INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA INSTRUKCJA KANCELARYJNA IS-03/02/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Kierownik Administracji Justyna Zalesińska Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 9 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Postanowienia ogólne Korespondencja przychodząca faktury, rachunki Korespondencja przychodząca listy i paczki Korespondencja wychodząca Obieg aktów normatywnych spółki Nadzór nad pieczęciami 9 7. Dokumenty związane 9 8. Historia zmian 9 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu Engie Services Sp. z o.o.

2 Strona 2 z 9 1. Cel instrukcji Celem niniejszej instrukcji jest określenie czynności kancelaryjnych i zasad postępowania związanych z obiegiem korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej Spółki. 2. Przedmiot instrukcji Instrukcja określa tryb postępowania w odniesieniu do ogólnych czynności kancelaryjnych tj: - Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, - Opracowywania i właściwej dystrybucji aktów normatywnych spółki, - Organizacji pracy sekretariatu. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 1. Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad prawidłowością wykonywanych działań. 2. Odpowiedzialność za funkcjonowanie Instrukcji w poszczególnych obszarach prezentuje poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. Zatwierdzenie dokumentów kosztowych i handlowych Prezes Zarządu 2. Rejestracja poczty przychodzącej/wychodzącej Pracownik Sekretariatu 3. Prowadzenie rejestrów umów Kierownik Działu Administracji 4. Prowadzenie rejestrów aktów normatywnych Kierownik Działu Administracji 5. Dystrybucja aktów normatywnych Kierownik Działu Administracji 6. Zapoznanie pracownika z aktem normatywnym Kierownik komórki organizacyjnej 7. Merytoryczne przygotowanie aktów normatywnych 8. Merytoryczne przygotowywanie umów 9. Kontrola formalna i merytoryczna dokumentów kosztowych i handlowych Wyznaczony osoba przez Prezesa Zarządu Odpowiednio Dział handlowy, Dział Operacyjny, Dział Administracyjny, Dział Prawny Dział Księgowości, Dział Administracji, Dział Prawny, Kontroler Finansowy

3 6. Opis procesu 6.1 Postanowienia ogólne Strona 3 z Pomieszczenie i infrastruktura techniczna sekretariatu i pomocnicza muszą zapewniać należyty poziom bezpieczeństwa informacji, w szczególności zagwarantować że: - Dokumenty są zabezpieczone przed kradzieżą, skopiowaniem, sfotografowaniem, - Dokumenty i dane nie są możliwe do podejrzenia zarówno w wersji papierowej, jak też w trakcie odczytu na monitorze pracownika sekretariatu, poprzez jego właściwe usytuowania, - Osoby przyjmowane np. goście, Klienci, zewnętrzna obsługa techniczna itp., kierowane są do pomieszczeń, w których zagwarantowana jest poufność prowadzonych rozmów i ustaleń. 6.2 Korespondencja przychodząca faktury, rachunki Wszelkie dokumenty dotyczące płatności adresowane do firmy Engie Services Sp. z o.o. przekazywane są do sekretariatu, Pracownik sekretariatu otwiera każdą korespondencję adresowaną do Spółki, niezależnie od faktu, że korespondencja adresowana jest imiennie na pracownika Spółki, Korespondencja mylnie skierowana na adres Engie Services Sp. z o.o. zwracana jest do adresata za pośrednictwem instytucji, która dostarczyła przesyłkę Każda faktura przychodząca jest zapisywana w elektronicznym rejestrze faktur ODF znajdującym się na serwerze firmy, następnie pracownik sekretariatu przybija pieczątkę z datą otrzymania korespondencji na pierwszej stronie rachunku/faktury oraz nadawany jest kolejny numer z rejestru faktur Przyjmuje się następujące zasady oznaczania i nadawania numerów faktur, rachunków przychodzących wg przykładu: 12345, są to cyfry następujące po oznaczeniu roku w numerze w rejestrze ODF np.: Gdzie: 15 oznacza rok bieżący oznacza numer kolejny faktury Każda faktura/rachunek z odroczonym terminem płatności jest