Przewodnik wdrożeniowy dla użytkowników końcowych usługi Microsoft 365

Transkrypt

1 Przewodnik wdrożeniowy dla użytkowników końcowych usługi Microsoft 365

2 2 Spis treści Zainteresowane osoby 7. Rekrutacja wyższego kierownictwa odpowiedzialnego za projekt 9. Wybór osoby odpowiedzialnej za sukces wdrożenia 10. Budowanie społeczności Ambasadorów usługi Scenariusze 15. Identyfikowanie scenariuszy 20. Określenie priorytetów scenariuszy 22. Zdefiniowanie kryteriów sukcesu 26. Dzielenie się sukcesem Zwiększanie świadomości 29. Opracowywanie planu komunikacji 35. Zachęcanie do stałego zaangażowania Szkolenia 38. Opracowywanie planu szkoleń 40. Dostęp do zasobów szkoleniowych Planowanie, wdrażanie i zarządzanie 43. Planowanie działań związanych z wdrożeniem 46. Rozpoczynanie programu pilotażowego 51. Opracowywanie planu wdrożenia 53. Konsekwentne realizowanie wdrożenia 54. Przygotowanie się na zmiany i zarządzanie nimi

3 Wstęp Wraz ze zmianami zachodzącymi w krajobrazie biznesowym zmieniają się oczekiwania pracowników i klientów. Powstaje nowa kultura nieodłącznie związana ze sposobem, w jaki pracujemy. Pracownicy chcą, aby wykonywane przez nich zadania służyły konkretnym celom. Pracodawcy pragną wykorzystywać pomysłowość pracowników. Powstaje zróżnicowana grupa pracowników, ponieważ po raz pierwszy w historii ludzkości siłę roboczą na całym świecie tworzy aż pięć pokoleń. Współpraca i praca zespołowa stanowią część codziennych działań, a możliwość pracowania w różnych lokalizacjach i przy użyciu różnych urządzeń ma kluczowe znaczenie. Pracodawcy nie obowiązują już granice fizyczne ani geograficzne i mogą korzystać z usług specjalistów z różnych krajów. Rozwój kultury pracy wymusza również ewolucję narzędzi, których używamy. Usługa Microsoft 365 pomaga Twojej organizacji budować nową kulturę pracy, umożliwiając pracownikom kreatywną i bezpieczną współpracę. Microsoft 365 to kompletne, inteligentne i bezpieczne rozwiązanie, na które składa się usługa Office 365, system operacyjny Windows 10 oraz rozwiązanie Enterprise Mobility + Security. Ten przewodnik wdrożeniowy dla użytkowników końcowych został stworzony dla organizacji, które chcą maksymalnie wykorzystać zalety usługi Microsoft 365. Zawiera on instrukcje krok po kroku i pozwala określić, jak można zidentyfikować, a następnie wykonać określone zadania, które pomogą organizacji w tworzeniu nowej kultury pracy. Najlepsze praktyki przedstawione w tym przewodniku są oparte na doświadczeniach naszych najlepiej prosperujących klientów, którzy na przestrzeni lat wdrożyli różne technologie stanowiące obecnie część usługi Microsoft 365 usługę Office 365, system operacyjny Windows 10 oraz rozwiązanie Enterprise Mobility + Security. Mamy nadzieję, że przewodnik będzie używany i udostępniany przez osoby w Twojej organizacji, a zaprezentowane w nim możliwości będą stanowić inspirację do dalszych działań. Zachęcamy do przesyłania opinii na temat naszego przewodnika na stronie. Pamiętaj, że zawsze jest ktoś, kto może Ci pomóc! Na świecie jest wiele firm, które aktualnie wdrażają technologie Microsoft 365 możesz dołączyć do tej społeczności. Nasza praca jest w coraz większym stopniu oparta na łączności. Możemy rozszerzyć tę komunikację o sposoby wykonywania naszej pracy. 3 Usługa Microsoft 365 pomaga Twojej organizacji budować nową kulturę pracy, umożliwiając pracownikom kreatywną i bezpieczną współpracę.

4 4 Skuteczne wdrożenie usługi Microsoft 365 oznacza podniesienie wydajności wszystkich pracowników Twojej firmy. Zanim usługa Microsoft 365 zostanie na dobre wdrożona, zatrzymaj się na chwilę i pomyśl, dlaczego Twoja organizacja w ogóle ją kupiła. Czy wynikało to z konkretnych wymagań technicznych, wpisywało się w cykl modernizacji infrastruktury informatycznej, czy było odpowiedzią na potrzeby biznesowe firmy? Wspieranie wdrożenia usługi polega na zrozumieniu wyzwań stojących przed Twoją firmą i sprostaniu im za pomocą rozwiązań Microsoft 365. Chodzi o pokazanie pracownikom korzyści wynikających z rozwiązania i zachęcanie ich do jego używania. Ludzie są w natury niechętni zmianom, o ile nie widzą wyraźnych korzyści dla siebie. Chcemy ułatwić klientom maksymalne wykorzystanie pełnego potencjału Microsoft 365, a do tego potrzebny jest odpowiednio przygotowany plan. Jedynym celem tego przewodnika wdrożeniowego dla użytkowników końcowych jest ułatwienie procesu wdrożenia usługi. Wcześniejsze doświadczenia klientów nauczyły nas, że aby pomyślnie wdrożyć usługę Microsoft 365, należy skupić się na czterech czynnikach sukcesu, takich jak: zainteresowane osoby, scenariusze, świadomość i szkolenia. Czynniki decydujące o skuteczności wdrożenia usługi Microsoft 365 przez użytkowników końcowych NAUKA I PROMOWANIE Zainteresowane osoby Scenariusze Zwiększanie świadomości Szkolenia Rekrutacja wyższego kierownictwa odpowiedzialnego za projekt Budowanie społeczności Ambasadorów usługi Określenie priorytetów scenariuszy Zdefiniowanie kryteriów sukcesu Wdrażanie kampanii informacyjnej Organizacja wydarzeń związanych z wprowadzeniem usługi Szkolenie użytkowników końcowych Przygotowanie działu pomocy technicznej Dowiedz się więcej o najważniejszych warunkach skutecznego wdrożenia Microsoft 365: Dołącz do społeczności wspierania wdrożeń usług

5 5 Zainteresowane osoby Pierwszym warunkiem skutecznego wdrożenia usługi Microsoft 365 jest stworzenie dynamicznego zespołu złożonego z głównych osób zainteresowanych oraz osób, które będą motywowały pozostałych do zmian. W tej sekcji przedstawimy zadania realizowane przez osoby pełniące różne role w organizacji w procesie wdrożenia oraz wskażemy role zainteresowanych osób, na których w szczególności należy się skoncentrować. Dowiesz się również, jak wybrać odpowiednie osoby w organizacji, które będą pełnić role przedstawicieli wyższego kierownictwa odpowiedzialnych za projekt, osób odpowiedzialnych za sukces wdrożenia oraz Ambasadorów usługi w procesie wdrożenia. Ponadto poznasz sposoby zapewniania odpowiednich możliwości najlepszym użytkownikom w ramach programu Ambasadorów usługi. W SKRÓCIE Kim są przedstawiciele wyższego kierownictwa odpowiedzialni za projekt, osoby odpowiedzialne za sukces wdrożenia i Ambasadorowie usługi oraz dlaczego są ważni? Jakie są podstawowe zasady przedstawicieli wyższego kierownictwa odpowiedzialnych za projekt? Czym jest program Ambasadorów usługi i jakie oferuje możliwości w zakresie zwiększania oddziaływania najlepszych użytkowników?

6 Zainteresowane osoby: Role zainteresowanych osób 6 Role zainteresowanych osób Pomyślna strategia wdrożenia usługi wymaga zaangażowanego zespołu reprezentującego cały przekrój organizacji. W tabeli wymieniono różne zainteresowane osoby, ich role i obowiązki związane z pomyślnym wdrażaniem usługi Microsoft 365. Najważniejsze role, które wymagają szczególnej uwagi, to przedstawiciele wyższego kierownictwa odpowiedzialni za projekt, osoby odpowiedzialne za sukces wdrożenia i Ambasadorowie usługi. Rola Obowiązki Dział Główne role Przedstawiciel Informowanie firmowej społeczności o nadrzędnej wizji wdrożenia usługi Microsoft 365 i wyższego kierownictwa płynących z niego korzyści odpowiedzialny za projekt Wyższa kadra kierownicza Osoba odpowiedzialna za sukces wdrożenia Zapewnienie realizacji celów biznesowych w związku z wdrożeniem usługi Microsoft 365 Dowolny dział Ambasadorowie usługi Udział w promowaniu usługi Microsoft 365 i rozwiewanie wątpliwości innych użytkowników Wszystkie działy (pracownicy) Menedżer projektu Nadzorowanie całego procesu wprowadzenia i wdrożenia usługi Microsoft 365 Zarządzanie projektem Kierownik ds. szkoleń Zarządzanie programem szkoleń lub zasobami wdrożeniowymi Microsoft 365 Dział IT lub HR Szefowie działów Wspieranie zaangażowania oraz określanie sposobów korzystania z usługi Microsoft 365 przez poszczególne działy Wszystkie działy (kadra zarządzająca) Specjalista IT Nadzorowanie wszystkich aspektów technicznych wdrożenia Dział IT Kierownik działu kadr Integrowanie usługi Microsoft 365 z procesami kadrowymi i zarządzanie materiałami dotyczącymi zasobów ludzkich przy użyciu usługi Microsoft 365 Dział HR (kadra zarządzająca) Kierownik ds. komunikacji Nadzorowanie komunikacji dotyczącej usługi Microsoft 365 w obrębie całej firmy IT lub dział komunikacji korporacyjnej Menedżer forów społecznościowych Zarządzanie codzienną aktywnością w sieci Yammer, udzielanie wskazówek i udostępnianie najlepszych rozwiązań IT lub dział komunikacji korporacyjnej Menedżer witryny programu SharePoint Pomoc w zarządzaniu strategią korzystania z witryny programu SharePoint, pośredniczenie między osobami, które zajmują się działalnością biznesową a działem IT Dział IT lub pracownicy Aby zrozumieć kluczowe role, obowiązki zespołu oraz motywacje dla zmian, zajrzyj na stronę: Ostrzeżenie Określone tutaj role są jedynie wskazówkami. W zależności od rozmiaru i struktury Twojej organizacji niektóre z tych ról mogą się pokrywać lub być niepotrzebne.

