Program do obsługi ubezpieczeń minifort

Transkrypt

1 Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Obsługa dokumentów Kraków, grudzień 2008r.

2 Obsługa dokumentów Moduł zarządzania dokumentami umoŝliwia pełną obsługę dokumentów własnych (np. skany, faksy, dokumenty Office, raporty z minifort a) jak i przychodzących (np. dokumenty elektroniczne, pisma, faksy). KaŜdy taki dokument moŝna podpiąć do odpowiedniej kartoteki polisy, klienta lub pojazdu. Podpinanie dokumentów pod odpowiednie kartoteki umoŝliwi szybkie przeglądnięcie i wyszukanie konkretnych dokumentów. Podpięcie dokumentów pod kartotekę polisy spowoduje pojawienie się na niej litery D, co będzie oznaczało, Ŝe są z nią powiązane dokumenty. Za pomocą tego modułu moŝemy tworzyć, rejestrować, przechowywać, porządkować, wyszukiwać dokumenty i przekazywać je pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy. Udostępnienie modułu Moduł zarządzania dokumentami moŝna udostępnić z poziomu: Admin / Aktywne moduły i parametry pracy. Funkcję tą naleŝy równieŝ włączyć wybranym operatorom. Dostępne pod: Admin / Operatorzy / Operator / Poprawa Administracja modułu Zanim rozpoczniemy pracę z modułem obsługi dokumentów musimy ustawić jego podstawowe parametry, a więc: 1

3 - gdzie (w którym katalogu) będziemy fizycznie przechowywać wszystkie dokumenty - w którym katalogu będziemy przechowywać kopie dokumentów (nie jest wymagane) - czy operatorzy będą mogli usuwać pliki po imporcie - czy raporty z programu będziemy zapisywać w formacie raport lub dokument PDF czy tylko jako dokument PDF - czy po imporcie ma być podgląd dokumentu i czy po jego zaimportowaniu ma być usuwany plik źródłowy - czy dla wielu danych generować 1 dokument z szablonu Wszystkie dokumenty powinniśmy przechowywać w jednym katalogu, dlatego teŝ podczas instalacji systemu program tworzy podkatalog Dokumenty i ten właśnie katalog powinniśmy wskazać jako główny katalog dokumentów. Po naciśnięciu klawisza Zapisz i zamknij na formatce administracyjnej dokumentów program moŝe sam automatycznie tworzyć drabinkę podkatalogów w których to będą umieszczane poszczególne rodzaje dokumentów np. - Calc - Excel - Mail - Obce - Obrazy - Raporty - Szablony - Word - Writer Po kolei program będzie prosił o potwierdzenie utworzenia kaŝdego z podkatalogów np. 2

4 NaleŜy za kaŝdym razem naciskać klawisz TAK. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Zarządzanie dokumentami Tworzenie nowego dokumentu Dokumenty moŝemy tworzyć na róŝne sposoby: moŝemy pisać je od początku w aplikacji Word, moŝemy importować istniejące dokumenty lub tworzyć je z istniejących szablonów. W rozdziale tym zajmiemy się opisem tworzenia nowego dokumentu Word. Nowy dokument moŝemy stworzyć wybierając funkcję: Dokumenty / Nowy (pusty) dokument / Dokument Microsoft Word Funkcja ta dostępna jest w kilku miejscach programu np. w menu Dokumenty, na pełnych informacjach o polisie, kliencie, pojeździe oraz na skróconych wykazach. Po wybraniu tej funkcji otworzy się aplikacja Word i będziemy mogli przystąpić do pisania dokumentu. Po zakończeniu pracy wybieramy opcję Okienko / Zamknij. Pojawi się wtedy kartotek dokumentu, dzięki której będzie moŝna zapisać dokument pod konkretną nazwą i z określoną datą. Klawisz Zapisz i zamknij zapisze do bazy nowy dokument, Anuluj oznacza rezygnację z zapisania dokumentu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Nowy dokument Import dokumentów Funkcja importu dokumentu pozwala pobrać, zapisać do bazy i podpiąć w odpowiednie miejsce dowolny dokument zapisany wcześniej na jakimś dysku. Po wybraniu funkcji Importuj dokument wskazujemy dokument, który chcemy zaimportować, 3

