WDROŻENIE METODYKI PROWADZENIA PROJEKTÓW

Transkrypt

1 OFERTA WDROŻENIE METODYKI PROWADZENIA PROJEKTÓW /Jest to przykład (wzór) oferty treść jest wypełniana na podstawie nie zobowiązujących rozmów i spotkań z Klientem, pracownikami oraz naszej wiedzy i doświadczenia z tego typu wdrożeń. Jest to prawdziwa oferta ze zrealizowanego projektu, tylko usunięta jest nazwa firmy, jednak oczywiście możemy przedstawić referencje/ PROMOCJA: Laptop z oprogramowaniem MS Project dla Kierownika projektu Wersja 1.0 Autor: Marcin Stachura Warszawa, Strona 1 z 12

2 Spis treści 1. REFERENCJA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO SYTUACJA OBECNA OBECNY SPOSÓB REALIZACJI PROJEKTÓW WYKORZYSTYWANE DOKUMENTY PROJEKTOWE SPOSÓB PRZYDZIELANIA ZASOBÓW DO PROJEKTÓW WSTĘPNA LISTA PROBLEMÓW I POTRZEB OCZEKIWANE KORZYŚCI Z REALIZACJI PROJEKTU ZAKRES PRAC... 5 ORGANIZACYJNY... 5 SYSTEMOWY SPOSÓB REALIZACJI PRAC... 5 ETAP I: PRACE WSTĘPNE ANALIZA STANU OBECNEGO (AS-IS)... 6 ETAP II: INWENTARYZACJA PROJEKTÓW... 7 ETAP III: OPRACOWANIE ROZWIĄZANIA DOCELOWEGO... 7 ETAP IV: UZUPEŁNIENIE PORTFELA O WSZYSTKIE PROJEKTY PODLEGAJĄCE MONITORINGOWI... 7 ETAP V: DOPRACOWANIE PORTFELA TRAINING ON THE JOB... 8 ETAP VI: WDROŻENIE PROCESU... 9 ETAP VII: WSPARCIE POWDROŻENIOWE CZAS, TERMIN I KOSZTORYS REALIZACJI... 9 CZAS I TERMIN REALIZACJI... 9 KOSZT REALIZACJI PROJEKTU NETTO... 9 KOSZTY ETAPÓW HARMONOGRAM PRAC WAŻNOŚĆ OFERTY Strona 2 z 12

3 1. Referencja do zapytania ofertowego /W rozdziale tym opisujemy w jaki sposób weszliśmy w posiadanie informacji o problemach i potrzebach Klienta. Spotkania, korespondencja mailowa, rozmowa telefoniczna, itp. Poniżej przykład treści./ Niniejsza Oferta została przygotowana w odpowiedzi na potrzeby, które pani. oraz pan. sformułowali w czasie spotkań w dniach. w siedzibie firmy. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące niniejszej oferty proszę kierować do: Marcin Stachura, tel ; marcin.stachura@akademiaasap.pl 2. Sytuacja obecna /Poniżej krótko opis sytuacji obecnej w firmie tylko fakty istotne z punktu widzenia Project Management zakresu prac. Poniżej przykład treści./ Z punktu widzenia projektu bierzemy pod uwagę Departament R&D, gdzie zatrudnieni są inżynierowie, eksperci w swoich dziedzinach. Pracują oni przede wszystkim w swoich obszarach dziedzinowych. Jest to ok. 20 osób W dep. R&D pracuje (od niedawna) pani.., która ma za zadanie zorganizowanie biura zarządzania projektami (PMO), koordynację prac rozwojowych i projektowych, raportowanie statusu prac, dbanie o dotrzymywanie terminów, nie przekraczanie budżetów, itd. Spółka posiada stosunkowo dużą swobodę działania. Zespół R&D podlega Pod Managera Produktu pracującego w Anglii, który nie ingeruje w sposób prowadzenia prac oddziału polskiego. Wymaga on tylko dostarczania zamówionych produktów i podstawowego raportowania. 3. Obecny sposób realizacji projektów /A tu już więcej szczegółów jak projekty są realizowane. Poniżej przykład treści./ Podstawą do uruchomienia projektu jest dokument Business Plan, którego forma została narzucona z góry i jest wymagana na każdym etapie planowania i realizacji projektu. Do tej pory R&D Poland nie korzystała z MS Project ani innych (poza Excel) narzędzi wspomagających Zarządzanie projektem. Projekty pomimo swojej złożoności posiadają elementy wspólne, które można wykorzystać w celu przyśpieszenia prac i podniesienia jakości zarządzania (np. powtarzające się etapy prac, współdzielona pula zasobów, sprawdzone ścieżki procesowania z dostawcami, itp.) Projekty trwają średnio 2 lata i angażują zarówno zasoby własne jak i zewnętrznych dostawców. Nie ma zwyczaju przeprowadzania szczegółowej analizy ryzyk, gdyż większość z nich ujawnia się na etapie testów i wiąże się z ich wynikami. Oprócz działań o charakterze projektowym realizowane są zadania procesowe, posiadające cechy utrzymania, maitanance. Strona 3 z 12

