Więcej niż agencja badawcza ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU.

Transkrypt

1 Więcej niż agencja badawcza ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU

2 Więcej niż agencja badawcza ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU METODYKA STOSOWANA W PRZYGOTOWANIU APLIKACJI PROJEKTOWYCH WSPÓŁFINANSOWANYCH Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH UE PRAKTYCZNE ASPEKTY PISANIA PROJEKTÓW KONFERENCJA Region, miasto, przedsiębiorstwo, społeczeństwo Inteligentny rozwój w nowej perspektywie funduszy europejskich października 2014r BALTIC PLAZA Kołobrzeg Marek Skrzyński Dyrektor Działu Funduszy Strukturalnych Departament Transferu Wiedzy i Technologii ASM Centrum Badań i Analiz Rynku Sp. z o.o.

3 PLAN PREZENTACJI ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU Wprowadzenie do Metodyki PCM podstawowe pojęcia Geneza powstania i wdrożenia Cykl projektu Definiowanie projektu - narzędzia i techniki Definiowanie projektu - faza identyfikacji i analizy Definiowanie projektu - faza opracowania Definiowanie projektu matryca logiczna Definiowanie projektu drzewo problemów Definiowanie projektu drzewo celów Definiowanie projektu analiza strategii Definiowanie projektu określenie wskaźników Definiowanie projektu określenie źródeł weryfikacji Definiowanie projektu harmonogram i budżet Ewaluacja 3

4 Po co nam projekty? ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU Wprowadzenie do metodyki PCM<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>trochę teorii, trochę historii START Punkt WYJŚCIA Czas Zasoby Działania Finanse META Punkt DOJŚCIA 4

5 Wprowadzenie do metodyki PCM<<<<<<<<<<< >>>>>>> Polityka, Strategia, Program, Projekt OD WIZJI DO PROJEKTU POLITYKA / WIZJA POLITYKA STRATEGIA STRATEGIA 1 STRATEGIA 1 PROGRAM PROGRAM 1 PROGRAM 2 PROGRAM 3 PROJEKT PROJEKT 1 PROJEKT 2 PROJEKT PROJEKT 5

6 Wprowadzenie do metodyki PCM <<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>> podstawowe pojęcia - projekt PROJEKT w ogóle PROJEKT, to przedsięwzięcie prowadzące do osiągnięcia zaplanowanego celu, przy użyciu określonych zasobów tj.: Czasu, Osób, Pieniędzy, którego rezultatem jest przewidywalna zmiana. 6

7 Wprowadzenie do metodyki PCM <<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>> podstawowe pojęcia - projekt PROJEKT w szczególe Projekt to ograniczone w czasie przedsięwzięcie, w którym zasoby ludzkie, materialne i finansowe organizuje się w taki sposób, aby w określonych ramach kosztów i czasu wykonać według danych wymagań pewien unikalny produkt lub usługę po to by osiągnąć korzystne zmiany zdefiniowane przez cele ilościowe i jakościowe. 7

8 Wprowadzenie do metodyki PCM <<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>> podstawowe pojęcia - projekt Według metodyki PMI Projekt to ograniczone w czasie przedsięwzięcie, w którym zasoby ludzkie, materialne i finansowe organizuje się w taki sposób, aby w określonych ramach kosztów i czasu wykonać według danych wymagań pewien unikalny produkt lub usługę po to by osiągnąć korzystne zmiany zdefiniowane przez cele ilościowe i jakościowe. Według metodyki PRINCE2 Organizacja powołana na określony czas, w celu wytworzenia unikatowych i wcześnie zdefiniowanych wyników lub rezultatów, w ustalonym czasie, przy wykorzystaniu uprzednio określonych zasobów 8

9 Wprowadzenie do metodyki PCM <<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>> podstawowe pojęcia - projekt Cechy projektu Innowacyjność oznacza wykonanie czegoś nowego, za każdym razem trzeba pozyskać wiedzę jak go zrealizować Unikalność wykonanie czegoś za każdym razem w innych warunkach zewnętrznych i wewnętrznych Tymczasowość określone ramy czasowe, każdy projekt ma początek i koniec Autonomiczność realizowane niezależnie od zwykłej, bieżącej działalności firmy, zespół projektowy zostaje powołany tylko i wyłącznie na czas projektu 9

