Program do obsługi ubezpieczeń minifort

Transkrypt

1 Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Administracja słowników TU Kraków, grudzień 2008r.

2 Administracja słowniki TU Redakcja informacji o TU Pierwszą i najwaŝniejszą informacją na kartotece TU jest skrócony symbol TU - musi on być unikalny tzn. nie moŝe być innego TU o tym samym symbolu. Następne pole to pełna nazwa TU. W pole to wpisujemy pełną, fakturową nazwę TU. Podstawowym miejscem w którym pokaŝe się ta nazwa będzie zestawienie rozliczeniowe z TU. Pole to nie jest polem obowiązkowym do wypełnienia. Pole to moŝna zmieniać w dowolnym momencie pracy. Pola Adres, telefony, oraz www są polami nieobowiązkowymi a wypełnienie jest niezbędne tylko w wypadku programowego wystawiania faktur. RównieŜ pole Bank i numer konta nie są polami obowiązkowymi. Nr umowy agencyjnej lub nr ewidencyjny agencji pod którym jesteśmy rozpoznawani przez TU pojawia się np. na wydrukach rozliczeń. NIP to numer NIP Towarzystwa Ubezpieczeniowego. JeŜeli TU jest aktywne tzn. bieŝąco z nim współpracujemy, to pole Towarzystwo aktywne ustawiamy na TAK, dezaktywacja tego pola spowoduje Ŝe nie będzie ono widoczne w listach wyboru. Wypłacanie prowizji opisuje system, w jaki TU wypłaca prowizję za ubezpieczenia - Procenty to klasyczny sposób wypłacania %-owej prowizji od kwoty składki - Sztuki wypłacanie prowizji w wysokościach zryczałtowanych - Procenty lub Sztuki jest to system stosowany np. przez PZU przy wypłatach prowizji za OC w procentach od ubezpieczeń nowych, kwotowo od ubezpieczeń kontynuowanych - Procenty i Sztuki wypłata prowizji od składki z równoczesną wypłatą premii. Jakie operator moŝe mieć problemy z wprowadzeniem kartoteki kolejnego TU: otóŝ wszystkie TU, podobnie jak klienci i Agenci automatycznie są dopisywani do wykazu kontrahentów. 1

3 Często operator programu zagląda do tego wykazu i robi kontrahentów np. TU jako nieaktywne, bo dochodzi do wniosku, Ŝe skoro nie współpracuje z jakimś TU to nie jest mu potrzebne na wykazie. Później po jakimś czasie podpisuje umowę z takim TU i chce dopisać jego kartotekę do wykazu. Co w takiej sytuacji robi? JeŜeli nie miał tego TU aktywnego, więc robi pełny zakres TU wśród nieaktywnych Towarzystw teŝ nie ma. Próbuje więc dopisać nową kartotekę i program w tym momencie daje komunikat Po naciśnięciu OK program wywoła formatkę kontrahentów. NaleŜy odnaleźć takie TU na liście, z menu wybrać Edycja/Poprawa i zaznaczyć Ŝe jest majątkowym Towarzystwem Zamykamy wykaz i powracamy do kartoteki, którą zaczęliśmy wprowadzać. NaleŜy ją usunąć, wyjść z programu i zalogować się ponownie, poniewaŝ wykaz TU uaktywnia się na wejściu do programu. Wchodzimy ponownie na pełny zakres TU i uaktywniamy go. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Słowniki \ TU \ Edycja \ Nowy-Poprawa 2

4 Ustalanie systematyki grup ubezpieczeń PoniewaŜ programy komputerowe wymagają precyzyjnego opisu operacji będziemy musieli wprowadzić symbole i opisy grup ubezpieczeń oraz ubezpieczeń którymi posługują się TU. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Towarzystwa / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja / Edycja / Nowa grupa ubezpieczeń Na tym etapie zajmiemy się tylko podstawowymi informacjami o grupach ubezpieczeń 3

