Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. Część ogólna. Przedmiot zamówienia: Przedmiot zamówienia składa się z dwóch etapów prac: 1/ właściwa identyfikacja grup docelowych i ich potrzeb, opracowanie i przygotowanie strategii kampanii promocyjno informacyjnej projektu Śladem europejskiej toŝsamości Krakowa szlak turystyczny po podziemiach Rynku Głównego, współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , Działania 6.4. Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym ; 2/ wdroŝenie załoŝeń strategii w tym przede wszystkim przeprowadzenie kampanii informacyjno edukacyjnej zgodnie z wymogami stawianymi dla projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz z zatwierdzonym harmonogramem i planem działań. Obszar działania: Kampania ma mieć zasięg ogólnopolski, teren całego kraju oraz zagranica. Grupy docelowe: NaleŜy zdefiniować target, z uwzględnieniem turystów polskich i zagranicznych. Cel kampanii: Celem kampanii jest dotarcie do jak największej liczby potencjalnych odbiorców projektu przy uŝyciu najbardziej adekwatnych kanałów dystrybucji. Opis przedsięwzięcia: Kampania informacyjno - promocyjna będzie miała na celu reklamę i promowanie nowego, atrakcyjnego produktu turystycznego, jakim będzie unikatowy szlak turystyczny zlokalizowany w podziemiach Rynku Głównego w Krakowie, który naleŝy ukazać jako USP (unique selling propositions), i który moŝe stanowić przewagę konkurencyjną Miasta Krakowa w stosunku do innych miast zarówno polskich jak i europejskich. Prawidłowo opracowany harmonogram działań promocyjnych szlaku turystycznego jest jednym z niezbędnych elementów, aby nowopowstała infrastruktura stała się produktem turystycznym w pełnym tego określenia rozumieniu. Konieczne jest więc stworzenie konkretnej oferty przeznaczonej do sprzedaŝy, która będzie skierowana do właściwie wyselekcjonowanych segmentów docelowych i będzie zaspokajać określone potrzeby róŝnych grup turystów. 1

2 Działania te będą prowadzone za pomocą róŝnorakich dostępnych form marketingu i reklamy takich jak: informacje prasowe (prasa ogólnopolska i zagraniczna), reklamy w specjalistycznych pismach z branŝy turystycznej i podróŝniczej, reklamy w Internecie (banery, WOMM Word Of Mouth Marketing), komunikaty prasowe, ulotki i wydawnictwa promujące powstały szlak turystyczny, w tym przewodniki w róŝnych wersjach językowych, outdoor reklama zewnętrzna (banery uliczne: bilboardy i citylighty), informacja w katalogach naukowych, ustawienie tablicy pamiątkowej w miejscu realizacji projektu, Istotne wytyczne dla przygotowania i realizacji projektu: Całość przygotowanych materiałów promocyjnych ma ze sobą korelować, tak aby stanowiły spójny przekaz marketingowy, jednoznacznie utoŝsamiany z promowanym produktem. Promocja projektu wiązać będzie się z wypełnieniem obowiązkowych elementów wskazanych w procedurach. Kampania informacyjno - promocyjna dotycząca promocji źródeł dofinansowania projektu będzie prowadzona zgodnie z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji dla okresu programowania tj. Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR oraz regulamin konkursu opracowany przez Instytucję Zarządzającą. Promocja projektu będzie prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach PO IG dla Beneficjentów i instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie Programu. Celem działań informacyjnych będzie zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie. Materiały promocyjne oraz korespondencja oznaczona zostanie informacją tekstową i graficzną o współfinansowaniu projektu ze środków UE w ramach działania 6.4 POIG. II. Część szczegółowa. Charakterystyka przedmiotu zamówienia: Zamawiający przewiduje, Ŝe na przygotowanie strategii i przeprowadzenie kampanii promocyjno informacyjnej projektu Śladem europejskiej toŝsamości Krakowa szlak turystyczny po podziemiach Rynku Głównego składać się będą następujące elementy: 1. Opracowanie layoutu (graficznego projektu) z uwzględnieniem obowiązującego manuala dla tego rodzaju aktywności, znajdującego zastosowanie w kampanii promocyjno informacyjnej w niŝej wymienionych formach i polach eksploatacji: informacje prasowe, reklamy w specjalistycznych pismach branŝy turystycznej i podróŝniczej, internet, komunikaty prasowe, outdoor (m.in. billboardy i citylighty), ulotki, foldery katalogi i.in. 2