7 Zainteresowane osoby: Rekrutacja wyższego kierownictwa odpowiedzialnego za projekt 7 Rekrutacja wyższego kierownictwa odpowiedzialnego za projekt Przedstawiciele wyższego kierownictwa odpowiedzialni za projekt w organizacji oraz ich udział w pracach wdrożeniowych ma kluczowe znaczenie dla skuteczności całego procesu wdrożenia. Kierownictwo ma największy wpływ na kulturę firmy i może aktywnie przekazywać informacje o zaletach i korzyściach nowej technologii i nowych metod pracy w całej organizacji. Kadra kierownicza stanowi również źródło istotnych informacji o najważniejszych celach biznesowych i częstych problemach, które wymagają rozwiązania przy użyciu usługi Microsoft 365. Przedstawiciele wyższego kierownictwa odpowiedzialni za projekt wyznaczają nadrzędne cele biznesowe. Z badań wynika, że transformacje przebiegają sprawniej, gdy w czuwa nad nimi członek kierownictwa odpowiedzialny za projekt. Ponad 85% ankietowanych odpowiedziało, że gdy prezes jest zaangażowany w zmiany, przebiegają one skutecznie lub bardzo skutecznie. Lipiec 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Wszystkie prawa zastrzeżone. Przedrukowano za zgodą. Obowiązki wyższego kierownictwa odpowiedzialnego za projekt: Pomaganie zespołom w identyfikowaniu scenariuszy i określaniu ich priorytetu Informowanie innych liderów w organizacji o planach wykorzystania Microsoft 365 do realizacji celów biznesowych Aktywny udział w wykorzystywaniu funkcji Microsoft 365 do wspierania przyjęcia usługi przez użytkowników końcowych i promowania oczekiwanych zachowań. Więcej informacji o udziale przedstawicieli wyższego kierownictwa w pomyślnym wdrażaniu projektu Microsoft 365 można znaleźć na stronie Porady i wskazówki Podczas wyznaczania przedstawicieli kierownictwa odpowiedzialnych za projekt warto rozważyć udział kluczowych zainteresowanych osób z działów, w których będą wprowadzane zmiany.

8 Zainteresowane osoby: Znajomość podstawowych zasad 8 Zrozumienie podstawowych zasad udzielania poparcia przez wyższe kierownictwo odpowiedzialne za projekt A ktywny i widoczny udział W spółpraca z innymi przedstawicielami kierownictwa B ezpośrednia komunikacja z personelem Copyright Prosci. Wszelkie prawa zastrzeżone.

9 Zainteresowane osoby: Wybór osoby odpowiedzialnej za sukces wdrożenia 9 Wybór osoby odpowiedzialnej za sukces wdrożenia Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za skuteczne wdrożenie nowego rozwiązania w organizacji jest bardzo ważne z punktu widzenia celów biznesowych, których realizację ma zapewnić usługa Microsoft 365. Ich zadaniem jest zapewnienie, by pozostali pracownicy korzystali z usługi w sposób zapewniający największe korzyści. Osoba odpowiedzialna za sukces wdrożenia: Dba o to, by pozostali użytkownicy korzystali z Microsoft 365 i odnosili tego korzyści Dba o zaangażowanie odpowiednich zainteresowanych osób Przekłada cele biznesowe wyznaczone przez organizację w związku z wdrożeniem Microsoft 365 na konkretne scenariusze korzystania z usługi Zapewnia skuteczną komunikację i szkolenia

10 Zainteresowane osoby: Budowanie społeczności Ambasadorów usługi 10 Budowanie społeczności Ambasadorów usługi Utworzenie grupy Ambasadorów usługi Microsoft 365 w organizacji i korzystanie z ich wiedzy zdecydowanie ułatwia wdrażanie rozwiązania. Nakłonienie wszystkich użytkowników do przejścia na nowe rozwiązanie nigdy nie jest łatwym zadaniem. W jego realizacji pomagają Ambasadorowie usługi, którzy odgrywają istotną rolę. Dysponują dużą wiedzą, którą chętnie poszerzają, i służą pomocą innym użytkownikom w trakcie wprowadzania zmian. Potrafią pokazywać korzyści wynikające z wdrożenia usługi Microsoft 365 w swoim dziale bądź zespole. Zadania Ambasadorów usługi obejmują: Promowanie usługi Microsoft 365 w zespołach i informowanie o jej zaletach Wskazywanie pozostałym członkom korzyści z wdrożenia usługi Zwiększanie świadomości związanej z wdrożeniem usługi Microsoft 365 za pośrednictwem nieformalnych kanałów komunikacji Wdrażanie nowych użytkowników przez udzielanie im wskazówek i przekazywanie najlepszych praktyk Informowanie zespołu projektowego o poziomie zaangażowania i wdrożenia rozwiązania Tworzenie własnego programu Ambasadorów usługi Aby uzyskać więcej zasobów i materiałów pomocnych przy tworzeniu własnego programu Ambasadorów usługi Microsoft 365, pobierz ten przewodnik:

11 Zainteresowane osoby: Tworzenie programu Ambasadorów usługi 11 Tworzenie programu Ambasadorów usługi Ambasadorowie usługi z pasją i entuzjazmem dzielą się swoją wiedzą i pomagają współpracownikom w opanowaniu bardziej wydajnych rozwiązań. Ambasadorowie mogą pomóc zmniejszyć obciążenie zespołu projektowego i zadbać o zaangażowanie społeczności. Dlaczego Ambasadorowie usługi są ważni? Dzięki nim można wywołać falę entuzjazmu, która zwiększy akceptację dla nowych metod pracy Tworzą krąg, który ma widoczny wpływ na ich zespoły Wprowadzają w życie nowe metody pracy w różnych zespołach Identyfikują wyzwania biznesowe i możliwe rozwiązania Dzielą się opiniami z zespołem projektowym i opiekunami projektu Jestem zaawansowanym użytkownikiem. Staram się korzystać z dostępnych możliwości, aby inni szli w moje ślady. Chodzi przede wszystkim o wymianę opinii i pomysłów. Paul To jest kwestia znalezienia ludzi zmotywowanych. Ja postrzegam to jako szansę. Zachęcanie do korzystania z usługi innych członków społeczności i dzielenie się wiedzą to część mojej pracy. Darren

12 Zainteresowane osoby: Budowanie społeczności Ambasadorów usługi 12 Budowanie społeczności Ambasadorów usługi Znajdź zmotywowanych Ambasadorów usługi, którzy są gotowi poświęcić swój czas i siły. Utwórz grupę Yammer, za pośrednictwem której Ambasadorowie będą mogli dzielić się informacjami i sukcesami. Zorganizuj przystępne szkolenie dotyczące podstawowych elementów usługi Microsoft 365. W każdej jednostce współpracujemy z wybranym Ambasadorem, który co tydzień rozsyła e o usłudze Office 365. Każde narzędzie Office 365 oferuje podstawowe korzyści, a dzięki ich starannym i systematycznym omówieniom jesteśmy w stanie wykorzystywać ich pełen potencjał. Nick Lamshed, Menedżer ds. zmian, Qantas Porady i wskazówki Zapewnij materiały wspomagające pracę Ambasadorów usługi w kontakcie ze współpracownikami i zespołami, np. podczas nieformalnych sesji szkoleniowych. Prowadź regularne dyskusje z zaawansowanymi użytkownikami na temat tego, co działa, a co nie. Opracuj program dotyczący sposobów motywowania i nagradzania, takich jak uprzywilejowany dostęp do istotnych wydarzeń czy zaproszenia do wystąpień. Poinformuj pracowników, jaka jest rola Ambasadorów usługi i gdzie można ich znaleźć. Należy pamiętać, że ich funkcja nie polega na świadczeniu pomocy technicznej, a na wspieraniu wizji biznesowej firmy. Program Ambasadorów usługi powinien być nieodłącznym elementem planu wdrożenia. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstszym i najbardziej skutecznym rozwiązaniem jest nauka od współpracowników. Warto znaleźć i zaangażować osoby, które są naturalnymi liderami lub nauczycielami w organizacji, i stworzyć wokół nich społeczność.

13 Lista kontrolna dotycząca zainteresowanych osób 13 Lista kontrolna dotycząca zainteresowanych osób Poznaj różne role i zakresy odpowiedzialności w firmie oraz ich znaczenie dla wprowadzenia usługi Microsoft 365 Dowiedz się, co decyduje o sukcesie przedstawicieli wyższego kierownictwa odpowiedzialnych za projekt Utwórz program Ambasadorów usługi Przygotuj i zmotywuj zespół projektu do udzielania pomocy innym pracownikom w zakresie korzystania z usługi Microsoft 365

14 14 Scenariusze Identyfikowanie i definiowanie scenariuszy to istotny krok na drodze do zapewnienia bezproblemowego wdrożenia i czerpania pełnych korzyści z usługi Microsoft 365. Scenariusze obejmują sposoby użycia usługi Microsoft 365 przez pracowników do rozwiązywania problemów biznesowych lub osiągania założonych celów. Dzięki jasno sprecyzowanym scenariuszom i kryteriom biznesowym możesz efektywnie mierzyć wskaźniki sukcesu i osiągać wymierne wyniki po wprowadzeniu usługi. Scenariusze pomagają zespołom zrozumieć, w jaki sposób usługa Microsoft 365 może pomóc im osiągnąć więcej w ramach codziennych działań. Pokazując produkty w kontekście, daje pewność, że użytkownicy wiedzą jak i kiedy ich używać. W SKRÓCIE Jak identyfikować scenariusze i określać ich priorytety? Jak definiować kryteria sukcesu w celu pomiaru wymiernych wyników? W jaki sposób mogę monitorować wdrożenie w mojej organizacji?