10 Wprowadzenie do metodyki PCM<<<<<<<<<<< >>>>>na czym polega zarządzanie projektem? CEL ZASOBY ZARZĄDZANIE CZAS DZIAŁANIA 10

11 Wprowadzenie do metodyki PCM<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>> trójkąt zarządzania projektem CZAS Czas trwania projektu Stopień satysfakcji beneficjenta projektu Przedmiot projektu: cel zadania, rezultaty ZAKRES JAKOŚĆ ZASOBY Ludzie, kapitał, narzędzia, metody, struktury, KOSZT Całkowity koszt projektu wyrażony w pieniądzu Możesz mieć to zrobione dobrze, szybko lub tanio. Wybierz dwa 11

12 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> geneza powstania POTRZEBA REDUKCJI BŁĘDÓW I NIEPOWODZEŃ W REALIZACJI PROJEKTÓW: - nieprecyzyjne planowanie, - nieczytelne wskaźniki efektywności projektu, - niedostosowanie projektów do potrzeb odbiorców, - słabe rozeznanie zagrożeń towarzyszących realizacji projektu, - ignorowanie czynników wpływających na trwałość korzyści uzyskiwanych dzięki wdrożeniu projektu, W PRZYGOTOWANIU PROJEKTÓW: - brak strategii, - niepełna analiza sytuacji, - brak wspólnego postrzegania problemów, celów i założeń projektu, - planowanie i wdrożenie zorientowane na działania a nie na cel, - nieweryfikowalny wynik projektu, - podporządkowanie projektu ramom budżetowym, - niewykorzystywanie doświadczenie własnych - niespójność dokumentów (np. wniosek i i innych z realizacji podobnych przedsięwzięć. studium wykonalności). Zasada PARETO: Sprawne i efektywne osiągnięcie celu projektu zależy w 80 % od jakości przygotowania projektu, w 20 % od sposobu realizacji. 1 2

13 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> geneza powstania Ważne projekty dla rozwoju metodyk zarządzania 1940r Projekt Manhatan 1950r TV kolorowy 1960r Program Apollo Porgram Polaris 1970r Myśliwiec Tornado 1980r Komputer osobisty Metodyka PCM (ang. Project Cycle Management PCM, pol Zarządzanie Cyklem Projektu - ZCP) - system zarządzania projektami stworzony na potrzeby realizacji złożonych przedsięwzięć, przyjęty przez Komisję Europejską w 1992r. Metodyka PCM opracowana na podstawie doświadczeń projektów realizowanych w amerykańskim i brytyjskim sektorze publicznym, prywatnym i wojskowym, Metodyka PMI - Project Management Institute USA 1969 Metodyka PRINCE 2 - Project IN Controlled Environment UK 1983 W Polsce od czasu wdrażania projektów w ramach funduszy PHARE. W 2001 roku pierwszy oficjalny Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, w 2004 aktualizacja. Źródło: H.-W. Litke, Projektmanagement. Methoden, Techniken,Verhaltenweisen Carl Hanser Verlag Műnchen-Wien IBM 1990r Spacelab

14 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> geneza powstania Metodyka PCM to prosty, wywodzący się z nauk zarządzania, model zarządzania pozwalający jasno sprecyzować cele, zadania i efekty projektu przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka niepowodzenia projektów. Głównym celem stworzenia PCM było dostarczenie narzędzia wspierającego wdrażanie polityki UE, które będzie pomocne dla organizacji realizujących projekty wdrożeniowe zgodnie z zamierzeniami w zaplanowanym czasie, w ramach zatwierdzonego budżetu z osiągnięciem założonych celów i rezultatów. PCM stała się oficjalną metodyką zarządzania projektami i programami realizowanymi z zaangażowaniem środków europejskich. Źródło: Podręcznik Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa

15 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu W metodyce PCM projekty są planowane oraz realizowane, według sekwencji 6 faz działań tworzących cykl projektu. planowanie, identyfikacja, opracowanie, finansowanie, wdrożenie, ewaluacja. Kraj / UE Beneficjenci Schemat cyklu projektu Źródło: Podręcznik Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa

16 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu 1. FAZA PLANOWANIA Analiza sytuacji na poziomie narodowym i sektorowym aby określić problemy, ograniczenia i możliwości, które można by rozwiązać poprzez realizację projektu. Na tym etapie następuje zdefiniowane kluczowych problemów oraz możliwości realizatora projektu, a także szans na współpracę pomiędzy Unią Europejską a aplikującym o dofinansowanie. Efektem tej fazy jest wstępny wybór projektów, których zrealizowanie przyczyni się do poprawy aktualnej sytuacji. Źródło: Zenon Kosiński, Fundusze zewnętrzne i zarządzanie projektami, Lwów 2013r 16

