Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Informacje wstępne 1.1 Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdu szkoleniowego oraz przeprowadzenie szkolenia z zakresu kreatywnego rozwiązywania problemów z elementami skutecznej komunikacji, dla uczestników wyjazdu. 1.2 Szkolenie (część przygotowywana przez Wykonawcę) prowadzone m.in. w formie: wykładów nie więcej niż 2h czasu przeznaczonego na szkolenie organizowane przez Wykonawcę; ćwiczeń indywidualnych i zespołowych, dyskusji, testów, case studies, gier i zadań szkoleniowych, symulacji Czas trwania szkolenia zorganizowanego przez Wykonawcę ok. 6-8h Część merytoryczna zorganizowana przez Wykonawcę odbędzie się jednego dnia. 1.3 Program szkolenia zostanie podzielony na część merytoryczną przygotowaną przez Zamawiającego oraz przygotowaną przez Wykonawcę (szczegółowy podział czasu przeznaczony dla części merytorycznej Zamawiającego oraz Wykonawcy zostanie uzgodniony po wybraniu Wykonawcy). 2. Uczestnicy 2.1 Uczestnikami wyjazdu szkoleniowego będą osoby zaangażowane w realizację projektu epuap2, w tym m.in. przedstawiciele Komitetu Sterującego epuap2: pracownicy Centrum Projektów Informatycznych, Departamentu Informatyzacji MAC, Departamentu Administracji Publicznej MAC. 2.2 Grupa 35 osobowa. Liczba uczestników może ulec zmianie, jednak nie przekroczy 35 osób i nie będzie mniejsza niż 25 osób. 3. Cele szkolenia 3.1 Wyrównanie wiedzy w zespole projektowym epuap oraz osób zaangażowanych

2 w realizację projektu epuap Omówienie głównych obszarów w projekcie. 3.3 Omówienie najważniejszych ryzyk występujących w projekcie oraz sposobów zapobiegania im. 3.4 Poznanie oczekiwań różnych podmiotów (komórek) biorących udział w projekcie. 3.5 Dyskusja na temat planów rozwoju systemu epuap w kontekście celów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3.6 Poznanie metod i technik sprawnego radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych. 3.7 Zwiększenie współpracy i otwartości w komunikacji poprzez odpowiednie budowanie relacji w zespole. 3.8 Poznanie metod umiejętnego eliminowania napięć i nieporozumień w zespole wpływających na realizację zadań. 3.9 Poznanie sposobów twórczego rozwiązywania konfliktów w zespole Strategie wykorzystywane w sytuacjach konfliktowych jako element współpracy - niezbędny do sprawnej realizacji projektu Pogłębienie świadomości o współzależności i współodpowiedzialności pracowników za realizowane zadania w ramach projektu epuap2 i osiągnięcie wspólnego celu. 4. Termin realizacji Dwudniowy wyjazd szkoleniowy powinien zostać zorganizowany w terminie 14 dni od daty podpisania umowy z zastrzeżeniem, że wyjazd nie może się odbyć w sobotę ani niedzielę, jak również inny dzień ustawowo wolny od pracy. 5. Miejsce szkolenia 5.1 Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny o standardzie odpowiadającym co najmniej hotelom 3 gwiazdkowym. 5.2 Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny musi umożliwić przeprowadzenie szkolenia poprzez zapewnienie odpowiednich sal wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym. 5.3 Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny musi się znajdować w odległości maksymalnie 70 km od (centrum) Warszawy. 6. Zadania Wykonawcy Poprzez organizację wyjazdu szkoleniowego rozumie się w szczególności obowiązek Wykonawcy w zakresie: 6.1 Zorganizowania szkolenia, w tym: str. 2 z 7