15 Scenariusze: Identyfikowanie scenariuszy 15 Identyfikowanie scenariuszy Aby określić najlepsze scenariusze, najlepiej jest oprzeć się na ludziach, którzy będą wdrażali i wspierali zmiany w całej organizacji. Warto zorganizować kilka warsztatów dla kierowników działów, menedżerów projektów, pracowników działu IT oraz innych zainteresowanych osób i wspólnie wypracować najlepsze scenariusze wykorzystania Microsoft 365 w firmie. Następujące pytania stanowią doskonały punkt wyjścia do zdefiniowania scenariuszy: Z jakimi wyzwaniami dotyczącymi współpracy i komunikacji musi mierzyć się organizacja? Jakie obszary działań w organizacji wymagają usprawnienia? Jakie są strategiczne cele firmy lub aktualne projekty zmian, w których realizacji może pomóc Microsoft 365? Jakie metody komunikacji i współpracy zwykle przynoszą najlepsze efekty? Na czym polega proces tworzenia wersji roboczych materiałów oraz ich rozpowszechniania i udostępniania? Office 365 pozwala usprawnić wewnętrzną komunikację i współpracę. Podczas pracy z partnerami korzystamy z wideokonferencji, prezentacji i udostępniania pulpitu. Klaus Huelsewiesche, szef działu systemów IT ds. rozwoju i badań, dział Laundry and Home Care w firmie Henkel

16 Scenariusze: Znajdowanie scenariuszy w Bibliotece zasobów dotyczących wydajności 16 Znajdź scenariusze w Bibliotece zasobów dotyczących wydajności W naszej Bibliotece zasobów dotyczących wydajności zebraliśmy wiele scenariuszy, które pomogą Ci wdrożyć Microsoft 365 w sposób najskuteczniejszy dla Twojej organizacji.

17 Scenariusze: Sześć podstawowych scenariuszy 17 Sześć podstawowych scenariuszy Aby ułatwić pierwsze dni z usługą Microsoft 365, opracowaliśmy sześć podstawowych scenariuszy, które w szerokim zakresie pokrywają się z codziennymi zadaniami wykonywanymi przez użytkowników. Od komunikacji za pośrednictwem poczty i kalendarzy po przechowywanie i udostępnianie plików oraz odbywanie spotkań wirtualnych i współpracę w czasie rzeczywistym. Oto sześć podstawowych scenariuszy: Praca indywidualna lub grupowa z użyciem poczty Microsoft Exchange Online to podstawa obsługi poczty i kalendarza, która ułatwia współpracę w tym samym, znanym środowisku programu Outlook. Exchange Online pozwala zrobić więcej i pracować skuteczniej w spójnym środowisku Outlook na każdym urządzeniu. Przestrzeń robocza zorientowana na komunikację przez czat Microsoft Teams to narzędzie, które gromadzi wszystkie informacje potrzebne zespołom do skutecznej i maksymalnie wydajnej pracy. Ten przyjazny dla urządzeń przenośnych obszar roboczy oparty na czacie łączy rozmowy, dokumenty, ludzi i narzędzia w jednym bezpiecznym miejscu. Tworzenie powiązań w obrębie organizacji Usługa Yammer umożliwia bezproblemowy kontakt z innymi pracownikami i wyszukiwanie potrzebnych danych w obrębie całej organizacji. Możesz omawiać pomysły, dzielić się informacjami i zadawać współpracownikom pytania z każdego miejsca. Obsługa spotkań i współpracy Możliwość nawiązywania połączeń w czasie rzeczywistym ułatwia wykonywanie zadań zawodowych. Od szybkiego uzyskiwania odpowiedzi po realizację projektu zgodnie z harmonogramem program Skype dla firm to kompletne rozwiązanie do zarządzania spotkaniami, które oferuje jedną platformę obsługi wiadomości błyskawicznych, połączeń audio i wideo, konferencji i udostępniania na żywo. Udostępnianie witryn i zawartości Program SharePoint ułatwia udostępnianie danych i współpracę w intranecie. Twórz witryny i portale angażujące pracowników dające dostęp do ekspertyz, materiałów, praktycznych informacji i wiedzy zbiorowej. Wspólne tworzenie istotnej zawartości Korzystając z pakietu Office, możesz pracować szybciej z praktycznie każdego miejsca. Dzięki integracji pakietu Office z usługą OneDrive i programem SharePoint możesz uzyskiwać dostęp do dokumentów, a także je udostępniać i współtworzyć.

18 Scenariusze: Nie wiesz, od czego zacząć? 18 Nie wiesz, od czego zacząć? Aby zacząć tworzyć własne scenariusze, rozważ następujący schemat: Jako członek zespołu [ZESPÓŁ] Chcę [OPIS PLANOWANYCH DZIAŁAŃ] Przy użyciu [sprecyzowane ZASTOSOWANIE TECHNOLOGII] Rozwiązanie jest skuteczne, gdy [WSKAŹNIK SKUTECZNOŚCI ROZWIĄZANIA] Jako członek zespołu... [Zespół] Chcę... [Opis planowanych działań] Przy użyciu [Sprecyzowane zastosowanie technologii] Rozwiązanie będzie skuteczne, gdy... [Wskaźnik skuteczności rozwiązania] Jako członek zespołu zarządzania sprzedażą Chcę mieć jedną wersję oferty, do której wszyscy mają dostęp i mogą ją edytować, zamiast wysyłać do wszystkich em różne wersje dokumentu Przy użyciu witryny SharePoint można zapisywać i udostępniać jedną wersję oferty sprzedażowej w centralnej lokalizacji, a mój zespół może ją edytować przy użyciu funkcji współtworzenia w programach Word i PowerPoint Rozwiązanie będzie skuteczne, gdy moi sprzedawcy będą mogli łatwiej tworzyć oferty, co da im więcej czasu na finalizowanie transakcji

19 Scenariusze: Korzystanie z doświadczeń innych. Dołączenie do społeczności. 19 Korzystanie z doświadczeń innych. Dołączenie do społeczności. W społeczności wspierania wdrożeń możesz porozmawiać z tysiącami innych klientów Microsoft i zapoznać się ze scenariuszami, które dla nich opracowaliśmy. Jak mogę na tym skorzystać? Aktualizacje produktów Kontakt z inżynierami Współpraca z innymi firmami Budowanie relacji Dodatkowe zasoby dla użytkowników Korzystanie z doświadczeń innych Ogłoszenia o wdrożeniach technologii Zobacz najnowsze ogłoszenia Strona społeczności wspierającej wdrażanie technologii Dyskusje i udostępnianie sprawdzonych metod Spaces Konkretne rozmowy na konkretne tematy w społeczności Najnowsze rozmowy Zobacz, o czym mówi się w społeczności Zacznij rozmawiać z innymi już dziś dołącz do społeczności wspierającej wdrażanie technologii Społeczność Zobacz, kto należy do społeczności

20 Scenariusze: Określenie priorytetów scenariuszy 20 Określenie priorytetów scenariuszy Microsoft 365 może pozytywnie wpłynąć na wszystkie aspekty działania firmy, dlatego ważne jest określenie głównych scenariuszy i skupienie się na nich w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że zidentyfikowanie scenariuszy i określenie ich priorytetu będzie przydatne podczas tworzenia planu komunikacji w toku wprowadzania usługi. Korzystaj ze scenariuszy podczas opracowywania planu komunikacji.

21 Scenariusze: Jak określić priorytety scenariuszy 21 Jak określić priorytety scenariuszy Spójrz na rysunek poniżej i zaplanuj swoje scenariusze na wykresie w zależności od spodziewanego wpływu na organizację i trudności wdrożenia. Na tym etapie możesz przeanalizować, które scenariusze dadzą najlepsze wyniki w możliwie najkrótszym czasie, i określić trudniejsze zadania wymagające bardziej szczegółowego planu. Wysoka Współpraca w obszarze roboczym opartym na czacie Wdrożenie usługi logowania jednokrotnego w usłudze Azure Active Directory Zastąpienie tradycyjnego systemu telefonicznego usługą Cloud PBX Wdrożenie klasyfikacji i ochrony danych przy użyciu rozwiązania Azure Information Protection Zwiększanie możliwości i zaangażowania pracowników za pośrednictwem sieci społecznościowej Wpływ Średnia Prowadzenie szkoleń dla pracowników na całym świecie Niska Szybsze wdrażanie nowych pracowników Umożliwienie pracownikom wykonywania zadań w sposób bardziej inteligentny, z dowolnego miejsca, przy użyciu hostowanej poczty Niska Średnia Wysoka Trudność Porady i wskazówki Zastanów się, które rozwiązania najszybciej zapewnią użytkownikom największą wartość. Niektóre procesy wdrożeniowe, które chcesz wykonać od razu (np. migracja poczty), nie zawsze oferują bezpośrednio widoczne efekty. Czasami warto wdrożyć na początku funkcje, których efekt będzie widoczny (np. udostępnienie wszystkim systemu wiadomości błyskawicznych).

22 Scenariusze: Zdefiniowanie kryteriów sukcesu 22 Zdefiniowanie kryteriów sukcesu Podczas opracowywania idealnych scenariuszy, ważne jest przyjęcie formalnego zbioru kryteriów sukcesu, które umożliwią dokonanie oceny wpływu wdrożenia usługi Microsoft 365. Konieczne jest określenie, co należy zmierzyć oraz w jaki sposób będą gromadzone dane zarówno ilościowe, jak i jakościowe. Skorzystaj z poniższych instrukcji, aby zdefiniować kryteria sukcesu: Określ kluczowe wskaźniki wydajności (KPI, Key Performance Indicators), które można poprawić w kontekście wybranych scenariuszy (np. ograniczenie kosztów, poprawa zadowolenia klientów, zwiększenie zaangażowania pracowników, skrócenie czasu przetwarzania zamówień) Określ swoje położenie przed wdrożeniem Microsoft 365 oraz ustal punkty odniesienia KPI i podstawowy poziom wiedzy użytkowników o usłudze Microsoft 365 Wybierz kryteria, które pomogą Ci zaprezentować kierownictwu wpływ wdrożenia Microsoft 365 na organizację Porady i wskazówki Za pomocą przewodnika oceny sukcesu wdrożenia możesz ocenić efektywność wprowadzenia usługi Microsoft 365 i potwierdzić sukces wdrożenia. Szablony ankiet dla użytkowników końcowych Użyj szablonu ankiety do mierzenia postępów i poziomu zadowolenia względem wyznaczonego standardu.

