Program do obsługi ubezpieczeń minifort

Transkrypt

1 Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Rozliczanie z TU Kraków, grudzień 2008r.

2 Rozliczanie z TU Pod pojęciem Rozliczenie z Towarzystwem Ubezpieczeniowym będziemy rozumieć ogół czynności umoŝliwiający wydrukowanie kompletu zestawień: wykazów zawartych ubezpieczeń, przypisu i inkasa, rejestrów rat czy teŝ zestawień prowizji. Rozliczenie z TU - ustalenie okresu rozliczenia NajwaŜniejszym parametrem filtrującym rozliczenia jest Okres Rozliczenia. Zakres dat dotyczy pola, które w czasie wprowadzania produkcji jest nazywane Data Rozliczenia. JeŜeli robimy rozliczenie dekadowe to dla pierwszej dekady ustawiamy pola odpowiednio: 01/mm / rr oraz 10/mm/ rr, dla drugiej dekady: 11/mm / rr oraz 20/mm / rr, dla trzeciej dekady: 21/mm / rr do końca miesiąca Rozliczenia dwutygodniowe to 01/mm / rr oraz 14/mm / rr lub 15/mm / rr do końca miesiąca Rozliczenia miesięczne: np. 01/mm / rr do 31/mm / rr Ogólnie: data początku okresu ubezpieczenia jest to dzień później niŝ koniec okresu poprzedniego rozliczenia a koniec okresu rozliczenia to ostatni dzień, z którego produkcja wejdzie do rozliczenia. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Słowniki \ TU \ Parametry \ Okres rozliczeniowy Filtrujące parametry rozliczeń z TU Rozliczenie wykonujemy na podstawie wprowadzonej produkcji. 1

3 W celu wykonania zestawienia naleŝy: - określić za jaki okres robimy zestawienie - wybrać wzór rozliczenia - ustawić ewentualne inne parametry filtrujące - i po przeglądnięciu wydruku na ekranie wydrukować zestawienie na drukarce. Po potwierdzeniu chęci wygenerowania zestawienia program sprawdza poprawność całej produkcji rozliczonej na wybrany okres. JeŜeli napotka błędnie wprowadzone polisy bądź raty to pokazuje odpowiedni komunikat umoŝliwiając natychmiastową poprawę błędnie wprowadzonych pozycji. Po poprawieniu ich powtórnie generujemy wydruk. Nie moŝna wykonać zestawienia rozliczenia dla TU jeŝeli w wybranym okresie rozliczeniowym jest błędna polisa lub rata. Często chcemy wygenerować zestawienie częściowe, zawierające wybrany rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczenia zawarte przez jednego z Agentów, ubezpieczenia o określonej dacie początku okresu ubezpieczenia lub spełniające jeszcze inne kryteria. MoŜemy wówczas załoŝyć odpowiedni filtr na danym parametrze. W administracji rozliczeń z TU moŝna włączyć dodatkowy filtr po kliencie i nr raty JeŜeli chcemy uzyskać zestawienia, dla których osobno pokazane są polisy płatne przez klientów do TU (przelewami, bądź gotówką) moŝemy skorzystać z parametru ustawiających selekcję Metody Płatności. Pole Agenci umoŝliwiają wybór tych ubezpieczeń, które zostały zawarte przez wybranego Agenta. Początek i Koniec Okresu Ubezpieczenia. Za pomocą tego parametru moŝemy wybrać te z operacji finansowych, które dotyczą polis (ubezpieczeń) zawartych w ściśle wybranym okresie. Z parametru tego korzystamy najczęściej na przełomie roku, kiedy niektóre z TU Ŝądają generowania osobnych zestawień dla ubezpieczeń rozpoczynających w roku kończącym się, a osobnych dla ubezpieczeń rozpoczynających się w roku przyszłym. JeŜeli nie musimy, to lepiej tego parametru nie dotykać. Standardowe ustawienie to daty obejmujące bardzo szeroko rok bieŝący np. 1 styczeń 1990 i r. Data wystawienia polisy.- za pomocą tego parametru moŝemy wybrać te z operacji finansowych, które dotyczą polis (ubezpieczeń) ze ściśle określoną datą wystawienia W parametrach filtrujących moŝemy określić równieŝ czy na danym zestawieniu mają wychodzić druki anulowane oraz czy zestawienia dla kaŝdego Agenta drukować na osobnej stronie. Parametry filtrujące do rozliczeń magazynowych: - do wykorzystania pokazują się tylko druki na magazynie - sprzedany tylko druki sprzedane - anulowany tylko druki anulowane - zwrócony tylko druki zwrócone - skradziony tylko druki skradzione wg daty: - polisy do wydruków magazynowych brana jest pod uwagę data wystawienia polisy lub - rozliczenia polisy 2

4 Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Rozliczenia \ Z Towarzystwami Wydruki Do wydruku raportów i zestawień słuŝy przycisk PokaŜ wydruk. Po jego naciśnięciu program generuje wydruk, który pokazywany jest w odpowiednim okienku. PoniŜszy rysunek przedstawia przykładowy wygląd ekranu z podglądem wydruku. Na podglądzie wydruku moŝemy ustawić odpowiednie marginesy, wyeksportować wydruk do innego formatu lub pliku, zapisać go jako PDF itd. Parametryzowanie sposobu rozliczania pakietu produkcji przed wygenerowaniem raportu KaŜdorazowo przed wygenerowaniem zestawienia rozliczeniowego program sprawdza czy produkcja w załoŝonym okresie sprawozdawczym jest rozliczona. W systemie moŝna sparametryzować rozliczanie produkcji przed generowaniem wydruków tzn. moŝna ustalić czy program przed wygenerowaniem wydruku ma sam automatycznie rozliczać produkcję, czy tylko ma informować operatora o tym, Ŝe w danym okresie istnieje produkcja nie rozliczona. Parametr ten moŝna ustawić w Administracji aktywnych modułów. 3

5 JeŜeli ustawimy sposób rozliczania pakietu produkcji na ZAWSZE to program przed wygenerowaniem raportu podczas sprawdzania produkcji zawsze będzie próbował rozliczyć nierozliczone pozycje. JeŜeli ustawimy sposób na PYTAJ, to jeŝeli po sprawdzeniu produkcji Fort napotka nierozliczone pozycje, wówczas nie rozliczy ich automatycznie tylko przedstawi komunikat informujący o ilości nierozliczonych pozycji. Operator będzie miał do wyboru dwie opcje. JeŜeli naciśnie TAK, to Fort automatycznie rozliczy te pozycje jeŝeli NIE to nie rozliczy ich i wygeneruje zestawienie pomijając nierozliczoną produkcję. Małe Agencje i Agenci powinni korzystać ze sposobu ZAWSZE. Ze sposobu PYTAJ mogą korzystać instalacje wielostanowiskowe, na których produkcję moŝe wprowadzać i rozliczać kilka osób jednocześnie. Na instalacjach wielostanowiskowych zdarza się bowiem Ŝe w momencie kiedy jedna osoba rejestruje bieŝącą produkcję, a inna w tym czasie próbuje wykonać rozliczenie, program będzie dawał komunikat Ŝe nie moŝe wygenerować raportu poniewaŝ napotkał nie rozliczone pozycje. Chodziło oczywiście o wprowadzaną w danym momencie produkcję przez innego operatora. Dostępne pod: Admin / Aktywne moduły i parametry pracy Administracja wzorami rozliczeń z TU KaŜde TU wymaga, aby wykazy polis czy zestawienia prowizyjne były dostarczane w charakterystycznej dla kaŝdego TU formie: - liczba i zawartość kolumn - kaŝde ryzyko na osobnej stronie lub razem - rodzaj polis na osobnej stronie - polisy osobno, raty osobno, druki anulowane osobno, odsetki... 4

6 Rozliczenia z TU to jeden z najczęściej zmieniających się modułów, a wzory zestawień to samo jądro systemu rozliczeń z TU. Program minifort dostarcza standardową bibliotekę wzorów zestawień zgodną z wymogami stawianymi Agentom i Agencjom przez TU. Przy konstruowaniu takich Wzorów zestawień przyjęliśmy następujące zasady: - TU mają zawsze rację, jeŝeli chodzi o formę Wzoru Zestawienia - zestawienia są drukowane łącznie z ramkami, tzn. nie wstrzeliwujemy się w puste ramki zestawienia a robimy je sami - zestawienie jest dokładną kopią wzoru wymaganego przez TU. Powoduje to Ŝe częstokroć dla tego samego TU oferujemy róŝne zestawienia w zaleŝności od Oddziału (miasta) w którym działa Agencja Na kaŝdym Wzorze Zestawienia umieszczamy: - na kaŝdej stronie: w lewym górnym rogu nazwę firmy, adres oraz telefon w prawym górnym rogu numer strony w zestawieniu na dole strony stopkę strony Na końcu zestawienia umieszczona jest stopka zestawienia. UŜytkownik nie ma moŝliwości gruntownego przebudowywania Wzoru Zestawienia. Wszystkie Wzory Zestawień zgromadzone są w Administracji Wzorów Zestawień. Te zestawienia, z których nie korzystamy moŝemy dezaktywować i wtedy w okienku wyboru zestawienia będą się pokazywać tylko te aktywne. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Rozliczenia z Towarzystwami \ Administracja \ Wzory zestawień 5