Warszawa, dnia 10 lipca 2007 r.

Transkrypt

1 1 Warszawa, dnia 10 lipca 2007 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, Warszawa tel fax I/07/002 LWA Pani Małgorzata Jurecka Dyrektor Muzeum Wsi Radomskiej w Radomiu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie skontrolowała Muzeum Wsi Radomskiej w Radomiu zwane dalej Muzeum w zakresie gospodarowania środkami publicznymi przez instytucje kultury w latach 2005 I kwartał 2007, dla których organizatorem są jednostki samorządu terytorialnego województwa mazowieckiego. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 22 czerwca 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Muzeum w zakresie wykorzystania środków otrzymanych w formie dotacji z budŝetu Województwa Mazowieckiego, a stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły w szczególności: - nierzetelnego przygotowania oraz zaplanowania etapów inwestycji realizowanych w kontrolowanym okresie oraz nieegzekwowania niektórych postanowień umów zawartych z wykonawcami, - naruszeń ustawy Prawo zamówień publicznych, - braku aktualnych zasad (polityki) rachunkowości, 1 Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.

2 2 - zaniechania wprowadzenia procedur kontroli finansowej obejmujących przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, - nieprawidłowego naliczania funduszu instytucji kultury, - przypadków nierespektowania wewnętrznych przepisów Muzeum odnoszących się do wynajmu, dokonywania zakupów muzealiów oraz działania Komisji Przetargowej. Muzeum realizowało zadania zgodnie z celami statutowymi w szczególności poprzez gromadzenie muzealiów, organizację wystaw stałych i czasowych, prowadzenie działalności oświatowej w formie odczytów, koncertów i lekcji muzealnych oraz działalności wydawniczej w formie katalogów zbiorów i katalogów wystaw oraz publikacji. W okresie objętym kontrolą Muzeum zrealizowało przychody w wysokości: w 2005 r ,6 tys. zł (w tym 2.531,6 tys. zł, tj. 79,1% stanowiła dotacja na działalność bieŝącą z budŝetu Województwa Mazowieckiego, 318,6 tys. zł, tj. 10% dotacje celowe), w 2006 r tys. zł (w tym 2.743,4 tys. zł, tj. 83,2% stanowiła dotacja na działalność bieŝącą, natomiast 302,4 tys. zł, tj. 9,2% stanowiły dotacje celowe), w I kw r tys. zł (w tym 876,6 tys. zł, tj. 94,4% stanowiła dotacja na działalność bieŝącą). Ponadto, Muzeum otrzymało z budŝetu Województwa dotacje celowe przeznaczone na finansowanie inwestycji w łącznej kwocie 9.413,3 tys. zł (w tym 2.859,3 tys. zł w 2005 r. i tys. zł w 2006 r.). Koszty działalności Muzeum wyniosły: w 2005 r ,9 tys. zł, w 2006 r ,6 tys. zł, natomiast w I kwartale 2007 r ,1 tys. zł. Kontrola wydatkowania środków pochodzących z dotacji celowych w łącznej kwocie 9.338,3 tys. zł (w tym 8.920,1 tys. zł z dotacji inwestycyjnych) wykazała, Ŝe wprawdzie zostały one wydatkowane na cele zbieŝne z ustalonymi w przyjętych kosztorysach, to jednak na podstawie analizy 3 zamówień publicznych na realizację zadań inwestycyjnych NIK negatywnie ocenia ich przygotowanie oraz zaplanowanie. Brak naleŝytej staranności w tym zakresie skutkował w szczególności nieterminową realizacją 2 zamówień, zawieraniem umów na roboty dodatkowe oraz koniecznością poniesienia dodatkowych wydatków (koszt zakupu kontenera biurowego za kwotę 40,1 tys. zł). Przejawem nierzetelnego planowania oraz przygotowania inwestycji było w szczególności: - ogłoszenie przetargu we wrześniu 2005 r., a następnie zawarcie w listopadzie 2005 r. umowy na dostawę i instalację systemów sygnalizacji włamań, dozoru i alarmu p-poŝ., która obejmowała wykonanie, w terminie do 30 września 2006 r., instalacji m.in. w nieistniejących jeszcze budynkach, tj. w szkole z Kuczek, pawilonie wystawienniczym

