P R O T O K Ó Ł. Tematyka kontroli

Transkrypt

1 1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Drawsku Pomorskim, Plac Elizy Orzeszkowej 3, Drawsko Pomorskie, w dniu 03 lipca 2009 roku. Kontrolę przeprowadziły inspektor Katarzyna Łabędź i inspektor Justyna Magierek z Wydziału Geodezji i Nieruchomości Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upoważnienia nr K- GKN.IV.JM.0939/11/2009 z dnia 30 czerwca 2009 r. Tematyka kontroli I. Ustalenia ogólne. II. Realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z uregulowaniem stanu prawnego nieruchomości, a w szczególności ujawnieniem w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa. III. Realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z wykorzystaniem rezerwy budżetowej, przeznaczonej w 2008 roku na zatrudnienie dodatkowych osób i zwiększenie etatów w celu realizacji zadań, nałożonych na starostów przepisami ustawy z dnia 7 września 2007 r. o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 191, poz ze zm.). Ad. I. Ustalenia ogólne. Przedmiotem kontroli zostały objęte zagadnienia związane z realizacją w 2008 roku ustawy z dnia 7 września 2007 r. o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 91, poz ze zm.): realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z uregulowaniem stanu prawnego nieruchomości, a w szczególności ujawnienie w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa, realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z wykorzystaniem rezerwy budżetowej, przeznaczonej w 2008 roku na zatrudnienie dodatkowych osób i zwiększenie etatów w celu realizacji zadań nałożonych na starostów przepisami ww. ustawy. Ww. ustawa obejmuje: uporządkowanie stanu prawnego nieruchomości, które na mocy odrębnych przepisów przeszły na własność Skarbu Państwa oraz uregulowanie stanu prawnego nieruchomości niestanowiących własności Skarbu Państwa, ani jednostek samorządu terytorialnego. Ustawa ta zobowiązuje starostów wykonujących zadania z zakresu administracji rządowej do sporządzenia wykazów nieruchomości objętych działaniem przedmiotowej ustawy, a także do składania we właściwych sądach rejonowych wniosków o ujawnienie w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa, wraz stanowiącymi podstawę wpisu tego prawa.

2 2 W okresie objętym kontrolą i w czasie jej trwania w Starostwie Powiatowym w Drawsku Pomorskim funkcję pełnili: - Starosta Powiatu Drawskiego Pan Stanisław Cybula, - Wicestarosta Powiatu Drawskiego Andrzej Krauze, - Skarbnik Powiatu Drawskiego Bohdan Wołoszyn. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pan Bohdan Wołoszyn Skarbnik Powiatu, Pan Dominik Dołżycki Geodeta Powiatowy, Pani Irena Gręziak Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Pani Regina Malec księgowa, Pan Piotr Jaworek młodszy księgowy. Zagadnienia objęte kontrolą realizowane były przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami oraz Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru. Ad. II. Realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z uregulowaniem stanu prawnego nieruchomości, a w szczególności ujawnieniem w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa. W celu uregulowania stanu prawnego nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa jednostka kontrolowana dokonała czynności polegających na ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości rozgraniczeniu nieruchomości, aktualizacji ewidencji gruntów i budynków, podziale geodezyjnym nieruchomości oraz wznowieniu granic działek (załącznik nr 1). W ramach kontroli przeanalizowano dokumenty tj. zlecenia na wykonanie: wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków wg stanu ujawnionego w tym operacie, rozgraniczeń nieruchomości, aktualizacji ewidencji gruntów i budynków, podziałów geodezyjnych nieruchomości, wznowienia granic działek oraz faktury VAT za wykonanie tych zleceń (przykładowych 10 faktur VAT stanowi załącznik nr 2). Ustalono, że zlecenia mają odzwierciedlenia w dokumentach finansowo-księgowych (zestawienie zleceń i faktur VAT załącznik nr 3), a nieruchomości których zlecenia dotyczą faktycznie stanowią własność Skarbu Państwa. Zlecenia na wypisy i wyrysy składa Wydział Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Drawsku Pomorskim, przyjmuje Starostwo Powiatowe w Drawsku Pomorskim. Wykonanie rozgraniczeń nieruchomości, aktualizacji ewidencji gruntów i budynków, podziałów geodezyjnych nieruchomości oraz wznowienia granic działek zlecono. z siedzibą w przy ulicy.. Faktury są opisane pod względem merytorycznym z określeniem właściciela nieruchomości, w tym przypadku Skarb Państwa, miejsca jej położenia: gminy i obrębu ewidencyjnego oraz numeru działki ewidencyjnej. Łączna wartość brutto w kwocie ,41 zł określoną w fakturach zatwierdzono do wypłaty w całości ze środków budżetowych z działu 700 rozdział W celu realizacji art. 1 ust. 1 przedmiotowej ustawy, Starostwo zakupiło program EWN ewidencja nieruchomości, który został przeznaczony, stosownie do wyjaśnienia Pana Dominika Dołżyckiego Geodety Powiatowego, do wygenerowania z ewidencji gruntów i budynków danych niezbędnych do uzupełnienia wykazów po stronie ewidencyjnej (załącznik nr 4). Na powyższy zakup składało się: udostępnienie licencji na program EWN (załącznik nr 5) 1 220, 00 zł brutto, dokonanie konwersji z danych ewidencji EGB 1 464, 00 zł brutto,