17 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu 2. FAZA IDENTYFIKACJI W tej fazie weryfikowane są wszystkie zgłoszone projekty pod względem ich przydatności i opłacalności. Następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi kryteriami. Po tym, dla niektórych projektów przeprowadza się dodatkowe analizy, które służą wykazaniu ich celowości. Na tym etapie określa się zakres projektu, jego rozmiary oraz działania, które powinny wchodzić w jego obręb. Źródło: Zenon Kosiński, Fundusze zewnętrzne i zarządzanie projektami, Lwów 2013r 17

18 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu 3. FAZA OPRACOWANIA W fazie opracowania przeprowadzana jest analiza pomysłu i zdefiniowanie idei projektu. Na tym etapie przeprowadza się analizy finansowe, środowiskowe, techniczne, a także planuje się harmonogram działań i opracowuje się matrycę logiczną. Po tym etapie posiadamy już wstępny montaż finansowy, przydatny do kolejnej fazy. Źródło: Zenon Kosiński, Fundusze zewnętrzne i zarządzanie projektami, Lwów 2013r 18

19 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu 4. FAZA FINANSOWANIA Na tym etapie zostaje podjęta ostateczna decyzja o finansowaniu przedsięwzięcia. Znany jest wtedy zakres przedsięwzięcia oraz związane z tym wszystkie koszty. 5. FAZA WDRAŻANIA W fazie wdrażania rozpoczyna się realizacja projektu oraz jego stałe monitorowanie. Uruchomione zostają wszelkie procedury, które pozwalają na skuteczne i efektywne przeprowadzenie przedsięwzięcia. Źródło: Zenon Kosiński, Fundusze zewnętrzne i zarządzanie projektami, Lwów 2013r 19

20 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu 6. FAZA EWALUACJI W fazie ewaluacji następuję podsumowanie przedsięwzięcia. Określenie jego rezultatów, przydatności, trwałości i efektywności. Na tym etapie porównuje się to, co było zaplanowane w projekcie z uzyskanymi wynikami. Podczas zakończenia projektu przeprowadza się identyfikację potrzeb dla realizacji kolejnych projektów. Źródło: Zenon Kosiński, Fundusze zewnętrzne i zarządzanie projektami, Lwów 2013r 20

21 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> cykl projektu Charakterystyka i zasady cyklu 1. Cykl określa kluczowe potrzeby, decyzje i działania w każdej z faz. 2. Fazy cyklu mają charakter progresywny każda z nich musi być ukończona, tak aby następna mogła być ukończona z sukcesem. 3. Cykl oparty jest na ewaluacji, tak by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na tworzenie przyszłych projektów lub programów. 21 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

22 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>> stosowane narzędzia i techniki NARZĄDZIE I TECHNIKI WYKORZYSTYWANE DO DEFINIOWANIA PROJEKTU W FAZIE IDENTYFKACJI ORAZ OPRACOWANIA PROJEKTU. FAZA IDENTYFIKACJI: FAZA OPRACOWANIA: Analiza interesariuszy identyfikacja i charakterystyka głównych interesariuszy, grup docelowych i beneficjentów, z uwzględnieniem problemów wymagających późniejszej interwencji Analiza problemu identyfikacja kluczowych problemów, zagrożeń i możliwości determinujących przyczyny i skutki relacji Analiza celów określenie celów wynikających z istniejących problemów, wskazanie środków prowadzących do pożądanych rezultatów Analiza strategii określenie różnych strategii prowadzących do osiągnięcia celów; wybór najwłaściwszej strategii; określenie celów nadrzędnych i celów projektu Matryca logiczna określenie struktury projektu / programu, sprawdzenie wewnętrznej logiki, formułowanie celów i mierzalnych rezultatów, ogólne określenie zasobów i kosztów Harmonogram projektu określenie sekwencji i zależności między zadaniami; oszacowanie czasu trwania zadań, określenie kamieni milowych i przypisanie odpowiedzialności Plan wykorzystania zasobów wynikające z harmonogramu projektu zestawienie zapotrzebowania na zasoby i budżet 22 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

