1. Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na:

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na: 2. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie projektu szkoleniowego pt. Efektywne zarządzanie w oparciu o wartości w Urzędzie warsztaty rozwojowe dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia: 2.1 Kontekst i cel przedmiotu zamówienia Uczestnicy projektu szkoleniowego: Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie - kadra kierownicza wyższego szczebla Kontekst przedmiotu zamówienia: Projekt szkoleniowy pt. Efektywne zarządzanie w oparciu o wartości w Urzędzie warsztaty rozwojowe dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur stanowi kontynuację działań rozwojowych, prowadzonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, na rzecz wzmacniania przyjaznej, motywującej kultury pracy, opartej na wartościach Urzędu, takich jak: praworządność, etyczna postawa, odpowiedzialność, współpraca, szacunek i zaangażowanie oraz doskonalenia kompetencji miękkich, takich jak komunikacja i współdziałanie w zespole. Ww. działania prowadzone są w sposób etapowy wśród pracowników Urzędu na każdym szczeblu. Dotychczas zrealizowane działania uwzględniały kolejno: a) Warsztaty grupowe z efektywnej komunikacji w zespołach, zrealizowane dla pracowników i ich bezpośrednich przełożonych (kierowników wydziałów/biur oraz koordynatorów wieloosobowych stanowisk pracy), a także dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, których efektem było wspólne wypracowanie wartości Urzędu przez uczestników warsztatów wartości zostały zdefiniowane na poziomie ogólnym. b) Projekt szkoleniowy mający na celu doskonalenie współpracy na poziomie międzyzespołowym, skierowany do kierowników wydziałów/biur oraz koordynatorów wieloosobowych stanowisk pracy, oparty na modelu Patricka Lencioni ego 5 dysfunkcji pracy zespołowej, którego efektem były wypracowane przez uczestników warsztatów indywidualne Plany Działań Wdrożeniowych, konsultowane i wdrażane w porozumieniu z przełożonymi. 1

2 2.1.3 Cel przedmiotu zamówienia Celem projektu szkoleniowego jest: a) budowanie świadomości kluczowego znaczenia komunikacji i współpracy opartej na wartościach dla skutecznej realizacji celów strategicznych i wynikających z nich zadań Urzędu. b) wzmocnienie roli dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury jako ambasadorów wartości w Urzędzie przez dostarczenie niezbędnej wiedzy merytorycznej i rozwiązań (narzędzi), pozwalających ww. uczestnikom projektu wywierać pozytywny wpływ na realizację wartości Urzędu w podległych komórkach organizacyjnych, poprzez promowanie i wzmacnianie zachowań spójnych z wartościami w Urzędzie. c) wsparcie dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur w doskonaleniu jakości i skuteczności komunikacji z kierownikami średniego szczebla, poprzez stworzenie ww. uczestnikom projektu przestrzeni do wymiany doświadczeń w tym zakresie Kluczowe założenia merytoryczne dot. przedmiotu zamówienia Projekt szkoleniowy pt. Efektywne zarządzanie w oparciu o wartości w Urzędzie warsztaty rozwojowe dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur skierowany jest do wszystkich dyrektorów i zastępców dyrektorów w Urzędzie i będzie realizowany etapowo, z dużym naciskiem na badanie efektywności realizowanych kolejno działań szkoleniowych, zgodnie ze standardami Urzędu (model SEB/SEA ): a) Projekt szkoleniowy powinien rozpocząć się i zakończyć diagnozą (wywiadem grupowym), która wskaże, w jaki sposób aktualnie jest postrzegana rola dyrektorów w kontekście realizacji wartości Urzędu. Diagnoza zostanie przeprowadzona na bezpośrednim spotkaniu grupy roboczej, przy udziale przedstawicieli Urzędu - pracowników, kierowników i dyrektorów. Praca grupy będzie moderowana przez trenera/trenerów z ramienia Wykonawcy (prowadzących przedmiotowe warsztaty). Porównanie uzyskanego w ten sposób profilu dyrektora (początkowego i końcowego) będzie jednym ze wskaźników efektywności szkolenia. b) Kluczowym elementem projektu szkoleniowego są dwudniowe warsztaty, podczas których wartości Urzędu powinny zostać przełożone na poziom konkretnych pożądanych zachowań i postaw, przy wykorzystaniu różnorodnych metod i technik dyskusji grupowej, symulacji i bieżącej informacji zwrotnej, która zostanie pogłębiona podczas indywidualnych (telefonicznych) sesji informacji zwrotnej po warsztatach. c) Efektem warsztatów będą wypracowane przez uczestników indywidualne Plany Działań Wdrożeniowych ( PDW ), które uczestnicy będą wdrażać w zarządzanych przez siebie departamentach/kancelariach/ delegaturach i których efektywność wdrożenia zostanie omówiona wspólnie z trenerem podczas bezpośrednich indywidualnych konsultacji. d) Ocena zarówno warsztatów jak i bezpośrednich konsultacji będzie dokonana poprzez ankietę ewaluacyjną skierowaną bezpośrednio do uczestników warsztatów odrębnie po każdym z tych dwóch etapów. e) Zebrane w trakcie trwania projektu dane dotyczące jego przebiegu, odbioru przez uczestników oraz efektywności na poziomie celów Urzędu (wyniki z ankiet ewaluacyjnych, wnioski porównawcze z pracy uczestników wywiadu na rozpoczęciu i na zakończenie projektu, wnioski i rekomendacje Wykonawcy na podstawie analizy zgromadzonych danych ilościowych i jakościowych, w tym obserwacji w toku całego projektu) zostaną przygotowane w formie raportu końcowego i przedstawione na spotkaniu podsumowującym, z udziałem przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego. 2

