WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV Łódź, 15 kwietnia 2019 r. Pan Andrzej Opala Starosta Łódzki Wschodni WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Jolanta Frątczak specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Marta Gajda inspektor w WFiB ŁUW w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów do dnia 31 stycznia 2019 r., Urszula Dzika-Górnik główny specjalista w WFiB ŁUW w Łodzi, włączona w skład zespołu kontrolnego od 01 lutego 2019 r., na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 3/1/2019 i Nr 3/2/2019 z 07 stycznia 2019 r. oraz Nr 5/2/2019 z 25 stycznia 2019 r., wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu ŁUW w Łodzi działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Łódzkim Wschodnim, w okresie od 15 stycznia 2019 r. do 15 marca 2019 r., kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej ul. Sienkiewicza 3, Łódź, w dniach: 15 stycznia oraz 07, 19 i 26 lutego 2019 r. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych

2 2 Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2018 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz Nadzór budowlany. 2) okres objęty kontrolą: od r. do r. Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie. I. Informacje ogólne Funkcję Starosty Łódzkiego Wschodniego sprawował w okresie objętym kontrolą oraz pełni obecnie, p. Andrzej Opala (Uchwała Nr I/3/2014 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Łódzkiego Wschodniego i Uchwała Nr I/4/2018 Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 22 listopada 2018 r. w sprawie stwierdzenia wyboru Starosty Łódzkiego Wschodniego). Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Łódzkim Wschodnim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego jest p. Małgorzata Pacho-Kuląg, powołana na to stanowisko przez Starostę Łódzkiego Wschodniego z dniem 24 kwietnia 2017 r. Ponadto, w roku 2018 w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego zatrudnionych było 6 osób, w tym 1 na czas określony i 2 pracowników na część etatu ½ i ¾. Jednostka dysponuje 1 samochodem służbowym marki KIA RIO HATCHBACK Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, zwany dalej PINB, będący jednostką zespolonej administracji powiatowej, za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zwany dalej Powiatowym Inspektorem, ponosi wydatki budżetowe w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany. 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r., poz z późn. zm.)

3 3 PINB poniósł w 2018 r., w dziale 710 rozdziale 71015, wydatki budżetowe ogółem w kwocie ,72 zł, z czego kwotę ,46 zł sfinansowano ze środków przyznanych w ramach dotacji celowej z budżetu państwa w części 85/10 województwo łódzkie. Struktura wydatków poniesionych ze środków publicznych, według stanu na dzień r., ukształtowała się następująco: wydatki płacowe ,28 zł, co stanowiło 79,36% wszystkich poniesionych wydatków, pozostałe wydatki związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostki ,18 zł. Dotacja celowa przyznana z budżetu państwa w części 85/10 województwo łódzkie została wykorzystana w 99,998% (z tego: z przekazanych PINB ,00 zł zwrócono kwotę 7,54 zł; Wb 0134/2018 z /zwrot przez PINB na konto Powiatu/ oraz Wb 0001/2019 z r. /zwrot przez Powiat na rachunek bieżący wydatków dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie/). [dowód: akta kontroli, str ; ; ; ] II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w Starostwie Powiatowym w Łodzi oraz w PINB, tj.: 1) Zarządzenie Nr 84/2013 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 30 października 2013 r. w sprawie dokumentacji określającej zasady rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łodzi wprowadzające zasady (polityki) rachunkowości oraz Zarządzenie Nr 78/2018 Starosty Łódzkiego Wschodniego z 20 lipca 2018 r. w sprawie zmian w ww. Zarządzeniu Nr 84/2013. Zarządzenie zmieniające weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 01 stycznia 2018 r. 2) Zarządzenie Nr 8/2015 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli zarządczej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, 3) Zarządzenie Nr 4/2017 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego.