3 3 oraz kasie biletów. Przetarg na wykonanie szkoły oraz pawilonu został ogłoszony w lutym 2006 r., na budowę kasy w lipcu 2006 r., natomiast umowy zostały zawarte odpowiednio: w maju 2006 r. i we wrześniu 2006 r. Ustalenia kontroli wskazują, Ŝe termin zakończenia prac, określony w umowie z listopada 2005 r. był od początku niemoŝliwy do dotrzymania, - ogłoszenie przetargu, a następnie zawarcie umowy z wykonawcą, która obejmowała m.in. budowę sieci wodociągowej, a w tym wykonanie przyłączy oraz prób ciśnieniowych, podczas gdy budowa studni głębinowej została zaplanowana na późniejszy okres, - przyjęcie przez Muzeum projektów budynków: szkoły z Kuczek oraz kasy biletów, realizowanych następnie w ramach 2 zamówień, wg których obiekty te pozostawały w kolizji z ponad 100-letnim drzewostanem. Spowodowało to konieczność dokonywania zmian w dokumentacji projektowej i uzyskania zmiany pozwolenia na budowę, co wpłynęło na wydłuŝenie procesu inwestycyjnego. W 2 z 3 poddanych analizie zamówieniach, wystąpiły opóźnienia wynoszące 7 miesięcy w przypadku zamówienia na roboty obejmujące m.in. budowę szkoły, pawilonu oraz sieci wodociągowej o wartości 3.899,2 tys. zł oraz prawie 20 miesięcy w przypadku dostawy i instalacji systemów sygnalizacji włamań, dozoru i alarmu p-poŝ. o wartości 2.250,3 tys. zł. Stwierdzono równieŝ, Ŝe przy wydatkowaniu środków wystąpiły przypadki naruszenia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 2 polegające na: - udzieleniu zamówień dodatkowych z naruszeniem art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy, obejmujących roboty i dostawy o łącznej wartości zł netto, dotyczące m.in. zakupu droŝszych, aniŝeli pierwotnie planowane, słupów oświetleniowych, zakupu dodatkowych 3 monitorów LCD, kamery szybkoobrotowej oraz stacji operatorskiej nadzoru wizyjnego celem podniesienia funkcjonalności systemu. Zdaniem NIK, przy zachowaniu naleŝytej, wymaganej od profesjonalistów staranności, zamówienie dodatkowe w powyŝszym zakresie było moŝliwe do przewidzenia na etapie tworzenia dokumentacji projektowej, - udzieleniu z naruszeniem art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy, zamówienia dodatkowego wykonawcy sieci wodociągowej na budowę studni głębinowej za kwotę zł netto, która była przewidziana do wykonania w kolejnym etapie realizacji inwestycji. NaleŜy podkreślić, Ŝe zarówno przedmiar robót składający się na opis przedmiotu zamówienia podstawowego, jak równieŝ kosztorys ofertowy złoŝony przez wykonawcę przewidywał roboty w zakresie 2 Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz ze zm.

4 4 wykonania przyłączy w tym m.in. podłączenie instalacji do sieci wodociągowej oraz przeprowadzenia próby wodnej szczelności sieci. Dlatego, zdaniem NIK konieczność udzielenia ww. zamówienia wynikła z zaniechań i zaniedbań w rozpoznaniu zakresu prac do wykonania, leŝących po stronie Muzeum, - niesporządzeniu specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych dla budowy parkingu wraz z kanalizacją deszczową w ramach zamówienia Roboty budowlane na terenie Muzeum Wsi Radomskiej, co stanowiło naruszenie art. 31 ust. 1 ustawy, - niezłoŝeniu przez dwóch członków Komisji Przetargowej oświadczeń w trybie art. 17 ust. 2 ustawy, podczas gdy wykonywali oni czynności w postępowaniu Roboty budowlane na terenie Muzeum, - niewyegzekwowaniu w Ŝadnym z 3 poddanych analizie postępowań pełnej wartości zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, przysługującego na mocy umów z Wykonawcami, a takŝe naruszenie ciągłości zabezpieczenia ustanowionej w art. 149 ust. 3 ustawy. Ponadto, w 1 przypadku, Muzeum wbrew dyspozycji wykonawcy, nie wstrzymało płatności tytułem zabezpieczenia w związku z upływem terminu obowiązywania gwarancji. W przypadku 2 postępowań członkowie Komisji Przetargowej nie podpisali protokołów postępowania o zamówienie publiczne, pomimo Ŝe stosownie do zapisów Regulaminu Komisji byli do tego zobowiązani. Większość nieprawidłowości była, zdaniem NIK, następstwem m.in. braku właściwego zaplecza kadrowego do realizacji zadań inwestycyjnych. Kontrola wykazała równieŝ następujące naruszenia przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 3 : - niewywiązanie się Dyrektor Muzeum z obowiązku aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, określonego w art. 10 ust. 2 ustawy. Obowiązująca polityka rachunkowości zawierała odmienny od faktycznie stosowanego wykaz kont księgi głównej, a takŝe wbrew art. 10 ust. 1 pkt 3 lit b) i c) ustawy, nie zawierała aktualnego wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz opisu aktualnie stosowanego systemu informatycznego. Polityka rachunkowości nie zawierała równieŝ systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, określonego w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy, 3 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.