5 i naciskamy klawisz Otwórz. Dokument zostanie wyświetlony na ekranie. Upewniamy się, Ŝe jest to dokładnie ten dokument, o który nam chodziło i zamykamy go. Na ekranie wyświetli się odpowiednia formatka filtrująca, za pomocą której będziemy mogli powiązać dokument z kartoteką polisy, klienta, pojazdu itd.. W następnej kolejności otworzy się kartoteka dokumentu w tytule domyślnie podpowie się nazwa i data utworzenia dokumentu z dysku. Kartotekę zapisujemy do bazy. MoŜna importować wiele dokumentów jednocześnie. Zaznaczamy je za pomocą klawisza Shift 4

6 Dalej postępujemy analogicznie jak w przypadku importu jednego dokumentu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Importuj dokument Import dokumentów graficznych - przestrzeń barw, system kodowania kolorów Aby poprawnie zaimportować pliki graficzne wykonane np. za pomocą aparatu cyfrowego musi on mieć w ustawieniach zapisaną przestrzeń barw RGB, poniewaŝ jest ona standardowym zestawem barw. JeŜeli Agent w swoim aparacie cyfrowym korzysta z innych modeli przestrzeni barw (np. CMYK) powinien przed importem grafiki zmienić je na model RGB. Aby przekonwertować taki dokument np. z CMYK do RGB moŝna skorzystać z zewnętrznego programu np. Irfan-View. Skanowanie dokumentów Wybór z menu dokumentów funkcji Skanuj dokument (obraz) umoŝliwi zeskanowanie kaŝdego rodzaju dokumentu. Program skanuje zarówno dokumenty jak i np. zdjęcia z aparatu cyfrowego. JeŜeli podpinamy do komputera np. aparat cyfrowy to za pomocą tej funkcji moŝemy podpiąć pod daną kartotekę kilka zdjęć jednocześnie. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Skanuj dokument (obraz) Szablony - tworzenie nowych szablonów dokumentów Jedną z funkcji modułu zarządzania dokumentami jest moŝliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów. KaŜdy z szablonów przypisywany moŝe być do modułu związanego np. z polisą, Agentem, klientem oraz np. z modułem akwizycji polis i akwizycji rat. Aby stworzyć nowy szablon wybieramy z menu dokumentów opcję: Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Nowy szablon / Szablon Microsoft Word. Po uruchomieniu Word a naleŝy w opcji: Widok / Paski narzędzi włączyć pasek aplikacji Fort, który będzie umoŝliwiał budowanie szablonu. 5

7 Po aktywacji tego paska, będzie on widoczny jako "wstaw pole szablonu Fort 3. Rozpoczynamy z klawiatury tekst pisma, a następnie chcąc wstawić jakieś pole z bazy, które ma być szablonem, klikamy na pasek "wstaw pole szablonu Fort, wybieramy odpowiedni schemat danych, przechodzimy o krok dalej tabulacją i wstawiamy odpowiednie znaczniki pola z odpowiednich danych np. danych firmowych, danych polisy, klienta, pojazdu itd.. Dla kaŝdego schematu danych dostępne są odpowiednie pola. Np. w schemacie dane klienta zawarte są dane firmowe agencji oraz wszystkie pola z pełnej informacji o kliencie. W schemacie dane akwizycji wznowień zawarte są juŝ dane firmowe agencji, dane polisy, TU, Agenta, który sprzedał polisę, dane klienta akwizycyjnego (właściciela pojazdu i uŝytkownika, który nazwany jest klientem akwizycyjnym) oraz dane ubezpieczonego przedmiotu. W pierwszej kolumnie załącznika znajduje się znacznik pola (nazwa pola) a w drugiej jego opis. Pole wstawiamy do tekstu poprzez jego dwukrotne kliknięcie lub przez wskazanie go, naciśnięcie przycisku wstaw, a na końcu zamknij. 6

8 Po zakończeniu tworzenia szablonu zamykamy plik aplikacji. Pojawi się wtedy komunikat czy zapisać dokument. JeŜeli zaznaczymy opcję TAK, wówczas zapisze się on do bazy i będzie widoczny na skróconym wykazie szablonów. W zaleŝności od tego, jaki schemat danych wybierzemy do tworzenia szablonu, to pod taką formatką, funkcją lub modułem będzie się podpowiadał. Tytuł szablonu w jego kartotece moŝna w dowolnym momencie zmieniać poprzez wybór funkcji: Szablony / PokaŜ kartotekę szablonu. Szablony moŝna równieŝ importować. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Nowy szablon Szablony - tworzenie szablonów z istniejących dokumentów W przypadku, kiedy mamy juŝ jakiś dokument i chcemy utworzyć z niego szablon musimy wykonać następujące czynności: - tworzymy nowy szablon (Szablony / Nowy szablon) - otwieramy istniejący dokument - kopiujemy jego zawartość do bufora - wracamy do nowego szablonu - wklejamy zawartość z bufora - w miejsca tekstu musimy wstawić odpowiednie pola (znaczniki) z konkretnego schematu danych 7