4 4 W 12 w pkt. 2 ww. zarządzenia wskazano, że opisane dokumenty księgowe są (cyt.): zatwierdzane do wypłaty przez Powiatowego Inspektora i księgowego, a w przypadku nieobecności którejś z osób przez upoważnionych pracowników. Pkt 4 stanowi, że dokumenty mogą być podpisywane przez inne osoby tylko na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Powiatowego Inspektora. W załączniku nr 2 przedstawiono nadruk stosowany w opisie dokumentów księgowych. 4) Zarządzenie Nr 4/2018 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 14 maja 2018 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego. W załączniku nr 3 do ww. zarządzenia określono sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz z Zakładowym planem kont, a w załączniku nr 4 zasady funkcjonowania Zakładowego planu kont; [dowód: akta kontroli, str ; ] 2. prawidłowość ujęcia: w budżecie powiatu oraz w planie finansowym PINB kwot dotacji na 2018 r., ustalonych przez Wojewodę Łódzkiego w dziale 710, rozdziale 71015, wraz ze zmianami wynikającymi z 5 decyzji Wojewody, tj. 4 decyzji zwiększających plan dotacji celowych dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z przeznaczeniem dla PINB oraz 1 decyzji, którą dokonano przeniesienia dotacji zaplanowanej dla PINB między paragrafami klasyfikacji budżetowej 4 - na podstawie których Zarząd Powiatu 10 uchwałami wprowadził zmiany w budżecie powiatu oraz odpowiednio szczegółowe zmiany w planie finansowym PINB 5, w planie finansowym jednostki realizującej zadania (PINB) - kwot wydatków i zmian tego planu wynikających z 12 Uchwał Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego, którymi wprowadzono przeniesienia kwot zaplanowanych wydatków PINB pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej 6 w oparciu o dokumenty źródłowe (decyzje, uchwały) oraz 4 Decyzje Wojewody Łódzkiego: FB-I z ; FB-I z ; Nr FB-I z ; Nr FB-I z ; Nr FB-I z Uchwały Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego (podjęte na podstawie decyzji WŁ): Nr 1789/2018 z i Nr 1790/2018 z ; Nr 1849/2018 z i Nr 1850/2018 z ; Nr 1980/2018 z i Nr 1981/2018 z ; Nr 2035/2018 z i Nr 2036/2018 z ; Nr 2276/2018 z i Nr 2277/2018 z Uchwały Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego: Nr 1738/2018 z r.; Nr 1758/2018 z ; Nr 1806/2018 z ; Nr 1853/2018 z ; Nr 1981/2018 z ; Nr 2138/2018 z ; Nr 2184/2018 z ; Nr 2264/2018 z ; Nr 37/2018 z i Nr 38/2018 z ; Nr 39/2018 z ; Nr 59/2018 z

5 5 ewidencję księgową prowadzoną na kontach 991 Planowane dochody budżetu i na koncie 992 Planowane wydatki budżetu. Dodatkowo, 5 Uchwałami Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego, zatwierdzającymi odpowiednie Uchwały Rady Powiatu, zwiększono środki na wydatki PINB w ramach środków własnych, ogółem na kwotę ,00 zł, z czego PINB wydatkował ,26 zł 7. Środki te zostały przyznane oraz wykorzystane na wydatki w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: ,00 zł; ,00 zł; ,00 zł; ,00 zł; ,26 zł; ,00 zł. [dowód: akta kontroli, str ; ; ] 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z budżetu państwa, z planowanym przeznaczeniem; 4. kompletność i rzetelność dokumentów będących podstawą poniesienia w 2018 roku wydatków związanych z funkcjonowaniem PINB na łączną kwotę pochodzącą z dotacji celowej od Wojewody ,46 zł, tj. 100 %, dowodów źródłowych (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi bankowe i inne), tj.: sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, prawidłowość i kompletność naniesionych na dowodach źródłowych dekretacji, w tym dotyczących przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty przez kierownika jednostki, prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki oraz na kontach Zespołu 2 i 4; terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe; [dowód: akta kontroli, str ; ; ] 5. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, poprzez: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki realizującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych 7 Uchwały Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego: 1722/2018 z ; Nr 1965/2018 z ; Nr 2226/2018 z ; Nr 5/2018 z ; Nr 50/2018 z