4 4. Wykorzystywane dokumenty projektowe /Wszystko, Co obecnie jest wykorzystywane do koordynacji prac projektowych. Poniżej przykład treści./ Harmonogramy projektów: najczęściej w formie listy zadań w arkuszu MS Excel. Kosztorysy: Budżet projektu, budżet i zadania do realizacji przez logistykę pliki MS Excel. Business Plan: dokument definiujący projekt, akceptowany przez Managera Produktu i podlegający aktualizacji oraz akceptacji zmian na wszystkich etapach projektu. Korespondencja - maile, zaproszenia na spotkania (MS Outlook) Wspólny dysk na file serwerze 5. Sposób przydzielania zasobów do projektów /Ponieważ proponujemy centralne Zarządzanie zasobami to potrzebna jest informacja jak obecnie jest to dokonywane. Poniżej przykład treści./ Na etapie planowania projektu (wypełniania Business Planu) wyznaczana jest osoba (Koordynator), która odpowiada za cały projekt. Koordynator odpowiada za przydzielanie zasobów do zadań swojego projektu, analizę i likwidację przeciążeń, zamawianie zasobów zewnętrznych. Przeciążenia są określane na wyczucie. 6. Wstępna lista problemów i potrzeb /To jest najważniejszy rozdział lista potrzeb Klienta, czyli po Co w ogóle realizujemy ten projekt. Poniżej przykład treści./ Firma kilkukrotnie podejmowała już próbę profesjonalnego i świadomego zarządzania portfelowego. Z różnych powodów inicjatywy te nie przyniosły sukcesu. Obecne Kierownictwo przekonane jest, posiadanymi zasobami można osiągnąć wyższy poziom dojrzałości: realizować projekty krócej i/lub taniej, poprawić jakość planowania i monitorowania realizacji prac. Wstępnie zdefiniowano problemy i potrzeby: Podczas zamykania projektów pojawiają się odchylania od planowanych kosztów/ pracochłonności dochodzące nawet do 100% niedoszacowania. Nowy proces i narzędzia powinien umożliwiać identyfikację odchyleń, identyfikację powodów odchyleń oraz wyciąganie wniosków, które zapobiegną odchyleniom w przyszłości. Istnieje potrzeba wyraźnego rozróżnienia sposobu realizacji działań procesowych od działań projektowych (uruchamianie innych narzędzi do projektów a innych do procesów). Uspójnienie i standaryzacja procesu zarządzania projektami powinna pomóc gromadzić i wykorzystywać doświadczenia zdobyte we wcześniejszych projektach. Celowe jest ujednolicenie dokumentacji projektowej. Pracownicy zaangażowani w realizację projektów powinni wiedzieć, w jaki sposób mają być prowadzone projekty w firmie. Firma nie potrzebuje rozbudowanych narzędzi zarządczych. Działamy na zasadzie Simple & Fast. Strona 4 z 12

