1 INFORMACJE PODSTAWOWE

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do SIWZ znak sprawy: 7 /DI/PN/2015 Opis przedmiotu zamówienia 1 INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1 Projekt Projekt System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany spersonalizowaną bezpieczną (Projekt KDR), zwany dalej Projektem, realizowany jest przez Zamawiającego w partnerstwie z Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. Projekt ma na celu wyrównanie szans społecznych, zmniejszenie wykluczenia rodzin wielodzietnych oraz promowanie modelu rodziny wielodzietnej w Polsce, a także poprawę jakości funkcjonowania administracji publicznej. Cel ten zostanie osiągnięty przez wdrożenie systemu teleinformatycznego Karty Dużej Rodziny (SI KDR) umożliwiającego ewidencjonowanie wniosków i przyznawanie Karty Dużej Rodziny oraz obsługę umów zawieranych z partnerami pozyskiwanymi do programu. System usprawni realizację zadań wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny. Celem Projektu jest wsparcie rodzin wielodzietnych poprzez zapewnienie zniżek i ulg przygotowanych specjalnie dla tej grupy. W efekcie będą one miały szerszy dostęp m.in. do kultury, usług i dóbr materialnych. Projekt KDR istotnie wpłynie też na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Polsce. W ramach Projektu KDR planuje się: wytworzenie i wdrożenie oprogramowania dedykowanego SI KDR, doposażenie sprzętowe Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS), doposażenie jednostek wydających KDR w sprzęt, promocję projektu. Projekt KDR będzie korzystał z efektów projektu Emp@tia - Platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego, który został zrealizowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 1.2 Odbiorcy Projektu Odbiorcami ostatecznymi Projektu i jego produktów są: członkowie rodzin wielodzietnych, przez co rozumie się rodziny posiadające troje lub więcej dzieci, podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które udzielają lub mogą udzielać ulg i bonifikat w ramach Karty Dużej Rodziny, pracownicy urzędów realizujących zadania wynikające z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny. 1.3 Cel promocji Projektu Celem promocji Projektu jest przekazanie Odbiorcom ostatecznym projektu ogólnych informacji o Projekcie, zakresie i celu jego realizacji, informacji o produktach Projektu i możliwości ich wykorzystania przez Beneficjentów oraz korzyściach, jakie Odbiorca uzyska dzięki realizacji Projektu. Celem promocji Projektu jest również upowszechnianie wiedzy o idei Karty Dużej Rodziny, jak również Strona 1 z 26

2 promowanie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG). 2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie promocji Projektu. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące zadania: 1. Zadanie 1: Zaprojektowanie i wykonanie elementów informacyjnych. 2. Zadanie 2: Organizację i obsługę 16 konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu. 3. Zadanie 3: Opracowanie, wykonanie i dostawę materiałów informacyjno-promocyjnych. 4. Zadanie 4: Przygotowanie materiałów i przeprowadzenie działań promocyjnych Projektu w Internecie. 5. Zadanie 5: Przygotowanie materiałów i przeprowadzenie działań promocyjnych w mediach drukowanych. 2.1 Przepisy obowiązujące w zakresie realizacji działań informacyjnopromocyjnych 1. Działania prowadzone w ramach Projektu, realizowanego przy współfinansowaniu ze środków UE, muszą być wykonywane zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach: Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828 z dnia 8 grudnia 2006 r., ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (dokument dostępny na stronie &from=PL adres strony dostępny na stronie internetowej Bazy aktów prawnych Unii Europejskiej, aktualny na dzień uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia); Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata oraz aktualizacjach dokumentu dokonanych po dacie uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego (dokument dostępny na stronie adres strony dostępny na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej (IZ) PO IG, aktualny na dzień uruchomieniu postępowania o udzielenie zamówienia); Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. oraz aktualizacjach dokumentu dokonanych po dacie uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego (dokument dostępny na stronie adres strony dostępny na stronie internetowej IZ PO IG, aktualny na dzień uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia). 2. Wszystkie działania informacyjno-promocyjne oraz materiały służące ich realizacji i dotyczące Projektu muszą być zgodne z wytycznymi zawartymi w następujących dokumentach: Planie komunikacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka z grudnia 2008 r. oraz aktualizacjach dokumentu dokonanych po dacie uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego (dokument dostępny na stronie adres strony dostępny na stronie Strona 2 z 26

3 internetowej IZ PO IG, aktualny na dzień uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia); Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658) oraz aktualizacjach dokumentu dokonanych po dacie uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego (dokument dostępny na stronie dka=2 adres strony dostępny na stronie internetowej aktualny na dzień uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia); Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu, zwanym dalej Przewodnikiem, z kwietnia 2014 r. oraz aktualizacjach dokumentu dokonanych po dacie uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia przez Zamawiającego (dokument dostępny na stronie _wersja_iv2014_czysty.pdf adres strony dostępny na stronie internetowej IZ PO IG, aktualny na dzień uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia). 2.2 Opis przedmiotu zamówienia Ogólne wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany jest do realizowania zadań objętych przedmiotem zamówienia przy pomocy stałego Zespołu Wykonawcy, w skład którego wejdą co najmniej następujące osoby: 1) jedna osoba pełniąca rolę kierownika realizacji umowy, która po stronie Wykonawcy będzie odpowiadała za całość realizacji zawartych w umowie zadań; 2) jedna osoba pełniąca rolę redaktora, która będzie odpowiadała za przygotowanie i redakcję tekstów materiałów informacyjno-promocyjnych i artykułów prasowych; 3) jedna osoba pełniąca rolę specjalisty ds. kontaktów z dziennikarzami, która będzie odpowiedzialna za kontakt z dziennikarzami i działania Media Relations Projektu w ramach realizowanych na podstawie umowy zadań; 4) jedna osoba, która będzie w trakcie wszystkich konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu wsparciem dla prelegentów, a w razie potrzeby zastąpi prelegenta podczas wystąpienia. Osoba ta będzie miała obowiązek posiadania wiedzy pozwalającej na samodzielne wystąpienia merytoryczne w trakcie konferencji regionalnych; niezbędną wiedzę osoba ta pozyska poprzez zapoznanie się z dokumentami i opracowaniami związanymi z Kartą Dużej Rodziny oraz założeniami realizacji Projektu. Osoba powinna mieć doświadczenie w prowadzeniu prezentacji oraz w wystąpieniach publicznych. 1. Zamawiający wymaga, aby wszystkie zadania/przedsięwzięcia objęte przedmiotem zamówienia zostały wykonane zgodnie z Harmonogramem, o którym mowa w 2 ust. 2 wzoru umowy stanowiącego załącznikk nr 5 do SIWZ. 2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów informacyjno-promocyjnych zgodnie z wymaganiami określonymi w dalszej części niniejszego dokumentu. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie uszkodzenia powstałe w materiałach informacyjno-promocyjnych podczas ich dostawy i zobowiązany jest wymienić uszkodzone materiały na nowe w terminie 4 dni roboczych od dnia zgłoszenia uszkodzenia przez Zamawiającego. 4. Zamawiający ma prawo dokonać sprawdzenia ilości i jakości materiałów informacyjnopromocyjnych przed ich dostarczeniem, również w siedzibie Wykonawcy. Strona 3 z 26