6 6 samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres sprawozdawczy rok 2018, [dowód: akta kontroli, str ; ] porównanie danych wykazanych w rocznym sprawozdaniu Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, sporządzonym za IV kwartał 2018 r. z danymi wykazanymi przez PINB w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego za okres sprawozdawczy 01 stycznia 31 grudnia 2018 r. [dowód: akta kontroli, str ; ] III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień ani nieprawidłowości w zakresie: 1) prawidłowości ujęcia w budżecie powiatu kwot otrzymanych dotacji, 2) dokonywania zmian w budżecie Powiatu Łódzkiego Wschodniego, 3) dokonywania zmian w planie finansowym PINB (zarówno w zakresie środków otrzymanych w ramach dotacji z budżetu państwa w części 85/10 województwo łódzkie na zadania zlecone, jak i środków przekazanych dodatkowo przez Powiat Łódzki Wschodni na zadania własne PINB), 4) zgodności poniesionych wydatków sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z planowanym przeznaczeniem, 5) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, 6) prawidłowości naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków, 7) terminowości regulowania zobowiązań finansowych, 8) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności danych zawartych w objętych kontrolą sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, 9) rozliczenia dotacji. 2. Sposób ewidencjonowania środków dotacji, jej wydatkowanie i rozliczenie. Wpływy na rachunek Powiatu dotacji celowych z budżetu państwa w części 85/10 województwo łódzkie w łącznej kwocie ,00 zł zostały zaewidencjonowane

7 7 na stronie Wn konta Dotacje w korespondencji z kontem Dochody jednostek strona Ma. Przekazywanie środków finansowych na rzecz PINB w ramach otrzymanej dotacji celowej zostało zaewidencjonowane przez Powiat Łódzki Wschodni na stronie Ma konta w korespondencji z kontem strona Wn, w łącznej kwocie ,00 zł. Wpływy środków finansowych ujmowane były w ewidencji księgowej PINB po stronie Wn konta 130 Rachunek bieżący w korespondencji z kontem 223-Z Rozliczenie wydatków budżetowych strona Ma, tj. zgodnie z zasadami określonymi w przyjętej polityce rachunkowości dla PINB. Wpływ dotacji celowej do Powiatu Łódzkiego Wschodniego oraz przekazanie środków przez Powiat do PINB prezentuje zestawienie nr 3 sporządzone przez kontrolerów, stanowiące załącznik do akt kontroli. Środki finansowe w kwocie ,00 zł zostały wykorzystane przez PINB w 99,998%. Niewykorzystana kwota 7,54 zł została zwrócona przez PINB na rachunek Powiatu w dniu 31 grudnia 2018 r., Wb nr 0134/2018, a następnie jako niewykorzystana przez Powiat dotacja na rachunek bieżący wydatków dysponenta części 85/10 - województwo łódzkie w dniu 02 stycznia 2019 r., Wb nr 0001/2019. [dowód: akta kontroli, str ; ; ] 3. Środki finansowe przekazane przez Powiat Łódzki Wschodni na rzecz PINB w ramach otrzymanej dotacji celowej wykorzystane zostały zgodnie z przeznaczeniem. Kontrolerzy sporządzili zestawienie nr 1 Plan wydatków Powiatu Łódzkiego Wschodniego na rok 2018, zestawienie nr 2 Zmiany w Planie wydatków Powiatu Łódzkiego Wschodniego w 2018 roku oraz zestawienie nr 4 Wydatki poniesione w 2018 r. przez PINB w Łodzi. Zestawienia te zostały załączone do akt kontroli. Wszystkie wydatki zostały prawidłowo zakwalifikowane do odpowiednich paragrafów klasyfikacji budżetowej. Zostały poprawnie ujęte w ewidencji na kontach księgowych. Wszystkie zobowiązania wynikające z dowodów księgowych uregulowano w terminie. Poniesione przez PINB w 2018 r. wydatki budżetowe, ze środków finansowych przekazanych do PINB w ramach otrzymanej dotacji celowej przez Powiat Łódzki Wschodni, przedstawiają się następująco (według paragrafów klasyfikacji budżetowej):