5 grupa ubezpieczeń - symbol grupy ubezpieczeń wybieramy zgodnie z typologią stosowaną przez TU. MoŜe to być AC, 03, ZK,... Pole to nie moŝe być puste i musi być unikalne w obrębie jednego TU. Pole to moŝe być wielokrotnie zmieniane w czasie pracy systemu. pełna nazwa grupy ubezpieczeń - to pełny opis umoŝliwiający dokładniejszą identyfikację grupy Auto Casco, Zielona Karta, Odpowiedzialność Cywilna kierujących pojazdami,... prowizja od TU - w to pole wpisujemy wartość prowizji, którą otrzymujemy od TU za ubezpieczenia z danej grupy. Prowizję od TU moŝemy określić albo w % (inną za polisy nowe i inną za polisy kontynuowane) lub w zł/sztukę równieŝ z podziałem na polisy nowe i kontynuowane (stosowane głównie w PZU). Redakcja symboli ubezpieczeń JeŜeli wprowadziliśmy juŝ grupy ubezpieczeń, to moŝemy przejść do redakcji wykazu ubezpieczeń danej grupy ubezpieczeń. JeŜeli zaniedbamy wprowadzenia symboli ubezpieczeń, to dalsza praca będzie prawie niemoŝliwa. 4

6 W górnej części ekranu widzimy dane TU, dla którego będziemy definiować symbole ryzyk oraz symbol i nazwę grupy ubezpieczeń, do której będziemy wprowadzać ryzyka Zaczynamy wprowadzać informacje: ubezpieczenie - to symbol ubezpieczenia. - pole to nie moŝe być puste - kaŝdy symbol ryzyka musi być unikalny dla TU - symbole ubezpieczenia najczęściej wybieramy albo zgodnie z wykazami dostarczonymi przez TU lub teŝ zgodnie z charakterem ubezpieczenia: OCK, AC, ZK, NWK. - pole to nie moŝe być zmieniane w trakcie pracy systemu. JeŜeli TU zmieniło symbolikę ubezpieczeń to musimy symbole starych ubezpieczeń zachować, wprowadzając równocześnie nowe symbole. - ubezpieczenia moŝemy swobodnie przenosić między grupami ubezpieczeń pełna nazwa ubezpieczenia - jeŝeli zostawimy to pole niewypełnione, to grozi nam gubienie się w powodzi coraz większej i bardziej szczegółowej symboliki ubezpieczeń stosowanej przez TU Pole Prowizja od TU powinno być wypełnione tylko wówczas, gdy prowizja dla danego ryzyka jest róŝna od prowizji dla całej grupy ryzyk. JeŜeli stworzymy grupę ubezpieczeń 71 zawierającą wszystkie ubezpieczenia OC komunikacyjne i w obrębie tej grupy jest ryz. 71blankiet za które dostaliśmy 4 i 3 zł prowizji, to tylko przy tym ubezpieczeniu wypełniamy pole Prowizja od TU. MoŜemy odznaczyć czy dane ryzyko jest ryzykiem obowiązkowym. Wpisanie standardowej sumy gwarancyjnej np. w ryzyku NW będzie zawsze podpowiadać ją podczas rejestracji polis. Parametry wymagania i sugerowania wypełniania sumy gwarancyjnej będą miały odzwierciedlenie podczas rejestracji produkcji i konkretnych ryzyk. Pola te będą dostępne jeŝeli w administracji modułu majątkowego zaznaczymy parametr kontroli poprawności sumy gwarancyjnej. Będą one kontrolować operatora przy uzupełnianiu pola z sumą gwarancyjną: - nie wymagaj nie będzie sprawdzać czy suma gwarancyjna jest uzupełniona - sugeruj będzie ostrzegać komunikatem Ŝe suma gwarancyjna powinna być wypełniona - wymagaj nie zapiszemy formatki z ryzykiem, jeŝeli nie wypełnimy sumy gwarancyjnej. JeŜeli nie sprzedajemy niektórych ryzyk to dezaktywujemy je ustawiając pole Aktywny na NIE. Nie powinno się usuwać ubezpieczeń z wykazu, poniewaŝ mogą się nam jeszcze w przyszłości przydać. Powinniśmy usunąć ubezpieczenia z wykazu tylko w przypadku kiedy TU zrezygnowało z posługiwania się danym symbolem a nie zostało sprzedane Ŝadne takie ubezpieczenie. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Towarzystwa / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja / Ubezpieczenia / Redakcja 5

