Zarządzanie projektami

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Dr Sławomir Kotylak WYKŁAD 3

2

3 CELE STRATEGICZNE PROGRAMU (ORGANIZACJI) CELE PROJEKTU KOREKTA TAK Czy są zgodne z celami strategicznymi? FORMUŁOWANIE PROJEKTU NIE

4 Jest to narzędzie do zarządzania poszczególnymi fazami cyklu projektowego, a zarazem metanarzędzie do tworzenia innych narzędzi, takich jak szczegółowy budżet, harmonogram wdrażania i plan monitoringu Jest to zatem narzędzie służące do planowania projektu, jednak samo w sobie nie gwarantujące jego powodzenia sukces zależy od danych wejściowych Jakość struktury logicznej zależy od umiejętności zespołu projektowego, dostępnych informacji i wcześniejszych doświadczeń

5 Dlaczego realizuje się projekt? (Logika aktywności) Co projekt ma osiągnąć? (Logika aktywności plus wskaźniki) Jak projekt ma to osiągnąć? (Działania, środki) Jakie czynniki zewnętrzne są kluczowe dla powodzenia projektu? (Założenia)

6 Gdzie szukać informacji koniecznych do oceny powodzenia projektu? (Źródła weryfikacji) Jakie środki są konieczne? (Środki) Ile projekt będzie kosztował? (Koszt) Jakie warunki wstępne muszą zostać spełnione przed rozpoczęciem projektu? (Warunki wstępne)

7 Opis projektu Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cele nadrzędne Cele projektu Rezultaty Działania Środki Koszt Czas Założenia podstawowe

8 Pierwsza kolumna: cele nadrzędne, długookresowe cele projektu) rezultaty, produktu projektu czynności, zadania, środki - Cele nadrzędne projektu powinny wyjaśniać, dlaczego projekt jest ważny dla społeczeństwa, w kategoriach długoterminowych korzyści dla beneficjentów i szerszych korzyści dla innych grup. Powinny wskazywać w jaki sposób projekt pasuje do regionalnej i sektorowej polityki UE. Cele ogólne nie zostaną osiągnięte wyłącznie dzięki projektowi, ale będzie on wkładem w realizację tych celów. Cel projektu powinien odnosić się do kluczowego problemu i być definiowany w kategoriach korzyści otrzymywanych przez beneficjentów, będących rezultatem działań zaplanowanych w ramach projektu. - Rezultaty opisują produkty projektu, które będą dostarczane beneficjentom Rezultaty powinny zaspokajać główne potrzeby grup docelowych. -Działania określają poszczególne zadania / czynności do wykonania w projekcie, pokazują w jaki sposób osiągane będą rezultaty projektu. Cele nadrzędne Cele projektu Rezultaty Działania Środki

9 Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU Cele nadrzędne Cele projektu Druga kolumna matrycy logicznej: obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Rezultaty Działania Środki Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki opisują cele projektu w operacyjnie mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Specyfikacja tych wskaźników działa jako sprawdzenie wykonalności celów oraz formuje bazę dla systemu monitorowania projektu. Kiedy już wskaźnik zostanie określony, powinien być rozwinięty z uwzględnieniem szczegółów ilości, jakości i czasu (QQT quantity, quality and time) oraz lokalizacji.

10 MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU Trzecia kolumna: źródła weryfikacji - dowody Źródła weryfikacji Podczas formułowania wskaźników powinno Rezultaty zostać określone źródło informacji i sposób zbierania danych. Pomoże to w sprawdzeniu czy realistycznie Działania Koszt wskaźnik może zostać zmierzony angażując rozsądną ilość czasu, pieniędzy i wysiłku. Należy określić: -format, w którym informacja powinna być udostępniania (np.: raporty postępu, sprawozdania z projektu, ewidencję projektu, oficjalne statystyki) - kto powinien dostarczać informacje - jak regularnie informacja powinna być dostarczana (miesięcznie, kwartalnie, rocznie itp.) Źródła poza projektem powinny być oszacowywane pod kątem dostępności, niezawodności i odpowiedniości. Wkład pracy oraz koszt gromadzenia informacji powinny zostać również oszacowane, a odpowiednie środki przeznaczone na ten cel. Inne wskaźniki powinny zastąpić te, dla których odpowiednie źródła weryfikacji nie mogą być wskazane. Cele nadrzędne Cele projektu Źródła weryfikacji

