Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (LSI RPO WP ) Status: Wersja zatwierdzona Ostatnia modyfikacja: Liczba stron: Rzeszów, 12 marca 2015 roku

2 I. Wstęp Lokalny System Informatycznym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (zwany dalej LSI RPO WP ) jest narzędziem informatycznym przeznaczonym do obsługi procesu ubiegania się o środki pochodzące z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w Ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata Główne zadania realizowane przez LSI RPO WP : Przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie projektu do Instytucji Organizującej Nabór (dalej ION), Organizacja, przechowywanie i zarządzanie wnioskami, Zarządzanie użytkownikami biorącymi udział w realizacji projektów, Komunikacja i korespondencja. Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie projektu w ramach RPO WP na lata są zobligowani do korzystania z LSI RPO WP II. Założenie konta i dostęp do systemu 1. Ustawienia przeglądarki internetowej W celu poprawnego działania systemu zaleca się stosowanie poniżej wymienionych ustawień dla przeglądarek internetowych. Obsługiwane przeglądarki (zalecane jest stosowanie najnowszych wersji przeglądarek udostępnionych przez producenta): Firefox, Chrome, Internet Explorer, Opera; Włączenie zapisywania ciasteczek (cookies) w ustawieniach przeglądarki; Wyłączenie blokowania wyskakujących okienek w ustawieniach przeglądarki. Dodatkowo niezbędne jest stosowanie aplikacji do otwierania plików PDF np. Adobe Acrobat Reader. 2. Logowanie do systemu LSI RPO WP dostępny jest pod adresem: Aby zalogować się do systemu należy w wysuwanym w górnej części strony banerze o nazwie "Login" - formularzu logowania wybrać zakładkę "Zaloguj" po wcześniejszym wpisaniu nazwy użytkownika i hasła: Strona 2 z 8

3 3. Założenie konta użytkownika Aby móc w pełni korzystać z systemu wymagane jest założenie konta użytkownika. W tym celu w formularzu logowania należy wybrać zakładkę Załóż konto i wypełnić formularz rejestracyjny. Po uzupełnieniu formularza należy kliknąć przycisk Zarejestruj: Uwaga! Podczas rejestracji konta, bardzo ważne jest podanie aktualnego adresu . Na podany adres zostanie wysłana wiadomość wraz z instrukcją dokończenia rejestracji konta. Przed założeniem konta użytkownika należy zapoznać się z Regulaminem Lokalnego Systemu Informatycznego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata , który dostępny jest poprzez zakładkę znajdującą się w stopce - "Regulamin". 4. Przypomnienie hasła W przypadku utraty hasła dostępu do konta istnieje możliwość otrzymania nowego. W tym celu należy pozostawić formularz logowania bez wypełnienia i wybrać zakładkę "Zaloguj" - wówczas pojawi się dodatkowy formularz z możliwością wybrania zakładek: Nie pamiętasz hasła?, Nie pamiętasz nazwy?, Nie masz konta?; a następnie podać wymagane dane i wybrać przycisk Wyślij. Strona 3 z 8

4 5. Strona główna Po zalogowaniu do systemu zostanie wyświetlona Strona startowa LSI RPO WP na której znajdują się odnośniki do poszczególnych opcji systemu w postaci górnego menu: Strona główna pozwala na powrót do strony głównej z każdego miejsca w systemie, zawierający dwie podzakładki: Wniosek, Projekty; O naborze zawiera ogłoszenie o naborze wniosków o dofinansowanie; Aktualności zbiór bieżących informacji związanych z systemem; FAQ (często zadawane pytania) zbiór odpowiedzi na często zadawane pytania; Pomoc zbiór dokumentów pomocy: "Instrukcja założenia konta", "Instrukcja użytkownika", "Instrukcja wypełnienia wniosku"; Kontakt - Formularz kontaktowy, zawierający dodatkowe zakładki: "Formularz zgłaszania uwag", "Newsletter"; oraz dolnego menu: O systemie informacje ogólnie o systemie; Regulamin regulamin LSI RPO WP ; Polityka prywatności informacje związane z przetwarzaniem plików cookies; Dostępność informacje związane z dostępnością systemu dla osób z dysfunkcjami; i kafelków: Moje dane edycja danych lub zmiany hasła właściciela konta (oprócz loginu); Wnioskodawca/ Beneficjent definiowanie danych Wnioskodawcy/Beneficjenta; Wniosek formularz wypełnienia wniosku; Projekty - zarządzanie wnioskami o dofinansowanie projektów: Strona 4 z 8