7 Redakcja grup druków TU Grupa polis, w przeciwieństwie do grupy ubezpieczeń jest pojęciem o posmaku sztuczności. Dlaczego jednak musi takie pojęcie występować? W trakcie współpracy Agenta z TU, szczególnie na przełomach lat zdarza się, Ŝe TU zmieniają druki polis i kwitariuszy. Agent nie ma zwykle problemu z ewidencjonowaniem takich druków. Oddaje wszystkie stare druki, pobierając równocześnie komplet nowych. Dla Agenta polisa AC czy stara, czy teŝ nowa jest tą samą polisą. Niestety program komputerowy nie jest taki domyślny. Posługuje się on dokładnym opisem druków i jeŝeli trafi się polisa nowa o takim samym numerze co polisa stara mogą one być nierozróŝnialne. Takie dwa druki muszą być wprowadzone pod róŝnymi symbolami. Kilka takich druków: takich samych pod względem funkcji, ale wypierających się w miarę upływu lat tworzy grupę polis. Jak wprowadzamy grupy druków? W słownikach TU wybieramy funkcję: Druki \ Redakcja i za pomocą klawisza + po kolei dodajemy grupy druków. Oczywiście w czasie wprowadzania po raz pierwszy TU oraz symboliki druków grupa zawsze będzie zawierała dokładnie jedną polisę. Będzie ona się rozbudowywała stopniowo w trakcie eksploatacji systemu. Na formatce pełnej informacji o grupie druków widzimy następujące informacje: 6

8 grupa druków to oczywiście symbol grupy druków pełna nazwa grupy druków to oczywiście pełna nazwa grupy druków Teraz zaczynają się informacje ułatwiające późniejsze wprowadzanie produkcji oraz druków anulowanych. Parametry ustawione poniŝej dotyczą wszystkich druków podpiętych pod wybraną grupę druków Polisa pole to informuje czy druki wchodzące w skład grupy druków są polisami tzn. czy na tych drukach zawierane są umowy ubezpieczeniowe. Pole to ustawiamy na NIE w przypadku, kiedy druku nie moŝna wydać samodzielnie np. naklejki, Zielone Karty w niektórych TU, róŝnego rodzaju zaświadczeń i inne. Bezpośrednim efektem ustawienia tego pola na TAK będzie pokazywanie symbolu druków naleŝących do grup druków w czasie wprowadzania polis. JeŜeli mamy na początku pracy z definiowanie słowników druków to pole to ustawmy dla wszystkich grup na TAK Druk dodatkowy jeŝeli druk ten moŝna wydać jak druk dodatkowy. Druk taki moŝe być: - Zieloną Kartą - Potwierdzeniem do ZK (OCZK) - Naklejką/Kartonikiem - Drukiem Assistance Deklaracja członkowska niektóre druki mogą być deklaracjami członkowskimi Kwitariusz (KP) pole to określa druki wydawane jako pokwitowanie za zapłaconą składkę lub ratę. Zaznaczamy to pole dla kwitariuszy rat, dowodów wpłaty. Czy pokazać godzinę pocz. ubezp. pole to właczamy tylko wtedy jeŝeli musimy rejestrować godz początku ubezpieczenia np. na polisach komunikacyjnych, jeŝeli będzie wyłączone, to na formatce pełnej informacji o polisie pole z godz. pocz. będzie ukryte. PokaŜ dane pojazdu informacja czy dla polisy ewidencjonujemy dane o pojeździe. Oczywiście praktyczne znaczenie tego pola ma tylko dla tych druków dla których pole POLISA zostało ustawione na TAK. Dla pozostałych druków ustawienie tego pola nie ma znaczenia. Pole to naleŝy ustawić na TAK dla polis typowo komunikacyjnych AC, OCK, ZK,... ale równieŝ dla polis ogólnych, dla których zawieramy ubezpieczenia zarówno komunikacyjne jak i majątkowe niekomunikacyjne. Poszczególne opcje oznaczają: Brak nie pokaŝe się na formatce polisy informacja o danych pojazdu MoŜna dane pojazdu pokaŝą się i rozliczenie polisy bez ich wpisania będzie moŝliwe Wymagaj - dane pojazdu pokaŝą się i rozliczenie polisy bez ich wpisania nie będzie moŝliwe Ubezpieczenie roczne zaznaczenie tego parametru spowoduje Ŝe po wpisaniu daty początku ubezpieczenia automatycznie uzupełni się data końca (pełny rok czasu) Karencja (dni) - Pole to nie jest polem obowiązkowym. Ma ono znaczenie tylko dla grup druków będących polisami (pole POLISA ustawione na TAK). Prawidłowe ustawienie tego pola POMAGA, UŁATWIA i PRZYŚPIESZA wprowadzanie sprzedanych polis. Karencja jest to standardowa (typowa) liczba dni upływających między datą wypisania polisy a początkiem ubezpieczenia. 7