11 Czwarta kolumna: założenia Założenia podstawowe (warunki wstępne) różnią się od założeń tym, że muszą być spełnione przed rozpoczęciem projektu. Na przykład bez wdrożenia odpowiednich działań przez partnera, racja bytu projektu może być podważona. Prawdopodobieństwo i znaczenie spełnienia tych warunków powinno być obliczane jako część oszacowywania ryzyka projektu. Niektóre z nich będą krytyczne dla sukcesu projektu, inne będą miały marginalne znaczenie. Założenia - zewnętrzne czynniki, które są istotne dla powodzenia projektu, czyli: - definiują środowisko systemu i zagadnienia trwałości -podsumowują czynniki, których projekt nie może lub z założenia nie chce kontrolować są czynnikami, na które projekt nie jest ukierunkowany, ale powinien je monitorować Cele nadrzędne Cele projektu Rezultaty Działania Założenia Czas Założenia podstawowe

12 Czwarta kolumna: założenia W fazie analizy staje się jasne, że sam projekt nie jest w stanie osiągnąć wszystkich celów określonych w drzewie celów. Kiedy zostanie wybrana strategia, pewne cele pozostaną poza logiką interwencji. Wpłynie to na wdrożenie projektu oraz długoterminową trwałość, ale znajduje się poza jego kontrolą. Te warunki muszą być spełnione, jeśli projekt ma zakończyć się powodzeniem i zostały zapisane jako założenia w czwartej kolumnie matrycy.

13 Środki oznaczają ludzkie, rzeczowe i finansowe zasoby wymagane do podjęcia planowanych działań i zarządzania projektem. Koszt oznacza szacowany budżet projektu i/lub źródła finansowania projektu. Czas oznacza szacowany czas realizacji projektu. Wiersz działań środki, koszty, czas Działania Środki Koszt Czas

14 Logika wertykalna matrycy Opis projektu Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Założenia Cele nadrzędne Cele projektu Rezultaty Czas Działania Środki Koszt Założenia podstawowe

15 relacje przyczynowo-skutkowe 1 4 Cel szerszy --- jeżeli Cel bezpośredni oraz to Założenia jeżeli Rezultaty oraz to Założenia jeżeli Działania oraz to Założenia

16 Logika pionowa Logika pionowa określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne. taną omówione

17 Hierarchia Celów Cele wyższego rzędu, do których realizacji projekt się przyczynia Centralny cel projektu w formie trwałych korzyści dla grupy docelowej Skutki podjętych działań Zadania realizowane jako część projektu w celu osiągnięcia wyników Logika interwencji Główne cele Centralny cel projektu Wyniki Działania Fizyczne i niefizyczne środki konieczne do podjęcia działań Środki

18 Hierarchia Celów przykład Cel szerszy Analfabetyzm wśród kobiet zredukowany z X% do Y% do roku 2009 Cel bezpośredni Proporcje wśród dziewcząt w wieku lat, które ukończyły 3 klasy szkoły podstawowej do ogółu dziewcząt w tym wieku podniesione z A% do B% Rezultaty 1. Zwiększona liczba nauczycieli w szkołach podstawowych dla dziewcząt 2. Zbudowane i w pełni wyposażone nowe klasy szkolne 3. Opracowane i efektywnie wdrożone programy motywacyjne dla rodziców Działania 1.1. Zwiększona liczba miejsc na studiach nauczycielskich 1.2. Przeprowadzona rekrutacja i przeszkolenie nowych nauczycieli 1.3. Nowi nauczyciele zatrudnieni w szkołach podstawowych dla dziewcząt

19 Logika horyzontalna matrycy Opis projektu Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cele nadrzędne Cele projektu Rezultaty Działania Środki Koszt Czas Założenia podstawowe

20 Logika pozioma Logika pozioma dotyczy pomiaru skutków projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji za pomocą wskaźników oraz źródeł, o ile są one weryfikowalne

21 Matryca logiczna faza planowania Cele nadrzędne Hierarchia celów matrycy logicznej Cel projektu Rezultaty Działania Środki Problem Wpływ Skuteczność Wydajność Zgodność Kryteria ewaluacji Długotrwałość oddziaływania

22 USTALANIE ZAŁOŻEŃ Założenia mogą być związane z zaistnieniem między innymi następujących czynników: naturalnych np. prawdopodobieństwo powodzi, suszy, itp.; instytucjonalnych dobra(zła) koordynacja pracy różnych departamentów ministerstwa, niezbędne zmiany w polityce społecznej, itd.; społecznych wykluczenie / trudny dostęp / niechęć niektórych grup społecznych do udziału w projekcie, itd.; innych projektów konieczność zakończenia innych projektów, aby nasz był wykonalny.

