MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU. Ułatwia sformułowanie spójnego i realistycznego projektu,

Transkrypt

1 GŁÓWNE DOKUMENTY PROJKETU q MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU q HARMONOGRAM q BUDŻET Dr Mariusz Maciejczak 1/22 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU Ułatwia sformułowanie spójnego i realistycznego projektu, Pełni rolę przewodnika zarządzania projektem (wdrażania projektu), Tworzy podstawy dla monitoringu i oceny postępów oraz osiągnięć. Dr Mariusz Maciejczak 2/22 1

2 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU Opis Wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia iryzyko Cel ogólny Cel szczegółowy (bezpośredni) Wyniki Działania Dr Mariusz Maciejczak 3/22 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU - elementy Cel ogólny długofalowy cel do osiągnięcia W ramach realizacji kilku projektów o podobnej tematyce Cele szczegółowe cele do osiągnięcia w ramach bezpośredniej realizacji danego projektu Wyniki końcowe efekty realizacji danego projektu: -produkty wszystkie efekty powstałe bezpośrednio w ramach realizacji projektu (materialne), -rezultaty związane z bezpośrednimi i natychmiastowymi efektami projektu odczuwalnymi przez beneficjenta (jakościowe), Działania ułożone w odpowiedniej kolejności zadania do wykonania w ramach danego projektu Dr Mariusz Maciejczak 4/22 2

3 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU - wskaźniki Wskaźniki mierniki za pomocą których będziemy mierzyć postęp w realizacji projektu. Wskaźniki powinny być: trafne mierzalne wiarygodne dostępne dostosowane do charakteru projektu oraz oczekiwanych efektów wyrażone w wartościach liczbowych, procentowych lub binarnie (TAK-NIE) niezależne, reprezentatywne i możliwe do łatwej weryfikacji łatwe do uzyskania Dr Mariusz Maciejczak 5/22 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU - weryfikacja Źródła weryfikacji wszelkie dokumenty i materiały, w których znajdziemy potwierdzenie osiągnięcia założonych celów i wyników, np. - dokumentacja powykonawcza, protokoły odbiorcze, pomiary techniczne etc. (w przypadku inwestycji technicznych), - lista uczestników, programy i materiały szkoleniowe, ankiety ewaluacyjne (w przypadku szkoleń). - raporty (w przypadku badań) Dr Mariusz Maciejczak 6/22 3

4 MACIERZ LOGICZNA PROJEKTU - ryzyko Założenia zewnętrzne uwarunkowania, które muszą lub mogą zaistnieć jako elementy pozytywne, aby osiągnąć cele i wyniku projektu (realizacja projektu zakończona sukcesem). Ryzyko zewnętrzne czynniki, które mogą zakłócić realizację projektu. Dr Mariusz Maciejczak 7/22 ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Ryzyko jest to zdarzenie zidentyfikowane, którego prawdopodobieństwo wystąpienia można dość dokładnie określić Ryzyko trzeba identyfikować i analizować przed rozpoczęciem projektu, potem jest za późno realizacja projektu się przeciąga. Ale ten proces trwa aż do zakończenia projektu! Zarządzaj ryzykiem inaczej ryzyko będzie zarządzało Tobą! (J.P. Lewis) Dr Mariusz Maciejczak 8/22 4

5 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ Narzędzie planowania Narzędzie kontroli/ monitorowania Narzędzie zarządzania Dr Mariusz Maciejczak 9/22 Jak zrobić harmonogram? Budowa sekwencji czynności: 11 Podzielić projekt na zasadnicze działania / zadania. 22 Ustalić czas trwania poszczególnych działań. 33 Ustalić kolejność działań. Dr Mariusz Maciejczak 10/22 5

