2. Przeglądy techniczne i ubezpieczenia w kartotece amortyzacyjnej a płyta czołowa

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi AMORTYZACJA Własna Firma Spis treści I. Wdrożenie 2 1. Słownik KŚT 2 2. Słownik miejsc powstawania kosztów 3 3. Ustalenie sposobu księgowania odpisów amortyzacyjnych 3 II. Codzienna praca 3 1. Wywołanie programu 3 2. Kartoteka środków trwałych 3 3. Przeglądy techniczne 7 4. Ubezpieczenia 9 5. Wizualizacja planu amortyzacji środków trwałych Przekazanie danych o miesięcznych odpisach amortyzacyjnych 12 III. Raporty amortyzacyjne Ustalanie parametrów wydruków Wykonanie raportu 14 IV. Obsługa czynności do wykonania Płyta czołowa programu Przeglądy techniczne i ubezpieczenia w kartotece amortyzacyjnej a płyta czołowa Kalendarz Kalendarz czynności wykonanych Historia czynności 16 1

2 I. Wdrożenie 1. Słownik KŚT Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / KŚT-SŁOWNIK Jeśli brak danych KŚT należy użyć przycisku weź słownik KŚT wg MF. Wówczas dane zgodne z tabelą amortyzacyjną wg MF znajdzie się u Was. Nie ma obawy, że zostaną przykryte jakieś Wasze dane. Jeśli takowe są, pozostaną w formie niezmienionej. Jeśli uważacie, że czegoś brakuje, należy to dopisać. 2. Słownik miejsc powstawania kosztów Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / MPK wydziały Należy wpisać potrzebne wydziały MPK. Przykładowo: 2

3 3. Ustalenie sposobu księgowania odpisów amortyzacyjnych Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / PARAMETRY KSIĘGOWANIA12 Należy wybrać odpowiedni sposób księgowania odpisów amortyzacyjnych i zapisać go w bazie danych (F5). II. CODZIENNA PRACA 1. Wywołanie programu Po wywołaniu programu zobaczymy jego płytę czołową. 2. Kartoteka środków trwałych Trzeba wejść do ŚRODKI TRWAŁE / KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH: Markerem zielonym zaznaczony jest obszar, który będą wypełniały wprowadzone ST. Żółty marker pokazuje przyciski (dla myszki) klawisze (dla klawiatury) powodujące obsługę określonych zagadnień w wybranym ST. Podobnie przyciski / klawisze oznaczone czerwonym markerem służą do zakładania i usuwania ST z kartoteki, oraz do wydrukowania podstawowych informacji o ST. Przykładowo załóżmy jakiś ST. Robimy to poprzez F2. 3

4 Wprowadzamy dane o ST i zatwierdzamy je poprzez F5. Klawisz / przycisk F8 oznacza, że możemy bezpośrednio przeskoczyć do ekranu określającego miesiące amortyzacyjne (przycisk 2 w polu zaznaczonym żółtym markerem w poprzednim ekranie). Data ewidencyjna oznacza jednocześnie datę rozpoczęcia obliczeń amortyzacyjnych. Zróbmy teraz szybki przegląd poszczególnych ekranów dla danych o amortyzowanym ST: 4

5 Wstawiłem tutaj miesiąc wstrzymania amortyzacji. Wpisałem tu potrzebę zamortyzowania jednorazowego w miesiącu zakupu 30% wartości ST. Przy karcie zmian wartości i remontów warto się zatrzymać i skomentować jej możliwości. Dla przykładu załóżmy jakąś zmianę przez F2. 5

