Czynniki decydujące o skuteczności działań angażujących użytkowników usługi Office 365

Transkrypt

1 Czynniki decydujące o skuteczności działań angażujących użytkowników usługi Office 365 Najważniejsze czynniki wpływające na skuteczność wdrożenia usługi Office 365 oraz sposoby ich wykorzystania

2 Usługa Office 365 zmienia sposób działania organizacji, poprawiając produktywność poszczególnych osób i całych zespołów. Może to wpłynąć zarówno na pracowników, jak i działalność organizacji. W związku z tym trzeba zrozumieć najważniejsze czynniki decydujące o pomyślnym wdrożeniu usługi Office 365 dla użytkowników końcowych. Warunkiem przyjęcia technologii przez użytkowników jest zapewnienie, że rozumieją oni korzyści wynikające z nowych sposobów pracy w usłudze Office 365. Aby można było zrealizować ten cel, trzeba odpowiedzieć na kilka ważnych pytań, które ułatwią określenie odpowiedniego podejścia do wdrożenia usługi Office 365: Kim są najważniejsze zainteresowane osoby, które należy zaangażować w proces wdrożenia usługi Office 365? Na czym ma polegać sukces? Jakie cele i wyniki biznesowe organizacji trzeba uwzględnić w ramach wdrożenia usługi Office 365? Jak skutecznie przekazywać informacje i szkolić pracowników, aby przekonać ich do nowej technologii? Jak sprawnie rozwiązać te kwestie i zapewnić pomyślne wdrożenie usługi Office 365 oraz osiągnąć maksymalny zwrot z inwestycji? Zapraszamy do lektury. 2

3 3

4 Czynniki decydujące o skuteczności Podczas wdrażania usługi Office 365 kluczową kwestią jest zrozumienie ważnej roli działań wspierających przyjęcie nowej technologii. Wyniki badań wskazują, że organizacje, które dbają o zaakceptowanie nowych rozwiązań przez użytkowników i jednocześnie aktywnie realizują działania wzmacniające zaangażowanie, mogą liczyć na lepsze wykorzystanie usługi Office 365. W organizacjach, które stosują więcej niż dwie metody wspierania wdrożenia usługi Office 365, użytkownicy z większym zaangażowaniem korzystają z tych technologii (rysunek 1). Rysunek 1 Organizacje aktywnie wspierające wdrożenie usługi Office 365 odnotowują wyższy stopień jej wykorzystania Średnia liczba działań klienta związanych z wdrożeniem technologii w odniesieniu do stopnia wykorzystania UMIARKOWANE UŻYCIE 2,0 WYSOKIE UŻYCIE 2,6 Średnia liczba działań na klienta 1,8 NIEWIELKIE UŻYCIE Badanie dotyczące korzystania z usługi Microsoft Office 365, maj 2015 r. Poniżej przedstawiono najważniejsze czynniki decydujące o powodzeniu wdrożenia technologii wśród użytkowników. Istotną kwestią jest zrozumienie, w jaki sposób aspekty te wpływają na upowszechnienie się nowej technologii oraz jak skutecznie wykorzystać je podczas wdrażania usługi Office 365 w organizacji. 01. Uczestnicy projektu 02. Scenariusze 03. Świadomość i szkolenia 4

5 01. Uczestnicy projektu Zapewnienie uczestnictwa kluczowych osób w organizacji Warunkiem udanego wdrożenia usługi Office 365 jest uzyskanie powszechnej akceptacji ze strony najważniejszych zainteresowanych osób i przekonanie ich do uczestnictwa w projekcie. Jednym z podstawowych działań jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sukces ( właściciela sukcesu ), która przyczyni się do uzyskania oczekiwanych wyników biznesowych związanych z wprowadzeniem usługi Office 365. Osoby takie mogą pochodzić z dowolnego działu w organizacji (także IT), o ile tylko skupią się na osiągnięciu wartości biznesowej, a nie na samej implementacji technologii Office 365. Niezbędne jest podejście w znacznym stopniu oparte na współpracy między właścicielami sukcesu, przedstawicielami wyższego kierownictwa odpowiedzialnymi za sukces i najlepszymi użytkownikami, a także osobami w ważnych działach (np. kadr, bezpieczeństwa i prawnym). 5