23 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>> stosowane narzędzia i techniki Analiza interesariuszy To narzędzie umożliwia zidentyfikowanie wszelakich podmiotów (instytucje, firmy, organizacje, ale także grupy osób czy pojedyncze jednostki), które potencjalnie mogą mieć jakikolwiek związek z realizowanym projektem oraz określenie zarówno ich interesów i oczekiwań, jak i możliwości zaangażowania w projekt wraz z wykorzystaniem ich zasobów. Interesariusze - osoby, grupy osób i instytucje, których interesy (aspiracje) związane są z projektem. 23 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

24 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>> Analiza Interesariuszy Przykład analizy interesariuszy INTERESARIUSZE CHARAKTERYSTYKA INTERESY I OCZEKIWANIA POWIĄZANIA POTENCJAŁ WNIOSKI Rząd Przedsiębiorcy Bezrobotni Niepełnosprawni itp. Społeczna, Ekonomiczna, Organizacyjna, Itp. Skrócenie czasu obsługi klienta, Pozyskanie nowej technologii, Wejście na nowy rynek zbytu Skrócenie czasu obsługi interesariuszy Uzyskanie zatrudnienia Udział w kursach i szkoleniach Posiadany zasoby ludzkie Wiedza Doświadczenie Regularne spotkania i konsultacje Źródło: Kaja Galińska,

25 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>> stosowane narzędzia i techniki Analiza problemów Zwięzły opis istniejącej negatywnej/problematycznej sytuacji. Analizy tej dokonuje się za pomocą DRZEWA PROBLEMU, które pozwala w przejrzysty sposób dokonać identyfikacji istniejącej sytuacji oraz wykazać związki przyczynowo-skutkowe występujące pomiędzy poszczególnymi problemami. Analiza problemu obejmuje następujące etapy: 1. Analiza istniejącej sytuacji 2. Identyfikacja kluczowych problemów 3. Wskazanie zależności przyczynowo-skutkowych Nie ma problemu = Nie ma projektu 25 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

26 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Drzewo Problemów SKUTKI Problem I Problem II Problem III PROBLEM GŁÓWNY Problem 1 Problem 2 Problem 3 Problem 1.1 Problem 1.2 Problem 2.1 Problem 2.2 PRZYCZYNY Problem 3.1 Problem Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

27 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Drzewo Problemów Przykład analizy problemu Pogarszająca się konkurencyjności gospodarki Pogarszająca się konkurencyjność organizacji Skutki Przekroczenia terminów realizacji Przekroczenia budżetu projektów Niski stopień osiągania założonych celów Utrata szans przez organizacje Problemy we wdrażaniu projektów Mała liczba realizowanych przedsięwzięć Niechęć do realizacji przedsięwzięć ORGANIZACJE DZIAŁAJĄCE W EUROPIE NIE SĄ WŁAŚCIWIE PRZYGOTOWANE DO PRACY W SYSTEMIE PROJEKTOWYM Słabe rozpowszechnienie standardów działalności projektowej Niedostateczne kwalifikacje kadr w zakresie zarządzania projektami Nieelastyczne struktury organizacyjne Niewielka skala działalności instytucji zrzeszających kierowników projektów Brak wspólnej metodyki europejskiej zarządzania projektami Nieefektywne metody kształcenia Przestarzały program kształcenia Słabo rozwinięty system międzynarodowych certyfikacji kwalifikacji Specyfika kultury organizacyjnej i kultury pracy Uwarunkowania historyczne Przyczyny Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

28 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Analiza Celów Kluczem do przejścia od analizy problemów do analizy celów jest przekształcenie negatywnych zjawisk w postulat pozytywnego działania Problem (istniejąca niekorzystna sytuacja) Cel (obraz pożądanej sytuacji w przyszłości) Analiza celów wykonywana jest najczęściej za pomocą DRZEWA CELÓW stanowiącego zwięzły opis pożądanej sytuacji w przyszłości. Analiza celów obejmuje następujące etapy: 1. Opis przyszłej, pożądanej sytuacji 2. Identyfikacja potencjalnych rozwiązań 3. Zamiana aspektów negatywnych w pozytywne Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

29 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Drzewo Celów CEL OGÓLNY STRATEGICZNY PROBLEM CEL GŁÓWNY Problem Cel szczegółowy 1 1 Problem Cel szczegółowy 2 2 Problem Cel szczegółowy 3 3 Problem 1.1 Problem 1.2 Cel 1.1 Cel 1.2 Problem 2.1 Problem 2.2 Cel 2.1 Cel 2.2 Problem 3.1 Problem 3.2 Cel 3.1 Cel 3.2 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