9 Przy drukach Auto Casco, gdzie okres ubezpieczenia zaczyna się od godziny dnia następnego po wypisaniu polisy korzystne jest ustawienie Karencji na 1. Przy innych polisach np. OC komunikacyjne, gdzie początek ubezpieczenia jest zwykle toŝsamy z wypisaniem polisy pole to ustawiamy na 0. Dla polis, w których okres ubezpieczenia nie ma tak ścisłego, jak w przypadku polis komunikacyjnych, powiązania (KL) pozostawmy to pole niewypełnione. Ustawienie tego pola moŝna zmienić w dowolnym momencie pracy systemu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Towarzystwa / Aktywne / Druki / Redakcja Redakcja symboliki druków Symbole druków tak się mają do grup druków, jak ubezpieczenia (symbole ubezpieczeń) do grup ubezpieczeń. Bez wprowadzenia symboli druków nie ma mowy o dalszej pracy. Tymi właśnie symbolami będziemy posługiwać się przy prowadzeniu magazynu druków ścisłego zarachowania, czy teŝ rejestrowaniu produkcji. druk - symbol druku musi być: - unikalny w obrębie TU - niezmieniony w trakcie pracy systemu 8

10 W trakcie pracy systemu symbolem druków będziemy posługiwać się bardzo często więc naleŝy dobierać je bardzo dokładnie. JeŜeli druki polis posiadają jakieś symbole to powinniśmy ich uŝywać, jeŝeli nie to moŝna druki nazywać AC, OCK, OC, NWK, ZK,... pełna nazwa druku - chociaŝ to pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, to niewypełnienie jego nie jest najlepszym rozwiązaniem max. długość serii i numeru polisy 16 to maksymalna liczba znaków w numerze polisy wraz z serią moŝliwa do zarejestrowania w systemie liczba cyfr w numerze to liczba cyfr, która pojawia się po serii. Program sprawdza ilość cyfr (od końca) i automatycznie uzupełnia numer do wybranej przez nas liczby cyfr. Np.: jeŝeli wpisaliśmy polisę o numerze A456, a w Redakcji wykazu rodzajów druków ustaliliśmy liczbę cyfr w numerze - 7 wtedy system automatycznie dodaje zera przed wpisanym numerem, a po serii, czyli w tym wypadku będzie to A Funkcja ta działa równieŝ w momencie wprowadzania polis do magazynu. JeŜeli z jakichkolwiek przyczyn po wprowadzeniu produkcji musimy usunąć dodane przez program zera naleŝy: Zmienić liczbę cyfr w numerze druku przy interesującym nas druku Włączyć funkcję Test poprawności danych w Administracji W tym czasie program zmieni stare ustawienia na nowe. JeŜeli wprowadzamy jakąś nową grupę druków, to program sam pilnuje, aby do danej grupy wprowadzić symbole druków wraz z nazwami. W momencie, kiedy przechodzimy do wprowadzania kolejnej grupy druków lub jeŝeli chcemy zamknąć okienko pojawia się komunikat. JeŜeli naciśniemy TAK przejdziemy do okienka w którym będziemy mogli uzupełnić symbole druków. Podobnie jest, jeŝeli wprowadzimy juŝ do danej grupy druków symbole druków, to program zapytuje nas o grupy ubezpieczeń jaki będziemy sprzedawać na danej polisie. Po naciśnięciu guzika TAK, będziemy mogli określić grupy ubezpieczeń. Po wprowadzeniu symbolu druku jesteśmy gotowi do ostatniej z podstawowych operacji wykonywanych na słownikach ubezpieczeń i druków TU: udzielania pozwolenia na zawieranie wybranych ubezpieczeń na polisach. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Towarzystwa / Aktywne / Druki / Redakcja / Polisy / Redakcja Udzielenie pozwolenia na zawieranie ubezpieczeń na drukach polis Operacje tą wykonujemy tylko dla druków będących polisami (drukami podstawowymi) tzn. dla tych druków dla których przy definiowaniu grupy druków ustawiliśmy pole POLISA na TAK. TU mogą posługiwać się rozbudowanym słownikiem ubezpieczeń. Symbole ubezpieczeń na domiar złego mogą być bardzo podobne do siebie np.: 08/01 i 09/01. W systemie istnieje więc moŝliwość decyzji które z ubezpieczeń mogą być zawierane na wybranych drukach polis. 9

