PORADNIK WYBORU SYSTEMU ERP NAV

Transkrypt

1 PORADNIK WYBORU SYSTEMU ERP NAV Microsoft Dynamics

2 Spis treści CZYM JEST SYSTEM ERP?...3 WYBÓR SYSTEMU ERP ORAZ PARTNERA WDROŻENIOWEGO W 7 KROKACH...4 JAKIE FUNKCJONALNOŚCI POWINIEN MIEĆ SYSTEM ERP?...10 KORZYŚCI Z WDROŻENIA DLA FIRMY...12 KORZYŚCI DLA KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ...15 STANOWISKO: DYREKTOR/KIEROWNIK SPRZEDAŻY...16 STANOWISKO: KIEROWNIK PRODUKCJI...18 STANOWISKO: DYREKTOR DO SPRAW OPERACYJNYCH...20 STANOWISKO: DYREKTOR FINANSOWY...22 SYSTEM ERP W CHMURZE CZY NA SERWERACH CZYM JEST CHMURA OBLICZENIOWA?...24 WSPÓŁCZESNE TRENDY I KIERUNKI ROZWOJU...24 KORZYŚCI Z SYSTEMU ERP W CHMURZE...25 SYSTEM ERP W CHMURZE CZY NA SERWERZE?...26 ETAPY WDROŻENIA SYSTEMU ERP ZGODNIE Z METODYKĄ DIAGNOZA...27 ANALIZA...27 PROJEKT...28 BUDOWA...28 URUCHOMIENIE...28 DZIAŁANIE...28 SYSTEM ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV ROZWIĄZANIA BRANŻOWE I BIZNESOWE PRODUKCJA...33 USŁUGI...33 RETAIL...33 HANDEL I DYSTRYBUCJA...33 LOGISTYKA...33 FINANSE...33 FUNKCJONALNOŚCI MICROSOFT DYNAMICS NAV POZNAJ KLUCZOWE OBSZARY SYSTEMU ERP...34 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM...34 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ...34 SPRZEDAŻ I ZAKUPY...34 ŚRODKI TRWAŁE...34 RAPORTOWANIE I ANALITYKA...34 MARKETING...34 MAGAZYN I ZARZĄDZANIE ZASOBAMI...34 PRODUKCJA...34 SYSTEM ERP W ABONAMENCIE OPARTY O NAJPOPULARNIEJSZY SYSTEM ERP OD MICROSOFT...35 WYGODNY ABONAMENT. PROSTE ROZLICZENIA STWORZONY Z MYŚLĄ O MAŁYCH I ŚREDNICH FIRMACH...36 WYBÓR CHMURA CZY SERWERY?...36 ZINTEGROWANY Z PRODUKTAMI MICROSOFT...36 EKSPRESOWE WDROŻENIE...36 IT.INTEGRO ROZWÓJ SYSTEMU MICROSOFT DYNAMICS NAV...31 MICROSOFT DYNAMICS NAV

3 CZYM JEST SYSTEM ERP? Systemy informatyczne klasy ERP bywają kosztownymi inwestycjami. Dobranie odpowiedniego rozwiązania, zaspakajającego specyficzne potrzeby firmy, a jednocześnie dającego się łatwo modyfikować, może być ciężkim zadaniem. System ERP to oprogramowanie, którego kluczowym celem jest zintegrowanie procesów, zachodzących w przedsiębiorstwie. System kreuje interaktywne środowisko, wspierające firmy w zarządzaniu procesami, powiązanymi ze wszystkimi obszarami działań, tj.: zarządzaniem finansami i księgowością, środkami trwałymi, marketingiem, sprzedażą i zakupami, magazynem i zapasami, produkcją, serwisem oraz projektem. SYSTEM WSPIERAJĄCY ZARZĄDZANIE PRZEDSIĘBIORSTWEM Dzień w dzień prowadzą Państwo swoją działalność zgodnie z przyjętą wizją. Obsługujecie klientów, szukacie nowych możliwości, staracie się prześcignąć konkurencję i osiągnąć jak najwięcej. Oczywiście dbając o to, by zainwestowane środki przynosiły jak największe zyski. Systemy wspierające zarządzanie firmą, znane również pod nazwą systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning) mogę odegrać zasadniczą rolę w odnoszeniu przez firmę sukcesów. Aby wybrać najlepszy system, dopasowany do potrzeb organizacji, należy na początek ocenić potrzeby własnej firmy. Określić, jakie problemy system ERP ma rozwiązać. Przeanalizować szeroką gamę dostępnego na rynku oprogramowania. Stwierdzić, które będzie najlepsze i znaleźć doświadczonych specjalistów, którzy pomogą w jego wdrożeniu. 3

4 WYBÓR SYSTEMU ERP ORAZ PARTNERA WDROŻENIOWEGO W 7 KROKACH Wraz z rozwojem firmy, przedsiębiorcy stają przed pytaniem czy nadszedł czas by inwestować w oprogramowanie ERP. A jeśli tak, to w jaki sposób przygotować się do wyboru systemu oraz partnera wdrożeniowego? Obecnie, większość systemów pozwala wdrożyć na początek wyłącznie niezbędne funkcjonalności w przedsiębiorstwie, a wraz z rozwojem, implementować nowe. Niezwykle istotną zaletą dla systemów ERP jest elastyczność, która różni obecnie dostępne oprogramowanie od dawniejszych wersji. Współczesne rozwiązania można dopasować do potrzeb każdej branży czy procesu biznesowego. Kiedy należy rozważyć inwestycję w system ERP? Stojąc przed wyborem systemu ERP należy odpowiedzieć na kilka, zasadniczych pytań oraz przeanalizować kluczowe obszary przedsiębiorstwa. Rozwój przedsiębiorstwa, rozbudowa oferty o nowe produkty i usługi, pojawienie się licznej grupy nowych klientów bądź wzrost zatrudnienia są powodami, by zdecydować się na wdrożenie systemu ERP. Wiele małych firm pracuje na podstawowych narzędziach oraz nieskomplikowanym oprogramowaniu, które z biegiem czasu przestaje wystarczać. Sprawia więcej problemów, niż przynosi korzyści. W takich sytuacjach należy wziąć pod uwagę inwestycję w nowoczesne, funkcjonalne oprogramowanie takie jak system Microsoft Dynamics NAV mówi Przemysław Kniat, Menadżer Sprzedaży, IT.integro. 4

5 CZY OBECNIE POSIADANE SYSTEMY OGRANICZAJĄ SWOBODĘ FIRMY? Pracownicy muszą wprowadzać oraz pobierać informacje do i z wielu różnych programów już zbyt wielu, przez co zaczynają się mylić. Ze względu na zróżnicowanie programów, pracownicy jednego działu nie mogą wymieniać czy łączyć informacji z danymi pracowników sąsiednich działów. Administratorzy systemu ERP zaczynają być zalewani niespotykaną dotąd ilością żądań wprowadzania różnych kombinacji programowych, przez które obecne oprogramowanie już ledwo daje sobie radę, a wcale nie wygląda na to, żeby ludzie pracowali wydajniej. Bądź też kupili Państwo drugą firmę i teraz w jakiś sposób trzeba połączyć systemy informatyczne obydwu przedsiębiorstw. JAK SZYBKO ROZWIJA SIĘ FIRMA? Niedawno pojawiła się znaczna liczba nowych klientów? W ofercie pojawiły się nowe wyroby i usługi? Zwiększyło się zatrudnienie, bo pracownicy już nie byli w stanie sprostać zleceniom? Firma rozszerza zakres działalności? A systemy i oprogramowanie firmowe są w takim samym stanie, w jakim były, gdy obroty, liczba klientów, produktów i usług czy zatrudnionych jeszcze nie przyprawiała o zawrót głowy? Aby prawidłowo przygotować się do etapu wdrożenia, należy uzgodnić oraz spisać swoje oczekiwania. Zaskakującym jest fakt, że firmy rozważające wdrożenie oprogramowania ERP często zapominają o tym kluczowym etapie. Ważne, aby wyznaczone cele były uzgodnione oraz zaakceptowane przez kadrę zarządzającą. Lista kilku głównych założeń, pozwoli z większą łatwością wybrać odpowiedni system ERP, a także firmę wdrożeniową. Najczęściej pracownicy przygotowując się do wdrożenia opracowują spis pozycji, funkcjonalności, jakie chcieliby, aby oprogramowanie ERP spełniało. Zapominają jednocześnie o fundamentalnych celach firmy. Pamiętaj, że szczegółowo spisana wizja znacznie uprości pracę, wycenę oraz przygotowanie oferty firmom wdrożeniowym. Dopilnuj, aby wizja była klarowna. Niedomówienia na samym początku realizowanego projektu znacznie utrudniają dalszą współpracę. JAK DOBRZE SĄ PAŃSTWO W STANIE PLANOWAĆ I PROWADZIĆ DZIAŁALNOŚĆ? Oczywiście wszystkie informacje o działalności firmy i preferencjach klientów gdzieś są w firmowych systemach, ale nie da się do nich łatwo dostać, przez co są bezużyteczne do planowania strategicznego. 5