30 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>Analiza Strategii Po przeprowadzeniu analizy celów należy dokonać wyboru sposobu poprawy sytuacji za pomocą odpowiedniej strategii wynikającej z uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych realizacji projektu Problem Strategia 1 Rozwiązanie Problem Strategia 2 Rozwiązanie Problem Strategia 3 Rozwiązanie Analiza strategii polega na ocenie i wyborze wariantów osiągnięcia celów w oparciu o: uwarunkowania zewnętrzne (np. czas, budżet, priorytety UE, zasoby, etc.) uwarunkowania wewnętrzne (np. doświadczenie, know-how etc.) Analiza strategii obejmuje następujące etapy: Identyfikacja możliwych rozwiązań Wybór jednej lub kilku strategii Decyzja o wyborze strategii jako punkt wyjścia dla projektu Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

31 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>Analiza Strategii Przykład analizy i wyboru strategii Utrzymywanie terminów realizacji Utrzymywanie budżetów projektów Realizacja założonych celów Rosnąca konkurencyjności gospodarki Rosnąca konkurencyjność organizacji Wykorzystanie szans przez organizacje Cele nadrzędne Bezproblemowe wdrażanie projektów Rosnąca liczba realizowanych przedsięwzięć Właściwe przygotowanie organizacji działających w Europie do pracy w systemie projektowym Zaangażowanie w realizację przedsięwzięć Cel projektu Upowszechnienie standardów działalności projektowej Podniesienie jakości kształcenia kadr w zakresie zarządzania projektami Uelastycznienie struktur organizacyjnych Kampania społeczna Poprawa funkcjonowania instytucji zrzeszających kierowników projektów Stworzenie wspólnej metodyki europejskiej zarządzania projektami Udoskonalenie metod kształcenia Nowoczesne programy kształcenia Usprawnienie systemu międzynarodowych certyfikacji kwalifikacji Stworzenie kultury pro projektowej Stworzenie wzorców struktur projektowych Rezultaty strategia standardów strategia kształcenia strategia struktur Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

32 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna Matryca Logiczna - LFA Matryca Logiczna (ang. Logical Framework Approach LFA) opracowana pod koniec lat sześćdziesiątych XX wieku przez Amerykańską Agencję do spraw Rozwoju Międzynarodowego jest podejściem metodycznym zmierzającym do poprawy systemów planowania i kontroli projektów. LFA jest efektywną techniką pozwalającą na identyfikowanie i analizowanie problemu oraz na definiowanie celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać. LFA jest podstawowym narzędziem używanym w metodyce PCM do planowania projektów i zarządzania projektami. Źródło: Podręcznik Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa

33 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna Matryca Logiczna - LFA Logika interwencji Wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni (projektu) Rezultaty Działania Środki Koszty Czas Podstawowym celem każdej matrycy logicznej jest uszczegółowienie pomysłu na projekt. Założenia podstawowe 33

34 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA LOGIKA PIONOWA I POZIOMA Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni (projektu) LOGIKA WERTYKALNA określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne. Rezultaty Wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Działania Środki Podstawowym celem każdej matrycy logicznej jest uszczegółowienie pomysłu na projekt. LOGIKA HORYZONTALNA dotyczy pomiaru skutków projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji za pomocą wskaźników oraz źródeł, o ile są one weryfikowalne. 34

35 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA DEFINIOWANIE CELÓW Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni (projektu) Rezultaty Działania Cele strategiczny projektu powinien wyjaśniać w jaki sposób projekt pasuje do regionalnej i sektorowej polityki UE. Cel bezpośredni powinien odnosić się do kluczowego problemu i być definiowany w kategoriach korzyści otrzymywanych przez beneficjentów, będących rezultatem działań zaplanowanych w ramach projektu. Cele szczegółowe / rezultaty opisują efekty projektu, które będą dostarczane beneficjentom. Rezultaty powinny zaspokajać główne potrzeby grup docelowych.. Działania określają poszczególne czynności do wykonania w projekcie, pokazują w jaki sposób osiągane będą rezultaty projektu. Środki Podstawowym celem każdej matrycy logicznej jest uszczegółowienie pomysłu na projekt. 35