3 2.2 Harmonogram projektu*: L.P. I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. Działanie Spotkanie wprowadzające z uczestnikami warsztatów przeprowadzone przez Trenera/Trenerów (1 godz.) Wybór uczestników do wywiadu grupowego we współpracy Zamawiającego i Wykonawcy Wywiad grupowy początkowy (diagnoza przed projektem) profil przywódcy (grupa pracowników Urzędu) Przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu grupowego początkowego Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty w wersji elektronicznej do akceptacji Zamawiającego Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty w wersji elektronicznej oraz papierowej Zamawiającemu (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) Przekazanie elektronicznej wersji projektu ankiet oceniających warsztaty oraz bezpośrednie konsultacje indywidualne do akceptacji Zamawiającego Przekazanie elektronicznej wersji ankiet oceniających warsztaty oraz bezpośrednie konsultacje indywidualne Zamawiającemu (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) Przedstawienie Zamawiającemu projektu formularza PDW do akceptacji Zamawiającego Przedstawienie Zamawiającemu elektronicznej wersji formularza PDW (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) oraz przykładowo wypełnionego formularza PDW wraz z wytycznymi pomocnymi przy weryfikacji poprawności PDW przez Zamawiającego Realizacja dwudniowych warsztatów (warsztaty z elementami symulacji, obserwacji oraz informacji zwrotnej), obejmujących wsparcie w przygotowaniu indywidualnych PDW na bazie kryteriów przygotowania planów, uzgodnionych z Zamawiającym Planowany termin realizacji luty-marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec 2019 r. marzec - kwiecień 2019 r. XII. Ankieta on-line oceniająca warsztaty realizowane przez Wykonawcę marzec-kwiecień 2019 r. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego realizację warsztatów w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej Indywidualne konsultacje telefoniczne z informacją zwrotną po warsztatach oraz ewentualnym wsparciem dot. przygotowania PDW, przeprowadzone z każdym uczestnikiem warsztatów, przez trenerów prowadzących przedmiotowe warsztaty (czas trwania pojedynczej konsultacji: min) Przygotowanie przez uczestników warsztatów indywidualnych PDW i przekazanie ich do Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji (realizacja działania po stronie Zamawiającego) Przekazanie podpisanego przez Wykonawcę rejestru potwierdzającego realizację wszystkich konsultacji telefonicznych wraz z terminami Wdrożenie indywidualnych PDW (realizacja działania po stronie Zamawiającego) Bezpośrednie konsultacje indywidualne z każdym uczestnikiem warsztatów (analiza efektywności działań w ramach PDW) kwiecień 2019 r. (w ciągu 7 dni roboczych od zamknięcia ankiety po warsztatach) marzec-kwiecień 2019 r. (po zakończonych warsztatach) kwiecień 2019 r. kwiecień 2019 r. kwiecień lipiec 2019 r. sierpień-wrzesień 2019 r. (w dni robocze) 3

4 XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. XXV. Ankieta on-line oceniająca bezpośrednie konsultacje indywidualne realizowane przez Wykonawcę Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego zbiorczo wszystkie bezpośrednie konsultacje indywidualne, w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej Wywiad grupowy końcowy (diagnoza po projekcie) - profil przywódcy (grupa pracowników Urzędu) Przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu grupowego końcowego Projekt raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierający zestawione wyniki z obu wywiadów grupowych, zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji, wraz z wnioskami i rekomendacjami, przedstawiony w wersji elektronicznej do akceptacji Zamawiającego Dostarczenie ostatecznego raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierającego zestawione wyniki z obu wywiadów grupowych zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji, wraz z wnioskami i rekomendacjami, podpisanego przez Wykonawcę w wersji papierowej i elektronicznej (uwzględniający ewentualne uwagi Zamawiającego) Spotkanie Zamawiającego i Wykonawcy podsumowujące realizację projektu wraz ze szczegółowym omówieniem raportu końcowego w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia każdego dnia bezpośrednich konsultacji, do końca października 2019 r. w ciągu 7 dni roboczych od przeprowadzenia ostatniej ankiety on-line oceniającej przebieg bezpośrednich konsultacji indywidualnych, tj. maksymalnie do końca października 2019 r. do końca października 2019 r. do końca października 2019 r. do końca listopada 2019 r. do końca listopada 2019 r. do końca listopada 2019 r. * szczegółowy harmonogram projektu wraz z konkretnymi terminami zostanie uzgodniony przez Zamawiającego i Wykonawcę po wyborze Wykonawcy, przed podpisaniem umowy dotyczącej realizacji przedmiotowego projektu. 2.3 Szczegóły dotyczące projektu szkoleniowego (zgodnie z harmonogramem): I. Spotkanie wprowadzające z uczestnikami warsztatów przeprowadzone przez Trenera/Trenerów 1) Cel spotkania: Przedstawienie uczestnikom warsztatów celów oraz założeń projektu i warsztatów. 2) Uczestnicy spotkania: Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, którzy wezmą udział w projekcie szkoleniowym (maksymalnie 50 uczestników). 3) Termin, czas trwania i miejsce spotkania: Termin zgodny z harmonogramem. Spotkanie będzie trwało około jednej godziny i odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w dzień powszedni między godz a II. Wybór uczestników do wywiadu grupowego we współpracy Zamawiającego i Wykonawcy 1) Uczestnicy wywiadu grupowego: Pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, reprezentujący różne szczeble oraz różne komórki organizacyjne wybrani w sposób nielosowy, zgodnie z przyjętymi 4