6 1 Stwórz charakterystykę swojej firmy oraz branży Zanim zaczniesz szukać dostawcy usług wdrożeniowych oraz systemu ERP, musisz podjąć kilka kluczowych decyzji. Zdefiniuj oczekiwania dotyczące oprogramowania. Wybierz rozwiązania najlepsze dla Ciebie, które zweryfikujesz wraz z wybranym dostawcą. 2Opracuj profesjonalne uzasadnienie projektu Warto opracować charakterystykę swojej firmy oraz branży. Dzięki temu podczas rozmowy z dostawcami systemów ERP lepiej przedstawisz problematykę związaną z codzienną działalnością oraz realizowanymi procesami biznesowymi. 6

7 3Powołaj zespół projektowy Prawidłowo przeprowadzone wdrożenie systemu ERP wymaga efektywnego zarządzania. Dlatego tak ważne jest, aby wśród pracowników firmy wyłonić zespół projektowy, który będzie zaangażowany w przebieg procesu wdrożeniowego. Zdaniem wielu specjalistów, najczęstszym błędem popełnianym przez właścicieli firm jest myślenie, że w projekt wystarczy zaangażować pracowników firmy. Prawdą jest, że doskonale znają problematykę i charakter swojej organizacji, jednak rzadko zdarza się, że mają doświadczenie projektowe, zwłaszcza z tak kosztownego i złożonego projektu, jakim jest implementacja systemu ERP. Fundamentalnymi elementami pozwalającymi płynnie realizować projekty wdrożeniowe są zaangażowanie oraz pełna aprobata kadry zarządzającej. Ważne jest, aby menadżerowie angażowali się nie tylko na samym początku, ale uczestniczyli w pracach na każdym etapie wdrożenia. Należy pamiętać, że brak partycypacji kadry zarządzającej we wdrożeniu skutkuje opóźnieniami oraz może doprowadzić do niepowodzenia. Połączenie umiejętności menadżerskich, zaangażowania, wiedzy na temat firmy, jej celów oraz metodyki stanowi klucz do sukcesu! 4Rozpocznij poszukiwanie dostawcy i systemu ERP Masz już wybrany zespół projektowy, wyznaczone cele, oczekiwania i wymagania dotyczące systemu. Najwyższy czas rozpocząć poszukiwania dostawcy systemu ERP. Pamiętaj, że nie istnieją w pełni obiektywne zestawienia dostawców i oprogramowania ERP. Uczestnictwo rekomendowanych firm w dostępnych raportach jest najczęściej płatna. Jak w takim razie szukać zaufanego dostawcy oraz dobrego systemu ERP? Niestety, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie, musisz polegać na sobie i poświęcić tyle czasu, ile to będzie konieczne. Zacznij przeszukiwać Internet wykorzystując słowa kluczowe, takie jak system ERP, oprogramowanie ERP bądź jeśli jesteś już zdecydowany na konkretne oprogramowanie, wpisując jego nazwę, np. Microsoft Dynamics NAV. Stwórz listę dostawców i oprogramowania, które budzą Twoje największe zaufanie. Jeśli firma oferuje kalkulator wdrożenia systemu ERP, wykorzystaj go do obliczenia szacunkowych kosztów. Kontaktując się z firmą wdrożeniową poinformuj ją o oczekiwaniach swojej organizacji oraz o wcześniej spisanych wymaganiach dotyczących systemu ERP. Opisz swoją firmę, tak, aby konsultant mógł ocenić jej potrzeby. Określ liczbę pracowników, ilość oddziałów, profil działalności. Korzystając z kalkulatora ERP sprawa jest prostsza. Odpowiadasz jedynie na zadane pytania, a konsultant z firmy wdrożeniowej, na ich podstawie przygotowuje prognozowaną cenę wdrożenia. 7

8 5Zapytaj o metodykę wdrożeniową Wielu menadżerów zapomina, jak ważną rolę spełnia metodyka przy realizacji projektów. Zwłaszcza tak obszernych i ważnych jak implementacja systemu ERP. Przed ostatecznym wyborem partnera, zapoznaj się ze stosowaną przez niego metodą wdrożeniową. Jeśli firma nie stosuje metodyki, to dla bezpieczeństwa Twojej firmy, powinieneś wykluczyć ją z puli potencjalnych partnerów. To, czy projekt realizowany jest metodycznie, wpływa na efekty, a co za tym idzie, koszty, czas i zadowolenie klienta. Metodyka jest to zbiór zasad, narzędzi oraz dobrych praktyk, które pozwalają efektywnie przeprowadzić określony proces. Microsoft Dynamics Sure Step jest metodologią projektowego wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych firmy Microsoft. Została ona opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń zebranych przez konsultantów i partnerów Microsoft. Zawiera sprawdzone procedury, korzystnie wpływając na szybkość, jakość oraz koszt realizowanego wdrożenia. Decydując się na wdrożenie systemu ERP należy zwrócić uwagę na fakt, czy potencjalny partner realizuje projekty wg metodyki. Czy posiada odpowiednie doświadczenie i wiedzę projektową. Implementacja oprogramowania ERP w oparciu o metodykę przynosi wiele korzyści, także dla klienta. Pozwala zminimalizować koszty, skrócić czas wdrożenia, podnieść jego efektywność i przewidywalność. Ważne jednak, aby pamiętać, że sama metodyka nie przyniesie zamierzonych rezultatów bez pełnego zaangażowania ze strony zespołu przyszłych użytkowników systemu. 6Poznaj swojego partnera. Zapytaj o jego doświadczenie i referencje warto przejrzeć jej stronę internetową. Doświadczenie partnera wdrożeniowego jest niezwykle ważnym elementem, gdyż nawet budzący zaufanie partner, bez wiedzy i doświadczenia może zaszkodzić projektowi. Aby zapoznać się z wcześniejszymi dokonaniami firmy, Najczęściej firmy chwalą się swoimi osiągnięciami w postaci logotypów klientów bądź case studies. Jeśli jednak tam niczego nie znajdziesz, gdyż zdarza się że firmy wdrożeniowe nie chcą bądź nie mogą podawać publicznie nazw swoich klientów, poproś o listę referencyjną. Przeanalizuj ją szczegółowo. Zobacz czy firma wykonywała wcześniej wdrożenia systemu ERP w Twojej branży. Jeśli tak, to jest to spory plus. Na pewno łatwiej jej będzie zrozumieć specyfikę organizacji. Warto, abyś zadzwonił do wybranych firm z otrzymanej listy i porozmawiał z osobą, która koordynowała projekt wdrożeniowy. Oczywiście pamiętaj, że opinie mogą być subiektywne. Nawet jeśli opinia jest negatywna, to nie skreślaj danego dostawcy. Postaraj się z nim porozmawiać i ocenić skąd wynikało nieporozumienie. Sprawdź także, czy poprzedni klient postawił sobie podobne cele do Twoich i czy udało się je zrealizować z sukcesem. Ważnym aspektem przemawiającym za wyborem danej firmy będą osiągnięte przez nie wyniki. Wielu dostawców oprogramowania ERP jest ocenianych i nagradzanych przez producentów za osiągnięte rezultaty i jakość wdrożeń. Te rankingi są wiarygodne, gdyż twórcy systemów przykładają do nich ogromną wagę. Dla przykładu, firma Microsoft, doceniając swoich partnerów, co roku przyznaje im różne statusy, np. Partner Złoty, Partner Srebrny bądź członkostwo w różnego typu zamkniętych grupach. Jest to uznawane za dodatkową nobilitację i dowód uznania. 8

