albo pomocniczych tabelek). Obszar wydruku ustalamy zaznaczając wybrany obszar, a następnie wykonując polecenie Format Zakresy wydruku Definiuj Oczywiście zawsze można zmienić obszar wydruku (definiując go ponownie), czy usunąć poleceniem: Format Zakresy wydruku Usuń (oczywiście usunięcie obszaru wydruku usuwa tylko definicję obszaru, a nie dane z arkusza). Najważniejszym pewnie poleceniem związanym z drukowaniem jest podgląd wydruku pozwala on zaoszczędzić tony papieru! Zanim coś wydrukujemy, 160

2 zobaczmy najpierw jak to będzie wyglądać na drukarce. Zwykle okaże się, że źle! Dlaczego? Dlatego, że arkusze są zwykle bardzo duże i nijak nie mieszczą się na kartce papieru. Dlatego zanim arkusz uda się sensownie wydrukować, trzeba nad nim popracować i sprawdzać na ekranie jak się prezentują kolejne wersje. Okno polecenia drukowania Nagłówki i stopki Aby wielostronicowy wydruk miał sens (np. żeby można było go ponownie złożyć, gdy kartki rozsypią się na ziemię), każda strona musi być opisana nazwą dokumentu, numerem strony i łączną liczbą stron oraz datą wydruku. Wszystkie te (i jeszcze inne) elementy możemy łatwo umieścić zarówno w nagłówku jak i w stopce dokumentu. Nagłówek i stopkę definiujemy niezależnie jedno od drugiego. Ustalanie treści stopki 161

3 Nagłówki i stopki ustawia się niezależnie Polecenie Format Strona Stopka Edytuj Możliwość wyboru predefiniowanych postaci Podział na trzy części Gotowe elementy (liczba stron, data,... ) Do definiowania stopki (nagłówka) służą polecenia: Format Strona Stopka Edytuj i Format Strona Nagłówek Edytuj Gdy nagłówek lub stopka jest już zdefiniowany można przejść do jego edycji także poleceniem Edycja Nagłówki i stopki Współczesne arkusze są na tyle przyjazne, że mają kilka z góry zdefiniowanych wersji nagłówka i stopki, możemy wybrać jedną z nich lub zdefiniować własne. Treść nagłówka i stopki jest podzielona na trzy części (lewą, środkową i prawą), co pozwala wygodnie zdefiniować rozłożenie informacji w nagłówku/stopce. Żeby jeszcze bardziej ułatwić tworzenie nagłówka/stopki współczesne arkusze takie informacje jak data wydruku czy liczba stron arkusza wstawiają do tworzonego przez nas tekstu automatycznie (wystarczy tylko przy tworzeniu nagłówka stopki wskazać, gdzie taka informacja ma się pojawić) Zamrażanie nagłówków kolumn i wierszy Duża tabelka (a to jest zwykle zawartość arkusza) nie mieści się na jednej czy dwu stronach. Jeśli po prostu wydrukujemy ją na wielu stronach, to dane ze środka tabelki pojawią się na stronie bez nagłówków wierszy i kolumn. Dostaniemy zestaw wielu nic nie mówiących liczb. Perspektywa sklejania ze sobą wielu stron arkusza w jedną gigantyczna płachtę, raczej nie wzbudza entuzjazmu. Przykład wydruku bez zamrożonych nagłówków Konieczne przy wydrukach wielostronicowych Podobne w działaniu do zamrożenia (przytwierdzenia) części okna 162

4 Można zamrażać tylko wiersze albo tylko kolumny Na szczęście można zrobić coś dużo bardziej sensowego kazać na każdej stronie drukować wiersze i kolumny z nagłówkami. Robimy to za pomocą poleceń Format Zakresy wydruku Edytuj Wiersze powtórzone i Format Zakresy wydruku Edytuj Kolumny powtórzone Przy wskazywaniu wierszy/kolumn do powtarzania warto korzystać z przycisku chwilowo zmniejszającego okienko dzięki temu widzimy większą część arkusza. Wskazujemy obszar arkusza, ale arkusz zapamięta tylko numery wierszy bądź kolumn. Oto przykład wybrania nagłówków wierszy i kolumn powtarzanych na każdej stronie wydruku: Wskazywanie nagłówków wierszy i kolumn powtarzanych na każdej stronie wydruku Dopasowywanie rozmiarów wydruku Ponieważ arkusz jest (prawie zawsze) większy niż strona wydruku, powstaje pytanie jak najlepiej rozmieścić go na kartkach wydruku. Pierwszą rzeczą jaką można zrobić jest odpowiednie zorientowanie stron wydruku. Przy pracy z edytorem tekstu właściwie zawsze drukuje się na kartach ustawionych pionowo (portret). W przypadku arkusza jest inaczej. Zwykle drukuje się jedną, dużą tabelę, której poszczególne wiersze zawierają dane o jakiś obiektach (pracownikach firmy, książkach w bibliotece, towarach w magazynie). Dlatego bardziej zależy nam na tym, aby na jednej kartce mieć jak najwięcej danych z jednego wiersza (o jednym obiekcie), a nie z jednej kolumny 163

