ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2015 ZAPROSZENIE. Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na:

Transkrypt

1 LOKALNA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA Region Puszczy Białowieskiej Hajnówka, ul. 3 Maja 45, tel. (+48 85) fax (+48 85) biuro@lot.bialowieza.pl Hajnówka, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2015 ZAPROSZENIE Zapraszam do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na: Opracowanie Strategii Marki Regionu Puszczy Białowieskiej 1. Zamawiający Lokalna Organizacja Turystyczna Region Puszczy Białowieskiej z siedzibą: Hajnówka, ul. 3 Maja 45, NIP , REGON , KRS Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień ( j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy. 3. Tytuł projektu Przedsięwzięcie realizowane w ramach projektu: Strategia Marki Regionu Puszczy Białowieskiej, dofinansowanego z PROW , w ramach realizacji Lokalnej Strategii Rozwoju na obszarze Lokalnej Grupy Działania Puszcza Białowieska. 4. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opracowanie dwóch dokumentów: Strategii Marki Regionu Puszczy Białowieskiej oraz Planu wdrożenia marki, jako wskazania praktycznego zastosowania założeń wypracowanej wspólnie strategii. Celem przedmiotu zamówienia jest wykreowanie marki regionu jako wyraźnego elementu identyfikacji i odróżnienia oferty regionu od ofert konkurencyjnych względem potencjalnego turysty, a jej rolą będzie podkreślenie wyjątkowości i unikalności tego miejsca. Zastosowane zostanie innowacyjne na tym obszarze podejście względem jej promocji i planowania rozwoju. Rzetelne opracowanie założeń strategicznych koncepcji marki oraz skuteczne zarządzanie marką miejsca powinno mieć wpływ na zwiększenie atrakcyjność całego obszaru LGD Puszcza Białowieska.

2 Tabelaryczny wykaz działań i rezultatów zamówienia Lp Działanie Rezultaty cząstkowe 1 Diagnoza sytuacji obecnej (m.in. warsztaty wstępne, weryfikacja dokumentów strategicznych i źródeł informacji wtórnych, diagnoza zasobów kluczowych i określenie kierunków strategicznych). - Analiza dokumentów dotyczących bezpośrednio i pośrednio marki Regionu Puszczy Białowieskiej i województwa podlaskiego (sektor turystyczny i inne) - Analiza w/w dokumentów pod kątem ich spójności: odzwierciedlanie zasobów (nie tylko turystycznych) Regionu Puszczy Białowieskiej, powiązania z innymi sektorami lokalnej gospodarki (np. żywności), odniesienie do marek województwa i kraju. - Przygotowanie i prowadzenie: warsztatów (planowane: 12 h, liczba uczestników 60 osób), wywiadów eksperckich (planowane: 6 h, liczba uczestników - 20) 2 Określenie strategii (m.in. wybór kierunku/ów strategicznego/ch, opracowanie tożsamości marki, określenie luk procesowych i infrastrukturalnych). Analiza konkurencji - strategii marki obszarów konkurencyjnych wobec Regionu Puszczy Białowieskiej w skali europejskiej dysponujących podobnymi zasobami (analiza konkurencji w zakresie strategii marki obszarów konkurencyjnych wobec Regionu Puszczy Białowieskiej w skali krajowej została przygotowana w ramach opracowania na zlecenie Straostwa Powiatowego w Hajnówce Strategia zarzadzania i promocji regionu Puszczy Białowieskiej wraz z opracowaniem dwóch produktów turystycznych regionu - Konsorcjum EKOTON i 2BA Doradztwo Strategiczne i zostanie dostarczona Wykonawcy po podpisaniu umowy). 3 Projektowanie strategii (opracowanie tożsamości wizualnej, badania ilościowe, konsultacje społeczne, badania jakościowe). Zbudowanie systemu badań (ilościowych i jakościowych), stanowiącego podstawę strategii marki Regionu Puszczy Białowieskiej. - Przygotowanie i przeprowadzenie konsultacji społecznych (planowane: 5 h, liczba uczestników - 80) - 4 Dokumentacja strategiczna (opracowanie dokumentu strategicznego marki, opracowanie planu wdrożenia marki i jej komunikacji, opracowanie logotypu i księgi znaku marki, Scenariusz/e warsztatów. Materiały dla uczestników warsztatu Raport dot. diagnozy zasobów kluczowych i określenie kierunków strategicznych Raport z analizy porównawczej konkurencyjnych strategii z zaleceniami dla projektu strategii Regionu Puszczy Białowieskiej (wizja, tożsamość, kierunki, narzędzia). Wykaz badań i zalecenia badań niezbędnych do wdrażania strategii marki oraz regularnego monitorowania marki Regionu Puszczy Białowieskiej. Dokument strategiczny marki. Plan wdrożenia marki i jej komunikacji. Scenariusz warsztatu