4 5. Inne, niż opisane w Opisie Przedmiotu Zamówienia, szczegóły realizacji poszczególnych zadań składających się na przedmiot zamówienia, Zamawiający będzie uzgadniał z Wykonawcą na bieżąco, w trybie roboczym. 6. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania w materiałach informacyjno-promocyjnych i przekazywania informacji, że realizowana usługa jest wykonywana w ramach Projektu współfinansowanego ze środków europejskich. 7. Wymagania, o których mowa w punkcie 7 powyżej, dotyczą m.in.: zamieszczania logotypów: Unii Europejskiej (UE), Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG), Projektu, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS), Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich (CRZL) oraz informacji o współfinansowaniu Projektu ze środków UE w dokumentach i materiałach tworzonych w ramach zamówienia, uwzględnienia obowiązkowych oznaczeń i treści wynikających z finansowania Projektu z funduszy UE zgodnie z Przewodnikiem Zadanie 1: Zaprojektowanie i wykonanie elementów informacyjnych Tablice wewnętrzne: informacyjna i pamiątkowa 1. Wykonawca przygotuje projekty graficzne tablic wewnętrznych: informacyjnej i pamiątkowej zgodnie z wymaganiami określonymi w Przewodniku, ze szczególnym uwzględnieniem zaleceń i przykładów zawartych w rozdziale poświęconym tablicom informacyjnym i pamiątkowym wewnętrznym. 2. W projektach graficznych Wykonawca uwzględni logotyp Projektu oraz logotypy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) i Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich (CRZL), które zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej, w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. 3. Wykonawca przekaże projekty graficzne tablic wewnętrznych w następujacych formatach: mapy bitowej (.jpg) oraz PDF (.pdf), w terminie do 3 dni roboczych licząc od dnia przekazania przez Zamawiającego logotypów, o których mowa w pkt 2 powyżej. 4. Zamawiający zatwierdzi projekty graficzne tablic lub zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia/uwagi, w terminie do 3 dni roboczych od dnia przekazania projektów graficznych tablic przez Wykonawcę. 5. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń/uwag do projektów graficznych tablic, Wykonawca uwzględni i ponownie przedstawi, w terminie do 2 dni roboczych, projekty graficzne tablic do zatwierdzenia. Zamawiający dokona ponownej oceny projektów graficznych tablic, w wyniku czego zatwierdzi projekty lub zgłosi swoje zastrzeżenia/uwagi w ciągu 2 dni roboczych. Wykonawca uwzględni zgłoszone zastrzeżenia/uwagi w terminie do 2 dni roboczych i po raz kolejny przedstawi projekty graficzne tablic do akceptacji Zamawiającego. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. 6. Po zatwierdzeniu przez Zamawiającego projektów graficznych tablic, Wykonawca przystąpi do ich wykonania. 7. Wykonawca wykona, w oparciu o zatwierdzone przez Zamawiającego projekty graficzne, i przedstawi do odbioru przez Zamawiającego, 2 tablice informacyjne wewnętrzne i 2 tablice pamiątkowe wewnętrzne, o poniższych parametrach: 1) Tablice muszą być wykonane z pleksi w kolorze białym (około 5 mm +/- 1 mm). Nadruk w pełnym kolorze. 2) Wymiary tablic: nie mniej niż 40 cm (szerokość) x 30 cm (wysokość). 3) Tablice muszą być wyposażone w elementy umożliwiające ich montaż wewnątrz budynku na dystansach ok. 2 cm. Strona 4 z 26

5 8. Zamawiający, w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania wykonanych tablic, dokona ich odbioru lub zgłosi swoje uwagi (m.in. co do zgodności z zatwierdzonym projektem graficznym, jak i należytego wykonania). W przypadku uwag, Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych przekaże poprawione tablice, które będą uwzględniały uwagi Zamawiającego. 9. Wykonawca dostarczy tablice pamiątkowe wewnętrzne do Zamawiającego. W przypadku tablic wewnętrznych informacyjnych, Wykonawca zamontuje je na załączonych dystansach (ok. 2 cm), wewnątrz budynków w następujących lokalizacjach (dokładne miejsce montażu wskaże Zamawiający): 1) Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Departament Informatyki, ul. Bracka 4, Warszawa, 2) Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, Al. Jerozolimskie 65/79, Warszawa. 10. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pliki graficzne nadruku na tablicach wewnętrznych: informacyjnej i pamiątkowej (w formatach.jpg,.cdr,.ai,.eps,.pdf wraz z plikami użytych czcionek), które pozwolą Zamawiającemu na modyfikowanie zatwierdzonych projektów graficznych tablic Raport cząstkowy z realizacji zadania 1. Wykonawca wykona Raport cząstkowy z realizacji zadania. Raport będzie stanowił również jeden z rozdziałów Raportu końcowego. 2. Raport zostanie przekazany w wersji elektronicznej, umieszczonej na 2 płytach CD/DVD (z nadrukiem nawiązującym do pozostałych projektów graficznych zamówienia oraz zawierającym: elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp Projektu, logotypy MPiPS i CRZL, tytuł i numer umowy, informacje o produktach, które zostały umieszczone na nośniku). 3. Raport będzie zawierał: 1) dane dotyczące realizacji zadania, 2) zatwierdzony wzór tablic wewnętrznych: informacyjnej i pamiątkowej wraz z plikami graficznymi, o których mowa w pkt niniejszego dokumentu Zadanie 2: Organizacja i obsługa 16 konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu. 1. Wykonawca zorganizuje i zapewni obsługę 16-tu jednodniowych konferencji regionalnych oraz jednodniowego ogólnopolskiego Kongresu Karta Dużej Rodziny, dla odbiorców Projektu wskazanych przez Zamawiającego. 2. Dla każdej z 16-tu konferencji regionalnych i 1 ogólnopolskiego Kongresu zostaną spełnione następujące wymagania: 1) Lokalizacja konferencji i ogólnopolskiego Kongresu zgodna z wymaganiami określonymi w pkt i niniejszego dokumentu. 2) Obiekty, w których odbędą się konferencje/ogólnopolski Kongres, muszą: a) być wybudowane nie wcześniej niż 10 lat przed terminem składania ofert lub wyremontowane w ciągu ostatnich 5 lat; w przypadku hotelu wymagany jest standard minimum trzech gwiazdek (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), b) być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, Strona 5 z 26

6 c) dysponować zapleczem sanitarnym dostosowanym do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet, znajdujące się na tym samym piętrze, na którym zlokalizowana jest sala konferencyjna, d) posiadać bezpłatną szatnię z osobą, która będzie ją obsługiwała. 3. Dla każdej z 16-tu konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu Wykonawca zapewni: 1) Salę konferencyjną: a) mieszczącą jednocześnie wszystkich uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu; Zamawiający dopuszcza, aby sala konferencyjna została zapewniona dla wszystkich uczestników w wyniku połączenia sal, b) dysponującą miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników, c) wyposażoną, na potrzeby debat, w fotele dla prelegentów oraz małe stoliki na wodę przy fotelach prelegentów, d) klimatyzowaną, z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, e) pozbawioną elementów utrudniających widoczność (filary, kolumny, itp.); prelegenci muszą być widoczni dla każdego uczestnika z każdego miejsca siedzącego na sali, f) wyposażoną, w zakresie infrastruktury technicznej, w: i. projektor multimedialny z możliwością podłączenia do komputera, bezprzewodowy prezenter laserowy, ekran (rozmiar ekranu i rodzaj projektora powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), ii. iii. iv. nagłośnienie (system nagłaśniający powinien umożliwiać jednakowy poziom słyszalności z każdego miejsca na sali), oświetlenie sceny (miejsca debat) - dotyczy tylko ogólnopolskiego Kongresu: Wykonawca opatrzy scenę oświetleniem, iluminacją, zapewni różnicowanie poziomu oświetlenia sceny (wyciszenie świateł, zmiana barw, kolorów światła), co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, v. cztery zestawy mikrofonów nagłownych dla konferansjera i moderatorów biorących udział w ogólnopolskim Kongresie, vi. vii. viii. laptop wraz z oprogramowaniem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji w.ppt,.pptx, Prezi; system wizyjny, umożliwiający prelegentom śledzenie informacji, które będą wyświetlane na głównym ekranie w sali konferencyjnej; łącze do sieci Internet Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej dedykowane łącze do sieci Internet o przepustowości co najmniej 1 Mbit upload i 1 Mbit download. g) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia na Sali konferencyjnej testów technicznych w dniu rozpoczęcia konferencji, pomiędzy godz. 8:00 a godz. 10:00. h) Wykonawca zapewni co najmniej 2 osoby do obsługi technicznej i obsługi akustycznotechnicznej konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, dostępne od godziny 8:00 w dniu wydarzenia. 2) Opiekę dla dzieci w trakcie trwania konferencji/ogólnopolskiego Kongresu (szacunkowa liczba dzieci uczestniczących w każdej konferencji/ogólnopolskim Kongresie stanowić będzie do około 10% liczby uczestników danego wydarzenia, dzieci nie wliczają się do liczby Strona 6 z 26