11 Dodać nową grupę moŝemy poprzez wciśnięcie przycisku Przykład: JeŜeli TU ma polisę komunikacyjną AC, na której zawierane są ubezpieczenia AC i NWK a utworzyliśmy na te ubezpieczenia dwie lub trzy grupy, to naleŝy po kolei dodać do wykazu te grupy. Fort umoŝliwia określenie całej grupy danego ryzyka sprzedawanej na pol. AC (gr. 01 jak na rys. powyŝej) lub konkretnych ryzyk z danej grupy np. z grupy 03 na pol. AC sprzedawane jest ryz. 03/01 i 03/03. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Słowniki \ Systematyka \ Druki\ Redakcja.\ Polisy\ Redakcja \ Ubezpieczenia \ Ubezpieczenia sprzedawane na polisie Redakcja rodzajów druków liczba cyfr w numerze druku (standaryzacja numerów) minifort posiada mechanizm umoŝliwiający kontrolę operatora w czasie wprowadzania numeru polisy. MoŜna samemu określić czy numery polis mają być standaryzowane (ustawienie dokładnej liczby cyfr w numerze kaŝdego rodzaju druku) czy nie. W Agencji ubezpieczeniowej z reguły przywiązuje się wagę do numeracji polis polisy wprowadzane zarówno na magazyn jak i wprowadzane później do systemu jako sprzedane powinny mieć dokładnie ten sam nr który fizycznie widnieje na druku. Mechanizm ten nie sprawdza się u Brokerów, kiedy mamy do czynienia z polisami wypisywanymi na czystych kartkach. Mogą one mieć numer KJ/094/J/05, gdzie kolejnym numerem jest 095, a końcowe 05 oznacza rok Numerów takich polis nie moŝna standaryzować. 10

12 Rozpoczynając pracę z programem najpierw powinniśmy określić czy chcemy standaryzować numery czy nie. Mamy do wyboru 3 opcje: - TAK standaryzuj numery polis (zalecane dla Agentów) - NIE nie standaryzuj numerów polis (zalecane dla Brokerów) - WG DRUKU standaryzuj, tylko jeŝeli dla druku wyraźnie to zaznaczono (rozwiązanie mieszane) W programie domyślnie ustawiona jest w kaŝdym rodzaju druku liczba 8. Wpisanie np. 6 cyfr w polisie, w której ustawione jest 8 znaków, spowoduje uzupełnienie numeru polisy (do 8 znaków). Numer serii w liczbie znaków nie jest brany pod uwagę. Funkcję tą powinno się wykorzystać przy zakładaniu nowego rodzaju druku, a przed wprowadzeniem druków na magazyn i rejestracją polis. JeŜeli jednak do systemu została juŝ wprowadzona produkcja na mniejszej lub większej liczbie znaków, niŝ poŝądana, istnieje moŝliwość skorygowania produkcji. NaleŜy ustawić odpowiednią liczbę znaków i wykonać test poprawności danych (Ubezpieczenia \ Majątek \ Administracja \ Test poprawności danych). 11

