OR-KP-III BA

Transkrypt

1 OR-KP-III BA Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) Szanowni Państwo, Mając na uwadze kontynuację rozpoczętych w czerwcu 2018 r. działań, których celem była identyfikacja potencjału efektywności szkoleń, Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na: 1. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie projektu doradczo-szkoleniowego pt. Wypracowanie narzędzi i rozwiązań wzmacniających efektywność szkoleń w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w oparciu o model SEB/SEA. Poniżej przedstawiony jest szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2. Cel przedmiotu zamówienia Celem przedmiotu zamówienia jest wypracowanie i wdrożenie, przy wsparciu zewnętrznego eksperta, narzędzi, które pozwolą podnieść efektywność szkoleń realizowanych przez Urząd, w szczególności poprzez: 1) opracowanie map kluczowych procesów wpływających na efektywność systemu szkoleń w Urzędzie, z wykorzystaniem wniosków z etapu diagnozy potencjału efektywności szkoleń, przeprowadzonej w 2018 roku; 2) przełożenie modelu SEB/SEA na poziom praktyk stosowanych w Urzędzie tj. przygotowania/modyfikacji narzędzi wykorzystywanych w planowaniu, organizacji i pomiarze efektywności szkoleń, w obszarach tego wymagających; 3) określenie wskaźników efektywności szkoleń, powiązanych z celami Urzędu; 4) weryfikacja i dostosowanie narzędzi wykorzystywanych w procesach szkoleniowych, pod kątem uproszczenia reguł, funkcjonalności i przyjaznej formy narzędzi oraz automatyzacji sposobu zbierania danych; 5) zaplanowanie i zakomunikowanie wdrażanych zmian dotyczących obszaru szkoleń w Urzędzie, w sposób zgodny z wartościami Urzędu, sprzyjający partnerskiej współpracy, budujący zaufanie do wprowadzanych zmian oraz wzmacniający zaangażowanie kadry kierowniczej na etapie ich wdrażania. 3. Kontekst przedmiotu zamówienia W 2018 roku, w celu doskonalenia sposobu realizacji polityki szkoleniowej oraz zwiększenia efektywności realizacji celów związanych z rozwojem kompetencji pracowników, została podjęta w Urzędzie decyzja o wdrożeniu konkretnych metod mierzenia i monitorowania efektywności działań szkoleniowych. W II połowie 2018 roku dokonana została diagnoza potencjału efektywności szkoleń. W działaniach tych skorzystano z modelu SEB/SEA, (Standard of Education in Business/Standard of Education in Administration). W ramach diagnozy potencjału efektywności szkoleń, przy udziale zewnętrznego eksperta oraz zespołu pracowników odpowiedzialnych za obszar szkoleń w Urzędzie, zostały zrealizowane następujące działania: 1) Przeanalizowane zostały dotychczas stosowane w Urzędzie rozwiązania i praktyki w zakresie działań szkoleniowych, w szczególności dotyczące badania potrzeb szkoleniowych, tworzenia planów szkoleń, realizacji szkoleń grupowych, indywidualnych oraz ich ewaluacja. 1

2 2) Przeprowadzony został warsztat metodologiczny oparty na metodologii SEB/SEA, w którym udział wzięli wszyscy pracownicy Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji. 3) Przeprowadzony został warsztat koncepcyjny, podczas którego ww. pracownicy, pracując w podzespołach adekwatnie do swoich zakresów specjalizacji, zidentyfikowali obszary do doskonalenia w ramach realizacji polityki szkoleniowej. 4) Przygotowany został raport podsumowujący rezultaty diagnozy i efekty ww. warsztatu, zawierający dalsze rekomendacje dla obszaru szkoleń - raport został omówiony podczas spotkania konsultacyjnego, z udziałem Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacji ds. Kadr i Płac i Sekretarza Województwa Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Przedmiot zamówienia stanowi kontynuację opisanych powyżej działań i zakłada wypracowanie i/lub udoskonalenie wybranych przez zespół pracowników narzędzi, a następnie wdrożenie zmodyfikowanej procedury realizacji szkoleń w organizacji. 4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia kwiecień listopad 2019 r. 5. Forma realizacji przedmiotu zamówienia: Konsultacje grupowe i indywidualne, moderowane spotkania robocze, warsztaty wdrożeniowe, realizowane przez minimum dwóch trenerów-konsultantów, z zachowaniem wymogów formalnych niniejszego zapytania ofertowego. 6. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Konsultacje, spotkania robocze oraz warsztaty wdrożeniowe będą mieć miejsce w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w godzinach pracy Urzędu. 7. Grupa docelowa Pracownicy wybranych komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 8. Trenerzy konsultanci Wykonawca zapewni do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego minimum dwóch trenerów-konsultantów, z których jeden będzie pełnił rolę wiodącą tj. będzie pełnił nadzór merytoryczny nad każdym etapem projektu doradczo-szkoleniowego, będzie uczestniczył w jego kluczowych etapach oraz będzie odpowiedzialny za poprawną realizację przedmiotu zapytania ofertowego. Wymogi formalne dotyczące trenerów konsultantów opisane są w dalszej części zapytania ofertowego. 9. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała wsparcie merytoryczne i metodologiczne pracowników Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji (zespołu projektowego) w wyborze konkretnych narzędzi do stworzenia/modyfikacji oraz wdrożenia, a także w pracy nad przygotowaniem ww. narzędzi podnoszących efektywność polityki szkoleniowej, w oparciu o model SEB/SEA, w szczególności: 1) przygotowanie i poprowadzenie 14 spotkań roboczych, podczas których zostaną opracowane mapy kluczowych procesów wpływających na efektywność systemu szkoleń w Urzędzie oraz zostaną wybrane/wypracowane konkretne narzędzia, w podziale na 4 moduły tematyczne, w tym: 1 spotkanie otwierające, którego celem będzie zaplanowanie pracy zespołu projektowego oraz 1 spotkanie zamykające, podsumowujące efekty pracy; 2) przygotowanie i przekazanie wniosków i rekomendacji niezbędnych do wdrożenia wypracowanych zmian/ rozwiązań/ narzędzi, w formie raportu cząstkowego; 3) przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, przy udziale przedstawicieli Urzędu jako osób współprowadzących; 4) przygotowanie i przekazanie raportu końcowego, podsumowującego efekty realizacji przedmiotu zamówienia ( raport podsumowujący ); 2