7 uczestników danego wydarzenia, należy je uwzględnić w wynagrodzeniu jednostkowym przypadającym na jednego uczestnika konferencji/ogólnopolskiego Kongresu). Wykonawca: a) przedstawi, co najmniej na 10 dni przed planowaną realizacją poszczególnych konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, plan zajęć dla dzieci, obejmujący atrakcje dla dzieci (np. gry i zabawy) w trakcie trwania konferencji/ogólnopolskiego Kongresu; plan zajęć będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. b) zapewni, na każde 20 dzieci, udział co najmniej 3 opiekunek/opiekunów (animatorów) do opieki nad dziećmi w trakcie trwania poszczególnych konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, posiadające uprawnienia i doświadczenie w sprawowaniu opieki nad dziećmi (m.in. wykształcenie pedagogiczne, doświadczenie w organizacji imprez dla dzieci lub doświadczenie w pracy w przedszkolu/szkole). c) Wykonawca, na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem organizacji konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, przedstawi do akceptacji Zamawiającemu CV osób, którymi będzie dysponował na potrzeby zapewnienia opieki nad dziećmi. Zamawiający dokona w ciągu 2 dni roboczych, na podstawie przedstawionych CV, akceptacji zgłoszonych osób lub przedstawi swoje zastrzeżenia. W przypadku odrzucenia osoby (osób) przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia CV brakujących osób, które podlegać będą akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo dzieci pozostawione pod opieką osób, o których mowa w tym punkcie. d) zapewni salę/osobne miejsce do opieki nad dziećmi i zagwarantuje niezbędne wyposażenie sali/miejsca w: meble, zabawki, książki, kolorowanki, kredki, farby, itp. 3) Bezpłatne miejsca parkingowe dla Zamawiającego i uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, w ilości wynikającej z deklaracji zawartej w formularzu zgłoszeniowym na poszczególne konferencje/ogólnopolski Kongres. 4) Wydzielone pomieszczenie restauracyjne (lub część pomieszczenia w przypadku przerw kawowych) na zorganizowanie cateringu dla wszystkich uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu (lunch). 5) Serwisy żywieniowe i catering w czasie wszystkich 16-tu konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu, w tym: a) przerwy kawowe dla wszystkich uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu oraz przedstawicieli Zamawiającego Wykonawca zapewni 2 przerwy kawowe w czasie trwania konferencji i co najmniej 2 przerwy kawowe w czasie trwania ogólnopolskiego Kongresu, w trakcie których uczestnicy otrzymają poczęstunek w postaci: kawy, herbaty, wody, soków, ciast i ciastek, owoców sezonowych. b) Lunch, w formie bufetu: i. dla wszystkich uczestników konferencji oraz przedstawicieli Zamawiającego, składający się z co najmniej z dwóch dań gorących; Wykonawca zapewni stoliki koktajlowe (w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników konferencji). Menu zostanie uzgodnione z Zamawiającym w trybie roboczym; ii. dla 400 uczestników ogólnopolskiego Kongresu oraz przedstawicieli Zamawiającego, składający się z co najmniej z dwóch dań gorących; Wykonawca zapewni stoliki koktajlowe (w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników konferencji). Menu zostanie uzgodnione z Zamawiającym w trybie roboczym. Strona 7 z 26

8 c) catering dla dzieci dostępny w miejscu, gdzie będzie zapewniona opieka dla dzieci. Wykonawca zapewni oddzielne małe stoliki i krzesła/pufy lub siedziska dla dzieci. Menu zostanie uzgodnione z Zamawiającym w trybie roboczym. W menu powinny znaleźć się co najmniej 2 ciepłe posiłki, produkty ekologiczne i zdrowe (np. kanapki, owoce, soki). Na 10 dni roboczych przed każdą z konferencji regionalnych i ogólnopolskim Kongresem, Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu propozycję serwisów żywieniowych i cateringu w czasie tych wydarzeń. Zamawiający ma prawo zgłoszenia uwag, które Wykonawca musi uwzględnić. W ramach serwisu żywieniowego i cateringu, Zamawiający przewiduje przeznaczyć maksymalnie 40 zł brutto na 1 uczestnika każdej konferencji i ogólnopolskiego Kongresu. 6) Recepcję konferencji/ogólnopolskiego Kongresu oraz personel w jednolitych strojach (minimum 1 osoba na 50 uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu) do obsługi recepcji konferencji/ ogólnopolskiego Kongresu. Zadaniem osób obsługujących recepcję będzie: a) powitanie i rejestracja uczestników, ewidencjonowanie uczestników na listach obecności (zebranie podpisów); b) wydawanie materiałów dotyczących konferencji/ogólnopolskiego Kongresu udzielanie informacji dotyczących spraw organizacyjnych konferencji/ogólnopolskiego Kongresu; c) potwierdzanie delegacji służbowych uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu; d) zebranie wypełnionych ankiet ewaluacyjnych od uczestników konferencji/ ogólnopolskiego Kongresu. 7) Co najmniej 2 osoby (stroje jednolite, identyczne jak w pkt. 6 powyżej) odpowiedzialne za sprawną obsługę osób przybywających na konferencje/ogólnopolski Kongres, odpowiedzialne za m.in.: zapobieganie nadmiernemu oczekiwaniu, kierowanie przepływem osób, udzielanie ogólnych informacji. 8) Dokumentację fotograficzną: Wykonawca zobowiązany jest do zebrania dokumentacji fotograficznej z konferencji/ ogólnopolskiego Kongresu (co najmniej 75 zdjęć z każdej konferencji oraz Kongresu), w tym: sal konferencyjnych, prelegentów, uczestników dyskusji, ogólnego przebiegu konferencji/ Kongresu, miejsc rozmów kuluarowych, sali zabaw dla dzieci. Aparat, którym powinny być robione zdjęcia, musi posiadać pełnoklatkową matrycę o rozdzielczości min. 10 mln pikseli. Zdjęcia muszą być zapisane w formacie RAW oraz JPEG (po podstawowej obróbce, wielkość minimum 20x30 cm, 300 dpi). 9) Przeprowadzenie badania ankietowego Wykonawca opracuje ankiety ewaluacyjne dotyczące każdej z konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu, na podstawie wzoru przekazanego przez Zamawiającego, oraz przeprowadzi badania ankietowe na jej podstawie wśród uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu. Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego wzoru do opracowania ankiety ewaluacyjnej, przedstawi propozycję ankiety ewaluacyjnej. Zamawiający zgłosi swoje uwagi, bądź zaakceptuje wzór ankiety ewaluacyjnej w terminie 3 dni roboczych. W przypadku uwag, Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia ich w ankiecie ewaluacyjnej i przedstawienia jej do ponownej akceptacji w ciągu kolejnych 3 dni roboczych. Po uzyskaniu akceptacji od Zamawiającego, Wykonawca będzie mógł przystąpić do wydrukowania ankiet ewaluacyjnych. Strona 8 z 26