9 7Ostateczna decyzja i pierwsze kroki we wdrożeniu Wybrałeś już partnera wdrożeniowego, który najbardziej odpowiada potrzebom Twojej firmy, a także oprogramowanie ERP, którego funkcjonalności pozwolą w pełni rozwinąć się Twojej organizacji. Nadszedł czas na podjęcie ostatecznej decyzji oraz rozmowę dotyczącą ostatecznych kosztów licencji, ewentualnych modyfikacji oraz wdrożenia. Koszty oprogramowania oraz usługi wdrożeniowej nie powinny być dla Ciebie kluczowym czynnikiem decyzyjnym. Jeśli wybierzesz najtańsze rozwiązanie, możesz liczyć się z nieprawidłowo przeprowadzonym wdrożeniem, a co za tym idzie, ostatecznie poniesiesz znacznie wyższe, poważniejsze koszty. Oczywiście spróbuj negocjować. Jednak podejdź do tego tematu z rozsądkiem. Wysoka jakość obsługi oraz świetnej klasy system ERP muszą kosztować więcej. Po podpisaniu kontraktu czas rozpocząć działania, zgodnie z wcześniej opisaną metodyką! 9

10 Jakie funkcjonalności powinien mieć system ERP? Przed wyborem funkcjonalności, wymaganych przy wdrożeniu systemu ERP należy rozważyć jakie istnieją krytyczne obszary działalności organizacji. Czy jest to dystrybucja, produkcja, finanse, czy może CRM? Analizując potrzeby można spojrzeć na nie przez pryzmat korzyści jakie może osiągnąć firma po wdrożeniu określonych funkcji. 10

11 PRODUKCJA DYSTRYBUCJA Czy są Państwo w stanie produkować to, czego życzą sobie klienci, lepiej i sprawniej? A co by było, gdyby mogli Państwo opracowywać, wytwarzać lub montować wyroby szybciej lub z mniejszymi kosztami ogólnymi? A jakość produkcji czy nie byłoby dobrze podnieść powtarzalną jakość produkcji poprzez skuteczny system zapewniania jakości? Oprócz powyższych powodów, wiele firm wprowadza systemy wspomagania zarządzania po to, by móc szybciej i elastyczniej reagować na zmiany trendów rynkowych i działania konkurencji. Czy zawsze właściwe towary trafiają we właściwe miejsca w terminie? Jakie usprawnienia by się przydały w zarządzaniu zapasami, magazynami, zamówieniami i zaopatrzeniem? Czy prognozy sprzedaży są trafne i pewne i czy są bezpośrednio przekładane na planowanie zaopatrzenia materiałowego i towarowego? Dobry system ERP wspomagania zarządzania firmą może zwiększyć sprawność działania w obszarze dystrybucji i zarządzania łańcuchem dostaw, pomóc w opanowaniu kosztów i optymalnego wykorzystania ograniczonych zasobów z lepszymi rezultatami. ZARZĄDZANIE FINANSAMI Czy firma działa zgodnie z założoną strategią? Oczywiście uważnie śledzą Państwo wyniki finansowe firmy i zdarzenia gospodarcze na nią wpływające, zarządzając finansami w najsprawniejszy do osiągnięcia sposób. A gdyby mogli Państwo zmniejszyć czasochłonność tej pracy i ją uprościć, mając łatwiejszy dostęp do krytycznych informacji finansowych? Dobry system ERP może na przykład zminimalizować czasochłonność i pracochłonność zamknięcia miesiąca przez pracowników. A prosty w obsłudze interfejs może ograniczyć ludzkie pomyłki w obliczeniach finansowych. Dobry system gospodarki finansowej może również pozwolić na generowanie przekrojowych sprawozdań finansowych, opartych na wszystkich istotnych informacjach firmowych. ZARZĄDZANIE KONTAKTAMI Z KLIENTAMI (CRM) Czy klienci są zachwyceni obsługą ze strony Państwa firmy? Kontakty z klientami mogą być czynnikiem decydującym o istnieniu firmy. Czy ułatwiacie Państwo klientom współpracę z Wami? Czy rozumiecie ich potrzeby i preferencje, a co najważniejsze czy je zaspokajacie? Nowy system może pomóc zgrać kontakty z klientami z akcjami handlowymi i działaniami marketingowymi, co może zaowocować zwiększeniem obrotów i większym przywiązaniem klientów. 11

12 Korzyści z wdrożenia dla firmy Środowisko biznesowe to obszar ciągłych zmian. Współczesne firmy muszą stawić czoła takim wyzwaniom jak rosnąca konkurencja, rozwój rynków i wzrastające oczekiwania klientów. Zjawiska te zmuszają firmy do redukcji kosztów w całym łańcuchu dostaw, skrócenia czasu realizacji zamówień, obniżenia stanów magazynowych, zwiększenia asortymentu produktów, gwarancji terminów dostaw towarów i realizacji usług, poprawy jakości oraz wydajniejszego koordynowania globalnego popytu i podaży, a także efektywniejszego zarządzania produkcją. Współczesne realia wymagają wdrożenia modeli opartych na współpracy, które umożliwiają szybką reakcję na rosnącą konkurencyjność rywali rynkowych poprzez udoskonalanie procesów i procedur w firmie. W ramach takich modeli przedsiębiorstwa muszą udostępniać swoim dostawcom, dystrybutorom i klientom informacje, które do tej pory były ściśle chronione. W związku z tym konieczne jest, aby poszczególne działy firmy generowały odpowiednie informacje i dostarczały je na czas. Chcąc sprostać tym wymaganiom, przedsiębiorstwa koncentrują się na wdrożeniach systemów ERP. Tego typu systemy zapewniają znaczące korzyści w porównaniu z niezintegrowanymi programami wykorzystywanymi w poszczególnych działach. 12

13 SPRAWNE PROCESY BIZNESOWE System ERP to oprogramowanie dedykowane nie tylko dużym przedsiębiorstwom, ale także mniejszym firmom lokalnym. Oprogramowanie klasy ERP, takie jak Microsoft Dynamics NAV, ma na celu redukcję niepotrzebnych kosztów, będących wynikiem złych decyzji oraz małej wiedzy o zachodzących procesach. Wdrożenie ERP usprawnia działania pracowników wszystkich szczebli, począwszy od zarządu, po pracowników szeregowych, jednocześnie podnosząc efektywność ich pracy. Znaczącą rolę spełnia wspólna baza danych, która integruje wszystkie informacje w przedsiębiorstwie. Są one jednolite i na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo, system ERP, jak Microsoft Dynamics NAV, pozwala na prostą pracę zdalną za pośrednictwem smartfonów, tabletów, laptopów. SZYBKA REALIZACJA ZAMÓWIEŃ I ZLECEŃ System ERP jest w szczególności doceniamy przez pracowników z działów zaopatrzenia, ze względu na możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się braki magazynowe. Braki oznaczają spowolnienie realizacji zleceń, a co jest z tym związane, obniżona efektywność pracy całej organizacji. Pracując z systemem ERP, nie ma potrzeby utrzymywania wysokich stanów magazynowych. Wdrożenie ERP wpływa na szybkość działań Twojej firmy i pracowników. Szybka realizacja zleceń i zamówień Ograniczenie kosztów magazynowania Podniesienie poziomu obsługi klientów Optymalizacja poziomu zapasów WYSOKI POZIOM OBSŁUGI I WZROST POZIOMU SPRZEDAŻY Wdrożenie ERP w znaczącym stopniu wpływa na cały proces sprzedaży w firmach. Przyczynia się do jego przyśpieszenia, co wpływa na wyższy poziom satysfakcji klientów i odbiorców. Wpływa także na wyższy poziom lojalności i zadowolenia. Dodatkowo, wdrożeni ERP ogranicza ilość możliwych błędów popełnianych przez pracowników, które odbijają się na poziomie obsługi klientów końcowych. Znacznie krótszy termin realizacji zamówień Większa liczba lojalnych klientów Wyższy poziom sprzedaży Wysoka dostępność towarów Lepsze prognozowanie Realny, szybki zwrot z inwestycji Niższe koszty pracy Wyższa produktywność i wydajność pracowników Aktualna, wiarygodna baza danych Prosty dostęp do informacji Wyższy poziom organizacji pracy Pełna kontrola nad firmą i procesami Ograniczenie złych decyzji biznesowych Optymalizacja procesów zarządzania zapasami 13