skanowana do pliku w systemie ODF. Oryginał faktury do zakończenia akceptacji znajduje się w sekretariacie. Zaewidencjonowany dokument kosztowy w systemie ODF przekazywany jest elektronicznie osobie, która dokonała danego zakupu, w celu nadania dekretacji księgowej podając kod projektu. Proces akceptacji zakupu/dostawy odbywa się w systemie elektronicznym ODF. Każdy pracownik odpowiedzialny za realizacje zakupu w swojej komórce organizacyjnej zobowiązany jest do akceptacji/oceny realizacji zamówienia przez Dostawcę, poprzez wpisanie właściwej dekretacji do faktury w systemie ODF a tym samym zwolnienia płatności do faktury na swoim poziomie. Po zakończeniu akceptacji pracownik sekretariatu drukuje raport z systemu ODF załączając do niego oryginały faktur przekazuje komplet do

4 księgowości Po dokonaniu płatności oryginał zostaje w Dziale Księgowości. Strona 4 z Korespondencja przychodząca listy i paczki Do sekretariatu wpływa korespondencja dostarczona przez: pocztę, fax-em, przesyłki kurierskie, w tym paczki, pocztę oraz dostarczona osobiście przez interesantów Korespondencja mylnie skierowana na adres Engie Services Sp. z o.o. zwracana jest do adresata za pośrednictwem instytucji, która dostarczyła przesyłkę Pracownik sekretariatu otwiera każdą korespondencję adresowaną do Spółki, o ile korespondencja nie jest adresowana imiennie na pracownika Spółki W otrzymanej korespondencji należy sprawdzić czy: - dołączona jest do pisma przewodniego podana ilość załączników brak załączników należy odnotować na piśmie, - korespondencja nie jest mylnie skierowana do Spółki np. korespondencja błędnie zakopertowana, W przypadku gdy: - występuje niezgodność zapisu na kopertach z ich zawartością, - pismo stanowi odwołanie, skargę, reklamację lub dotyczy postępowania sądowego dla których załatwienia zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego, - pismo stanowi korespondencje z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego, Sądu, Komornika, Komendy Policji, Straży Miejskiej czy innych organów administracji samorządowej lub państwowej, - nadszedł zwrot korespondencji. - zachodzi inna przesłanka dowodowa, do pisma dołączana jest koperta nadawcy W przypadku otrzymania korespondencji za pośrednictwem fax-u pracownik sekretariatu postępuje tak jak w przypadku korespondencji kopertowej, za wyjątkiem przychodzących materiałów promocyjnych firm, które to w zależności od rodzaju kierowane są do odpowiedniego działu lub niszczone przez pracownika sekretariatu Wpływająca korespondencja pocztą, fax-em lub dostarczana osobiście przez Interesantów podlega ewidencji w rejestrze Pism Przychodzących IN (F-03/12), za wyjątkiem dokumentów kosztowych, które nadzorowane są wg zasad opisanych w rozdziale 6.2 niniejszej instrukcji Rejestr Pism Przychodzących IN zawiera: datę wpływu, kolejny numer pisma przychodzącego, forma dostarczenia korespondencji (np.fax, poczta, osobiście, kurier), nazwę oraz miejscowość siedziby nadawcy; treści pisma, wraz ze wskazaniem cech identyfikujących,

5 Strona 5 z 9 symbol komórki (ek) do której (ych) dekretowana jest korespondencja lub inicjały osoby odbierającej, data i forma przekazania dokumentu do komórki docelowej, Podpis pracownika sekretariatu w przypadku wersji elektronicznej nie wymagany Korespondencję przychodzącą należy oznaczyć poprzez przyłożenie stempla kancelaryjnego (stempla wpływu). Uwaga: W przypadku korespondencji adresowanej imiennie stempel przykładany jest na kopercie Stempel wpływu stawiany jest na pierwszej lub drugiej stronie korespondencji przychodzącej przez pracownika sekretariatu, w taki sposób, aby nie zatarł ich podstawowych cech informacyjnych Stempla wpływu nie stawiamy na: - Załącznikach za wyjątkiem faktur przychodzących, - Pism z Sądu: wyroki; postanowienia, - Urzędu Skarbowego, - Komornika - polisach ubezpieczeniowych; - innych dokumentach, które z uwagi na swój charakter