3 3 instalacja oprogramowania w siedzibie zleceniodawcy wraz z omówieniem zasad działania 976, 00 zł brutto. Wartość brutto w kwocie 3 660,00 zł określoną w fakturze VAT 15-06/2008 z dnia r. (załącznik nr 6) zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych powiatu z działu 700 rozdział Skarbnik Powiatu Drawskiego w oświadczeniu z dnia r. wyjaśnił zapis klauzuli na ww. fakturze płatne z budżetu powiatu (załącznik nr 7, 8, i 9). W 2008 r. Starosta Drawski na zadania wynikające z realizacji cyt. ustawy tzn. na regulację stanu prawnego nieruchomości oraz sporządzenie wykazów nieruchomości otrzymał kwotę w wysokości ,00 zł powiększoną o ,00 zł. Na podstawie przedstawionych faktur VAT ustalono, że jednostka na dokumentację geodezyjno-kartograficzną, jako niezbędnego załącznika przy regulacji stanu prawnego nieruchomości, rozgraniczenie nieruchomości, aktualizację ewidencji gruntów i budynków, podziały geodezyjne nieruchomości, wznowienie granic działek oraz zakup programu wydatkowała kwotę w wysokości ,41 zł (załącznik nr 10 i 11). Wydatek na kwotę 581,41 zł nie pokryty z dotacji celowej jednostka pokryła ze środków budżetowych powiatu. Ad. III. Realizacja budżetu w zakresie wydatków związanych z wykorzystaniem rezerwy budżetowej, przeznaczonej w 2008 roku na zatrudnienie dodatkowych osób i zwiększenie etatów w celu realizacji zadań, nałożonych na starostów przepisami ustawy z dnia 7 września 2007 r. o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 191, poz ze zm.). W 2008 r. Starosta Drawski dodatkowo otrzymał dotację w wysokości ,00 zł z przeznaczeniem na wynagrodzenia dla osób wykonujących zadania wynikające z cyt. ustawy. Realizacja zadań wynikających z przedmiotowej ustawy polegała na jednostkowym badaniu ksiąg wieczystych oraz porównaniu informacji z ksiąg wieczystych z zapisem w jednostce rejestrowej ewidencji gruntów i budynków. Jednostkowe badanie ksiąg wieczystych Powiat Drawski reprezentowany przez Starostę i Wicestarostę powierzył na podstawie: umowy o dzieło nr 211/2008 zawartej w dniu r. - Pani. (załącznik nr 12), umowy o dzieło nr 212/2008 zawartej w dniu r. Pani.. (załącznik nr 13), umowy o dzieło nr 213/2008 zawartej w dniu r. Pani.. (załącznik nr 14), umowy o dzieło nr 214/2008 zawartej w dniu r. Pani (załącznik nr 15), umowy o dzieło nr 215/2008 zawartej w dniu r. Panu. (załącznik nr 16). Za każdą zbadaną księgę wieczystą wykonawcy przysługiwało wynagrodzenie ryczałtowe za dzieło w wysokości 4,80 zł. W powyższych umowach strony ustaliły, że odebranie dzieła nastąpi na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych sporządzonych wspólnie przez strony. Odebranie działa będzie następowało w okresach tygodniowych wg wykonanych dokumentów z badań jednostkowych.