14 WYSOKI POZIOM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W obecnych czasach tematyka bezpieczeństwa oraz należytego przechowywania danych osobowych jest kluczowa. Wdrożenie ERP pozwala uprościć proces obsługi płacowej, okresowych ocen pracowników oraz ewidencji czasu pracy. Bezpieczne dane osobowe pracowników Sprawna obsługa kadrowo-płacowa Lepsze planowanie i ewidencja czasu pracy Skuteczne okresowe oceny pracowników REDUKCJA ZAPASÓW Ogromną korzyścią dla przedsiębiorstw, jakie daje przedsiębiorcom wdrożenie ERP jest możliwość redukcji zapasów. Oprogramowanie klasy ERP ogranicza poziom zapasów, wprowadza lepsze planowanie oraz organizację w obszarze gospodarki materiałowej. Stworzenie optymalnego poziomu zapasów Niższe koszty dystrybucji Wyższa punktualność dostaw Skrócony czas kompletacji towarów Lepsze wykorzystanie powierzchni magazynu KSIĘGOWOŚĆ POD KONTROLĄ Prawidłowa analiza należności oraz zobowiązań stanowi klucz do sukcesu firmy. System ERP, jak Microsoft Dynamics NAV dysponuje szerokim wachlarzem rozwiązań, które znacznie usprawniają procesy analityczne oraz wprowadzają automatyzację procesów księgowych. Sprawny proces konsolidacji danych Szybkie procesy analityczne i raportowanie Automatyzacja procesów księgowych Szczegółowa analiza należności i zobowiązań 14

15 Korzyści dla kadry zarządzającej Możliwość integracji wszystkich niezależnych aplikacji w ramach jednego spójnego systemu znacząco wpływa na codzienną produktywność i wydajność kadry zarządzającej. Przedstawiamy listę zadań dla poszczególnych stanowisk, w przypadku których zaobserwowano wzrost wydajności po wyeliminowaniu zadań wykonywanych ręcznie. 15

16 Stanowisko: Dyrektor/Kierownik sprzedaży Bez elastycznego oprogramowania ERP, dyrektor sprzedaży lub kierownik sprzedaży może tylko reagować na zaistniałe zmiany, a nie je uprzedzać. Zamiast koncentrować się na poprawianiu wyników sprzedaży, musi gromadzić i zestawiać dane pochodzące z wielu źródeł. Wdrożenie systemu ERP pozwala usystematyzować i ustandaryzować te procesy. Dzięki temu kierownik sprzedaży może skoncentrować się na realizacji zamówień, efektywniejszej obsłudze klientów oraz tworzeniu prognoz. TYPOWE DZIAŁANIA LUB PROCESY Zarządzanie wynikami działu sprzedaży i porównywanie z prognozami Zarządzanie wydatkami zespołów sprzedażowych Podnoszenie przychodów ze sprzedaży z zachowaniem marży Ocena pracy w terenie Ofertowanie niezgodne z rzeczywistymi kosztami Śledzenie zamówień po przyjęciu Wyznaczanie realistycznych dat obietnicy realizacji zamówienia Zarządzanie kwestiami sprzedażowymi w wielu krajach w przypadku zmiany lokalizacji przez klienta Łączenie prognozowanego zapotrzebowania z działaniami Dostarczanie analiz wydajności sprzedaży kadrze zarządzającej 16

17 PRZED WDROŻENIEM SYSTEMU ERP PO WDROŻENIU SYSTEMU ERP Zarządzanie wieloma systemami Opóźnienia w pozyskiwaniu danych i raportów z systemu IT Czasochłonne przenoszenie danych elementarnych do programu Excel w celu wykonania podstawowych obliczeń Czasochłonne przenoszenie wyników obliczeń do formatu wykorzystywanego w prognozowaniu Wielokrotne rozmowy telefoniczne, wizyty w zakładach, dodatkowe zatrudnienie przy rozdzielaniu zamówień Przypadkowe spotkania i maile w celu ustalenia prognozowanego zapotrzebowania i wymiany informacji Komunikowanie zmian dotyczących zamówień przy pomocy maili, rozmów telefonicznych lub zestawień dostępnych off-line Duży zespół sprzedażowy zaangażowany w śledzenie informacji Nieproduktywna praca działu sprzedaży polegająca na wprowadzaniu lub śledzeniu zamówień Brak wglądu w analizę planowanej sprzedaży Dodatkowy personel zajmujący się telefonowaniem i wysyłaniem maili do klientów oraz kontrolowaniem realizacji zamówienia na teranie zakładu Brak możliwości określenia realistycznych dat realizacji zamówienia Zasady wyceny nieadekwatne do rzeczywistych kosztów oraz brak spójnych zasad ustalania marży Brak możliwości przewidywania niedoborów i zaległości w realizacji zamówień oraz problemy w informowaniu o nich Wysoki stan zapasów i niski poziom obsługi klienta wynikający z braku standardowych procedur w relacjach sprzedaży i działalności operacyjnej Jeden system źródłem wszystkich informacji Możliwość konfiguracji automatycznie generowanych raportów Automatyzacja wielu zadań sprzedażowych Szybszy cykl planowania sprzedaży i działań operacyjnych ułatwiający trafniejsze prognozowanie Śledzenie zamówień w jednym systemie bez konieczności rozmów telefonicznych i angażowania wielu pracowników do kontrolowania realizacji zamówień na terenie zakładu Natychmiastowe i zautomatyzowane powiadomienia dotyczące zmian w zamówieniach i ich anulowania Możliwość standaryzacji procesu planowania procesu sprzedaży i działalności operacyjnej Ocena działalności operacyjnej na podstawie wszystkich bezpośrednich raportów Poprawa produktywności działu sprzedaży Szybsze i bardziej szczegółowe raportowanie miesięcznej sprzedaży Sprawniejsze zarządzanie planami sprzedaży Ograniczenie nakładów pracy administracyjnej w zakresie śledzenia zamówień Wyeliminowanie rozdziału zamówień Wyższy poziom obsługi klienta dzięki możliwości śledzenia zamówień oraz ustalenia realistycznych terminów i ich terminowej realizacji Lepsza obsługa niedoborów i zaległości w zamówieniach Precyzyjniejsza wycena kosztów umożliwiająca poprawne obliczenie marży 17

18 Stanowisko: Kierownik produkcji W przypadku, kiedy informacje przechowywane są w osobnych systemach i ich analiza oraz przetwarzanie wymagają ręcznego przenoszenia, kierownik produkcji nie ma możliwości szybkiego podejmowania trafnych decyzji. Dzięki systemowi ERP, który wspomaga standaryzację i spójność procesów, kierownik produkcji może skoncentrować się na zarządzaniu procesami produkcyjnymi, jednocześnie dbając o jakość obsługi klienta. TYPOWE DZIAŁANIA LUB PROCESY Zrównoważone zarządzanie własną produkcją i outsourcingiem Kalkulacja rzeczywistych kosztów działań Dynamiczne zarządzanie planami i harmonogramami w zależności od zmieniających się wymagań Sprawniejsze planowanie w związku ze wzrostem liczby klientów zagranicznych Brak spójności procesów realizowanych przez kluczowych pracowników Niewiarygodne i niespójne oceny wynikające z konieczności ręcznego opracowania raportów PRZED WDROŻENIEM SYSTEMU ERP Konieczność logowania się do wielu systemów Integracja wielu procesów wcześniej wykonywanych ręcznie Opóźnienia w pozyskiwaniu elementarnych danych i raportów z systemu IT Konieczność ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy w celu integracji danych pochodzących z wielu systemów Zaangażowanie wielu pracowników w śledzenie informacji i działania związane z niezaplanowanymi zmianami i utrudnieniami Komunikowanie zmian dotyczących zamówień przy pomocy i, rozmów telefonicznych lub zestawień dostępnych off-line Korzystanie z teoretycznych analiz w celu określenia dostępności zasobów Korzystanie z nieaktualnych cenników do celów ofertowych i wyceny Dodatkowe nakłady pracy w związku z obsługą zmieniającego się i niezaplanowanego zapotrzebowania oraz wymagań Brak możliwości odpowiedniego dostosowania poziomu dostępności zasobów Wzrost ilości braków z powodu niewłaściwego zarządzania informacjami o zamówieniach Duże nakłady pracy i znaczące utrudnienia w zakresie inwentaryzacji zapasów spowodowane niedostatecznymi informacjami o zużyciu i zapotrzebowaniu Niezadawalające wskaźniki realizacji zamówień wynikające z błędów w planowaniu i działaniu Nieefektywne wykorzystanie dostępnych zasobów z powodu niewłaściwego planowania konserwacji Zakłócenia wynikające z barku dostępu do informacji o zapasach 18