23 Scenariusze: Zgodność z zasadami SMART 23 Zgodność z zasadami SMART Podczas formułowania kryteriów sukcesu i wyznaczania celów, które przyniosą największy efekt, zadbaj, aby były one zgodne z zasadami SMART: Specific (konkretne): Sformułowane w sposób jasny i jednoznaczny; odpowiadające na pytania co, dlaczego, kto i gdzie?. Measurable (mierzalne): Konkretne, w sposób wyraźny prezentujące postępy. Attainable (osiągalne): Realistyczne; możliwe do osiągnięcia. Relevant (istotne): Mające znaczenie dla zainteresowanych osób. Timely (terminowe): Związane z określoną datą docelową, odpowiadające na pytanie kiedy?.

24 Scenariusze: Przykładowe kryteria sukcesu 24 Przykładowe kryteria sukcesu Aby ułatwić sobie wybranie kryteriów sukcesu, spójrz na następujące przykłady: Kryteria sukcesu Metoda/źródło Wskaźniki Przykładowy cel Zwiększone wykorzystanie usługi Zwiększone użycie jest związane z wdrożeniem technologii wśród użytkowników. Ilościowa Raporty użycia usługi Office 365 Użycie poczty elektronicznej Użycie programu SharePoint Wiadomości błyskawiczne i konferencje w programie Skype dla firm Sprawozdania audio ze spotkań w Skype dla firm Porównanie raportów użycia sprzed wdrożenia i po nim wskaże miesięczny wzrost wykorzystania usługi o 10%. Efektywność szkoleń Zwiększone użycie oznacza większą efektywność szkolenia. Ilościowa Raporty użycia usługi Office 365 Jakościowa Ankiety dla użytkowników końcowych Informacje zwrotne i grupy Yammer Szkolenia online dotyczące zgodności Użycie poczty elektronicznej Użycie programu SharePoint Wiadomości błyskawiczne i konferencje w programie Skype dla firm Sprawozdania audio ze spotkań w Skype dla firm Satysfakcja pracowników Wskaźnik ukończonych szkoleń Porównanie raportów użycia sprzed szkolenia i po nim wskaże comiesięczny wzrost wykorzystania usługi. Według ankiety kończącej szkolenie wynik netto satysfakcji użytkownika wśród pracowników wynosi ponad % ukończonych szkoleń dotyczących zgodności z zabezpieczeniami firmowymi Zmniejszenie kosztów operacyjnych Zwiększone wykorzystanie usługi przekłada się na mniejsze użycie systemów konferencyjnych innych firm, skrócenie czasu podróży oraz ograniczenie alokacji zasobów. Ilościowa Raporty użycia usługi Office 365 Raporty finansowe/księgowe Raporty pomocy technicznej Raporty wydatków na podróże i telefony Pomiary wyjściowe Użycie poczty elektronicznej Użycie programu SharePoint Wykaz połączeń i użycie systemów konferencyjnych audio Wydatki na podróże i telefony Połączenia z działem pomocy technicznej Raporty użycia systemów konferencyjnych innych firm po wdrożeniu powinny wskazać miesięczne obniżenie użycia o 10%. Lepsze zabezpieczenia Zwiększone wykorzystanie usługi jest związane z lepszymi zabezpieczeniami i wyższym poziomem zgodności Jakościowa Ankiety dla użytkowników końcowych Ułatwienia dostępu dla użytkowników końcowych/odzyskiwanie Satysfakcja pracowników Połączenia z działem pomocy technicznej Porównanie poziomu satysfakcji użytkowników przed wdrożeniem i po nim Mniejsza liczba połączeń z działem pomocy technicznej i skrócenie czasu spędzonego na odzyskiwaniu danych Zwiększona produktywność Zwiększone wykorzystanie usługi przekłada się na sprawniejszą komunikację i szybsze podejmowanie decyzji oraz krótszy czas wykonywania zadań. Jakościowa Ankiety dla użytkowników końcowych Użycie klasyfikacji danych Czas wymagany na realizację projektów Liczba oznaczonych dokumentów Czas realizacji zleceń klientów powinien zmniejszyć się o 15% w ciągu 6 miesięcy. Usprawnienie pracy zespołowej Rozszerzona komunikacja między zespołami i lokalizacjami Jakościowa Ankiety dla użytkowników końcowych Informacje zwrotne i grupy Yammer Satysfakcja pracowników Oszczędność czasu Zespoły pracujące w wielu lokalizacjach będą zgłaszać poprawę łączności między swoimi członkami w ciągu 3 miesięcy od wdrożenia aplikacji Skype dla firm. Zwiększenie zadowolenia pracowników Elastyczne opcje pracy podnoszą poziom zadowolenia pracowników dzięki zwiększeniu zaangażowania, obniżeniu poziomu stresu oraz poprawieniu równowagi między pracą a życiem prywatnym. Jakościowa Ankiety dla użytkowników końcowych Informacje zwrotne i grupy Yammer Satysfakcja pracowników Wzrost zadowolenia pracowników o 15% w ciągu 6 miesięcy

25 Scenariusze: Monitorowanie wdrożenia Office 365 w organizacji 25 Monitorowanie wdrożenia Office 365 w organizacji W portalu administracyjnym usługi Office 365 znajdziesz raporty pokazujące bieżący poziom zaangażowania użytkowników przy różnych obciążeniach. Zarejestruj wskaźniki użycia przed wprowadzeniem usługi, by przekonać się o skuteczności prowadzonych prac wdrożeniowych. Korzystaj z tych raportów w celu dokonywania pomiarów względem kryteriów sukcesu oraz identyfikowania obszarów wdrożenia wymagających ulepszeń. Raport o aktywnych użytkownikach Użycie usługi Skype dla firm Grupy usługi Office 365 Pakiet zawartości dotyczącej wdrożenia usługi Office 365

26 Scenariusze: Dzielenie się sukcesem 26 Dzielenie się sukcesem Historie sukcesów klientów mogą często stanowić równie cenną prezentację zalet usługi Microsoft 365 co dane ilościowe. W trakcie wdrożenia członkowie zespołu projektowego i Ambasadorowie usługi powinni poszukiwać przykładów pracy zespołowej i wymiany informacji między różnymi działami oraz udostępniać je za pomocą usługi Yammer. Udostępniając swoją historię wdrożenia usługi Microsoft 365, pamiętaj o dołączeniu tych informacji: Czas. Relacja powinna zawierać informację, która pozwoli odbiorcom umiejscowić w czasie opisywane wydarzenia. Osoby. Dołącz informacje o zaangażowanych osobach. Wydarzenia. Historia powinna zawierać opis wydarzeń, które miały miejsce. Elementy wizualne. Odbiorcy powinni otrzymać informacje, które pozwolą im wyobrazić sobie opisywany proces. Relacje dotyczące korzyści biznesowych możesz łatwo udostępnić na potrzeby wewnętrzne za pośrednictwem grupy Historie sukcesów usługi Microsoft 365 w sieci Yammer. Możesz je również udostępnić poza firmą dla szerokiej społeczności użytkowników usługi Microsoft 365 za pośrednictwem społeczności wspierającej wdrażanie technologii. Porady i wskazówki Dobrze się baw! Tworzenie konkursów i generowanie pozytywnego nastawienia wokół Microsoft 365 powinno być zajęciem interesującym i angażującym. Skup się na następujących aspektach.

27 Lista kontrolna scenariuszy 27 Lista kontrolna scenariuszy Zidentyfikuj scenariusze, aby mieć pewność, że Twoja firma uzyskuje maksimum korzyści z usługi Microsoft 365. Użyj sześciu podstawowych scenariuszy jako przewodnika tworzenia scenariuszy w firmie. Określ priorytety scenariuszy i dowiedz się, na czym należy skupić się w pierwszej kolejności. Zdefiniuj kryteria sukcesu, według których można będzie mierzyć wpływ wdrożenia usługi Microsoft 365. Dowiedz się, jak monitorować wdrożenie w organizacji przy użyciu funkcji analitycznych usługi Office 365. Zachęć zespół do gromadzenia historii sukcesów podczas całego procesu wdrożenia.

28 28 Zwiększanie świadomości Ważne jest, aby opracować plan komunikacji przed wdrożeniem, w trakcie i po zakończeniu wdrożenia usługi Microsoft 365, aby podtrzymać entuzjazm i zaangażowanie firmy. Zwiększaj świadomość przy użyciu różnych narzędzi, takich jak wiadomości , plakaty, konkursy i wydarzenia, które można dostosować do kultury firmy. Znajomość korzyści z usługi Microsoft 365 w organizacji pomoże uzyskać aprobatę użytkowników i długofalowe zyski z wdrożenia. W SKRÓCIE Co powinien zawierać plan komunikacji dotyczący usługi Microsoft 365? Jaką rolę odgrywają scenariusze w planie komunikacji? Jak mogę zachęcać do stałego zaangażowania i długoterminowego wdrożenia Microsoft 365?

29 Zwiększanie świadomości: Opracowywanie planu komunikacji 29 Opracowywanie planu komunikacji Używaj strategii komunikacji do budowania świadomości i entuzjazmu wśród użytkowników. Zanim usługa stanie się powszechnie dostępna, musisz przygotować użytkowników na jej przyjęcie i spowodować, by byli zainteresowani jej używaniem. Równolegle z pracami wdrożeniowymi zaplanuj kampanię informacyjną dla użytkowników końcowych, tak aby wiedzieli, jakie czekają ich korzyści. Nie musimy wprowadzać innowacji wokół usługi Office 365. Zajmie się tym Microsoft. Naszym zadaniem jest możliwie szybkie wdrożenie technologii i realizowanie za jej pomocą wartości dla naszych klientów. Darren Russell, dyrektor ds. transformacji cyfrowej, Mott MacDonald Dowiedz się więcej: Używaj różnych narzędzi (poczta , plakaty i spotkania, specjalne kubki promocyjne) Zaplanuj wydarzenia, podczas których użytkownicy będą mogli fizycznie zetknąć się z nowymi produktami i zadawać pytania Dostosuj budowanie świadomości do struktury i kultury swojej firmy Wiadomości zapowiadające wprowadzenie Microsoft 365 wysłane przez kierownictwo, imprezy inauguracyjne czy informowanie o korzyściach podczas zebrań wszystkich pracowników pomogą Ci zachęcić ich do korzystania z nowej technologii.