9 Skrócony wykaz szablonów Wszystkie szablony zapisane w bazie moŝna przeglądać na skróconym wykazie szablonów Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów Edycja szablonu KaŜdy szablon moŝna edytować bądź otwierać tylko do odczytu (Edycja / Podgląd szablonu). JeŜeli otwieramy do odczytu Fort informuje nas o tym: JeŜeli chcemy edytować szablon musimy wybrać funkcję Edycja szablonu. Zmiany w szablonie mogą być przypisane do istniejącego szablonu lub zapisane jako nowy szablon. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Edycja szablonu 8

10 Import szablonów Import szablonów wykonujemy analogicznie jak import pozostałych dokumentów. Zastosowanie istniejących szablonów Utworzone szablony moŝna wykorzystywać do wszelkiej korespondencji np. z klientami czy teŝ Agentami Szablony mogą być utworzone do: - kartoteki polisy - kartoteki klienta - kartoteki Agenta - modułu akwizycji rat - modułu akwizycji wznowień Aby zastosować istniejący szablon musimy przejść do odpowiedniego wykazu. JeŜeli chcemy np. utworzyć korespondencję do klientów z modułu akwizycji rat i wysłać ją, więc musimy najpierw wejść na ten wykaz. Zakładamy odpowiednie filtry. JeŜeli chcemy generować dokumenty pojedynczo stajemy na konkretnym rekordzie i z menu wybieramy: Dokumenty / Nowy dokument z szablonu / Raty / Wybranego (jednego) lub Wybranych (multiwybór). Wskazujemy odpowiedni szablon i naciskamy klawisz wybierz. Program w tle będzie generował dokument. JeŜeli chcemy utworzyć dokument dla większej liczby rekordów musimy włączyć ikonę miltiwyboru i zaznaczyć (za pomocą klawisza Ctrl) odpowiednie rekordy. Dalej postępujemy tak jak w przypadku wyŝej. Ta sama sytuacja dotyczy wykorzystania szablonów z pozostałych wykazów. Obsługa zdjęć Fort umoŝliwia nie tylko obsługę dokumentów papierowych, elektronicznych czy teŝ faksowych, ale równieŝ zdjęć. Zdjęcia wykonane aparatem cyfrowym moŝna pobierać do programu i podpinać pod polisy. W zaleŝności od rodzaju aparatu cyfrowego moŝna zdjęcia importować lub skanować. 9

11 Import zdjęć przykładowa procedura postępowania Wykorzystanie poniŝszej procedury moŝliwe jest tylko wtedy, jeŝeli operator ma wyłączony parametr podglądu dokumentów po imporcie (czytaj w rozdziale: Zarządzanie dokumentami / Administracja modułu ). JeŜeli aparat cyfrowy umoŝliwia import zdjęć (widoczny jest jako dysk) zalecamy ich pobieranie do programu w następujący sposób: Wchodzimy do programu, do konkretnej polisy i z menu Dokumenty wybieramy funkcję Importuj dokument dla polisy. Wskazujemy dysk aparatu i na formatce importu dokumentu wybieramy układ Miniatury. W ten sposób będziemy mieli na podglądzie zdjęcia samochodów. Zdjęcia poszczególnych pojazdów moŝna łatwo rozróŝnić (np. po nr rejestracyjnym, kolorze, wyglądzie czy teŝ marce). Po kolei zaznaczamy zdjęcia dotyczące konkretnego pojazdu (za pomocą myszki i klawisza Shift) 10

12 i naciskamy klawisz Otwórz. Zdjęcia zostaną podpięte do polisy. Zdjęcia do samochodów, do polis z zawartym ryzykiem AC zapisujemy tylko i wyłącznie pod konkretną polisę (nie pod pojazd, poniewaŝ w następnym roku mogą być inne zdjęcia). 11