5 5 - na dowodach księgowych związanych z realizacją poddanych analizie 3 zamówień publicznych, nie zamieszczono adnotacji o wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), czym naruszono art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, - wbrew art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości zaniechano bieŝącego sporządzania zestawień obrotów i sald. Ponadto, w przypadku 4 dotacji Muzeum, naruszając postanowienia umów, zaniechało prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla środków w łącznej kwocie 288,9 tys. zł. W Muzeum nie obowiązywały aktualne regulacje obejmujące procedury kontroli finansowej w zakresie przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, o których mowa w art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 4, a które powinny być wprowadzone przez Dyrektora, stosownie do art. 47 ust. 3 ww. ustawy. Muzeum w latach , wbrew art. 29 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, 5 nie dokonało zmniejszeń funduszu instytucji kultury o łączną kwotę 9.537,4 tys. zł, stanowiącą wydatki na finansowanie inwestycji. Ponadto, zastrzeŝenia NIK dotyczą braku jednolitości postępowania w zakresie ewidencjonowania zwiększenia funduszu o wynik finansowy (w 2005 r. zaksięgowany na koncie , w 2006 r. na ) oraz zwiększenia i zmniejszenia o odpowiednio amortyzację i umorzenie majątku trwałego. Było to, zdaniem NIK, jedną z konsekwencji braku aktualnej polityki rachunkowości i naruszało zasadę rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej wynikającą z art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości. W kontrolowanym okresie Muzeum terminowo regulowało zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PFRON za wyjątkiem wpłaty za miesiąc czerwiec 2006 r. w łącznej kwocie 1 tys. zł, której dokonano z opóźnieniem 21 dni, w stosunku do terminu określonego w art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych 6. W związku z ww. opóźnieniem Muzeum nie poniosło kosztów z tytułu odsetek za zwłokę. Analiza 5 wybranych umów zleceń i 5 umów o dzieło Dz. U. Nr 249, poz ze zm. Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm. Dz. U. Nr 123, poz. 776 ze zm.

6 6 wykazała ponadto, Ŝe składki na ubezpieczenia oraz zaliczki na podatek dochodowy naliczane były zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na koniec 2006 r. liczba muzealiów zgromadzonych przez Muzeum wynosiła sztuk i wzrosła w stosunku do 2005 r. o 207 sztuk. Muzealia ewidencjonowane były w księgach inwentarzowych prowadzonych zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 7, a dokonywane w nich zapisy odpowiadały zapisom na kartach ewidencyjnych. JednakŜe, NIK stwierdziła opóźnienia w ewidencjonowaniu muzealiów, które w przypadku 3 z 4 poddanych analizie eksponatów wyniosły od 13 do prawie 400 dni w stosunku do 60-dniowego terminu określonego w 4 ust. 3 ww. rozporządzenia. Ponadto, NIK negatywnie ocenia nieprzestrzeganie ustalonej w Zarządzeniu Dyrektora nr 8A/1993 z dnia 31 listopada 1993 r. procedury regulującej pozyskiwanie muzealiów, poniewaŝ wszystkie 4 poddane analizie muzealia zostały pozyskane (3 zakupione, 1 darowane) przed zajęciem wymaganego stanowiska Komisji Zakupu Muzealiów, której zadaniem, stosownie do 2 ust. 1 Zarządzenia, jest m.in. ocena przydatności nabywanych przedmiotów oraz wycena bądź akceptacja proponowanej przez właściciela wartości przedmiotu. Uwagi NIK dotyczą równieŝ działalności Muzeum w zakresie pozyskiwania przychodów z wynajmu Dworu z Brzeziec oraz terenu Muzeum m.in. z uwagi na stwierdzone przypadki braku respektowania regulacji wewnętrznych. Kontrola wykazała rozbieŝności pomiędzy obrotami konta, na którym ewidencjonowane są przychody z wynajmu a kwotą wynikającą z zawartych w tym okresie umów. RozbieŜności te wyniosły w 2005 r. 33,6 tys. zł, w 2006 r. 1,2 tys. zł i w I kw r. 1,4 tys. zł i wg wyjaśnień Głównej Księgowej Muzeum dotyczą bezumownego udostępniania Dworu jak równieŝ terenu Muzeum. Zdaniem NIK, udostępnianie Dworu bez zawarcia umowy najmu w niedostateczny sposób zabezpiecza interesy Muzeum. Ponadto, w przypadku wszystkich 4 umów najmu Dworu z przeznaczeniem na spotkania, wykłady, imprezy, zawartych w kontrolowanym okresie, o łącznej wartości 5,1 tys. zł, Muzeum zastosowało stawki stanowiące od 22,2% do 69,7% stawek ustanowionych w obowiązującym Zarządzeniu. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w Regulaminie Wynagradzania Muzeum dolny próg stawek miesięcznych poszczególnych kategorii zaszeregowania był wyŝszy (od 245 zł dla kategorii II do zł dla kategorii XXI), aniŝeli w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki 7 Dz. U. Nr 202, poz. 2073