30 Zwiększanie świadomości: Weryfikowanie scenariuszy 30 Weryfikowanie scenariuszy Zapoznaj się ze scenariuszami i określ, które z nich najlepiej nadają się do Twoich celów. Scenariusze będą przydatne podczas tworzenia planu komunikacji. Używaj podstawowych scenariuszy jako punktów wyjściowych do tworzenia własnych komunikatów i strategii szkoleniowych. Umieść w scenariuszach podstawowych elementy, które pozwalają rozwiązywać realne problemy biznesowe Zdecyduj, które scenariusze będą przydatne w Twojej firmie do promowania wprowadzenia usługi Microsoft 365 Używaj zasobów powiązanych z każdym ze scenariuszy, aby wykorzystać przygotowane szkolenia oraz powiadomienia

31 Zwiększanie świadomości: Znajdowanie zasobów na podstawie scenariuszy 31 Znajdowanie zasobów na podstawie scenariuszy Każdy podstawowy scenariusz w witrynie FastTrack zawiera szablony wiadomości , plakaty, ulotki oraz filmy i zasoby szkoleniowe. Możesz je dostosowywać do własnych planów komunikacji.

32 Zwiększanie świadomości: Szablony wiadomości 32 Szablony wiadomości Każdy scenariusz zawiera konfigurowalne szablony wiadomości używane do typowych zadań komunikacji w każdej fazie wprowadzania usługi Microsoft 365 i przyjmowania jej przez użytkowników. Wiadomości zawierają bezpośrednie łącza do szkoleń i zasobów mających pomóc użytkownikom w poznaniu możliwości usługi Microsoft 365. Łącza są dostosowane do każdego scenariusza. Dostępne szablony wiadomości zawierają: Typ wiadomości Faza Funkcja Odliczanie czasu Przed wprowadzeniem Użyj tej wiadomości do wzbudzenia entuzjazmu oraz poinformowania pracowników o tym, co będą mogli robić za pomocą usługi Microsoft 365. Jedna wiadomość na scenariusz. Ogłoszenie Wprowadzenie Użyj tej wiadomości, aby ogłosić wprowadzenie usługi oraz poinstruować nowych użytkowników o rozpoczęciu pracy w usłudze Microsoft 365. Jedna wiadomość na scenariusz. Porady i wskazówki Po wprowadzeniu Używaj porad i wskazówek, aby przedstawiać użytkownikom dodatkowe możliwości usługi Microsoft 365 i pomagać im w zwiększaniu produktywności pracy. Trzy wiadomości na scenariusz. Wiadomości są dostępne jako dokumenty programu Word (docx) lub szablony programu Microsoft Outlook (oft). Możesz wybrać szablony, a następnie dopasować je do własnych celów przez dostosowanie ich treści do używanego w firmie stylu, dodanie logo firmy oraz uzupełnienie treści. Upewnij się, że wysyłasz wiadomości ze wstępne określonego konta nadawcy (np. przedstawiciela wyższego kierownictwa) do konkretnych odbiorców. Porady i wskazówki Informuj o zmianach innymi kanałami, nie tylko pocztą . Zainteresowanie wprowadzeniem usługi Microsoft 365 można budować, umieszczając w fizycznej przestrzeni biurowej filmy promocyjne i plakaty.

33 Zwiększanie świadomości: Dodatkowe zasoby dotyczące planu komunikacji 33 Dodatkowe zasoby dotyczące planu komunikacji Plakaty, ulotki i inne materiały drukowane Kampania informacyjna Seria wiadomości z poradami i wskazówkami Zestaw wprowadzający dotyczący systemu Windows 10 dla firm

34 Zwiększanie świadomości: Wydarzenia związane z wprowadzeniem 34 Wydarzenia związane z wprowadzeniem Uwzględnij wydarzenie związane z wprowadzeniem usługi w planie komunikacji, aby wzbudzić entuzjazm dotyczący usługi Microsoft 365 w organizacji. Jak zaplanować wydarzenie związane z wprowadzeniem usługi Zastanów się, jakie cele przyświecają implementacji usługi Microsoft 365 i w jaki sposób wydarzenie związane z jej wprowadzeniem może te cele wesprzeć. Weź pod uwagę kulturę swojej firmy. Jakiego rodzaju działania najlepiej trafią do kierownictwa i pracowników? Weź pod uwagę czas i zasoby. Czy możesz połączyć różne działania i wydarzenia, by dostosować je do własnych potrzeb i harmonogramu prac? Weź pod uwagę istniejący harmonogram wydarzeń w firmie. Czy wprowadzenie usługi Microsoft 365 da się połączyć z innym ważnym wydarzeniem w firmie? Zasoby i taktyki pomocne w skutecznym wprowadzeniu usługi Opracowaliśmy szereg zasobów, pomysłów i taktyk, które pomogą Ci zaplanować skuteczne wprowadzenie usługi Microsoft 365. Zespół planowania i Ambasadorowie noszą koszulki Office 365 można je zamówić na stronie (tylko dla klientów z USA) Banery, plakaty i ulotki w biurach Stanowiska w kafeterii lub przestrzeni wspólnej oferujące różne narzędzia i funkcje Microsoft 365, które użytkownicy mogą samodzielnie wypróbować Wydarzenia motywujące online organizowane przy użyciu emisji spotkań w Skype dla członków zespołów w odległych biurach

35 Zwiększanie świadomości: Zachęcanie do stałego zaangażowania 35 Zachęcanie do stałego zaangażowania Aby pogłębiać wdrożenie usługi Microsoft 365, buduj świadomość nowych możliwości i organizuj szkolenia. Buduj kompetencje użytkowników za pomocą wiadomości z poradami i wskazówkami: Utwórz grupę Yammer, aby kontynuować konwersację na temat najlepszych praktyk i nowych funkcji Udostępniaj relacje użytkowników dotyczące nowych sposobów korzystania z usługi Microsoft 365, które podnoszą ich wydajność Aby wspierać zaangażowanie w sieci, co jakiś czas organizuj wydarzenia angażujące, na przykład zebrania plenarne lub sesje szkoleniowe połączone z lunchem. Stawiaj ludziom wyzwania i organizuj konkursy dotyczące najskuteczniejszych sposobów korzystania z usługi Microsoft 365 Office 365 film reklamowy Puść film reklamowy o usłudze Office 365 podczas inauguracji nowego rozwiązania lub wyświetlaj go na ekranach w kafeterii lub w pobliżu wind. Inne filmy znajdziesz na stronie Porady i wskazówki Udostępnianie historii sukcesów osiągniętych przez zespół projektu podczas wdrożenia to świetny sposób zachęcania do stałego zaangażowania. Wróć do strony 26 w sekcji Scenariusze, aby dowiedzieć się, co powinna zawierać historia sukcesu.

36 Lista kontrolna działań zwiększających świadomość 36 Lista kontrolna działań zwiększających świadomość Opracuj plan komunikacji przy użyciu różnych narzędzi, takich jak wiadomości , plakaty i wydarzenia, aby wzbudzić entuzjazm dotyczący wprowadzenia usługi. Korzystaj ze scenariuszy podczas tworzenia planu komunikacji. Dostosuj dostępne szablony i materiały, aby maksymalnie wesprzeć proces wprowadzenia usługi. Uwzględnij w planie komunikacji wydarzenia realizowane po wprowadzeniu, aby zachęcić do stałego zaangażowania.

37 37 Szkolenia Szkolenia są bardzo ważnym elementem pozwalającym użytkownikom wykorzystać cały potencjał usługi Microsoft 365. Opracowanie kompleksowego planu szkoleń przed wprowadzeniem usługi jest kluczowym elementem pozwalającym osiągnąć sukces. Szkolenie nie powinno ograniczać się wyłącznie do przedstawienia użytkownikom procedur, które umożliwią im wykonywanie zadań. Poinformuj użytkowników końcowych, dlaczego zmiany są wprowadzane i jakich korzyści mogą oczekiwać. Przekazanie tych informacji pomoże zapewnić długoterminowe wdrożenie rozwiązania Microsoft 365. W SKRÓCIE Jakie kwestie dotyczące organizacji należy wziąć pod uwagę, tworząc program szkoleń? Jakie kluczowe punkty kontrolne należy uwzględnić w programie szkoleń? Z jakich zasobów szkoleniowych mogę skorzystać podczas wprowadzania usługi Microsoft 365?

38 Szkolenie: Opracowywanie planu szkoleń 38 Opracowywanie planu szkoleń Tworząc plan szkoleń, weź pod uwagę następujące kwestie: Aktualny system zapewnienia wydajności w firmie Jeśli w firmie działa system zapewnienia wydajności, mogą być wymagane dodatkowe szkolenia, bo przejście na nową technologię będzie wymagało dodatkowych zmian w zachowaniu pracowników Zdolności technologiczne pracowników Podczas planowania szkoleń musisz wziąć pod uwagę stopień zaznajomienia z współczesną technologią swoich pracowników. To pozwoli Ci określić, czy łatwo zaadaptują się do nowego sposobu pracy Inne inicjatywy realizowane równolegle w firmie Musisz wziąć pod uwagę inne programy aktualnie realizowane w Twojej firmie, by nie nałożyć na pracowników zbyt dużego obciążenia i nie doprowadzić do niepotrzebnego zamieszania podczas szkoleń Najlepsza metoda realizacji szkoleń Ważne jest, aby ustalić najlepszy sposób realizacji konkretnych szkoleń w firmie. Mogą to być króciutkie kursy, szkolenia indywidualne albo lekcje online z udziałem osoby prowadzącej lub bez niej Pamiętaj o kulturze organizacji Każda organizacja jest inna i program szkoleń powinien uwzględniać sposób prowadzenia interakcji w firmie

39 Szkolenie: Kluczowe punkty kontrolne programu szkoleń 39 Kluczowe punkty kontrolne programu szkoleń Odpowiedni plan szkoleń ma kluczowe znaczenie, ponieważ różni użytkownicy lub zespoły będą zapoznawały się z usługą Microsoft 365 w różnym tempie. Rozważ umieszczenie następujących punktów kontrolnych w planie szkoleń: Kalendarz cyklicznych szkoleń powtórzeniowych Spotkania w działach, na których użytkownicy opowiadają o funkcjach, które ułatwiają im pracę Krótkie spotkania dla osób, które mają jakieś trudności Pracownicy działu pomocy technicznej muszą zawsze umieć poprowadzić użytkownika, który nie wie, jak zrobić coś w usłudze Gotowość działu pomocy technicznej Upewnij się, że dział pomocy technicznej dysponuje informacjami niezbędnymi do zapewnienia wsparcia związanego ze szkoleniami. Z tego przewodnika dowiesz się, jak udzielać pomocy technicznej użytkownikom Office 365 i odpowiadać na ewentualne pytania.

