Egzemplarz nr 2. Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Polskim Towarzystwie Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 2 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Polskim Towarzystwie Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie Podmiot kontrolowany Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie ul. Wincentego Pola Szczecin Kontrolujący Anna Wiśniewska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej kierownik zespołu kontrolującego, Jagoda Gzyl inspektor w Wydziale Polityki Społecznej, Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Nr 65/2011 z dnia 14 grudnia 2011 r. w dniach grudnia 2011 r. w siedzibie Polskiego Towarzystwa Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie przy ul. Wincentego Pola 6 w Szczecinie. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadań z zakresu zwalczania AIDS i zapobiegania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego zleconych w 2011 r. na podstawie Umów Nr 1/HIV/2011 (120/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r., Nr 2/HIV/2011 (121/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Kontrola dotyczyła realizacji dwóch projektów: Warsztaty szkoleniowe Porozmawiajmy o AIDS i Test w kierunku HIV bezpieczna przyszłość dla Twojego dziecka W czasie kontroli informacji udzielały: Pani Magdalena Stachel koordynator projektu Warsztaty szkoleniowe Porozmawiajmy o AIDS, Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie, Pani Renata Opiela koordynator projektu Test w kierunku HIV bezpieczna przyszłość dla Twojego dziecka, Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie. Ustalenia ogólne Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie działa w oparciu o statut Polskiego Towarzystwa Oświaty Zdrowotnej z siedzibą w Warszawie z dnia 6 kwietnia 1993 r. Kadrę Towarzystwa stanowi zespół szkoleniowców i doradców posiadający stosowne certyfikaty Krajowego Centrum ds. AIDS. Celem statutowym Towarzystwa jest wszechstronna działalność w kierunku rozwoju oświaty zdrowotnej, popularyzacja wśród społeczeństwa wiedzy o zdrowiu i poprawa umiejętności jego zachowania. Cele realizowane są miedzy innymi poprzez: 1

2 jednoczenie osób z doświadczeniem i umiejętnościami w zakresie oświaty zdrowotnej i promocji zdrowia, nawiązywanie współpracy z podmiotami wykonującymi działalność leczniczą oraz placówkami oświatowymi i wychowawczymi, opracowywanie i wdrażanie programów edukacyjnych, wypracowywanie form i metod pracy z dziećmi i młodzieżą, rozwijanie współpracy z organami administracji rządowej i samorządowej. PTOZ Oddział Terenowy w Szczecinie od wielu lat współpracuje z Krajowym Centrum ds. AIDS, Wojewódzką Stacją Sanitarno Epidemiologiczną w Szczecinie, stacjami powiatowymi oraz Zachodniopomorskim Urzędem Wojewódzkim w Szczecinie. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania (zgodnie z ofertą z uwzględnieniem poszczególnych działań, harmonogramu i kosztorysu), efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy, zamieszczenie informacji, że zadanie jest współfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych. 1. Stan realizacji zadania Umowa Nr 1/HIV/2011 (120/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Polskiemu Towarzystwu Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 1/HIV/2011 (120/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: Warsztaty szkoleniowe Porozmawiajmy o AIDS. Termin zakończenia realizacji ww. zadania ustalono na 31 grudnia 2011 r. W ramach zadania na dzień przeprowadzenia kontroli zrealizowano następujące działania: 40 szkoleń w zakresie profilaktyki HIV/AIDS dla uczniów szkół gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych, studentów, młodzieży zagrożonej patologiami społecznymi przebywającej w młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, nauczycieli i pedagogów szkolnych, w sumie przeszkolono 853 osób (pisma z informacją o szkoleniu załącznik nr 1, listy obecności - załącznik nr 2), Przegląd Małych Form Teatralnych Razem Przeciw AIDS odbył się 1 grudnia 2011 r. w Gimnazjum Nr 12 przy ul. Świętoborzyców 40 w Szczecinie (regulamin załącznik nr 3, protokół - załącznik nr 4). 2