36 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA DEFINIOWANIE CELÓW SMART S specific szczegółowe, konkretne - powinny być szczegółowo opisane, dotyczyć konkretnych problemów M measurable mierzalny cel powinien być łatwo przeformułowany na rezultaty, ujęty w liczby (skwantyfikowany) A - acceptable/accurate akceptowalny/trafny. Trafność odnosi się do zdiagnozowanego wcześniej problemu i wskazuje, że cel musi bezpośrednio wynikać z opisanej wcześniej sytuacji i obejmować wszystkie przyczyny powstania problemu (kompleksowość). R realistic realistyczny możliwy do osiągnięcia poprzez. realizację projektu. Zadania, które projektodawca zamierza wykonać, powinny być ściśle związane z celem i w oczywisty sposób zmierzać do jego realizacji. T time-bound określony w czasie - każdy cel powinien zawierać w swojej konstrukcji termin, w jakim ma być osiągnięty. S. M. A. R. T. S Specific - KONKRETNE M Measurable - MIERZALNE A Accurate - TRAFNE R Realistic - REALISTYCZNE T Timebound UJĘTY W CZASIE 36 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

37 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA DEFINIOWANIE WSKAŹNIKÓW Cel strategiczny (programu) Wskaźniki Wskaźniki obiektywnie weryfikowalne opisują cele projektu w operacyjnie mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Cel bezpośredni (projektu) Kiedy już wskaźnik zostanie określony, powinien być rozwinięty z uwzględnieniem Rezultaty Działania. Środki ilości, jakości i czasu (QQT quantity, qualityand time) oraz lokalizacji 37 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

38 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA ŹRÓDŁA WERYFIKACJI Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni (projektu) Rezultaty Działania. Źródła weryfikacji Koszt Podczas formułowania wskaźników powinno zostać określone źródło informacji i sposób zbierania danych. Pomoże to w sprawdzeniu czy realistycznie wskaźnik może zostać zmierzony angażując rozsądną ilość czasu, pieniędzy i wysiłku. Należy określić: -format, w którym informacja powinna być udostępniania (np.: raporty postępu, sprawozdania z projektu, ewidencję projektu, oficjalne statystyki) -kto powinien dostarczać informacje -jak regularnie informacja powinna być dostarczana (miesięcznie, kwartalnie, rocznie.) Źródła powinny być oszacowywane pod kątem dostępności, niezawodności i odpowiedniości Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych

39 Źródła powinny być oszacowywane pod kątem dostępności, niezawodności i odpowiedniości Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>> stosowane narzędzia i techniki Przykładowe powiązanie celów, wskaźników i źródeł weryfikacji

40 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Matryca Logiczna LFA ZAŁOŻENIA Cel strategiczny (programu) Cel bezpośredni (projektu) Rezultaty Działania. Źródła weryfikacji Czas Założenia podstawowe (warunki wstępne) różnią się od założeń tym, że muszą być spełnione przed rozpoczęciem projektu. Założenia zewnętrzne czynniki, które są istotne dla powodzenia projektu, czyli: definiują środowisko systemu i zagadnienia trwałości podsumowują czynniki, których projekt nie może lub z założenia nie chce kontrolować są czynnikami, na które projekt nie jest ukierunkowany, ale powinien je monitorować Założenia 40 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

41 Metodyka PCM Definiowanie Projektu <<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>> harmonogram i budżet LFA HARMONOGRAM I BUDŻET Matryca logiczna jest punktem wyjścia do szczegółowych planów przebiegu czasowego i zasobowego projektu Matryca logiczna. Harmonogram czynności Harmonogram wykorzystania zasobów / budżet 41 Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych 2011.

42 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>> stosowane narzędzia i techniki LFA EWALUACJA Cele nadrzędne Cel projektu Cele szczegółowe Zadania Wpływ Skuteczność Wydajność Długotrwałość oddziaływania Środki Problem Źródło: Bartosz Grucza - Przygotowanie projektu zgodnie z metodologią PCM oraz nowy generator wniosków aplikacyjnych Zgodność 42

43 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 1. UZASADNIENIE Analiza Problemów, Analiza celów, Analiza Interesariuszy, Analiza Strategii, 43

44 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 1. UZASADNIENIE Analiza Problemów, Analiza celów, Analiza Interesariuszy, Analiza Strategii, 44