40 Szkolenie: Dostęp do zasobów szkoleniowych 40 Dostęp do zasobów szkoleniowych Szkolenia dotyczące produktu Szkolenia oparte na produktach pozwalające zaznajomić użytkowników z nowymi funkcjami i aplikacjami. Uzyskaj dostęp do bezpłatnych zasobów szkoleniowych ułatwiających wprowadzenie usługi Microsoft 365. Możesz nawet umieścić zasoby szkoleniowe usługi Microsoft 365 we własnej wewnętrznej witrynie szkoleniowej. Szkolenia dotyczące produktywności Szkolenia oparte na scenariuszach pozwalające przygotować użytkowników na maksymalne wykorzystanie potencjału Microsoft 365. Dostępność online Niewielki rozmiar Szkolenie wideo Bezpośrednie Forma artykułu Szczegółowe podejście Oparte na scenariuszu Z użyciem prostego języka Windows 10 przewodniki Szybki start Skorzystaj z przewodników i samouczków, aby ułatwić użytkownikom końcowym zapoznanie się z podstawowymi i zaawansowanymi możliwościami systemu Windows 10 w środowisku biznesowym. Windows 10 jak to zrobić: 5 porad dotyczących wydajności Dostosuj środowisko systemu Windows 10 przy użyciu aplikacji, menu Start i innych funkcji. Skorzystaj z tych pięciu wskazówek, aby lepiej wykorzystać potencjał systemu Windows

41 Lista kontrolna dotycząca szkoleń 41 Lista kontrolna dotycząca szkoleń Podczas tworzenia programu szkoleń uwzględnij kulturę firmy, znajomość technologii, bieżące systemy i inne inicjatywy. Umieść kluczowe punkty kontrolne w programie szkoleń. Upewnij się, że dział pomocy technicznej jest gotowy, aby udzielać odpowiedzi na wszystkie pytania użytkowników końcowych przed rozpoczęciem, w trakcie oraz po zakończeniu wprowadzania usługi. Zapoznaj się z dostępnymi zasobami, aby ułatwić szybkie wdrożenie technologii w organizacji.

42 42 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie W tej sekcji przedstawiono dalsze etapy planowania działań związanych z wdrożeniem, programem pilotażowym, realizacją planu wdrożenia oraz wprowadzaniem iteracji w celu osiągnięcia ciągłości sukcesu biznesowego. Sekcja zawiera osie czasu ułatwiające utrzymanie na właściwych torach etapów wykonywanych przed rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu wprowadzania usługi Microsoft 365. Pamiętaj, że najskuteczniejsze programy wdrożeń technologii w 80% koncentrują się na ludziach, a tylko w 20% na technologii. Koncentracja na użytkownikach końcowych i ich zachowaniach pomoże zapewnić bezproblemowe wdrożenie. W SKRÓCIE Dlaczego warto poświęcić czas na planowanie działań związanych z wdrożeniem? Czym jest program pilotażowy i jak mogę zapewnić jego pomyślną realizację? Jak mogę realizować kolejne iteracje usługi Microsoft 365, aby osiągnąć więcej?

43 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Planowanie działań związanych z wdrożeniem 43 Planowanie działań związanych z wdrożeniem Podczas planowania wdrożenia musisz mieć wizję, która wykracza poza początkowe wprowadzenie usługi. Firmy często nie zastanawiają się nad przysposobieniem użytkowników końcowych do nowej technologii, bo zakładają, że po jej udostępnieniu będzie ona od razu wykorzystywana. Ten proces trzeba jednak starannie zaplanować jako podstawę całego przedsięwzięcia wdrożeniowego. Ludzie mogą być niechętni zmianom, dlatego ich właściwe przysposobienie należy przygotować równolegle z wdrożeniem nowej technologii. Popularne podejście Działania dotyczące użytkowników końcowych są podejmowane dopiero po zakończeniu wdrożenia. Na przykład wiadomość z łączem do szkolenia. Idealne podejście Przysposobienie użytkowników do nowej technologii postępuje równolegle z pracami wdrożeniowymi. Zasoby wdrożeniowe Zasoby wdrożeniowe Oś czasu wdrożenia Oś czasu wdrożenia Planowanie i realizacja wdrożenia technologii Planowanie i działania skoncentrowane na użytkownikach Trajektoria wdrożenia technologii

44 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Korzystanie z usługi Microsoft 365 do celów wdrożenia 44 Korzystanie z usługi Microsoft 365 do planowania i realizacji wdrożenia Przy planowaniu i realizacji wdrożenia pomocne mogą być różne aplikacje i usługi Microsoft 365. Warto rozważyć ich użycie i zapoznać zespół wdrożeniowy z usługami, aby ułatwić mu przybliżanie nowych funkcji pozostałym użytkownikom. Przykłady obejmują: Użycie grup usługi Office 365 do planowania projektu i wspólnej pracy nad dokumentami związanymi z implementacją Microsoft 365 Użycie aplikacji Microsoft Planner do codziennego zarządzania projektem wdrożenia Microsoft 365 Użycie usługi Yammer do tworzenia, przygotowywania i wspierania grupy Ambasadorów usługi Microsoft 365 Użycie Skype dla firm do prowadzenia spotkań online z zespołem projektu i zapisywanie sprawozdań ze spotkań w programie Microsoft OneNote Bardzo mnie ucieszyło, że cała organizacja potrafiła wspólnie przejść przez proces globalnej zmiany. Mieliśmy specjalne zespoły, które najpierw wykonały szczegółowe plany wdrożeniowe. Yammer okazał się doskonałą platformą komunikacyjną podczas wprowadzenia zmian; pozwolił na szybkie stworzenie zespołów i umożliwił płynną współpracę między grupami wdrożeniowymi w całym kraju. Rozmowy toczyły się wszędzie, a Yammer okazał się świetnym kanałem pomocy technicznej dla użytkowników końcowych. Kiedy usługa Office 365 była już wdrożona, zacząłem się zastanawiać, jak radziliśmy sobie wcześniej bez tego rozwiązania. Andy Tidd, CIO, ABB

45 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Przed wprowadzeniem 45 Przed wprowadzeniem W ciągu pięciu tygodni poprzedzających inaugurację usługi w całej firmie postaraj się skupić uwagę organizacji na wdrożeniu Microsoft 365, realizując plan komunikacji, organizując szkolenia i prowadząc program pilotażowy. Na osi czasu poniżej widać poszczególne etapy prac przed wprowadzeniem usługi w całej organizacji. Następująca sekcja zawiera informacje na temat realizacji programu pilotażowego. Oś czasu Strumień prac Opis 1 tydzień Komunikacja Szkolenia Opracuj plan komunikacji i strategię wydarzeń. Przygotuj materiały. Zaplanuj program szkoleń dla użytkowników końcowych. Komunikacja Wyślij powiadomienie , aby rozpowszechnić informację o nadchodzących zmianach oraz wzbudzić entuzjazm i zainteresowanie pracowników, odwołując się do korzyści, które mogą odnieść. 2 tydzień Program pilotażowy Rozpocznij program pilotażowy od zebrania i przeszkolenia uczestników oraz utworzenia dla nich specjalnej grupy w usłudze Yammer. Więcej informacji można znaleźć w Przewodniku dotyczącym programu pilotażowego: Tuż przed otrzymaniem aktywowanych kont i urządzeń przez użytkowników biorących udział w programie pilotażowym roześlij podstawową ankietę, aby zebrać dane dotyczące ich znajomości usługi Microsoft 365. Wsparcie Przygotuj pracowników pomocy technicznej do wspierania użytkowników końcowych, a także upewnij się, że znają treść Poradnika dla pracowników pomocy technicznej dotyczącego rozwiązywania problemów. Komunikacja Upewnij się, że usługa Microsoft 365 jest w sposób widoczny promowana w firmie na plakatach, ulotkach oraz filmach reklamowych. 3 tydzień Szkolenia Utwórz wewnętrzną witrynę zespołu do przechowywania zasobów szkoleniowych, takich jak przewodniki dla początkujących lub porady i wskazówki. Możesz także skierować użytkowników do publicznego Centrum szkoleniowego firmy Microsoft. Odwiedź Centrum szkoleniowe usługi Office 365 na stronie Program pilotażowy Zbierz opinie od uczestników programu pilotażowego. W połowie programu pilotażowego przeprowadź ankietę, aby zebrać dane dotyczące odbioru usługi Microsoft 365 przez użytkowników. Wykorzystaj jej rezultaty do dokonania korekt przed właściwym wdrożeniem. Tygodnie 4 5 Komunikacja W zależności od potrzeb wykorzystuj komunikację wewnętrzną portal firmowy, portal działu IT oraz inne witryny wewnętrzne do publikowania wiadomości. Tak samo jak w przypadku grupy pilotażowej na krótko przed udostępnieniem kont i urządzeń wszystkim użytkownikom roześlij ankiety w całej organizacji. Przygotowanie wydarzenia inauguracyjnego. Program pilotażowy Natychmiast po zakończeniu programu pilotażowego przeprowadź ankietę końcową, aby ustalić, czy konieczne są dalsze korekty materiałów szkoleniowych i informacyjnych. PRZED WPROWADZENIEM WPROWADZENIE PO WPROWADZENIU