5 kryteriami, dookreślonymi przy wsparciu Wykonawcy, takimi jak: staż pracy, motywacja do udziału w grupie badawczej, otwartość do dzielenia się swoją opinią. Liczba uczestników: około 30 (w podziale na dwie grupy). 2) Termin wyboru uczestników do wywiadu grupowego: Uczestnicy zostaną wybrani w terminie zgodnym z harmonogramem. III. Wywiad grupowy początkowy (diagnoza przed projektem) profil przywódcy 1) Cel wywiadu: Określenie, w jaki sposób aktualnie jest postrzegana rola dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury w kontekście realizacji wartości Urzędu (operacjonalizacja wartości na poziomie zachowań) przed projektem szkoleniowym, a następnie po projekcie, z uwzględnieniem zmiany, która zaszła w efekcie przeprowadzonego projektu). Porównanie uzyskanych profili dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury (początkowego i końcowego) będzie jednym ze wskaźników efektywności szkolenia. 2) Forma wywiadu: Wywiad zostanie przeprowadzony w formie bezpośredniej i będzie trwał maksymalnie 2 dni robocze. Praca grupy będzie moderowana przez trenera/trenerów z ramienia Wykonawcy (prowadzących przedmiotowe warsztaty). 3) Miejsce wywiadu: Siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 4) Termin wywiadu: Wywiad zostanie przeprowadzony w terminie zgodnym z harmonogramem. IV. Przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu grupowego początkowego 1) Forma przedstawienia wyników wywiadu grupowego początkowego: Wyniki diagnozy (profil) wraz z wnioskami zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej oraz w formie papierowej podpisanej przez Wykonawcę. 2) Termin przekazania wyników wywiadu grupowego początkowego Zamawiającemu: Zestawione wyniki diagnozy zostaną przekazane Wykonawcy w terminie zgodnym z harmonogramem. V. Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty w wersji elektronicznej do akceptacji Zamawiającego VI. Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty w wersji elektronicznej oraz papierowej Zamawiającemu (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) Podręcznik materiały szkoleniowe a) Materiały szkoleniowe zostaną przygotowane przez Wykonawcę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i przekazane Zamawiającemu w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej dla każdego uczestnika na warsztatach b) Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej najpóźniej w terminie zgodnym z harmonogramem. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiały do ostatecznej akceptacji; c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi na szkoleniu materiały szkoleniowe w wersji drukowanej; 5

6 d) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi szkolenia materiały piśmiennicze tj. notes i długopis; e) Zamawiający otrzyma w dniu szkolenia dodatkowy egzemplarz materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej do dokumentacji; f) Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu. VII. VIII. Przekazanie elektronicznej wersji projektu ankiet oceniających warsztaty oraz bezpośrednie konsultacje indywidualne do akceptacji Zamawiającego Przekazanie elektronicznej wersji ankiet oceniających warsztaty oraz bezpośrednie konsultacje indywidualne Zamawiającemu (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) 1) Cel ankiety oceniającej warsztaty: Celem ankiety będzie zbadanie satysfakcji uczestników z przeprowadzonych warsztatów (w tym ich ocena trenera/trenerów, podręcznika-materiałów szkoleniowych oraz tego czy ich oczekiwania względem warsztatów zostały spełnione) oraz ich dalszych ewentualnych potrzeb z zakresu przedmiotowego warsztatu (poziom reakcji i motywacji zgodnie z modelem SEB/SEA ): 2) Treść ankiety oceniającej warsztaty: Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji treść ankiety w wersji elektronicznej w terminie zgodnym z harmonogramem. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna ankiety nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiał do ostatecznej akceptacji. IX. Przedstawienie Zamawiającemu projektu formularza PDW do akceptacji Zamawiającego X. Przedstawienie Zamawiającemu elektronicznej wersji formularza PDW (w wersji ostatecznej uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego) oraz przykładowo wypełnionego formularza PDW wraz z wytycznymi pomocnymi przy weryfikacji poprawności PDW przez Zamawiającego: 1) Wzór formularza indywidualnego PDW: Każdy uczestnik podczas warsztatów wypracuje, przy wsparciu trenera, zadanie do wdrożenia po warsztatach, w formie PDW, zawartym w formularzu, umożliwiającym dokumentowanie procesu wdrożenia zadania; 2) Termin przekazania formularza PDW: Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji projekt formularza indywidualnego PDW w wersji elektronicznej w terminie zgodnym z harmonogramem. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że formularz wymaga zmian, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem dokonać zasugerowanych zmian i przesłać formularz do ostatecznej akceptacji; 3) Przykładowo wypełniony formularz PDW wraz z wytycznymi pomocnymi przy weryfikacji poprawności PDW przez Zamawiającego: Wykonawca prześle Zamawiającemu wzorcowo wypełniony (przykładowy) formularz PDW wraz z wytycznymi pomocnymi przy weryfikacji poprawności PDW przez Zamawiającego w terminie zgodnym z harmonogramem w wersji elektronicznej. XI. Realizacja dwudniowych warsztatów (warsztaty z elementami symulacji, obserwacji oraz informacji zwrotnej), obejmujących wsparcie w przygotowaniu indywidualnych PDW na bazie kryteriów przygotowania planów, uzgodnionych z Zamawiającym 1) Uczestnicy warsztatów: 6

7 Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 2) Liczba grup warsztatowych: 1 grupa warsztatowa (podczas warsztatów będzie odbywać się praca w podgrupach) 3) Liczba grup i liczebność pojedynczej grupy: 1 grupa - maksymalnie 50 osób 4) Liczba trenerów: Minimalnie 3 trenerów. 5) Łączna liczba uczestników warsztatów 1 : maksymalnie 50 osób 6) Czas trwania warsztatów: 2 dni (I dzień: 7 godz. dydaktycznych; II dzień: 8 godzin dydaktycznych; łącznie 15 godzin dydaktycznych) 7) Harmonogram warsztatów: I dzień warsztatów: (7 godzin dydaktycznych) warsztaty: przerwa kawowa: warsztaty: przerwa obiadowa: warsztaty: II dzień warsztatów: (8 godzin dydaktycznych) warsztaty: przerwa kawowa: warsztaty: przerwa obiadowa: warsztaty: przerwa kawowa: warsztaty: ) Forma warsztatów: W ramach warsztatów zostaną zastosowane aktywizujące uczestników techniki i narzędzia prowadzenia zajęć m.in. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, studium przypadku, dyskusja nad osiągniętymi wynikami, gry szkoleniowe oraz scenki symulacyjne wraz z obserwacją prowadzoną przez trenerów i bieżącą informacją zwrotną dla uczestników. 9) Miejsce warsztatów: Sale szkoleniowe zostaną zapewnione przez Zamawiającego, warsztaty odbędą się w ośrodku konferencyjnym na terenie województwa mazowieckiego. Zamawiający pokryje koszty związane z wyżywieniem trenerów podczas warsztatów (bufet kawowy i obiad zapewniony każdego dnia warsztatowego). 10) Zadanie wdrożeniowe po warsztatach: Każdy uczestnik podczas warsztatów wypracuje indywidualnie, przy wsparciu trenera, zadanie do wdrożenia po warsztatach, w formie PDW, zawartym w formularzu, umożliwiającym dokumentowanie procesu wdrożenia. 1 Liczba uczestników warsztatów może ulec nieznacznej zmianie 7