nie powinny być ostemplowane i nie posiadają pisma przewodniego W sytuacji, o której mowa w pkt pracownik sekretariatu przykłada stempel na dodatkowej karcie, trwale dołączanej do dokumentów lub kopercie trwale dołączanej do dokumentów Stempel wpływu winien zawierać datę wpływu korespondencji Stempel wpływu winien zawierać datę wpływu korespondencji oraz nazwę spółki Korespondencja po zarejestrowaniu dekretowana jest przez pracownika sekretariatu do poszczególnych komórek organizacyjnych spółki lub osób celem nadania sprawie odpowiedniego biegu. Uwaga: W przypadku wpływających do firmy tzw. Zwrotnych Potwierdzeń Nadania są one trwale łączone z kopią dokumentu którego dotyczą Przyjmuje się następujące kanały dystrybucji korespondencji: - Przekazanie osobiście, za pośrednictwem pracownika sekretariatu lub dedykowanego dla danego działu korytka, - Przekazanie pocztą lub kurierem zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 6.4 Korespondencja Wychodząca, - Przekazanie faxem lub pocztą elektroniczną, - W przypadku nie wskazania konkretnej osoby na korespondencji w zależności od treści korespondencji skan korespondencji rozsyłany jest em do kierownika danej

6 Uwaga: Strona 6 z 9 komórki organizacyjnej, w decyzji kierownika pozostaje odpowiedź na skierowane pismo. Oryginały takiej dokumentacji przychodzącej pozostają w segregatorze w sekretariacie, Oryginały korespondencji przychodzącej archiwizowane są w sekretariacie spółki. W przypadku konieczności wydania oryginału dokumentu w sekretariacie pozostaje kopia na której odbiór oryginału potwierdza osoba go odbierająca. Wyjątkiem od powyższej zasady są: - pisma z Urzędu Skarbowego, ZUS-u oraz od Komorników, które przekazywane są bezpośrednio w oryginale do Głównej Księgowej wraz z kopertą z datą wpływu oraz numerem Korespondencji Przychodzącej i przechowywane w Dziale Księgowym, - dokumenty kosztowe (faktury, rachunki), które przekazywane są wg zasad określonych w pkt. 6.2 niniejszej instrukcji, - Wszystkie umowy wpływające do sekretariatu spółki przekazywane są do podpisu Prezesa Zarządu. Następnie umowy trafiają do Kierownika Działu Administracji. Umowy są rejestrowane w Rejestrze Umów Dodatkowych (F-03/28). Po rejestracji trafiają do segregatorów, osobno dla umów Kontraktowych (naszych Klientów), osobno dla umów podwykonawców, przechowywanych w Dziale Administracji. Skany umów przechowywane są na serwerze firmowym. Oryginały umów nie mogą być wypożyczane, z wyjątkiem sytuacji niezbędnych. W takim przypadku w miejscu wypożyczonego oryginału umowy osoba sprawująca nadzór zobowiązana jest włożyć kartkę informacyjną zawierającą: numer z rejestru, imię i nazwisko osoby, której wypożyczono oryginał umowy, datę wydania oraz czytelny podpis wydającego umowę i wypożyczającego umowę. - Dokumenty poufne ze względu na treść w kontekście Ustawy o Ochronnie Danych Osobowych oraz tajemnicy firmowej, W przypadku otrzymywanych paczek pracownik sekretariatu postępuje analogicznie jak z pozostałą korespondencją, za wyjątkiem jej opieczętowania stemplem wpływu Korespondencja przychodząca, w formie a przekazywana jest za pośrednictwem wewnętrznej poczty do osób lub komórek organizacyjnych, których dotyczy Uznaje się, że dokument wysłany na imienny adres pracownika lub adres działu został doręczony, w związku z tym nie wymaga się dodatkowych potwierdzeń odbioru. 6.4 Korespondencja wychodząca Korespondencja firmy Engie Services Sp. z o.o. wysłana może być pocztą, przesyłką kurierską lub dostarczana osobiście przez pracownika firmy Wszelka korespondencja, niezależnie od sposobu jej wysyłki przekazywana jest do sekretariatu spółki Pracownik nadający korespondencję do wysyłki składając ją w Sekretariacie zobowiązany jest na podstawie ważności i pilności sprawy podjąć decyzję o wyborze sposobu wysyłki np. kurier, priorytet oraz informację tę umieścić w sposób jednoznaczny na przesyłce.