3 W ofercie zadania grupami docelowymi, do których kierowano między innymi szkolenia byli pracownicy Kuratorium Oświaty i Poradni Psychologiczno Pedagogicznych, jednakże nie byli oni zainteresowani szkoleniami z zakresu HIV/AIDS. Do Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie wpłynęło zaproszenie na Przegląd Małych Form Teatralnych Razem Przeciw HIV. W wydarzeniu uczestniczyły Pani Żaneta Bogdańska Pakuła Kierownik Oddziału Rejestru i Monitoringu Opieki Zdrowotnej oraz Pani Jagoda Gzyl inspektor w Wydziale Polityki Społecznej. Umowa Nr 2/HIV/2011 (121/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 2/HIV/2011 (121/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: Test w kierunku HIV bezpieczna przyszłość dla Twojego dziecka. Termin zakończenia realizacji ww. zadania ustalono na 31 grudnia 2011 r. W ramach zadania na dzień przeprowadzenia kontroli zrealizowano następujące działania: przebadano metodą Elisa 338 osób w tym 273 kobiety w ciąży i 65 mężczyzn, partnerów i potencjalnych ojców (analiza wykonanych badań w kierunku HIV załącznik nr 5) wydrukowano ulotki informacyjne. Badania prowadzone są w Punkcie Konsultacyjno Diagnostycznym Poradnictwa HIV/AIDS przy ul. Wojska Polskiego 160 w Szczecinie w budynku Granicznej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Szczecinie (rekomendacja załącznik nr 6). Realizacja zadania odbywa się we współpracy z Pracownią Serologii Oddziału Laboratoryjnego Epidemiologii Wojewódzkiej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Szczecinie. Punkt jest czynny w poniedziałki i środy w godzinach od 15:15 do 19:15 oraz w piątki w godzinach od 15:15 do 17:15 (książka z dyżurów została przedstawiona do wglądu na miejscu). Działalność Punktu w Szczecinie stanowi część sieci Punktów Konsultacyjno Diagnostycznych w całym kraju, które zwiększają dostępność do anonimowych i bezpłatnych testów w kierunku HIV dla osób zainteresowanych. Badanie w PKD zawsze jest poprzedzone rozmową z doradcą. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Dzięki odpowiedniej bazie lokalowej i wykwalifikowanemu personelowi zapewniona jest prawidłowa realizacja zadań. Różnorodność prowadzonych przez PTOZ Oddział Terenowy w Szczecinie form działania sprawia, że działaniami objęta jest znaczna część społeczeństwa (uczniowie szkół gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych, studenci, nauczyciele, kobiety w ciąży i planujące ciąże, mężczyźni heteroseksualni w wieku lat). Należy podkreślić aktywność pracy Towarzystwa i wymierne efekty uzyskiwane w wyniku realizacji różnorodnych programów autorskich, które są efektem dużego zaangażowania osobistego pracowników. Towarzystwo posiada wypracowane metody działania i cieszy się bardzo dobrą opinią w środowisku. 3

4 Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie jest odpowiednio przygotowane do realizacji zleconych zadań. Zlecone zadania zostały dotychczas zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym ofert. 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania Umowa Nr 1/HIV/2011 (120/PS2/2011) Umowa Nr 1/HIV/2011 o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą Zwalczanie AIDS i przeciwdziałanie zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego zawarta w dniu 29 kwietnia 2011 r. Powyższa umowa została zawarta na realizację zadania w 2011 r. pt. Warsztaty szkoleniowe Porozmawiajmy o AIDS na kwotę ,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniobiorca otrzymał kwotę dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r., co potwierdza wyciąg z rachunku Polskiego Towarzystwa Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie prowadzonego w banku PKO PB S. A. O/ Szczecin. Wyciąg bankowy z dnia r. jw. stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie ,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie koordynatora 1.500,- zł, 2. wynagrodzenie edukatorów 6.600,- zł, 3. koszty administracyjne, księgowość 1.000,- zł, 4. nagrody 2.130,- zł. Na dzień przeprowadzanej kontroli ( r.), Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie, zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: Lp Rodzaj wydatku Faktura / rachunek Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł r. Data realizacji wydatku 1. wynagrodzenie koordynatora rk do um. zlec. z r , , razem 2.000, ,00 x 2. wynagrodzenie edukatorów rk do um. zlec. z r , , rk do um. zlec. z r , , rk do um. zlec. z r. 500,00 500, rk do um. zlec. z r , , rk do um. zlec. z r , , razem 7.800, ,00 x 3. koszty administracyjne rk do um. zlec. z r , , (obsługa księgowa) razem 1.000, ,00 x 4. nagrody FN-4302/2011/11/ , ,