8 11) Zaświadczenia po warsztatach: a) Każdy uczestnik warsztatów otrzyma po warsztatach zaświadczenie o ich ukończeniu, które będzie zawierało m.in. program warsztatów, termin oraz informację o liczbie godzin dydaktycznych. Każde zaświadczenie zostanie przekazane w drugim dniu warsztatów w teczce nie oznaczonej logo. b) Zaświadczenia zostaną przygotowane na podstawie list uczestników przesłanych przez Zamawiającego. c) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zaświadczenia wraz z czarno-białymi kopiami ww. zaświadczeń najpóźniej w drugim dniu warsztatów (oryginały zaświadczeń otrzymują uczestnicy, kopie są niezbędne dla Zamawiającego w celach ewidencyjnych). 12) Zakres merytoryczny warsztatów: Warsztaty zostaną przygotowane i przeprowadzone zgodnie z celem głównym i celami szczegółowymi opisanymi poniżej: a) Główny cel warsztatów: Głównym celem warsztatów jest zwiększenie efektywności realizacji roli dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury, spójnie z wartościami Urzędu, które zostaną zdefiniowane i określone na poziomie konkretnych postaw/zachowań. b) Szczegółowe cele warsztatów: Uczestnik po warsztatach: A. będzie znał wartości Urzędu zarówno na poziomie definicji jak i na poziomie operacyjnym tj. zachowań, które są pożądane w pełnieniu roli dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu/ kancelarii/delegatury w Urzędzie. B. będzie wiedział, z jakich działań, metody i narzędzi (m.in. PDW), dostępnych z poziomu jego roli, może skorzystać, aby wzmacniać realizację wartości przez podwładnych i podległe zespoły pracownicze i kierownicze. C. będzie umiał zastosować poznane metody i narzędzia w celu komunikowania podległym kierownikom/koordynatorom oraz zespołom potrzeb związanych z realizowanymi przez jego departament/kancelaria/delegatura zadaniami oraz udzielić informacji zwrotnej, w sposób spójny z wartościami Urzędu. D. będzie umiał monitorować realizację wartości Urzędu w podległych zespołach oraz zareagować na sytuacje trudne w departamencie, dotyczące obszaru komunikacji, współpracy i wartości, wykorzystując poznane narzędzia i metody; E. będzie rozumiał, jak jego postawy i zachowania jako przełożonego bezpośredniego i pośredniego (sposób komunikacji z podwładnymi, podejście do zarządzania), wpływają na realizację wartości Urzędu przez podległe zespoły kierownicze i pracownicze. F. będzie świadomy swojej roli w budowaniu współdziałających i współodpowiedzialnych zespołów w Urzędzie oraz będzie gotowy świadomie kształtować swoje działania w sposób zgodny z wartościami Urzędu. 13) Program warsztatów: a) Wykonawca opracuje i prześle Zamawiającemu program, zgodny z celami szczegółowymi warsztatów określonymi w punkcie 2.3, XI, 12 b); b) W razie potrzeby, Wykonawca zapewni Zamawiającemu konsultacje i/lub spotkanie z trenerem oraz dostosuje do potrzeb Zamawiającego zaproponowany w ofercie program warsztatów; c) Wykonawca prześle Zamawiającemu program warsztatów w wersji edytowalnej oraz w wersji pdf przed terminem warsztatów. XII. Ankieta on-line oceniająca warsztaty realizowana przez Wykonawcę 1) Cel ankiety oceniającej warsztaty (zgodnie z pkt VIII 1): 8

9 Celem ankiety będzie zbadanie satysfakcji uczestników z przeprowadzonych warsztatów (w tym ich ocena pracy trenera/trenerów, podręcznika-materiałów szkoleniowych oraz tego, w jakim stopniu ich oczekiwania względem warsztatów zostały spełnione) oraz ich dalszych ewentualnych potrzeb z zakresu przedmiotowego warsztatu. 2) Ankieta on-line oceniająca warsztaty: Link i login do ankiety w wersji elektronicznej zostanie przekazany uczestnikom warsztatów podczas ich trwania. Ankieta zostanie przeprowadzona na arkuszu zaakceptowanym uprzednio przez Zamawiającego. 3) Termin przeprowadzenia ankiety on-line oceniającej warsztaty: Termin zgodny z harmonogramem. XIII. Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego realizację warsztatów w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej 1) Cel raportu podsumowującego po warsztatach (zgodnie z pkt VIII 1): Celem raportu będzie podsumowanie i analiza przedstawionych wyników oceny warsztatów na poziomie reakcji uczestników warsztatów. 2) Raport podsumowujący po warsztatach: Wykonawca dokona zbiorczej analizy ocen uzyskanych w ankietach oceniających warsztaty i przedstawi Zamawiającemu raport podsumowujący oceny warsztatów. 3) Termin dostarczenia raportu podsumowującego po warsztatach: W terminie zgodnym z harmonogramem (w ciągu 7 dni roboczych od zamknięcia ankiety po warsztatach), Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport podsumowujący warsztaty, w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej. XIV. Indywidualne konsultacje telefoniczne z informacją zwrotną po warsztatach oraz ewentualnym wsparciem dot. przygotowania PDW, przeprowadzone z każdym uczestnikiem warsztatów, przez trenerów prowadzących przedmiotowe warsztaty (czas trwania pojedynczej konsultacji: min) 1) Cel indywidualnych konsultacji telefonicznych: Przeanalizowanie oraz informacja zwrotna po symulacji/ obserwacji podczas warsztatów, a także wsparcie przy przygotowywaniu indywidualnych PDW. 2) Sposób przeprowadzenia indywidualnych konsultacji telefonicznych: W formie telefonicznej przez jednego z trenerów prowadzących przedmiotowe warsztaty. 3) Termin przeprowadzenia indywidualnych konsultacji telefonicznych: W terminie zgodnym z harmonogramem (w godz ), w dni powszednie czas trwania pojedynczej konsultacji to minut, z każdym uczestnikiem warsztatów. 4) Grafik przeprowadzenia indywidualnych konsultacji telefonicznych: Zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej tydzień przed ich rozpoczęciem. Z przyczyn losowych może on ulegać zmianie i będzie dostosowywany na bieżąco w porozumieniu Wykonawcy z Zamawiającym. XV. Przygotowanie przez uczestników warsztatów indywidualnych Planów Działań Wdrożeniowych i przekazanie ich do Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji 1) Sposób przygotowania i przekazania PDW przez uczestników warsztatów: Uczestnicy warsztatów przekażą Zamawiającemu wypełnione formularze PDW (wypracowane uprzednio z Wykonawcą i przeanalizowane na warsztatach). 9