8 Lp. Plan po zmianach na r. 8 Wykonanie planu wydatków na r. Wskaźnik % wykonania planu , ,82 99, , ,13 99, , ,91 99, , ,07 99, , ,35 99, ,00 584,00 100, , ,63 99, ,00 262,00 100, , ,63 99, , ,39 99, , ,98 99, , ,72 99, , ,83 99, ,00 228,00 100, ,00 200,00 100, , ,00 100, , ,00 100, ,00 300,00 100,00 Razem , ,46 99,998 [dowód: akta kontroli, str ] 4. Stwierdzono, że dowody źródłowe będące podstawą poniesienia przez jednostkę wydatków są rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych co wypełnia wymogi ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości 8, zwanej dalej ustawą o rachunkowości. Na dowodach źródłowych znajdują się adnotacje o przeprowadzeniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przez upoważnione osoby. Prowadzenie bieżącej ewidencji planu finansowego wydatków, jak i zaangażowania wydatków budżetowych potwierdzają okazane wydruki operacji na koncie 980 i 998. Dowody źródłowe zawierają stosowne opisy świadczące o dokonaniu ich kontroli (główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt. 1 3 ustawy o finansach) oraz o zatwierdzeniu do wypłaty, a także dekretacje dotyczące sposobu ujęcia dowodów źródłowych w księgach rachunkowych. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzone są w kontrolowanej jednostce zgodnie z tzw. zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, oraz odpowiednio do wymogów przepisu art. 20 ust. 1 ww. ustawy określającego obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym 8 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (wersja: Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm. oraz obowiązująca na dzień dzisiejszy: Dz. U. z 2019 r., poz. 351)

9 9 okresie. W ewidencji księgowej PINB uwzględniano wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające poniesienie wydatków, a także zaangażowanie środków, które oznaczało prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. Skontrolowana została prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w powyższym zakresie. [dowód: akta kontroli str ; ] 5. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb - 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres sprawozdawczy rok 2018 są zgodne z zapisami zawartymi w ewidencji księgowej prowadzonej przez PINB. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, sporządzonym za IV kwartał 2018 r., są zgodne z danymi wykazanymi sprawozdaniu Rb 28S oraz z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej jednostki. Dodatkowo kontrolerzy stwierdzili, iż wartości wykazane w sprawozdaniu RB 28S obejmują również te wydatki budżetowe, które poniesiono ze środków własnych przyznanych PINB-owi przez Powiat Łódzki Wschodni - co opisano w pkt II.2. [dowód: akta kontroli str. str ; ; ] Zawartość materiału poddanego kontroli pozwala na uznanie, że: - wydatki budżetowe uregulowane przez PINB ze środków finansowych przyznanych w ramach udzielonej z budżetu państwa dotacji celowej w części 85/10 województwo łódzkie dokonywane były zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach, - przebieg operacji gospodarczych znajduje odzwierciedlenie w dowodach księgowych oraz innych dokumentach i ewidencjach. Był rzetelnie dokumentowany, zgodnie ze stanem rzeczywistym, - okazane kontrolerom dowody księgowe spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W badanej próbie zespół kontrolny nie stwierdził uchybień ani nieprawidłowości.

10 10 Do otrzymanego 15 marca 2019 r. projektu wystąpienia pokontrolnego kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował Wydział Finansów i Budżetu w piśmie znak: FK z 04 kwietnia 2019 r. W związku z faktem, iż w zakresie będącym przedmiotem kontroli nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości, nie wydaje się zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 9 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Do wiadomości: Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego Anna Rośniak DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 9 Patrz przypis 1