4 4 Zgodnie z protokołem odbioru: Pani. w okresie od 11 września 2008 r. do 31 października 2008 r. wykonała 2298 odpisów z ksiąg wieczystych. Okresy odbierania dzieł odbiegały od warunków określonych w umowie tzn. następowały w okresach krótszych bądź dłuższych niż 7 dni (załącznik nr 17). Pani. w okresie od 15 września 2008 r. do 22 października 2008 r. wykonała 573 odpisy z ksiąg wieczystych. Okresy odbierania dzieł odbiegały od warunków określonych w umowie tzn. następowały w okresach dłuższych niż 7 dni (załącznik nr 18). Pani.. w okresie od 11 września 2008 r. do 11 grudnia 2008 r. wykonała 892 odpisy z ksiąg wieczystych. Okresy odbierania dzieł odbiegały od warunków określonych w umowie tzn. następowały w okresach krótszych bądź dłuższych niż 7 dni (załącznik nr 19). Pani w okresie od 11 września 2008 r. do 24 listopada 2008 r. wykonała 963 odpisy z ksiąg wieczystych. Okresy odbierania dzieł odbiegały od warunków określonych w umowie tzn. następowały w okresach dłuższych niż 7 dni (załącznik nr 20). Pan. w okresie od 11 września 2008 r. do 12 grudnia 2008 r. wykonał 917 odpisów z ksiąg wieczystych. Okresy odbierania dzieł odbiegały od warunków określonych w umowie tzn. następowały w okresach dłuższych niż 7 dni. Ponadto w protokole przy datach odbioru 22 października 2008 r. i 28 listopada 2008 r. jako wykonawca dzieła widnieje osoba trzecia. Jednostka kontrolowana nie przedstawiła wyrażonej na piśmie zgody Zamawiającego na powierzenie przez Pana wykonania dzieła osobie trzeciej, stanowiącej jeden z warunków określonych w umowie o dzieło nr 211/2008 z dnia 01 września 2008 r. (załącznik nr 21). Jednostka kontrolowana przedstawiła także protokół odbioru w dniu 23 grudnia 2008 r. od Pani dokumentów badania ksiąg wieczystych wynikający z 2 ust. 4 umowy Nr 328/2008 z dnia 08 grudnia 2008 r. podpisany przez Przyjmującego i Wykonawcę, nie przedstawiając umowy, na podstawie której upoważniono Panią.. do zbadania tychże ksiąg (załącznik nr 22). Wszystkie powyższe protokoły zostały spisane w dwóch egzemplarzach, przeczytane i jako zgodne ze stanem faktycznym podpisane przez Wykonawców i Zamawiającego tj. Starostę Drawskiego, w którego imieniu działał Pan Dominik Sas Dołżycki Geodeta Powiatowy, na podstawie upoważnienia nr 11/2007 z dnia r. (załącznik nr 23). Wszystkie umowy o dzieło zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami dotyczące jednostkowych badań ksiąg wieczystych zostały wykonane zgodnie z terminem określonym w umowach. Porównanie informacji z ksiąg wieczystych z zapisem w jednostce rejestrowej ewidencji gruntów i budynków Powiat Drawski reprezentowany przez Starostę i Wicestarostę powierzył na podstawie: umowy o dzieło nr 269/2008 zawartej w dniu r. Pani. (załącznik nr 24), umowy o dzieło nr 270/2008 zawartej w dniu r. Pani. (załącznik nr 25), umowy o dzieło nr 271/2008 zawartej w dniu r. Pani. (załącznik nr 26), umowy o dzieło nr 272/2008 zawartej w dniu r. Panu... (załącznik nr 27), umowy o dzieło nr 273/2008 zawartej w dniu r. Pani. (załącznik nr 28), umowy o dzieło nr 333/2008 zawartej w dniu r. Pani..(załącznik nr 29),

