Pani Iwona Solisz Opolski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Opolu

Transkrypt

1 Opole, dnia 8 kwietnia 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OPOLU Opole, ul. Krakowska 28 (077) , fax (077) P/08/150 LOP /2009 Pani Iwona Solisz Opolski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Opolu W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Opolu przeprowadziła w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Opolu (zwanym dalej WUOZ ) kontrolę wykonania planu finansowego w 2008 r. w ramach kontroli wykonania budŝetu państwa. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Opolskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z zastrzeŝeniami realizację zadań w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli. 1 Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1701, ze zm.

2 2 PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: 1. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z zastrzeŝeniami rzetelność ksiąg rachunkowych WUOZ oraz pozytywnie wykonanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości i w odniesieniu do przeprowadzania inwentaryzacji W WUOZ obowiązywały wewnętrzne unormowania w sprawach, m.in.: 1/ zasad rachunkowości, kontroli, ewidencji i przechowywania dowodów księgowych, 2/ zakładowego planu kont, 3/ gospodarowania środkami publicznymi, 4/ zasad prowadzenia kontroli oraz 5/ zasad i trybu przeprowadzania oraz rozliczenia inwentaryzacji składników majątkowych. JednakŜe w wymienionych unormowaniach nie ustalono zasad rachunkowości wymienionych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2 (m.in. nie ustalono: okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych-w tym: nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji), pomimo obowiązku wynikającego z ust. 2 ww. przepisu W okresie od początku czerwca do końca listopada 2008 r. prowadzono jedynie zapisy-ewidencję (1 505 poz. zapisów) dowodów księgowych (w tzw. buforze) bez ich zatwierdzania-księgowania, wskutek tego brak było na dowodach nr poz. w dzienniku. Zapisy takie moŝna było zmieniać bez pozostawienia trwałego śladu, zatem stanowiło to niespełnienie wymagań art. 23 ust. 1 (w zakresie trwałości) i art. 24 ust. 4 (w zakresie sprawdzalności) ustawy o rachunkowości. Po zaksięgowaniu w trakcie kontroli NIK ( r.) zapisów ww. okresu przeprowadzono porównanie zgodności kwot w ewidencji księgowej na koniec okresów sprawozdawczych z danymi w sprawozdaniach za te okresy-róŝnic nie stwierdzono. NIK ocenia takie prowadzenie ksiąg rachunkowych za niezgodne z przepisami ustawy o rachunkowości. Wg wyjaśnienia głównej księgowej (od 2 lipca 2008 r.), przyczyną braku oznaczeń umoŝliwiających jednoznaczne powiązania z zapisami w dzienniku było nie ukazywanie się na formatce ekranu kolejnego nr księgowanego dokumentu, w związku z tym księgowała kolejny dowód wpisując daty z wyciągów bankowych tak jak poprzedniczki. W ocenie NIK prowadzenie zapisów (w tzw. buforze) bez ich księgowania, wynikało z braku naleŝytego zapoznania głównej księgowej WUOZ ze stosowanym systemem ewidencji księgowej. Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiedzialność za powyŝsze ponosi kierownik jednostki. 2 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.

3 3 Wszystkie badane dowody były opisane pod względem formalno-rachunkowym, zadekretowane i zatwierdzone W wyniku przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych oraz bezpośredniej kontroli losowo wybranych 109 dowodów księgowych dotyczących wydatków w kwocie ,50 zł stwierdzono, Ŝe: we wszystkich pozycjach księgowań podawano nieprawidłową datę operacji gospodarczych, której zapisania wymaga art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, a w odniesieniu do 98% badanych zapisów stwierdzono inne błędy formalne. Kontrola tych zapisów pod względem wpływu ww. nieprawidłowości na ewidencję wykonania wydatków w poszczególnych okresach sprawozdawczych ujawniła nierzetelne zaksięgowanie 3-ch faktur na łączną kwotę 4 845,68 zł. Było to niezgodne z art. 14 ust.1 ustawy o rachunkowości i skutkowało zaniŝeniem o 1 118,25 zł wydatków poniesionych w II kwartale 2008 r. oraz o 3 727,43 zł w III kwartale 2008 r. Występujące nieprawidłowości nie miały wpływu na sprawozdawczość roczną, miały ograniczony wpływ na sprawozdawczość bieŝącą (błąd wynikający z ekstrapolacji 5 280,90 zł przy dopuszczalnym zł). Natomiast nieprawidłowości dotyczące błędów formalnych (w skali 98,49 % badanej populacji) skutkują negatywną oceną poprawności formalnej zapisów w ewidencji NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia wykonanie obowiązków dotyczących sporządzania i przekazywania w 2008 r. sprawozdań budŝetowych. Sprawozdania zawierały dane zgodne z ewidencją księgową i były przekazywane Wojewodzie Opolskiemu w terminach wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej NIK ocena pozytywnie przeprowadzenie inwentaryzacji wg stanu na koniec 2008 r. w drodze weryfikacji sald. Do przeprowadzenia i rozliczenia (protokołem) inwentaryzacji nie wniesiono uwag. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji były ustalone w załączniku do zarządzenia Nr 13/2006 Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, wg podanej w nich częstotliwości następną pełną inwentaryzację naleŝy przeprowadzać w 2010 r. 2. NIK ocenia pozytywnie planowanie wydatków natomiast pozytywnie z zastrzeŝeniami wydatkowanie środków budŝetowych. 2.1 Zadania dotyczące udziału w pracach nad opracowania planu finansowego WUOZ były realizowane terminowo i zgodnie ze wskaźnikami otrzymanymi od Wojewody