5 7. Oczekiwane korzyści z realizacji projektu /Czyli tzw. KPI czego można spodziewać się po wdrożeniu. Poniżej przykład treści./ Wdrożenie jednolitego procesu zarządzania projektami dostosowanego do potrzeb i specyfiki firmy: poprawi efektywność realizacji projektów oraz usprawni przepływ informacji i danych w organizacji podczas realizacji projektów, usprawni współprace z logistyką (testy); zwiększy elastyczność firmy w stosunku do dostawców i pozwoli na bardziej efektywną współpracę z dostawcami, przyspieszy i ułatwi wdrażanie do firmy nowych pracowników, poprawi planowanie projektów i umożliwi organizacji wyciąganie wniosków ze zrealizowanych projektów (lessons learned). 8. Zakres prac /Poniżej przykład treści z jednego z projektów./ Organizacyjny R&D Department Poland, Logistyka (Łódź) Manager Produktu (Anglia) Procesowy Planowanie, uruchamianie i kontrola nowych projektów Obsługa procesowa istniejących produktów (maitanance) Obsługa finansowo-księgowa projektów Zapewnienie infrastruktury (zasobów) Zarządzanie portfelem projektów (PMO) Systemowy MS Project (przygotowywanie, nadzorowanie harmonogramów projektów). File serwer (repozytorium projektów, współdzielenie dokumentów, praca grupowa). MS Excel (np. kosztorysy). 9. prac /A tu już nasz opis podejścia do prac. Dostosowany pod konkretne potrzeby, ale ogólny schematy prac jest zawsze taki sam: Analiza Implementacja Wdrożenie Maintanance. Poniżej przykład treści./ Realizacja prac została podzielona na etapy wymienione poniżej. Kolejność realizacji, pracochłonność i koszty zostały przygotowane z wykorzystaniem MS Project i znajdują się w kolejnym rozdziale oferty. Przyjęliśmy założenie, że jednym z głównych celów projektu jest przekazanie wiedzy pani w taki sposób aby samodzielnie mogła zarządzać portfelem projektów. Aby to osiągnąć przeplatamy etapy pracy pod kierunkiem konsultanta pracami samodzielnymi bo nic tak nie uczy jak doświadczenie osobiste. Strona 5 z 12

6 ETAP I: Prace wstępne analiza stanu obecnego (AS-IS) Podczas tego etapu Przeanalizujemy wspólnie na czym stoimy jeżeli chodzi o Zarządzanie projektami. Ponieważ posiadamy wiele modeli referencyjnych, to będziemy w stanie od razu określić poziom dojrzałości organizacji w zakresie PM. 1. Analiza dokumentacji obecnie wykorzystywanej i tworzonej (Business plan; harmonogramy prac (jakie są w Excelu albo innym formacie); listy tzw. check-point ; procesy, procedury, zarządzenia, instrukcje, zasady, itd (o ile są jakieś opisane); kosztorysy wysyłane do zespołu testującego, zamówienia do dostawców; i inne) 2. Audyt kompetencji zarządczych pracowników merytorycznych (ankieta do samodzielnego wypełnienia); 3. Opracowanie wizji procesu docelowego na podstawie modeli referencyjnych; oraz wstępny wybór (nie stworzenie od zera!) narzędzi w postaci szablonów; 4. Opracowanie repozytorium projektów (do inwentaryzacji) to także będzie polegało tylko na dostosowaniu posiadanych przez nas materiałów; 5. Szkolenie wstęp do MS Project, zakres Szkolenia: o Wprowadzenie do programu Poruszanie się po programie; Widoki w MS Project; Kalendarz projektu o Zarządzanie zadaniami Tworzenie, usuwanie zadań; Zadania sumaryczne; Czasy trwania, typy zadań; Przeglądanie zadań; Zależności między zadaniami; Właściwości zadań; Ścieżka krytyczna. o Zasoby Pojęcie zasobu, typy zasobów; Wprowadzanie zasobów i kosztów; Przypisywanie zasobów do zadań. o Wykres gantta Tworzenie wykresu; Formatowanie; Odwzorowanie zależności, typów zadań i zasobów przypisanych do zadań. o Plan bazowy Rola planu bazowego; Zapisywanie planu bazowego.; o Kontrola postępu prac Aktualizacja zadań; Aktualizacja projektu; Porównywanie odchyleń z planem bazowym. o Konsolidowanie projektów i zasobów /to jest element programu Szkolenia zaawansowanego, ale potrzebny nam będzie teraz/ Tworzenie puli zasobów Łączenie nowych planów projektów z pulą zasobów Strona 6 z 12

