Opis przedmiotu zamówienia. W ramach realizacji projektu Zamawiający oczekuje:

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, w imieniu Urzędu Dozoru Technicznego zapraszamy do składania ofert na realizację projektu analizy i stanowisk pracy oraz zbudowania polityki płacowej. Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych środków. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia. Informacje o Zamawiającym Urząd Dozoru Technicznego to instytucja powołana do prowadzenia działań zmierzających do zapewnienia bezpiecznego funkcjonowania urządzeń technicznych w Polsce. Głównym zakresem działalności UDT są zadania jednostki dozoru technicznego określone w ustawie o dozorze technicznym. UDT jest również Jednostką Notyfikowaną nr 1433 funkcjonującą w oparciu o ustawę o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku oraz notyfikacje w zakresie dyrektyw nowego podejścia. UDT działa jako Jednostka Certyfikująca UDT-CERT także w obszarze certyfikacji: systemów zarządzania, osób i wyrobów. W ramach UDT działa Akademia UDT popularyzująca wiedzę związaną z bezpieczeństwem technicznym, oferująca organizację szkoleń i konferencji skierowanych do kadry zarządzającej, specjalistów technicznych oraz personelu eksploatującego urządzenia techniczne. UDT posiada również profesjonalne zaplecze badawcze i wzorcujące - Centralne Laboratorium Dozoru Technicznego. Na strukturę UDT składa się Centrala w Warszawie, 10 oddziałów terenowych, w skład których wchodzą 22 biura, oraz Centralne Laboratorium Dozoru technicznego. UDT zatrudnia ok pracowników. Stanowiska podlegające wartościowaniu podzielone są na grupy: techniczną, administracyjno-techniczną, laboratoryjną, oraz stanowiska w ramach kadry kierowniczej. Struktura zawiera ok. 410 opisanych stanowisk pracy, z czego aktualnie na 220 stanowiskach zatrudnieni są pracownicy Opis przedmiotu zamówienia W ramach realizacji projektu Zamawiający oczekuje: 1. zapoznania się z niezbędną do zrealizowania projektu dokumentacją dotyczącą zasad finansowania, zasad funkcjonowania komórek organizacyjnych, procedur i regulaminów, oraz zdiagnozowania kluczowych funkcji i kompetencji w organizacji, 2. opracowania metody oraz kryteriów stanowisk pracy (w przypadku pracowników technicznych w kryterium kwalifikacji konieczne jest uwzględnienie podziału na autoryzacje do wykonywanie czynności technicznych w ramach różnych specjalności) 3. przeanalizowania istniejących opisów stanowisk pracy, wskazania możliwości zoptymalizowania liczby stanowisk, zmodyfikowania wzoru opisu stanowiska zgodnie z przyjętą metodologią procesu,