19 PO WDROŻENIU SYSTEMU ERP Jeden system źródłem wszystkich informacji Możliwość konfiguracji automatycznie generowanych raportów Natychmiastowy dostęp do informacji o zasobach i ich dostępności, wycen i stanie realizacji Natychmiastowe raportowanie dla działów magazynu, zaopatrzenia i sprzedaży Automatyczne śledzenie procesu planowania zasobów Elastyczny harmonogram umożliwiający natychmiastowe reagowanie Automatyczne śledzenie zamówień Możliwość standaryzacji procesu planowania procesu sprzedaży i działalności operacyjnej Bezpośredni i pośredni wzrost produktywności Poprawa jakości i redukcja ilości braków Rzadsze i dokładniejsze inwentaryzacje Lepsza ocena optymalizacji wykorzystania zasobów Wgląd w informacje o zapotrzebowaniu Poprawa jakości realizacji zamówień i zobowiązań Optymalizacja w zakresie produkcji dzięki sprawniejszym przesunięciom zapasów magazynowych Lepsze wykorzystanie zasobów 19

20 Stanowisko: Dyrektor do spraw operacyjnych W przypadku, kiedy informacje przechowywane są w osobnych systemach i ich analiza oraz przetwarzanie wymagają ręcznego przenoszenia, dyrektor ds. operacyjnych nie ma możliwości szybkiego podejmowania trafnych decyzji. Dzięki systemowi ERP, który wspomaga standaryzację i spójność procesów, może on skoncentrować się na optymalizacji alokacji zasobów i redukcji kosztów, jednocześnie dbając o jakość obsługi klienta. TYPOWE DZIAŁANIA LUB PROCESY Zrównoważone zarządzanie własną produkcją i outsourcingiem Kalkulacja rzeczywistych kosztów działań Dynamiczne zarządzanie planami i harmonogramami w zależności od zmieniających się wymagań Sprawniejsze planowanie w związku ze wzrostem liczby klientów zagranicznych Brak spójności procesów realizowanych przez kluczowych pracowników Niewiarygodne i niespójne oceny wynikające z konieczności ręcznego opracowania raportów 20

21 PRZED WDROŻENIEM SYSTEMU ERP PO WDROŻENIU SYSTEMU ERP Konieczność logowania się do wielu systemów Opóźnienia w pozyskiwaniu elementarnych danych i raportów z systemu IT Konieczność ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy w celu integracji danych pochodzących z wielu systemów Częste spotkania w celu kontrolowania przepływu informacji pomiędzy jednostkami i procesami Komunikowanie zmian dotyczących zamówień przy pomocy i, rozmów telefonicznych lub zestawień dostępnych off-line Nieformalne dyskusje z działem sprzedaży na temat przewidywanego zapotrzebowania i planowania Korzystanie z nieaktualnych cenników do celów ofertowych i wyceny Wzrost kosztów materiałowych spowodowany brakiem integracji pomiędzy planowaniem materiałowym i działaniami produkcyjnymi Spadek jakości wynikający z niedostatecznych informacji o likwidacji braków i reklamacjach Obniżenie produktywności oraz nieoptymalne planowanie pracy z powodu braku informacji o zapotrzebowaniu Dodatkowy personel zajmujący się śledzeniem zamówień i ich alokacją Nieefektywne wykorzystanie dostępnych zasobów z powodu niewłaściwego planowania konserwacji Niedostateczny zakres planowania sprzedaży i działalności operacyjnej, którego konsekwencją jest nieefektywne wykorzystanie zasobów i planowanie materiałowe Jeden system źródłem wszystkich informacji Możliwość konfiguracji automatycznie generowanych raportów Natychmiastowy dostęp do informacji o zasobach i ich dostępności, wycen i stanie realizacji Natychmiastowe raportowanie dla kierownictwa firmy oraz działów finansów, zapotrzebowania i sprzedaży Monitorowanie projektów z uwzględnieniem kosztów Elastyczny harmonogram umożliwiający natychmiastowe reagowanie Możliwość standaryzacji procesu planowania procesu sprzedaży i działalności operacyjnej Obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów Poprawa jakości i redukcja ilości braków Integracja planowania zapotrzebowania, planowania materiałowego oraz działalności operacyjnej w ramach procesu planowania sprzedaży i działań operacyjnych Lepsza ocena optymalizacji wykorzystania zasobów Poprawa jakości realizacji zamówień i zobowiązań Optymalizacja w zakresie produkcji dzięki sprawniejszym przesunięciom zapasów magazynowych Lepsze wykorzystanie zasobów Precyzyjniejsza wycena kosztów umożliwiająca poprawne obliczenie marży 21

22 Stanowisko: Dyrektor finansowy PRZED WDROŻENIEM SYSTEMU ERP W przypadku, kiedy informacje przechowywane są w osobnych systemach i ich analiza oraz przetwarzanie wymagają ręcznego przenoszenia, dział finansowy nie otrzymuje aktualnych informacji dotyczących przepływu środków pieniężnych. Powoduje to opóźniania w ostatecznych rozliczeniach. System ERP, dzięki swej elastyczności, automatyzuje proces gromadzenia danych. Niezbędne informacje są zawsze dostępne wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby je pozyskać. Dzięki temu kierownicy działu finansów mogą skupić się na działaniach, których celem jest poprawa kondycji finansowej firmy poprzez lepsze zarządzanie procesami począwszy od zarządzania gotówką po wymagane prawnie raportowanie. TYPOWE DZIAŁANIA LUB PROCESY Śledzenie przepływów środków pieniężnych w danym okresie Specjalne warunki płatności dla klientów zagranicznych Zarządzanie skomplikowanymi zagadnieniami podatkowymi i prawnymi Wgląd w rzeczywiste koszty działań operacyjnych Zbyt czasochłonne rozliczenia Terminowe analizy i oceny dla potrzeb zarządczych i decyzyjnych Konieczność logowania się do wielu systemów Opóźnienia w pozyskiwaniu elementarnych danych i raportów z systemu IT Czasochłonne przenoszenie danych elementarnych do programu Excel w celu wykonania podstawowych obliczeń Możliwość przenoszenia wyników analiz finansowych do raportów lub formatów wykorzystywanych w procesie decyzyjnym Zaangażowanie dużej liczby pracowników w związku z koniecznością przygotowania szczegółowych analiz i raportów na potrzeby wszystkich działów Długi czas oczekiwania na analizy i raporty Korzystanie z nieaktualnych informacji o kosztach gromadzonych w rekordach historycznych zamiast z kosztów rzeczywistych Opóźnienia w zamykaniu ksiąg rachunkowych Korzystanie z nieaktualnych danych dotyczących środków pieniężnych i związane z tym ryzyko błędów Zaangażowanie dodatkowych pracowników (analityków i pracowników zajmujących się obsługą danych) w celu przygotowania raportów finansowych. Błędne oszacowanie kosztów powodujące ustalenie nieodpowiednich cen produktów i marż, które nie zabezpieczają rentowności działalności 22