23 Cel nadrzędny Wysokiej jakości transport autobusowy dla pasażerów USTALANIE ZAŁOŻEŃ Założenie Pasażerowie nadal będą korzystać z autobusów. Cel bezpośredni Spadek częstości wypadków Założenie Jakość dróg zostanie podniesiona. Wyniki - Przeszkolenie kierowców -Wprowadzenie do eksploatacji x nowych autobusów - Lepsze wyposażenie warsztatów naprawczych Założenie Przeszkoleni kierowcy pozostaną w firmie.

24 WSKAŹNIKI trafne mierzalne wiarygodne dostępne dostosowane do charakteru projektu oraz oczekiwanych efektów wyrażone w wartościach liczbowych, procentowych lub binarnie (TAK- NIE) niezależne, reprezentatywne i możliwe do łatwej weryfikacji łatwe do uzyskania

25 USTALANIE WSKAŹNIKÓW Cel nadrzędny Wysokiej jakości transport autobusowy dla pasażerów Założenie Pasażerowie nadal będą korzystać z autobusów Wskaźniki - 90% odjazdów z najwyżej 5- minutowym opóźnieniem - Wzrost udziału firmy w rynku Cel bezpośredni Spadek częstości wypadków Założenie Jakość dróg zostanie podniesiona. Wskaźniki - Mniej niż x wypadków po roku -Poniżej y poważnych obrażeń po roku Wyniki - Przeszkolenie kierowców - Wprowadzenie do eksploatacji x nowych autobusów - Lepsze wyposażenie warsztatów naprawczych Założenie Przeszkoleni kierowcy pozostaną w firmie. Wskaźniki - Liczba przeszkolonych kierowców - Liczba pojazdów utrzymywanych w odpowiednim stanie technicznym - Liczba nowych autobusów

26 wskaźniki osiągnięć (OVI) ustal wskaźnik wyjściowy, a następnie dodaj wskaźniki ilości, jakości i czasu: krok 1 krok 2 krok 3 krok 4 wskaźnik wyjściowy dodaj ilość: ILE? dodaj jakość: JAKIE? dodaj czas: KIEDY? rozbudowana sieć dróg sieć dróg rozbudowana o 5000 km - z 5000 do km sieć dróg bitumicznych rozbudowana z 1000 do 2000 km, sieć dróg bocznych z 4000 do 8000 km sieć dróg bitumicznych rozbudowana z 1000 do 2000 km do grudnia 2002, sieć dróg bocznych - z 4000 do 8000 km do maja 2003 rozważ dodanie wskaźników: grupy docelowej (KOMU?), miejsca (GDZIE?) oraz kosztu (ZA ILE?)

27 ŹRÓDŁA WERYFIKACJI Wszelkie dokumenty, raporty, opracowania, bazy danych, itp., które umożliwiają odczytanie wartości wskaźników efektów realizacji projektu na poszczególnych poziomach jego wdrażania (produktów, rezultatów, oddziaływania), np. raporty kwartalne i inne, dzienniki zajęć, dokumenty płatności, roczniki statystyczne, rejestry, itp.

28 Tworzenie matrycy logicznej CEL STRATEGICZNY Osiągnięcie celów strategii zatrudnienia w odniesieniu do osób niepełnosprawnych CEL PROJEKTU Osoby niepełnosprawne są zdolne do podjęcia pracy na stanowiskach tworzonych w przedsiębiorstwach REZULTAT(Y) DZIAŁANIA Pracodawcy są przychylni zatrudnianiu osób niepełnosprawnych 1. Przeprowadzić kampanię społeczną Osoby niepełnosprawne posiadają kwalifikacje 1. Zbadać potrzeby szkoleniowe 2. Zaoferować szkolenia