9 Wykonawca opracuje wyniki z ankiet w postaci raportu z badania ankietowego. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym, w trybie roboczym, główne zagadnienia, które powinny znaleźć się w raporcie z badania ankietowego. Wymagania odnośnie ankiety: a) format A4, papier 80 g/m 2, kolor 4 + 4, b) obowiązkowe elementy typograficzne i informacyjne, w tym: logo PO IG, logo Unii Europejskiej, logo Projektu, logotypy MPiPS i CRZL, c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zamieszczenie, na pierwszej i ostatniej stronie ankiety, informacji o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację Projektu, d) Treść ankiety. 10) Materiały informacyjno-promocyjne a) Wykonawca przygotuje wydruk oraz dostarczy materiały informacyjno-promocyjne Projektu dla każdego uczestnika konferencji, o którym mowa w Tabeli 1 Liczba uczestników konferencji regionalnych w poszczególnych województwach, oraz dla każdego uczestnika ogólnopolskiego Kongresu, na miejsce konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, najpóźniej do godziny 8:00 rano w dniu rozpoczęcia konferencji/ogólnopolskiego Kongresu. W przypadku dostarczenia przez Wykonawcę materiałów w terminie wcześniejszym niż dzień rozpoczęcia danego wydarzenia, Wykonawca zapewni bezpieczne przechowanie tych materiałów. b) Wykonawca dostarczy materiały informacyjno-promocyjne, o których mowa w pkt niniejszego dokumentu, fabrycznie nowe, wolne od wad fizycznych, wykonane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym dokumencie. c) Materiały informacyjno-promocyjne zostaną wykonane przez Wykonawcę na każdą konferencję/ogólnopolski Kongres zgodnie ze specyfikacją opisaną w pkt niniejszego dokumentu i zawierać będą treści związane z daną konferencją/kongresem ogólnopolskim (o ile treści te będą wymagane przez Zamawiającego). d) Wykonawca nagra przed każdą konferencją regionalną, na pendrive y, akty prawne dotyczące KDR, elektroniczne materiały dotyczące konferencji, materiały o Projekcie i KDR, dostosowane do uczestnika konferencji (członek rodziny wielodzietnej, przedstawiciel podmiotu gospodarczego (aktualny lub potencjalny partner KDR), pracownik urzędu realizującego zadania związane z obsługą Karty Dużej Rodziny). 11) Jednolitą wizualizację konferencji/ogólnopolskiego Kongresu. 12) Potykacze oraz tabliczki kierunkowe (dopuszczalne naklejki na podłogę) w ilości niezbędnej dla danej lokalizacji konferencji/ogólnopolskiego Kongresu. Wykonawca przygotuje projekt graficzny tabliczek (naklejek), który podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego w trybie roboczym. Wykonawca musi uwzględnić zgłoszone uwagi Zamawiającego. 4. Zamawiający przekaże Wykonawcy agendę danego wydarzenia, wykaz jednostek, których przedstawiciele mają zostać zaproszeni na daną konferencję/ ogólnopolski Kongres oraz dane prelegentów. Wykonawca zaprosi po min. 1 osobie ze wskazanych jednostek, które zajmują się obsługą Karty Dużej Rodziny, przedstawicieli partnerów i przyszłych partnerów KDR, przedstawicieli rodzin wielodzietnych na co najmniej 30 dni kalendarzowych w przypadku organizacji konferencji i co najmniej 45 dni w przypadku ogólnopolskiego Kongresu. 5. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi proces zapraszania uczestników do udziału w konferencji/ogólnopolskim Kongresie, zgodnie z poniższymi wymaganiami: Strona 9 z 26

10 1) Wykonawca przekaże Zamawiającemu, w formie elektronicznej i papierowej, wzory zaproszeń, wzór formularza zgłoszeniowego (zawierającego co najmniej: zgodę uczestnika konferencji/ogólnopolskiego Kongresu na wykorzystanie jego wizerunku do celów promocji Projektu lub działań podejmowanych przez MPiPS lub CRZL, informacje o: liczbie i wieku dzieci, które przybędą razem z uczestnikiem, zgodzie na przetwarzanie danych osobowych uczestnika, innych potrzebach uczestników (wynikających np. z niepełnosprawności czy kwestii żywieniowych), wzór listy osób, do których zostaną skierowane zaproszenia oraz szczegółowe informacje dotyczące organizacji konferencji, o których mowa w pkt niniejszego dokumentu, w terminie maksymalnie do 2 dni roboczych liczonych od daty przekazania przez Zamawiającego danych, o których mowa w pkt. 4 powyżej. Projekty zaproszeń muszą zawierać elementy graficzne oraz inne elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp Projektu, logotypy MPiPS i CRZL. Zamawiający przedstawi swoje uwagi do dokumentów, o których mowa w niniejszym pkt, w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag do dokumentów w ciągu kolejnych 2 dni roboczych i przedstawienia do ponownej akceptacji, która powinna nastąpić w ciągu 2 dni roboczych. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. 2) Wykonawca rozpocznie proces zapraszania uczestników na konferencje/ogólnopolski Kongres po uzyskaniu akceptacji przez Zamawiającego dokumentów, o których mowa w ppkt 1) powyżej. W ramach procesu zapraszania uczestników na konferencje/ogólnopolski Kongres, Wykonawca wyśle zaproszenia w formie elektronicznej, jak również pocztą tradycyjną, przeprowadzi rozmowy telefoniczne (mające na celu informowanie uczestników m.in. o terminie, miejscu, zakresie tematycznym konferencji/ogólnopolskiego Kongresu) oraz zbierze deklaracje uczestników konferencji/ogólnopolskiego Kongresu potwierdzające ich udział w konferencji/ ogólnopolskim Kongresie (Zamawiający dopuszcza zebranie deklaracji w formie elektronicznej, poprzez specjalny formularz zgłoszeniowy udostępniony przez Wykonawcę, jak również faksem lub pocztą elektroniczną na adres mailowy dedykowany przedsięwzięciu). 3) Po zakończeniu procesu zapraszania uczestników na konferencje/ogólnopolski Kongres, Wykonawca zobowiązany jest, najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, do przedstawienia Zamawiającemu listy uczestników, ze wskazaniem urzędu/jednostki organizacyjnej (z danymi teleadresowymi), z której jest dany uczestnik oraz jego stanowiska. Lista podlega akceptacji Zamawiającego. 4) W przypadku, gdy w terminie, o którym mowa w ppkt 3) powyżej, minimalna liczba uczestników wymagana dla konferencji/ogólnopolskiego Kongresu nie zostanie osiągnięta (minimum 80% zakładanej liczby uczestników każdej konferencji/ogólnopolskiego Kongresu), Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany listy uczestników na uczestników z innej grupy beneficjentów lub województw, przy założeniu, iż dany urząd nie uczestniczył we wcześniejszej konferencji. Zmiany w tym zakresie będą wprowadzone w trybie roboczym. 5) Wykonawca w sytuacji, o której mowa w ppkt 4) powyżej, dokona ponownego procesu zapraszania uczestników na wolne miejsca. W tym przypadku nie stosuje się terminu z ppkt 3). 6) W przypadku braku uzyskania deklaracji od wymaganej liczby uczestników do udziału w konferencji/ogólnopolskim Kongresie, Wykonawca przedstawi raport z całego procesu zapraszania uczestników, który zawierał będzie informacje nt. przyczyn odmowy przyjazdu/przybycia na konferencję/ ogólnopolski Kongres. 7) W przypadku nie uzyskania minimalnej frekwencji (minimum 80% zakładanej liczby uczestników każdej konferencji, określonej w kolumnie 7 Tabela 1 Liczba uczestników konferencji regionalnych w poszczególnych województwach, ogólnopolskim Kongresie), Strona 10 z 26