5 (ten sam aspekt wielu obiektów). Ustawienie orientacji strony i marginesów Orientacja strony Marginesy Skalowanie Z tego powodu arkusze kalkulacyjne zwykle drukuje się w położeniu poziomym (orientacja pozioma). Do ustawienia orientacji strony służy polecenie Format Strona Strona Często udaje się uzyskać znacznie lepsze ułożenie danych na stronach zmniejszając wielkości marginesów. Trzeba jednak pamiętać, że zwykle drukarki nie pozwalają dowolnie zmniejszać marginesów, a poza tym jeśli ustawi się bardzo małe marginesy, to drobne przesunięcie kartki w drukarce spowoduje, że część tekstu nie zmieści się na stronie. Poza tym zawsze warto mieć trochę miejsca na wydruku, by móc robić notatki. Marginesy można zmieniać po wydaniu polecenia Format Strona Strona Oto okienko służące do ustalania orientacji strony i marginesów: 164

6 Ustawienie orientacji strony i marginesów Jeszcze jednym sposobem na poprawienie dopasowania wydruku do kartek papieru jest skalowanie. Możemy podać do ilu procent chcemy pomniejszyć wydruk. Inna możliwość to podanie w ilu stronach w poziomie i pionie ma się zmieścić nasz wydruk. To bardzo wygodne, bo najczęściej nie zależy nam na uzyskaniu małej liczby stron w pionie, natomiast chcemy mieć jak najmniej stron w poziomie (z powodów wyjaśnionych wcześniej). Ustawiamy wówczas np. dwie strony w poziomie i np. 30 (jakaś duża liczba) w pionie (niektóre arkusze kalkulacyjne pozwalają podać, że w jednym z kierunków liczba stron nie ma dla nas znaczenia). Trzecia wreszcie możliwość to po prostu podanie ile stron łącznie ma mieć nasz wydruk. Pamiętajmy przy stosowaniu skalowania w jakiejkolwiek postaci, że zbytnie zmniejszenie wydruku uczyni go po prostu nieczytelnym. Skalowanie wydruku ustalamy poleceniem Format Strona Arkusz Tak wygląda okienko służące do ustalania skalowania wydruku: 165

7 Ustawienie skalowania Dodatkowe możliwości związane z drukowaniem Bardzo często zależy nam na tym, aby przejście do nowej strony następowało nie w przypadkowym miejscu ale w wybranym ręcznie przez nas. Można to łatwo osiągnąć za pomocą dwu poniższych poleceń Wstaw Podział ręczny Podział wiersza Wstaw Podział ręczny Podział kolumny Przed ich wydaniem należy ustawić bieżącą komórkę w wierszu (lub kolumnie), od którego (której) ma zacząć się nowa strona. Przejścia do nowej strony Ustawienia drukarki Wiele egzemplarzy wydruku Jeśli chcemy usunąć tak wstawiony podział strony należy znów ustawić się w pierwszym wierszu (pierwszej kolumnie) nowej strony i wydać jedno z poleceń 166

8 Edycja Usuń ręczny podział Podział wiersza Edycja Usuń ręczny podział Podział kolumny Dodatkowe ustawienia wydruku (na przykład wybór druku jedno lub dwustronnego) można znaleźć w ustawieniach drukarki, dostępnych po wydaniu polecenia Plik Ustawienia drukarki Niestety dostępne tam ustawienia zależą od drukarki zainstalowanej w systemie i z tego powodu nie omawiamy ich tutaj. Często zdarza się potrzeba wydrukowania kilku kopii tego samego arkusza. W okienku drukowania Ustalanie liczby egzemplarzy wydruku możemy wybrać liczbę egzemplarzy, a także kolejność drukowania stron (najpierw wszystkie pierwsze, potem wszystkie drugie itd., czy najpierw pierwszy egzamplarz, potem drugi, itd.). We współczesnych arkuszach jest jeszcze wiele ustawień i poleceń związanych z drukowaniem, ale nie jesteśmy w stanie ich wszystkich omówić przedstawiliśmy tu te najważniejsze. 167