6 Przedstawiciele wyższego kierownictwa odpowiedzialni za projekt Jednym z najważniejszych czynników decydujących o powodzeniu projektu jest aktywne zaangażowanie przedstawiciela wyższego kierownictwa takiego jak dyrektor generalny lub szef jednostki biznesowej. Przedstawiciel kierownictwa odpowiedzialny za projekt ma wpływ na wsparcie ze strony dyrekcji i może w zasadniczy sposób oddziaływać na proces przyjmowania nowej technologii przez pracowników. Odpowiedzialny za projekt przedstawiciel wyższego kierownictwa zapewnia zgodność ze strategią organizacji, ułatwiając określenie nadrzędnej wizji wdrożenia usługi Office 365 i powiązanie jej z ogólnymi celami oraz przekazując te plany innym liderom. Osoby takie mogą również bezpośrednio informować użytkowników o ważnej roli wdrożenia technologii, zaletach i korzyściach związanych z usługą Office 365, a także kształtować pożądane zachowania, dając przykład przez samodzielne korzystanie z usługi. Z badań wynika, że transformacje przebiegają sprawniej, gdy czuwa nad nimi ktoś z kierownictwa odpowiedzialnego za projekt (rysunek 2). Ponad 85% ankietowanych odpowiedziało, że gdy prezes jest zaangażowany w zmiany, przebiegają one skutecznie lub bardzo skutecznie. Rysunek 2 Widoczność zaangażowania dyrektora generalnego lub szefa jednostki biznesowej w proces transformacji Stopień widoczności Powodzenie transformacji Nieudana Częściowo udana Bardzo udana Niezwykle udana Brak widoczności 23% 6% 3% 1% Słaba widoczność 29% 22% 10% 13% Umiarkowana widoczność Bardzo duża widoczność 32% 37% 31% 25% 16% 35% 56% 61% Zredagowany fragment artykułu Creating organizational transformations (Przekształcanie organizacji), lipiec 2008 r., McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedrukowano za zgodą. Więcej informacji o udziale przedstawicieli wyższego kierownictwa w skutecznym wdrożeniu projektu Office 365 można znaleźć na stronie: 6

7 Najlepsi użytkownicy usługi Korzystanie z wiedzy najlepszych użytkowników Office 365 w organizacji zdecydowanie ułatwia wdrażanie rozwiązania. Wyniki badania firmy Microsoft dotyczącego użytkowników końcowych wskazują, że uczenie się od współpracowników to jeden z najpowszechniejszych i najskuteczniejszych sposobów poznawania nowych technologii (rysunek 3). Rysunek 3 Skuteczne metody uczenia się nowych technologii przez użytkowników Metody te są stosowane w niewystarczającym stopniu (rzadko mimo dużej skuteczności) Uczenie się od współpracowników to jedna z najskuteczniejszych i najczęściej stosowanych metod % osób określających metodę jako bardzo pomocną 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Fora społecznościowe Witryna firmy Microsoft Przełożony Formalne szkolenie (zewnętrzne) Pracownik działu IT Formalne szkolenie (wewnętrzne) Instrukcja lub podręcznik użytkownika Samouczki internetowe Wyszukiwarka 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% % osób korzystających z metody nauki Współpracownik (osoba niebędąca kierownikiem, spoza działu IT) Samodzielnie, metodą prób i błędów Samodzielna nauka jest w dużej mierze nieefektywna, ale obecnie jest stosowana przez wiele osób Badanie dotyczące użytkowników programu SharePoint, kwiecień 2013 r., Microsoft Corporation Ważną kwestią jest wykorzystanie potencjalnego wpływu współpracowników. Można to osiągnąć, wprowadzając oficjalny program dla najlepszych użytkowników usługi Office 365. Osoby takie nie tylko z entuzjazmem korzystają z usługi Office 365, ale także chętnie dzielą się wiedzą i pomagają współpracownikom w poznawaniu tej technologii. Nakłonienie wszystkich użytkowników do przejścia na nowe rozwiązanie nigdy nie jest łatwym zadaniem. Najlepsi użytkownicy pomagają w jego realizacji i odgrywają ważną rolę w procesie wdrażania usługi Office 365. Dysponują oni dużą wiedzą i chcą pomagać innym użytkownikom w trakcie wprowadzania zmian. Jest wiele kwestii, które trzeba uwzględnić, aby zapewnić powodzenie programu dla najlepszych użytkowników usługi. Pracownicy ci muszą odbyć formalne szkolenie, a ponadto potrzebują zachęt i możliwości przekazywania wiedzy oraz konkretnego planu realizacji. Aby uzyskać więcej materiałów pomocnych przy wprowadzaniu własnego programu dla najlepszych użytkowników Office 365, pobierz ten przewodnik: 7