13 Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Słowniki \ TU \ Druki \ Redakcja \ Polisy \ Redakcja Zmiana formatu numery polisy Przy zmianie Liczb cyfr w numerze druku istnieje konieczność przeformatowania we wprowadzonej produkcji oraz magazynach druków Numeru Druku. Przy Zapisie Informacji o druku program umoŝliwia wykonie tej czynności natychmiast. Sugerujemy aktualizacje natychmiastowe. Aktualizacje mogą być wykonywane z opóźnieniem tylko przy bardzo doświadczonych uŝytkowników w przypadku zmiany formatu numerów większej liczby druków. Opóźnione przeformatowane dostępne jest z poziomu Testowania poprawności bazy danych. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Słowniki \ TU \ Druki \ Redakcja \ Polisy \ Redakcja \ Edycja \ Poprawa danych druku Powielanie druku pod inna nazwą JeŜeli TU wprowadza nowy wariant druku najprościej jest uŝyć funkcji powielającej informację o druku. Funkcja tworzy nowy druk pod nazwą z rozszerzeniem KOPIA np. druk UNF-A opowieli na UNF-A KOPIA. Po stworzeniu kopii druku wystarczy zmienić symbol kopii na rzeczywisty. ( np. UNF-B ) Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / TU / Druki redakcja / Polisy redakcja / Administracja / Powiel pod inną nazwą Zmiana symbolu druku Funkcja zmiany symbolu druku umoŝliwia zmianę symbolu druków juŝ wykorzystanych tzn. wprowadzonych na magazyn, sprzedanych, anulowanych itd. Aby wykonać tą funkcję naleŝy wejść do formatki skróconego wykazu druków, stanąć kursorem na symbolu druku, który chcemy zmienić i z menu wybrać funkcję Administracja / Zmień symbol druku. Program poprosi o podanie nowego symbolu: Potwierdzenie chęci zmiany symbolu spowoduje pojawienie się komunikatu. 12

14 JeŜeli jesteśmy pewni co do nowej nazwy druku naciskamy klawisz TAK. O zakończeniu procesu zamiany symbolu program poinformuje nas komunikatem. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / TU / Druki redakcja / Polisy redakcja / Administracja / Zmień symbol druku. Powielanie systematyki TU W przypadku kiedy zaczynamy współpracę z kolejnym Oddziałem lub Inspektoratem tego samego TU moŝemy skorzystać z funkcji administracyjnej, która powiel (tworzy kopię) danego TU wraz z jego całą systematyką czyli drukami i symbolami ryzyk. Aby wykonać tą funkcję stajemy kursorem na danym TU i z menu wybieramy opcję: Adm / Powiel TU pod innym symbolem. Program w tym momencie skopiuje to TU pod tą samą nazwą dodając rozszerzenie _KOPIA. UŜytkownik w tym momencie powinien za pomocą funkcji administracyjnej zmienić nazwę na prawidłową. Prowadzenie systematyki kilku oddziałów tego samego TU W przypadku, kiedy uŝytkownik ma prowadzone kilka umów tego samego TU i zdecył się nie korzystać z systematyki TU dostarczanej przez producenta programu FORT (nie polecamy), program przy dodawaniu nowej grupy ubezpieczeń, grup druków, nowych symboli ubezpieczeń oraz nowych symboli druków powiela wprowadzaną informację na inne TU o o zgodnym przedrostku. Dlatego teŝ jeŝeli mamy kilka uwów np. z PZU, to sugerujemy załoŝene towarzyst PZU, PZU RADOM, PZU WWA itd., modyfikując towarzystwo PZU. 13