3 2. Opracowanie strategii kampanii promocyjno informacyjnej oraz harmonogramu podejmowanych działań, obejmujących m.in. następujące nośniki i formy komunikacji: - informacje prasowe, - reklamy w specjalistycznych pismach branŝy turystycznej i podróŝniczej, - reklamy w Internecie, - komunikaty prasowe, - ulotki i wydawnictwa promujące powstały szlak turystyczny, w tym przewodniki w róŝnych wersjach językowych, - banery uliczne ( m. in. bilboardy citylighty), - informacja w katalogach naukowych. 3. WdroŜenie i przeprowadzenie kampanii promocyjno informacyjnej projektu Śladem europejskiej toŝsamości Krakowa szlak turystyczny po podziemiach Rynku Głównego, zgodnie z uzgodniona i zatwierdzoną strategią z wykorzystaniem form promocji i reklamy wymienionych w pkt. 1 i 2. Oferta powinna zawierać: 1. Projekt layoutu w formie wydruku w kolorze oraz w wersji elektronicznej na nośniku cd). 2. Projekt strategii i harmonogramu działań -(brief strategii w formie drukowanej, zawierający najwaŝniejsze elementy strategii, m.in. grupę docelową, proponowany harmonogram działań mediaplan, terminy publikacji, uzasadnienie wyboru mediów (tytułów prasowych itp.) i doboru narzędzi. 3. Cennik zawierający ceny jednostkowe netto/brutto oraz całościową cenę realizacji usługi netto oraz brutto, utworzony w oparciu o Uszczegółowienie narzędzi promocji (pkt. III tab. 1). 3

4 III. Uszczegółowienia narzędzi promocji Tabela nr 1 Pozycja Narzędzia promocji Charakterystyka Przykład Ilość Termin realizacji Publikacja dwóch róŝnych tekstów Tekst sponsorowany 2 publikacje Termin publikacji sponsorowanych wraz ze zdjęciami, informujący o dofinansowaniu wskazany przez w dwóch gazetach codziennych o ze środków Unii Europejskiej zasięgu krajowym, wydanie i PO IG, promujący realizację piątkowe, powierzchnia obejmująca inwestycji, informujący o całą stronę, druk kolorowy, wpływie na rozwój turystyki lokalizacja na rozkładówce. w Krakowie, opisujący walory szlaku turystycznego wraz ze zdjęciami (ok. 6 tys. znaków), 1 Informacje prasowe plus zdjęcia. Publikacja reklam w gazetach codziennych o zasięgu krajowym na trzeciej stronie gazety, druk kolorowy informujących o realizacji projektu i dofinansowaniu ze środków UE, POIG, lokalizacja na 3 stronie, powierzchnia 100 cm 2 Reklama o powierzchni ok. 100 cm 2 na trzeciej stronie gazety, z wykorzystaniem layoutu Cena jednostkowa Cena kaŝdej publikacji: - cena za przygotowanie tekstu (korekty edytorskie) - cena za publikację we wskazanej gazecie: - suma: 2 publikacje Cena kaŝdej publikacji: - cena za przygotowanie - cena publikacji we wskazanej gazecie, - suma 2 Reklamy w specjalistycznych pismach z branŝy turystycznej i podróŝniczej, Publikacja dwóch róŝnych tekstów sponsorowanych wraz ze zdjęciami w pismach branŝowych (miesięcznik lub kwartalnik). Powierzchnia obejmująca dwie strony, druk kolorowy. Publikacja dwóch reklam wraz z kolorowymi zdjęciami, powierzchnia obejmująca cała stronę, z wykorzystaniem layoutu. Tekst sponsorowany, z wykorzystaniem layoutu, informujący o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i PO IG, opisujący walory szlaku turystycznego wraz ze zdjęciami (ok.6 tys. znaków). Reklama z wykorzystaniem layoutu 2 publikacje Termin publikacji wskazany przez Cena kaŝdej publikacji: - cena za przygotowania - cena publikacji we wskazanej gazecie, - suma 2 publikacje Cena jednostkowa: - przygotowanie - publikacja we wskazanej gazecie 4