2 4. nadzorowania procesu standaryzacji i dostosowywania opisów stanowisk do przyjętej metodologii przez pracowników Zamawiającego, 5. przeprowadzenia procesu stanowisk pracy przy ścisłej współpracy Zamawiającego 6. przygotowania merytorycznego osób wskazanych przez Zamawiającego, 7. przygotowania nowej polityki płacowej, w tym: opracowania taryfikatora płac, opracowania zasad awansów zawodowych, kalkulacji kosztów nowej polityki płacowej (symulacje w co najmniej 3 wariantach). 8. przygotowania wytycznych/zasad służących utrzymaniu systemu, 9. wsparcia merytorycznego w zależności od potrzeb Zamawiającego po zakończeniu realizacji projektu w wymiarze 25 godzin, do wykorzystania w ciągu 12 miesięcy od zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia. Wymagania fakultatywne: 1. Dokonanie porównania z rynkiem wynagrodzeń z uwzględnieniem rynków lokalnych. 2. Udostępnienie na czas trwania projektu narzędzia informatycznego do aktualizacji stanowisk pracy, umożliwiającego współdzielenie plików przez pracowników Zamawiającego, import istniejących danych z excela, oraz przynajmniej udostępnienie Zamawiającemu opisów stanowisk na nowym wzorze w wersji edytowalnej (excel) po zakończonym projekcie, lub pozostawienie dostępu do ww. aplikacji. Założenia ogólne: 1. Proces realizowany będzie przy ścisłej współpracy przedstawicieli Zamawiającego. 2. Wykonawca zapewni bieżące, niezbędne wsparcie w komunikacji poszczególnych etapów projektu do kluczowych grup interesariuszy 3. Efekty prac projektowych będą podstawą do zbudowania nowego systemu wynagradzania w UDT. 4. Przedstawiona przez Wykonawcę koncepcja na realizację procesu musi być dostosowana do specyfiki UDT. 5. Zamawiający przewiduje konieczność współpracy ze Związkami Zawodowymi. 6. Zamawiający oczekuje realizacji zamówienia w następujących przedziałach czasowych: a) realizacja wstępnych działań komunikacyjnych: 2 tyg. od daty podpisania umowy b) przygotowanie wzoru opisu stanowiska oraz kryteriów : 3 tyg. od daty podpisania umowy c) koordynacja przez Wykonawcę przygotowania opisów stanowisk pracy: 4 tyg. od uzgodnienia wzoru d) wartościowanie stanowisk pracy: 2 tyg. e) przygotowanie polityki płacowej: 2 tyg. od daty akceptacji wyników f) przygotowanie komunikacji podsumowującej: 2 tyg. od daty akceptacji wyników

3 Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani realizacją wyżej opisanego projektu, proszę o przesłanie oferty (max. 5 stron oraz wymagane załączniki), z terminem ważności 60 dni, zawierającej: 1. krótki opis firmy i dane oferenta, 2. opis doświadczeń z zakresu stanowisk pracy 3. opis doświadczeń z zakresu opisów stanowisk pracy 4. opis/ prezentację proponowanej metody stanowisk (wraz z informacją o rekomendowanych raportach płacowych z uzasadnieniem, w przypadku uwzględnienia w ofercie wymagań fakultatywnych) 5. informację, czy Wykonawca dysponuje narzędziem informatycznym do opisu stanowisk pracy 6. listę konsultantów zaangażowanych do projektu, zgodnie z załącznikiem nr 1 7. wykaz zrealizowanych usług, zgodnie z załącznikiem nr 2 i 3 8. ofertę cenową (ceny w PLN netto i brutto) z uwzględnieniem dwóch wariantów: a) Wariant I: ok. 220 opisanych stanowisk pracy, na których zatrudnieni są pracownicy b) Wariant II: ok. 410 opisanych stanowisk pracy zgodnie z obowiązującą strukturą stanowisk. Proszę o przesłanie oferty do dnia r. W przypadku pytań dotyczących oferty, prosimy o kontakt za pośrednictwem Platformy zakupowej Przycisk: Wyślij wiadomość. Istotne postanowienia umowy: 1. Zlecenie realizowane będzie na podstawie pisemnej umowy. 2. Przedmiotem umowy będzie przeprowadzenie stanowisk pracy metodą analityczno-punktową przy uwzględnieniu zadań zawartych w tabeli zadań, stanowiących załącznik do umowy. 3. Ostateczny termin realizacji całości zamówienia zostanie ustalony z Wykonawcą przy podpisywaniu umowy. 4. Zamawiający w terminie do 5 dni roboczych od dnia dostarczenia mu zbiorczego zestawienia przedmiotu umowy - dokumenty, raporty, analizy, ekspertyzy, opinie, opracowania, prezentacje, pisma, arkusze kalkulacyjne lub symulacyjne zgłosi na piśmie swoje uwagi i komentarze albo dokona akceptacji Prac w formie protokołu odbioru. 5. Wykonawca po otrzymaniu uwag Zamawiającego, najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag zobowiązuje się je uwzględnić i powtórnie przedstawić Zamawiającemu do akceptacji. 6. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu szczegółowy harmonogram realizacji prac w rozbiciu na poszczególne etapy w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Szczegółowy harmonogram realizacji prac będzie stanowić załącznik do niniejszej umowy. 7. Wynagrodzenie Wykonawcy wypłacone będzie po zrealizowaniu całości zamówienia. 8. Warunki płatności: realizacja usługi potwierdzona będzie protokołami odbioru, stanowiącymi podstawę do wystawienia faktury - termin płatności 21 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