7 Projekty główne i podprojekty Tworzenie zależności między projektami Raport z audytu kompetencji Wstępny opis procesu zarządzania projektami w firmie, wybrane szablony dokumentów. Arkusz do przeprowadzenia inwentaryzacji projektów Materiały szkoleniowe ETAP II: Inwentaryzacja projektów To jest przede wszystkim praca dla Pani. Niezbędna do dalszych etapów ale nie ma konieczności aby ponosić przy tym dodatkowe koszty na wsparcie konsultanta. Choć oczywiście będzie możliwość wsparcia z naszej strony. To rozwiązanie ma dwa cele: obniżenie kosztów dla Państwa oraz naukę przez doświadczenie dla Pani. 6. Inwentaryzacja projektów w toku oraz planowanych za pomocą opracowanego w Etapie I narzędzia (Repozytorium projektów). Zaktualizowane Repozytorium projektów ETAP III: Opracowanie rozwiązania docelowego Po wstępnej analizie oraz inwentaryzacji projektów będziemy gotowi na opracowanie docelowego procesu, narzędzi i zasad zarządzania uszytych na miarę potrzeb firmy. 7. Opracowanie szablonu projektu (generyczny template) jeden bądź kilka dla projektów różnego typu. 8. Opracowanie procesu docelowego (TO-BE) oraz narzędzi wspierających Zarządzanie 9. Utworzenie współdzielonej puli zasobów 10. Utworzenie prototypu portfela projektów (wprowadzenie kilku 2-3 projektów zgodnie z opracowanymi zasadami). Template projektów (zadania pogrupowane w etapy z przydzielonymi wstępnie zasobami, określonym następstwem, ścieżką krytyczną, rezerwami, itp.); Proces zarządzania projektami diagram i opis; Plik Zasoby.mpp pula zasobów; Plik Portfel.mpp prototyp portfela projektu ETAP IV: Uzupełnienie portfela o wszystkie projekty podlegające monitoringowi Zgodnie z zasadami wypracowanymi w Etapie III pani.. uzupełni plik Portfel.mpp o pozostałe projekty realizowane w firmie. Decyzja, które projekty mają trafić do portfela będzie podjęta na podstawie danych zebranych w trakcie Inwentaryzacji. W trakcie realizacji tego zadania pojawi się dużo pytań i kwestii otwartych to dobrze, tak powinno być. 11. Wprowadzenie harmonogramów projektów do pliku Portfel.mpp. 12. Rejestracja pytań i kwestii otwartych. Plik Portfel.mpp kolejna wersja pliku Strona 7 z 12