46 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Rozpoczynanie programu pilotażowego 46 Rozpoczynanie programu pilotażowego Aby wdrożenie usługi Microsoft 365 zakończyło się sukcesem, dobrze jest zacząć od programu pilotażowego, by uzyskać opinie od pierwszych użytkowników i dopiero potem wprowadzić zmiany w całej organizacji. Podczas prac przygotowawczych do wdrożenia usługi Microsoft 365 warto zaplanować realizację programu pilotażowego w najważniejszych działach firmy, a także wśród pracowników działu IT, którzy później będą pomagali pozostałym użytkownikom. Przeprowadzenie tego programu pozwala zebrać opinie o wdrożeniu od pierwszych użytkowników, które można następnie wykorzystać przy wprowadzaniu usługi Microsoft 365 w całej organizacji. Program pilotażowy ułatwia też późniejsze tworzenie grupy Ambasadorów usługi i świadczenie pomocy technicznej podczas jej szerszego wprowadzenia. Program daje możliwość sprawdzenia funkcji usługi przez grupę użytkowników, którzy potrafią reagować na rozmaite trudności w sposób elastyczny. Porady i wskazówki Wybierając uczestników programu pilotażowego, staraj się wyszukiwać osoby zainteresowane skutecznym wdrożeniem projektu. Uczestnicy programu pełnią ważną rolę motywującą, przybliżając nowe funkcje pozostałym pracownikom organizacji. Za pomocą programu pilotażowego możesz nie tylko zaprezentować wybranym użytkownikom nowe funkcje, ale też rozwiązywać realne problemy. Zachęcaj uczestników programu do korzystania z usługi Microsoft 365 w wybranych priorytetowych scenariuszach. Zwracaj uwagę na zmiany, które trzeba wprowadzić w tych scenariuszach, by osiągnąć wyniki biznesowe zakładane w związku z wdrożeniem Microsoft 365.

47 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Wybór właściwych zainteresowanych osób do programu pilotażowego 47 Wybór właściwych zainteresowanych osób do programu pilotażowego Wybór odpowiednich osób, które będą uczestniczyć w grupie programu pilotażowego, ma kluczowe znaczenie dla uzyskania cennej wiedzy, którą można wykorzystać podczas wprowadzania usługi. Poniższa lista ułatwi podjęcie decyzji dotyczącej osób, które zaprosić do uczestnictwa w programie: Użytkownicy z różnych branż i działów, najlepiej osoby pracujące razem przy projekcie lub procesie biznesowym Użytkownicy, którzy prawdopodobnie zostaną Ambasadorami lub liderami promującymi usługę podczas jej szerszego wprowadzania w organizacji Użytkownicy, którzy zazwyczaj mają trudności z technologią. Ważne jest, aby zadbać o ich potrzeby i uwzględnić je podczas wprowadzania usługi Członkowie zespołu IT / działu pomocy technicznej, którzy będą wspierali użytkowników w trakcie wprowadzenia usługi w całej organizacji Nie bierz pod uwagę prezesa i wyższego kierownictwa. Choć zaangażowanie prezesa firmy może być kuszącym pomysłem, to jednak nie należy zapraszać go do programu pilotażowego. Lepiej jest wyeliminować wszelkie problemy, zanim zostaną ujawnione w trakcie wdrażania Porady i wskazówki Wróć do strony 10 w sekcji Zainteresowane osoby, aby sprawdzić, jakimi cechami powinni odznaczać się Ambasadorowie usługi.

48 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Najważniejsze działania zapewniające powodzenie programu pilotażowego 48 Najważniejsze działania zapewniające powodzenie programu pilotażowego Przeprowadź szkolenie uczestników programu pilotażowego w zakresie wybranych scenariuszy biznesowych, w tym scenariuszy podstawowych. Dostępne zasoby komunikacyjne i szkoleniowe dotyczące różnych scenariuszy można znaleźć w witrynie FastTrack pod adresem: Uruchom program Ambasadorów usługi Microsoft 365. Poinformuj o programie wybranych Ambasadorów usługi i zacznij przygotowywać ich do nowej roli Na bieżąco zbieraj opinie od uczestników programu pilotażowego i odpowiednio koryguj plan wdrożenia. Spróbuj utworzyć grupę w usłudze Yammer dla uczestników programu, aby wszyscy widzieli publikowane opinie i mogli je komentować. Zapewnij swoją dostępność w usługach Skype dla firm i Yammer w godzinach pracy, by odpowiadać na ewentualne pytania i dzielić się wskazówkami Profilaktycznie kontaktuj się z uczestnikami programu i pytaj ich o opinie. Zachodź do ich stanowisk pracy, wysyłaj im wiadomości błyskawiczne lub dzwoń. Pamiętaj, że jeśli nikt nie ma nic do powiedzenia na temat wdrażanych zmian, to program najprawdopodobniej nie działa tak, jak powinien Zapoznaj się z Przewodnikiem dotyczącym programu pilotażowego Przewodnik dotyczący programu pilotażowego zawiera jeszcze więcej porad i wskazówek umożliwiających pomyślne przeprowadzenie programu pilotażowego. Nie zapomnij podziękować uczestnikom i zebrać opinii przy użyciu szablonu wiadomości z podziękowaniem.

49 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Wprowadzenie usługi 49 Wprowadzenie usługi Wprowadzenie usługi Microsoft 365 w całej organizacji jest dużym wydarzeniem. To chwila, w której wszystkie plany i prace przygotowawcze muszą zbiec się w jednym miejscu i zadziałać. Oś czasu Strumień prac Opis 6 tydzień Komunikacja Zorganizuj wydarzenie związane z wprowadzeniem usługi Microsoft 365, by wzbudzić entuzjazm wśród użytkowników. Roześlij powiadomienie , aby poinformować użytkowników, co jest dostępne, jak rozpocząć i gdzie znaleźć pomoc oraz zasoby. Szkolenia Przeprowadź szkolenie dla użytkowników końcowych. PRZED WPROWADZENIEM WPROWADZENIE PO WPROWADZENIU

50 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Po wprowadzeniu 50 Po wprowadzeniu Po skutecznym wprowadzeniu usługi Microsoft 365 w całej organizacji nie przestawaj pytać użytkowników o ich wrażenia i opinie. Udostępniaj dodatkowe wskazówki i porady, a w razie potrzeby organizuj cykliczne szkolenia. W tej sekcji przedstawiono sposoby dalszego zwiększania zaangażowania we wdrażanie usługi w organizacji oraz śledzenia bieżących informacji o aktualizacjach usługi i nowych funkcjach. Oś czasu Strumień prac Opis Komunikacja Regularnie przesyłaj porady użytkownikom końcowym, korzystając z szablonów wiadomości z poradami i wskazówkami, aby nie stracić impetu i rozszerzyć użycie usługi Microsoft 365. Tygodnie 8 12 Po wdrożeniu usługi w całej organizacji roześlij ankietę końcową, aby ocenić satysfakcję użytkowników oraz ich znajomość funkcji Microsoft 365. Szkolenia Jeśli uznasz to za konieczne, kontynuuj serię szkoleń użytkowników końcowych PRZED WPROWADZENIEM WPROWADZENIE PO WPROWADZENIU

51 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Opracowywanie planu wdrożenia 51 Opracowywanie planu wdrożenia Plan wdrożenia ma krytyczne znacznie dla powodzenia przedsięwzięcia, ponieważ stanowi mapę realizacji celów stawianych przed usługą Microsoft 365. Jak utworzyć plan wdrożenia 01. Zaloguj się w witrynie FastTrack przy użyciu identyfikatora logowania do usługi Microsoft 365 swojej organizacji Kliknij opcję Rozpocznij nowy plan. 03. Wykonaj instrukcje kreatora tworzenia i kliknij przycisk Zakończ. 04. Wybierz scenariusze w planie wdrożenia, a następnie kliknij opcję Zapisz i kontynuuj. 05. Wprowadź szczegóły dotyczące osi czasu każdego scenariusza, po czym kliknij opcję Zapisz i kontynuuj. 06. Wprowadź zainteresowane osoby w obszarze Kontakty, a następnie kliknij opcję Zapisz i kontynuuj.

52 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Planowanie wdrożenia z usługą FastTrack 52 Planowanie wdrożenia z usługą FastTrack Usługę FastTrack obsługują setki inżynierów, którzy dbają o prawidłowe działanie środowiska usługi Microsoft 365 z myślą o informatykach i partnerach z całego świata. Klienci uprawnieni do korzystania z usługi Microsoft FastTrack mogą poprosić o przygotowanie indywidualnego planu zdalnej pomocy technicznej. Inżynierowie FastTrack pomogą Ci opracować projekt usługi Microsoft 365 i ocenić środowisko techniczne, doradzą, jak korygować ewentualne problemy w przyszłości, jak przeprowadzić migrację danych do usługi Office 365* oraz jak oferować użytkownikom pomoc w trakcie wprowadzania zmian. Planowanie wdrożenia z usługą FastTrack Zacznij już dziś Chcieliśmy nadążyć za tempem zmian w dzisiejszej technologii, nie zakłócając przy tym naszej działalności. Współpraca z zespołem FastTrack przebiegała wzorowo. Pomogli nam pokonać wiele trudności, jakie pojawiły się podczas prac przygotowawczych, i pokazali strategie przygotowania się na zmiany procesów biznesowych. Omar Bhatti, starszy dyrektor, CSC * Usługi migracji danych dostępne dla klientów posiadających ponad 500 licencji uprawniających do udziału w programie

53 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Konsekwentne realizowanie wdrożenia 53 Konsekwentne realizowanie wdrożenia Wspieranie wdrożenia usługi to nieprzerwany proces, który nie kończy się wraz z wprowadzeniem usługi czy zmierzeniem wpływu wdrożenia na organizację. Nie przestawaj szukać nowych sposobów, dzięki którym usługa Microsoft 365 przyczyni się do zwiększenia wartości biznesowej, umożliwiając wyjście naprzeciw zmieniającym się potrzebom organizacji i jej użytkowników. Skorzystaj z informacji uzyskanych podczas procesu oceny, aby rozpocząć dodatkowe szkolenia użytkowników w zakresie najlepszych praktyk i przydatnych rozwiązań oferowanych przez usługę Microsoft 365. Zaangażuj inne działy organizacji i zaplanuj sesje poświęcone opracowywaniu scenariuszy i rozwiązań biznesowych. Następnie przeprowadź szkolenia w poszczególnych działach, aby wyjaśnić, w jaki sposób usługa Microsoft 365 może budować sukces w określonych obszarach działalności. Możesz skorzystać z Biblioteki zasobów dotyczących wydajności, aby znaleźć nowe scenariusze i pogłębić wykorzystanie usługi Microsoft Zachęcaj użytkowników i Ambasadorów usługi do rozwijania pomysłów dotyczących doskonalenia praktyk biznesowych z użyciem Microsoft 365 oraz do dzielenia się nimi z innymi osobami za pośrednictwem działań angażujących i społecznościowych oraz grupy Yammer. Skorzystaj z tych pomysłów podczas opracowywania nowych rozwiązań i rozpocznij dodatkowe szkolenia. Chcemy, aby nasi pracownicy polubili to narzędzie. Dlatego nie tylko ich słuchamy, ale też uwzględniamy ich opinie i wprowadzamy odpowiednie zmiany. Jeff Schuman, Nationwide

54 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Przygotowanie się na zmiany i zarządzanie nimi 54 Przygotowanie się na zmiany i zarządzanie nimi Zarządzanie zmianami w usłudze Office Twoja firma i chmura jest w ciągłym ruchu. Ludzie poszukują sposobów, by pracować wydajniej, a dzięki stale aktualizowanym aplikacjom chmurowym jest to możliwe. Warto monitorować harmonogram Public Roadmap i blogi, aby otrzymywać informacje o planowanych aktualizacjach lub funkcjach usługi, które mogą być przydatne.