11 Zamawiający może wyznaczyć nowy termin konferencji/ogólnopolskiego Kongresu, z zastrzeżeniem, że wszystkie konferencje regionalne i ogólnopolski Kongres muszą zakończyć się nie później niż do 6 listopada 2015 r. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie zaproszonych uczestników oraz przeprowadzenia rekrutacji na wolne miejsca w nowym terminie. 8) Wykonawca sporządzi: a) listy zarejestrowanych osób, które będą zawierać co najmniej następujące informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę podmiotu reprezentowanego przez uczestnika/uczestniczkę lub informację, że jest osobą prywatną, dane teleadresowe, adres owy; b) listy obecności, które będą zawierać co najmniej następujące informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę podmiotu reprezentowanego przez uczestnika/uczestniczkę lub informację, że jest osobą prywatną, adres owy, datę i miejsce realizacji usługi, własnoręczny podpis uczestnika. 9) Podstawą rozliczenia każdej z konferencji regionalnych/ogólnopolskiego Kongresu będzie rzeczywista liczba uczestników danego wydarzenia, określona na podstawie listy obecności zawierającej podpisy uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji rzeczywistego uczestnictwa osób podpisanych na liście obecności. 10) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktyczną liczbę uczestników na każdej konferencji/ogólnopolskim Kongresie, jednak liczba ta nie może przekroczyć liczby określonej przez Zamawiającego dla poszczególnych wydarzeń (osobno dla każdej konferencji liczba wskazana w kolumnie 7 Tabela 1 Liczba uczestników konferencji regionalnych w poszczególnych województwach) i 600 osób w przypadku ogólnopolskiego Kongresu) Wymagania szczegółowe dla konferencji regionalnych 1. Wykonawca zorganizuje 16 konferencji regionalnych dla maksymalnej liczby uczestników określonej w Tabeli 1. Dodatkowo, Wykonawca uwzględni udział na każdej z konferencji maksymalnie 10 osób ze strony Zamawiającego (osoby te nie wliczają się do liczby uczestników danej konferencji, należy je uwzględnić w wynagrodzeniu jednostkowym przypadającym na jednego uczestnika konferencji). 2. Konferencje regionalne odbędą się w okresie 15 czerwca 6 listopada 2015 r. 3. Czas trwania jednej konferencji regionalnej wraz z rejestracją uczestników wyniesie minimum 4 godziny a maksymalnie 6 godzin. 4. Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników poszczególnych konferencji regionalnych, jednak nie więcej niż o 20% uczestników z liczby wykazanej w kolumnie 7 Tabeli 1. Tabela 1 Liczba uczestników konferencji regionalnych w poszczególnych województwach Lp. Województwo/miasto wojewódzkie Pracownicy urzędów wojewódzkich Pracownicy gmin Ogółem pracownicy Pełnoletni członkowie rodzin wielodzietnych Partnerzy Liczba uczestników ogółem Dolnośląskie kujawsko-pomorskie Lubelski Lubuskie Strona 11 z 26

12 5 Łódzkie Małopolskie Mazowieckie Opolskie Podkarpackie Podlaskie Pomorskie Śląskie świętokrzyskie warmińsko-mazurskie wielkopolskie zachodniopomorskie Ogółem Lokalizacja konferencji: Konferencje regionalne odbędą się w granicach administracyjnych największych (pod kątem liczby mieszkańców) miast w danym województwie, w miejscach o dogodnym dojeździe z głównych dworców kolejowych, tj. w promieniu (w linii prostej) nie większym niż 10 km od głównego dworca kolejowego w danym mieście. Do miejsc, w których odbędą się konferencje, będzie bezpośredni dojazd publiczną komunikacją miejską (z maksymalnie 1 przesiadką) z głównego dworca kolejowego w danym mieście. 6. Wykonawca, na 10 dni roboczych przed planowanym terminem organizacji pierwszej konferencji, przedstawi do akceptacji Zamawiającego CV osoby, którą będzie dysponował na potrzeby wsparcia dla prelegentów. Zamawiający dokona na podstawie CV akceptacji osoby, o której tu mowa, w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Wykonawcę CV lub zgłosi swoje uwagi. W przypadku uwag, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia CV kolejnej osoby. 7. Wykonawca, na co najmniej 40 dni kalendarzowych przed planowanym terminem organizacji każdej konferencji, przedstawi Zamawiającemu przynajmniej 3 propozycje dotyczące miejsca konferencji (2 propozycje obiektów nie będących hotelami, tj. centra konferencyjne/kongresowe z odpowiednimi, co do ilości uczestników, salami konferencyjnymi oraz 1 hotelu z odpowiednimi, co do ilości uczestników, salami konferencyjnymi) oraz (dla każdego obiektu) informacje o: 1) sali konferencyjnej; 2) pomieszczeniach dodatkowych (m.in. sali do opieki nad dziećmi); 3) szczegółowych warunkach technicznych dotyczących infrastruktury technicznej i multimedialnej sal konferencyjnych; Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag, w formie pisemnej, do przedstawionych przez Wykonawcę propozycji, w terminie do 2 dni roboczych. Wykonawca, w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego, zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i ponownego przekazania propozycji dotyczących miejsca konferencji do akceptacji Zamawiającego. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. Zaakceptowanie przez Zamawiającego miejsca przeprowadzenia konferencji jest warunkiem przystąpienia Wykonawcy do realizacji zadania organizacji konferencji. Strona 12 z 26