8 Rejestr pytań i KO (plik Excel albo Word) ETAP V: Dopracowanie portfela training on the job Spodziewam się na tym etapie pliku (jednego bądź wielu połączonych w jeden master plan ), który będzie w pewnym sensie materiałem surowym z brakami i błędami. Etap piąty jest po to, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania (z Rejestru pytań i KO), zweryfikować Portfel, poprawić go, udoskonalić o funkcje, których jeszcze nie przerabialiśmy na wstępnym szkoleniu (Etap I) i trochę poćwiczyć sprawne poruszanie się w MS Project. 13. Korekta portfela projektów, przećwiczenie nowych funkcjonalności, dostosowanie Master Project do płynnego zarządzania portfelem. Zakres warsztatów: o Raporty Tworzenie raportów; Dostosowywanie raportów. o Wydruki w MS Project Dostosowywanie wydruków; Rozwiązywanie problemów z dużą ilością informacji na wydruku. o Dostosowanie szczegółów zadań Współzależności między zadaniami Wyświetleni ścieżki krytycznej zadań Wprowadzenie terminów ostatecznych Wprowadzenie informacji o kosztach stałych o Praca z zasobami Nieliniowy rozkład pracy zasobów Zaawansowane opcje przypisywania zasobów do zadań Praca planowana w nadgodzinach Przypisywanie stawek wynagrodzeń zmiennych w czasie. o Bilansowanie przeciążeń zasobów w zadaniach Bilansowanie automatyczne Bilansowanie ręczne o Śledzenie pracy zadań i przydziałów Zarządzanie planem bazowym Śledzenie rzeczywistych i pozostałych wartości zadań i przydziałów o Przeglądanie i raportowanie stanu projektu Identyfikacja zadań z poślizgiem Sprawdzanie kosztów zadań, Zasobów oraz projektu Raportowanie odchylenia kosztów projektu. o Współdzielenie informacji projektu z innymi programami Kopiowanie i wklejanie danych w programie MS Project Tworzenie raportu sumarycznego projektu w programie MS Word Przesyłanie danych do MS Excel Zapisywanie informacji z programu w innych formatach Plik Portfel.mpp ostateczna wersja pliku Materiały szkoleniowe Strona 8 z 12

9 ETAP VI: Wdrożenie procesu Konsultant i pani. już wiedzą jak ma wyglądać praca według nowego procesu. Ale aby wszystko działało sprawnie potrzebna jest jeszcze przeszkolona i uświadomiona zmian załoga a pani. ma czuć się pewnie i swobodnie w swojej roli Koordynatora/Szefa Biura Projektu (PMO). Temu służy etap VI. 14. Opracowanie materiałów szkoleniowych na bazie wypracowanych procesów, narzędzi oraz standardowych materiałów Szkolenia z zarządzania projektem. 15. Szkolenie/warsztat z procesu dedykowanego dla firmy 16. Opracowanie instrukcji/wytycznych/podręcznika dla interesariuszy projektów 17. Podsumowanie prac rekomendacja dalszych działań. Materiały szkoleniowe. Podręcznik zarządzania. Podsumowanie i rekomendacja. ETAP VII: Wsparcie powdrożeniowe Wsparcie doraźne konsultantów oddzielne zamówienia, np. w przypadku pojawienia się nowego typu projektów, potrzeby audytu realizacji procesu, rozwiązania nietypowych problemów. 18. Wsparcie ad-hoc. Różne, w zależności od potrzeb. 10. Czas, termin i kosztorys realizacji /Poniżej oczywiście przykład jak terminowo i kosztowo może wyglądać Projekt DLA każdej firmy te koszty zawsze trochę się różnią, ale możemy mówić o podanym poniżej rzędzie wielkości. UWAGA: Poniższe koszty obejmują Nowy Laptop HP wraz z licencją na MS Project 2013!!/ Czas i termin realizacji Czas realizacji: Termin rozpoczęcia: Termin zakończenia: Koszt realizacji projektu netto zł 24 dni robocze, przy czym uwzględniam prace, gdzie ja jeszcze nie biorę udziału (Etap 0) 7 dni ale na ścieżce krytycznej 2 dni oraz rezerwę 4 dni (Etap 0), prace z udziałem konsultanta startują (z 4 dniowa rezerwą) Powyższe koszty obejmują Nowy Laptop HP, z gwarancją dwuletnią wraz z licencją na MS Project Strona 9 z 12