3 5) omówienie raportu podsumowującego, podczas spotkania z Zastępcą Dyrektora Urzędu ds. Kadr i Płac i/lub Sekretarzem Województwa - Dyrektorem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 9.1 Spotkania robocze Wykonawca zrealizuje maksymalnie 14 spotkań roboczych, trwających po 4 godziny zegarowe każde, maksymalnie 1 spotkanie tygodniowo, chyba że Zamawiający i Wykonawca dojdą do porozumienia co do potrzeby i możliwości zwiększenia częstotliwości spotkań Cel spotkań roboczych: Modyfikacja standardów, metod i narzędzi dotyczących realizacji polityki szkoleniowej w celu podniesienia efektywności działań szkoleniowych realizowanych w Urzędzie, zgodnie z zakresem tematycznym i harmonogramem spotkań roboczych, zawartym poniżej - pkt ) Organizacja pracy zespołu projektowego Zespół projektowy będą stanowić pracownicy Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji, pracujący pod kierunkiem 2 trenerów-konsultantów ze strony Wykonawcy, zgodnie z następującymi założeniami: a) W projekcie stanowiącym przedmiot zapytania ofertowego, aktywnie i stosownie do potrzeb (celów projektu) uczestniczą wszyscy pracownicy Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji; b) Członkowie zespołu projektowego pracują podczas spotkań roboczych oraz pomiędzy spotkaniami, wypracowując konkretne narzędzia niezbędne do wdrożenia zmian, które zostały zarekomendowane na etapie diagnozy efektywności szkoleń w Urzędzie (np. ankiety badania potrzeb szkoleniowych, zmodyfikowane wnioski, scenariusze rozmów etc.); c) Członkowie zespołu projektowego pracują częściowo wspólnie, a częściowo w podgrupach - w podziale na obszar specjalizacji (szkolenia indywidualne, szkolenia grupowe lub wspieranie rozwoju trenerów wewnętrznych/mentoringu w Urzędzie); d) Pracę zespołu projektowego podczas każdego spotkania roboczego, prowadził będzie minimum jeden trener ze strony Wykonawcy. 1) Metody pracy zespołu projektowego Trener-konsultant prowadzący spotkania robocze powinien wykorzystywać zróżnicowane metody pracy: facylitacja, moderacja pracy zespołowej, burza mózgów, analiza przypadków, dyskusja nad wypracowywanymi rozwiązaniami, elementy wykładu poparte przykładami, konsultacje indywidualne, praca w mniejszych zespołach, praca indywidualna, symulacje. Ww. wymienione metody pracy stanowią katalog otwarty tj. będą dobierane adekwatnie do celu danego spotkania, określonego wspólnie z zespołem. 2) Zakres tematyczny i harmonogram spotkań roboczych Praca zespołu projektowego podczas spotkań roboczych powinna obejmować 4 kluczowe moduły tematyczne, w ramach których realizowane są spotkania robocze - każdy moduł uwzględnia 1 z 4 kluczowych obszarów, zidentyfikowany na etapie diagnozy jako obszar z dużym potencjałem doskonalenia: I. Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych (IPS) II. Szkolenia grupowe III. Szkolenia indywidualne IV. Rozwój zasobów wewnętrznych (obszar dot. rozwoju trenerów wewnętrznych i mentoringu); 3

4 Moduł Zakres tematyczny pracy Liczba spotkań Termin Spotkanie otwierające pracę zespołu projektowego 1 spotkanie robocze II kwartał 2019 r. Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych (IPS) zgodnie z modelem SEB/SEA (narzędzia w ramach procedury zbierania i analizowania obszarów do doskonalenia, I. efektywne sposoby współpracy z klientem 4 spotkania robocze II kwartał 2019 r. wewnętrznym tj. poszczególnymi interesariuszami: komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierownictwem Urzędu) II. Szkolenia grupowe (planowanie, organizacja i pomiar efektywności szkoleń grupowych, 3 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. realizowanych w formule zamkniętej, w oparciu o model SEB/SEA ) III. Szkolenia indywidualne (planowanie, organizacja i pomiar efektywności działań szkoleniowych 3 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. realizowanych w formule otwartej, w oparciu o model SEB/SEA ) IV. Rozwój zasobów wewnętrznych (narzędzia i programy budujące i rozwijające zespół trenerów wewnętrznych oraz zespół mentorów w Urzędzie, w celu podniesienia efektywności szkoleń wewnętrznych oraz Indywidualnego Programu Mentoringu) 2 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. Spotkanie zamykające pracę zespołu projektowego 1 spotkanie robocze III kwartał 2019 r. 3) Czas trwania spotkań roboczych: 4 godziny zegarowe każde spotkanie dla jednej grupy 4) Liczba spotkań roboczych: Minimalnie 1 maksymalnie 14 spotkań. 5) Liczebność pojedynczej grupy: Minimalnie 2 maksymalnie 12 osób, w zależności od modułu tematycznego, któremu będzie poświęcone spotkanie. W części spotkań roboczych wezmą udział wszyscy pracownicy Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji, część spotkań będzie odbywać się w podgrupach, stosownie do obszaru specjalizacji. W części spotkań mogą uczestniczyć inni pracownicy Urzędu jeśli zaproszenie tych osób zostanie uznane za wartościowe w kontekście realizacji celów spotkań roboczych. 6) Miejsce spotkań roboczych: Sala szkoleniowa w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, zapewniona przez Zamawiającego. 7) Terminy spotkań roboczych: Szczegółowy harmonogram spotkań zostanie ustalony przez Zamawiającego, w porozumieniu z Wykonawcą wybranym do realizacji przedmiotu zamówienia, w taki sposób, aby w ramach 1 tygodnia odbywało się nie więcej niż 1 spotkanie robocze, chyba że Wykonawca i Zamawiający dojdą do porozumienia co do zwiększenia częstotliwości spotkań lub przeprowadzenia np. dwóch spotkań równolegle, w podziale na podzespoły. 8) Materiały na spotkania robocze: a) Przed każdym spotkaniem roboczym Wykonawca opracuje ramowy plan spotkania roboczego (zawierający, stosownie do bieżących potrzeb zespołu roboczego: agendę spotkania, status realizowanych tematów, zakres, w jakim grupy lub poszczególne osoby powinny przygotować się 4