8 02. Scenariusze Definiowanie sukcesu i precyzyjne wyznaczanie celów Każdy projekt transformacji wymaga określenia jasnych celów już na początku. Precyzyjnie zdefiniowane zadania zwiększają szanse powodzenia (rysunek 4). 80% uczestników globalnego badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey wskazało, że dokładnie określony zestaw celów finansowych i operacyjnych prowadzi do wyjątkowo udanej transformacji. Rysunek 4 Które z poniższych stwierdzeń najlepiej opisują cele wyznaczone przez organizację z myślą o udanej transformacji? Nastawienie na sukces Powodzenie transformacji Nieudana Częściowo udana Bardzo udana Niezwykle udana Dobrze zdefiniowane cele finansowe i operacyjne odzwierciedlające faktycznie wyższy poziom wydajności Dobrze zdefiniowane cele finansowe i operacyjne bez znaczącego wpływu na firmę 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Niewystarczająco zdefiniowane cele 65% 32% 8% 8% Zredagowany fragment artykułu Creating organizational transformations (Przekształcanie organizacji), lipiec 2008 r., McKinsey Quarterly, Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedrukowano za zgodą. Planując wdrożenie usługi Office 365, trzeba zidentyfikować scenariusze biznesowe dla organizacji. Są to dokładnie określone cele, które organizacja zamierza zrealizować dzięki usłudze Office 365. Proces definiowania i tworzenia realistycznych scenariuszy biznesowych dotyczących wdrożenia usługi Office 365: 01. Określenie scenariuszy biznesowych. Konieczne jest zidentyfikowanie i określenie scenariuszy biznesowych w kontekście bardziej ogólnych inicjatyw. We współpracy z najważniejszymi uczestnikami projektu należy ustalić wyniki lub cele, które organizacja chce osiągnąć dzięki usłudze Office 365. Więcej informacji o identyfikowaniu scenariuszy można znaleźć na stronie: Ustalenie scenariuszy użycia. Po określeniu scenariuszy biznesowych można rozpocząć rozpoznawanie konkretnych scenariuszy użycia usługi Office 365, które pozwolą zrealizować wyznaczone cele. Przedstawione poniżej scenariusze ułatwią poprawę produktywności użytkowników usługi Office

9 Scenariusz użycia Korzyści Pracuj z każdego miejsca Usługa Office 365 umożliwia użytkownikom w organizacji dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, aby wykonywać swoją pracę z każdego miejsca. Poczta i kalendarz w każdym miejscu Usługa Office 365 to centralne, zawsze dostępne miejsce na wiadomości , kalendarze, pliki, kontakty i zadania. Współpraca nad zawartością Zwiększ znaczenie spotkań Zintegruj swoją organizację Usługa Office 365 daje dostęp do informacji i dokumentów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Umożliwia zespołową pracę nad dokumentami, udostępnianie raportów oraz kontakt z klientami z dowolnego miejsca i urządzenia. Aplikacja Skype dla firm ułatwia prowadzenie spotkań i kontaktowanie się online w dowolnym miejscu, na wielu urządzeniach. Przekazy wideo w jakości HD, udostępnianie ekranu i robienie notatek w czasie rzeczywistym zwiększają znaczenie spotkań służbowych. Usługa Yammer ułatwia komunikację między rozproszonymi pracownikami mobilnymi. Zachęca do współpracy i innowacyjności, umożliwiając pracownikom zdobywanie wiedzy, dzielenie się informacjami i wyrażanie opinii. Aby powiązać konkretne zadania z funkcjami usługi Office 365, można również skorzystać z biblioteki materiałów dotyczących wydajności, która jest dostępna na stronie: 9