13 8. Wykonawca zapewni promocję idei konferencji w środkach masowego przekazu (prasa o zasięgu wojewódzkim). Podejmowane działania w tym zakresie wymagają akceptacji Zamawiającego. Za działania odpowiedzialna będzie osoba z Zespołu Wykonawcy pełniąca rolę specjalisty ds. kontaktów z dziennikarzami. 9. W trakcie trwania poszczególnych konferencji regionalnych, Wykonawca zapewni tłumaczenie migowe (w przypadku zgłoszenia się na dane wydarzenie osoby (osób), która/e wskaże/ą takie oczekiwanie w formularzu zgłoszeniowym). Po zakończeniu realizacji każdej z konferencji regionalnych, Wykonawca przekaże Zamawiającemu Raport cząstkowy z realizacji danej części zadania związanego z przeprowadzeniem konferencji regionalnej, w terminie maksymalnie 5 dni roboczych od daty organizacji danej konferencji (w przypadku konferencji, które odbędą się w pierwszym tygodniu listopada, Wykonawca przedłoży raport w terminie do dnia 09 listopada 2015 r. włącznie). Raporty cząstkowe z poszczególnych konferencji będą stanowiły również rozdziały Raportu końcowego. 10. Raport cząstkowy z każdej konferencji będzie zawierał: 1) dane dotyczące realizacji tej części zadania, 2) listy obecności uczestników konferencji wraz ze wszystkimi formularzami zgłoszeniowymi, 3) informacje o liczbie egzemplarzy poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych wydanych uczestnikom, 4) dokumentację zdjęciową, 5) ankiety ewaluacyjne wraz z opracowanym raportem z ewaluacji realizacji konferencji, i zostanie przekazany przez Wykonawcę w wersji elektronicznej, umieszczonej na 2 nośnikach CD/DVD (z nadrukiem nawiązującym do pozostałych projektów graficznych zamówienia oraz zawierającym: elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp Projektu, logotypy MPiPS i CRZL, tytuł i numer umowy, informacje o produktach, które zostały umieszczone na nośniku). 11. Do każdego raportu cząstkowego Wykonawca dołączy oryginały podpisanych list obecności uczestników konferencji, wszystkie formularze zgłoszeniowe oraz oryginały wypełnionych ankiet ewaluacyjnych Wymagania szczegółowe dla ogólnopolskiego Kongresu Karta Dużej Rodziny 1. Wykonawca zorganizuje 1 ogólnopolski Kongres Karta Dużej Rodziny w terminie wrzesień - październik 2015 r. dla maksymalnie 600 osób. Dodatkowo, Wykonawca uwzględni na Kongresie maksymalnie 10 osób ze strony Zamawiającego (osoby te nie wliczają się do liczby uczestników Kongresu, należy je uwzględnić w wynagrodzeniu jednostkowym przypadającym na jednego uczestnika Kongresu). 2. Kongres odbędzie się w granicach administracyjnych miasta wojewódzkiego lub miasta na prawach powiatu, w promieniu 10 km od głównego dworca kolejowego w danym mieście. Miasto to zostanie wskazane przez Zamawiającego w terminie 20 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Do miejsca, w którym odbędzie się Kongres, będzie bezpośredni dojazd publiczną komunikacją miejską (z maksymalnie 1 przesiadką) z głównego dworca kolejowego. 3. Kongres zostanie zorganizowany w centrum konferencyjnym/kongresowym, z odpowiednimi co do ilości uczestników salami konferencyjnymi, lub sali konferencyjnej zlokalizowanej przy hotelu o standardzie odpowiadającym minimum trzygwiazdkowej kategorii. 4. Wykonawca, na co najmniej 60 dni kalendarzowych przed planowanym terminem organizacji ogólnopolskiego Kongresu, przedstawi Zamawiającemu przynajmniej 3 propozycje miejsca Strona 13 z 26

14 Kongresu (o ile takie istnieją we wskazanej przez Zamawiającego miejscowości) oraz informacje o: 1) sali konferencyjnej; 2) pomieszczeniach dodatkowych (m.in. sali do opieki nad dziećmi); 3) szczegółowych warunkach technicznych dotyczących infrastruktury technicznej i multimedialnej sal konferencyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag, w formie pisemnej, do przedstawionych przez Wykonawcę propozycji, w terminie do 2 dni roboczych. Wykonawca, w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego, zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i ponownego przekazania propozycji dotyczących miejsca ogólnopolskiego Kongresu do akceptacji Zamawiającego. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. Zaakceptowanie przez Zamawiającego miejsca przeprowadzenia ogólnopolskiego Kongresu jest warunkiem przystąpienia Wykonawcy do realizacji organizacji Kongresu. 5. W trakcie trwania całego Kongresu, Wykonawca zapewni tłumaczenie migowe (w przypadku zgłoszenia się na Kongres osoby (osób), która wskaże takie oczekiwanie w formularzu zgłoszeniowym). 6. Wykonawca zapewni publikowany w Internecie on-line streaming audio-video z przebiegu wydarzenia z możliwością wyświetlania podpisów; w rozdzielczości obrazu co najmniej HD 720p; z 3 kamer; z możliwością jego odtworzenia. Zamawiający zamierza przekierować lub wystawić streaming na administrowanych przez niego stronach internetowych. 7. Czas trwania ogólnopolskiego Kongresu wraz z rejestracją uczestników wyniesie maksymalnie 8 godzin. Zamawiający przewiduje podział Kongresu na 3 części sesje. W czasie Kongresu odbędą się minimum 2 przerwy kawowe oraz jeden lunch na zakończenie Kongresu. 8. Wykonawca: 1) przygotuje scenariusz (merytoryczny i organizacyjny) organizacji ogólnopolskiego Kongresu w oparciu o założenia zawarte w niniejszym dokumencie oraz przekaże go do akceptacji Zamawiającego, na co najmniej 40 dni kalendarzowych przed dniem organizacji Kongresu; 2) przeprowadzi część plenarną Kongresu, według scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego; 3) zapewni osoby do prowadzenia Kongresu, w tym jednego konferansjera osobę rozpoznawalną medialnie oraz trzech moderatorów, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i umiejętności oraz wiedzę z zakresu tematyki poruszanej w ramach poszczególnych sesji Kongresu. Wykonawca, na 20 dni roboczych przed planowanym terminem ogólnopolskiego Kongresu, przedstawi do akceptacji Zamawiającego kandydatury osób (na podstawie CV), o których tu mowa. Zamawiający dokona na tej podstawie akceptacji osób w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania CV przez Wykonawcę lub zgłosi swoje uwagi. W przypadku uwag, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia kolejnej (kolejnych) kandydatury/kandydatur osoby/osób (poprzez przedstawienie ich CV); 4) przygotuje materiały informacyjno-promocyjne dla każdego uczestnika Kongresu; 5) zapewni promocję idei Kongresu w środkach masowego przekazu (prasa). Podejmowane działania w tym zakresie wymagają akceptacji Zamawiającego. Za działania odpowiedzialna będzie osoba z Zespołu Wykonawcy pełniąca rolę specjalisty ds. kontaktów z dziennikarzami. 9. Zapewni uzgodnioną z Zamawiającym scenografię wydarzenia (tj.: scena, tło - z przygotowaniem graficznym, mównica). Strona 14 z 26