5 do spotkania) oraz przekaże go Zamawiającemu w wersji elektronicznej, do akceptacji minimum 3 dni robocze przed rozpoczęciem spotkania, zgodnie z harmonogramem projektu. b) W przypadku uwag Zamawiającego do przedstawionego programu, Wykonawca jest zobowiązany je uwzględnić i przesłać program do ponownej akceptacji, minimum 24h przed rozpoczęciem spotkania, chyba że Zamawiający i Wykonawca dojdą do porozumienia o innym terminie. c) Wszelkie materiały dydaktyczne oraz materiały pomocnicze, jakie Wykonawca zastosuje podczas spotkań roboczych zostaną przekazane Zamawiającemu w formie elektronicznej wraz z klauzulą: Materiały szkoleniowe przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do opublikowania ww. materiałów na intranetowej stronie Urzędu. 9.2 Raport cząstkowy Po spotkaniu roboczym kończącym pracę zespołu projektowego, Wykonawca przygotuje raport cząstkowy, tj. raport z prac zespołu projektowego, zawierający m.in.: 1) Cel projektu; 2) Szczegółowy harmonogram zrealizowanych działań wraz z informacją, jakie osoby uczestniczyły w poszczególnych działaniach po stronie Zamawiającego i po stronie Wykonawcy; 3) Informację o liczbie i terminach przeprowadzonych spotkań roboczych; 4) Jakościowe podsumowanie efektów prac zespołu projektowego (w ramach każdego modułu oraz zbiorczo); 5) Opis/prezentację narzędzi i procesów które zostały wypracowane w wyniku prac zespołu roboczego wraz ze wskazaniem funkcji każdego nowego bądź udoskonalonego narzędzia, wskazaniem, w jaki sposób dane rozwiązanie wpłynie na podniesienie efektywności szkoleń oraz rekomendacji do uwzględnienia podczas przygotowywania wdrożenia w organizacji (mocne strony, słabe strony, szanse, ryzyka). 9.3 Warsztaty wdrożeniowe Cel ogólny warsztatów wdrożeniowych Wykonawca przygotuje i przeprowadzi warsztaty wdrożeniowe dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, przy udziale przedstawicieli Urzędu jako osób współprowadzących, w celu: a) przedstawienia celu wdrożenia zmian w obszarze planowania, realizacji i oceny efektywności szkoleń, na poziomie Urzędu; b) zaprezentowania i omówienia z dyrektorami i zastępcami dyrektorów departamentów/kancelarii/ delegatur wdrażanych rozwiązań i narzędzi; c) określenia obszarów wpływu dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz podległych im kierowników na poziom efektywności szkoleń, w oparciu o model SEB/SEA i nowe zasady wdrażane w Urzędzie, związane z podnoszeniem kwalifikacji i rozwojem kompetencji pracowników; d) wskazania korzyści z działań ukierunkowanych na podnoszenie efektywności szkoleń, z różnych perspektyw: pracownika, przełożonego oraz całego Urzędu Cele szczegółowe warsztatów wdrożeniowych 1 Po warsztatach wdrożeniowych uczestnik: a) będzie wiedział, na czym polega zmiana w sposobie realizacji polityki szkoleniowej, jakie jest jej uzasadnienie i cel oraz jakie modyfikacje narzędzi i procedur zostały wprowadzone; b) będzie wiedział, jakie są kolejne etapy organizowania i realizacji szkoleń indywidualnych, grupowych oraz innych form rozwoju pracowników, znajdujących się w obszarze działania Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji oraz będzie znał różne możliwe formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz rozwijania kompetencji; c) będzie znał podstawowe założenia modelu SEB/SEA w zakresie niezbędnym do pełnienia swojej roli, jako interesariusza procesu szkoleniowego; 1 Cele szczegółowe warsztatów, na poziomie wiedzy, umiejętności i postawy mogą zostać doprecyzowane na etapie spotkań roboczych, w zależności od konkretnych wypracowanych rozwiązań i priorytetów nadanych tym rozwiązaniom. 5