7 7 z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury 8. Ponadto, rozbieŝności stwierdzono równieŝ w przypadku kategorii zaszeregowania dla wszystkich pracowników działalności podstawowej oprócz adiunkta muzealnego oraz dla wszystkich pracowników administracji i obsługi za wyjątkiem specjalisty. W złoŝonych terminowo sprawozdaniach Rb-N i Rb-Z za IV kwartał 2005 r., IV kwartał 2006 r. oraz I kwartał 2007 r. Muzeum wykazało stan naleŝności i zobowiązań według danych zawartych w księgach rachunkowych i dokumentach źródłowych im odpowiadających. Ponadto, Muzeum terminowo sporządziło roczne sprawozdania finansowe za lata , które zostały zatwierdzone przez Organizatora. NIK zwraca uwagę na nadwyŝkę podatku od towarów i usług naliczonego nad naleŝnym, która przenoszona na następne okresy rozliczeniowe wzrosła od grudnia 2005 r. do marca 2007 r. z 12,6 tys. zł do 560,4 tys. zł w związku z realizacją inwestycji finansowanych z dotacji. Wprawdzie, stosownie do art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług 9 to do podatnika naleŝy decyzja czy nadwyŝka zostanie przeniesiona na następny okres czy wykazana do zwrotu na rachunek bankowy, jednak uzyskanie zwrotu podatku od towarów i usług, przysługującego z tytułu realizacji inwestycji dofinansowywanych z dotacji, rodzi w świetle umów o dofinansowanie (umowa nr 179/KP.III/D/06 z 12 września 2006 r. oraz nr 48/KP.III/D/06 z 24 marca 2006 r. łączna kwota wydatkowanych środków tys. zł) obowiązek przekazania zwrotu na rachunek Urzędu Marszałkowskiego. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wprowadzenie zasad (polityki) rachunkowości, zawierającej wszystkie elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3. Wywiązywanie się z obowiązku bieŝącego sporządzania zestawień obrotów i sald. 4. Zamieszczanie na dowodach księgowych dekretacji, miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. 5. Wprowadzenie procedur kontroli finansowej zawierających elementy określone w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 8 Dz. U. Nr 45, poz.446 ze zm. 9 Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.

8 8 6. Ustanowienie w ramach polityki rachunkowości zasad naliczania funduszu instytucji kultury wypełniających wymagania ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz jego skorygowanie o zaniechane zmniejszenia. 7. Terminowe wywiązywanie się z obowiązku wpłat na PFRON. 8. Terminowe ewidencjonowanie muzealiów oraz ich pozyskiwanie zgodnie z obowiązującymi procedurami. 9. Dostosowanie postanowień Regulaminu wynagradzania Muzeum do wymogów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. 10. Udostępnianie obiektów Muzeum (m.in. Dworu z Brzezie) na podstawie umów najmu oraz wg aktualnych stawek. 11. Prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dotacji, zgodnie z postanowieniami zawartych umów. 12. RozwaŜenie moŝliwości skorzystania z uprawnienia wykazania do zwrotu nadwyŝki podatku naliczonego nad naleŝnym, przysługującego na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Dyrektor w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani Dyrektor prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Rozdzielnik: 1. Adresat 2. a/a

9 9