15 10. W czasie ogólnopolskiego Kongresu Wykonawca zapewni: 1) STREFĘ PARTNERA KARTY DUŻEJ RODZINY stoiska partnerów KDR - min. 8 szt.; 2) STREFĘ RODZICA miejsce dla rodziców do odpoczynku z dziećmi, umożliwiające karmienie, przewijanie; 3) STREFĘ MALUCHA osobną salę do opieki nad dziećmi i zabawy dla dzieci; 4) CENTRUM PRASOWE miejsce dla dziennikarzy, w którym będą odbywały się nagrania, wywiady; w miejscu prasowym Wykonawca zapewni kostkę dziennikarską; 5) PUNKT MEDYCZNY miejsce przeznaczone dla ratowników medycznych (zapewnia Wykonawca). 11. Szczegółowe ustalenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą dotyczące organizacji ogólnopolskiego Kongresu Karta Dużej Rodziny odbywały się będą w trybie roboczym. 12. Wykonawca zapewni udział w ogólnopolskim Kongresie minimum 500 uczestniczek/-ów, lecz nie więcej niż 600 uczestniczek/uczestników, w tym co najmniej 3 osób medialnie rozpoznawalnych posiadających dużą rodzinę lub działających na rzecz dużych rodzin (Zamawiający zasugeruje nazwiska osób medialnie rozpoznawalnych, ale oczekuje także propozycji od Wykonawcy w tym zakresie, która będzie podlegała akceptacji Zamawiającego), przedstawicieli mediów ogólnopolskich (prasy, radia, telewizji) w liczbie co najmniej 30 osób reprezentujących różne tytuły prasowe, redakcje radiowe i telewizyjne, a także przedstawicieli pierwszego, drugiego i trzeciego sektora (NGO s). Wykonawca dołoży ponadto wszelkich starań, aby zapewnić w Kongresie udział osób reprezentujących różne regiony Polski. Cele, dla których organizowany jest ogólnopolski Kongres zostaną osiągnięte, jeżeli wezmą w nim udział przedstawicielki/-le: rodzin wielodzietnych (rodzin 3+), administracji rządowej i samorządowej, pracodawców, instytucji działających na rzecz dziecka i rodziny, partnerów programu KDR, potencjalnych partnerów KDR, organizacji działających w obszarze CSR (Corporate Social Responsibility, Społeczna odpowiedzialność biznesu), organizacji pozarządowych, mediów, itp. 13. Na potrzeby prawidłowej organizacji ogólnopolskiego Kongresu, Wykonawca: 1) rozpocznie rekrutację uczestniczek/-ków, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym dokumencie, na co najmniej 45 dni kalendarzowych przed dniem organizacji Kongresu, w tym: a) przeprowadzi wysyłkę zaproszeń, i do przedstawicielek/-li: rodzin wielodzietnych (rodzin 3+) (m.in. na podstawie listy dostarczonej przez Zamawiającego), administracji rządowej i samorządowej, pracodawców, instytucji działających na rzecz dziecka i rodziny, partnerów programu KDR, potencjalnych partnerów KDR, organizacji działających w obszarze CSR, organizacji pozarządowych, mediów, itp. b) zapewni możliwość ogólnodostępnej rejestracji pozostałym uczestnikom (np. stworzy elektroniczny rejestr zgłoszeń); c) przygotuje i przekaże Zamawiającemu, w terminie 10 dni przed dniem organizacji Kongresu, listę rejestracji uczestników/uczestniczek; d) zakończy rekrutację nie wcześniej niż 1 dzień przed dniem organizacji Kongresu, chyba, że wcześniej zostanie zrekrutowana maksymalna liczba uczestników. 2) odpowiedzialny jest za udzielanie informacji telefonicznej, przekazywanie szczegółów dotyczących Kongresu, przesłanie materiałów informacyjnych i promocyjnych; 3) uzyska potwierdzenie uczestnictwa osób w Kongresie (poprzez rejestrację zgłoszeń przekazanych na piśmie, faksem lub on-line). Strona 15 z 26

16 14. Raport cząstkowy z Kongresu, który będzie stanowił również rozdział Raportu końcowego, będzie zawierał: 1) dane dotyczące realizacji tej części zadania, 2) listy obecności uczestników Kongresu wraz ze wszystkimi formularzami zgłoszeniowymi, 3) informacje o liczbie egzemplarzy poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych wydanych uczestnikom, 4) dokumentację zdjęciową, 5) ankiety ewaluacyjne wraz z opracowanym raportem z ewaluacji realizacji konferencji, i zostanie przekazany przez Wykonawcę w wersji elektronicznej, umieszczonej na 2 nośnikach CD/DVD (z nadrukiem nawiązującym do pozostałych projektów graficznych zamówienia oraz zawierającym: elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp Projektu, logotypy MPiPS i CRZL, tytuł i numer umowy, informacje o produktach, które zostały umieszczone na nośniku). 13. Do raportu cząstkowego Wykonawca dołączy oryginał podpisanej listy obecności uczestników ogólnopolskiego Kongresu, wszystkie formularze zgłoszeniowe oraz oryginały wypełnionych ankiet ewaluacyjnych Zadanie 3: Opracowanie, wykonanie i dostawa materiałów informacyjno-promocyjnych 1. Zamawiający, w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, przekaże, w formie elektronicznej, logotypy niezbędne do wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych. 2. Wykonawca wykona materiały informacyjno-promocyjne zgodnie z zapisami Przewodnika Wykonawca, w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania logotypów przez Zamawiającego, przedstawi Zamawiającemu projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych, o których mowa w ppkt: , , , , , (pliki w formacie.pdf lub.jpg przesłane pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego). 4. Zamawiający, w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania projektów graficznych materiałów informacyjno-promocyjnych, zaakceptuje projekty lub zgłosi do nich uwagi. Wykonawca, w ciągu kolejnych 2 dni roboczych, uwzględni uwagi do projektów graficznych, zgodnie ze wskazówkami lub wzorem przekazanym przez Zamawiającego, i przedstawi ponownie projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych do akceptacji przez Zamawiającego. Akceptacja lub zgłoszenie uwag nastąpi nie później niż w ciągu kolejnych 2 dni roboczych. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. 5. Wykonawca przekaże Zamawiającemu, w ciągu 3 dni roboczych od dnia akceptacji projektów graficznych materiałów informacyjno-promocyjnych, po 2 gotowe do produkcji próbne egzemplarze pokazowe (próbki) artykułów promocyjnych wymienionych w ppkt: , , , , a w przypadku standów (roll-upów) i ścianek wystawienniczych przedstawi ostateczne projekty graficzne. 6. Zamawiający, w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania egzemplarza pokazowego danego artykułu promocyjnego (notatniki z długopisami, teczki informacyjne, drukowane materiały informacyjne, pendrive) oraz projektu graficznego, zaakceptuje je, bądź przekaże swoje uwagi, pocztą elektroniczną. Wykonawca, w ciągu następnych 2 dni roboczych, uwzględni uwagi Zamawiającego do egzemplarzy pokazowych artykułów promocyjnych i/lub projektów graficznych i przekaże poprawione egzemplarze pokazowe i/lub projekty graficzne do akceptacji Zamawiającego. Akceptacja lub zgłoszenie uwag nastąpi nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania przez Zamawiającego poprawionych próbek i/lub projektów graficznych Strona 16 z 26

17 materiałów informacyjno-promocyjnych. Kolejne oceny odbywają się zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym punkcie. 7. Akceptacja próbek oraz ostatecznych projektów graficznych przez Zamawiającego jest warunkiem przystąpienia przez Wykonawcę do wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych. 8. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały informacyjno-promocyjne fabrycznie nowe, wolne od wad fizycznych, wykonane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym dokumencie. 9. Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne wykonane w ramach niniejszego zadania Wykonawca będzie dostarczał i odbierał na własny koszt do/z miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Transport obejmować będzie również załadunek i rozładunek. 10. Materiały informacyjno-promocyjne, o których mowa w ppkt: , , i , zostaną zapakowane w pudełka, na których zapisany zostanie rodzaj materiału oraz liczba szt. danego rodzaju materiału, który znajduje się w pudełkach. 11. Po wykonaniu roll-upów i ścianek wystawienniczych, Wykonawca przekaże je Zamawiającemu. Przed rozpoczęciem konferencji regionalnych i ogólnopolskiego Kongresu, Wykonawca odbierze roll-upy i ścianki wystawiennicze na własny koszt od Zamawiającego i wykorzysta podczas tych wydarzeń. 12. Wszystkie ostateczne projekty graficzne, wykorzystywane przy produkcji materiałów informacyjno-promocyjnych, zostaną przekazane Zamawiającemu przez Wykonawcę w ciągu 7 dni licząc od dnia dostarczenia materiałów informacyjno-promocyjnych, na 2 nośnikach CD/DVD (z nadrukiem nawiązującym do pozostałych projektów graficznych zamówienia oraz zawierającym: elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp Projektu, logotypy MPiPS i CRZL, tytuł i numer umowy, informacje o produktach, które zostały umieszczone na nośniku), w formie umożliwiającej ich edycję. 13. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy dostaw materiałów informacyjno-promocyjnych, co najmniej z 2-dniowym wyprzedzeniem. 14. Zamawiający może odmówić przyjęcia dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych w całości lub w części, jeżeli: 1) termin dostawy nie był z nim uprzednio uzgodniony; 2) materiały informacyjno-promocyjne nie są: fabrycznie nowe, wolne od wad fizycznych, wykonane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym dokumencie; 3) pracownicy Wykonawcy odmówią rozładunku lub złożenia dostarczonych materiałów informacyjno-promocyjnych w pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego. 15. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia 3300 szt. notatników z długopisami do miejsc konferencji regionalnych i 700 szt. notatników z długopisami do miejsca organizacji ogólnopolskiego Kongresu. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za materiały informacyjno-promocyjne pozostające w jego dyspozycji. 16. Przed rozliczeniem umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie niewykorzystane materiały informacyjno-promocyjne, które pozostają w jego dyspozycji (notesy z długopisami, teczki informacyjne, drukowane materiały informacyjne, pendrive). 17. Po zakończeniu realizacji zadania, w terminie do 5 dni roboczych, Wykonawca przekaże Zamawiającemu Raport cząstkowy. Raport będzie stanowił jeden z rozdziałów Raportu końcowego. Raport zostanie przekazany w wersji elektronicznej, umieszczonej na 2 płytach CD/DVD (z nadrukiem nawiązującym do pozostałych projektów graficznych zamówienia oraz zawierającym: Strona 17 z 26