3 warsztaty wdrożeniowe). Piramida tożsamości i unikatowe cechy marki Regionu Puszczy Białowieskiej. Wartości marki dostarczane turystom, branży i mieszkańcom. Promocja wewnętrzna i zewnętrzna marki. Techniki i nośniki komunikowania marki (turystom, mieszkańcom, firmom, urzędom, organizacjom, tp.). Pozycjonowanie marki. Kształtowanie sense of place (atmosfery miejsca). Wykaz narzędzi marki uwzględniających specyfikę tożsamości Regionu Puszczy Białowieskiej. Narzędzia werbalne i niewerbalne np. propozycje filmów, zdjęć, storytelling, grywalizacja, questing itp. Sposoby oddziaływania marki (doznania, przeżycia, doświadczenia). Flagowe wydarzenia dla marki. Program jakości. Księga Systemu Identyfikacji. Program wspierania wybranych produktów turystycznych spójnych z tożsamością marki. Harmonogram wykaz priorytetowych działań i partnerów. Program promocji marki wśród turystów i mieszkańców. Rekomendacje dla mediów. Monitoring, ewaluacja, mierzenie rezultatów, wskaźniki monitorowania. - Przygotowanie i prowadzenie warsztatów wdrożeniowych (planowane: 6 h, liczba uczestników 30 osób) 5 Spotkanie prezentacyjne (planowane: 3h, liczba uczestników 80 osób) wdrożeniowego. Scenariusz spotkania prezentacyjnego 5. Kryteria i sposób wyboru Wykonawcy Wykonawca ma obowiązek wykonania wszelkich prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, ze złożoną ofertą, z niniejszym zakresem zadań, oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca zapewni autorstwo opracowań przez osobę spełniającą następujące kryteria: 1) co najmniej stopień naukowy doktora nauk ekonomicznych, humanistycznych, marketingu i zarządzania, 2) doświadczenie w prowadzeniu warsztatów i szkoleń z dziedziny marketingu turystycznego - co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat, 3) doświadczenie w przygotowywaniu dokumentów strategicznych markowych produktów turystycznych - co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat, 4) publikacje naukowe na temat produktu i marki turystycznej - co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat. 6. Termin realizacji zamówienia Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie do 20 marca 2015 r., zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego. 7. Forma wynagrodzenia oraz termin płatności Wynagrodzenie płatne przelewem bankowym po podpisaniu protokołu odbioru, w terminie 14 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.

4 8. Kryteria oceny ofert Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty, która spełnia określone w zapytaniu ofertowym wymagania i uzyska największą liczbę punktów. Każda z ofert zostanie oceniona według poniższych kryteriów: 1) kryterium ceny maksymalnie 60 pkt Oceniane będzie według następujących zasad: oferta o najniższej cenie - 60 pkt. Punkty dla każdej kolejnej oferty wyliczane będą wg wzoru: liczba punktów= najniższa cena brutto z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia wynikająca ze złożonych ofert x 60 cena brutto z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia wynikająca ze złożonej oferty 2) kryterium jakości personelu zaangażowanego w realizację zamówienia maksymalnie 40 pkt. Oceniane będzie według następujących zasad: co najmniej stopień naukowy doktora nauk ekonomicznych, humanistycznych, marketingu i zarządzania, 10 pkt doświadczenie w prowadzeniu warsztatów i szkoleń z dziedziny marketingu turystycznego co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat - za każde szkolenie lub warsztaty: 1 pkt - maksymalnie 10 pkt. doświadczenie w przygotowywaniu dokumentów strategicznych markowych produktów turystycznych - co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat - za każde przygotowanie dokumentu: 1 pkt maksymalnie 10 pkt. Liczba publikacji naukowych na temat produktu i marki turystycznej - co najmniej 3 w ciągu ostatnich 5 lat. - za każdą publikację: 1 pkt maksymalnie 10 pkt. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez Zamawiającego na sfinansowanie niniejszego zamówienia. 9. Sposób i termin składania ofert Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć na adres: Lokalna Organizacja Turystyczna Region Puszczy Białowieskiej Hajnówka, ul. 3 Maja 45. Istnieje możliwość przesłania oferty pocztą elektroniczną na adres: biuro@lot.bialowieza.pl, do dnia r. Oferta powinna zostać opatrzona pieczątką firmową, mieć datę sporządzenia oraz podpisy osób reprezentujących oferenta. Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z następującym napisem Oferta na opracowanie Strategii Marki Regionu Puszczy Białowieskiej 10. Sposób przygotowania oferty Oferta musi zawierać: Kompletnie wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1), 1.Parafowany wzór umowy (Załącznik nr 2) 2.Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3) 3.Kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem dokumentu/-ów potwierdzających stopień/tytuł naukowy personelu zaangażowanego w realizację zamówienia.

5 4. Potwierdzenie doświadczenia w prowadzeniu warsztatów i szkoleń z dziedziny marketingu turystycznego wykaz. 5. Potwierdzenie doświadczenia w przygotowaniu dokumentów strategicznych markowych produktów turystycznych wykaz. 6.Wykaz publikacji naukowych na temat produktu i marki turystycznej. 7.Harmonogram realizacji etapów zamówienia. 11. Termin związania ofertą: Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert. 12. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi mailowo wszystkich Wykonawców. Załączniki: 1.Kompletnie wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1), 2.Parafowany projekt umowy (załącznik nr 2) 3.Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3) 4.Kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem dokumentu/-ów potwierdzających stopień/tytuł naukowy personelu zaangażowanego w realizację zamówienia. 5.Potwierdzenie doświadczenia w prowadzeniu warsztatów i szkoleń z dziedziny marketingu turystycznego wykaz. 6. Potwierdzenie doświadczenia w przygotowaniu dokumentów strategicznych markowych produktów turystycznych wykaz. 7. Wykaz publikacji naukowych na temat produktu i marki turystycznej. 8.Harmonogram realizacji etapów zamówienia. W imieniu Zarządu Walentyna Gorbacz - prezes