4 9. Wynagrodzenie obejmuje ryzyko Wykonawcy i jego odpowiedzialność za prawidłowe oszacowanie kosztu realizacji umowy. Błędne oszacowanie kosztu realizacji umowy lub zmiana warunków zewnętrznych nie będzie stanowić podstawy do podnoszenia przez Wykonawcę roszczeń o zmianę kwoty wynagrodzenia Etap Komunikacja projektu wzoru opisu stanowiska oraz kryteriów opisów stanowisk 4 Wartościowanie Tabela zadań Zadania Uzgodnienie zasad komunikacji z Wykonawcą Komunikacja do kadry kierowniczej i pracowników Komunikacja do Związków Zawodowych Zebranie uwag i opinii od grup interesariuszy Opracowanie grup stanowisk, poziomów w strukturze, weryfikacja nazewnictwa Segregacja istniejących danych do opisów stanowisk pracy Opracowanie metody: kryteriów oraz punktacji Opracowanie wzoru formularza opisu stanowiska i instrukcji do opisów stanowisk pracy narzędzia do opisu stanowisk narzędzi do obsługi opisów stanowisk pracy i procesu Aktualizacja opisów stanowisk pracy Weryfikacja merytoryczna i zatwierdzenie opisów Opracowanie bazy i zasad administrowania, weryfikacji i aktualizacji opisów stanowisk pracy Dopracowanie kryteriów i zasad pracowników w oparciu o kryteria stanowisk Przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla komisji wartościującej Komunikacja do Kadry Kierowniczej, pracowników i Związków Zawodowych o rozpoczęciu procesu Sesje podsumowania wyników stanowisk pracy Komunikacja do Kadry Kierowniczej, pracowników i Związków Zawodowych o zakończeniu procesu Opracowanie taryfikatora oraz zmiennych składników płacy 5 polityki płacowej Opracowanie zasad promocji stanowiskowej Kalkulacja kosztów nowej polityki płacowej komunikacji do Kadry Kierowniczej, pracowników i Związków Zawodowych o zakończeniu prac projektowych Kryteria oceny ofert 1. Cena realizacji przedmiotu zamówienia 65%

5 2. Doświadczenie Wykonawcy 30% Punktacji podlegać będą doświadczenia w realizacji usługi stanowisk, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia tj. związane z opisaniem i wartościowaniem (co najmniej 50) stanowisk pracy w firmie/ jednostce z branży technicznej (np. przemysł, automotive, energetyka), przedstawione w zał. nr 2 i 3. Doświadczenia powinny dotyczyć konsultantów wskazanych w załączniku nr. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji należytego wykonania przedstawionych usług na podstawie pisemnych lub telefonicznych referencji, które Wykonawca udostępni na prośbę Zamawiającego. W przypadku braku możliwości potwierdzenia doświadczenia punkty nie zostaną przyznane. Zamawiający przyzna punkty zgodnie z poniższą skalą: 10 pkt: min. 5 usług 20 pkt: 6 10 usług 30 pkt: 11 i więcej usług 3. Spełnianie wymogów fakultatywnych w podstawowej ofercie cenowej 5% Wykonawca otrzyma 5 punktów jeśli w bazowej ofercie cenowej uwzględni zrealizowanie zadań z części fakultatywnej.