6 d) będzie potrafił identyfikować i analizować potrzeby w zakresie rozwoju ludzi i zespołów w podległym departamencie/kancelarii/delegaturze, zgodnie z przyjętymi w Urzędzie zasadami, skorzystać z odpowiednich narzędzi i kanałów komunikacji przy zgłaszaniu ww. potrzeb; e) będzie potrafił wesprzeć podległych kierowników zespołów w tym, aby odpowiednio motywowali pracowników swojej komórki organizacyjnej, uczestniczących w szkoleniach, poprzez określone narzędzia i działania przypisane do roli kierowniczej. f) będzie rozumiał, w jaki sposób, na których etapach i poprzez jakie narzędzia i działania może i powinien wpływać na efektywność procesów szkoleniowych pracowników w ramach podległej komórki organizacyjnej. g) będzie świadomy swojej roli oraz odpowiedzialności w zakresie monitorowania i oceny efektywności szkoleń wśród pracowników podległych komórek organizacyjnych. 1) Czas trwania warsztatów wdrożeniowych 8 godzin dydaktycznych: a) rejestracja uczestników w godz. 8:00-8:30; b) warsztaty w godz. 8:30-15:30 (8 godzin dydaktycznych); c) liczba i czas trwania przerw: 3, ok. 2x15 min. oraz 1x30 min.; d) podsumowanie warsztatów oraz ankieta oceniająca w godz. 15:30-16:00. 2) Uczestnicy warsztatów wdrożeniowych: Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów departamentów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie łącznie około 50 osób. 3) Liczba grup warsztatowych: Minimalnie 1 maksymalnie 3 grupy warsztatowe. 4) Liczebność pojedynczej grupy: Maksymalnie 18 osób. 5) Trener prowadzący warsztaty wdrożeniowe: Trener-konsultant wiodący, który uczestniczył w spotkaniach roboczych zespołu projektowego. 6) Program warsztatów: a) Na podstawie raportu cząstkowego przygotowanego przez Wykonawcę, Zamawiający uzgodni i przekaże Wykonawcy ostatecznie zatwierdzony zakres zmian wprowadzanych w obszarze narzędzi i procedur związanych ze szkoleniami (wybór i zatwierdzenie konkretnych narzędzie do wdrożenia i przedstawienia w ramach warsztatów wdrożeniowych), zgodnie z harmonogramem projektu. b) Wykonawca opracuje i prześle Zamawiającemu program, zgodny z celem ogólnym warsztatów określonym w pkt oraz celami szczegółowymi warsztatów określonymi w punkcie 9.3.2, zgodnie z harmonogramem projektu. c) W razie potrzeby, Wykonawca zapewni Zamawiającemu konsultacje i/lub spotkanie z trenerem w celu dostosowania programu warsztatów wdrożeniowych do potrzeb Zamawiającego. d) Wykonawca prześle Zamawiającemu program warsztatów w wersji edytowalnej oraz w wersji pdf przed terminem warsztatów, zgodnie z harmonogramem projektu. 7) Metody pracy podczas warsztatów: Warsztaty z elementami wykładu, podczas których wiedza merytoryczna zostanie poparta praktycznymi przykładami. W ramach warsztatów zostaną zastosowane aktywizujące techniki i narzędzia prowadzenia zajęć m.in. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, analiza przypadków, dyskusja nad osiągniętymi wynikami. 8) Miejsce warsztatów Sala szkoleniowa zapewniona przez Zamawiającego: w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 6

7 9) Terminy warsztatów: Terminy warsztatów wdrożeniowych zostaną ustalone zgodnie z harmonogramem, po zakończeniu ostatniego spotkania roboczego (zamykającego). 10) Materiały szkoleniowe: a) Materiały szkoleniowe zostaną przygotowane przez Wykonawcę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i przekazane Zamawiającemu w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej dla każdego uczestnika na warsztatach b) Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, przed warsztatami wdrożeniowymi, zgodnie z harmonogramem projektu. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, zgodnie z harmonogramem projektu, dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiały do ostatecznej akceptacji; c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi warsztatu materiały szkoleniowe w wersji drukowanej; d) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi warsztatu materiały piśmiennicze tj. notes i długopis; e) Zamawiający otrzyma w dniu szkolenia dodatkowy egzemplarz materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej do dokumentacji; f) Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu. 11) Zaświadczenia a) Każdy uczestnik warsztatów otrzyma po warsztatach zaświadczenie o ich ukończeniu, które będzie zawierało m.in. program warsztatów, termin oraz informację o liczbie godzin dydaktycznych. Każde zaświadczenie zostanie przekazane w drugim dniu warsztatów w teczce nie oznaczonej logo. b) Zaświadczenia zostaną przygotowane na podstawie list uczestników przesłanych przez Zamawiającego. c) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu ww. zaświadczenia w wersji kolorowej wraz z czarnobiałymi kopiami zaświadczeń, najpóźniej w drugim dniu warsztatów (oryginały zaświadczeń otrzymują uczestnicy, kopie są niezbędne dla Zamawiającego w celach ewidencyjnych). 9.4 Raport podsumowujący 1) Cel i sposób przygotowania raportu podsumowującego: Raport podsumowujący powinien dokumentować przebieg wszystkich etapów projektu jak również stanowić źródło informacji na temat jego efektów oraz punkt odniesienia podczas spotkania podsumowującego. Raport podsumowujący powinien zawierać w szczególności: a) nazwę i cel projektu; b) informacje z raportu cząstkowego, o którym mowa w pkt. 9.2 (szczegółowy harmonogram zrealizowanych działań wraz z informacją, jakie osoby uczestniczyły w poszczególnych działaniach po stronie Zamawiającego i po stronie Wykonawcy, informację o liczbie i terminach przeprowadzonych spotkań roboczych, jakościowe podsumowanie efektów prac zespołu roboczego, w ramach każdego modułu oraz zbiorczo); c) opis/prezentację narzędzi i procesów które zostały zatwierdzone przez Urząd do wdrożenia, na podstawie raportu cząstkowego, wraz ze wskazaniem funkcji każdego nowego bądź udoskonalonego narzędzia, wskazaniem, w jaki sposób dane rozwiązanie wpłynie na podniesienie efektywności szkoleń; d) informację o liczbie i terminach przeprowadzonych warsztatów wdrożeniowych; e) informację o liczbie uczestników warsztatów wdrożeniowych; f) harmonogram i program warsztatów wdrożeniowych; g) jakościowe podsumowanie efektów warsztatów wdrożeniowych, w tym rekomendacje dla Urzędu dotyczące ewentualnych modyfikacji lub udoskonaleń, jeśli taka potrzeba została zidentyfikowana podczas warsztatów; h) końcowe wnioski i rekomendacje dla Urzędu w kontekście dalszego monitorowania i podnoszenia efektywności polityki szkoleniowej. 7