23 PO WDROŻENIU SYSTEMU ERP Jeden system źródłem wszystkich informacji Możliwość konfiguracji automatycznie generowanych raportów Natychmiastowy dostęp informacji o bieżących aktywach i pasywach, wycenach, cenach, zasobach, kosztach materiałowych i kosztach pracy oraz o stanie zapasów Natychmiastowe raportowanie dla potrzeb zarządczych Monitorowanie księgi głównej i stanu przepływu środków pieniężnych Większa efektywność analityków Skrócenie czasu zamykania ksiąg rachunkowych i wyeliminowanie błędów Integracja planowania zapotrzebowania, planowania materiałowego oraz działalności operacyjnej w ramach procesu planowania sprzedaży i działań operacyjnych Wgląd w informacje dotyczące środków pieniężnych Lepsze wykorzystanie zasobów Precyzyjniejsza wycena kosztów umożliwiająca poprawne obliczenie marży 23

24 System ERP w chmurze czy na serwerach CZYM JEST CHMURA OBLICZENIOWA? Chmura obliczeniowa staje się zjawiskiem powszechnym. Wykorzystywanym nie tylko w biznesie, ale i w życiu prywatnym. Naturalną konsekwencją obecnych trendów jest przeniesienie do chmury także systemów ERP. Oprogramowanie w chmurze ma już wielu zwolenników, nadal jednak budzi sporo kontrowersji. Czy rozwiązanie jest na tyle elastyczne, że dopasuje się do potrzeb firm ze wszystkich branż? Na to i wiele innych pytań postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule. Chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) to model przetwarzania danych, w którym oprogramowanie rozumiane jest jako usługa. W zależności od jej rodzaju, użytkownicy mogą otrzymać do niej dostęp, bez potrzeby zakupu licencji lub utrzymania infrastruktury na własnych serwerach. Usługodawcy dostarczają platformę chmurową i dbają o jej zabezpieczenie oraz utrzymanie. Usługi oparte o chmurę obliczeniową przynoszą firmom spore korzyści, związane przede wszystkim z wygodą, łatwością użytkowania i rozliczeń oraz osiąganymi oszczędnościami. WSPÓŁCZESNE TRENDY I KIERUNKI ROZWOJU Wg ERP Report 2015, A Panorama Consulting Solutions Research Report, widoczna jest tendencja migracji systemów ERP do chmury. W 2013 roku, 85% firm wybrało systemy ERP, bazujące na serwerach lokalnych. Rok później widoczna jest zmiana tendencji. W 2014 roku już tylko 56% organizacji wybrało lokalne serwery. Odnotowano duży wzrost zakupów oprogramowania w oparciu o model cloud. Udział skoczył z 4% do 33%. Większe zainteresowanie systemami ERP w chmurze wiąże się z coraz szerszą i atrakcyjniejszą ofertą dostępną na rynku. Nadal największym problemem, z jakim muszą zmagać się dostawcy rozwiązań chmurowych, jest brak podstawowej wiedzy przedsiębiorców o produkcie. Wg raportu, aż 40% firm nie zdecydowało się na wybór systemu ERP w chmurze ze względu na brak wystarczającej ilości informacji. Edukacja rynku jest procesem długotrwałym dlatego ta sytuacja jest zrozumiała. Wśród innych powodów wymienianych przez respondentów znalazł się strach przed brakiem odpowiednich zabezpieczeń (20%) oraz przed utratą danych (10%). 24

25 KORZYŚCI Z SYSTEMU ERP W CHMURZE Model chmurowy jest szczególnie korzystny dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które nie posiadają własnej infrastruktury. Zakup serwerów, sprzętu, zatrudnienie informatyków, dla wielu jest barierą nie do przejścia. Cloud computing pozwala ograniczyć wstępne koszty do minimum. System ERP oparty o chmurę nie wymaga dużych, początkowych nakładów. W przypadku dużych przedsiębiorstw, sytuacja wygląda inaczej. Firmy te najczęściej posiadają zaawansowaną infrastrukturę informatyczną, dlatego naturalnym wyborem jest instalacja systemu ERP na własnych serwerach. Coraz częściej jednak, wybierają wdrożenie systemu ERP w modelu hybrydowym. Oznacza to, że część procesów realizowana jest na lokalnych serwerach, a część przeniesiona jest do chmury. Ogromnym atutem systemu ERP w chmurze jest skalowalność. Możliwość sterowania parametrami wydajnościowymi w dowolnym momencie, w zależności od potrzeb. Istnieje możliwość zaprogramowania poziomu wydajności, w określonych dniach miesiąca. W odniesieniu do firm produkcyjnych można podnosić wydajność maszyn wirtualnych w określonym przedziale czasu, zgodnie z potrzebami cyklu produkcyjnego. Dzięki skalowalności, przedsiębiorstwa płacą jedynie za realnie wykorzystane zasoby. Kolejnym atutem systemu ERP w chmurze są oszczędności, jakie osiąga firma poprzez eliminację kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury, zakupem serwerów, nowego sprzętu, czy zatrudnieniem pracowników działu IT. W przypadku modelu udostępniania wirtualnego środowiska pracy, to usługodawca bierze na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo i stabilność platformy. 25

26 SYSTEM ERP W CHMURZE CZY NA SERWERZE? Obecnie, przedsiębiorcy dysponują szeroką gamą możliwości przy wyborze systemu ERP. Mogą zdecydować się na instalację na własnych, lokalnych serwerach lub na serwerach dzierżawionych w modelu cloud computing. Wybór zależny jest od specyfiki firm. Ich charakteru, realizowanych procesów, wielkości, skali działań. Podejmując tę decyzję, powinni wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników: Koszt wdrożenia i utrzymania infrastruktury Koszty instalacji systemu ERP w chmurze są niższe, podobnie jak koszty utrzymania. Firmy nie ponoszą wydatków związanych z zarządzaniem infrastrukturą, tworzeniem rozwiązań technologicznych bądź z zakupem zaawansowanego sprzętu. Dla małych i średnich firm niższe koszty są dużą zaletą. W przypadku dużych organizacji, należy przeanalizować wymagania, gdyż może okazać się, że tradycyjne serwery w perspektywie czasu, będą rozwiązaniem korzystniejszym. Kontrola Model chmurowy daje duże możliwości kontroli ponoszonych kosztów. Dzięki pełnej skalowalności, firma korzysta tylko z takiej ilości zasobów, jakie potrzebuje. Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą dowolnie zwiększać bądź zmniejszać zużycie, nie martwiąc się o zasoby serwera. Ważną kwestią dla przedsiębiorców jest możliwość kontroli danych. Powszechnie panuje przekonanie, że chmura obliczeniowa nie jest bezpiecznym rozwiązaniem. Jednak jest ono mylne. Obecnie chmura posiada szereg mechanizmów, które pozwalają zabezpieczyć wrażliwe dane poprzez m.in. replikację w geograficznie nadmiarowych centrach danych. Dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa Nie ma większych różnic między modelem tradycyjnym a chmurowym, w kwestii rozbudowy funkcjonalności systemu o dodatkowe rozwiązania branżowe. Obecnie, większość dostawców oprogramowania pozwala na łatwą integrację z systemem ERP, niezależnie od tego, czy jest ulokowany w chmurze czy na serwerach lokalnych. Dostęp W modelu chmurowym, system ERP jest utrzymywany na zewnętrznych serwerach i udostępniany za pośrednictwem Internetu. Przedsiębiorcy mogą korzystać z pełnej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie. Należy jednak pamiętać, że ten model wiąże się z niebezpieczeństwem braku dostępu do sieci, wynikającego z potencjalnych awarii. W przypadku tradycyjnej instalacji systemu ERP, która umożliwia korzystanie tylko z wewnętrznej sieci firmowej, przerwa w dostępie do Internetu nie stwarza znaczących zagrożeń. 26