6 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ np. szkolenie tabela Sym Działanie Czas Poprz bol trwania A Określenie daty i miejsca seminarium 4 - B Ustalenie zagadnień tematycznych 5 - C Ustalenie prezenterów i gości 8 A, B D Opracowanie materiałów 21 C informacyjnych dla uczestników E Powielenie materiałów 4 D F Zaproszenieuczestników 14 C G Przygotowanie sali i sprzętu prezentacyjnego 1 E, F Dr Mariusz Maciejczak 11/22 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ np. szkolenie diagram sieciowy A D E START C G KONIEC B F A-data i miejsce B-program C-Lista prezenterów D-materiały informacyjne E-Powielenie materiałów F-Zaproszenie uczestników G-Przygotowanie sali i sprzętu Dr Mariusz Maciejczak 12/22 6

7 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ np. szkolenie diagram sieciowy z czasem A 4 D 21 E 4 START C 8 G 1 KONIEC B 5 F 14 działanie B 5 czas trwania Dr Mariusz Maciejczak 13/22 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ np. szkolenie diagram sieciowy ze ścieżką krytyczną A 4 D 21 E 4 START C 8 G 1 KONIEC B 5 F 14 Dr Mariusz Maciejczak 14/22 7

8 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ np. szkolenie wykres Gantta Kolejne dni Działanie a b c d e f g Dr Mariusz Maciejczak 15/22 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - planowanie Praca nie zając. Rysunek. Syndrom Studenta wizualizacja Dr Mariusz Maciejczak 16/22 8

9 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - planowanie Szacowanie czasu trwania zadań Rysunek. Stare a nowe podejście do szacowania czasu trwania zadań. Dr Mariusz Maciejczak 17/22 BUDŻET PROJEKTU Jest narzędziem planowania i zarządzania projektem od strony finansowej Wyraża w kategoriach finansowych cele, środki i sposoby realizacji projektu Wskazuje źródła pochodzenia funduszy przeznaczonych na finansowanie projektu Jest uzupełnieniem planu pracy Dr Mariusz Maciejczak 18/22 9

10 BUDŻET PROJEKTU - konstrukcja Budżet w układzie rodzajowym pokazuje wydatkowanie środków w ramach projektu z punktu widzenia rodzajów kosztów (np. wynagrodzenia, podróże, materiały, itd.) Budżet w układzie zadaniowym pokazuje wydatkowanie środków w ramach projektu ze względu na realizowane zadania (np. opracowanie materiałów, przeprowadzenie szkolenia, ocena itd.) Dr Mariusz Maciejczak 19/22 BUDŻET PROJEKTU np. szkolenie - układ rodzajowy Nr. NAZWA DZIAŁANIA Kalkulacja Jednostka Ilość jednostek Stawka Całkowity koszt Źródła finansowania (nazwa sponsora lub partnera) Środki Dotacja Wpłaty własne uczestników A Koszty personelu, w tym: Program, lista gości, itd. (zadanie A,B,C) dzień Materiały szkoleniowe (zadanie D) strona B Koszty operacyjne, w tym: Zaproszenie uczestników (zadanie F) osoba Przygotowanie sali i sprzętu prezentacyjnego (Zadanie G) dzień C Koszty podwykonawców, w tym: Powielenie materiałów (Zadanie E) komplet RAZEM Dr Mariusz Maciejczak 20/22 10

11 BUDŻET - Szacowanie wstępujące (bottom-up) Dekompozycja projektu na najmniejsze składowe Szacowanie kosztów na poziomie szczegółowych elementów Sumowanie kosztów od szczegółu do ogółu Dokładność oszacowania rzędu 5% Metoda bardzo pracochłonna, zwłaszcza w pierwszych oszacowaniach Dobre udokumentowanie analizy może być wykorzystane w przyszłych projektach (kapitalizacja wiedzy) Dr Mariusz Maciejczak 21/22 BUDŻET - Szacowanie przez analogię (top-down) Oszacowanie na podstawie rzeczywistych kosztów wcześniejszych projektów Jeżeli oszacowanie oparte jest na podobnym projekcie z przeszłości średni błąd oszacowania wynosi +/- 15% w przeciwnym przypadku błąd jest rzędu +/- 35% Wymaga banku wiedzy o kosztach różnego typu projektów (kapitalizacja wiedzy o zrealizowanych projektach) Dr Mariusz Maciejczak 22/22 11