45 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 2. GRUPY DOCELOWE 3.2 Grupy docelowe Scharakteryzuj osoby i/lub instytucje, które zostaną objęte wsparciem z punktu widzenia istotnych dla projektu cech (np. wiek, status zawodowy, wykształcenie, płeć) Uzasadnij wybór grupy docelowej, która objęta zostanie wsparciem Opisz sposób rekrutacji uczestników/uczestniczek odnosząc się do planu rekrutacji, procedury rekrutacyjnej, dodatkowego naboru oraz katalogu przejrzystych kryteriów rekrutacji (z uwzględnieniem podziału K/M) Opisz potrzeby, bariery i oczekiwania uczestników/uczestniczek projektu oraz podaj wiarygodne źródła pozyskania danych o skali zainteresowania potencjalnych uczestników/uczestniczek planowanym wsparciem projektowym Analiza Interesariuszy, 45

46 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 3. ZADANIA 3.3 Zadania Przyporządkuj poszczególne zadania do danego celu szczegółowego, do którego osiągnięcia przyczyni się realizacja danego zadania Opisz zadania podejmowane w projekcie, zgodnie z chronologią zadań wskazaną w budżecie i harmonogramie wraz z uzasadnieniem Opisz produkty, które będą wytworzone w ramach realizacji zadań Analiza Interesariuszy, 46

47 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 4. OPIS RYZYK 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu (dotyczy projektów, których wnioskowana kwota przekracza 2 mln zł) Zidentyfikuj sytuacje, których wystąpienie utrudni lub uniemożliwi osiągnięcie celów szczegółowych projektu lub wskaźników pomiaru celów Wskaż sposób identyfikacji wystąpienia takiej sytuacji (zajścia ryzyka) Opisz działania, które zostaną podjęte, aby zapobiec wystąpieniu ryzyka i jakie będą mogły zostać podjęte, aby zminimalizować skutki wystąpienia ryzyka Analiza Strategii, 47

48 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 5. ODDZIAŁYWANIE 3.5 Oddziaływanie projektu Opisz, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji Priorytetu PO KL Opisz wartość dodaną projektu Analiza Problemów, Analiza Celów 48

49 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 6. POTENCJAŁ 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy Opisz doświadczenie projektodawcy/partnerów w realizacji podanych przedsięwzięć/projektów Przedstaw informacje potwierdzające potencjał finansowy projektodawcy/partnerów do realizacji projektu Analiza Interesariuszy 49

50 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 7. OPIS ZARZĄDZANIA 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem Opisz, w jaki sposób projekt będzie zarządzany (z uwzględnieniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn) Opisz, jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra zaangażowane będą w realizację projektu (wskaż osoby/stanowiska w projekcie i ich niezbędne kompetencje) Uzasadnij wybór partnerów projektu (jeżeli dotyczy) Opisz rolę partnerów (zadania, za które odpowiedzialny będzie każdy z partnerów) lub innych instytucji zaangażowanych w projekt (jeżeli dotyczy) Opisz, wykonanie których zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom i uzasadnij zlecanie realizacji zadań (w przypadku, gdy wykonanie zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom) Opisz działania, jakie będą prowadzone w celu monitoringu projektu i jego uczestników Plan wykorzystania zasobów 50

51 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 8. BUDŻET Plan wykorzystania zasobów 51

52 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>> przykłady zastosowania metodyki PCM 9. HARMONOGRAM Harmonogram 52

53 Metodyka PCM <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> inspiracje Bo któż z was, chcąc zbudować wieżę, nie usiądzie wpierw i nie oblicza wydatków, czy ma na wykończenie? Inaczej, gdyby założył fundament, a nie zdołałby wykończyć, wszyscy, patrząc na to, zaczęliby drwić z niego: "Ten człowiek zaczął budować, a nie zdołał wykończyć". Ew. Łukasza 14,28-30 Przetrwają nie najsilniejsze gatunki ani najbardziej inteligentne, ale te które będą mogły najlepiej przystosować się do zmian i rozwijać się. Karol Darwin Nic nie jest pewniejszą oznaką szaleństwa niż robić to samo w kółko i oczekiwać innych rezultatów. Albert Einstein 53

54 Więcej niż agencja badawcza ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU ASM CENTRUM BADAŃ I ANALIZ RYNKU SP. Z O.O. ul. Grunwaldzka 5, Kutno tel. (24) ; faks (24) sekretariat@asm-poland.com.pl Marek Skrzyński tel , m.skrzynski@asm-poland.com.pl 54