5 3 Reklamy w Internecie 4 Ulotki i wydawnictwa promujące powstały szlak turystyczny, Zamieszczenie dwóch reklam ruchomych w dwóch z pośród pięciu najbardziej popularnych portalach internetowych. Dwa portale po jednej publikacji, z wykorzystaniem layoutu. Ulotka format A 4 składana na 3 części, gramatura papieru g/m 2, wraz z kolportaŝem Foldery kolorowy format A4 gramatura ok g/m 2 papier kredowy (mat lub błysk), 12 stron. Reklama ruchoma z wykorzystaniem layoutu, o powierzchnia obejmująca 1/3 ekranu, pojawiająca się przez okres 3 dni Ulotka składana na trzy części Druk dwustronny kolorowy Tekst plus zdjęcia z wykorzystaniem layoutu. Folder kolorowy, druk dwustronny. Tekst plus zdjęcia, z wykorzystaniem layoutu. 2 publikacje, kaŝda pojawiająca się przez okres 3 dni Ulotki szt. wersja w j. polskim szt. wersja w j. angielskim Folder szt. wersja w j. polskim szt. wersja w j. angielskim Termin publikacji wskazany przez Termin wskazany przez Termin wskazany przez Cena: - przygotowanie reklamy - publikacja na wskazanej stronie www Cena jednostkowa: - składu i druku ulotki przy załoŝeniu wskazanych ilość tj. cena za 1 sztukę - za całość zamówienia Cena jednostkowa: - składu i druku folderu przy załoŝeniu wskazanych ilość tj. cena za 1 sztukę - za całość zamówienia Billboardy, umieszczenie na okres 2 tygodni Billboard informujący o realizacji projektu i dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i PO IG, z wykorzystaniem layoutu. 50 Billboardów na terenie największych miast w Polsce Termin wskazany przez Cena: - umieszczenia 1 billboardu - suma za całość zamówienia. 5 Banery uliczne Citylighty, umieszczenie na okres 2 tygodni citylight informujący o realizacji projektu i dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej i PO IG, z wykorzystaniem layoutu. 50 Citylightów lokalizacja w Krakowie Termin wskazany przez Koszt: - umieszczenia 1 citylightu - suma za całość zamówienia.. 6 SUMA BRUTTO:.. SUMA NETTO: 5

6 IV. Harmonogram realizacji zamówienia Tabela 2 Rok 2010 Rok 2011 Teksty sponsorowane i reklamy prasowe Reklamy w pismach specjalistycznych kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień styczeń luty marzec kwiecień maj Reklama w Internecie Ulotki i foldery Banery uliczne 6

7 V. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu w formie elektronicznej projektu graficznego layoutu, przygotowanego zgodnie z załoŝeniami obowiązującego manuala, i innych przedmiotów zamówienia (w tym m.in. zdjęć, tekstów, projektów graficznych.), o których mowa w części III. 2. Wykonanie wszystkich elementów przedmiotu zamówienia. 3. Wykonanie oraz dostawę przedmiotów zamówienia zgodnie z harmonogramem cz. IV (odstępstwa od terminów wskazanych w harmonogramie moŝliwe są na wniosek, bez zmiany ostatecznego terminy realizacji zamówienia tj. 31 maja 2011 r.). 4. Udzielenie 12 miesięcznej gwarancji na poszczególne elementy przedmiotu zamówienia. 5. Wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zleconych usług ze starannością wymaganą od podmiotów świadczących profesjonalnie tego rodzaju zlecenia. 6. Przeniesienia na autorskich praw majątkowych do dzieła w zakresie korzystania i rozporządzania nim we wszystkich krajach na następujących polach eksploatacji: a) utrwalenia i zwielokrotnienia techniką druku oraz wszystkimi innymi technikami w tym videograficzną, cyfrową i magnetyczną, b) wprowadzenia do obrotu, c) publicznego wykonania lub publicznego odtworzenia, d) publicznego wystawienia, e) publicznego wyświetlenia, f) uŝyczenia i najmu egzemplarzy dzieła, g) nadawania i reemitowania, h) publicznego udostępnienia dzieła w taki sposób, aby kaŝdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Ponadto zezwolenie na wykorzystywanie dzieła do reklamy i promocji przedsięwzięć i przeniesienie na prawa do udzielania zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zaleŝnych do opracowań dzieła. Przeniesienie praw nastąpi bez ograniczenia czasowego i na terytorium całego świata. VI. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi: L.p. Kryterium Opis kryterium Liczba punktów (waga) 1. Cena Zamawiający preferował będzie 100 najtańsze oferty RAZEM 100 7

8 UWAGI 1. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską zgodnie z wymogami, o których mowa w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach PO IG dla Beneficjentów i instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie Programu. 2. Celem działań informacyjnych będzie zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie. 3. Wykonawca zobowiązany jest składać w formie pisemnej i elektronicznej miesięczne sprawozdania z realizacji zakresu rzeczowego wraz z jednostkowymi kosztami zrealizowanych działań (do upływu 5 dni od końca danego miesiąca), przy czym ostatnie sprawozdanie zostanie złoŝone nie później niŝ 31 maja 2011 r., tj w ostatnim dniu realizacji zamówienia. 4. Wykonawca jest zobowiązany do wszelkich korekt i poprawek przedstawionych projektów, zgodnie z wskazaniami do momentu ostatecznej akceptacji przez. 5. Cena podana w ofercie obejmuje wszystkie koszty realizacji zamówienia, w tym m.in. koszty korekt, zmiany terminów realizacji poszczególnych przedmiotów zamówienia, wartość przenoszonych praw autorskich oraz wynagrodzenie z tytułu ich przeniesienia. Cena musi być podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Warunkiem udziału w postępowaniu jest potwierdzone doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia o podobnym charakterze o łącznej wartości co najmniej 300 tys. zł. 8