Wykład 8. Cel wykładu. Dane w komórce. WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy. Informatyka w zarządzaniu Zarządzanie, zaoczne, sem. 3

Transkrypt

1 Informatyka w zarządzaniu Zarządzanie, zaoczne, sem. 3 Wykład 8 MS Excel formatowanie warunkowe Grzegorz Bazydło Cel wykładu Celem wykładu jest omówienie wybranych zagadnień dotyczących stosowania formatowania warunkowego w programie MS Excel. Główne źródło informacji: pomoc programu MS Excel i praktyka, praktyka, praktyka... 2 Dane w komórce Wprowadzane dane (liczby, tekst) składają się z faktycznej treści oraz formatu. 3 1

2 Formatowanie warunkowe Formatowanie warunkowe formatowanie, które MS Excel automatycznie stosuje do komórek, jeśli jest spełniony określony warunek (reguła). MS Excel 2000, 2003 MS Excel 2007 (2 ; 2,5) czy <2 ; 2,5>? 4 Przykład zastosowania (1) ujemne salda wyróŝnione są czerwonym tłem oraz białą i pogrubioną czcionką zielonym tłem wyróŝniono maksymalną, a róŝowym minimalną wartość salda 5 Przykład zastosowania (2) naprzemienne cieniowanie wierszy (zwiększenie czytelności danych) 6 2

3 Przykład zastosowania (3) wyróŝnienie ocen niedostatecznych wizualna kontrola opłaconych składek (czarny kolor pełna składka, szary kolor niepełna składka) 7 Ilość reguł W programie MS Excel w wersji 2000, 2003 maksymalna ilość warunków (reguł) w formatowaniu warunkowym została ograniczona do 3. W programie MS Excel w wersji 2007 moŝna uŝyć dowolnej liczby reguł. 8 Formatowanie warunkowe Aby uŝyć wartości w zaznaczonych komórkach jako kryteriów formatowania, kliknij opcję Wartość komórki jest, zaznacz wyraŝenie porównania, a następnie wpisz wartość stałej lub formułę. W przypadku wprowadzania formuły naleŝy ją poprzedzić znakiem równości (=). 9 3

4 Formatowanie warunkowe Aby uŝyć formuły jako kryterium formatowania (w celu oszacowania danych lub warunku innego niŝ wartości w zaznaczonych komórkach), kliknij opcję Formuła jest i wprowadź formułę. 10 Formuła jako reguła UŜywana w warunku formuła musi w wyniku swojego działania dać wartość logiczną: lub. Przykłady: = A3>0 = B2=3 = C1>=5 0 = suma(a1:c3) (?) róŝne od 0 = suma(a1:c3) <= 12 = mod(b1;2)=1 wynik formuły: iloczyn logiczny (koniunkcja) = oraz(a1>2;a1<5) suma logiczna = lub(a2>0;a3>0) (alternatywa) 11 Kolejność reguł Problem: Które reguły zostaną zastosowane i jak będzie wyglądał arkusz po zaakceptowaniu formatowania? 12 4

5 Kolejność reguł Wynik: Jeśli co najmniej jedna reguła (warunek) jest prawdziwa, program Excel stosuje tylko formaty pierwszej prawdziwej reguły, nawet jeśli prawdziwych reguł jest więcej. 13 Kopiowanie formatowania Do szybkiego skopiowania formatowania (takŝe warunkowego) moŝna wykorzystać Malarza formatów. Na pasku narzędzi Formatowanie kliknij przycisk, a następnie zaznacz komórki, które mają zostać sformatowane. Aby szybko usunąć formatowanie warunkowe (a takŝe inne formaty) w menu Edycja wybierz polecenie Wyczyść, a następnie wskaŝ polecenie Formaty. 14 Wybrane funkcje wiersz() =wiersz(odwołanie) Funkcja zwraca numer wiersza odpowiadający podanemu odwołaniu. JeŜeli nie podamy Ŝadnego odwołania, funkcja zwróci numer tego wiersza, w którym znajduje się bieŝąca komórka. Przykład: =wiersz(b4) =wiersz() 15 5

6 Wybrane funkcje nr.kolumny() =nr.kolumny(odwołanie) Funkcja zwraca numer kolumny odpowiadający podanemu odwołaniu. JeŜeli nie podamy Ŝadnego odwołania, funkcja zwróci numer tej kolumny, w której znajduje się bieŝąca komórka. Przykład: =nr.kolumny(f7) =nr.kolumny() 16 Wybrane funkcje mod() =mod( liczba; dzielnik ) Funkcja zwraca resztę z dzielenia całkowitego liczby przez dzielnik (dzielenie modulo). Przykład: =mod(7;2) =mod(a5;3) 17 Podsumowanie Formatowanie warunkowe umoŝliwia automatyczne formatowanie komórek na podstawie ich zawartości. MoŜliwe jest takŝe zdefiniowanie własnych reguł formatowania warunkowego (odwołania do innych komórek, obliczenia itp.). Kolejność podawanych reguł ma znaczenie. Zastosowanie formatowania warunkowego pozwala w łatwy sposób wizualnie zaakcentować wybrane aspekty danych arkusza (np. ujemne saldo, oceny niedostateczne) oraz poprawia ich czytelność (np. naprzemienne kolorowanie wierszy). 18 6