27 Etapy wdrożenia systemu ERP zgodnie z metodyką Metodyka to zbiór zasad, narzędzi oraz dobrych praktyk, które pozwalają efektywnie realizować wdrożenie systemu ERP. Została ona opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń zebranych przez konsultantów i partnerów Microsoft. Zawiera sprawdzone procedury, korzystnie wpływając na szybkość, jakość oraz koszt realizowanego wdrożenia. Pierwsza wersja metodyki Microsoft Dynamics Sure Step była opublikowana już w 2007 roku. Została ona opracowana przez specjalistów firmy Microsoft. Bazuje na doświadczeniach z wdrożeń systemów Microsoft Dynamics, realizowanych na całym świecie. W ten sposób powstał zestaw narzędzi i szablonów, który znacząco upraszcza proces implementacji. W metodyce wyróżniamy 5 typów projektów (Standard, Rapid, Enterprise, Agile i Upgrade), które różnią się zakresem oraz złożonością wdrożenia. Wszystkie opierają się na 6 fazach projektu: Diagnoza, Analiza, Projekt, Budowa, Uruchomienie, Działanie. 1 2 Diagnoza W zasadzie, Diagnoza jest fazą przedwdrożeniową i ma na celu podjęcie decyzji odnośnie wyboru najlepszego rozwiązania dla klienta, które spełnia wymagania jego organizacji. Analiza Ta faza rozpoczyna etap wdrożenia systemu ERP w firmie. Jej znaczenie jest kluczowe, gdyż pozwala na właściwe przygotowanie procesu poprzez określenie poszczególnych aktywności i prawidłowe zaplanowanie działań. W tej fazie dochodzi do spotkania typu Kick-Off, w trakcie którego zbierają się zespoły odpowiedzialne za realizację projektu po stronie klienta i dostawcy. To spotkanie oraz warsztaty z przyszłymi użytkownikami systemu pozwalają opracować modele procesów biznesowych klienta. Wszystkie wymagania są ostatecznie spisane w postaci dokumentu o nazwie Spis procesów objętych systemem, który jest bazą dla dokumentu Gap-Fit. Informuje on o istniejących elementach zawartych w standardowej wersji systemu ERP, a także tych, które muszą być oprogramowane i zamodelowane. Najważniejszym dokumentem, który powstaje w trakcie etapu Analiza jest Karta Projektu. Zawiera ona harmonogram, etapy i produkty wdrożenia wraz z budżetami. Dodatkowo zostają spisane: Plan projektu, Rejestr problemów i Lista migracji danych. 27

28 3 Projekt W tym etapie, zespół partnera wdrożeniowego wykonuje projekt implementacji wcześniej spisanych potrzeb biznesowych klienta. Powstają środowiska testowe systemu, w których wykonywana jest konfiguracja zgodna z otrzymanymi wymaganiami. Ten etap zakończony jest spisaniem dokumentu o nazwie Koncepcja rozwiązania. W tym etapie dochodzi do wykształcenia zespołu wdrożeniowego oraz określenie w jaki sposób zostaną zaimplementowane poszczególne rozwiązania. W tej części projektu powstaje m.in. Arkusz testów funkcjonalnych. 5 Uruchomienie W trakcie Uruchomienia dochodzi do przeniesienia realizowanych czynności do nowego systemu Microsoft Dynamics, a zespół partnera wdrożeniowego przeprowadza szkolenia dla końcowych użytkowników systemu z jego obsługi. Oba zespoły, ze strony firmy wdrożeniowej, jak i firmy klienta, przeprowadzają końcowe testy działania systemu, a także dochodzi do zatwierdzenia Go-Live Checklist. Na tym etapie ma miejsce ostateczna migracja danych do produkcyjnej wersji systemu ERP. Wśród przykładowych dokumentów, które powstają na tym etapie jest Lista kontrolna. 4 6 Budowa Podstawowym celem danego etapu jest budowa i testy komponentów systemu ERP, które zostały zdefiniowane oraz zaakceptowane w fazie Analizy. W czasie Budowy rozwijane są funkcjonalności dopasowane do wymagań klienta, tworzone są interfejsy oraz procesy migracji danych testowych. W rezultacie powstaje kompletny, skonfigurowany system, następuje zakończenie i spisanie kodów modyfikacji oraz dochodzi do integracji i budowy interfejsów. Zasadniczym elementem, który kończy proces budowy są testy akceptacyjne, prowadzone wraz z kluczowymi użytkownikami zespołu klienta. Działanie To ostatni etap, który następuje po wielu miesiącach wdrożenia. W trakcie tej fazy partner realizuje wsparcie po uruchomieniu systemu oraz przekazuje swoją wiedzę, instrukcje oraz dalszą obsługę projektu klientowi i zespołowi wsparcia. Końcowym elementem jest wykonanie audytu jakości wdrożenia, a projekt wdrożenia systemu ERP zostaje z sukcesem zamknięty. 28

29 Procesy wspólne Procesy wspólne tworzy zbiór czynności, który obejmuje kilka etapów implementacji systemu. Czynności przebiegają prostopadle do poszczególnych faz, co pozwala na precyzyjne określenie roli wszystkich członków wszystkich zespołów wdrożeniowych, a także ich odpowiedzialności i wpływu na innych uczestników wdrożenia. W metodyce Microsoft Dynamics Sure Step wyróżnia się 9 procesów wspólnych, posegregowanych w trzech obszarach: Organizacja, która obejmuje Zarządzanie programem, Szkolenia, Analizę procesów firmy Rozwiązania, zawierające Analizę wymagań i konfigurację, Rozwiązania dedykowane oraz Testowanie i kontrolę jakości, Technologia, obejmująca Infrastrukturę, Integrację i Interfejsy oraz Migrację danych. Optymalizacja Metodologia wdrożeniowa Microsoft Dynamics Sure Step oferuje aktywne podejście do tematu optymalizacji. Zawiera: Przegląd i ocenę architektury, Przegląd i ocenę projektu, Przegląd i ocenę modyfikacji, Przegląd i ocenę wydajności, Zarządzanie projektem, Przegląd dostarczonego rozwiązania, a także Przegląd upgrade. W czasie realizowanego projektu można wykonać jedną bądź kilka powyższych propozycji. 29

30 NAV System ERP Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics Jako przedsiębiorca, budowałeś wizję swojej firmy. Wymagała od Ciebie wiele poświęcenia i ciężkiej pracy. Dzięki Microsoft Dynamics NAV Twoja wizja może się spełnić. Stać się rzeczywistością pełną nowych możliwości. System ERP pozwoli Ci podejmować świadome, dobre decyzje biznesowe, podnieść wydajność swojej działalności oraz efektywność i zaangażowanie pracowników. System wybrany przez firm z całego świata Bogata funkcjonalność Dostępny zarówno w chmurze, jak i na serwerach lokalnych Polska funkcjonalność zgodna z lokalnymi wymogami prawnymi System ERP Microsoft Dynamics NAV jest najpopularniejszym zintegrowanym oprogramowaniem do zarządzania firmą od Microsoft. Jest dedykowany firmom z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, gwarantując im dostęp do nowoczesnych narzędzi, kompletnej analityki biznesowej oraz szereg rozwiązań branżowych dla wszystkich branż. Funkcjonuje w 47 krajach Intuicyjne i elastyczne narzędzie biznesowe Integruje wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa System ERP pełen innowacji To dzięki elastyczności, funkcjonalności i innowacyjności, Microsoft Dynamics NAV cieszy się zaufaniem setek tysięcy firm z całego świata. Cieszy się zaufaniem użytkowników systemu ERP Rozbudowany o rozwiązania biznesowe i branżowe Zintegrowany z Office 365, Microsoft Dynamics CRM i Microsoft Azure 30

31 ROZWÓJ SYSTEMU MICROSOFT DYNAMICS NAV Twój biznes się zmienia. Ewoluuje. Dostosowuje do oczekiwań klientów oraz rynku. Również Microsoft Dynamics NAV stawia na rozwój. Dopasowuje rozwiązania do wymagań Twojej organizacji oraz oferuje usługi gwarantujące szybsze tempo wzrostu NAV 2013 Integracja z OneNote Klient sieci Web Narzędzia RapidStart Prognozowanie przepływów pieniężnych Rachunek kosztów Rozszerzenie możliwości klientów sieci Web i Sharepoint Zarządzanie kompletacją 2014 NAV 2015 Aplikacja na tablet Bankowość elektroniczna Microsoft Power BI Pogłębiona integracja z Office 365 i Microsoft Azure RapidStart Upgrade Raportowanie w Microsoft Word Udoskonalony interfejs 1987 NAV 2009 R2 Integracja z Microsoft Dynamics CRM Personalizowane role użytkowników Wizualizacja danych biznesowych NAV 2013 R2 Dodatkowe narzędzia dla dużych instalacji Integracja z Office 365 i Microsoft Azure 31