3 6.1.1 zaplanowania, przygotowania i przeprowadzenia szkolenia z zakresu kreatywnego rozwiązywania problemów z elementami skutecznej komunikacji, przygotowania propozycji podziału grup szkoleniowych do akceptacji Zamawiającego, ustalenia, w uzgodnieniu z Zamawiającym, harmonogramu wyjazdu szkoleniowego (podział na poszczególne bloki szkoleniowe z rozpisanymi tytułami oraz nazwiskami prowadzących), przygotowania i przekazania wszystkim uczestnikom szkolenia zaświadczeń o jego ukończeniu. Zaświadczenie musi zawierać: temat szkolenia, termin realizacji oraz dla uczestników, których udział jest finansowany ze środków POIG , odpowiednie logotypy dostępne pod adresem Wszystkie oznaczenia powinny być zgodne z wytycznymi zawartymi w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu, który dostępny jest pod adresem _i_i_prom_proj_wersja_ _czysty_1.pdf, przekazania Zamawiającemu kopii zaświadczeń, o których mowa w pkt , przygotowania ankiety ewaluacyjnej oraz sporządzenia raportu prezentującego wyniki przeprowadzonego szkolenia Zarówno ankieta ewaluacyjna jak i zaświadczenie podlegają akceptacji Zamawiającego (pod względem oznakowania oraz treści). 6.2 Zapewnienia materiałów szkoleniowych, w tym: przygotowanie materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika szkolenia. Materiały szkoleniowe dla uczestników muszą uwzględniać logotypy przekazane przez Zamawiającego (w wersji pełen kolor), w tym logotyp POIG oraz UE dostępne pod adresem oraz logotyp epuap2 (Zamawiający przekaże logotyp po podpisaniu umowy). Oznaczenia powinny być zgodne z wytycznymi zawartymi w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu, który dostępny jest pod adresem _i_i_prom_proj_wersja_ _czysty_1.pdf. str. 3 z 7

4 6.2.2 Wykonawca przekaże Zamawiającemu dodatkowy jeden komplet przygotowanych materiałów szkoleniowych (w wersji wydrukowanej i elektronicznej) Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi komplet materiałów podczas rejestracji, po podpisaniu przez uczestnika listy obecności Wszystkie niewykorzystane materiały Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego w terminie do 7 dni po zakończeniu szkolenia Materiały szkoleniowe (oznakowanie) podlegają akceptacji Zamawiającego. 6.3 Zapewnienia sal szkoleniowych niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia dla maksimum 35 osób pierwszego i drugiego dnia wraz z odpowiednim wyposażeniem, w szczególności: stół prezydialny w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną, miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby uczestników w ustawieniu w podkowę, komputer do obsługi multimedialnej szkolenia umożliwiający wyświetlenie prezentacji (m.in. w Power point), rzutnik multimedialny i ekran (opcjonalnie TV z podłączeniem do komputera) z możliwością wyświetlenia prezentacji, flipchart, wskaźnik laserowy, klimatyzacja, nagłośnienie, dostęp do internetu bezprzewodowego dla uczestników szkolenia, zapewnienie obsługi technicznej przed (w celu przygotowania szkolenia) i w trakcie szkolenia, woda mineralna (gazowana i niegazowana) na stole prezydialnym, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych, inne czynności określone przez Zamawiającego w związku ze specyfiką szkolenia W zależności od etapu przeprowadzanego szkolenia potrzebna będzie jedna sala dla 35 osób, bądź dwie sale dla grup do 20 osób. 6.4 Zapewnienie widocznego oznaczenia szkolenia oznaczenia sal szkoleniowych logo POIG wraz z informacją o współfinansowaniu szkolenia ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, oznaczenia sal w budynku oraz informacja o szkoleniu zostaną przygotowane str. 4 z 7