10 03. Świadomość i szkolenia Maksymalny wpływ i skuteczność wdrożenia Zazwyczaj 34% użytkowników jest skłonnych do przyjęcia nowo wdrażanej technologii*. Połączenie wewnętrznie realizowanych kampanii i szkoleń zwiększających świadomość oraz gotowość użytkowników jest niezbędne do przełamania apatii, która często jest nieodłącznym elementem wprowadzania nowych rozwiązań. * Rada nadzorcza CIO, baza danych produktywności biznesu Rysunek 5 Trzy najważniejsze działania wspierające udane wdrożenie technologii 100% % klientów stosujących działanie 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% Wysokie użycie u klienta Średnie użycie u klienta Małe użycie u klienta 0% Zapewnienie szkoleń dla użytkowników Zwiększenie świadomości dzięki szeroko zakrojonej kampanii wewnętrznej Uzyskanie aktywnego wsparcia wyższego kierownictwa Zastosowane działania zwiększające zaangażowanie we wdrożenie Badanie dotyczące korzystania z usługi Microsoft Office 365, maj 2015 r. 3a. Zwiększenie świadomości Zwiększenie świadomości to skuteczny sposób maksymalnego zwiększenia wpływu i akceptacji wdrożenia usługi Office 365. Kampania związana z tymi działaniami może obejmować wewnętrzne ogłoszenia, biuletyny, wydarzenia z okazji wprowadzenia, zebrania, konkursy i upominki, które zapewnią użytkownikom informacje na temat zalet związanych z usługą Office 365 i wzbudzą ich zainteresowanie. 3b. Szkolenia Szkolenia są szczególnie istotnym elementem wdrożenia usługi Office 365, ponieważ pozwalają użytkownikom zrozumieć, jak mogą efektywnie korzystać z nowej technologii. Szkolenia mogą mieć różne formy od grupowych sesji po przewodniki ułatwiające rozpoczęcie pracy. 10

11 Zrozumienie i uwzględnienie tych czynników powodzenia ma podstawowe znaczenie dla udanego wdrożenia usługi Office 365. Warto rozpocząć od wybrania właściciela sukcesu, który będzie dbał o upowszechnienie się i zaakceptowanie nowego sposobu pracy. Zidentyfikowanie najważniejszych uczestników projektu i uzyskanie wsparcia dla wizji ze strony przedstawicieli wyższego kierownictwa odpowiedzialnych za projekt będzie solidnym fundamentem wdrożenia. Określenie scenariuszy biznesowych ułatwi powiązanie celów biznesowych z usługą Office 365, co z kolei pozwoli zwiększyć zaangażowanie użytkowników. Następnie trzeba zaplanować kampanie zwiększania świadomości i strategie szkoleń, aby zapewnić stałe korzystanie z nowych technologii. Najlepszym punktem wyjścia jest Microsoft FastTrack dla Office 365 usługa wspomagająca klientów, której celem jest ułatwienie bezproblemowego wdrażania usługi Office 365 oraz szybsze dostarczenie wartości biznesowej. Usługa Microsoft FastTrack dla Office 365 zapewnia uprawnionym klientom* wskazówki, materiały i najlepsze praktyki związane z planowaniem pomyślnego wdrożenia usługi Office 365. Więcej informacji: * Uprawnieni klienci to organizacje, które kupiły co najmniej 50 stanowisk spełniających kryteria jednostek SKU w usłudze Office 365 Enterprise/Business, płatnych jednostek SKU dla instytucji rządowych, jednostek SKU dla kiosków lub jednostek SKU dla organizacji non profit.

12 2017 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Ten dokument jest dostarczany w stanie takim, w jakim jest. Informacje i opinie przedstawione w tym dokumencie, w tym adresy URL i inne odwołania do witryn internetowych, mogą zostać zmienione bez powiadomienia. Użytkownik korzysta z tego dokumentu na własne ryzyko. Niniejszy dokument nie zapewnia żadnych praw do żadnej intelektualnej własności jakiegokolwiek produktu firmy Microsoft. Dokument ten można kopiować i korzystać z niego do wewnętrznych celów referencyjnych.