8 2) Forma przekazania raportu podsumowującego a) Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji treść raportu podsumowującego (zbiorczą analizę realizacji projektu wraz z podsumowaniem jego efektów) w wersji elektronicznej w terminie zgodnym z harmonogramem projektu. b) Raport będzie przygotowany w sposób poprawny merytorycznie, logicznie, stylistycznie i językowo, z dbałością o estetykę graficzną (w wersji kolorowej), przejrzysty od strony struktury, układu tekstu i treści. c) W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna raportu podsumowującego nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem projektu dokonać zasugerowanych zmian i przesłać ostateczny raport podsumowujący Zamawiającemu. d) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ostateczną wersję raportu podsumowującego, zaakceptowaną uprzednio przez Zamawiającego, w wersji elektronicznej oraz papierowej (podpisanej przez Wykonawcę) w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem projektu. 9.5 Spotkanie podsumowujące Cel spotkania podsumowującego cały projekt szkoleniowy: Wykonawca spotka się z Zamawiającym w celu omówienia rezultatów przeprowadzonego projektu oraz omówienia wspólnie z Zamawiającym informacji zawartych w raporcie podsumowującym Termin i miejsce spotkania podsumowującego cały projekt szkoleniowy: Wykonawca spotka się z Zamawiającym, w siedzibie Zamawiającego, po terminie dostarczenia raportu podsumowującego, jednak nie dłuższym niż w terminie zgodnym z harmonogramem. Spotkanie będzie trwało minimum jedną godzinę zegarową. Termin spotkania zostanie zaproponowany przez Zamawiającego i zostanie uzgodniony z Wykonawcą. 9.6 Harmonogram projektu 2 : L.P. Działanie Planowany termin realizacji I. Spotkanie otwierające z udziałem zespołu projektowego kwiecień 2019 r. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. Przekazanie zakresu i programu spotkań roboczych, w wersji elektronicznej, do akceptacji Zamawiającego Przekazanie ostatecznej wersji zakresu i programu spotkań roboczych Zamawiającemu, w wersji elektronicznej Moduł I realizowany w trybie 4 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym Moduł II realizowany w trybie 3 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym Moduł III realizowany w trybie 3 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym Moduł IV realizowany w trybie 2 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym Spotkanie zamykające pracę zespołu projektowego maksymalnie 14 dni roboczych po realizacji ostatniego IV modułu Minimum 3 dni robocze przed każdym kolejnym spotkaniem roboczym 1 dzień roboczy (24h) przed każdym kolejnym spotkaniem roboczym kwiecień - czerwiec 2019 r. maj - lipiec 2019 r. maj lipiec 2019 r. czerwiec sierpień 2019 r. wrzesień 2019 r. 2 Harmonogram ma charakter ramowy i może ulec nieznacznej zmianie - szczegółowy harmonogram projektu wraz z konkretnymi terminami zostanie uzgodniony przez Zamawiającego i Wykonawcę po wyborze Wykonawcy, przed podpisaniem umowy dotyczącej realizacji przedmiotowego projektu. 8

9 IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. Przygotowanie i przekazanie raportu cząstkowego do akceptacji Zamawiającego, w wersji elektronicznej Przekazanie ostatecznej wersji raportu cząstkowego, uwzględniającego ewentualne uwagi Zamawiającego, w wersji elektronicznej i papierowej (podpisanej przez Wykonawcę) Uzgodnienie z Wykonawcą terminu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/ delegatur Przygotowanie programu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur i przekazanie programu do akceptacji Zamawiającemu, w wersji elektronicznej. Przekazanie ostatecznej wersji programu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców departamentów/kancelarii/delegatur, w wersji elektronicznej. Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty wdrożeniowe, w wersji elektronicznej (do akceptacji Zamawiającego) Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty wdrożeniowe, w wersji elektronicznej, ostatecznej, uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego. Przekazanie wzorów zaświadczeń dla uczestników warsztatów, do akceptacji Zamawiającego Przekazanie zaświadczeń uczestnikom warsztatów (kolorowy oryginał oraz czarno-biała kopia dla każdego uczestnika) Przekazanie materiałów szkoleniowych w wersji papierowej, w tym 1 dodatkowego egzemplarza dla Zamawiającego, w celu ewidencji Realizacja warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego w wersji elektronicznej, do akceptacji Zamawiającego Przekazanie ostatecznej wersji raportu podsumowującego w wersji elektronicznej i papierowej, podpisanej przez Wykonawcę wrzesień 2019 r. (w ciągu 10 dni roboczych od zakończenia spotkania zamykającego pracę zespołu projektowego) wrzesień/październik 2019 r. w ciągu 7 dni roboczych po przekazaniu raportu cząstkowego w ostatecznej wersji wrzesień / październik 2019 r. minimum 10 dni roboczych przed warsztatami minimum 5 dni roboczych przed warsztatami wrzesień / październik 2019 r. minimum 5 dni roboczych przed warsztatami wrzesień / październik 2019 r. minimum 2 dni robocze przed warsztatami wrzesień / październik 2019 r. minimum 3 dni robocze przed warsztatami w dniu warsztatów w dniu warsztatów październik 2019 r. październik/listopad 2019 r. październik/listopad 2019 r. XXII. Spotkanie podsumowujące całość projektu do 29 listopada 2019 r. 10. Cena W formularzu oferty należy wykazać koszt następujących działań: 1) Koszt jednostkowy (za 1 grupę/spotkanie) przeprowadzenia spotkania roboczego, z uwzględnieniem przygotowania zakresu merytorycznego spotkania (ramowego programu dla zespołu projektowego) i bieżącymi konsultacjami telefonicznymi i/lub mailowymi. 2) Łączny koszt przeprowadzenia maksymalnie 14 spotkań roboczych z zespołem projektowym, z uwzględnieniem przygotowania zakresu merytorycznego każdego spotkania oraz konsultacji telefonicznych i/lub mailowych pomiędzy spotkaniami, w przypadku wystąpienia takiej potrzeby (rozumiany jako iloczyn, tj.14 x koszt jednostkowy spotkania roboczego) 3) Koszt przygotowania raportu cząstkowego, po zakończeniu wszystkich spotkań roboczych. 4) Koszt jednostkowy (za 1 grupę warsztatową) przeprowadzenia warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur (grupa licząca około 18 osób), uwzględniający zaprojektowanie ww. warsztatów oraz przygotowanie i przeprowadzenie ankiety oceniającej wśród uczestników warsztatów. 5) Łączny koszt przeprowadzenia warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, dla maksymalnie 3 grup warsztatowych, uwzględniający 9