10 2) Termin przekazania PDW: Uczestnicy warsztatów przekażą Zamawiającemu wypełnione indywidualnych PDW w terminie zgodnym z harmonogramem. XVI. Przekazanie podpisanego przez Wykonawcę rejestru potwierdzającego realizację wszystkich konsultacji telefonicznych wraz z terminami: 1) Cel i sposób przygotowania i przekazania rejestru potwierdzającego realizację wszystkich konsultacji telefonicznych wraz z terminami: Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie papierowej podpisany rejestr, zawierający spis wszystkich przeprowadzonych konsultacji w formie tabeli wraz z terminem konsultacji, czasem trwania każdej konsultacji, imieniem i nazwiskiem trenera przeprowadzającego konsultacje oraz imieniem i nazwiskiem uczestnika warsztatów, z którym konsultacje były przeprowadzone. Rejestr zostanie dołączony przez Zamawiającego do dokumentacji projektowej w celu potwierdzenia realizacji przedmiotu zamówienia. 2) Termin przekazania rejestru potwierdzającego realizację wszystkich konsultacji telefonicznych wraz z terminami: Wykonawca przekaże podpisany rejestr w formie papierowej Zamawiającemu w terminie zgodnym z harmonogramem. XVII. Wdrożenie PDW 1) Wdrożenie PDW W celu wykorzystania na stanowisku pracy zdobytej wiedzy i umiejętności, każdy z uczestników warsztatów będzie wdrażał po warsztatach w swojej komórce organizacyjnej przygotowany uprzednio indywidualny PDW. 2) Termin wdrożenia PDW: Uczestnicy warsztatów w swoich komórkach organizacyjnych będą wdrażali indywidualne PDW w terminie zgodnym z harmonogramem. XVIII. Bezpośrednie konsultacje indywidualne z każdym uczestnikiem warsztatów (analiza efektywności działań w ramach PDW) 1) Cel bezpośrednich konsultacji indywidualnych: Przeanalizowanie efektywności działań uczestników warsztatów w ramach realizacji indywidualnych PDW. 2) Uczestnicy bezpośrednich konsultacji: Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie uczestnicy przedmiotowych warsztatów. Maksymalnie 50 uczestników 2. 3) Sposób przeprowadzenia bezpośrednich konsultacji indywidualnych: a) Bezpośrednie konsultacje indywidualne będą przeprowadzone w formie indywidualnych spotkań z trenerem, prowadzącym uprzednio przedmiotowe warsztaty. b) Bezpośrednie konsultacje będą trwały 90 min z każdym uczestnikiem warsztatów. c) W ciągu jednego dnia będą odbywały się maksymalnie cztery bezpośrednie konsultacje. 2 Liczba uczestników konsultacji może ulec nieznacznej zmianie 10

11 d) Grafik bezpośrednich konsultacji zostanie przekazany Wykonawcy tydzień przed ich planowanym terminem, chyba, że Wykonawca i Zamawiający uzgodnią krótszy termin przekazania grafiku. Grafik może ulegać zmianom z przyczyn losowych. e) Bezpośrednie konsultacje zostaną przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego. 4) Termin przeprowadzenia bezpośrednich indywidualnych konsultacji: Bezpośrednie konsultacje indywidualne zostaną przeprowadzone w terminie w terminie zgodnym z harmonogramem w dni powszednie, w godz XIX. Ankieta on-line oceniająca bezpośrednie konsultacje indywidualne realizowane przez Wykonawcę 1) Cel ankiety oceniającej bezpośrednie konsultacje indywidualne: Celem ankiety będzie zbadanie satysfakcji uczestników z przeprowadzonych bezpośrednich konsultacji (w tym ich ocena pracy trenera/trenerów oraz tego w jakim stopniu ich oczekiwania względem bezpośrednich konsultacji zostały spełnione). 2) Ankieta on-line oceniająca bezpośrednie konsultacje indywidualne: Link i login do ankiety zostanie przekazany uczestnikom konsultacji podczas ich trwania. Ankieta zostanie przeprowadzona na arkuszu zaakceptowanym uprzednio przez Zamawiającego. 3) Termin przeprowadzenia ankiety on-line oceniającej bezpośrednie konsultacje indywidualne: w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia każdego dnia bezpośrednich konsultacji, w terminie zgodnym z harmonogramem. XX. Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego zbiorczo wszystkie bezpośrednie konsultacje indywidualne, w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej 1) Raport podsumowujący po bezpośrednich konsultacjach indywidualnych: Wykonawca dokona zbiorczej analizy ocen uzyskanych w ankietach oceniających bezpośrednie konsultacje indywidualne i przedstawi Zamawiającemu raport podsumowujący oceny bezpośrednich konsultacji. 2) Cel raportu podsumowującego po bezpośrednich konsultacjach indywidualnych: Podsumowanie i analiza przedstawionych wyników oceny bezpośrednich konsultacji indywidualnych na poziomie reakcji uczestników. 3) Termin dostarczenia raportu podsumowującego po bezpośrednich konsultacjach indywidualnych: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport podsumowujący ocenę bezpośrednich konsultacji, w wersji papierowej podpisanej przez Wykonawcę oraz w wersji elektronicznej, w ciągu 7 dni roboczych od przeprowadzenia ostatniej ankiety on-line oceniającej przebieg bezpośrednich konsultacji indywidualnych, tj. w terminie zgodnym z harmonogramem. XXI. Wywiad grupowy końcowy (diagnoza po projekcie) profil przywódcy 1) Cel wywiadu grupowego końcowego: Określenie, w jaki sposób jest postrzegana rola dyrektora/zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/ delegatury w kontekście realizacji wartości Urzędu z uwzględnieniem zmiany, która zaszła w efekcie przeprowadzonego projektu. Porównanie uzyskanych profili dyrektora/zastępcy dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury (początkowego i końcowego) będzie jednym ze wskaźników efektywności szkolenia. 2) Uczestnicy wywiadu grupowego końcowego: Pracownicy Urzędu, wybrani na podstawie kryteriów wskazanych przez Wykonawcę w konsultacji z Zamawiającym, którzy brali udział w badaniu przed projektem. 11