32 2016 Microsoft Dynamics NAV 2017 Wtyczka do Microsoft Outlook E-everything Integracja z Microsoft Excel Wbudowany widok Power BI Integracja z usługą Microsoft Bookings Microsoft Flow i PowerApps Cortana Intelligence Ułatwienia dla użytkownika Szablony Rozbudowa obszaru CRM Rozbudowa obszaru finansów Rozbudowa obszaru zapasów Rozbudowa obszaru zleceń Rozszerzenia Uproszczone ustawienia i konfiguracja NAV 2016 Aplikacja na smartfon E-everything (Bankowość elektroniczna, Import kursów wymiany walut NBP) Ponad 60 rozszerzeń klienta sieci Web Przepływy pracy Rozszerzenia w obszarze finansów Współpraca natywna z Azure SQL Współpraca natywna z Microsoft Dynamics CRM Współpraca natywna z Power BI Zarządzanie dokumentami i OCR

33 ROZWIĄZANIA BRANŻOWE I BIZNESOWE System Microsoft Dynamics NAV został zaprojektowany tak, by spełniać wymogi przedsiębiorstw z różnych branż. Zabezpiecza interesy przedsiębiorców, steruje procesami biznesowymi, zapewnia analitykę. Dopasowuje się do potrzeb. Posiada liczne rozwiązania branżowe, które pozwalają dodatkowo rozbudować funkcjonalności systemu ERP. Produkcja Handel i dystrybucja Microsoft Dynamics NAV jest w pełni zintegrowany z licznymi rozwiązaniami biznesowymi, które usprawniają proces zarządzania, między innymi elektroniczną wymianę danych, workflow, analitykę biznesową, Business Intelligence, zarządzanie danymi centralnymi, zarządzanie dokumentacją. Usługi Logistyka Retail Finanse 33

34 FUNKCJONALNOŚCI MICROSOFT DYNAMICS NAV Ogromnym atutem systemu ERP od Microsoft jest bogaty, na bieżąco rozbudowywany pakiet funkcjonalności. Twórcy oprogramowanie dbają o to, by każdego roku powstawały nowe możliwości. Microsoft Dynamics NAV intensywnie się rozwija oferując swoim użytkownikom szereg innowacji podnoszący wydajność organizacji. Poznaj kluczowe obszary systemu ERP Finanse i księgowość Środki trwałe Marketing Magazyn i zarządzanie zasobami Zarządzanie projektem Sprzedaż i zakupy Raportowanie i Analityka Produkcja 34

35 System ERP w abonamencie Microsoft Dynamics NAV 365 został stworzony z myślą o firmach usługowych oraz handlowych. Opiera się jedynie na zakresie funkcjonalności im potrzebnym, jak Finanse, Sprzedaż, Zakupy, Magazyn. Jest to idealne rozwiązanie dla małych firm, start-upów o konkretnych, sprecyzowanych potrzebach. System nie wymaga modyfikacji czy zmian, dzięki czemu wdrażany jest szybko. NAV 365 opiera się na chmurze Microsoft Azure. Istnieje również możliwość wdrożenia na serwerach lokalnych klienta. Jest zintegrowany z oprogramowaniem Office 365, dzięki czemu użytkownik osiąga szereg dodatkowych korzyści. Już dzisiaj możesz cieszyć się światowej klasy oprogramowaniem ERP w niższej cenie i w atrakcyjnym pakiecie funkcjonalności. NAV 365 dostępny jest w abonamencie, który nie uszczupli budżetu Twojej firmy, a korzystnie wpłynie na wydajność oraz realne zyski. OPARTY O NAJPOPULARNIEJSZY SYSTEM ERP OD MICROSOFT Microsoft Dynamics NAV 365 bazuje na Dynamics NAV jednym z najlepszych systemów ERP na świecie, z którego korzysta ponad użytkowników w 47 krajach świata. WYGODNY ABONAMENT. PROSTE ROZLICZENIA. System ERP nie musi być trudny. Nie musi być również drogi. Teraz możesz cieszyć się bogatą funkcjonalnością NAV 365 na prostych warunkach. 35

36 STWORZONY Z MYŚLĄ O MAŁYCH I ŚREDNICH FIRMACH Microsoft Dynamics NAV 365 powstał z myślą o przedsiębiorcach takich jak Ty! Ambitnych, dynamicznych, rozwijających się. Jeśli reprezentujesz branże handlową bądź usługową, ten system idealnie pasuje do Twoich potrzeb. ZINTEGROWANY Z PRODUKTAMI MICROSOFT Pełna integracja systemu ERP z rozwiązaniami biznesowymi od Microsoft to szereg korzyści w każdym obszarze zarządzania organizacją. Funkcjonalności przenikają się, tworząc kompletne narzędzie biznesowe. WYBÓR CHMURA CZY SERWERY? Pełnie możliwości systemu ERP poznasz dzięki integracji z platformą chmurową. Oszczędzasz koszty, nie musząc inwestować w kupno własnej infrastruktury. Ją otrzymujesz w cenie! Jeśli posiadasz własne serwery, o warunki zakupu NAV 365 zapytaj naszych konsultantów. EKSPRESOWE WDROŻENIE Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV opieramy na metodyce, gotowych narzędziach oraz sprawdzonych praktykach, dzięki czemu wdrożenie systemu ERP może trwać nawet 30 dni. 36

37 IT.integro IT.integro jest kluczowym Partnerem Microsoft Dynamics NAV w Polsce, współpracując w zakresie efektywnej edukacji rynku na temat zintegrowanych systemów informatycznych oraz wdrażając najpopularniejszy system ERP z rodziny produktów Microsoft Dynamics NAV. IT.integro wyróżnia się swoją wiedzą i doświadczeniem, które zaowocowały licznymi wyróżnieniami, w tym statusem Microsoft Partner Gold Enterprise Resource Planning, finalisty Microsoft Dynamics Regional Partner for Central and Eastern Europe of the Year 2016, Microsoft Dynamics Partner of the Year 2016 oraz członkostwem w elitarnej grupie President s Club for Microsoft Dynamics. Spółka przeprowadziła już ponad 300 wdrożeń i 750 projektów. Od 20 lat wspiera pracę ponad użytkowników systemu Microsoft Dynamics NAV. Dodatkowo, z sukcesem realizuje globalne, wielojęzyczne i wielowalutowe projekty wdrożeniowe dla korporacji oraz grup kapitałowych. Spółka zrealizowała już ponad 60 zagranicznych wdrożeń systemu ERP w 47 krajach i wspiera ponad obcojęzycznych użytkowników z całego świata pracowników 70 konsultantów 9 zespołów projektowych 25 lat doświadczenia 4 oddziały w Polsce Microsoft Partner Gold Enterprise Resource Planning Finalist for Microsoft Dynamics Regional Partner of the Year 2016 Central and Eastern Europe

38 IT.integro Sp. z o.o. ul. Ząbkowicka Poznań tel.: office@it.integro.pl Warszawa ul. Pańska Warszawa Wrocław ul. Wyścigowa 56c Wrocław Kraków-Wieliczka ul. Bolesława Szpunara 8c Wieliczka Copyright 2017, IT.integro Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy dokument jest przedstawiany wyłącznie dla celów informacyjnych, a jego treść może ulec zmianie bez konieczności powiadomienia o tym fakcie. Niniejszy dokument nie jest objęty gwarancją, co do jego bezbłędności, ani żadnymi innymi gwarancjami wyrażonymi ustnie, ani dorozumianymi, co obejmuje również dorozumiane gwarancje pokupności lub gwarancje przydatności do określonego celu. Wyłączenie odpowiedzialności dotyczy w sposób szczególny wszelkiej odpowiedzialności prawnej związanej z niniejszym dokumentem; dokument nie stanowi podstawy do powstania w sposób bezpośredni lub pośredni zobowiązań umownych. Niezależnie od celu, kopiowanie lub przekazywanie informacji zawartych w niniejszym dokumencie w jakiejkolwiek formie i za pomocą jakichkolwiek środków, zarówno elektronicznych, jak i mechanicznych, nie jest dozwolone bez uprzedniej pisemnej zgody.