6 To co jest zaznaczone czerwonym markerem decyduje, czy zmiany dotyczą amortyzacji ST (zmiana wartości ST zaznaczona) czy tylko wchodzą w jego koszty (zmiana wartości ST nie zaznaczona). Poprawki ręczne stosujemy tylko w przypadku, kiedy nie zgadzamy się z obliczonymi przez program liczbami i chcemy je wprowadzić w taki sposób, aby były zgodne z naszym mniemaniem. Przy liczeniu następnych miesięcy amortyzacyjnych, dane te będą uwzględnione. Przykładowo (F2) : Wpisałem tu kompletne bzdury, co ma Państwu pokazać, że korektą można wprowadzić dowolne dane, ale też uświadomić, że trzeba bardzo uważać przy ich wprowadzaniu. 6

7 Wprowadzamy w przypadku, kiedy ulegnie zmianie jakaś stawka amortyzacyjna. Ekran Przeglądów technicznych zostanie pokazany w następnym rozdziale, ponieważ nie ma wpływu na obliczenia amortyzacyjne, natomiast ma wpływ na płytę czołową programu, czynności do wykonania i historię (tę w kalendarzu) 3. Przeglądy techniczne Przypominam, że jesteśmy w obsłudze ST (Środki trwałe / kartoteka środków trwałych). Naciskamy myszą przycisk 8-przegląd lub cyfrę 8 na klawiaturze. Otrzymaliśmy coś bardzo banalnego. Dopiero wprowadzenie danych wiele zmieni. Zróbmy przykładowo przegląd techniczny (F2): 7

8 To co oznaczone czerwonym markerem to data następnego przeglądu technicznego. Ustawi się na rok i 1 dzień później niż data przeglądu technicznego oczywiście można to zmienić. Pole Czy dokonano zapłaty odpowiada na pytanie czy zapłacono za usługę polegającą na przeglądzie technicznym. Zapiszmy dane (F5) i zobaczmy jakie są tego konsekwencje. Na płycie głównej systemu będziemy mieli: co oznacza, że za przegląd techniczny trzeba zapłacić, i że po roku od bieżącego przeglądu należy wykonać kolejny. Dane te będą widoczne na płycie czołowej, aż do ich wykonania, ale o tym w innym rozdziale. Warto przyjrzeć się konsekwencjom dokonania przeglądu technicznego w KALENDARZ / HISTORIA CZYNNOŚCI. Widzimy tutaj: co pokazuje: 1. konieczność wykonania przeglądu 2. wykonanie przeglądu 3. konieczność zapłaty za przegląd Następny ekran amortyzacyjny dotyczy ubezpieczeń i zostanie pokazany w poniższym rozdziale. 8

9 4. Ubezpieczenia Po wywołaniu okienka odpowiedzialnego za ubezpieczenia (klawisz / przycisk 9 ubezpieczenia ) Zakładamy ubezpieczenie (F2): Domyślna data OD ubezpieczenia ustawiona jest na datę komputera. Data DO jest rok późniejsza. Oczywiście można zmieniać te daty. Wypełnijmy teraz odpowiednie pola i akceptujemy przez F5: 9

10 Klucz (F2) powoduje wpisanie kolejnych rat ubezpieczenia do zapłaty. Wykonajmy kilka wpisów rat: Wpisaliśmy pierwszą ratę za ubezpieczenie i zaznaczyliśmy, że dokonaliśmy za nią zapłatę. Wpisaliśmy też drugą ratę zawierającą datę zapłaty i kwotę, ale nie zaznaczyliśmy faktu dokonania zapłaty. Spójrzmy teraz jak wygląda samo ubezpieczenie: 10