12 3) Forma wywiadu grupowego końcowego: Wywiad zostanie przeprowadzony w formie bezpośredniej i będzie trwał maksymalnie 2 dni robocze. Praca grupy będzie moderowana przez trenera/trenerów z ramienia Wykonawcy (prowadzących przedmiotowe warsztaty). 4) Miejsce wywiadu grupowego końcowego: Siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 5) Termin wywiadu grupowego końcowego: Wywiad zostanie przeprowadzony w terminie zgodnym z harmonogramem. XXII. Przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu grupowego końcowego 1) Forma przedstawienia wyników wywiadu grupowego końcowego: Wyniki diagnozy wraz z wnioskami zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej oraz w formie papierowej podpisanej przez Wykonawcę. 2) Termin przekazania wyników wywiadu grupowego końcowego Zamawiającemu: Zestawione wyniki diagnozy zostaną przekazane Wykonawcy w terminie zgodnym z harmonogramem. XXIII. XXIV. Projekt raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierający zestawione wyniki z obu wywiadów grupowych, zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji indywidualnych, wraz z wnioskami i rekomendacjami, przedstawiony w wersji elektronicznej do akceptacji Zamawiającego Dostarczenie ostatecznego raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierającego zestawione wyniki z obu wywiadów grupowych, zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji indywidualnych, wraz z wnioskami i rekomendacjami, podpisanego przez Wykonawcę w wersji papierowej i elektronicznej (uwzględniający ewentualne uwagi Zamawiającego). 1) Raport końcowy projektu szkoleniowego: Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji treść raportu końcowego (zbiorczą analizę realizacji projektu wraz z podsumowaniem jego efektów) w wersji elektronicznej w terminie zgodnym z harmonogramem. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna raportu końcowego nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem dokonać zasugerowanych zmian i przesłać ostateczny raport Zamawiającemu. 2) Forma przekazania raportu końcowego: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ostateczną wersję raportu, zaakceptowaną uprzednio przez Zamawiającego, w wersji elektronicznej oraz papierowej (podpisanej przez Wykonawcę) w terminie zgodnym z harmonogramem. 3) Raport końcowy będzie zawierał: a) cele projektu oraz cele i program warsztatów; b) termin warsztatów; c) liczbę uczestników warsztatów; d) zestawienie wyników ankiet oceniających warsztaty z interpretacją wyników i jakościową analizą zbiorczą; e) rejestr indywidualnych konsultacji telefonicznych wraz z celem konsultacji i zbiorczym podsumowaniem; f) zestawienie bezpośrednich konsultacji indywidualnych (zawierające terminy bezpośrednich konsultacji oraz listę uczestników bezpośrednich konsultacji) wraz z ich celem oraz podsumowaniem, a także wnioskami z wdrożenia indywidualnych PDW; g) zestawienie wyników ankiet oceniających bezpośrednie konsultacje indywidualne z interpretacją wyników i jakościową analizą zbiorczą; 12

13 h) wnioski porównawcze z pracy uczestników wywiadu grupowego początkowego i końcowego dotyczące profilu dyrektora departamentu/kancelarii/delegatury, uwzględniającego realizację wartości na poziomie zoperacjonalizowanych zachowań; i) podsumowanie całego projektu od strony efektów, zarówno na poziomie uczestników jak i organizacji (dane statystyczne i opisowe jakościowe przeanalizowane, zinterpretowane w odniesieniu do: celów projektu szkoleniowego zgodnie z pkt zapytania ofertowego celów ogólnych i szczegółowych warsztatów zgodnie z pkt 2.3, XI, 12) zapytania ofertowego; j) wnioski jakościowe i rekomendacje na przyszłość związane z doskonaleniem komunikacji i współpracy między kadrą kierowniczą wyższego i średniego szczebla (mocne strony, obszary do doskonalenia, szanse, zagrożenia). 4) Forma raportu: Raport będzie przygotowany w sposób poprawny stylistycznie, logicznie i językowo, z dbałością o estetykę graficzną (w wersji kolorowej), przejrzysty od strony struktury i treści. XXV. Spotkanie Zamawiającego i Wykonawcy podsumowujące realizację projektu wraz ze szczegółowym omówieniem raportu końcowego 1) Cel spotkania podsumowującego cały projekt szkoleniowy: Wykonawca spotka się z Zamawiającym w celu umówienia jego wyników. 2) Termin spotkania podsumowującego cały projekt szkoleniowy: Wykonawca spotka się z Zamawiającym po terminie dostarczenia raportu, jednak nie dłuższym niż w terminie zgodnym z harmonogramem. Spotkanie będzie trwało minimum jedną godzinę zegarową. Termin spotkania musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego. 2.4 Cena: 1) Koszt przeprowadzenia dwudniowych warsztatów dla maksymalnie 50 osobowej grupy warsztatowej (15 godzin dydaktycznych) wraz z kosztem spotkania wprowadzającego, kosztem przygotowania PDW wraz z wytycznymi, kosztem materiałów szkoleniowych, kosztem przeprowadzenia ankiety online oceniającej przebieg warsztatów, kosztem dostarczenia raportu po warsztatach oraz kosztem konsultacji telefonicznych dla wszystkich uczestników warsztatów należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 2) Koszt za bezpośrednie konsultacje indywidualne dla jednego uczestnika (90 min) wraz z przeprowadzeniem ankiety on-line oceniającej przebieg bezpośrednich konsultacji indywidualnych należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 3) Koszt za maksymalnie 50 bezpośrednich konsultacji indywidualnych (90 min x 50) - wraz z przeprowadzeniem ankiety on-line oceniającej przebieg wszystkich bezpośrednich konsultacji, a także dostarczeniem raportu po wszystkich bezpośrednich konsultacjach indywidualnych (koszt będący wielokrotnością kosztu za bezpośrednie konsultacje indywidualne dla jednego uczestnika. Koszt raportu jest wkalkulowany w cenę pojedynczej bezpośredniej konsultacji) należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 4) Koszt przeprowadzenia wywiadu grupowego początkowego (diagnozy przed projektem) oraz przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników diagnozy należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 5) Koszt przeprowadzenia wywiadu grupowego końcowego (diagnozy po projekcie) oraz koszt przedstawienia przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu oraz koszt przygotowania i dostarczenia ostatecznego raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierającego zestawione wyniki oraz analizę z obu wywiadów, zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji indywidualnych, wraz z wnioskami i rekomendacjami, podpisanego przez Zamawiającego w wersji papierowej i elektronicznej (uwzględniający ewentualne uwagi Zamawiającego) wraz z kosztem spotkania podsumowującego należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 13