4 4 Opolskiego. Plan wydatków na 2008 r. (dochodów nie planowano) w dziale 921-Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego części 85/16 budŝetu państwa (województwo opolskie) w kwocie ogółem zł, w tym zł na dotacje celowe z budŝetu dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych, został zwiększony do zł (o 7,36 %), przy tym dotacje dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych zostały zmniejszone do zł. Osiem zmian w planie finansowym WUOZ wprowadzonych decyzjami Wojewody Opolskiego dotyczyło przeniesień pomiędzy paragrafami i zostało wprowadzonych w ramach posiadanych uprawnień. Pozostałe pięć zmian wynikało z decyzji Ministra Finansów i dotyczyło zwiększenia wydatków, głównie na wynagrodzenia i pochodne. W 2008 r. w ewidencji księgowej rozliczono wydatkowanie ,93 zł (99,8 %), w tym ,94 zł (52,26%) na wydatki bieŝące WUOZ, a ,99 zł - na dotacje dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych- 2720, zł - na wynagrodzenia bezosobowe i zł - na zakup usług pozostałych (razem ,99 zł -47,74%). Kontrola udzielania dotacji dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych ujawniła nieprawidłowość polegającą na wydatkowaniu kwoty zł (6,8% dotacji udzielonych w 2008 r) ujętej w planie w rozdziale ) niezgodnie z przeznaczeniem wskazanym w art. 76 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami 3. Przyczyną było zawarcie przez pełniącego obowiązki Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków umowy z dnia 2 marca 2008 r. z wykonawcą o sporządzenie inwentaryzacji architektonicznej obiektu sakralnego w Opolu, a następnie dokonanie zapłaty (27 maja 2008 r.) za wykonanie zleconej pracy. Skutkowało to zawyŝeniem o zł kwot dotacji udzielonych dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych w ewidencji księgowej, a następnie w sprawozdaniach z wydatków Rb-28 za II, Rb-28 za III kwartał 2008 r., rocznym Rb-28 oraz w sprawozdaniu finansowym za 2008 r., przekazanych do OUW. Wyjaśnienie Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o omyłkowym zaksięgowaniu nie zostało uwzględnione przez NIK przy dokonywaniu oceny nieprawidłowości, bowiem stan środków na poszczególne rodzaje wydatków był znany juŝ przed podpisaniem ww. umowy i było wiadomym, Ŝe w rozdziale nie zaplanowano środków na omawiane zadanie, natomiast środki zaplanowane w rozdziale 3 Dz. U. z 2003 r. nr 162, poz ze zm.

5 były przeznaczone na inne cele. UpowaŜnionym do dokonania zmiany przeznaczenia tych środków był zgodnie z art. 148 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 4 Wojewoda Opolski, lecz o zmianę taką nie wystąpiono. W odniesieniu do celowości, gospodarności i rzetelności wykazania w ewidencji księgowej pozostałych kwot wydatków badanie 246 wydatków na łączną kwotę ,91 zł (11,8% wydatków poniesionych w 2008 r.) wykazało, Ŝe były one celowe, a ich wydatkowanie nastąpiło z poszanowaniem obowiązujących przepisów. Niewykorzystane środki w kwocie 2 981,82 zł zwrócono w dniu 31 grudnia 2008 r. na rachunek Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Zobowiązania WUOZ na koniec grudnia 2008 r. wynosiły zł (głównie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników wraz z pochodnymi). Wymienione zobowiązana były niŝsze od występujących na koniec 2007 r. o zł. 3. Planowane wydatki na wynagrodzenia osobowe i pochodne w kwocie zł zostały w 2008 r. zwiększone decyzjami Ministra Finansów do kwoty zł. Na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi wydatkowano ,98 zł (99,8 % planowanej kwoty wydatków). W związku z powyŝszym, przy niezmienionym przeciętnym zatrudnieniu w stosunku do roku poprzedniego(21 etatów), średnie wynagrodzenie pracowników WUOZ zwiększyło się z zł w 2007 r. do zł. Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników WUOZ, Fundusz Pracy od wypłaconych wynagrodzeń odprowadzane były terminowo i w prawidłowej wysokości. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dostosowanie zasad (polityki) rachunkowości do wymogów wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości (m.in. art. 10, art. 14, art.17, art. 20, art. 23 i art. 24). 2. Podjęcia działań organizacyjnych zapewniających finansowanie i rozliczanie usług i robót zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o ochronie zabytków. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Opolu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w terminie 15 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. 4 Dz.U. Nr 249, poz ze zm.

6 6 Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Opolu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.