10 zaprojektowanie ww. warsztatów oraz przygotowanie i przeprowadzenie ankiety oceniającej wśród uczestników warsztatów (rozumiany jako iloczyn tj. 3 x koszt warsztatu dla 1 grupy) 6) Koszt przygotowania i przekazania Zamawiającemu raportu podsumowującego cały projekt wraz z kosztem przeprowadzenia spotkania podsumowującego z Zamawiającym. 7) SUMA (łączny koszt realizacji przedmiotu zamówienia rozumiany jako suma ww. kosztów, bez kosztów jednostkowych). 11. Miejsce lub sposób uzyskania szczegółowych informacji o przedmiocie zamówienia Beata Amanowicz-Bednarek, tel Kryteria oceny ofert (szczegółowy opis kryteriów i zasad przyznawania punktów): 12.1 Zamawiający informuje, że zapytanie ofertowe jest dwuetapowe, a oferty będą oceniane w następujący sposób: a) punktacja przyznawana jest każdemu Wykonawcy osobno w każdym etapie; b) do realizacji usługi wybrany zostaje Wykonawca (z Wykonawców zakwalifikowanych do II etapu), który zdobędzie największą liczbę punktów w II etapie (punkty uzyskane przez Wykonawców w II etapie nie sumują się z punktami uzyskanymi w etapie I); c) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone z powodu braków formalnych Etapy zapytania ofertowego: I Etap: a) spośród zgłoszonych ofert zostaną wybrane maksymalnie 3 z największą liczbą punktów, które przejdą do II etapu oceny; b) maksymalnie trzech wybranych Wykonawców zostanie poinformowanych drogą mailową o przejściu do II etapu oceny II Etap: a) Podczas II etapu oceny, dwóch trenerów-konsultantów wskazanych przez Wykonawcę w formularzu oferty (trener-konsultant wiodący i trener konsultant wspierający), przeprowadzi nieodpłatnie próbny warsztat (sampling) z przedmiotowej tematyki, który będzie trwał 30 min. w przypadku każdego trenera danego Wykonawcy, w siedzibie Zamawiającego. b) Próbny warsztat (sampling) przeprowadzony przez danego Wykonawcę (2 trenerów) będzie trwał łącznie 1 godzinę, bez przerw i odbędzie się jednego dnia. c) Termin przeprowadzenia próbnego warsztatu (samplingu) zostanie wskazany przez Zamawiającego. d) Nieobecność przynajmniej jednego trenera reprezentującego Wykonawcę we wskazanym terminie będzie równoznaczna z odrzuceniem ww. Wykonawcy. W ww. przypadku Zamawiający będzie miał prawo wybrać kolejnego Wykonawcę z listy do udziału w II etapie oceny. e) W przypadku niemożności udziału w próbnym warsztacie (samplingu) wskazanego przez Zamawiającego trenera-konsultanta wspierającego w wyznaczonym terminie, Wykonawca, może skierować do przeprowadzenia próbnego warsztatu innego trenera-konsultanta, jeśli został on wskazany w ofercie i spełnia wymogi formalne zapytania ofertowego. f) Udział danego trenera-konsultanta reprezentującego danego Wykonawcę w próbnym warsztacie, zobowiązuje Wykonawcę do zaangażowania tego trenera-konsultanta do realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadku gdy dany Wykonawca zostanie wybrany. g) Zamawiający będzie informował o terminie przeprowadzenia próbnego warsztatu (samplingu) minimum na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem, chyba że Wykonawca i Zamawiający dojdą do porozumienia o wcześniejszym terminie. h) Do realizacji przedmiotu zamówienia zostanie wybrany jeden Wykonawca. 10

11 12.3 Zasady przyznawania punktacji w I etapie Zamawiający informuje, że oferty w I etapie będą oceniane według następujących kryteriów: 1) Cena łączna całego projektu doradczo-szkoleniowego (C) maksymalnie 95 punktów Najtańsza oferta uzyskuje 95 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 95 C = liczba punktów za kryterium cena C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty rozpatrywanej 2) Klauzula społeczna (K) - 5 punktów (0 lub 5 punktów) a) Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej (według wzoru oświadczenia załączonego do Zapytania ofertowego). b) W przypadku wyboru Wykonawcy, który złożył ww. dokument, Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie wskazanych osób, o którym mowa w projekcie umowy stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku nieprzedstawienia ww. dokumentu umowa nie zostanie zawarta. Liczba punktów możliwych do uzyskania w I etapie (O1) wynosi 100 Sumaryczna liczba punktów (O1) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O1 = C + K C - Cena łączna całego projektu szkoleniowego 95 punktów K - Klauzula społeczna 5 punktów 12.4 Zasady przyznawania punktacji w II etapie: Zamawiający informuje, że oferty w II etapie będą oceniane według następujących kryteriów: 1) Aktywizacja uczestników i reakcja na ich potrzeby (A) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez cały czas utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są zaangażowani w zajęcia. Trener reaguje na ich potrzeby. b) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez większą część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są w większości zaangażowani w zajęcia. Trener stara się reagować na ich potrzeby. c) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób mniej dynamiczny. Przez część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są tylko w części zaangażowani w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. d) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób chaotyczny. Ma trudności z utrzymaniem atencji uczestników. Uczestnicy z trudnością angażują się w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. 11