14 6) SUMA KOSZTÓW (pkt 1-5): Łączny koszt za przeprowadzenie całego projektu szkoleniowego (suma kosztów: spotkanie wprowadzające, dwudniowe warsztaty dla 50 osób wraz z ankietą on-line oraz raportem po warsztatach; bezpośrednich konsultacji indywidualnych dla maksymalnie 50 osób wraz z ankietą online oraz raportem podsumowującym wszystkie bezpośrednie konsultacje indywidualne; wywiadami grupowymi początkowym i końcowym, wraz z wynikami; oraz raport końcowy projektu szkoleniowego wraz ze spotkaniem podsumowującym) należy wykazać w formularzu oferty Część IV; 7) Warsztaty stanowią element kształcenia zawodowego pracowników i będą finansowane w 100 procentach ze środków publicznych; 8) W przypadku zastosowania zwolnienia z VAT w formularzu oferty należy podać cenę ze stawką zwolnioną z VAT; 9) Ceny działań w ramach projektu nie ulegną zmianie do końca trwania umowy. 2.5 Płatność: 1) Płatność będzie dokonana na podstawie faktur/rachunków dostarczonych przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego po poszczególnych etapach wykonania przedmiotu umowy, zaakceptowanych przez Zamawiającego, w ciągu 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury /rachunku. 2) Wykonawca jest uprawniony do dostarczenia faktur/rachunków do siedziby Wykonawcy nie wcześniej niż po: a) I rata: za przeprowadzenie wywiadu grupowego początkowego (diagnozy przed projektem) oraz przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników diagnozy (realizacja działań zgodnych z pkt 2.2 i 2.3: II-IV); b) II rata: za przeprowadzenie spotkania wprowadzającego dla uczestników warsztatów, za przeprowadzenie warsztatów dla maksymalnie 50 osobowej grupy warsztatowej (15 godzin dydaktycznych) oraz za przeprowadzenie ankiety on-line oceniającej przebieg warsztatów, dostarczenie raportu po warsztatach oraz przeprowadzenie konsultacji telefonicznych dla wszystkich uczestników warsztatów (realizacja działań zgodnych z pkt 2.2 i 2.3: I; V-XIV; XVI); c) III rata: za przeprowadzenie faktycznej liczby (maksymalnie 50) bezpośrednich konsultacji indywidualnych (90 min x liczba faktycznie przeprowadzonych konsultacji) wraz z przeprowadzeniem ankiety on-line oceniającej przebieg wszystkich bezpośrednich konsultacji indywidualnych, a także dostarczeniem raportu po wszystkich bezpośrednich konsultacjach indywidualnych (realizacja działań zgodnych z pkt 2.2 i 2.3: XVIII-XX); d) IV rata: za przeprowadzenie wywiadu grupowego końcowego (diagnozy po projekcie) oraz przedstawienie przez Wykonawcę zestawionych i poddanych analizie wyników wywiadu oraz za przygotowanie i dostarczenie ostatecznego raportu końcowego projektu szkoleniowego zawierającego zestawione i przeanalizowane wyniki z obu badań, zbiorcze oceny warsztatów oraz bezpośrednich konsultacji indywidualnych, wraz z wnioskami i rekomendacjami, podpisanego przez Wykonawcę w wersji papierowej i elektronicznej (uwzględniającego ewentualne uwagi Zamawiającego) i przyjętego przez Zamawiającego oraz za przeprowadzenie spotkania podsumowującego realizację projektu (realizacja działań zgodnych z pkt 2.2 i 2.3: XXI- XXV). 3) Wynagrodzenie będzie wypłacone Wykonawcy w terminie do 14 dni od wykonania przedmiotu umowy i dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur/rachunków przez Wykonawcę. 2.6 Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy: 1) Konsultacje i dostosowanie zaproponowanego w ofercie programu szkolenia do potrzeb Zamawiającego oraz ewentualne spotkanie z trenerem; 2) Realizacja projektu szkoleniowego z przyjętym harmonogramem, zgodnie z pkt 2.2 zapytania ofertowego oraz zgodnie z wytycznymi zawartymi w pkt 2.3 zapytania ofertowego. 14