5 przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego. 6.5 Zapewnienie recepcji szkolenia Wykonawca zorganizuje recepcję wraz z obsługą, umożliwiającą m.in. podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę, stół do rejestracji uczestników będzie umiejscowiony przed wejściem do sal szkoleniowych. 6.6 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej w trakcie trwania szkolenia, w tym: śniadania w formie bufetu, całodniowych serwisów kawowych (dostępnych minimum 30 min. przed rozpoczęciem szkolenia) dla maksymalnie 35 osób w skład, których wchodzą: świeżo parzona gorąca kawa, gorąca woda, herbata, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, woda mineralna (gazowana i niegazowana), soki owocowe, ciasteczka. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych i musi być uzupełniany na bieżąco dwóch obiadów dla maksymalnie 35 osób w formie bufetu, podanych w sali restauracyjnej (z miejscami siedzącymi przy stołach), zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia. Obiady składające się z: przekąsek (minimum 2 rodzaje do wyboru), zupy (minimum 2 rodzaje do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 rodzaje do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska [bez ryby]), sałatek (minimum 3 rodzaje do wyboru), deseru (minimum 3 rodzaje do wyboru, wyroby cukiernicze), napojów zimnych (woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe), napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, gorąca woda, herbata, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). str. 5 z 7

6 6.6.4 kolacji dla maksymalnie 35 osób w formie grilla lub ogniska lub (w razie niesprzyjającej pogody) w formie bufetu, zorganizowanej w hotelu lub ośrodku szkoleniowym/konferencyjnym. Ewentualna kolacja w formie bufetu zostanie podana w sali restauracyjnej (z miejscami siedzącymi przy stołach), zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia. Menu kolacji zostanie ustalone z Zamawiającym w zależności od wybranej formy (grill, ognisko, bufet) Wykonawca przedstawi Menu poszczególnych posiłków do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 3 dni przed szkoleniem. Zamawiający zaakceptuje Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 1 dnia od daty otrzymania Menu lub zgłosi w tym terminie zastrzeżenia. Wykonawca w ciągu 1 dnia przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu uwzględniające zastrzeżenia Zamawiającego, Wykonawca zapewni w trakcie szkolenia: niezbędną obsługę kelnerską w trakcie śniadań, obiadów, serwisów kawowych oraz kolacji, przygotowanej sali restauracyjnej i cateringu, w tym odpowiedniego nakrycia stołów, m.in. obrusy, zastawa porcelanowa i szklana, sztućce oraz sprzątanie. 6.7 Zapewnienie usługi noclegowej Wykonawca zapewni Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny o standardzie odpowiadającym co najmniej hotelom 3 gwiazdkowym Wykonawca zapewni: pokoi dwuosobowych, pokoi jednoosobowych Ostateczną liczbę pokoi wraz z listą osób przyporządkowaną do pokoi Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 2 dni przed planowanym terminem zakwaterowania Zamawiający określa maksymalną przewidywaną liczbę uczestników szkolenia zastrzegając sobie prawo do ostatecznej weryfikacji liczby uczestników na 2 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający pokrywa koszty związane z organizacją wyjazdu szkoleniowego (m.in. usługa hotelowa, gastronomiczna) dla faktycznej liczby uczestników szkolenia Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników szkolenia od godz. 09:00 dnia, w którym meldować się będą uczestnicy oraz możliwość wykwaterowania po godz w dniu wyjazdu. str. 6 z 7

7 6.7.6 Wykonawca zapewni miejsca na pozostawienie bagaży uczestników po ich wykwaterowaniu. 6.8 Transport Wykonawca zapewnieni transport (klimatyzowany autokar) z Warszawy do miejsca szkolenia oraz z powrotem do Warszawy dla wszystkich uczestników szkolenia Zamawiający wskaże miejsce i godzinę wyjazdu na szkolenie. 6.9 Nadzór nad organizacją wyjazdu szkoleniowego oraz przebiegiem zakwaterowania na miejscu (m.in. przyjęcie gości, zakwaterowanie) Wykonawca dostosuje sprawy organizacyjne związane z wyjazdem szkoleniowym, m.in. godziny posiłków do programu wyjazdu szkoleniowego, który zostanie przygotowany w uzgodnieniu z Zamawiającym. str. 7 z 7