12 2) Komunikatywność trenera i atmosfera na szkoleniu (K) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób jasny, precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje bardzo dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy bardzo przyjazną atmosferę na szkoleniu. b) pkt Trener prowadzi szkolenie raczej w sposób komunikatywny. W większości przekazuje wiedzę w sposób jasny, dość precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy przyjazną atmosferę na szkoleniu. c) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób średnio komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób nie zawsze jasny, dość precyzyjny, czasem pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy dość przyjazną atmosferę na szkoleniu. d) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób mało komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób nie zawsze jasny, mało precyzyjny, nie zrozumiały, pozostawiający wątpliwości. Ma trudności z nawiązaniem kontaktu z uczestnikami. Trudno mu stworzyć przyjazną atmosferę na szkoleniu. 3) Przygotowanie do zajęć (P) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener jest bardzo dobrze przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Pewnie odpowiada na pytania dodatkowe. Udziela pełnych informacji. b) pkt Trener jest raczej dobrze przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na dość wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Dość pewnie odpowiada na pytania dodatkowe. Udziela pełnych informacji. c) 6-10 pkt Trener jest nie w pełni przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na nie dość wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Odpowiada na pytania dodatkowe za mało pewnie. Udziela niepełnych informacji. d) 0-5 pkt Trener jest słabo przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na zbyt niskim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Odpowiada na pytania dodatkowe niepewnie. Udziela niepełnych informacji. 4) Organizacja zajęć (Oz) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener dobrze organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Uwidoczniona jest bardzo dobrze zaplanowana koncepcja zajęć. b) pkt Trener dość dobrze organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Uwidoczniona jest dość dobrze zaplanowana koncepcja zajęć. c) 6-10 pkt Trener słabo organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Mało uwidoczniona jest zaplanowana koncepcja zajęć. d) 0-5 pkt Trener źle organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Nie uwidacznia się koncepcja zajęć. 12

13 5) Kultura prowadzenia zajęć, prezencja trenera/trenerów, język prowadzenia zajęć (J) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) a) pkt Trener prowadzi szkolenie z dużą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób nienaganny, schludny, odpowiednio dopasowany do charakteru zajęć. Posługuje się poprawnym językiem. b) pkt Trener prowadzi szkolenie z dość dużą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób adekwatny, schludny, dość dopasowany do charakteru zajęć. Posługuje się dość poprawnym językiem. c) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie z niewystarczającą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób nie dość schludny, nie wystarczająco dopasowany i adekwatny do charakteru zajęć. Posługuje się nie dość poprawnym językiem. d) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie z niewystarczającą kulturą osobistą. Nie prezentuje się w sposób schludny, nie wystarczająco dopasowany i adekwatny do charakteru zajęć. Nie posługuje się poprawnym językiem. Liczba punktów możliwych do uzyskania (O2) wynosi 200 (maksymalnie 100 dla każdego z dwóch trenerów). Sumaryczna liczba punktów (O2) możliwych do uzyskania przez każdego z trzech wybranych Wykonawców, którzy wezmą udział w II etapie zapytania ofertowego, zostanie obliczona wg następującego wzoru: O2 = A + K+ P + Oz + J A Aktywizacja uczestników i reakcja na ich potrzeby 20 punktów K Komunikatywność trenera i atmosfera na szkoleniu 20 punktów P Przygotowanie do zajęć 20 punktów Oz Organizacja zajęć 20 punktów J Kultura prowadzenia zajęć, prezencja trenera, język prowadzenia zajęć 20 punktów Każdy Trener biorący udział w II etapie zapytania ofertowego powinien uzyskać co najmniej 60 punktów, aby oferta przedmiotowego szkolenia podlegała dalszej ocenie. Jeśli trener zaprezentowany przez danego Wykonawcę, zdobędzie mniej niż 60 punktów, oferta przedmiotowego Wykonawcy nie będzie podlegała dalszej ocenie, a tym samym nie będzie brana pod uwagę przy wyborze do realizacji usługi. 13. Warunki współpracy Umowa zostanie zawarta na podstawie wzoru umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego. W przypadku, gdy Wykonawcą zamówienia będzie osoba fizyczna, jedyną możliwą formą umowy jest umowa zlecenie. 14. Płatność Wynagrodzenie zostanie wypłacone na podstawie rachunku lub faktury VAT wystawionej po poszczególnych zrealizowanych częściach przedmiotu zamówienia: a) I część - płatna po realizacji wszystkich spotkań roboczych (moduły: I,II,III,IV) oraz po przekazaniu raportu cząstkowego, zaakceptowanego przez Zamawiającego; b) II część płatna po realizacji wszystkich zaplanowanych warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur; c) III część płatna po dostarczeniu raportu podsumowującego oraz omówieniu ww. raportu podczas spotkania podsumowującego z Zamawiającym. 13