5 Górne oraz dolne menu dostępne jest bez logowania się do systemu oprócz zakładki "Strona główna", a wraz z nią ww. kafelków, które zostają uwidocznione dopiero po zalogowaniu się użytkownika do systemu. III. Wniosek o dofinansowanie projektu / załącznik wniosku Wnioski o dofinansowanie projektów w zakresie merytorycznym należy wypełniać zgodnie z dokumentem Instrukcja wypełniania wniosku do dofinansowanie w ramach RPO WP na lata dostępnej w zakładce Pomoc. Wnioski o dofinansowanie projektów w zakresie merytorycznym należy wypełniać zgodnie z dokumentem Instrukcja wypełniania wniosku do dofinansowanie w ramach RPO WP na lata dostępnym z zakładce Pomoc. Załącznik wniosku w zakresie merytorycznym należy wypełniać zgodnie z dokumentem Instrukcja wypełniania załącznika wniosku w ramach RPO WP na lata dostępnym również w zakładce Pomoc. Dodatkowymi załącznikami do wniosku są: Załącznik dotyczący partnerów projektu, Załącznik dotyczący wydatków rozliczanych ryczałtowo, Załącznik dotyczący projektu generującego dochód. Załącznik dodatkowe wniosku są wypełniane w przypadku gdy dane zagadnienie dotyczy. 1. Utworzenie wniosku o dofinansowanie projektu W celu rozpoczęcia edycji formularza wniosku o dofinansowanie projektu należy być zalogowanym a następnie poprzez zakładkę w górnej belce "Strona główna" wybrać kafelek "Wniosek" (lub podzakładkę "Wniosek"). Zostaną wtedy wyświetlone na pierwszej stronie formularza wniosku szczegółowe informacje dotyczące naboru: Aby przejść do stron wypełniania wniosku należy wybrać dolną zakładkę "Następna" (strona). Wówczas pojawi się pierwsza strona do wypełniania wniosku: Strona 5 z 8

6 Uwaga! Informacje widoczne we wniosku np. : Program operacyjny, Oś priorytetowa, Działanie, Poddziałanie, a zablokowane do edycji, są określane w systemie przez Urząd ogłaszający nabór. Nie ma zatem możliwości ich zmiany - są one na stałe przypisane do danego naboru. 2. Edycja i nawigowanie po wniosku Nawigowanie po formularzu wniosku o dofinansowanie odbywa się poprzez wybranie odpowiedniego przycisku znajdujących się na dole formularza z oznaczeniami sekcji lub za pomocą przycisku "Następna", "Poprzednia" (w rozumieniu przechodzenia do następnej lub poprzedniej strony): Strona 6 z 8