7 Strona 7 z Pisma przeznaczone do wysyłki, muszą być opatrzone informacją o adresacie korespondencji, szczególnie gdy adres wysyłki jest różny od adresu podanego na dokumencie Przy kopertowaniu pism wychodzących obowiązuje zasada: - oryginał pisma otrzymuje adresat, - pozostałe kopie rozsyłane są według rozdzielnika umieszczonego na piśmie, z przekreślonym adresatem (jeśli dotyczy), - kopia dokumentu zostaje w sekretariacie, za wyjątkiem dokumentów Poufnych, które przekazywane są do Działów z których zostały nadane Przekazywana do sekretariatu korespondencja (pisma, faktury, paczki, inne) musi podlegać: - oznakowaniu wg zasad oznaczania i nadawania numerów korespondencji wychodzącej; - zarejestrowaniu w Rejestrze Pism Wychodzących_OUT (F-03/13). - Wyjątek stanowi dokumentacja poufna wysyłana bezpośrednio z Komórek Organizacyjnych. W takim przypadku przesyłka musi być zarejestrowana w Rejestrze Pism Wychodzących_OUT przez osobę nadającą Przyjmuje się następujące zasady oznaczania i nadawania numerów korespondencji wychodzącej: Przykład: OUT/123/2012 Gdzie: OUT oznacza korespondencję wychodzącą 123 kolejny numer z Rejestru Pism Wychodzących_OUT nadawany przez pracownika sekretariatu, rok, w którym nadano przesyłkę Rejestr Pism Wychodzących OUT zawiera: datę wpływu, kolejny numer pisma wychodzącego, forma wysyłki korespondencji (np. poczta, osobiście, kurier), nazwę oraz miejscowość siedziby odbiorcy; treści pisma, wraz ze wskazaniem cech identyfikujących, symbol komórki (ek) nadających korespondencję lub inicjały osoby nadającej, podpis pracownika sekretariatu. Uwaga: Niezależnie od procedury rejestracji dokumentów wychodzących, dla dokumentacji sprzedażowej tj. Faktury Ryczałtowe i Faktury EW prowadzone są następujące rejestry: Rejestr Faktur_OUT-R (F-03/14), Rejestr Faktur_OUT-EW (F-03/15) Celem przyspieszenia przekazania informacji równolegle dany dokument może być wysłany

8 Strona 8 z 9 faxem lub em co nie wymaga rejestracji w Rejestrze Pism Wychodzących OUT. W takim przypadku wystarczy potwierdzenie wysłania z faxu lub adnotacja na dokumencie wysyłanym o dacie jego wysłania. Potwierdzenie z fax-u ma być dopięte do pisma wysyłanego Wysyłka korespondencji pocztą metodą listu poleconego podlega zarejestrowaniu w pocztowej książce nadawczej Niezależnie od ww. uregulowań pracownik sekretariatu zobowiązany jest do gromadzenia wszystkich dowodów nadania korespondencji. 6.5 Obieg aktów normatywnych spółki Wewnętrznymi aktami normatywnymi spółki są: Regulaminy wprowadzone jako obowiązujące w spółce, Zarządzenia Wewnętrzne, O wydaniu lub zmianie Regulaminów czy Zarządzeń Wewnętrznych obowiązujących w spółce decyduje Prezes Zarządu, wyznaczając osobę odpowiedzialną za opracowanie aktu normatywnego, w oparciu o przepisy prawa oraz przeprowadzone wcześniej konsultacje z osobami zainteresowanymi Zaleca się, aby Zarządzenia Wewnętrzne przygotowywane były na formularzu systemowym (F-03/16) Zarządzenie Wewnętrzne, w przypadku gdy były one opracowywane przez inną osobę niż Radca Prawny podlegają formalnej weryfikacji przez Radcę Prawnego, który zobowiązany jest do ich zaparafowania