11 Widzimy tu te wszystkie czynności które zadeklarowaliśmy przy ubezpieczeniu. Zobaczmy teraz płytę czołową i co na niej się znajduje: Pola zaznaczone żółtym markerem nas nie interesują, jako dotyczące wcześniej omawianego przeglądu technicznego. Zielony marker odnów polisę ubezpieczeniową wynika z daty końcowej ubezpieczenia, którego dokonaliśmy. Zaznaczona czerwonym markerem jest rata do zapłaty za ubezpieczenie. Proszę zauważyć, że na płycie czołowej pozostają tylko te czynności dotyczące przeglądów i ubezpieczeń, których nie wykonaliśmy. Wystarczy je wykonać, aby zniknęły z płyty czołowej, ale o tym w innym rozdziale. 5. Wizualizacja planu amortyzacji środków trwałych Otwierając ŚRODKI TRWAŁE / PLAN AMORTYZACJI ŚRODKOW TRWAŁYCH możemy obejrzeć szczegółowo, w jaki sposób przebiega amortyzacja poszczególnych ST, amortyzacja w latach i amortyzacja w miesiącach, z podziałem na amortyzację księgową i podatkową oraz jakie koszty generuje poszczególny środek trwały. Dla przypomnienia wyszczególnię rodzaje kosztów jakie generuje ST: remonty 11

12 ubezpieczenia przeglądy techniczne A tak mogą wyglądać przykładowe ekrany idąc od początku: 12

13 6. Przekazanie danych o miesięcznych odpisach amortyzacyjnych Należy wejść do DANE PODSTAWOWE / PRZYGOTOWANIE DANYCH DO KSIĘGOWOŚCI. Zobaczymy wtedy ekran: Należy ustawić prawidłowy rok i miesiąc po czym dać Enter (Ok.). Dane zostaną przygotowane do celów księgowych. Pobranie tych danych w księgowości jest już problemem księgowym. 13

14 III. Raporty amortyzacyjne Tu pokazałem sposób wywołania: Czerwonym markerem oznaczyłem funkcję, która pozwala ustalić parametry wydruków. 1. Ustalanie parametrów wydruków Po wejściu do funkcji ustalania parametrów widzimy: Po ustaleniu parametrów wydruków (raportów) obowiązują one wszystkie raporty, aż do następnej zmiany parametrów raportów. 2. Wykonanie raportu Teraz wystarczy wybrać odpowiedni raport i wykonać go. Zostanie on wydrukowany z parametrami zgodnymi z wcześniej ustalonymi. Na przykład: Należy ustawić prawidłowy rok i miesiąc po czym dać Enter (Ok.). Dane zostaną przygotowane do celów księgowych. Pobranie tych danych w księgowości jest już problemem księgowym. 14

15 IV. Obsługa czynności do wykonania Czynności do wykonania powstają w wyniku zadeklarowania ubezpieczeń lub przeglądów technicznych, przy czym czynności te nie są wykonane. Istotą jest pamiętanie i możliwość natychmiastowego wykonania tych czynności. 1. Płyta czołowa programu Czynności do wykonania widzimy natychmiast po wejściu do programu. 2. Przeglądy techniczne i ubezpieczenia w kartotece amortyzacyjnej, a płyta czołowa Wykonajmy zapłatę za przegląd techniczny: najeżdżamy na zapłatę za przegląd techniczny naciskamy F5 (lub wskazujemy myszką) i w efekcie: Data domyślnie wzięta jest z komputera, ale możemy ją zmienić zatwierdzamy i zapłata za przegląd techniczny znika z czynności do wykonania. Podobnie jest przy wykonywaniu wszystkich pozostałych czynności z zastrzeżeniem takim, że jeśli wykonany przegląd techniczny, lub odnowimy polisę ubezpieczeniową, zostanie to wprowadzone do odpowiednich kartotek środka trwałego oraz z czynności do wykonania część informacji zniknie (te wykonane) a część przybędzie (następny przegląd, konieczność zapłaty za przegląd, konieczność odnowienia polisy, kolejne niezapłacone raty ubezpieczeniowe). 3. Kalendarz W kalendarzu dostępne są dwie funkcje: - kalendarz czynności wykonanych - historia czynności 3.1 Kalendarz czynności wykonanych 15

16 Pokazuje tylko te czynności, które zostały wykonane 3.2 Historia czynności Pokazuje wszystkie czynności systemu dotyczące przeglądów technicznych i ubezpieczeń. 16