5 5 umowy o dzieło nr 334/2008 zawartej w dniu r. Panu. (załącznik nr 30), umowy o dzieło nr 335/2008 zawartej w dniu r. Pani. (załącznik nr 31), umowy o dzieło nr 336/2008 zawartej w dniu r. Pani.. (załącznik nr 32). Za każdą porównaną informację z księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej wykonawcy przysługiwało wynagrodzenie ryczałtowe za dzieło w wysokości 3,00 zł brutto. W powyższych umowach strony ustaliły, że odebranie dzieła nastąpi na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych wspólnie przez strony. Jednakże takowych jednostka kontrolowana nie przedstawiła do wglądu kontrolującym. Na wynagrodzenia dla osób wykonujących zdania powierzone w ramach ww. umów Starostwo wydatkowało środki pieniężne w łącznej kwocie ,00 zł: - dla Pani ,00 zł rachunek nr 1/08 z dnia r.(załącznik nr 33), rachunek nr 2/08 z dnia r. (załącznik nr 34) oraz rachunek nr 1/08 z dnia r. (załącznik nr 35); - dla Pani 2 750,40 zł rachunek nr 1/08 z dnia r.(załącznik nr 36) oraz rachunek nr 2/08 z dnia r.(załącznik nr 37); - dla Pani ,60 zł rachunek nr 1/08 z dnia r. (załącznik nr 38), rachunek nr 2/08 z dnia r.(załącznik nr 39), rachunek nr 3/08 z dnia r. (załącznik nr 40) oraz rachunek nr 4/08 z dnia r. (załącznik nr 41); - dla Pani ,40 zł rachunek nr 2/08 z dnia r. (załącznik nr 42), rachunek nr 1/08 z dnia r. (załącznik nr 43) oraz rachunek nr 2/08 z dnia r. (załącznik nr 44); - dla Pana ,60 zł rachunek nr 1/08 z dnia r. (załącznik nr 45),rachunek nr 2/08 z dnia r. (załącznik nr 46), rachunek nr 3/08 z dnia r. (załącznik nr 47) oraz rachunek nr 4/08 z dnia r. (załącznik nr 48); - dla Pani ,00 zł rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 49) oraz rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 50); - dla Pani ,00 zł rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 51) oraz rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 52); - dla Pani ,00 zł rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 53) oraz rachunek nr 1/2008 z dnia r.(załącznik nr 54); - dla Pana ,00 zł rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 55) oraz rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 56); - dla Pani ,00 zł rachunek nr 1/2008 z dnia r. (załącznik nr 57). Do powyższej kwoty doliczono składki na ubezpieczenia społeczne i składki na fundusz pracy ponoszone przez pracodawcę w łącznej kwocie 3 403,82 zł, co razem daje ,82 zł (załącznik nr 58). Pozostałe środki pieniężne w kwocie 4 992,18 zł jednostka kontrolowana zwróciła na konto Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie dnia r. (załącznik nr 59 i 60). Wnioski

6 6 Zagadnienia poddane kontroli związane z uregulowaniem stanu prawnego nieruchomości Skarbu Państwa wykonywano zgodnie z przepisami prawa określonymi w ustawie z dnia 07 września 2007 r. o ujawnieniu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 191, poz ze zm.). Ustalenia kontroli wykazały, że przekazane środki finansowe z dotacji celowej przeznaczonej z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczącej regulacji stanów prawnych nieruchomości Skarbu Państwa nałożonych cyt. ustawą oraz na wynagrodzenia związane z realizacją tych zadań zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem. Jednakże jednostka winna ewidencjonować i rozliczać dotacje celowe nie łącząc ich z działalnością podstawową związaną z gospodarowaniem nieruchomościami Skarbu Państwa, a przy opisie faktur należy zmienić sposób oznaczenia źródła finansowania wydatków. Należy wyraźnie zaznaczyć, że wydatek jest finansowany z dotacji celowej. Z przeprowadzonej kontroli wynika także, że umowy o dzieło zawierane w celu realizacji zadań wynikających z przedmiotowej ustawy były nieprzestrzegane w zakresie terminowości i sposobu odbioru dzieł przez Zamawiającego, mimo iż w umowach dokładnie określono zasady wykonania prac oraz ich rozliczeń i sposobu odbioru. Umowy zawierane z wykonawcami dzieł powinny być bezwzględnie przestrzegane, a ewentualne odstępstwa powinny być zmieniane stosownymi aneksami. Na tym protokół zakończono. Kierownikowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 1. Prawo zgłaszania, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu kontroli z wyjaśnieniem przyczyn tej odmowy, złożone w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach nr 1 i nr 2, z których egzemplarz nr 1 przeznaczony jest dla jednostki kontrolowanej. Kontrolę odnotowano w rejestrze kontroli w kontrolowanej jednostce pod pozycją 3/2009. Integralną część niniejszego protokołu stanowi: Załącznik Nr 1 Wyjaśnienie nr GK.DD /09 z dnia r. Załącznik Nr 2 Przykładowe faktury VAT. Załącznik Nr 3 Zestawienie zleceń i faktur VAT do rozliczenia dotacji z rozdziału Załącznik Nr 4 Wyjaśnienie nr GK.DD /09 z dnia r. Załącznik Nr 5 Umowa licencyjna użytkownika oprogramowania EWN. Załącznik Nr 6 Faktura VAT nr 15-06/2008. Załącznik Nr 7 Oświadczenie Skarbnika Powiatu Pana Bohdana Wołoszyn z dnia r. Załącznik Nr 8 Uchwała Nr 126/2008 Zarządu Powiatu Drawskiego z dnia r. Załącznik Nr 9 Uchwała Nr 149/2008 Zarządu Powiatu Drawskiego z dnia r.