14 15. Wymogi formalne: 15.1 Wykonawca posiada uprawnienia do posługiwania się modelem SEB/SEA Wykonawca posiada udokumentowane uprawnienia do wdrażania narzędzi modelu SEB/SEA w organizacjach - informację należy wykazać w części II formularza oferty. Ww. uprawnienia należy potwierdzić poprzez dołączenie do oferty stosownego dokumentu, regulującego kwestię uprawnień Wykonawcy do wdrażania modelu SEB/SEA Wykonawca zapewni minimum dwóch trenerów-konsultantów do realizacji przedmiotu zamówienia, posiadających zasób wiedzy, wykształcenie, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne umożliwiające właściwą realizację projektu doradczo-szkoleniowego, stanowiącego przedmiot zamówienia. W formularzu oferty należy wskazać minimum dwóch trenerów-konsultantów dedykowanych do realizacji przedmiotu zamówienia, z oznaczeniem roli jaką będzie pełnił dany trenerkonsultant w projekcie. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany przez trenerów konsultantów, którzy spełnią i potwierdzą stosownymi dokumentami poniższe warunki (każdy z trenerów wskazanych przez Wykonawcę, stosownie do wskazanej roli, zgodnie z poniższymi wymaganiami): Trener konsultant wiodący posiada: a) doświadczenie we wdrażaniu narzędzi SEB/SEA w organizacjach - należy wykazać minimum 5 projektów doradczo-szkoleniowych o ww. zakresie, realizowanych w formule zamkniętej dla firm i/lub instytucji publicznych w ciągu ostatnich 5 lat (tj. luty 2014 luty 2019 r.), w tym minimum 2 projekty doradczo-szkoleniowe dla instytucji administracji publicznej - informację należy umieścić w formularzu oferty, w tabeli, w części I. 1. a) oraz potwierdzić załączonymi, odpowiednio ponumerowanymi referencjami pisemnymi. b) doświadczenie w realizacji szkoleń/warsztatów dla kadry kierowniczej, z zakresu zgodnego z tematyką przedmiotu zamówienia (np. identyfikowanie potrzeb rozwojowych pracowników i/lub zespołów, monitorowanie efektywności działań szkoleniowych realizowanych dla pracowników i/lub zespołów, stosowanie narzędzi HR w rozwijaniu kompetencji pracowników) - należy wykazać minimum 2 szkolenia/warsztaty realizowane dla firm lub instytucji w ciągu ostatnich 5 lat, (tj. luty 2014 luty 2019 r.), w których uczestniczyła kadra kierownicza - informację należy umieścić w części I. 1. b) formularza oferty oraz potwierdzić załączonymi, odpowiednio ponumerowanymi referencjami pisemnymi. c) wykształcenie wyższe. Informację o wykształceniu wyższym należy wskazać w formularzu oferty w części I. 1. c) formularza oferty Trener konsultant wspierający posiada: a) doświadczenie w prowadzeniu szkoleń lub usług doradczo-szkoleniowych z zakresu metodologii SEB/SEA w firmach lub instytucjach publicznych, tj. w ciągu ostatnich 3 lat (luty 2016 r. luty 2019 r.) trener-konsultant przeprowadził lub współprowadził minimum 3 szkolenia lub usługi doradczo-szkoleniowe, realizowane w formule zamkniętej, dla firm i/lub instytucji, z zakresu metodologii SEB/SEA informację należy umieścić w części I. 2. a) oraz potwierdzić załączonymi, odpowiednio ponumerowanymi referencjami pisemnymi. b) wykształcenie wyższe. Informację o wykształceniu wyższym należy wskazać w formularzu oferty w części I. 2. b) 16. Warunki spełnienia oferty Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które spełniają wymogi ujęte w zapytaniu ofertowym Oferta powinna zawierać: a) Wypełniony elektronicznie i podpisany przez Wykonawcę formularz oferty. b) Referencje pisemne w formie skanów, w wymaganej liczbie, uwzględniające informacje określone w pkt a) i b) oraz a), zawierające co najmniej: imię i nazwisko trenera-konsultanta, którego dotyczą referencje, nazwę firmy/instytucji, dla której był realizowany projekt stanowiący przedmiot referencji, termin realizacji działań projektowych, tytuł i/lub opis zakresu merytorycznego projektu, pozwalający zweryfikować, czy przedmiot referencji jest spójny tematycznie z przedmiotem zamówienia oraz czy potwierdza doświadczenie trenerów-konsultantów, zgodnie z pkt a) i b) lub pkt a), podpis osoby upoważnionej do wystawienia referencji (tj. pracownika firmy lub 14

15 instytucji, dla której było realizowane dane działanie - referencje od firm doradczych, pośredniczących w realizacji projektu dla docelowych klientów, nie będą brane pod uwagę). c) Aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w formie wydruku ze strony internetowej CEIDG (w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) lub z Krajowego Rejestru Sądowego (w odniesieniu do podmiotów, na które przepisy nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru). d) Dokument poświadczający uprawnienia do wdrażania modelu SEB/SEA w organizacjach, zgodnie z wymogami zawartymi w pkt zapytania ofertowego. e) Wypełnione i podpisane oświadczenie dotyczące spełnienia klauzuli społecznej jeśli Wykonawca spełnia wymogi klauzuli Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę Oferta musi być sporządzona w języku polskim Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego Referencje pisemne przedstawione przez Wykonawcę muszą spełniać wszystkie wymogi zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega, że w przypadku złożenia referencji niepełnych (tj. niespełniających wszystkich wymogów punktu b) lub referencji, na podstawie których nie będzie możliwości ocenić, czy dany trener spełnia wymogi formalne, oferta nie będzie rozpatrywana. Zamawiający informuje, że nie będzie kontaktować się z osobami, które wystawiły referencje dla danego Wykonawcy W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną, największą liczbę punktów Niespełnienie ww. wymogów formalnych oraz brak wymaganych dokumentów, będzie skutkowało nierozpatrzeniem oferty. Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które wpłyną w terminie określonym w zapytaniu ofertowym pkt 18 - decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od Wykonawcy Sposób przekazania oferty: Ofertę, z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 16, należy sporządzić w języku polskim na formularzu oferty stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe nr sprawy: OR-KP-III BA do zamówienia na: Przygotowanie i przeprowadzenie projektu doradczo-szkoleniowego pt. Wypracowanie narzędzi i rozwiązań wzmacniających efektywność szkoleń w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w oparciu o model SEB/SEA. 18. Miejsce i termin złożenia ofert: Ofertę należy złożyć do dnia: 26 marca 2019 r. do godz.16:00 drogą elektroniczną na adres oferty-szkolenia@mazovia.pl Waldemar Kuliński Sekretarz Województwa Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 13 marca 2019 r. 15