18 elementy wymagane zgodnie z Przewodnikiem, logotyp projektu, logotypy MPiPS i CRZL, tytuł i numer umowy, informacje o produktach, które zostały umieszczone na nośniku). 18. Raport cząstkowy, o którym mowa w pkt 17 powyżej, będzie zawierał: 1) dane dotyczące realizacji zadania, 2) dane o liczbie wyprodukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych, 3) zatwierdzone projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych (w formacie.jpg,.cdr,.ai,.eps,.pdf wraz z plikami wykorzystanych czcionek), które pozwolą na bezkosztowe ich wykorzystanie, 4) potwierdzenia dostarczenia materiałów informacyjno-promocyjnych do Zamawiającego, 5) inne, uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą informacje, istotne z punktu widzenia realizacji zadania Notatniki, długopisy Wykonawca wykona 4000 szt. zestawów składających się z notatnika z długopisem, o następujących parametrach: 1. Przykładowy wygląd: 2. Notes: a) Ilość: 4000 szt. b) Format: ok. 190 mm x 250 mm (+/-10 mm). c) Liczba stron: 160. d) Papier: 80 g/m 2, bezchlorowy, chamois, certyfikowany FSC lub równoważny. e) Wykończenie: oprawa Tucson termoprzebarwialna lub podobna, szyta, w kolorze tła kart KDR (PANTONE 656 C, CMYK lub inny podobny, zatwierdzony przez Zamawiającego), zaokrąglone narożniki bloku i oprawy, z gumką i tasiemką, barwione brzegi. f) Druk: 1-kolorowy w kratkę, szary, druk offsetowy wysokiej jakości. g) Nadruk i/lub tłoczenie: logotypy: POIG, Unii Europejskiej, Projektu, MPiPS i CRZL odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, informacja o współfinansowaniu Projektu, hasło reklamowe PO IG, adresy stron internetowych empatia.mpips.gov.pl i rodzina.gov.pl. Na okładce muszą znaleźć się nadrukowane kody QR Strona 18 z 26

19 3. Długopis: odsyłające do trzech broszur elektronicznych połączonych w jeden plik zamieszczonych na stronie rodzina.gov.pl i empatia.mpips.gov.pl wykonanych w ramach punktu a) Ilość: 4000 szt. b) Wykonanie: plastikowy, w kolorze tła kart KDR (PANTONE 656 C, CMYK lub inny podobny, zatwierdzony przez Zamawiającego), niebieski wkład. c) Nadruk: jednokolorowy, logotypy: POIG, Unii Europejskiej, Projektu, odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, rodzina.gov.pl oraz empatia.mpips.gov.pl 4. Notatniki z długopisami muszą być wykonane i dostarczone do siedziby MPiPS/CRZL na 10 dni kalendarzowych przed pierwszą konferencją regionalną Teczki informacyjne 1. Wykonawca przygotuje projekt graficzny i wykona teczki informacyjne zgodnie z wymaganiami: a) Materiał i format: teczka papierowa (sztancowana) składana (bigowanie) format A4. b) Wymiary: 215 mm x 305 mm (+/- 2 mm) po złożeniu. c) Surowiec: jednostronnie matowa kreda (obustronnie biała). d) Gramatura: minimum 350 g/m2. e) Grubość grzbietu: 5 mm. f) Kolorystyka: CMYK 4+0 (tylko strony 1 i 4). 2. Ilość teczek: 1000 szt. 3. W projekcie graficznym, Wykonawca na pierwszej, zewnętrznej stronie teczki umieści logotyp Karty Dużej Rodziny. Na ostatniej, zewnętrznej stronie teczki Wykonawca zamieści ciąg logotypów: POIG, Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, logotypy: Projektu, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej i Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz informację o współfinansowaniu Projektu i nazwę Projektu. 4. Wykonawca przygotuje i dostarczy teczki informacyjne do siedziby MPiPS/CRZL na 10 dni kalendarzowych przed pierwszą konferencją regionalną Drukowane materiały informacyjne 1. Wykonawca wydrukuje materiały informacyjne, o których mowa w ppkt Warunkiem przystąpienia przez Wykonawcę do drukowania materiałów informacyjnych jest zatwierdzenie przez Zamawiającego projektów graficznych tych materiałów. 3. Wykonawca przygotuje i wydrukuje 1000 kompletów materiałów informacyjnych (1 komplet składać się będzie z trzech rodzajów materiałów informacyjnych, tj. elektronicznych broszur informacyjnych), zgodnie z wymaganiami: a) Format: A4. b) Gramatura: min. 90g/m2. c) Wydruk: dwustronny. d) Kolorystyka: CMYK 4+4. Strona 19 z 26

20 4. Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy materiały informacyjne do siedziby MPiPS/CRZL na 10 dni kalendarzowych przed pierwszą konferencją regionalną Pendrive y 1. Wykonawca wykona 4000 szt. pendrive ów o następujących parametrach: a) Poglądowy wygląd: b) Kształt: kształt karty kredytowej. c) Wymiar: szerokość ok. 54 mm, długość ok. 85,5 mm, wysokość ok. 2,2 mm. d) Pojemność pamięci: min. 8 GB. e) Nadruk: awers: logotyp Projektu rewers: projekt graficzny rewersu Karty Dużej Rodziny zmodyfikowany o logotypy: POIG, Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, logo Projektu, nazwę Projektu, informację o współfinansowaniu projektu, adresy stron internetowych empatia.mpips.gov.pl i rodzina.gov.pl, logotypy MPiPS i CRZL oraz kody QR odsyłające do trzech broszur elektronicznych połączonych w jeden plik zamieszczony na stronie rodzina.gov.pl i empatia.mpips.gov.pl wykonanych w ramach punktu Przed przekazaniem pendrive ów dedykowanych dla Zamawiającego, Wykonawca wgra na nie akty prawne dotyczące KDR (przekazane przez Zamawiającego) oraz 3 rodzaje materiałów informacyjnych (elektroniczne broszury informacyjne) o Projekcie i KDR, opisane w pkt Wykonawca wykona i dostarczy pendrivy do siedziby MPiPS/CRZL na 10 dni kalendarzowych przed pierwszą konferencją regionalną Roll-upy 1. Wykonawca wykona 3 szt. roll-upów o następujących parametrach: a) Poglądowy wygląd: b) Wymiary: 2 m (wysokość) x 1 m (szerokość). Strona 20 z 26