5 razem 2.130, ,00 x 5. OGÓŁEM , ,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła ,- zł, co w zestawieniu do wartości umowy jw. w kwocie ,- zł, stanowi 100,00 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 8 do protokołu jest faktura i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami zleceń do wypłaty należnych wynagrodzeń za prace: koordynacja zadania, edukatorzy oraz obsługa księgowa. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie ww. dokumenty. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 1/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. Umowa Nr 2/HIV/2011 (121/PS2/2011) Umowa Nr 2/HIV/2011 o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą Zwalczanie AIDS i przeciwdziałanie zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego zawarta w dniu 29 kwietnia 2011 r. Powyższa umowa została zawarta na realizację zadania w 2011 r. pt. Test w kierunku HIV bezpieczna przyszłość dla Twojego dziecka na kwotę 9.170,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniobiorca otrzymał kwotę dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r., co potwierdza wyciąg z rachunku Polskiego Towarzystwa Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie prowadzonego w banku PKO PB S. A. O/ Szczecin. Wyciąg bankowy z dnia r. jw. stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie 9.170,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie koordynatora 500,- zł, 2. testy Elisa 4.920,- zł, 3. zakup sprzętu medycznego i środków dezynfekcyjnych 1.070,- zł, 4. ulotki informacyjne 2.000,- zł, 5. dokumentacja pacjentów 180,- zł, 6. księgowość 500,- zł. Na dzień przeprowadzanej kontroli ( r.), Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie, zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: Lp Rodzaj wydatku Faktura Wartość faktury w złotych Wydatek z dotacji w zł r. Data realizacji wydatku 1. testy Elisa WS-L-EP/3105/790/ ,60 762, WS-L-EP/3105/957/ ,00 369, WS-L-EP/3105/1085/ ,00 492, WS-L-EP/3105/1236/ ,20 541, WS-L-EP/3105/1383/ ,20 418, WS-L-EP/3105/1545/ ,20 418,

6 WS-L-EP/3105/1675/ ,70 725, razem 3.726, ,90 x 2. zakup sprzętu medycznego, 7398/F/ ,04 365, środków F/11/ ,53 408, dezynfekcyjnych razem 773,57 773,57 x 3. ulotki informacyjne 17/07/ , , razem 2.000,00, 2.000,00 x 4. dokumentacja 6619/10 105,53 105, pacjentów 2960/USŁ/12/ ,00 45, razem 150,53 150,53 x 5. OGÓŁEM 6.651, ,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła 6.651,- zł, co w zestawieniu do wartości umowy jw. w kwocie 9.170,- zł, stanowi 72,53 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 9 do protokołu są faktury ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami zleceń do wypłaty należnych wynagrodzeń za prace: koordynacja zadania oraz obsługa księgowa. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie ww. faktury. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 2/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. 4. Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy Zgodnie z 7 ust. 1 Umowy Nr 2/HIV/2011 oraz Nr 1/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. na zadania jw., Zleceniobiorca dotacji zobowiązał się do prowadzenia na potrzeby obsługi zawartej umowy, wyodrębnionej ewidencji księgowej. Polskie Towarzystwo Oświaty Zdrowotnej Oddział Terenowy w Szczecinie prowadzi odrębną ewidencję księgową na potrzeby zawartych Umów jw. jako komputerowy wykaz wydatków wg pozycji rodzajowych do Umowy Nr 1/HIV/2011 i 2/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r., z wyszczególnieniem dowodu księgowego (faktury, rachunku) stanowiącego podstawę finansowania z udzielonej przez Zleceniodawcę dotacji. Wszystkie sprawdzone faktury, rachunki jako dokumenty księgowe są poprawnie opisane; zawierają zapis o wydatku z dotacji do numeru zawartej umowy. Są sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, co spełnia wymogi wynikające z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy nakłada także ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Załącznikiem nr 10 do protokołu jest wykaz dowodów księgowych z podziałem na koszty rodzajowe / kalkulacyjne finansowane z dotacji do : 1) Umowy Nr 1/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r.- stan na dzień r., 2) Umowy Nr 2/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. - stan na dzień r. 6

7 5. Zamieszczenie informacji, że zadanie jest współfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych Na ulotkach umieszczono informację, iż zostały sfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego (ulotka załącznik nr 11). Analiza dokumentów przedstawionych podczas kontroli nie wykazała nieprawidłowości. Na tym kontrolę zakończono. Ustalenia końcowe Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w księdze ewidencji kontroli pod numerem 1/2011. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Szczecin, dnia stycznia 2012 r... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący 7