55 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Harmonogram Public Roadmap 55 Harmonogram Public Roadmap Plan rozwoju systemu Windows 10 Monitoruj plany rozwoju systemu Windows 10 i usługi Office 365, aby otrzymywać informacje o planowanych aktualizacjach, które mogą być przydatne dla organizacji. Pozwoli to stale uzyskiwać maksymalne korzyści z usługi Microsoft 365. Możesz filtrować funkcje według aplikacji, usług lub platformy, aby wyszukiwać najkorzystniejsze funkcje i aktualizacje. Plan rozwoju usługi Office 365 Funkcje są pogrupowane według faz rozwoju, aby można było sprawdzić planowane aktualizacje, aktualnie wdrażane składniki oraz funkcje dostępne już dla klientów.

56 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Blogi 56 Blogi Obserwuj blog Windows dla firm oraz blogi dotyczące pakietu Office, aby być na bieżąco ze sposobami zwiększania efektywności pracy w organizacji przy użyciu nowych aktualizacji i funkcji. Windows dla firm blog Blogi dotyczące pakietu Office Weź udział w niejawnym programie testów, aby korzystać z dodatkowych zasobów Dołącz do niejawnego programu testów systemu Windows lub programu Windows IT Pro, aby znaleźć się w grupie pierwszych użytkowników korzystających z dostępu do nowych kompilacji i przekazywać opinie na temat najnowszych funkcji.

57 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Zarządzanie aktualizacjami usługi Office Zarządzanie aktualizacjami Aktualizacje usługi Office 365: W centrum administracji Office 365 można zarejestrować się w programie korzystania z wczesnych wersji usługi, tak aby aktualizacje były dostępne natychmiast. Można też wyznaczyć tylko niektórych użytkowników, którzy będą otrzymywali aktualizacje w pierwszej kolejności albo wybrać opcję domyślnego harmonogramu i otrzymywać aktualizacje później. Więcej informacji o dostępnych opcjach znajdziesz na stronie: Aktualizacje systemu Windows 10: System Windows 10 oferuje organizacjom nowy model wdrażania oraz uaktualniania funkcji i narzędzi systemu Windows przy użyciu ustawicznego procesu aktualizacji. Model ten, znany pod nazwą Windows jako usługa (WaaS, Windows as a Service), stanowi prawdziwą rewolucję we wdrażaniu i uaktualnianiu systemu Windows. Aby uwzględnić różne potrzeby i scenariusze użycia w organizacji, można wybierać spośród różnych gałęzi serwisowania systemu Windows: Wersja Current Branch (CB) jest przeznaczona dla uczestników programu pilotażowego, zespołów IT i innych, szerszych grup pilotażowych. Służy do dodatkowego sprawdzania zgodności aplikacji i nowo wydanych funkcji. Wersja Current Branch for Business (CBB) jest przeznaczona dla większości użytkowników w organizacji. Umożliwia etapowe wdrażanie nowych funkcji w dłuższym okresie. Wersja Long-Term Servicing Branch (LTSB) jest przeznaczona dla urządzeń o znaczeniu krytycznym lub urządzeń wyspecjalizowanych. Nie są w niej wprowadzane nowe funkcje, ale zapewnia długoterminowe wsparcie obejmujące zabezpieczenia i inne aktualizacje. Dołącz do niejawnego programu testów systemu Windows, aby testować i wdrażać kod niedostępny w wersjach produkcyjnych i uzyskiwać wgląd w funkcje, które będą dostarczane w przyszłych aktualizacjach systemu Windows.

58 Oś czasu wdrożenia usługi Microsoft Strumień prac 1 tydzień 2 tydzień 3 tydzień 4 tydzień 5 tydzień Zidentyfikowanie zainteresowanych osób i skompletowanie zespołu Rekrutacja menedżera projektu i osoby odpowiedzialnej za sukces wdrożenia Rekrutacja przedstawicieli kierownictwa odpowiedzialnych za projekt i wypełnieni pozostałych ról w zespole Zidentyfikowanie scenariuszy i określenie ich priorytetu Zidentyfikowanie i opracowanie scenariuszy Określenie priorytetów scenariuszy Zdefiniowanie kryteriów sukcesu / Zdefiniowanie kryteriów sukcesu kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i określenie punktów odniesienia KPI Sformułowanie szczegółów Tworzenie planu wdrożenia projektu w formie planu wdrożenia na stronie Ukończenie planu wdrożenia Zidentyfikowanie i rekrutacja Utworzenie programu Ambasadorów usługi Ambasadorów usługi Utworzenie grupy w usłudze Yammer do obsługi Ambasadorów Przeszkolenie Ambasadorów i burza mózgów dotycząca podejmowanych działań Określenie zadań Ambasadorów Zakończenie działań Ambasadorów związanych z wprowadzeniem usługi Uzyskanie opinii i relacji o wdrożeniu od Ambasadorów usługi do użycia podczas inauguracji Program pilotażowy Rekrutacja uczestników programu. Skonfigurowanie grupy w usłudze Yammer w celu łatwej obsługi komunikacji i zbierania opinii Rozesłanie podstawowej ankiety do uczestników programu. Udostępnienie uczestnikom aktywnego konta i formalne rozpoczęcie programu pilotażowego. Zebranie nieoficjalnych opinii od użytkowników programu Wyślij ostateczną ankietę i użyj wszelkich zebranych informacji do wprowadzenia poprawek przed inaugurację usługi w całej organizacji. Komunikacja i zwiększanie świadomości Opracowanie planu komunikacji i strategii wydarzeń promujących zaangażowanie. Opracowanie materiałów dotyczących komunikacji przy użyciu dostępnych szablonów Rozesłanie powiadomień do pracowników Wizualne promowanie usługi Microsoft 365 w biurach firmy Ogłoszenie planowanego wprowadzenia usługi Microsoft 365 w firmowym intranecie. Przygotowanie wydarzenia inauguracyjnego Utworzenie grupy w usłudze Yammer, w której użytkownicy będą mogli dzielić się historiami sukcesów dotyczącymi wdrożenia usługi Office 365. Rozesłanie podstawowej ankiety do użytkowników końcowych Tworzenie wewnętrznych Szkolenia Opracowanie planu szkoleń użytkowników lokalizacji do magazynowania zasobów szkoleniowych Szkolenie użytkowników końcowych Przygotowanie działu pomocy Wsparcie technicznej do wspierania użytkowników Przyspieszenie wdrożenia usługi wśród użytkowników i zwiększenie ich zaangażowania Przygotowanie się na zmiany i zarządzanie nimi Ocena, współdzielenie i powielanie sukcesu

59 Aby łatwiej zaplanować wdrożenie usługi Microsoft 365, skorzystaj z poniższej osi czasu. Dostosuj ją do własnych warunków i utwórz własny harmonogram wdrożenia tydzień (docelowa data wprowadzenia usługi) 7 tydzień 8 tydzień 9 tydzień 10 tydzień 11 tydzień 12 tydzień Uzyskanie opinii od Ambasadorów i powielenie programu w miarę potrzeb Wysłanie do użytkowników wiadomości z informacją o funkcjach dostępnych w nowej usłudze. Zorganizowanie wydarzenia związanego z wprowadzeniem usługi Wysyłanie użytkownikom i z poradami i wskazówkami Wysyłanie użytkownikom i z poradami i wskazówkami. Rozesłanie ankiety po wprowadzeniu usługi Wysyłanie użytkownikom i z poradami i wskazówkami Szkolenie użytkowników końcowych Zorganizowanie serii szkoleń Przygotowanie i przeprowadzenie konkursów w celu dalszego promowania zaangażowania użytkowników Aktualizowanie i prowadzenie wewnętrznej lokalizacji szkoleniowej Udostępnianie relacji z wdrożenia Okresowe organizowanie dodatkowych wydarzeń zwiększających zaangażowanie Monitorowanie harmonogramu Public Roadmap i blogów Informowanie użytkowników o nowych funkcjach i przygotowywanie ich na przyjęcie zmian Zbieranie i przekazywanie informacji o kryteriach skutecznego wdrożenia usługi Microsoft 365 oraz kluczowych wskaźnikach wydajności (KPI) Zbieranie i udostępnianie relacji z wdrożenia Wdrażanie nowych scenariuszy

60 Planowanie, wdrażanie i zarządzanie: Historia sukcesu klienta 60 Historia sukcesu klienta Gdy kierownictwo firmy Henkel uznało używane systemy IT za przestarzałe, podjęto decyzję o modernizacji przez przejście do chmury. Obejrzyj film wideo, aby dowiedzieć się, jak firma Henkel zaplanowała pomyślne wdrożenie usługi Office 365. Henkel: Doskonałość wdrożenia Dowiedz się, jak firma Henkel zaplanowała skuteczne wdrożenie Office 365