7 Uwaga! Przechodzenie na następną stronę ("Następna") oraz poprzednią stronę ("Poprzednia") jest możliwe tylko wtedy gdy bieżąca strona zostanie zwalidowana poprawnie. Nawigowanie przez pozostałe przyciski odbywa się bez walidacji. Na każdej stronie formularza znajduje się przycisk "Zapisz" do zapisania wniosku będąc na tej stronie. Dodatkowo na każdej stronie formularza znajduje się przycisk "Drukuj" do wydruków roboczych danej strony. Pola edycyjne w formularzu wniosku posiadają określone limity znaków, jeżeli zostaną one przekroczone to po wyjściu z pola pozostanie w polu tylko ilość znaków określona limitem, pozostałe zostaną usunięte. Niektóre pola formularza są nieedytowalne do których wartości przenoszą się automatycznie z innych miejsc systemu lub są wyliczane na podstawie innych pól. Zapis danych na serwerze odbywa się po wybraniu przycisku "Zapisz" na każdej stronie formularza (bez walidacji) oraz znajdującego się na ostatniej stronie zakładki "Wyślij" z walidacją całego wniosku. Zaleca się regularne dokonywanie zapisu danych podczas pracy. W celu skorzystania z pomocy kontekstowej należy najechać kursorem myszy na znak zapytania znajdujący się przy etykiecie danego pola. Pomoc kontekstowa ma charakter jedynie pomocniczy. Wszelkie kwestie merytoryczne związane ze sposobem wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu reguluje Instrukcja wypełniania wniosku do dofinansowanie w ramach RPO WP na lata dostępna w zakładce Pomoc. Uwaga! Klikanie w zakładki górnego lub dolnego menu oraz w przyciski i linki poza formularzem wniosku nie powoduje zapisu danych formularza na serwerze w takim przypadku, aby uniknąć utraty danych, należy najpierw kliknąć przycisk Zapisz lub Wyślij, a następnie przejść do innej sekcji systemu. 3. Walidowanie i przesyłanie wypełnionego wniosku do ION Jeżeli pola objęte walidacją nie zostały uzupełnione lub zostały uzupełnione błędnie, po wybraniu przycisku "Wyślij" zostanie wyświetlona informacja zawierająca listę wykrytych we wniosku błędów: Strona 7 z 8

8 Po poprawieniu błędu i ponownym kliknięciu przycisku Wyślij nie będzie się już wyświetlała informacja o błędzie. Przed wysłaniem elektronicznej wersji wniosku do IOK musi wniosek przejść poprawność jego wypełnienia - nie wykazać żadnej informacji o błędnym wypełnieniu wniosku. Wniosek, który został zwalidowany poprawnie, po wybraniu zakładki Wyślij, zostanie zapisany na serwerze, dodatkowo wyświetli się na ekranie komputera informacja: Uwaga! Funkcje sprawdzające w zakładce "Wyślij" nie sprawdzają wniosku pod względem formalnym i merytorycznym. Sprawdzeniu podlegają w ograniczonym stopniu pola objęte walidacją. Dlatego zachodzi konieczność samodzielnego sprawdzenia wniosku przy pomocy odpowiedniej dokumentacji naboru. Dodatkowo przed złożeniem wniosku do ION należy sprawdzić zgodność sumy kontrolnej. Aby przesłać wersję elektroniczną formularza wniosku o dofinansowanie projektu do ION należy kliknąć przycisk "Wyślij". Równocześnie wraz z wersją elektroniczną formularza wymagane jest wydrukowanie i złożenie do ION podpisanej w 2 egz. wersji papierowej formularza wniosku. W celu utworzenia wydruku należy kliknąć w link znajdujący się w tytule projektu - wylistowanej przez wybranie kafelka "Projekty": Po wybraniu tego linku na ekranie komputera zostanie wyświetlony wypełniony wniosek przed wydrukowaniem: Strona 8 z 8

9 Który można wydrukować za pomocą znajdującej się w górnym prawym rogu ekranu ikonki drukarki. Spis treści I. Wstęp...2 II. Założenie konta i dostęp do systemu Ustawienia przeglądarki internetowej Logowanie do systemu Założenie konta użytkownika Przypomnienie hasła Strona główna...4 III. Wniosek o dofinansowanie projektu / załącznik wniosku Utworzenie wniosku o dofinansowanie projektu Edycja i nawigowanie po wniosku Walidowanie i przesyłanie wypełnionego wniosku do ION...7 Strona 9 z 8