lub potwierdzenia zgodności w inny jednoznaczny sposób Każdy akt normatywny musi posiadać unikatowy numer ewidencyjny. Przyjmuje się następujące zasady numerowania powyższych dokumentów: Zarządzenia Wewnętrzne Z-nr kolejny/rok wydania, np. Z-23/2012 Regulaminy R-nr kolejny/rok wydania, np. R-23/ W przypadku regulaminów wymaga się, aby były one wprowadzane w trybie określonym przepisami, w szczególności Kodeksu Pracy Akty normatywne po zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu podlegają zarejestrowaniu w Rejestrze Aktów Normatywnych Engie Services Sp. z o.o. (F-03/17), który zawiera rodzajowo przydzielone zakładki. Rejestr prowadzony jest i nadzorowany przez Kierownika Działu Administracji i udostępniony w wersji elektronicznej (za pośrednictwem wewnętrznego serwera) osobom uprawnionym Kierownik Działu Administracji odpowiada za dostarczenie zarządzeń/regulaminów wszystkim wskazanym w akcie normatywnym adresatom oraz zobowiązany jest przyjąć potwierdzenie zapoznania się pracowników z jego treścią w formie podpisu. W przypadku pracowników pracujących poza siedzibą spółki treść aktów normatywnych przesyłana jest pocztą w formie skanów do bezpośrednich przełożonych (PM/SM), którzy są zobowiązani wydrukować dany akt normatywny, zapoznać pracowników z ich treścią oraz odebrać formalne potwierdzenie zapoznania w formie podpisu pracowników na odwrocie

9 Strona 9 z 9 wydrukowanego aktu normatywnego. Skany aktów normatywnych wraz z podpisami pracowników przesyłane są w oryginale do Działu Administracji, gdzie włączane są do dokumentacji oryginału aktu normatywnego Oryginały Aktów normatywnych wraz z potwierdzeniem zapoznania przechowywane są w Dziale Administracji w czytelnie opisanym segregatorze. 6.6 Nadzór nad pieczęciami Kierownik Działu Administracji prowadzi ewidencję funkcjonujących w spółce pieczęci firmowych, imiennych oraz innych w Rejestrze Pieczęci (F-03/18). Rejestr ten jest dokumentem nadzorowanym i musi zawierać numerację tytuł, stron/ilość stron, datę założenia, datę zamknięcia Fakt wycofania pieczęci z użycia odnotowywany jest w Rejestrze Pieczęci, a następnie zgodnie z dyspozycją Prezesa Zarządu są trwale niszczone lub podlegają archiwizacji. Wymaga się, aby wycofane pieczęcie nadal podlegały nadzorowi, przed dostępem osób postronnych np. poprzez ich przechowywanie w zamkniętym pomieszczeniu lub szafie itp Niezależnie od wymagań punktu pracownicy, którzy dysponują pieczęciami firmowymi/imiennymi i innymi odpowiedzialni są za sprawowanie nad nimi należytego nadzoru. 7. Dokumenty związane - Procedura Nadzoru Nad Dokumentami i Zapisami (P-03/01), - Faktury Przychodzące_IN (F-03/11), - Korespondencja Przychodząca IN (F-03/12), - Korespondencja Wychodząca OUT (F-03/13), - Rejestr Faktur OUT-R (F-03/14), - Rejestr Faktur OUT-EW (F-03/15), - Zarządzenie Wewnętrzne (F-03/16), - Rejestrze Aktów Normatywnych Engie Services Sp. z o.o. (F-03/17), - Rejestr Pieczęci (F-03/18), - Pocztowa książka nadawcza. 8. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Zmiana pkt 6.2.5, nowa numeracja w ODF Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss