System obsługi ubezpieczeń FORT

Transkrypt

1 System obsługi ubezpieczeń FORT wersja 3.0 Pro Dokumentacja użytkownika Moduł fakturowania Kraków, maj 2010 r.

2 Pierwsze kroki w module fakturowania... 3 Uaktywnienie modułu... 3 Administracja modułu... 5 Ustalenie wzoru numeracji faktur... 5 Definiowanie sprzedawanych towarów... 6 Wprowadzanie faktur... 7 Odbiorca i Nabywca na fakturze... 9 Automatyczne generowanie faktur pod modułem rozliczeń z TU / Bankami / Firmami leasingowymi Generowanie faktur pod modułem składek nie wpłaconych Usuwanie faktur Skrócony wykaz faktur Rejestr sprzedaży Rejestrowanie korekty faktury

3 Pierwsze kroki w module fakturowania Uaktywnienie modułu Moduł fakturowania umożliwia wystawianie faktur oraz rejestrację sprzedaży. Aby użytkownik systemu mógł korzystać z tego modułu należy w funkcjach administracyjnych zaznaczyć powyższy moduł jako aktywny. W module fakturowania można wykorzystać również parametr obsługi wielu firm i wiele kont bankowych firm, jeżeli z jednej bazy danych faktury mogą wystawiać różne podmioty gospodarcze. Dostępne pod: Administracja \ Aktywne moduły Moduł ten powinni mieć też udostępniony wybrani operatorzy 3

4 Operator oprócz tego że może korzystać z modułu fakturowania może mieć dostęp do funkcji administracji bądź nie. Dostępne pod: Administracja / Operatorzy / Operator / Poprawa 4

5 Administracja modułu Ustalenie wzoru numeracji faktur Każdy użytkownik modułu fakturującego ma możliwość ustalenia własnego wzoru numeracji faktur Może to być np. F/rok/miesiąc/nr kolejny faktury. Numer kolejny faktury możemy ustalić na jednym, dwóch lub np. trzech znakach. W ogólnym wzorze zastępujemy go odpowiednią liczbą "?"(?? - dwa znaki,???- trzy znaki itd.) We wzorze ogólnym nr faktury miesiąc piszemy na dwóch znakach, natomiast rok na dwóch lub czterech znakach np. F/2005/01/??, F/05/01/?? Podczas wypisywania nowej faktury program automatycznie wstawia kolejny numer. Po wystawieniu pierwszej faktury kolejne numery będzie kontrolował specjalny "licznik". Jeżeli we wzorze nr faktury nie zastosujemy znaku? operator modułu będzie musiał sam wstawiać kolejny numer faktury i sukcesywnie kontrolować numerację. Jeżeli kolejne faktury wystawiamy ze skróconego wykazu faktur program najpierw domyślnie ustawia datę faktury, którą bierze z daty komputera a później ustawia na podstawie tej daty nr faktury wstawia rok, miesiąc i analizuje kolejny nr w obrębie tego miesiąca. Jeżeli wystawiamy fakturę np. z pod awiza program domyślnie w dacie faktury wstawia datę rozliczenia awiza. Dodatkowo podpowiada tą datę i w razie potrzeby można ją zmienić (jeżeli np. wystawiamy fakturę nie w tym miesiącu co awizo). 5

6 Jeżeli wystawiamy fakturę dla TU (Banku/Firmy leasingowej) z modułu rozliczeń z Towarzystwami (Bankami/firmami leasingowymi), domyślnie wstawia do pola data wystawienia faktury datę końca okresu rozliczeniowego Dostępne pod: Fakturowanie / Administracja Definiowanie sprzedawanych towarów W systemie należy również zdefiniować sprzedawane towary. Z reguły towarem w ubezpieczeniach majątkowych lub życiowych jest prowizja z tytułu sprzedawanych ubezpieczeń, w module obsługi kredytów/leasingów prowizja z tytułu obsługi umów kredytowych i leasingowych. W pełnej informacji o towarze wpisujemy nazwę skróconą towaru, pełną nazwę (może zawierać max 250 znaków), stawkę VAT i symbol PKWiU. Jeżeli chodzi o pole Stawka VAT to w polu tym można wpisać wartości 0%, 7% i 22% oraz słowa: zw., zwol., zwolniony (tym przypadku po zapisaniu towaru pole to będzie wyświetlane jako puste). Dostępne pod: Fakturowanie / Administracja Jeżeli pracujemy na kilku różnych modułach np. ubezpieczenia majątkowe, kredyty i z każdego z tych modułów będziemy automatycznie generować faktury na np. na prowizję (pod modułem rozliczeń z TU/Bankami/firmami leasingowymi), to w administracji każdego z tych modułów należy ustawić domyślny towar, który będzie się wstawiał na fakturze (czytaj w rozdziale: Automatyczne generowanie faktur pod modułem rozliczeń z TU/Bankami/Firmami leasingowymi). 6

7 Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe (Kredyty) / Administracja / Moduły ubezpieczeń majątkowych (kredytów/leasingów) Wprowadzanie faktur 7

8 Przed przystąpieniem do wystawiania faktur operator systemu powinien zaznaczyć, czy jest płatnikiem Vat czy też nie. Jak wspomnieliśmy w powyższych rozdziałach faktury z jednej bazy danych mogą być wystawiane przez różne podmioty gospodarcze (pole: wystawca ) i z różnych kont bankowych (pola widoczne w zal. od ustawień modułów) Jeżeli firma posiada Oddziały, które również wystawiają faktury można na fakturze go zaznaczać. W późniejszym okresie umożliwia on filtrowanie faktur i rejestru sprzedaży po Oddziałach. W polach "data sprzedaży", "data faktury", "data płatności" i "zapłacono dnia" wstawiamy odpowiednie daty. W polach "data sprzedaży" i "data faktury" program domyślnie wstawia bieżącą datę, zaś w polu "data płatności" domyślnie wstawia datę zwiększoną o 14 dni. W polu met. płatności domyślnie wstawia się przelew. W polu "Uwagi" możemy wpisać dodatkowe informacje - nie są one widoczne na fakturze. W polach: odebrał i "wystawił" można wpisać nazwisko i imię osób upoważnionych do wystawienia i odbioru faktury. W prawej górnej części formatki wpisujemy Nabywce i Odbiorcę - osobę lub firmę do której ma być skierowana faktura. W tej liście podpowiedzi wyświetlają się wszystkie TU, oddziały i Agenci, którzy wpisani są do bazy. W dolnej części wpisujemy sprzedawany "towar" oraz cenę i wartości netto. Po wybraniu skróconej nazwy towaru program sam wstawia pełną nazwę. Uzupełnia również zaszytą stawkę Vat i oblicza wartość brutto. Jeżeli korygujemy fakturę musimy zaznaczyć opcję korekta i wpisać nr faktury która ma być korygowana. Pole awizo będzie widoczne jeżeli operator będzie korzystał z modułu obsługi awiz. Przydatne ono będzie np. brokerom, którzy mogą wpisać sobie nr awiza do którego wystawiona jest faktura. Jeżeli na fakturze sprzedajemy tylko jeden rodzaj towaru np. prowizję z tyt. ubezpieczeń to nr awiza można wybrać z listy z pola awizo (patrz rys. wyżej) Jeżeli natomiast na jednej fakturze piszemy prowizję z kilku awiz w osobnych pozycjach, to nr awiza wybieramy z listy podpowiedzi już na etapie dodawania towaru: 8

9 Ponieważ moduł fakturowania jest powiązany z modułem obsługi awiz, więc po podpięciu awiza do konkretnej faktury, analogicznie na danym awizie automatycznie zostanie przypisany konkretny nr faktury. Jeżeli będziemy chcieli wystawić fakturę np. z modułu awiz z datą 01/02/2005 a wcześniej przed 1 lutym i po 1 lutym np. 2,3... były wystawiane kolejne numery program będzie próbował wstrzelić się w numerację i przedstawi komunikat że nie może wygenerować faktury o danym numerze. Każdą zarejestrowaną w systemie fakturę można wydrukować, a w razie potrzeby poprawić. Dostępne pod: Fakturowanie / Faktury / Zakres / Edycja nowy / Poprawa Odbiorca i Nabywca na fakturze TU często wymagają wystawienia faktury na centralę TU, z adnotacją o Oddziale, który tą fakturę przyjął. W takim przypadku powinniśmy określić oba te pola. Na pełnej informacji o TU można określić dla każdego TU Odbiorcę faktur. 9

10 Automatyczne generowanie faktur pod modułem rozliczeń z TU / Bankami / Firmami leasingowymi Fort umożliwia automatyczne generowanie faktur na prowizję pod modułem rozliczeń z TU/Bankami/Firmami leasingowymi. Po wykonaniu rozliczenia dla określonego TU/Banku z danego okresu rozliczeniowego wybieramy funkcję: Faktura/Generuj. Na fakturze program wstawi w: - wystawcy główną firmę z bazy danych, - nabywcy: TU/Bank który wskazaliśmy w parametrach rozliczeniowych, - datę wystawienia faktury i sprzedaży bieżącą datę, - towar ten który wskazaliśmy jako domyślny w administracji danego modułu - kwotę netto faktury naliczoną za dany okres prowizję Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Rozliczenia / Z Towarzystwami / Faktura / Generuj Ubezpieczenia / Kredyty i leasingi / Rozliczenia / Z Bankami/firmami leas. / Faktura / Generuj Generowanie faktur pod modułem składek nie wpłaconych Jeżeli Agencja wykorzystuje moduł składek nie wpłaconych do kontroli wysokości przekazywanych do TU składek i co za tym idzie naliczeń prowizji, może po ich uzgodnieniu wygenerować fakturę dla TU. Poniżej opiszemy procedurę postępowania przy tej czynności. Procedura generowania faktur z modułu składek nie wpłaconych Zakładamy odpowiednie filtry do uzyskania wykazu składek nie wpłaconych. Uzgadniamy wszystkie pozycje wraz z naliczeniem prowizji. 10

11 Jeżeli wszystko jest w porządku stajemy kursorem na pierwszej z góry pozycji i z menu wybieramy funkcję: Faktura / Nowa. Program w tym momencie sprawdzi z jakim numerem była wystawiona ostatnia faktura i nadając kolejny numer utworzy nową fakturę. Na fakturze tej wstawi się automatycznie data sprzedaży i data faktury (bieżąca data komputerowa), nabywca, czyli TU/Bank/Leasingodawca itp. z danej operacji oraz domyślny towar z zerową kwotą netto i brutto. Program dopuszcza ręczną zmianę np. nr faktury czy też dat (pod warunkiem, ze daty te nie będą wcześniejsze niż na ostatnio wystawionej fakturze) 11

12 Po zapisaniu faktury do bazy na wykazie w operacji tej w polu KP/KW/WB wstawi się numer faktury. Jeżeli prowizja z pozostałych operacji z wykazu mają wejść do tej samej faktury powielamy to pole do pozostałych rekordów (pod prawym przyciskiem myszy funkcja: Powiel dla pozycji lub powiel dla wszystkich) Na koniec z menu wybieramy funkcję: Faktura / Uaktualnij. Program zliczy prowizję z wszystkich rekordów i wstawi kwotę netto na fakturze. 12

13 Tak wygenerowaną fakturę możemy wydrukować i zapisać do bazy danych. W przypadku, kiedy program podejmie próbę generowania nowej faktury i napotka jakiś problem np. będą już wystawione faktury z większą numeracją lub z późniejszymi datami to przedstawi komunikat w którym poda o jakim numerze chciałby wygenerować fakturę i z jaką datą. Operator w takim przypadku powinien wejść na skrócony wykaz faktur i uporządkować je. Przypadek kiedy faktury wystawiane są przez dwie lub więcej różnych firm Jak wiadomo w programie można wykorzystać parametr obsługi wielu firm, czyli możliwość wystawiania faktur przez różne firmy. Wiadomo, że w takim przypadku musi być odrębna numeracja faktur w obrębie każdej z firm. Faktury generujemy analogicznie jak w opisanym wyżej przypadku zwrócimy tylko uwagę na zachowanie się programu w takim przypadku i napiszemy jak program radzi sobie z nadawaniem kolejnych numerów w obrębie każdej z firm. Otóż po wybraniu funkcji: Faktura / Nowa program utworzy rekord nowej faktury, na której w polu Wystawca będzie podpowiadać się firma, której dane wprowadzone są jako dane głównego użytkownika, a w numerze wstawi kolejny numer faktury w obrębie właśnie tej firmy. 13

14 Jeżeli fakturę tą ma wystawić inna firma, musimy ręcznie wybrać ją w polu Wystawca. Po przejściu Tabulacją do następnego pola automatycznie powinien się zmienić numer faktury, tym razem w obrębie tej nowej firmy. Jeżeli w systemie zostanie utworzone kilka faktur o takim samym numerze (np. każda na inną firmę), to podczas wykonywania funkcji uaktualnienia program poinformuje operatora, że jest kilka faktur o tym samym 14

15 numerze i za pomocą filtru wyszukującego (w polu faktura założy filtr na konkretny numer) poprosi o wskazanie konkretnej z nich. Naciskamy klawisz szukaj i otrzymujemy wykaz tych faktur. Można rozpoznać że faktura nie uaktualniona jest ta, która ma puste kwoty netto i brutto. 15

16 Klawisz Wybierz otworzy i uaktualni fakturę. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Rozliczenia / Z TU / Składki nie wpłacone / Faktura / Nowa (Uaktualnij) Usuwanie faktur Błędnie wystawioną fakturę można usunąć z pełnej informacji o fakturze lub ze skróconego wykazu faktur. Operacje taką możemy jednak wykonać tylko wtedy, jeżeli numer faktury, którą chcemy usunąć nie został zarejestrowany jako potwierdzenie wpłaty składek przez Tu np. na pełnej informacji o polisie, racie, doubezpieczeniu lub skróconym wykazie składek nie wpłaconych (uznań). Jeżeli faktury generujemy przez moduł składek nie wpłaconych, to najpierw musimy usunąć ten numer z potwierdzenia a później całą fakturę. Skrócony wykaz faktur 16

17 Z wszystkich wpisanych faktur można wygenerować skrócony wykaz. Jest on pomocny wtedy jeżeli chcemy np. znaleźć faktury wystawione dla konkretnego klienta. Wykaz faktur możemy filtrować po: - wystawcy - nr faktury, - oddziale, - kliencie, - dacie wystawienia faktury, - dacie płatności, - dacie zapłaty Można zrobić również wykaz faktur niezapłaconych. Generowane wykazy można drukować. 17

18 Rejestr sprzedaży Program Fort umożliwia prowadzenie odrębnej ewidencji sprzedaży. Ewidencja ta zawiera dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania VAT, wysokości należnego podatku. Rejestr sprzedaży można drukować za dowolny okres. Filtrowany jest on po dacie wystawienia faktury. Dostępne pod: Fakturowanie / Faktury / Zakres / Rejestr sprzedaży / Pokaż 18

19 Rejestrowanie korekty faktury Przy rejestracji korekty faktury należy: - włączyć znacznik Korekta - wypełnić numefaktury korygowanej - zarejestrować pozycje faktury zgodnie ze zmianą ceny i wartosci towaru. Wydruk faktury korygującej jest możliwy z menu, z pozycji Pokaż wydruk 19