7 7 Załącznik Nr 10 Analityczne zestawienie sald i obrotów dział 700 rozdział Załącznik Nr 11 Wykaz dotacji celowych przekazanych z 2008 z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom ustawami. Załącznik Nr 12 Umowa o dzieło nr 211/2008. Załącznik Nr 13 Umowa o dzieło nr 212/2008. Załącznik Nr 14 Umowa o dzieło nr 213/2008. Załącznik Nr 15 Umowa o dzieło nr 214/2008. Załącznik Nr 16 Umowa o dzieło nr 215/2008. Załącznik Nr 17 Protokół odbioru od Pani.. Załącznik Nr 18 Protokół odbioru od Pani.. Załącznik Nr 19 Protokół odbioru od Pani.. Załącznik Nr 20 Protokół odbioru od Pani.. Załącznik Nr 21 Protokół odbioru od Pana.. Załącznik Nr 22 Protokół odbioru z dnia r. Załącznik Nr 23 Wyjaśnienie Starosty Drawskiego nr GK.DD /09 z dnia r. Załącznik Nr 24 Umowa o dzieło nr 269/2008. Załącznik Nr 25 Umowa o dzieło nr 270/2008. Załącznik Nr 26 Umowa o dzieło nr 271/2008. Załącznik Nr 27 Umowa o dzieło nr 272/2008. Załącznik Nr 28 Umowa o dzieło nr 273/2008. Załącznik Nr 29 Umowa o dzieło nr 333/2008. Załącznik Nr 30 Umowa o dzieło nr 334/2008. Załącznik Nr 31 Umowa o dzieło nr 335/2008. Załącznik Nr 32 Umowa o dzieło nr 336/2008. Załącznik Nr 33 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 34 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 35 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 36 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 37 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 38 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 39 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 40 Rachunek nr 3/08 z dnia r. Załącznik Nr 41 Rachunek nr 4/08 z dnia r. Załącznik Nr 42 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 43 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 44 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 45 Rachunek nr 1/08 z dnia r. Załącznik Nr 46 Rachunek nr 2/08 z dnia r. Załącznik Nr 47 Rachunek nr 3/08 z dnia r. Załącznik Nr 48 Rachunek nr 4/08 z dnia r. Załącznik Nr 49 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 50 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 51 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 52 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 53 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 54 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 55 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 56 Rachunek nr 1/2008 z dnia r.

8 8 Załącznik Nr 57 Rachunek nr 1/2008 z dnia r. Załącznik Nr 58 Analityczne zestawienie sald i obrotów dział 750 rozdział i 417. Załącznik Nr 59 Wykaz dotacji celowych przekazanych w 2008 z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconym jednostkom ustawami. Załącznik Nr 60 Dowód na zwrot dotacji. Drawsko Pomorskie, dnia września 2009 r. Za jednostkę kontrolowaną Kontrolujący