15 3) Przeprowadzenie warsztatów zgodnie z przyjętym programem; 4) Dostarczenie Zamawiającemu faktur/rachunków zgodnie z punktem 2.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania usługi lub zmiany planowanych terminów warsztatów/konsultacji w przypadku trudności organizacyjno-technicznych niezależnych od Zamawiającego (w tym kwestii związanych z miejscem organizacji warsztatów). 3. Termin realizacji zamówienia: Luty 2019 r. listopad 2019 r. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: P. Anna Woronow (tel ), anna.woronow@mazovia.pl; P. Beata Amanowicz-Bednarek (tel ), beata.amanowicz-bednarek@mazovia.pl. 5. Kryteria oceny ofert (szczegółowy opis kryteriów i zasad przyznawania punktów): a) punktacja przyznawana jest każdemu Wykonawcy osobno w każdym etapie; b) do realizacji usługi wybrany zostaje Wykonawca (z Wykonawców zakwalifikowanych do II etapu), który zdobędzie największą liczbę punktów w II etapie (punkty uzyskane przez Wykonawców w II etapie nie sumują się z punktami uzyskanymi w etapie I); c) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone z powodu braków formalnych. 5.1 Etapy zapytania ofertowego: 1) Etap I: a) spośród zgłoszonych ofert zostaną wybrane maksymalnie 3 z największą liczbą punktów, które przejdą do II etapu oceny; b) maksymalnie trzech wybranych Wykonawców zostanie poinformowanych drogą mailową o przejściu do II etapu oceny. 2) II Etap: a) Podczas II etapu oceny, trenerzy wskazani przez Wykonawcę w formularzu oferty (2 spośród trenerów wskazanych w formularzu oferty każdego Wykonawcy wybranego w I etapie) przeprowadzą nieodpłatnie próbny warsztat (sampling) z przedmiotowej tematyki, która będzie trwała 30 min. w przypadku każdego trenera danego Wykonawcy, w siedzibie Zamawiającego. b) Próbny warsztat (sampling) przeprowadzony przez danego Wykonawcę (2 trenerów) będzie trwał łącznie 1 godzinę, bez przerw i odbędzie się jednego dnia. c) Termin przeprowadzenia próbnego warsztatu (sampling) zostanie wskazany przez Zamawiającego. d) Nieobecność przynajmniej jednego z trenerów reprezentujących Wykonawcę we wskazanym terminie będzie równoznaczna z odrzuceniem ww. Wykonawcy. W ww. przypadku Zamawiający będzie miał prawo wybrać kolejnego Wykonawcę z listy do udziału w II etapie oceny. e) W przypadku niemożności udziału w próbnym warsztacie (samplingu) wskazanego przez Zamawiającego trenera w wyznaczonym terminie, Wykonawca może skierować do przeprowadzenia próbnego warsztatu innego trenera wskazanego w ofercie; 15

16 f) Zamawiający będzie informował o terminie przeprowadzenia próbnego warsztatu (samplingu) minimum na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem, chyba że Wykonawca i Zamawiający dojdą do porozumienia o wcześniejszym terminie. g) Do realizacji przedmiotu zamówienia zostanie wybrany jeden Wykonawca. 5.2 Zasady przyznawania punktacji w I etapie: Zamawiający informuje, że oferty w I etapie będą oceniane według następujących kryteriów: 1) Program warsztatów (Pr) 50 punktów (0-50 pkt) a) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Wykonawca zaproponował adekwatne rozwinięcie przedmiotowych zagadnień. b) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. c) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych nie jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia nie zostaną w pełni zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. d) 0-11 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest nie jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym Program szkolenia nie jest spójny z oczekiwaniami Zamawiającego i wytycznymi zawartymi w zapytaniu ofertowym. Poprzez program nie zostaną zrealizowane wyznaczone cele szkolenia. 2) Harmonogram warsztatów (H) 5 punktów (0 lub 5 pkt) a) 5 pkt Harmonogram szkolenia rozplanowany zgodnie z pkt. 2.3, XI, 7) zapytania ofertowego; b) 0 pkt Harmonogram szkolenia nie jest rozplanowany zgodnie z pkt. 2.3, XI, 7) zapytania ofertowego. 3) Cena łączna całego projektu szkoleniowego (C) maksymalnie 40 punktów Najtańsza oferta uzyskuje 40 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 40 C = liczba punktów za kryterium cena C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty rozpatrywanej 4) Klauzula społeczna (K) - 5 punktów (0 lub 5 pkt) a) Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu 16

17 udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej (według wzoru oświadczenia załączonego do Zapytania ofertowego). b) W przypadku wyboru Wykonawcy, który złożył ww. dokument, Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie wskazanych osób, o którym mowa w projekcie umowy stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku nieprzedstawienia ww. dokumentu Umowa nie zostanie zawarta Liczba punktów możliwych do uzyskania w I etapie (O1) wynosi 100 Sumaryczna liczba punktów (O1) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O1 = Pr + H + C + K Pr - Program warsztatów 50 punktów H - Harmonogram warsztatów 5 punktów C - Cena łączna całego projektu szkoleniowego 40 punktów K - Klauzula społeczna 5 punktów 5.3 Zasady przyznawania punktacji w II etapie: Zamawiający informuje, że oferty w II etapie będą oceniane według następujących kryteriów: 1) Aktywizacja uczestników i reakcja na ich potrzeby (A) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez cały czas utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są zaangażowani w zajęcia. Trener reaguje na ich potrzeby. b) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez większą część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są w większości zaangażowani w zajęcia. Trener stara się reagować na ich potrzeby. c) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób mniej dynamiczny. Przez część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są tylko w części zaangażowani w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. d) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób chaotyczny. Ma trudności z utrzymaniem atencji uczestników. Uczestnicy z trudnością angażują się w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. 2) Komunikatywność trenera i atmosfera na szkoleniu (K) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób jasny, precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje bardzo dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy bardzo przyjazną atmosferę na szkoleniu. b) pkt Trener prowadzi szkolenie raczej w sposób komunikatywny. W większości przekazuje wiedzę w sposób jasny, dość precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy przyjazną atmosferę na szkoleniu. c) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób średnio komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób nie zawsze jasny, dość precyzyjny, czasem pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy dość przyjazną atmosferę na szkoleniu. 17